Norma de Proceso Contable

y Sistema Documental
Contable

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Rgimen de Contabilidad Pblica

CONTENIDO
1.

CONTEXTO ....................................................................................................... 3

2.

PROCESO CONTABLE ........................................................................................ 4

2.1

Etapas del proceso contable ..................................................................................... 5

2.1.1

Reconocimiento ........................................................................................................ 5

2.1.1.1

Identificacin............................................................................................................. 5

2.1.1.2

Clasificacin............................................................................................................... 5

2.1.1.3

Medicin inicial ......................................................................................................... 6

2.1.1.4

Registro ..................................................................................................................... 6

2.1.2

Medicin posterior.................................................................................................... 6

2.1.2.1

Valuacin ................................................................................................................... 6

2.1.2.2

Registro de ajustes contables ................................................................................... 7

2.1.3

Revelacin ................................................................................................................. 7

2.1.3.1

Presentacin de estados financieros ........................................................................ 7

2.1.3.2

Presentacin de notas a los estados financieros ...................................................... 7

SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE .................................................................. 7

3.1

Soportes de contabilidad .......................................................................................... 8

3.2

Comprobantes de contabilidad ................................................................................. 8

3.3

Libros de contabilidad ............................................................................................... 9

3.3.1

Libros principales ...................................................................................................... 9

3.3.1.1

Libro de inventarios .................................................................................................. 9

3.3.1.2

Libro diario ................................................................................................................ 9

3.3.1.3

Libro mayor ............................................................................................................. 10

3.3.2

Libros auxiliares....................................................................................................... 10

3.4

Prohibiciones relacionadas con los documentos contables ................................... 11

CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES........................................ 11

4.1

Medios y tiempo de conservacin .......................................................................... 11

4.2

Prdida y reconstruccin de documentos .............................................................. 12

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PROCESO CONTABLE Y SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE

1. CONTEXTO
El Sistema Nacional de Contabilidad Pblica (SNCP) se define en la Ley 298 de 1996 como el
conjunto de polticas, principios, normas y procedimientos tcnicos de contabilidad,
estructurados lgicamente, que al interactuar con las operaciones, recursos y actividades
desarrolladas por los entes pblicos, generan la informacin necesaria para la toma de
decisiones y el control interno y externo de la administracin pblica.
La informacin necesaria a la cual hace referencia la mencionada Ley es definida por la
Contadura General de la Nacin. De acuerdo con el Referente Terico y Metodolgico de la
Regulacin Contable Pblica, dicha informacin puede ser financiera y no financiera. No
obstante, con independencia del tipo de informacin que exija la regulacin en desarrollo del
SNCP, las entidades debern llevar a cabo el proceso contable, el cual se caracteriza por la
presencia de tres elementos bsicos: las entradas, el proceso y las salidas, siendo inherente a
todo proceso, bajo un enfoque sistmico, su ejecucin a partir de la planeacin y la permanente
verificacin y retroalimentacin conducentes a una mejora continua.
En el caso de la informacin financiera (siendo su finalidad principal la evaluacin de la situacin
financiera y del desempeo de las entidades) para la rendicin de cuentas, la toma de decisiones
y el control por parte de los usuarios de la informacin, las entradas son los datos que provienen
de los hechos econmicos, dan origen a alguno de los elementos de los estados financieros y
proveen al sistema de informacin el insumo bsico para la obtencin de la informacin
cuantitativa y cualitativa.
Los hechos econmicos que se incorporan en los estados financieros mediante el proceso
contable deben estar documentados, de esta forma, los gestores pblicos dejan constancia
sobre las operaciones que se han registrado en el transcurso del perodo contable, respaldando
de manera objetiva la gestin administrativa y el cumplimiento legal de las disposiciones que la
regulan y, con ello, fortaleciendo la transparencia y la confianza pblica. Al dejar documentados
los hechos econmicos, tambin se crean las condiciones necesarias para que se pueda verificar
la informacin financiera. Efectivamente, una de las caractersticas cualitativas de la informacin
financiera es la verificabilidad, es decir, la informacin debe ser susceptible de comprobaciones
y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su
procedencia y magnitud, observando siempre los requerimientos establecidos en el marco
normativo que le sea aplicable a la entidad.
El proceso corresponde a la transformacin de los datos y est dado por los criterios de
reconocimiento, medicin y revelacin de los elementos del marco normativo aplicable a la

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entidad. En algunos casos, los datos derivados del hecho econmico se incorporan sin ajustes al
proceso contable, y en otros, se requiere del ajuste conforme a las bases de medicin aplicables;
en este mismo sentido, estos datos posteriormente pueden, o no, ser susceptibles de
remedicin o clasificacin de acuerdo con la gestin sobre el elemento.
La transformacin de los datos tambin requiere de la documentacin que la sustenta, de esta
manera se contribuye con la trazabilidad que debe tener el sistema de informacin para poder
llevar a cabo la verificacin de los estados financieros. Por esta razn, el proceso contable y el
sistema documental contable se convierten en una base importante para el ejercicio de control
y supervisin.
Finalmente, las salidas corresponden a la informacin, que hace referencia al resultado obtenido
del proceso de transformacin, que se denomina informacin financiera. La informacin
financiera que provee el SNCP, para la toma de decisiones y el control interno y externo de la
administracin pblica, corresponde a los estados financieros de los entes que conforman el
sector pblico: el estado de situacin financiera, el estado de resultados (estado de resultado
integral en el caso de las empresas), el estado de flujos de efectivo, el estado de cambios en el
patrimonio y las notas a los estados financieros.
En sntesis, cuando se trata de informacin financiera, las entidades deben llevar a cabo un
proceso de transformacin de los datos originados en los hechos econmicos de acuerdo con las
normas establecidas en los diferentes marcos normativos. Las etapas o fases que una entidad
debe abordar para llevar a cabo dicha transformacin se describen y desarrollan a continuacin.
2. PROCESO CONTABLE
El proceso contable es un conjunto ordenado de etapas, que tiene como propsito el registro de
los hechos econmicos conforme a los criterios de reconocimiento, medicin y revelacin
establecidos en los respectivos marcos normativos, de tal manera que la informacin financiera
que se genere atienda las caractersticas cualitativas definidas en los mismos. Un hecho
econmico es un suceso que da origen, modifica o extingue algn elemento de los estados
financieros.
En el proceso contable, de manera cronolgica, se capturan datos originados en los hechos
econmicos, haciendo uso de la partida doble y la base de devengo, convirtindolos en informes
financieros tiles para los diferentes usuarios.
De acuerdo con las particularidades de las entidades, y en algunos casos las complejidades de
sus operaciones, existen diferentes procedimientos para llevar a cabo el proceso contable. Esto
hace necesario que cada entidad establezca el procedimiento adecuado en funcin de las
circunstancias y condiciones especficas. El procesamiento de los datos originados en los hechos
econmicos se puede realizar a travs de medios manuales o electrnicos.

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2.1 Etapas del proceso contable

El proceso contable est compuesto por etapas y subetapas que permiten la preparacin y
presentacin de informacin financiera, mediante el uso de sistemas y procedimientos internos
que garanticen el cumplimiento de las caractersticas cualitativas de la informacin financiera.
2.1.1

Reconocimiento

Es la etapa en la cual se incorpora, en el estado de situacin financiera o en el estado de

resultados (estado de resultado integral en el caso de las empresas), un hecho econmico que
cumpla la definicin de los elementos de los estados financieros (activo, pasivo, patrimonio,
ingreso, costo o gasto); que sea probable que genere flujos de entrada o salida de recursos que
incorporen beneficios econmicos o potencial de servicio; y que sea susceptible de medicin
monetaria fiable. El reconocimiento de un hecho econmico implica identificacin, clasificacin,
medicin y registro.
La captura de los datos originados en los hechos econmicos se analiza desde la ptica del
origen y aplicacin de recursos, empleando el principio de devengo, es decir, los hechos
econmicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del instante en
que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos.
2.1.1.1

Identificacin

Es la subetapa en la que la entidad identifica los sucesos que han ocurrido, que son de carcter
econmico y que son susceptibles de ser reconocidos. Lo anterior, considerando que no todos
los hechos econmicos implican un aumento en los beneficios o en los sacrificios econmicos, o
en el potencial de servicio que obtendr o deber asumir la entidad, respectivamente.
2.1.1.2

Clasificacin

Es la subetapa en la que, de acuerdo con las caractersticas del hecho econmico, se determina
el elemento de los estados financieros y las partidas especficas a afectar, segn el marco
normativo aplicable a la entidad.
Al interior de cada uno de estos elementos se requiere subclasificar la partida contable que
surge del hecho econmico, de acuerdo con los criterios de reconocimiento establecidos en el
marco normativo aplicable a la entidad, es decir, establecer qu clase de activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, costos o gastos surgen del hecho econmico.

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2.1.1.3

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Medicin inicial

Es la subetapa en la que, de acuerdo con los criterios establecidos en el marco normativo

aplicable a la entidad, se asigna un valor monetario a las partidas especficas de los elementos
de los estados financieros determinadas en la subetapa de clasificacin. La medicin tiene como
objetivo homogeneizar las magnitudes de los hechos econmicos.
2.1.1.4

Registro

Es la subetapa en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectan los asientos

en los libros respectivos, utilizando el Catlogo General de Cuentas aplicable a la entidad.
El registro contable materializa la incorporacin de los hechos econmicos a la informacin
financiera, permite el seguimiento cronolgico, la clasificacin en cuentas contables como
herramientas de acumulacin, la aplicacin del importe de medicin y la centralizacin de
informacin descriptiva de la operacin. Todos los registros quedan soportados a travs de los
comprobantes de contabilidad y consignados en los libros de contabilidad, permitiendo el
control y seguimiento de los recursos de la entidad.
2.1.2

Medicin posterior

Es la etapa en la que se actualiza la medicin de los elementos de los estados financieros

conforme al marco normativo aplicable a la entidad. Esta etapa incluye la valuacin y registro de
los ajustes al valor de la partida especfica del elemento correspondiente.
La medicin posterior se convierte en un paso fundamental del proceso contable al actualizar
los valores monetarios reconocidos en el momento en el que se incorporan los hechos
econmicos en la contabilidad por primera vez, con el propsito de lograr una representacin
fiel de la informacin financiera de la entidad.
2.1.2.1

Valuacin

Es la subetapa en la que se determina el nuevo valor de la partida especfica de los elementos de

los estados financieros, conforme al marco normativo aplicable a la entidad.
Se aplican las bases de medicin, de acuerdo al marco normativo correspondiente, permitiendo
cuantificar los cambios financieros de los elementos incorporados en la informacin, bien sea
derivados de condiciones externas a la entidad o de transformaciones internas que afectan su
posicin financiera.

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2.1.2.2

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Registro de ajustes contables

Es la subetapa en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectan los asientos

de los ajustes en los libros respectivos utilizando el Catlogo General de Cuentas aplicable a la
entidad.
2.1.3

Revelacin

Es la etapa en la que se concreta el proceso contable. Para tal efecto, la entidad sintetiza y
representa la situacin financiera, los resultados de la actividad y la capacidad de prestacin de
servicios o generacin de flujos de recursos, en estados financieros. Incluye la presentacin de
estados financieros y de sus notas.
2.1.3.1

Presentacin de estados financieros

Subetapa en la que se estructuran los estados financieros, conforme al marco normativo

aplicable a la entidad, los cuales constituyen una representacin de la situacin financiera, del
rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad.
2.1.3.2

Presentacin de notas a los estados financieros

Subetapa en la que se integra informacin cuantitativa y cualitativa que explica los hechos
econmicos presentados en la estructura de los estados financieros, con el fin de proporcionar
informacin relevante para un mejor entendimiento e interpretacin de la posicin financiera y
el desempeo de la entidad.
Las notas a los estados financieros permiten conocer situaciones que caracterizan
particularmente a la entidad y a las realidades de su proceso contable.
3 SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE
El sistema documental contable tiene como objetivo establecer los criterios para garantizar la
inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservacin de la informacin financiera,
regulando aspectos relativos a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad.
En el reconocimiento se afectan las cuentas contables acorde con el hecho econmico que se
incorpora; con posterioridad al reconocimiento, las entidades ajustan las partidas inicialmente
reconocidas siguiendo los criterios establecidos en los marcos normativos correspondientes. En
cada una de las anteriores circunstancias, los hechos econmicos que dan origen al
reconocimiento, a la medicin posterior y a las revelaciones deben estar documentados para ser
incorporados en los estados financieros. Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad
constituyen los documentos contables.

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3.1

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Soportes de contabilidad

Los soportes de contabilidad son los documentos que contienen informacin sobre los hechos
econmicos. Esta informacin puede encontrarse impresa o archivada por medios electrnicos,
magnticos, pticos o similares.
Los soportes de contabilidad pueden ser de origen externo o interno. Son de origen externo, los
que provienen de terceros como consecuencia de las operaciones llevadas a cabo con la
entidad, tales como, las facturas de compra, cuentas de cobro, extractos bancarios. Son de
origen interno los elaborados por la entidad, por ejemplo, conciliaciones, clculos, resmenes,
estadsticas y cuadros comparativos, entre otros.
Los soportes de contabilidad pueden ser producto de eventos transaccionales, o no
transaccionales. Cuando existe un evento transaccional, el documento que surge en la operacin
prueba la ocurrencia del hecho, por ejemplo, una orden de pedido, una remisin, una
consignacin, son documentos que prueban la existencia de una transaccin. En otras
ocasiones, el evento que da origen al documento no es una transaccin con un tercero, sino es
producto, por ejemplo, de nueva informacin sobre la condicin de un recurso que conlleva a un
ajuste en la estimacin por depreciacin o deterioro del mismo. En estos casos, el documento
que surge es producto de eventos no transaccionales.
Los soportes de contabilidad de origen externo, que surgen de eventos transaccionales, deben
contener como mnimo la fecha y datos bsicos que permitan identificar el tercero con quien la
entidad llev a cabo la operacin. Los soportes de contabilidad de origen interno, producto de
eventos no transaccionales, deben contener como mnimo la fecha y datos bsicos que permitan
identificar quien los elabor, revis y aprob.
3.2

Comprobantes de contabilidad

Los comprobantes de contabilidad son los documentos en los cuales se resumen los hechos
econmicos de la entidad y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro
correspondiente.
Teniendo en cuenta el cometido estatal de las entidades de gobierno y el negocio al cual se
dedican las empresas, cada entidad deber definir el sistema de comprobantes que utilizar
para el reconocimiento de los hechos econmicos, lo cual implica, entre otros aspectos:
determinar cules van a ser los comprobantes y sus denominaciones; la forma en que se van a
generar, es decir, por medios manuales, mecnicos o electrnicos; las operaciones que se van a
resumir y la periodicidad con la cual se elaborarn, que en ningn caso podr exceder de un
mes.

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Los comprobantes de contabilidad deben elaborarse en idioma castellano, numerarse en forma

consecutiva y como mnimo se debe identificar: la entidad, la fecha, nmero, una descripcin del
hecho econmico, cuanta, cdigo y denominacin de las cuentas afectadas; el nombre de la
persona que lo elabor, aprob y autoriz; y una referencia a los soportes que permita
identificarlos cuando estos no se adjunten al comprobante de contabilidad.
3.3

Libros de contabilidad

Los libros de contabilidad son los documentos que sistematizan cronolgicamente los hechos
econmicos que afectan las partidas de los estados financieros. Los asientos que se realizan en
los libros de contabilidad deben estar respaldados en comprobantes de contabilidad.
Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma castellano, identificar la entidad a la cual
pertenecen y podrn ser de hojas removibles siempre que estn numeradas.
Los libros de contabilidad se clasifican en libros principales y auxiliares
3.3.1

Libros principales

Los libros principales sintetizan informacin sobre los recursos, obligaciones, ingresos, costos y
gastos de una entidad y resumen las operaciones llevadas a cabo durante un periodo contable
determinado. Los libros principales son: el libro de inventarios, el libro diario y el libro mayor.
3.3.1.1

Libro de inventarios

En el libro de inventarios se listan los activos tangibles de la entidad al final del periodo. En este
libro se debe relacionar como mnimo: cdigo y denominacin de la clase de activo (inventarios,
propiedades planta y equipo, propiedades de inversin, etc.); cdigo interno asignado para cada
elemento que identifica el activo; ubicacin; cantidad; valor contable; y funcionario que tiene a
cargo el activo. La entidad debe presentar el subtotal por cada clase de activo.
Cuando la cantidad y diversidad de elementos dificulte su registro detallado en el libro de
inventarios, la entidad podr registrar un resumen por grupos de partidas similares, en este
caso, cada grupo que haga parte de un elemento deber presentarse subtotalizado.
3.3.1.2

Libro diario

En el libro diario se resumen los movimientos diarios de cada una de las cuentas afectadas. En
este libro se debe identificar como mnimo: la fecha a la cual corresponde el movimiento de la
cuenta, el cdigo y la denominacin de la cuenta y el movimiento diario dbito y crdito de la
partida contable.

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Los movimientos dbitos y crditos de las cuentas del libro diario deben ser producto de las
afectaciones contables realizadas por medio de los comprobantes de contabilidad. De esta
forma, no puede existir registro en el libro diario que no tenga vinculado un comprobante de
contabilidad y este, a su vez, debe tener un soporte de contabilidad.
3.3.1.3

Libro mayor

El libro mayor resume, por mes, el saldo inicial, el movimiento y el saldo final de las cuentas de
los estados financieros. En el libro mayor se debe identificar como mnimo: el mes al cual
corresponden los saldos iniciales, el movimiento debido y crdito, y el saldo final de la cuenta.
Las cuentas se deben presentar de acuerdo con la secuencia establecida en la estructura del
catlogo de cuentas; los movimientos mensuales dbitos y crditos de cada una de estas deben
corresponder a las cifras tomadas del libro diario.
Las entidades que estn obligadas a inscribirse en el registro mercantil deben registrar los libros
principales en la Cmara de Comercio de la jurisdiccin, este acto oficializar la apertura de los
libros y es requisito para iniciar vlidamente el proceso de reconocimiento de los hechos
econmicos. Las entidades que no estn obligadas a registrar los libros principales en el registro
mercantil los oficializarn mediante la elaboracin de un acta de apertura que suscribir el
representante legal de la entidad. Las autorizaciones de folios posteriores deben efectuarse
mediante acta con las mismas formalidades de la de apertura.
En el acta de apertura o de autorizacin de folios se indicar, por lo menos, el nombre de la
entidad, el nombre del libro, la fecha de oficializacin y el nmero de folios a utilizar con
numeracin sucesiva y continua. En eventos de caso fortuito o fuerza mayor que ocasionen la
destruccin o prdida de los libros debe oficializarse uno nuevo, bajo la responsabilidad del
representante legal.
3.3.2

Libros auxiliares

Los libros auxiliares detallan, en orden cronolgico, los registros contables que afectan las
cuentas. En los libros auxiliares se debe identificar como mnimo: la fecha y nmero del
comprobante de contabilidad que origin el registro; el valor por el cual se afecta la cuenta; y el
saldo despus del registro realizado.
Teniendo en cuenta el cometido estatal de las entidades de gobierno y el negocio al cual se
dedican las empresas, cada entidad deber definir los libros auxiliares que, como mnimo,
requerir para llevar a cabo el registro de los hechos econmicos. En el caso de las entidades
que se encuentran en el mbito de SIIF-Nacin, estas debern seguir el procedimiento definido
para la creacin de los auxiliares respectivos.

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3.4

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Prohibiciones relacionadas con los documentos contables

Para que tengan validez, los documentos contables deben cumplir con tres caractersticas:
autenticidad, integridad y veracidad. Es autntico un documento cuando existe certeza sobre la
persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. Un documento es ntegro cuando no se
encuentre alterado, entre otros, mediante borrones, tachaduras, enmendaduras o
eliminaciones. La veracidad de un documento est relacionada con el contenido del mismo; en
este sentido, se considera que un documento cumple con esta caracterstica cuando la
declaracin que contiene corresponde a la realidad.
En los documentos contables no se puede tachar, mutilar, enmendar, alterar las
denominaciones y cuantas, adicionar informacin a la inicialmente establecida en el
documento, o eliminar informacin previamente diligenciada. Si un soporte de contabilidad
debe ser corregido, la entidad solicitar al tercero que lo expidi un nuevo documento o, en el
evento en que sea originado internamente, deber ser reproducido nuevamente de acuerdo con
el procedimiento que se haya definido.
Tratndose de comprobantes y libros de contabilidad, est prohibido alterar el orden
cronolgico de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en
blanco, hacer interlineaciones, o efectuar correcciones sobre los registros. En los comprobantes
de contabilidad, los errores se corrigen anulando y elaborando un nuevo documento. En los
libros impresos, los errores deben subsanarse anulando el folio y haciendo la anotacin
correspondiente, indicando la causa y fecha de la anulacin y el nombre y firma del funcionario
que autoriza la anulacin.
4 CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES
La tenencia, conservacin y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad
tiene como finalidad la consulta de la informacin financiera en cualquier momento, as como su
reproduccin de acuerdo con las necesidades de informacin. Esta actividad ser
responsabilidad del representante legal o quien haga sus veces.
Para el caso de las entidades que estn obligadas a observar las disposiciones establecidas en el
Cdigo de Comercio y dems normas relacionadas, la conservacin de los libros de contabilidad
y de los documentos de soporte deber seguir dichas disposiciones.
4.1

Medios y tiempo de conservacin

Toda la documentacin contable que constituya evidencia de los hechos econmicos debe estar
a disposicin de los usuarios de la informacin, en especial, para efectos de inspeccin,
vigilancia y control por parte de las autoridades que la requieran.

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Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad pueden conservarse impresos o en

cualquier otro medio electrnico, magntico, ptico o similar, siempre y cuando se garantice su
reproduccin exacta.
En el caso de documentos impresos, las entidades debern conservar de manera ordenada los
soportes, comprobantes y libros de contabilidad, empleando las tablas de retencin establecidas
para tal efecto. Cuando la informacin se encuentre archivada por medios electrnicos,
magnticos, pticos o similares, se debe garantizar la consulta e impresin de los documentos.
El trmino de conservacin de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez
(10) aos, contados a partir del 31 de diciembre del perodo contable al cual corresponda el
soporte, comprobante o libro de contabilidad; transcurrido este tiempo, la entidad observar las
polticas que haya desarrollado para la gestin documental, en el marco de las disposiciones
legales que rigen la materia.
4.2

Prdida y reconstruccin de documentos

Cuando se presente la prdida de soportes, comprobantes o libros de contabilidad, la entidad

debe reconstruir la informacin que se haya perdido.
El representante legal o quien haga sus veces, o el servidor pblico responsable de la tenencia,
conservacin y custodia, denunciar ante las autoridades competentes la prdida o destruccin
de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad. En este caso deber ordenarse de
inmediato, por parte del representante legal, la reconstruccin de la informacin, en un perodo
que no podr exceder de seis (6) meses. Para la reconstruccin se tomarn como base los
estados financieros, los informes de terceros, la informacin archivada en medios electrnicos,
magnticos, pticos o similares, y dems informacin que se considere pertinente.

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