Professional Documents
Culture Documents
PURCHASING
1.1 Gambaran Umum Purchasing
Pembelian bahan makanan adalah serangkaian kegiatan penyediaan macam,
jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen/pasien
sesuai ketentuan/kebijakan yang berlaku. Pembelian bahan makanan merupakan
prosedur yang penting untuk memperoleh bahan makanan, biasanya terkait dengan
produk yang benar, jumlah yang tepat, waktu yang tepat dan harga yang benar. Sistem
pembelian yang sering dilakukan antara lain (Kemenkes RI, 2013):
a.
b.
c.
d.
e.
1.2.2
Observasi
Analisis
Di RSUD Sidoarjo, petugas yang melakukan Jumlah pegawai sudah
pengadaan bahan makanan terdiri dari dua orang, tercukupi
dan
satu orang di bagian bahan makanan basah dan menguasai tugasnya.
yang satunya bahan makanan kering. Pengisian
blanko pemesanan bahan makanan harian
dikerjakan oleh satu orang yaitu bagian
perencanaan pembelian bahan makanan basah
sedangkan untuk pembelian bahan makanan
kering dilakukan satu bulan sekali dengan
koordinasi antara pihak penjaga ruang
penyimpanan dengan ahli gizi yang bertanggung
jawab terhadap pemesanan bahan makanan
kering. Pengisian blanko pemesanan bahan
makanan harian berdasarkan jumlah pasien hasil
sensus pasien hari tersebut dengan ditambah
untuk jaga-jaga adanya pasien baru sebanyak 10
orang. Blangko pemesanan bahan makanan
diambil oleh pihak dari Mitra Husada pada sekitar
pukul 13.00 WIB.
Solusi
-
Menu
Teori
Menu disusun dengan memperhatikan
(Kemenkes RI, 2013):
- Pemesanan dari konsumen
- Ketersediaan bahan, jenis dan jumlahnya
- Keragaman variasi dari setiap menu
Observasi
Menu dijadikan kunci utama dalam pemesanan.
Alur pemesanan bahan makanan di RSUD
Sidoarjo yaitu sebagai berikut :
Identifikasi menu identifikasi bahan makanan
dalam menu melihat jumlah pasien dan
2
Analisis
Menu
sudah
dijadikan
dasar
dalam
pembelian
bahan makanan
Solusi
-
1.2.3
Teori
Biaya makan per orang per hari merupakan biaya yang
dibutuhkan untuk penyelenggaraan makanan. Unsurunsur biaya dalam penyelenggaraan makanan adalah
biaya bahan makanan, biaya tenaga kerja langsung dan
biaya overhead (Kemenkes RI, 2013).
1. Perhitungan Biaya Bahan Makanan
Biaya bahan makanan merupakan unsur biaya bahan
baku atau bahan dasar atau bahan langsung dalam
rangka memproduksi makanan. Biaya bahan makanan
ini termasuk biaya variabel karena biaya total bahan
makanan dipengaruhi oleh jumlah atau porsi makanan
yang dihasilkan atau jumlah pasien yang akan dilayani.
2. Perhitungan Biaya Tenaga Kerja
Tenaga kerja yang diperhitungkan dalam biaya ini
adalah tenaga kerja di unit perbekalan serta unit
pengolahan penyaluran makanan. Biaya tenaga kerja
ini merupakan biaya tetap karena pada batas tertentu
tidak dipengaruhi oleh jumlah makanan yang
dihasilkan.
3. Perhitungan Biaya Overhead
Biaya overhead meliputi biaya barang dan biaya
Observasi
Di RSUD Sidoarjo, anggaran harga bahan
makanan dilihat dari harga pasar dengan
menambahkan faktor pajak. Sehingga
setiap bahan makanan sudah memiliki
anggaran pajak masing-masing. Untuk
unit cost sendiri, di RSUD Sidoarjo sudah
ada unit cost untuk masing-masing
pasien selama satu hari, akan tetapi unit
cost yang ada masih belum ditambah
dengan biaya listrik dan pegawai.
Kelas III
Food cost
= Rp 18.200,00
Bahan bakar = Rp 1.650,00
Alat pakai habis = Rp 855,00
Jasa pegawai = Rp 4.635,00
Total = Rp 25.340 ,00
Tarif kelas III Rp 25.000,00
Analisis
Tarif makanan sudah
sesuai apabila tidak
ditambah
dengan
listrik kecuali untuk
kelas III, tarif makan
tidak sesuai
Solusi
Perlu
penambahan tarif
makan
untuk
kelas III
Observasi
Stok bahan kering di gudang RSUD
Sidoarjo selalu ada. Pemesanan
barang kering selalu dilakukan
selama 1 bulan sekali dengan melihat
jumlah barang yang ada di stok
bahan kering. Namun apabila stok
bahan makanan kering sudah mulai
habis dan hanya cukup untuk 3 hari
kedepan, maka pihak Instalasi Gizi
akan langsung menghubungi pihak
koperasi Mitra Husada
agar
menghubungi pihak supplier untuk
memenuhi kebutuhan bahan makanan
kering. Bahan makanan kering akan
datang setelah H+1 pemesanan.
Analisis
Stok
bahan
makanan kering
selalu ada dan ada
stok minimal.
Solusi
-
Teori
Spesifikasi bahan makanan adalah standar bahan
makanan yang ditetapkan oleh unit/Instalasi Gizi
sesuai dengan ukuran, bentuk, penampilan, dan
kualitas bahan makanan (Kemenkes RI, 2013).
1. Spesifikasi Teknik
Digunakan untuk bahan yang dapat diukur secara
objektif dan
diukur dengan menggunakan
instrumen tertentu. Secara khusus digunakan pada
bahan makanan dengan tingkat kualitas tertentu
yang secara nasional sudah ada (Kemenkes RI,
2013).
2. Spesifikasi penampilan (Kemenkes RI, 2013)
a. Nama bahan makanan/produk
b. Ukuran/tipe unit/kontainer/kemasan
c. Tingkat kualitas
d. Umur bahan makanan
e. Warna bahan makanan
f. Identifikasi pabrik
g. Masa pakai bahan makanan/masa kadaluarsa
h. Data isi produk bila dalam suatu kemasan
i. Satuan bahan makanan yang dimaksud
j. Keterangan khusus lain bila diperlukan
3. Spesifikasi pabrik
Diaplikasikan pada kualitas barang yang telah
dikeluarkan oleh suatu pabrik dan telah diketahui
oleh pembeli. Misalnya spesifikasi untuk makanan
kaleng (Kemenkes RI, 2013).
1.2.6
Observasi
Analisis
Di Instalasi Gizi RSUD Sidoarjo sudah Dokumen
terdapat
dokumen
spesifikasi
bahan spesifikasi sudah
makanan basah maupun kering untuk tersedia
pengadaan bahan makanan. Dokumen
spesifikasi tersebut terkait jumlah bahan
makanan per kg, karakter fisik maupun
keberadaan lesensi dalam bahan makanan.
Solusi
-
Observasi
5
Analisis
Solusi
rumah sakit. Tujuan dari perhitungan kebutuhan bahan makanan adalah Tersedianya taksiran macam dan jumlah bahan makanan dengan
spesifikasi yang ditetapkan, dalam kurun waktu yang ditetapkan untuk pasien rumah sakit (Kemenkes, 2013).
Teori
- Identifikasi kebutuhan
Langkah perhitungan kebutuhan
bahan makanan menurut Kemenkes
(2013) :
1. Susun macam bahan makanan
yang diperlukan, golongkan
bahan
makanan
tersebut
kedalam:
a. Bahan makanan segar
b. Bahan makanan kering
2. Hitung kebutuhan semua bahan
makanan satu per satu dengan
cara :
a. Menetapkan
jumlah
konsumen rata-rata yang
dilayani
b. Hitung
macam
dan
kebutuhan bahan makanan
dalam 1 siklus menu (5, 7,
atau 10 hari)
c. Tetapkan
kurun
waktu
kebutuhan bahan makanan
(1 bulan, 3 bulan, 6 bulan)
d. Hitung siklus menu dalam 1
periode
yang
telah
ditetapkan dengan kalender
e. Hitung kebutuhan macam
Observasi
Berdasarkan SOP RSUD Sidoarjo
dalam kebijakan pelayanan gizi,
perencanaan kebutuhan bahan makanan
merupakan suatu proses menetapkan
jumlah, macam dan kualitas bahan
makanan yang diperlukan dalam kurun
waktu
tertentu.
Dengan
tujuan
tersedianya taksiran kebutuhan bahan
makanan dalam jangka waktu tertentu
sesuai aturan pemberian makanan
rumah sakit.
Prosedur yang berlaku yaitu :
1. Kumpulkan
semua
data
persyaratan yang meliputi:
a. Alokasi dana
b.
Peraturan
pemberian
makanan rumah sakit
c. Stok bahan makanan
d. Standart harga pasar
e. Jumlah pasien
f. Standar porsi
g. Standar resep
h. Siklus menu
i. Standar bumbu
j. Spesifikasi bahan makanan
2. Hitung
kebutuhan
bahan
makanan terhadap semua bahan
7
Analisa
Dalam
menghitung
kebutuhan
bahan
makanan
ahli
gizi
terlebih
dahulu
memperhatikan
stok
bahan makanan, jumlah
pasien yang dilayani,
siklus menu (siklus 10
hari + 1), standart porsi
dan susunan menu.
Namun pada tanggal 25
April 2015 kekurangan
pembelanjaan
daging
sehingga mengakibatkan
kericuhan saat pemorsian
(sebaiknya tetap ada
perhitungan maksimal /
forecasting yang baik)
Solusi
Menggunakan
forecasting
jangka
pendek seperti naive method merupakan
penambahan selisih dari pengurangan
jumlah harian seperti tabel dibawah
yang mudah diterapkan sehingga tidak
ada kekurangan dan tidak menghambat
produksi (pemorsian) dan distribusi,
namun metode ini memiliki validitas
yang rendah, metode forecasting yang
lain terlampir.
Identifikasi
ketersediaan
dokumen spesifikasi
Dokumen
spesifikasi
bahan
makanan adalah standar bahan
makanan yang ditetapkan oleh unit
peminta
(instansi,
perorangan)
sesuai dengan ukuran, besar untuk
mempertahankan kualitas bahan
makanan. Tipe spesifikasi:
a. Technical specifications
(Spesifikasi Tehnik)
Biasanya digunakan untuk
bahan yang dapat diukur secara
obyektif dan diukur dengan
menggunakan instrument tertentu.
Dokumen
spesifikasi
untuk bahan makanan
kering yang telah ada
belum
mencantumkan
identitas pabrik dan masa
kadaluarsa secara jelas
(berapa bulan sebelum
expired date). Beberapa
kerugian yang dapat
ditimbulkan dari kondisi
ini antara lain:
a. Petugas penerima
tidak
dapat
mengkroscek
bahan
makanan menguatkan data selain tanggal.
yang
dikirim
dengan spesifikasi
standar
yang
dibutuhkan rumah
sakit
b. Rawan
terjadi
kesalahan dalam
penyediaan bahan
makanan
karena
pihak
supplier
kurang
mengerti
bahan
makanan
yang dibutuhkan
c. Memerlukan
tambahan
waktu
untuk pengecekan
dan pengembalian
barang
jika
supplier
salah
mengirimkan
bahan makanan
d. Supplier
lalai
mengecek tanggal
kadaluarsa
besar, berisi:
Nama
bahan
makanan/produk
Ukuran/tipe unit/container
Tingkat kualitas
Umur bahan makanan
Warna bahan makanan
Identifikasi pabrik
Masa pakai bahan makanan/
masa kadaluwarsa
Data isi produk dalam suatu
kemasan
Satuan bahan makanan yang
dimaksud
a. Keterangan khusus spesifik
berdasarkan
masing-masing
produk, misalnya :
- Buah dan sayur segar :
varietas,
tingkat
kematangan,
jenis
berdasarkan geografis,
misalnya : apel malang
- Makanan kaleng : jenis,
ukuran,
berat,
penampakan
kaleng,
masa kadaluarsa
- Daging dan produknya :
besar potongan, berat,
bentuk
potongan,
kandungan
lemak,
jenis/bagian
daging,
10
Observasi
Metode
pembelian
yang
digunakan di RSUD Sidoarjo
yaitu
metode
pembelian
pelelangan
terbuka.
Pada
pelelangan terbuka, semua peserta
yang memenuhi syarat yang telah
ditentukan oleh instansi yang
menginginkan penyedia jasa dapat
memenangkan tender bila mampu
bersaing
untuk
menawarkan
harga.
Karakteristik
dari
pelelangan terbuka yaitu jumlah
peserta lelang relatif lebih banyak
11
Analisa
Instalasi Gizi RSUD
Sidoarjo memiliki sistem
pembelian terpusat dari
pihak
rumah
sakit
sehingga
hanya
melakukan permintaan
pengadaan
bahan
makanan saja. Pihak
Instalasi Gizi juga tidak
mengetahui siapa nama
supplier, karena data
pembelian terpusat di
managemen rumah sakit.
Solusi
-
sehingga
dengan
banyaknya
peserta yang mengikuti lelang
maka
proses
lelang
lebih
transparan selain itu, pengguna
jasa lebih leluasa dalam memilih
penyedia jasa dikarenakan jumlah
yang cukup untuk menetapkan
pemenang yang kompetitif. Akan
tetapi, kelemahan pada pelelangan
terbuka adalah tidak diketahui
dengan pasti kemampuan setiap
peserta lelang sehingga dalam
menetapkan pemenang lelang
harus akurat.
Dengan
alur
permintaan
pembelian :
Membuat nota dinas (usulan dari
Instalasi Gizi) dimana isi nota
mencakup
alasan
mengapa
membutuhkan bahan, jenis bahan
makanan, prediksi harga, spss,
jumlah per bulan
Instalasi Gizi mengajukan nota
dinas Kabid penunjang medis
non medis Tata Usaha (RS)
dibuatkan disposisi ke wadir
pelayanan wadir umum
direktur wadir umum dan
keuangan - bagian keuangan TU
ULP (Unit Layanan Pengadaan)
PPKOM (Pejabat Pembuat
Komitmen)
12
Observasi
Untuk memenuhi kebutuhan bahan
makanan setiap harinya, Penggadaan
bahan makanan instalasi Gizi RSUD
Sidoarjo melakukan kerjasama dengan
Koperasi Karyawan Mitra Husada
yang berada di RSUD Sidoarjo.
Analisa
Tidak pernah ada kesalahan
yang fatal terkait bahan
makanan yang disediakan oleh
supplier.
Solusi
Sebaiknya pihak logistik
pusat
RS
membuat
salinan kontrak dengan
semua supplier untuk
disimpan
juga
oleh
bagian
Gizi
guna
pendataan.
Observasi
Untuk memenuhi kebutuhan bahan
makanan setiap harinya, RSUD
Sidoarjo melakukan kerjasama dengan
Koperasi Karyawan Mitra Husada
yang berada di RSUD Sidoarjo. Barang
yang disediakan oleh koperasi Mitra
Husada merupakan barang yang ada
didapatkan dari beberapa penyuplai.
Berikut ini bahan makanan yang
Analisa
Secara keseluruhan, sistem
pengadaan bahan makanan di
Instalasi Gizi RSUD Sidoarjo
sudah memiliki alur yang jelas
sehingga dapat meminimalisir
adanya kesalahan maupun
kecurangan. Kekurangan yang
ada dalam proses pembelian
bahan makanan di RSUD
Solusi
Pengadaan
bon
pengembalian
barang,
dokumen
terlampir.
Penambahan spesifikasi
seperti vanili, air mineral
dan terigu yang belum
ada.
13
Masing-masing
barang
yang
disuplai telah memiliki spesifikasi
bahan makanan sesuai kebutuhan
rumah sakit. Pihak supplier sudah
diberikan spesifikasi bahan makanan
setiap hari untuk bahan makanan yang
basah dan bahan makanan yang kering
diberikan sebulan sekali.
Observasi
Bahan makanan segar keseluruhan akan
dikirim oleh supplier setiap hari karena
RSUD Sidoarjo menetapkan untuk
bahan makanan segar diusahakan sekali
pakai
langsung
habis
guna
mempertahankan
kualitas
dan
meminimalisasi penurunan mutu bahan
makanan.
Namun untuk bahan makanan kering,
Instalasi
gizi
mengambil
dan
menyimpan sementara bahan makanan
di gudang bahan makanan kering di
14
Analisa
Bahan makanan yang diterima
telah diperiksa dan sesuai
dengan jumlah dan spesifikasi
bahan
makanan
yang
diinginkan.
Solusi
-
Observasi
Pengadaan bahan makanan di RSUD
Sidoarjo dibedakan menjadi dua yaitu
bahan makanan basah dan bahan
makanan kering. Pengadaan bahan
makanan dilakukan 2 periode, yaitu
setiap hari untuk bahan makanan basah
seperti daging, sayuran, dan buah. Bahan
makanan basah yang dikirim secara
harian akan langsung dilakukan persiapan
dan pengolahan. Jika setelah pengolahan
ada bahan yang tersisa, maka akan
disimpan dan digunakan untuk keesokan
harinya. Pengadaan bahan kering
dilakukan secara bulanan, dengan melihat
stok minimal di gudang. Jika stok bahan
makanan dalam penyimpanan memiliki
jumlah minimal dari yang ditentukan,
instalasi gizi akan langsung melakukan
pengadaan bahan.
Analisa
Bahan makanan basah maupun
kering akan disimpan dalam
ruang penyimpanan dan dicatat
pada
kartu
stok
bahan
makanan
apabila
tidak
langsung digunakan.
Solusi
Belum adanya catatan
stok
untuk
bahan
makanan basah karena
harapan pihak instalasi
gizi bahan makanan
basah akan selalu habis
pakai setiap harinya,
namun
untuk
meminimalisasi human
error/
kesalahan
pengingatan
manusia,
sebaiknya dibuat kartu
stok guna menghindari
penurunan kualitas bahan
makanan
ataupun
membuang
bahan
makanan.
Observasi
Pemesanan bahan makanan dilakukan
oleh bagian administrasi/penanggung
jawab produksi. Setiap harinya bahan
makanan yang akan dipesan untuk
Analisa
Pemesanan
tidak
pernah
terlambat.
Dokumen rangkap bertujuan
untuk memudahkan proses
Solusi
Form pembelian yang
ada belum memenuhi
bagian-bagian
yang
seharusnya ada di form
15
spesifikasi
bahan
makanan,
tanggal
permintaan, tanggal pengiriman, harga,
nama institusi, pihak yang membuat
permintaan dan tanda tangan penanggung
jawab (Palacio and Theis, 2009).
Observasi
RSUD Sidoarjo telah membuat
dokumen kontrak kerjasama dengan
Koperasi Mitra Husada. Dokumen
kontrak kerjasama tersebut berlaku satu
tahun, berisi :
1. Judul
2. Nomor surat
3. Identitas pihak pertama (pihak
Direktur RSUD Sidoarjo)
4. Identitas pihak kedua (pihak
Ketua I Koperasi Mitra Husada)
5. Keterangan kerjasama dengan
pihak RSUD Sidoarjo dengan
Koperasi Mitra Husada
6. Ruang lingkup pelayanan
7. Hak dan kewajiban masingmasing pihak
16
Analisa
Pada surat perjajian yang telah
berlaku antara pihak Rumah
Sakit dan koperasi tidak
memuat poin
1. Pokok
kerja
yang
diperjanjikan : uraian
jelas mengenai jenis dan
jumlah barang
2. Ketentuan
mengenai
keadaan memaksa
3. Ketentuan
mengenai
bentuk dan tanggung
jawab
gangguan
lingkungan
Seharusnya pada poin tentang
pokok kerja yang diperjanjikan
terdapat uraian yang jelas
Solusi
Walaupun Koperasi Mitra
Husada
merupakan
koperasi internal RSUD
Sidoarjo namun masa
berlaku kontrak harus
jelas (dengan periode
tertentu)
dan
selalu
diperbaharui
serta
ditambahkan
kelengkapan
data.
Dimana pengaturan data
kontrak antara supplier
dan
koperasi
Mitra
Husada harus mencakup
poin tersebut.
8.
9.
10.
11.
Cara pembayaran
Jangka waktu perjanjian
Penyelesaian perselisihan
Pemutusan dan pembatalan
surat perjanjian
12. Ketentuan tambahan
13. Penutup
14. Tanda tangan kedua belah pihak
17
18