RECEPCION Y EMBARQUES

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCION Y

EMBARQUES.

RECEPCION DE MERCANCIA
DEFINICION: Es el conjunto de acciones encaminadas a conseguir que las mercancas
recibidas coincidan en precio, calidad, cantidad y presentacin con los pedidos realizados.
Es el registro de mercancas que ingresan a bodega precedente de zonas externas.

Presentacin con el encargado del chofer del proveedor o persona que hace la
entrega (saludo, buenos das, buenas tardes, etc. y registro en bitcora de guardia
datos tales como: fecha y hora de arribo, placas vehiculares, identificacin del

chofer, numero de factura, numero de cajas o piezas y hora de salida).

Cotejar que la factura estn registradas a nombre de la empresa xxxx S.A de C.
V. Si la factura no cumple con este requisito, se devuelve la factura y mercanca

al proveedor.
Verificar que las cantidades de cajas estn correctas. En dado caso que las cajas
o la mercanca estn en mal estado o abiertas, checar a detalle el contenido de las
cajas en presencia del chofer de proveedor o persona que hace la entrega para

aclarar en el momento alguna diferencia que se pudiera presentar.

Si la mercanca no est completa reportarlo al encargado del rea de recepcin y
embarques, quien dar seguimiento con responsable de CEDIS y compras, se
levantar reporte (Formato adjunto) donde firma de enterado el chofer de proveedor
o persona que hace la entrega, quien se llevara una copia del mismo reporte. En
caso de no aceptar la revisin a detalle, no podr ser recibida esa factura ni la

mercanca.
Si la recepcin de mercanca cumple con los requisitos, entonces se procede a
sellar de recibido la factura y se anotan los datos de fecha de ingreso a almacn y

el nombre de la persona responsable de la recepcin de la mercanca.

Despedida al chofer de proveedor o persona que entrega la mercanca
Anotar el embarque en la bitcora de recepcin. (fecha, hora, proveedor, nmero
de cajas, nmero de factura, nombre de la paquetera, almacenista, comentarios
etc.)

DIAGRAMA DE FLUJO DE RECEPCION DE MERCANCIA

Cotejar
factura que
este a
nombre de
xxxx Sa
de cv

Presentacin y
saludo con el
encargado del
embarque

No

Inicio

Devolucin de
factura y mercanca
al encargado del
embarque

Si

Verificar que las

cantidades de
cajas fsicas
estn correctas
con la factura

No

Se reporta al
departamento de
compras para darle
solucin y seguimiento
a ese problema. Se
levanta reporte.

Si

Firma con sello de

recibido de la
mercanca

Despedida a
rques nuestros
proveedores de
mercanca

REVISION DE MERCANCIA

Fin del
proceso

Anotar el
embarque en la
bitcora de
recepcin de
embarques

RECEPCION
DE
MERCANCI

Acomodo de mercanca (apertura del empaque o los empaques para revisin

detallada de mercanca.)
Acomodo de mercanca por cdigo de proveedor. Si hay 4 piezas del mismo

cdigo, que las 4 estn juntas.

Se ordena la mercanca conforme a la factura para una revisin ms fcil y rpida.
Se recomienda el acomodo conforme al nmero de proveedor y conforme este el
producto en la factura. Ordenar de izquierda a derecha.
Ejemplo: el primer producto en la factura es una rotula con cdigo de proveedor
1025024 con 10 piezas, buscar las 10 rotulas y ponerlas al principio del lugar
donde ordenaras tu mercanca y as hasta terminar con el ltimo producto de la

factura.
Cotejar la mercanca ya ordenada contra la factura a detalle.
Al trmino de la revisin de la mercanca, si no existe ninguna diferencia se anota
el nombre y firma al reverso de la factura de la persona que realizo el cotejo de la

mercanca.
Entregar la factura debidamente requisitado al rea de captura.

DIAGRAMA DE FLUJO DE REVISION DE MERCANCIA

Se ordena la mercanca
conforme a su factura
para una revisin ms
REVISION
detallada DE
poniendo la
Acomodo de
MERCANCIA
mercanca
del primer
mercanca
por
cdigo al principio
y al
Reportarlo al
cdigo
de
ltimo
la
mercanca
que
Apertura del o de
departamento de
proveedor.
(Si de
sonla4 factura
esta
alInicio
final
los empaques
compras para dar
piezas, las 4 deben

Levantar
reporte

Ordena
r de
izquierd
aa
derecha

Cotejar a detalle la
mercanca con su
factura

Fin del proceso

Faltante
o
sobrante
de
mercanc
a
reportarl
o al
encarga
do de
bodega

Traslado de factura
a la bitcora de
facturas firmadas
con sello para su
captura

Sellado con
fecha de
revisin de la

Si

Faltante

Nombre y firma
de la persona que
realizo el cotejo
N

CAPTURA DE FACTURA O ENTRADA A FACTURA

Encendido de CPU.
Darle un click al icono SAP BUSINESS ONE (ventana que te pide ID USUARIO y
CLAVE DE ACCESO).

SAP BUSSINESS
ONE

Registro de ID USUARIO: almacn y CLAVE DE ACCESO: bodega14.

ID USUARIO:

CLAVE DE ACCESO:

Verificar que la factura este a nombre de xxxxxxxxxx SA DE CV.

Un click en el icono OK (apertura de ventana principal).

Ok

Click al icono mdulos.

Mdulos

Llevar el mouse a compras-proveedores.

Comprasproveedores

Click a entrada de mercanca.

Nota: para poder dar entrada a la mercanca es necesario tener un pedido del
departamento de compras. Si no se ha hecho el pedido reportarlo al departamento
de compras para realizar el pedido.

Entrada de

Eleccin de proveedor. (tecla TAP para ver listado de proveedores).

Eleccin de
proveedor

1 click al icono copiar de.

Copiar de

Barra con 5 opciones, elegir PEDIDOS.

Pedidos

Click al pedido correcto, al que se le dar entrada (verificar que sea la factura y
mercanca correcta).
Pedido que se le dar

Se procede a realizar el pedido. Se va seleccionado las piezas de la factura. (Click

a la pieza que se le dar entrada).ordenar conforme a la factura.

Seleccin de

Terminado el llenado del pedido, click a opcin FINALIZAR.

Finaliz

Cuadre de factura (revisar cantidades, precios, el monto total debe de cuadrar con
la factura).

Revisin
detallada

Si no cuadra la factura corregirla, la factura debe de cuadrar al 100%.

Poner nmero de factura, quien realizo la entrada de la factura y nombre del que
checo la factura.

Numero de factura
Persona que realizo la
entrada
Nombre de quien checo la

Click opcin CREAR.

Crea
r

Muestra un aviso este documento no puede modificarse tras la creacin.

Click opcin SI.

Arroja pantalla en blanco que nos dice que ya finalizo la entrada.

Click al icono de la opcin ATRAS.

Atr

Imprimir hoja de entrada 2 veces.

Imprimir 2
veces

Pasar una hoja de entrada a etiquetado y la otra engrapada con la factura (fin del
proceso).

DIAGRAMA DE FLUJO DE ENTRADA DE FACTURA

Click al icono
SAP

CAPTURA DE
FACTURA
No

Verificar que la
factura este a
nombre de
refaccionaria

Si
Regresarle
la factura al
encargado
de bodega
para que el
a su vez lo
reporte al
departamen
to de
compras

Click al icono
ok
Hacen
su
pedid
o

Verificar
que el
pedido
cuadre
con la
factura

No

Si

Clave de
acceso:
BODEGA 14

ID usuario:
ALMACEN

Click a
entrada de
mercancia

Click a
comprasproveedores

Click al
icono
modulos

Reportarlo al
departamento
de compras

No

Eleccin de
proveedor, tecla tap
para ver el listado

Realizar el pedido,
seleccionando las piezas de la
factura, ordenar conforme a
la factura

Al finalizar el
llenado del pedido,
click a la opcin
FINALIZAR

Encendido de
PSU

Inicio

Click al
pedido
correcto, al
que se le
dar
entrada

Si

Para poder darle entrada a

la factura tiene que haber
un pedido hecho por el
departamento de compras

Elegir al proveedor de la
factura dando Enter al
proveedor
Un click al
icono
copiar

Barra con
5
opciones,
elegir
PEDIDOS

Poner nmero de factura, nombre

de quien le dio entrada a la
factura y el nombre de quien
checo la mercanca

Click a la
opcin
CREAR
Muestra aviso,
este
documento no
puede
modificarse tras
la creacin

Click opcin
Arroja
SI
pantalla en
blanco que
Imprimir hoja
Corregir y
nos dice que
de entrada 2
cuadrar
ya finalizo la
veces
factura
entrada
ETIQUETADO DE MERCANCIA
Pasar hoja
Click al icono de la
de entrada a
opcin ATRAS
etiquetado

Fin del
proceso

Encendido de mquina de etiquetas y CPU.

Verificar que haya papel de etiqueta y papel carbn en la mquina.
Click al icono Label one.

Se pide la hoja de entrada al encargado de captura de factura. (hoja que contiene

todos los nmeros SAP de la mercanca que se etiquetara).

Apertura de ventana. Llenado de ventanilla.
Campo: NUMERO SAP
Filtro: EL NUMERO DE SAP CORRESPONDIENTE.
Tamao: PEQUEA (5 CM X 4 CM)

Campo: nmero
Filtro: # SAP
Tamao: pequea
(5cm x 4 cm)
Nota: verificar bien que la
etiqueta y la cantidad que
se vaya a imprimir sea la
correcta. Ejempl: si llegan 20 bujas revisar cuantas cajas llegaron por que las
bujas se etiquetan por nmero de caja, entonces las cajas que lleguen son el
nmero de etiquetas que se imprimirn.

Una vez llenada la ventanilla, click a la opcin IMPRIMIR.

Impri

Se abre ventanilla, escribir el nmero de etiquetas que se necesiten.

Click a la opcin imprimir.

Ok

Se imprimen las etiquetas. Se imprimen todos los nmeros SAP conforme a la

factura.
Ya impresas todas las etiquetas, se engrapan las etiquetas a la hoja de entrada.
Se depositan las etiquetas y la hoja ya engrapadas en una caja especial para
despus etiquetar el producto. La caja la designa el encargado de la bodega para

que no se pierdan la hoja de entrada y las etiquetas.

El compaero encargado de etiquetar el producto toma la hoja de entrada con sus

etiquetas y ubica donde est la mercanca que va a etiquetar.

Ya ubicada la mercanca, prosigue a etiquetar cada producto con su etiqueta
correspondiente, checando a detalle que la etiqueta corresponda al producto que

se est etiquetando.
Ya etiquetada la mercanca se acomoda en un carrito para su traslado a los
anaqueles donde el producto es acomodado.

Finalizado el etiquetado de la mercanca.

DIAGRAMA DE FLUJO DE ETIQUETADO DE MERCANCIA

ETIQUETADO DE
MERCANCIA

Inicio

Encendido de
mquina de
etiquetas

Verificar que
haya papel de
etiqueta y
papel carbn
en la maquina

Se pide
hoja de
entrada al
encargado
de
capturar la

Apertur
a de
ventani
lla

Click
al
icono
LABE
L
ONE

Campo: nmero de SAP

Llenado de
ventanilla

Filtro: nmero de SAP

correspondiente

Se depositan
en una caja
especial para
etiquetado de
la mercanca

Tamao: pequea (5 cm
x 4 cm)

Se toman las
etiquetas con
su hoja de
entrada

Se
engrapan
las
etiquetas a
Se ubica la
mercanca

Encendid
o de PSU

Poner
papel de
etiqueta
o de
carbn

Click
opcin
imprimir
Apertura de
ventanilla

Se imprimen
todas las
etiquetas
conforme a la
hoja de

No

Si

Click
imprim
ir

Etiquetar la
mercanca con su
etiqueta
correspondiente

Fin del
proceso

Escribir
el
nmero
de
etiquet
as que
se
necesit
Finalizado
el
etiquetado,
acomodar
la
mercanca
en un
carrito para
su traslado

ACOMODO DE MERCANCIA

Etiquetado el producto y sobre el carrito para acomodo

Traslado de la mercanca (carrito) a un rea donde no estorbe el paso y a la vista.
Llevar el carrito a una zona cercana y de fcil alcance para el acomodo de
mercanca.

Acomodar la mercanca en el lugar correcto (estivando por cdigo SAP o cdigo

RV), recordando poner al frente el producto que ya est en su lugar y poner atrs

la mercanca nueva o que se est acomodando (primero dentro primero fuera).

Finalizado el acomodo
Llevar el carrito a su lugar para volver a utilizarlo
Y por ltimo el vendedor o vendedores pueden tomar la mercanca ya etiquetada y
en su lugar para su venta.

DIAGRAMA DE FLUJO DE ACOMODO DE MERCANCIA

Inicio

ACOMODO DE
MERCANCIA

Acomodo de
mercanca
en el lugar
correcto
(checar #
SAP)

Llevar la
mercanca a
un lugar
cercano y
estratgico
para su fcil

Mercanca
etiquetada y

Traslado de la
mercanca a un
lugar donde no
estorbe y seguro

Fin del acomodo

Queda listo el producto para su venta
Llevar el
carrito a su
lugar para
volver a

Si hay mercanca en ese lugar frentearla y poner at

Fin del proceso