Manual de Cargos y Funciones

MANUAL DE CARGOS Y PERFILES PARA
XXX-XXXX-XXXX S.A.
CON BASE EN LA NORMA ISO 9000:2008
LILIANA MARCELA CARDONA NARANJO

MARTA NELLY ESCOBAR MUÑOZ
ANDERSON MONTOYA RAMIREZ
SANDRA MILENA TORRES MURIEL
MÓDULO I
LEIDY MUÑOZ
Coordinadora de Módulo I
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
ITAGUÍ
2010
1
TABLA DE CONTENIDO
Justificación 3
Tema 4
Problema 4
Problemática 4
Breve descripción del problema 5
Objetivos 6
Delimitación 7
Marco referencial 8
Diseño metodológico 19
Fases del proyecto 21
Diagnóstico 123
Conclusiones 124
Bibliografía 125
Anexos 126
1
JUSTIFICACIÓN
Con el siguiente proyecto se pretende desarrollar una guía para un mejor

desempeño en los procesos de selección de personal, capacitación y
conocimiento de los procesos, tareas y procedimientos de cada uno de los cargos
que existen dentro de la compañía. Este manual es desarrollado con el fin de que
a futuro la organización pueda certificar sus procesos, para de esta forma lograr
ser más competitivo en el mercado; por tal razón se busca estandarizar y
documentar las tareas para evitar pérdidas de clientes por retrasos en la entrega
de los servicios que se ofrecen.
Se realizará a través de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad

definido por ISO 9001:2008 relacionadas con el levantamiento de procesos,
cargos y perfiles y la documentación de los mismos.
Este análisis de cargos y funciones contribuirá a reducir sustancialmente tiempos

y costos en la realización de las tareas, además de aumentar la eficiencia; pues el
personal a través de esto se fortalecerá y estará más capacitado a nivel de la
empresa y de la competencia.
Podemos asegurar que con una buena aplicación del presente manual se tendrá
la persona adecuada en el puesto adecuado, haciendo su trabajo más
efectivamente.
3
TEMA
¿Qué procedimientos, actividades y tareas se deben seguir para la realización y

ejecución de los procesos de la empresa, que conlleven a que tenga una mayor
agilidad y calidad en los servicios que ofrece?
PROBLEMA
En Xxx-xxxx-xxxx la mayoría de los empleados son multifuncionales, es por ello

que desempeñan tareas de varios cargos simultáneamente; lo cual conlleva a
deficiencia en los procesos, perdida de capacidad de respuesta y oportunidad ante
el cliente.
PROBLEMÁTICA
Diseñar un manual que contenga perfiles del personal para cada cargo, detalle de
las actividades que se deben hacer, como realizarlas, quien las deberá ejecutar y
los recursos necesarios para llevarlas a cabo, todo con base en las normas
internacionales de gestión de la calidad ISO 9001:2008.
1
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
La empresa Xxx-xxxx-xxxx actualmente no cuenta con una documentación donde

se especifique:
• Las funciones de cada cargo.
• Los procesos, actividades, tareas de cada uno de los servicios
ofrecidos y su respectiva interrelación.
• Los tipos de formato, sus funciones, requisitos, cómo llenarlos y bajo
que parámetros se usan.
• Los perfiles de cada cargo.
La falta de estas especificaciones aumenta la carga laboral en algunos de los

departamentos de la organización. Es por ello que se genera interés para elaborar
un manual que soporte las actividades que se deben llevar a cabo, el cómo y
cuándo hacerlo, y el personal responsable para cada actividad.
1
OBJETIVOS
GENERAL
Desarrollar una guía escrita donde se esquematicen y estandaricen las diferentes

actividades que se desarrollan en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, donde se especifique
la manera en que se deben realizar cada una de las actividades, los recursos
financieros y humanos necesarios y todo lo relacionado con los procesos, con lo
cual se busca reducir el tiempo ocioso y aumentar la calidad del servicio.
ESPECÍFICOS
• Identificar los procesos que conllevan a la prestación del servicio.
• Determinar las actividades, recursos, normas y políticas que se necesitan y

sustentan cada uno de los procesos.
• Establecer una interrelación lógica entre las actividades y la forma de

desarrollarlas.
• Asignar funciones a cada cargo.
• Elaborar los perfiles necesarios para cada cargo.
1
DELIMITACIÓN
DELIMITACIÓN ESPACIAL
El manual de cargos y perfiles se realizará en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, ubicada

en la Ciudad de Medellín; en la Carrera 46 Nº 52 140 of 810 NIT: 890930022-1.
DELIMITACIÓN TEMPORAL
El proyecto se llevará a cabo desde el 9 de Diciembre de 2009 hasta el 12 de

Febrero de 2010, día en el cual se presentará el informe final.
DELIMITACIÓN CONCEPTUAL
La empresa actualmente ofrece los siguientes servicios:
• Administración
• Selección
• Asesoría en procesos humanos
Para la elaboración del manual se tendrán en cuenta los conceptos teóricos y

administrativos tratados en el libro de Idalberto Chiavenato.
1
MARCO REFERENCIAL
En el entorno tan competido en el que nos desenvolvemos actualmente se

requiere por parte de cada uno esfuerzos altos que cooperen con el mejoramiento
continuo y con la excelencia en la calidad de los distintos productos y/o servicios
que se ofrecen al mercado. Xxx-xxxx-xxxx, teniendo presente la perspectiva que
se requiere para continuar con sus puertas abiertas a sus consumidores ha
decidido replantear la estructura que posee para de esta forma acercarse un poco
más a las exigencias del entorno, es por ello que con base en las políticas de
calidad desea realizar una guía de los cargos y perfiles, para avanzar hacia la
excelencia, evitando de esta forma pérdidas de tiempo.
El reconocimiento de muchas organizaciones se debe a la excelencia en la calidad

de los productos y/o servicios que ofrecen al mercado y prueba de ello para el
consumidor es la certificación ISO, es por ello que en éste momento muchas de
nuestras empresas están en la tarea de levantar procesos, cargos y definir perfiles
para dichos cargos, lo cual no lo exige la norma pero ayuda a acercarse a los
propósitos de ISO; Xxx-xxxx-xxxx no es la excepción, es por ello que ha iniciado
su proceso de planificación de la calidad es decir: “aquella parte de la gestión de la
calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la
especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos
relacionados para cumplir los objetivos de calidad (ISO 9000:2000)”.
Se trata entonces de desarrollar productos y/o servicios que satisfagan las

necesidades de los clientes teniendo como soporte la metodología de Walter
Sheward (ciclo PHVA: Planear-Hacer-Verificar-Actuar), puesto que ésta es de gran
utilidad a la hora de mejorar los procesos internos de las organizaciones ya que
ofrece a los clientes internos claridad para la realización de sus tareas. 1
De acuerdo a la necesidad que tiene la empresa se debe realizar un documento el

cual sirva de guía para el buen desempeño en la misma contribuyendo de ésta
manera al mejoramiento continuo, para ello se debe entonces tener en cuenta las
etapas de la planificación del sistema general de gestión de calidad:
1 LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá

DC: ICONTEC, 2004. P. 31.
1
Identificar
Determinar
los procesos
la secuencia
del sistema
de los procesos
de gestión de
calidad
1- Identificación del sistema de gestión

de la calidad
1
Definir
Establecer
Definir
el propósito
las mediciones
interacciones
de los procesos
dededesempeño
los
y asignar
procesos
de
unlos
dueño
del
procesos
proceso
2- Descripción de los procesos del

sistema de gestión de calidad
1
Definir
Establecer
Identificar
los métodos
loslas
controles
etapas
para operar
de
para
loslos
procesos
losprocesos
procesos
3- Definir y documentar métodos para

la gestión de los procesos del sistema
de gestión de la calidad
1
Tabla 1 .Tomado de de: LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la
planificación de la calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31.
La importancia de una buena planificación en los procesos genera un incremento

en la eficiencia, en la productividad y calidad haciendo más flexible el uso de los
recursos acortando tiempos en entregas y reduciendo costos; mejorando la
satisfacción del equipo de trabajo a través de un mejor ambiente con tecnologías
nuevas que no afecten la operación. Ello se ve traducido en altos beneficios
económicos por el incremento del rendimiento en los procesos ya que el cliente va
a estar más satisfecho puesto que la entrega del producto será en menor tiempo
pero con mayor calidad.
Algunos conceptos a tener en cuenta para una buena aplicación de una gestión
por procesos son:
• “EMPRESA: Organización que aplica unas capacidades y recursos para

satisfacer determinadas necesidades de sus clientes.
• COMPETITIVIDAD: Capacidad de la empresa para suministrar productos o
prestar servicios con la calidad deseada y exigida por sus clientes al coste
más bajo posible.”2
• PROCESO: Conjunto de operaciones, recursos y actividades
interrelacionadas que se transforman para la entrega de información,
productos, servicios y estrategias.
• ACTIVIDAD: Es la más pequeña acción ejecutada por una persona que
suele terminarse en un plazo determinado.
• PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad.
• MACROPROCESO: Conjunto estructurado de procesos, establecidos para
facilitar a los clientes externos los productos y servicios que ofrece al
organización.
Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como

integrantes de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente
solicita un servicio, un contrato o genera un reclamo, se están activando procesos
cuyos resultados deberán ir encaminados a satisfacer una demanda.
Para Xxx-xxxx-xxxx es muy importante tener en claro cada uno de sus procesos
clarificando cada actividad para de ésta forma aumentar su competitividad dado el
medio actual en el cual la calidad equivale a: “satisfacer las necesidades y
expectativas razonables de los clientes a un precio igual o inferior al que ellos
asignan al producto o servicio, en función del “valor” que han recibido y percibido”3
En el proceso de planificación para gestionar la calidad hay que tener muy en

cuenta:
2 PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 30-31
3 IBÍD. P. 28.
2
TIPO DE
FORMACIÓN DESARROLLO
INFORMACIÓN DESARROLLO
DE
SENSIBILIZACIÓN HABILIDADES
NIVEL CAPACIDADES
MOTIVACIÓN PERSONALES
DE TÉCNICAS Y
POR EL CAMBIO
RESPONSABILIDAD OPERATIVAS
Informarse
Liderazgo sobre
Estrategias
Cultura metodologías
ALTA DIRECCIÓN Resultados
Gestión del sistema de
Autodiagnóstico
cambio control de
gestión y apoyo
Liderazgo Canalizar la
MANDOS Y Procesos
Comunicación participación
DIRECCIÓN Papel del mando
Trabajo en Herramientas
INTERMEDIA Autodiagnóstico
equipo de mejora
Alcance de la Actitud
Prevención
EMPLEADOS Y calidad Relación
Resolución de
OPERARIOS Motivación Interpersonal
problemas
Participación
Tabla 2 .Tomado de : PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid:

ESIC EDITORIAL, 1996. P. 110
En el proceso de adaptación a una nueva consecución y actuación para realizar

las distintas actividades que se llevan a cabo en una organización se requiere un
cambio en la cultura y tradición, es por ello, que la parte directiva requiere
gestionar muy bien cada proceso esto se manifiesta a través de una adopción de
la calidad “como un elemento estratégico a gestionar, esto requiere un liderazgo
directivo orientado y que se manifiesta externamente mediante:
• Comunicación oportuna sobre su visión de la contribución de la calidad.

• Elabora y comunica una misión/estrategia/política de calidad orientada
hacia el cliente.
• La modificación de los sistemas administrativos de control para que apoyen
la nueva orientación de la empresa.
• El contenido de la comunicación con el personal ha de ser coherente con
los principios de la calidad.
• Toma de decisiones con base en datos y hechos.
• Un comportamiento que busque y anime la critica interna.
• Participación en las sesiones de evaluación y revisión de los programas de
calidad.
• El despliegue de los objetivos estratégicos y tácticos de calidad.
• Su orientación de los esfuerzos de mejora.
• La organización de la participación del personal.
1
• Potenciación del trabajo en equipo, en buena parte autodirigido.
• La consideración de elementos cualitativos en la evaluación del personal.
• Aceptación por sus colaboradores de la evaluación sobre la coherencia de
su liderazgo.
• El fomento de las acciones de formación.
• La practica habitual del reconocimiento.
• Contacto directo y fomento del trabajo en equipo con clientes y
proveedores.
• Inspirar la satisfacción del cliente, externo o interno como primer objetivo.
• Reforzar la iniciativa del personal, así como su flexibilidad y agilidad de
reacción.
• Participación en foros regionales o sectoriales relacionados con la calidad.
• Animar a que las soluciones se tomen donde se producen los problemas o
las incidencias.
• Y ante todo, ¡predicar con el ejemplo! Y ética en su comportamiento”4
En este proceso de cambio se toma como referencia distintos conceptos que nos
guíen hacia el mejoramiento, la reingeniería de procesos supone un cambio
radical en la forma de operar de la empresa.
Se puede definir como:”la reconsideración fundamental y el rediseño radical de los

procesos de la empresa para conseguir mejoras espectaculares en medidas
críticas, actuales, de resultados o rendimientos como pueden ser los costos, la
calidad, el servicio y la rapidez” (Mike Hammer).
Para tomar acciones sobre el direccionamiento que actualmente sigue Xxx-xxxx-

xxxx; tomamos como base el método sistemático de mejora de procesos:
4 IBÍD. P. 82
1
ETAPA ACCIONES
Identificación, definición del proceso real • Detectar lo que deseen y necesiten los clientes
• Describir el proceso con el nivel de detalle
necesario
• Incluir las medidas adecuadas
Medición y análisis del proceso • Estudiar los resultados de las medidas

• Detectar áreas potenciales de mejora
• Elegir las mejoras mas prometedoras
Identificación de oportunidades de mejora • Diseñar y aplicar los cambios para la mejora

• Medir los resultados para comprobar que los
cambios son positivos
• Afinar las mejoras introducidas hasta conseguir

Normalización/ estabilización del proceso
un nivel estable de resultados
• Documentar las mejoras para normalizarlas
•
Diseñar medidas de seguimiento dentro del
Plan para la revisión y mejora continuas proceso
• Realizar las medidas
• Analizar los resultados
• Tomar acciones para mejorar los resultados
Enfocándonos en el cuadro de mando integral y reforzando sobretodo los
procesos internos pues de ellos se desprenden muchas acciones que generan
pérdidas de tiempo y capital y sobre las cuales deben hacerse los correctivos
necesarios y establecer medidas preventivas, podemos decir que Xxx-xxxx-xxxx
debe tener presente dicho cuadro puesto que si se tiene claridad en él es mucho
más
Visión
Clientes
Procesos
Formación
Finanzas
Yinternosy
crecimiento
Estrategia
2
Para levantar los procesos primero se debe conocer como cada empleado realiza
sus labores pues de esta forma el personal se sentirá importante para la
organización y más motivado durante el proceso de transformación, luego se
analizarán los tiempos y las tareas que se realizan; por último se presentará una
guía en la cual se pueda visualizar como se debe realizar cada actividad, ésta guía
será susceptible de mejoras puesto que sólo será un soporte para mejorar el
actuar diario.
El levantamiento de procesos le permitirá a la empresa producir más con sus

recursos actuales al mejorar y modernizar sus procesos de trabajo (eficiencia), y
hacer bien desde el comienzo lo que se debe hacer, gracias a un mayor
conocimiento de las necesidades del cliente interno y externo (efectividad), con
ello se produce un impacto positivo integral en la organización, no en forma
inmediata sino a largo plazo. Este se reflejará en una mayor rentabilidad y
competitividad corporativa.
“El planeamiento de recursos humanos es un proceso de decisión respecto de los

recursos humanos necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales, dentro
de un periodo determinado. “5 Para continuar con en el camino de
reestructuración, se hace necesario determinar el tipo de empleados que la
organización necesita. Cada puesto de trabajo tiene sus propias características,
responsabilidades y condiciones, que a veces lo hacen distinto de la generalidad,
pero que tienen aspectos de complejidad en sus tareas, conocimientos que se
requieren y otras circunstancias que son comunes en el cargo sin diferenciar
donde se lleven a cabo.
Las distintas categorías no se basan en la enumeración de tareas, sino

especialmente en la complejidad de las labores que se deben desarrollar, en la
experiencia requerida, consecuencias del error, estudios y otros requisitos
necesarios o no para desempeñar el puesto.
Luego de desarrollar los perfiles, se implementa un sistema de alimentación del

recurso humano para reclutar el personal. Definimos reclutar como los
procedimientos que la organización lleva a cabo para atraer candidatos calificados
para ocupar cargos en la empresa, se hace a través de un sistema de información
y comunicación.
El primer paso es identificar, seleccionar y mantener las fuentes que se puedan

utilizar para atraer al personal, que se hará a través de investigaciones externas e
internas; el siguiente paso es seleccionar el personal más idóneo para el cargo
teniendo en cuenta los perfiles antes especificados y tratando de aumentar la
eficiencia y el rendimiento de la empresa. El objetivo de planear la selección del
personal permite una mejor adecuación de la persona al cargo y aumento de la
eficiencia de la persona en el cargo. Como se muestra a continuación:
5 CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 143
2
1
Descripción
Reclutamiento
Demanda
Necesidad
Recepción
Divulgación
Aplicación
Entrevista
Entrega
Solicitud
Selección
Examen
No
Supuestos
Admisión
Impresión
Resultados
Decisión
Información
cumple
apto de
medico
negativa
de
inicial
final
de
final
inicial
general
de
formulario
de
elydesacreditadora
desfavorables
documentos
personal
mano
patrón
desfavorable
Rechazo
de e o no
especificaciones
de
candidatos
pruebas
“solicitud
información
cumple
obra condelos sobre
empleo
requisitos
delel candidato
cargo
1
Tabla 3 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos
humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190
El tercer paso es evaluar esa labor de reclutamiento y selección del personal, lo

cual se puede hacer fundamentado en el concepto de rotación del personal.
La rotación del personal pretende evaluar cuan eficiente ha sido dicha labor,
mediante una relación porcentual entre las personas que entran a formar parte de
una empresa y las personas que salen de ella. No solo se refiere a cuantificar ese
número de personas, también se preocupa por el tiempo transcurrido entre el
ingreso y la salida de la organización. Este tema es fundamental para detectar
3
problemas, generar ajustes en las políticas de recursos humanos y tener un mejor
control de ellos, y se puede hacer en base en:
4
Otras fuentes de información
Fenómenos
Verificación
¿Determinación
Entrevistas
Si Necesidades
Análisis
Análisis
¿Informaciones
InformacionesORGANIZACIÓN
internos
externos
dedela
deMERCADO
situacional
de retiro
de
lapolítica
mayor
nuevas
suficientes
suficiente ? re
s?
información
volumen
recursos
estrategias
de humanos
obtenida
información
Política salarial del mercado de trabajo
Comportamiento
Política de beneficios
Comportamiento del mercado de recursos
Oportunidades de progreso
humanos
Condiciones
Situación económica
ambientales de trabajo
Política de reclutamiento y selección
Política disciplinaria
Criterio de evaluación del desempeño
1
No No
Tabla 4 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos

humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190
En el momento que se tienen definidos los procesos y los perfiles se procede a
documentarlos; considerando que el Sistema de Gestión de la Calidad es un
sistema mejora continua se elaboran instructivos y los procedimientos de cada
actividad. Se comienza con “la recolección de los planes, instructivos y registros
que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y se registran los
resultados, estos representan la base fundamental de la documentación.
Posteriormente, se determino la información especificada sobre los
procedimientos de cada área de la Gerencia: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?,
¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2 do. Nivel), esto con el
fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada área. ”6
6 www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad-iso.shtml
3
El sistema de mejora continua implica que después de recolectada la información,
se prosiga con una transformación hacia lo que deben ser los instructivos y los
procedimientos de acuerdo a la empresa, el entorno y las normas internacionales
de estandarización. Es decir, confrontar lo que se esta haciendo con el como se
debe hacer, para así generar unos procedimientos que estén acordes a las
normas y por ende aumentar la eficiencia de los empleados.
3
DISEÑO METODOLÓGICO
El proyecto es de carácter descriptivo, pues se pretende desarrollar un Manual de

Cargos y perfiles de la empresa Xxx-xxxx-xxxx S.A
Fases del proyecto:

1. Recolección de información: fase en la cual requiere más compromiso de la
gerencia debido al tiempo necesario para llevar a cabo:
➢ Cuestionarios: para hacer una aproximación a la problemática
➢ Entrevistas personales: Para observar cada uno de los procesos y
contrastarlo con los cuestionarios realizados. Se hacen varias
observaciones
2. Delimitar cargos y perfiles ocupacionales
3. Diseño del Manual de Actividades: Se trata de desarrollar una guía donde

se describirán las tareas y actividades, tomando como fuente principal de
información, el conocimiento y la experiencia del personal.
1
XXX-XXXX-XXXX
MISIÓN
Xxx-xxxx-xxxx S.A. es una Compañía especializada en la prestación del servicio

de selección y administración de personal temporal, conformada por un equipo
humano competente y comprometido con la satisfacción de las necesidades y
expectativas de los clientes y de nuestros trabajadores de planta y en misión.
VISIÓN
Ser para el 2010 la Empresa de servicios temporales preferida por las Empresas
usuarias; diferenciados por:
• La confiabilidad
• El cumplimiento de los requisitos legales
• La calidad humana.
Aumentando en forma gradual nuestra participación en el mercado nacional.
VALORES CORPORATIVOS
• ETICA: Basamos nuestras actividades en el respeto de los derechos

individuales y sociales
• COMPROMISO: Orientamos todos nuestros esfuerzos al cumplimiento de
los requisitos de los clientes y de nuestros trabajadores
• RESPONSABILIDAD: Trabajamos con eficacia y eficiencia en nuestras
funciones, para cumplir con nuestras obligaciones
• LIDERAZGO: Es un reto que asume la organización, en busca de ser
siempre los primeros en innovación y competitividad
POLITICA DE CALIDAD
Xxx-xxxx-xxxx S.A. desarrollará los procesos que le permitan brindar un servicio

de Selección y Administración De Personal Temporal, que satisfaga las
necesidades y expectativas de sus clientes, gestionando sus recursos con criterios
de eficiencia y eficacia, apoyado en un equipo humano competente y
comprometido con la mejora continua y la productividad que permita mantener un
negocio competitivo en el largo plazo e inspirados en los principios y valores de
sus fundadores.
ORGANIGRAMA
1
3
FASES DEL PROYECTO
LEVANTAMIENTO DE CARGOS Y PERFILES
Instrumento de recolección de información: contiene preguntas relativas a la

labor desempeñada por cada uno de los integrantes de Xxx-xxxx-xxxx, a las
normas legales que rigen dicha labor y, a través de ellos hicimos una
aproximación a la problemática. Ver Anexo 1
Definición de Cargos:
AUXILIAR DE MENSAJERÍA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa y Financiera

Título del cargo: Auxiliar de Mensajería
Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero
Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal/ Auxiliar de CAD.
Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo
Misión del cargo

Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:
¿Qué hace? ¿Dónde? Sobre qué ¿De acuerdo con ¿Para qué?
proceso? qué?
Entregar y recoger documentación, recaudos de dineros y correspondencia de la

empresa a las instalaciones de los clientes y proveedores y ejecutar las operaciones de
consignación en entidades financieras, que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos
de acuerdo con los requerimientos de la empresa en el marco de las normas, políticas,
procedimientos y plazos establecidos con el fin de garantizar que la información,
1
registros y pagos o recaudos, se gestionen de manera oportuna y eficaz para satisfacer
la necesidad de los empleados en misión y clientes internos y externos.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Presupuesto de gastos Administrativos

➢ Recursos físicos y económicos
➢ Dineros o títulos valores que custodia
➢ Dotación asignada
Entorno
➢ Intensivo trabajo de campo en motocicleta con recorrido por toda la ciudad.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace Sobre qué lo hace Para qué Nivel de

Impacto
Revisar, La entrega y recibo de Dar cumplimiento y oportunidad en A
organizar, correspondencia, la entrega diaria definida con el
clasificar y cheques, área administrativa y de acuerdo al
planear consignaciones, formato de control de programación
nóminas, compras y de mensajería establecido para
demás diligencias que garantizar la satisfacción de los
se deriven de la clientes internos y externos y
empresa y para la empleados en misión.
empresa.
Coordinar, La entrega de Para garantizar la ejecución y A
revisar e cheques, títulos cumplimiento de la programación y
informar valores, documentos que se efectúen los registros
contables, contables y acciones requeridas
correspondencia y dentro de la empresa de acuerdo a
registros de control los procedimientos establecidos.
diario.
1
Conocer, Las responsabilidades Para garantizar la continuidad de B
ejecutar y del Auxiliar del CAD los procesos y satisfacción
planear para los reemplazos oportuna de las necesidades de
temporales de empleados en misión, clientes y
acuerdo al alcance entidades o público en general.
que se le defina.
Garantizar El uso, conservación y Para dar cumplimiento a las M
disposición y normas de seguridad y para
operatividad de la garantizar la adecuada
dotación física y comunicación interna. Garantizar el
equipo de bienestar y seguridad en la labor.
comunicación
Entrenar, definir, Los procesos Con el fin de asegurar la M
divulgar, verificar entregados al continuidad y funcionalidad de sus
y controlar reemplazo definido de procesos y que estos se
su cargo desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.
Conocer y El cargo del Auxiliar Para garantizar la continuidad de B
entender del CAD para los procesos y satisfacción
detalladamente reemplazos oportuna de las necesidades de
que se le defina
Problemática del cargo
➢ Variables externas de planeación de otras áreas para la entrega oportuna de la

correspondencia, liquidaciones de nómina, facturas y cheques.
➢ Obstrucción en las vías.
➢ Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación.
Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas:
• Planeación de actividades del • Acciones de mejora en Planeación para la
área. entrega de correspondencia oportuna.
Relaciones esperadas:
Internas: Externas:
Dirección de Operaciones Clientes y empleados en misión.
Dirección Administrativa Entidades públicas y privadas.
Dirección financiera
Perfil del cargo
1
Formación básica: Bachiller
Deseable: cursos afines a archivo o auxiliar de oficina
Formación complementaria: Mensajería: Nomenclatura, Manejo Preventivo, Sistemas

básicos y Conocimientos básicos de archivo.
Experiencia previa: Mínimo 1 año en el cargo. Preferiblemente en empresas similares.
Periodo de adaptación: 2 meses
Competencias
➢ Orientación ética
➢ Atención
➢ Memoria
➢ Concentración
➢ Orientación espacio-temporal
➢ Habilidades comunicativas
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Público
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
➢ Tránsito
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
AUXILIAR CENTRO DE ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL

Título del cargo: Auxiliar del CAD - Centro de Administración Documental
Reemplazo del cargo: Aprendíz Sena, Mensajero.
Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo
Misión del cargo

¿Qué hace? ¿Dónde? ¿De acuerdo con ¿Para qué?

qué?
Recibir, organizar, radicar, verificar y controlar el ciclo vital de la documentación que se

genera o se recibe al interior de la organización de acuerdo a las políticas y
procedimientos establecidos por la empresa y las normas legales que rigen el negocio.
Coordinar, planear y ejecutar el recibo y entrega de la mensajería cuando se requiera.
Dimensiones
➢ Presupuesto, suministro y control del gasto de papelería e insumos de oficina

➢ Equipos de comunicación
➢ Dineros y títulos valores que custodia
Entorno
1
Intensivo trabajo de oficina
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Recibir, La documentación Con el fin de garantizar la A
clasificar, interna o externa en actualización, oportunidad, y
radicar, ordenar, expedientes de veracidad de la información de
verificar, Historias laborales y acuerdo a las políticas y
distribuir administrativos que se procedimientos establecidos en la
internamente, tramitan y regresan al organización y al Sistema de
archivar y CAD Gestión de la Calidad.
conservar
Informar, Las consultas internasCon el fin de brindar información A
consultar y y externas sobre la exacta, veraz, clara y oportuna a
solucionar información contenida los usuarios de acuerdo al grado
en el CAD de confidencialidad y acceso de los
documentos.
Recibir El inventario de Para determinar la disponibilidad M
solicitudes, insumos de oficina en de recursos internos al personal de
entregar, el Kardex planta para la ejecución de sus
registrar y labores y efectuar los pedidos
controlar cuando se requiera.
Separar, Las liquidaciones de Para garantizar la satisfacción A
organizar, nómina, cheques, oportuna de las necesidades de los
coordinar con el cuotas monetarias, clientes y empleados en misión de
mensajero, facturas, acuerdo al pacto de
recibir y entregar correspondencia y especificaciones y los
diligencias en las procedimientos internos
empresas usuarias o especialmente en los días de
entidades financieras mayor movimiento.
y/o proveedores
Registrar y Los reportes de su Garantizar la confiabilidad, M
presentar gestión de acuerdo al oportunidad, y veracidad de la
procedimiento y en los información que permite formular
formatos establecidos acciones preventivas, correctivas o
de mejora de acuerdo con el plan
1
operativo y el plan estratégico de la
empresa.

• Cumplimiento en la entrega de la información de otras áreas para la oportunidad de

respuesta en la entrega de correspondencia y nóminas.
• Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación y normas o
políticas internas.
• Imprevistos en el plan de trabajo del mensajería que afectan la gestión o el plan de
trabajo del CAD.
• Planeación y control de • Acciones de mejora que favorezcan la
actividades del área. preservación y optimicen la administración
de documentos y gestión general de archivo.
• Acciones de mejora en Planeación para la
entrega de correspondencia oportuna.
Internas: Externas:
Director de Operaciones Clientes, empleados en misión y personal
retirado.
Director Administrativo Entidades públicas y privadas.
Director financiero
Coordinador de Cartera
Coordinador de Tesorería
Mensajero
Aprendiz Sena
Auxiliar de Servicios generales
Dirección de Gestión Humana y
Selección
Perfil del cargo
Formación básica: Técnico en administración documental o archivística.
1
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, conocimientos básicos de
Oficce.
Experiencia previa: Mínimo 1 año de experiencia en cargos afines a auxiliar de archivo

o documentación.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del

cargo en empresas de servicios temporales.
Competencias
➢ Gestión de la información
➢ Orientación al servicio
➢ Gestión y manejo de los recursos
➢ Capacidad de análisis
➢ Solución de problemas
➢ Tolerancia al trabajo bajo presión
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Público
➢ Tránsito
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
Área Funcional: Administrativa

Título del cargo: Auxiliar de Servicios Generales
Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal
Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo
Misión del cargo

empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los

qué?
Ejecutar las tareas de aseo y cafetería que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos
con el fin de garantizar que las instalaciones locativas de la empresa estén limpias y
acondicionadas para el desempeño de las labores y atención al público.
Dimensiones
económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la
➢ Insumos de aseo y cafetería

➢ Electrodomésticos de la cafetería
➢ Dotación asignada
Entorno
Intensivo trabajo de oficina y contacto permanente con el personal administrativo
1
Responsabilidades
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:

Impacto
Brindar atención En el servicio de Con el fin de ofrecer comodidad y A
cafetería al personal buena atención a visitantes y
interno y visitantes de empleados de la compañía.
la empresa durante la
jornada de trabajo
Limpiar, Todas las Con el fin cumplir con las normas A
organizar y instalaciones de la de higiene, salud, seguridad y
desinfectar empresa y los ambiente dentro de la empresa.
implementos y
electrodomésticos de
cocina.
Inventariar, Los insumos de aseo Para garantizar la existencia de los M
registrar y y cafetería que se implementos necesarios para las
solicitar requieran labores de aseo y cafetería, de
acuerdo al procedimiento
establecido y a las políticas de
calidad definidas.
Clasificar, Las basuras en las Cumplir con las normas de A
recoger y zonas dispuestas para disposición de residuos sólidos y
distribuir ello líquidos establecidos.
Garantizar El uso, conservación, Para dar cumplimiento a las M
disposición y normas de seguridad e higiene y
operatividad de la de imagen empresarial. Garantizar
dotación física el bienestar y seguridad en la labor.

Definición de prioridades en las tareas y/o asignaciones.
1
• Mejoras que contribuyan a la optimización
del proceso de reciclaje, aseo y cafetería en
general.
• Uso de implementos de aseo y cafetería.
Internas: Externas:
Todo el personal Candidatos y empleados en misión (visitantes)
Clientes y proveedores eventualmente
Perfil del cargo
Formación complementaria: Manipulación de alimentos y atención al cliente.
Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos de oficios generales
Competencias
➢ Inteligencia emocional
➢ Manejo de conflictos
➢ Capacidad de adaptación
➢ Gestión y manejo de los recursos
➢ Responsabilidad ambiental
➢ Físico
➢ Público
➢ Ergonómico
➢ Tránsito
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
AUXILIAR CONTABLE

Título del cargo: Auxiliar Contable
Título del cargo superior inmediato: Contador
Reemplazo del cargo: Contador
Nivel de mando: Auxiliar
No tiene personal a cargo.
Misión del cargo


qué?
Clasificar, registrar, ordenar, programar y realizar la nomina, pago a EPS, ARP y

Fondos de pensiones, declaraciones tributarias y todo lo relacionado con pago a
terceros de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas;
con el fin de agilizar los procesos y garantizar el cumplimiento en pagos oportunos.
Dimensiones
económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la
➢ Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y

montos en declaraciones y pagos )
➢ Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina
➢ Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la
empresa).
1
➢ Custodia de Libros oficiales
➢ Software contable : DMS e I Limitada
Entorno
➢ Intensivo trabajo de oficina. Internamente con todos los empleados de la

organización en especial con el Contador.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Recibir, analizar Facturación de Asegurar el registro de la A
y contabilizar proveedores que información contable en el sistema
generen DMS de acuerdo con las normas,
comprobantes de plazos y procedimientos
egreso establecidos.
Elaborar, La documentación Con el fin de que se disponga de la A

ordenar, contable que genera información contable de forma
analizar, información para los actualizada, clara, confiable y
registrar, estados financieros y oportuna y que se presenten los
archivar , de los libros oficiales
estados financieros y demás
verificar y registros contables a los
controlar organismos de control e internos
de acuerdo con los plazos y
procedimientos establecidos.
Preparar, Los procesos de: Para efectuar el cierre contable y A
registrar y conciliación de presentar clara y oportunamente la
verificar bancos, clientes, información contable y financiera a
proveedores, la dirección administrativa y
anticipos, financiera, reportando las
incapacidades o inconsistencias o novedades para
reclamaciones. la toma de decisiones, acciones
Obligaciones preventivas, correctivas o de
bancarias (tales como mejora.
1
créditos y leasing),
tributaria y demás que
se generen.
Preparar, Los registros o Con el fin de asegurar que se M

elaborar, reportes de la disponga de información confiable,
modificar o información contable actualizada, pertinente y de calidad
corregir cuando o financiera de
se requiera inconsistencias por
las conciliaciones
Analizar, Las declaraciones Para presentarlos a los organismos A
ordenar, y tributarias y estados de control e internos de forma
registrar financieros. oportuna de acuerdo con los plazos
y la normatividad vigente.
Realizar la Acorde con los Para facilitar el proceso de A

nomina de los reportes realizados en liquidación de la misma.
empleados cuanto a horas
laboradas, recargos y
ausentismos
Programar, Los pagos a terceros Dar cumplimiento a las M
realizar, (proveedores, bancos, obligaciones financieras de la
y preparar DIAN, municipio) empresa.

• Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo

• Disponibilidad del software contable para operar
• Condiciones micro y macroeconómicas
• Estado económico de la empresa
• Creación de cuentas contables • Reclasificación de cuentas
1
( de acuerdo con el PUC) • Asignación de valores a cuentas
• Mejoras en los sistemas o proceso en
contabilidad, administración y financiero
Internas: Externas:
Contador Clientes y empleados en misión.
Gerente General Proveedores
Director Administrativo Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.
Coordinador tesorería Proveedores de bienes y servicios
Director de operaciones Proveedores Financieros
Auxiliar de Nomina
Auxiliar de Operaciones
Auxiliar CAD
Perfil del cargo
Formación básica: Técnico en Auxiliar Contable
Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel

avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete
contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria.
Experiencia previa: Mínimo 2 años de experiencia en cargos afines a auxiliar contable.
Puede homologarse con:
Competencias
➢ Pensamiento lógico- matemático
➢ Concentración al detalle
➢ Orientación a los resultados
➢ Gestión y manejo del recurso
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Público
➢ Tránsito
1
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
CONTADOR
MANUAL DE RESPONSABILIDADES
Área Funcional: Administrativa y financiera

Título del cargo: Contador
Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y financiero
Reemplazo del cargo: Director administrativo y financiero
Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo.
Misión del cargo

empresa, es decir el para qué existe el cargo en la empresa. Se redacta en los

qué?
Verificar y controlar los documentos contables, las declaraciones tributarias y los pagos
a terceros de la empresa con el fin de asegurar que se dispone de información
actualizada, confiable y de calidad y que se cumplen los criterios de plazos, pertinencia,
claridad y confiabilidad de la información contable, administrativa y financiera generada
a los organismos de control de acuerdo con los procedimientos internos y las normas
legales establecidas.
Dimensiones
➢ Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y

montos en declaraciones y pagos )
➢ Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina
1
➢ Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la
empresa).
➢ Custodia de Libros oficiales
➢ Software contable : DMS e I Limitada
Entorno
Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y

Financiero, Director de Operaciones, Coordinador de tesorería y cartera y Auxiliar de
nómina. Externamente con los proveedores y organismo de control.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Verificar y La documentación Con el fin de que se disponga de la A
controlar contable que genera información contable de forma
información para los actualizada, clara, confiable y
estados financieros y oportuna y que se presenten los
de los libros oficiales estados financieros y demás
registros contables a los
organismos de control e internos
de acuerdo con los plazos y
Verificar y Los procesos de: Para efectuar el cierre contable y A
controlar conciliación de presentar clara y oportunamente la
bancos, clientes, información contable y financiera a
proveedores, la dirección administrativa y
anticipos, financiera, reportando las
incapacidades o inconsistencias o novedades para
reclamaciones. la toma de decisiones, acciones
Obligaciones preventivas, correctivas o de
bancarias (tales como mejora.
créditos y leasing),
tributaria y demás que
se generen.
1
Revisar y Las declaraciones Para presentarlos a los organismos A
controlar tributarias y estados de control e internos de forma
financieros. oportuna de acuerdo con los plazos
y la normatividad vigente.
Analizar y Los pagos a terceros Dar cumplimiento a las M
controlar (proveedores, bancos, obligaciones financieras de la
DIAN, municipio) empresa.
Preparar, Los informes e De acuerdo con los plazos y

registrar y indicadores de gestión procedimientos establecidos
presentar de los procesos a su M
cuando se le cargo
asigne
Conocer y El cargo del Director Para garantizar la continuidad de M
entender Financiero y del los procesos y satisfacción
detalladamente Coordinador de oportuna de las necesidades de
cartera y tesorería empleados en misión, clientes y
para reemplazos entidades o público en general.
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina
• Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo

• Disponibilidad del software contable para operar
• Condiciones micro y macroeconómicas
• Estado económico de la empresa
• Trasmisión de informes tributarios • Proveedores de mejor costo-beneficio
a entes de control en los plazos • Decisiones para disposiciones tributarias o
establecidos legales
• Plazos de pago
• Aportes o mejoras que contribuyan a
minimizar gastos, sistemas de control.
1
Internas: Externas:
Auxiliar Contable
Gerente General Proveedores de bienes y servicios
Director Administrativo Proveedores Financieros
Coordinador tesorería Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.
Director de operaciones Clientes (eventualmente)
Auxiliar de Nomina Revisor Fiscal
Auxiliar de Operaciones
Auxiliar CAD
Perfil del cargo
Formación básica: Contador Público Titulado con tarjeta profesional vigente.
Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel

avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete
contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria.
Experiencia previa: 2 años en cargos similares.
Puede homologarse con: Ninguno
Periodo de adaptación: 3 meses.
Competencias

➢ Pensamiento lógico- matemático
➢ Concentración al detalle
➢ Orientación a los resultados
➢ Gestión y manejo del recurso
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
1
FIRMA EMPLEADO
1
COORDINADOR DE CARTERA
Área Funcional: Financiera

Título del cargo: Coordinador de cartera
Título del cargo superior inmediato: Director Financiero
Reemplazo del cargo: Auxiliar contable/ Contador
Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo
Misión del cargo


qué?
Consultar diariamente, verificar, analizar estado de cartera, preparar y contabilizar la

información de cartera para la toma de decisiones o negociación con clientes de
acuerdo con la información contenida en la base de datos contable del sistema DMS y
con ello garantizar fluidez económica de la empresa.
Dimensiones
contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.
➢ Presupuesto de ingresos y gastos de la Dirección

➢ Equipos de Oficina
Entorno
1
Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de tesorería,
Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades
bancarias.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Consultar, Información Para confrontar con los A
verificar e actualizada de movimientos de cartera y conciliar
informar movimientos para la toma de decisiones en el
diariamente bancarios que área de acuerdo al flujo requerido y
generen registros bajo los procedimientos
contables establecidos.
Verificar, Del estado de la Para generar los respectivos A
controlar y cartera de la empresa cobros bajo los parámetros de
registrar negociación establecidos con el
cliente en la oferta mercantil.
Analizar, verificar El comportamiento de Para cubrir el pago de las A
y controlar la cartera y el recaudo obligaciones legales, financieras,
de la misma nóminas y liquidaciones con
criterios de oportunidad y
confiabilidad en el proceso.
Conocer y El cargo de Director Para garantizar la continuidad de M
entender Financiero y Director los procesos y satisfacción
detalladamente Administrativo para oportuna de las necesidades de
los reemplazos empleados en misión, clientes y
temporales de entidades o público en general.
acuerdo al alcance
que se le defina
1
• Variables externas con clientes en recuperación y negociación de cartera.
• Sobre la recuperación del dinero • Aportes o mejoras que contribuyan al
de la empresa. saneamiento de cartera.
Internas: Externas:
Gerente General Clientes y empleados en misión.
Director Administrativo Entidades financieras
Director financiero
Auxiliar de nómina
Contador
Director de operaciones
Auxiliar CAD
Revisor Fiscal
Auxiliar contable
Coordinador financiero
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría.
Formación complementaria: Conocimientos básicos en Finanzas, manejo de Office,

Legislación Laboral.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las

funciones del cargo.
Competencias
➢ Orientación al logro
➢ Planeación y control
➢ Manejo de los recursos
1
➢ Manejo de conflicto
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
COORDINADOR DE TESORERÍA

Título del cargo: Coordinador de tesorería
Título del cargo superior inmediato: Director financiero
Reemplazo del cargo: Auxiliar contable
Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo
Misión del cargo


qué?
Custodiar y controlar los dineros y títulos valores de la compañía bajo los

procedimientos y políticas establecidas con el fin de garantizar la confiabilidad,
seguridad y confidencialidad de los bienes económicos de la empresa. Realizar los
desembolsos requeridos para el pago oportuno de las obligaciones financieras,
tributarias, bancarias, de nomina y proveedores requeridas para facilitar el proceso de
facturación.
Dimensiones
➢ Custodia de valores (efectivo, cheques y títulos valores).

➢ Custodia de facturación y comprobante de pago.
1
Entorno

Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de Cartera,
Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades
bancarias.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Recibir, registrar Comprobantes de Para entregar a contabilidad A
y generar ingreso de los dineros información confiable y oportuna de
a través de los recibos acuerdo con el procedimiento
de caja contable definido.
Conciliar y El estado de cartera y Para tomar los correctivos A
ajustar demás movimientos necesarios en conjunto con el
mensualmente bancarios de acuerdo contador y garantizar la
a los registros confiabilidad de la información
actualizados. contable e informar el cumplimiento
de los indicadores.
“Custodiar” : A los dineros, títulos Para garantizar que los dineros A
Controlar y hacer valores de la lleguen al destino indicado según
seguimiento compañía y las políticas y necesidades
documentos legales económicas de la empresa.
de respaldo
económico y
financiero hasta la
entrega
correspondiente
según el
procedimiento
establecido.
Organizar y Las facturas y recibos Asegurar que la documentación M
archivar de caja. requerida se encuentre disponible y
actualizada para su consulta y
toma de decisiones de acuerdo a
los procedimientos y normas
1
determinadas.

Conocer y El cargo de Director Para garantizar la continuidad de M
entender Financiero para los los procesos y satisfacción
detalladamente reemplazos oportuna de las necesidades de
que se le defina
• Variables externas con clientes en recuperación y dinero disponible en caja

menor para atender necesidades imprevistas.
• Sobre la destinación del dinero de • Aportes o mejoras que contribuyan al
la empresa. manejo de relaciones financieras con los
clientes y mejor utilización de los recursos
financieros de la organización.
Internas: Externas:
Gerente General Clientes y empleados en misión.
Director Administrativo Entidades financieras
Director financiero
Auxiliar de nómina
Contador
Director de operaciones
Auxiliar CAD
Revisor Fiscal
Coordinador de cartera
Auxiliar contable
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría.
Formación complementaria: Conocimientos básicos en Finanzas, manejo de Office,
1
Legislación Laboral.

Competencias
➢ Orientación al detalle
➢ Toma de decisiones
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA
1
DIRECTOR FINANCIERO

Título del cargo: Director Financiero
Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador
Nivel de mando: Directivo

Personal a cargo:
– Coordinador Tesorería
– Coordinador de Cartera
– Contador
– Auxiliar contable
Misión del cargo


qué?
Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros,

mantenimiento locativo, aseo y cafetería, proceso de documentación y archivo; de
acuerdo a las políticas, normas y valores de la organización, asegurando que la
empresa cuente con los recursos económicos, físicos y locativos para el desarrollo de
sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y políticas internas.
Dimensiones
1
➢ Presupuesto de gastos de la Dirección
➢ Impacto del aprovechamiento financiero
➢ Impacto en la rotación de cartera
➢ Impacto del castigo de cartera
➢ Equipo de comunicación
➢ Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja,
facturas, garantías reales)
➢ EBITDA (Utilidad operativa de la empresa)
Entorno
Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorería, coordinador de

cartera, auxiliar de documentación, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Planificar, El cobro oportuno de Con el fin de asegurar los recursos A
Verificar y la cartera a las necesarios para desarrollo
controlar empresas clientes económico de la empresa de
acuerdo a los plazos y parámetros
legales establecidos.
Evaluar, La necesidad, Para garantizar la rentabilidad y el A
Cuantificar, viabilidad, mínimo impacto en el gravamen a
analizar y funcionalidad de los los movimientos financieros, el
optimizar recursos económicos, pago oportuno de las obligaciones
físicos y locativos y su financieras y pago a proveedores
mantenimiento. con criterios costo-beneficio de
acuerdo a las necesidades y
políticas internas.
Verificar y Los pagos de la Para asegurar el cumplimiento del A
autorizar nómina de los pacto de especificaciones con el
empleados de planta cliente y garantizar su satisfacción
y en misión con el servicio,
1
Controlar, hacer Los dineros y títulos Para garantizar que lleguen al M
seguimiento y valores de la destino indicado según las políticas
direccionar compañía y la caja y necesidades económicas de la
menor empresa.
Analizar, verificar El informe de estados Con el fin de garantizar la A
y controlar financieros emitido confiabilidad y seguridad de la
por el contador información que se debe entregar a
las entidades de control y a la
gerencia para la toma de
decisiones de acuerdo a los plazos,
leyes y compromisos establecidos.
Analizar, verificar La viabilidad Para garantizar el cumplimiento de M
y aprobar financiera de nuevos los requisitos legales y comerciales
clientes o reingreso que permiten el pago oportuno de
de clientes inactivos. las obligaciones adquiridas y la
buena administración y servicio de
la empresa cliente.
Conocer y El cargo del Gerente y Con el fin de dar servicio M
entender Director de permanente en el área con
detalladamente operaciones para conocimiento actualizado y
reemplazos completo
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina
• Condiciones macroeconómicas
• Definición oportuna del plan estratégico de la cadena de valor por parte de la Junta
Directiva
• Pagos de obligaciones fiscales. • Mejores prácticas en procesos financieros.
• Pagos a proveedores.
• Aprobación de clientes por salud
financiera.
• Adquisición de equipos locativos
1
de acuerdo con parámetros
establecidos.
Internas: Externas:
Coordinador tesorería Clientes (eventualmente)
Coordinador de cartera Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.
Contador Proveedores Financieros
Auxiliar contable
Auxiliar de CAD
Auxiliar administrativo de Rionegro
Mensajero
Auxiliar Servicios Generales
Director Gestión Humana y Selección
Director Comercial
Director de Operaciones
Coordinador de Informática
Perfil del cargo
Formación básica: Contador Público, Administrador de Negocios o Empresas,

Ingeniero Industrial, o afines.
Formación complementaria: Especialización en alta gerencia con énfasis en finanzas,

cartera, legislación laboral, derecho comercial y contabilidad básica, legislación
tributaria, sistemas de información (office), negociación y conciliación, conocimientos en
SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS.
Competencias
➢ Pensamiento estratégico
➢ Liderazgo
➢ Habilidades comunicativa
➢ Dominio de personal
1
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Área Funcional: Administrativa

Título del cargo: Director Administrativo
Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador

Personal a cargo:
– Auxiliar administrativa de Rionegro
– Auxiliar CAD y mensajería
– Aprendíz Archivo
– Auxiliar servicios generales
– Mensajero
Misión del cargo


qué?
Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros,

mantenimiento locativo, aseo y cafetería, proceso de documentación y archivo; de
acuerdo a las políticas, normas y valores de la organización, asegurando que la
empresa cuente con los recursos económicos, físicos y locativos para el desarrollo de
sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y políticas internas.
Dimensiones
1
➢ Presupuesto de gastos de la Dirección
➢ Impacto en la rotación de cartera
➢ Impacto de la rotación del personal
➢ Impacto del castigo de cartera
➢ Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja,
facturas, garantías reales)
➢ EBITDA (Utilidad operativa de la empresa)
Entorno
Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorería, coordinador de

cartera, auxiliar de documentación, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Coordinar, El cumplimiento de las Para garantizar oportunidad, A
planear, verificar responsabilidades calidad y confiabilidad en los
y controlar asignadas a los procesos que se desarrollan de
procesos de acuerdo a las normas, políticas y
documentación, procedimientos establecidos.
servicios generales y
mensajería.
Verificar y La disposición de los Con el fin de dar cumplimiento a B
asegurar con sus recursos físicos las normas y parámetros
colaboradores adecuados, limpios y establecidos por el Copaso y
seguros necesidades presentadas en la
empresa.
Analizar, verificar La viabilidad Para garantizar el cumplimiento de M
y aprobar financiera de nuevos los requisitos legales y comerciales
clientes o reingreso que permiten el pago oportuno de
de clientes inactivos. las obligaciones adquiridas y la
buena administración y servicio de
la empresa cliente.
1
Conocer y El cargo del Gerente y Con el fin de dar servicio M
entender Director de permanente en el área con
detalladamente operaciones para conocimiento actualizado y
reemplazos completo
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina
Planear, hacer El proceso de gestión Con el fin de mantener el Sistema A
seguimiento, de calidad y su de Gestión de la Calidad, objetivos
controlar y implicación en los y políticas de calidad que permitan
actualizar demás procesos de la el mejoramiento continuo y
empresa. mantener la certificación anual ISO
9000.
Implementar y Las políticas, normas Para ejecutar las acciones A
mantener y procedimientos preventivas, correctivas o de
establecidos en la mejora que se requieran y dar
organización y en el cumplimiento a las disposición de
sistema integrado de la norma.
gestión de la calidad,
• Condiciones macroeconómicas
• Definición oportuna del plan estratégico de la cadena de valor por parte de la Junta
Directiva
• Retiro de personal de la compañía • Mejores prácticas en procesos
dentro de su equipo de trabajo de administrativos.
acuerdo con los parámetros
establecidos.
• Procesos disciplinarios y
reglamentarios laborales de
acuerdo con las normas
establecidas.
Internas: Externas:
1
Coordinador tesorería Clientes (eventualmente)
Coordinador de cartera Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.
Contador Proveedores Financieros
Auxiliar contable
Auxiliar de CAD
Auxiliar administrativo de Rionegro
Mensajero
Auxiliar Servicios Generales
Director Gestión Humana y Selección
Director Comercial
Director de Operaciones
Coordinador de Informática
Perfil del cargo
Formación básica: Contador Público, Administrador de Negocios o Empresas,

Ingeniero Industrial, o afines.
Formación complementaria: Especialización en alta gerencia con énfasis en finanzas,

cartera, legislación laboral, derecho comercial y contabilidad básica, legislación
tributaria, sistemas de información (office), negociación y conciliación, conocimientos en
SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS.
Competencias
➢ Gerenciamiento estratégico
➢ Liderazgo
➢ Adaptabilidad al cambio
➢ Físico
➢ Ergonómico
1
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
DIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA
Área Funcional: Gestión Humana

Título del cargo: Director de Gestión Humana
Título del cargo superior inmediato: Gerente General
Reemplazo del cargo: Coordinador de Selección.
Nivel de mando: 4 personas a cargo

– Coordinador bienestar laboral
– Coordinador de selección
– Coordinador de desarrollo
– Coordinador de Salud ocupacional
Misión del cargo


qué?
• Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de selección de personal

temporal, el Plan de Salud Ocupacional y programación de la Caja de
Compensación para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de
respuesta, confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfacción de las
necesidades del cliente de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos
establecidos.
• Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de selección, desarrollo,
bienestar laboral y salud ocupacional del personal de planta de acuerdo a las
políticas, reglamento interno y procedimientos establecidos con el fin de
contribuir al desarrollo y bienestar integral de personal competente para la
organización y aportar estratégicamente al logro de los objetivos
organizacionales.
1
Dimensiones
económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la
➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta)

➢ Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral.
➢ Presupuesto para el proceso de selección (pruebas psicotécnicas, exámenes
médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros)
➢ Presupuesto para Plan de formación y desarrollo, Plan de Bienestar Laboral y
Plan de Salud Ocupacional.
Entorno
➢ Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos

y externos.
➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas o fuentes de
reclutamiento.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Preparar, El cumplimiento de las Para definir el plan de acción A
organizar, visitas para la según los procedimientos
registrar, asesoría y garantizando el cumplimiento de
documentar el acompañamiento en normas legales vigentes y
informe, verificar seguridad industrial y negociación comercial.
y controlar salud ocupacional a
las empresas
usuarias.
1
Planear, El cumplimiento de los Para satisfacer de manera A
coordinar, procesos de selección oportuna y confiable las
ejecutar y de personal en misión necesidades de los clientes,
verificar solicitados por las cumpliendo con los requisitos
empresas usuarias legales establecidos.
Planear, El cumplimiento de los Con el fin de asegurar que el A
coordinar, procesos de personal cumpla con los requisitos
ejecutar, Selección y de formación, habilidades,
controlar y Evaluación por competencias y experiencia que
verificar competencias del determina el cargo de acuerdo al
personal procedimiento establecido.
administrativo
Planear y Los procesos de Para dar cumplimiento al desarrollo A
coordinar con las evaluación de periodo de los procedimientos que
personas a su de prueba, inducción contribuyen a la planeación
cargo, la y entrenamiento, estratégica y políticas de la
ejecución y Proceso de Gestión organización.
seguimiento del Desempeño,
evaluación de clima
organizacional y
programa de salud
ocupacional.
Citar, ejecutar, Del proceso de Garantizar el análisis de causas M
verificar y descargos al personal para la toma las decisiones según
reportar la administrativo cuando lo determinen los jefes inmediatos
información se requiera (llamados de atención,
suspensiones o terminación de
contrato), dejando constancia en la
historia laboral.
Analizar y La programación de Para garantizar la pertinencia, M
coordinar con los licencias, vacaciones, eficacia de la planeación y el
directores de sistema de pagos y cumplimiento de las normas,
proceso y en compensaciones, políticas y plazos establecidos.
comité préstamos y
beneficios para el
personal de planta
Recopilar, La información que Garantizar la confiabilidad, A
registrar, permite obtener los oportunidad, y veracidad de la
analizar y indicadores de gestión información que permite tomar
presentar de los procesos a su decisiones de acuerdo con el plan
cargo de acuerdo con operativo y el plan estratégico de la
los plazos y empresa.
parámetros
establecidos en el
Manual de Calidad.
2
Recopilar, La facturación de los Garantizando la disposición de la M
registrar, procesos de selección información para el recaudo de
analizar y para las empresas cartera, los plazos comerciales
elaborar clientes. establecidos y la eficacia del
cumplimiento de sus proveedores
de servicios, contribuyendo al pago
oportuno a los mismos.
Implementar y Las políticas, normas Para ejecutar las acciones M
establecidos en la mejora que se requieran.
organización y en el
SGC, que aplican
directamente al
proceso de selección,
desarrollo, bienestar y
salud ocupacional
Recibir, analizar, Las necesidades, Para dar respuesta oportuna y M
direccionar y dar inquietudes, quejas o satisfactoria a los empleados en
solución reclamos por parte de misión y empresas usuarias.
clientes internos o
externos, empleados
en misión por medio
telefónico, personal o
escrito, respecto a las
diferentes actividades
que se generen en el
proceso.
Conocer y Las responsabilidades Para garantizar la continuidad de M
entender de la Gerencia y del los procesos y satisfacción
detalladamente Director oportuna de las necesidades de
Administrativo para empleados en misión, clientes y
los reemplazos entidades o público en general.
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.
Variables externas respecto a la efectividad de las fuentes de reclutamiento y variables

de los perfiles determinados por los clientes que limitan la búsqueda del personal
idóneo.
Variables externas en desarrollo respecto a la asistencia a programas de formación o

capacitación que impiden que se cumpla con el plan y objetivo de las mismas.
1
• Aprobación de planes de • Planes de desarrollo y mejoramiento

formación, acciones correctivas y continúo al personal administrativo y a sus
de mejora. condiciones laborales.
• Aprobación de préstamos,
licencias y beneficios de acuerdo a
los parámetros establecidos.
• Aprobación de cotizaciones de
proveedores de servicios.
• Llamados de atención del personal
a cargo.
Internas: Externas:
Todo el personal Empleados en misión
Clientes de las empresas usuarias
Proveedores de servicio y de candidatos
potenciales
Perfil del cargo
Formación básica: Psicólogo, Administrador de Recursos Humanos o Afines al Cargo.

Deseable: Diplomados o estudiante post grado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal,

Selección por competencias, Atención al cliente, Office, fundamentos básicos de
legislación laboral.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en Administración del recurso

humano.
Competencias
➢ Dominio personal
➢ Manejo de conflictos
➢ Liderazgo
➢ Negociación
1
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
COORDINADOR DE SELECCIÓN

Título del cargo: Coordinador de Selección
Título del cargo superior inmediato: Directora de Gestión Humana
Reemplazo del cargo: Directora de Gestión Humana, Auxiliar de selección.
Nivel de mando: Auxiliar de selección
Misión del cargo


qué?
• Planificar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de selección de personal

temporal para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de respuesta,
confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfacción de las necesidades del
cliente de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.
Dimensiones

1
Entorno

y externos.
➢ Visita a clientes, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
ejecutar y de personal en misión necesidades de los clientes o de la
verificar a su cargo, solicitados organización cumpliendo con los
por las empresas requisitos legales, normas y
usuarias. políticas establecidas.
ejecutar y de personal de planta necesidades de los clientes,
verificar requerido cumpliendo con los requisitos
internamente legales establecidos.
entender del Director de los procesos y satisfacción
detalladamente Gestión Humana, del oportuna de las necesidades de
Coordinador de empleados en misión, clientes y
Desarrollo y del entidades o público en general.
Auxiliar de Selección
para los reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.
• Variables externas en el proceso de selección, como efectividad de las fuentes

de reclutamiento y perfiles que limitan la búsqueda del personal idóneo.
1
• Candidatos idóneos para el perfil • Mejores prácticas en los procesos de
solicitado por los clientes. selección y en aplicación de herramientas de
evaluación.
Internas: Externas:
potenciales
Perfil del cargo
Formación básica: Psicólogo con énfasis en el área organizacional.

Deseable: diplomados o estudiante post grado en áreas afines.

Selección por competencias, Office.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares.
Competencias
➢ Tolerancia a la frustración

➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
COORDINADOR DE BIENESTAR LABORAL

Título del cargo: Coordinador de Bienestar Laboral
Título del cargo superior inmediato: Director de Gestión Humana
Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Desarrollo.
Misión del cargo


qué?
• Planificar, coordinar, ejecutar y controlar el Plan de Bienestar Laboral y

evaluación de clima organizacional de acuerdo a las políticas y procedimientos
establecidos con el fin de contribuir al bienestar del personal de planta de la
empresa.
Dimensiones

➢ Presupuesto para el Plan de Bienestar laboral.
1
Entorno

y externos.
➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas, caja de compensación,
fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Planear, La evaluación de Para generar e implementar las A
coordinar, liderar clima organizacional acciones correctivas, preventivas o
junto con los en la empresa y el de mejora que contribuyan al
directores y Plan de acción que de bienestar del personal de planta,
controlar ella se derive de de acuerdo con las políticas y
acuerdo al normas del SGC de la empresa.
procedimiento
Cotizar, Los programas o Con el fin de dar cumplimiento al M
coordinar, planes de acción de plan de acción propuesto con
ejecutar y bienestar laboral con criterios de oportunidad,
programar la la caja de confidencialidad y eficacia que
logística compensación, permitan generar acciones de
entidades educativas mejora en el servicio para el
o de recreación que personal de planta y personal en
se requieran misión.
Canalizar y La información sobre Para promover los beneficios que M
programar los beneficios de la ofrece la caja de compensación y
caja de compensación favorecer la relación con nuestros
familiar a empleados empleados de acuerdo a las
de planta y en misión políticas internas.
y las actividades a
desarrollar
1
controlar indicadores de gestión información que permite tomar
periódicamente, de los procesos a su decisiones de acuerdo con el plan
analizar y cargo de acuerdo con operativo y el plan estratégico de la
presentar los plazos y empresa.
parámetros
establecidos en el
Manual de Calidad.
solución reclamos por parte de misión y empresas usuarias.
clientes internos o
externos, empleados
proceso.
detalladamente Gestión Humana, de oportuna de las necesidades de
la Coordinadora de empleados en misión, clientes y
Selección, entidades o público en general.
Coordinadora de
Desarrollo y del
para los reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.
• Variables externas en el Plan de Bienestar respecto al cumplimiento de acciones

definidas de la caja de compensación u otras entidades involucradas en el
mismo.
• Búsqueda, cotización y análisis de • Mejores prácticas de intervención en clima
proveedores de servicios de y/o plan de bienestar laboral.
educación y recreación.
• Implementación del plan de acción
1
de Bienestar Laboral.
Internas: Externas:
potenciales
Caja de compensación familiar
Perfil del cargo


Competencias
➢ Gestión y manejo de recursos
➢ Capacidad de negociación
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
COORDINADOR DE DESARROLLO

Título del cargo: Coordinador de Desarrollo
Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Bienestar
Laboral.
Misión del cargo


qué?
• Planificar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de selección, gestión del

desempeño, formación y desarrollo de competencias de acuerdo a las políticas y
procedimientos establecidos con el fin de contribuir al mejoramiento continuo y
desarrollo del potencial humano de la empresa.
Dimensiones

➢ Presupuesto para el Plan de formación y desarrollo.
1
Entorno

y externos.
➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas, fuentes de reclutamiento
o realizando visitas domiciliarias.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Planear, El cumplimiento de los Con el fin de asegurar que el A
coordinar, procesos de personal cumpla con los requisitos
ejecutar, Selección y de formación, habilidades,
controlar y Evaluación por competencias y experiencia que
verificar competencias del determina el cargo de acuerdo al
personal de planta. procedimiento establecido.
Planear, Los procesos de Para dar cumplimiento al desarrollo A

coordinar, liderar evaluación de periodo de los procedimientos de gestión
y controlar junto de prueba, inducción humana que contribuyen a hacer
con los y entrenamiento, mas competente el personal de
directores revisión de planta, de acuerdo con la misión
Responsabilidades, empresarial.
Gestión del
Desempeño.
Cotizar, Los programas de Con el fin de potencializar las A

coordinar, formación y habilidades personales y laborales
ejecutar y capacitación del personal de planta, siguiendo el
programar la procedimiento establecido y de
logística acuerdo al plan estratégico de la
empresa
1
controlar indicadores de gestión información que permite tomar
periódicamente, de los procesos a su decisiones de acuerdo con el plan
analizar y cargo de acuerdo con operativo y el plan estratégico de la
presentar los plazos y empresa.
parámetros
establecidos en el
Manual de Calidad.
SGC, que aplican
directamente al
proceso de selección
y desarrollo.
detalladamente Gestión Humana, de oportuna de las necesidades de
la Coordinadora de empleados en misión, clientes y
Selección, entidades o público en general.
Coordinadora de
Bienestar Laboral y
del Auxiliar de
Selección para los
reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.
• Variables externas en desarrollo respecto a la asistencia a programas de

formación o capacitación que impiden que se cumpla con el plan y objetivo de las
mismas.
• Búsqueda, cotización y análisis de • Estrategias de desarrollo y mejoramiento
proveedores en selección y continúo al personal de planta.
capacitación.
• Implementación de los planes de
selección, evaluación, formación,
acciones correctivas y de mejora.
1
Internas: Externas:
potenciales
Perfil del cargo


Competencias
➢ Proactividad
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL
1

Título del cargo: Coordinador De Salud Ocupacional
Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Bienestar laboral.
Nivel de mando: Profesional no tiene personal a cargo.
Misión del cargo


qué?
Planear, coordinar y ejecutar los subprogramas que estructuran el sistema de gestión

en seguridad industrial y salud ocupacional, implementando las acciones preventivas,
correctivas y de mejora de acuerdo a las normas legales vigentes, políticas de la
organización y procedimientos establecidos requeridos para garantizar el bienestar
físico, mental y social para los empleados en misión y de planta.
Dimensiones
➢ Cumplimiento de la normatividad legal en Salud Ocupacional

➢ Presupuesto del Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud
Ocupacional y presupuesto de dotaciones.
Entorno
➢ Intensivo trabajo de campo y oficina con personal en misión, de planta, clientes y
1
proveedores.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Preparar, El cumplimiento de las Para definir el plan de acción A
organizar, visitas para la según los procedimientos
registrar, asesoría y garantizando el cumplimiento de
documentar el acompañamiento en normas legales vigentes y
informe, verificar seguridad industrial y negociación comercial.
y controlar salud ocupacional a
las empresas
usuarias.
Analizar, El suministro de los Dar cumplimiento a los objetivos A
preparar, recursos entregados propuestos e implementar las
solicitar y por la ARP y corredor acciones preventivas, correctivas o
controlar de seguros en riesgos de mejora que se deriven de
profesionales que acuerdo a la actividad económica y
sean necesarios para necesidad específica del cliente y
la ejecución del plan de acuerdo al procedimiento y
de acción con las plazos establecidos.
empresas usuarias.
Planear, La compra y Para garantizar el cumplimiento de M
verificar, suministro de las normas establecidas en el CST
controlar y Dotación a los de acuerdo al procedimiento
entregar empleados en misión establecido.
y de planta
Analizar, validar, Los resultados de los Para garantizar que el candidato B
autorizar exámenes médicos cumpla con las condiciones de
ocupacionales que salud de acuerdo a la exposición a
reporten un concepto factores de riesgo.
de aptitud con
alteraciones.
Recibir, analizar Los requerimientos y Para dar respuesta oportuna y M
y dar solución necesidades que se satisfactoria a los usuarios,
deriven del proceso evaluando el impacto que pueda
tener en los otros procesos
1
internos e implementar las
acciones preventivas, correctivas o
de mejora.
Cambio de políticas o normas que rigen el sistema general de riesgos profesionales y

normas o políticas internas.
• Aprobación o rechazo de ingresos • Planes de desarrollo y mejoramiento
en condiciones vulnerables. continúo a las condiciones laborales del
personal en misión y de planta.
Internas: Externas:
Gerencia General Empleados en misión
Director Gestión Humana Empresas usuarias
Dirección de Operaciones Proveedores
Auxiliares Comerciales
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo en Salud Ocupacional
Formación complementaria: Planes de Emergencia, Requerimientos del Sistema

General de Riesgos Profesionales, Norma ISO 9001, OSHAS 18001, Informática
Básica.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines a Salud Ocupacional.

Preferible: en empresas de servicio temporal
Competencias
➢ Responsabilidad ambiental
➢ Adaptabilidad al cambio
➢ Proactividad
1
➢ Físico
➢ Público
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
➢ Tránsito
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
AUXILIAR DE SELECCIÓN

Título del cargo: Auxiliar de selección
Título del cargo superior inmediato: Coordinador de selección
Reemplazo del cargo: Coordinador de selección.
Nivel de mando: Personal a cargo: No tiene.
Misión del cargo


qué?
Registrar la solicitud del cliente y ejecutar el procedimiento de selección partiendo del

reclutamiento, actualización permanente de la base de datos y análisis de hojas de
vida, citación del personal, aplicación de pruebas, verificación de referencias, activación
de fuentes de reclutamiento y coordinación de servicio de visitas domiciliarias, estudios
de seguridad y crediticios para garantizar la satisfacción del cliente con los servicios de
selección con criterios de oportunidad y confiabilidad y de acuerdo a las normas,
políticas y procedimientos establecidos.
Dimensiones
➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta, evaluación
1
de riesgos)
➢ Presupuesto de Selección
Entorno

y externos.
➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas o fuentes de
reclutamiento.
➢ Eventualmente realizando visitas domiciliarias.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Recibir, analizar, La información Con el fin de mantener actualizada A
clasificar y contenida en la base y disponible la base de datos para
actualizar de datos de hojas de las consultas requeridas y dar
vida según el respuesta clara y oportuna al
instructivo de cliente.
reclutamiento
establecido.
Activar fuentes Los posibles Para garantizar que los candidatos A
de reclutamiento, candidatos que se cumplan con los requisitos del
convocar, citar a incluyen dentro de los cliente y de esta manera contribuir
entrevista, procesos de selección a satisfacerlos de acuerdo a las
aplicar pruebas y de acuerdo a los normas y procedimientos
verificar requerimientos de los establecidos.
referencias perfiles solicitados por
los clientes internos o
externos.
Planear, El proceso de ingreso Para garantizar oportunidad y A
coordinar y del personal en misión cumplimiento de los ingresos de
ejecutar con los encargados personal a las empresas clientes
del proceso, la de acuerdo al procedimiento,
empresa usuaria y los políticas, requisitos legales y
candidatos plazos establecidos.
diligenciando los
debidos registros
1
Recopilar, La facturación de los Garantizando la disposición y B
registrar, proveedores de veracidad de la información
verificar servicios de visitas contribuyendo al pago oportuno a
domiciliarias, los proveedores.
polígrafo, estudios de
seguridad, crediticios
y exámenes médicos.
Recopilar, La información que Garantizar la confiabilidad, M
analizar y indicadores de gestión información que se le entrega al
consolidar del proceso de director de proceso para su
selección. revisión y aprobación.
solución reclamos por parte de misión y empresas usuarias de
clientes internos o acuerdo a las políticas y
externos, empleados procedimientos establecidos.
proceso.
• Variables externas respecto a la efectividad de las fuentes de reclutamiento y

variables de los perfiles determinados por los clientes que limitan la búsqueda del
personal idóneo.
• Oportunidad y claridad de los clientes en el envío de la información requerida para el
ingreso del personal.
• Activación de fuentes de • Acciones de mejoramiento continuo en el
reclutamiento que no impliquen proceso de selección y reclutamiento del
costos internos. personal.
Internas: Externas:
Todo el personal Posibles candidatos
Empleados en misión
Proveedores de servicio y contactos de
1
fuentes de reclutamiento
Perfil del cargo

Deseable: Estudiante Técnico o Tecnólogo en disciplinas afines al área de Recursos
Humanos
Formación complementaria: Office, Procesos de Selección (reclutamiento).
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a auxiliar de oficina (deseable en

áreas de gestión humana y en EST)
Puede homologarse con: Experiencia mínima de dos años en el cargo en empresas

de servicio temporal.
Competencias
➢ Dedicación a la tarea
➢ Trabajo bajo presión
➢ Optimización de recursos y tiempo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Público
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
AUXILIAR COMERCIAL
Área Funcional: Comercial

Título del cargo: Auxiliar Comercial
Título del cargo superior inmediato: Director Comercial
Reemplazo del cargo: Director Comercial / Auxiliar Administrativo
Misión del cargo


qué?
Preparar y actualizar la información comercial y bases de datos de clientes potenciales

y actuales de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos a nivel comercial,
programar a través del telemercadeo las visitas a clientes potenciales o mantenimiento
a clientes actuales con el fin de verificar, controlar y hacer seguimiento a su satisfacción
con el servicio ofrecido.
Dimensiones
contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.
➢ Presupuesto de ventas mensual / anual.

➢ Costo de rotación de cartera
➢ Equipos de oficina y comunicación
1
Entorno
➢ Trabajo de campo y oficina alternando actividades en mantenimiento de clientes

con actividades de soporte operativo del área.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Investigar, Bases de datos e Con el fin de concretar a través del
analizar, filtrar y Información comercial telemercadeo visitas para ofrecer el
segmentar de empresas que portafolio de servicios de la
permitan identificar empresa.
oportunidades en el
mercado
Preparar, Portafolio de servicios Con el fin de garantizar la claridad
diseñar y y confiabilidad de la información
actualizar que se envía a los clientes.
Analizar y La documentación Para garantizar el cumplimiento de
verificar legal exigida a los los acuerdos de la relación
clientes comercial soportado en la oferta
mercantil aceptada.
Realizar Pacto de Con el fin de analizar la posibilidad
seguimiento a especificaciones y de nuevos negocios y asegurar que
través del compromisos de las la relación comercial permita
telemercadeo y partes involucradas mantener y fidelizar a los clientes a
visitas definidas (cliente y empresa) largo plazo. Documentando las
de mejora que se requieran para
darles el respectivo trámite de
acuerdo al sistema de gestión de
calidad.
Ejecutar, tabular, La información Con el fin de informar e
analizar y obtenida de la implementar las acciones
documentar encuesta de preventivas, correctivas y de
satisfacción anual y mejora que de allí se deriven.
control de producto no
1
conforme.
Analizar, El informe contable Con el fin de verificar el

ejecutar y sobre el cumplimiento cumplimiento de las metas e
verificar de ventas mensual y implementar un plan de acción que
anual respecto al permita el cumplimiento del mismo.
presupuesto
Atender y buscar Las necesidades, Para canalizar y dar respuesta B
solución inquietudes, oportuna y satisfactoria a las
sugerencias, quejas empresas usuarias.
y/o reclamos de las
empresas usuarias.
Planear y Las funciones de Para dar cumplimiento y A
Ejecutar mensajería en la sede satisfacción a los clientes según lo
Rionegro establecido en la oferta mercantil y
de acuerdo a los plazos y
procedimientos que se hayan
determinado.
Conocer y El cargo de la Auxiliar Para garantizar la continuidad de B
entender administrativa de los procesos y satisfacción
detalladamente Rionegro para los oportuna de las necesidades de
reemplazos empleados en misión, clientes y
acuerdo al alcance
que se le defina
• Realizar la evaluación de proveedores de su proceso e informar los resultados

por escrito de acuerdo al procedimiento. (Responsabilidad asignada a la
directora administrativa)
• Variable de los precios del mercado actual que limitan posibilidades de negociación.
• Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio.
1
• Manejo de agenda comercial. • Implementación de mejores prácticas para la
gestión comercial, mercadeo, telemercadeo,
generación de valor agregado.
Internas: Externas:
Director Comercial Empresas usuarias o clientes potenciales
Director Administrativo y financiero Proveedores
Director de Operaciones Empleados en misión
Director de Gestión Humana
Gerencia
Perfil del cargo
Formación básica: Estudiante de carreras técnicas en mercadeo o afines.

Deseable: Técnico ó Tecnólogo en mercadeo o afines.
Formación complementaria: Atención al cliente, Telemercadeo, Office y Sistemas de

Gestión de la Calidad
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines al área comercial.

responsabilidades del cargo
Competencias
➢ Comprensión de lectura
➢ Redacción
➢ Comprensión lógico matemática
➢ Capacidad de escucha
➢ Tolerancia a la frustración y al fracaso.
➢ Físico
➢ Público
➢ Ergonómico
1
➢ Tránsito
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
DIRECTOR COMERCIAL

Título del cargo: Director Comercial
Reemplazo del cargo: Gerente/Auxiliar Comercial

Personal a cargo:
– Ejecutivo Comercial
– Auxiliar Comercial
Misión del cargo


qué?
Investigar la actualidad del mercado, planificar, coordinar, dirigir y controlar el proceso

de la gestión de la venta en sus mercados objetivo con base en la planeación
estratégica de corto y mediano plazo y las metas y objetivos determinados en la
Organización, con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas de ventas, la
atención de sugerencias, quejas y reclamos del cliente buscando mantener y desarrollar
un negocio competitivo en el largo plazo.
Dimensiones
➢ Presupuesto de ventas mensual/anual
1
➢ Costo de la rotación de cartera de Medellín
➢ Total de la cartera
➢ Equipo de Oficina
Entorno
➢ Intenso trabajo de campo visitando clientes activos y potenciales.

➢ Eventualmente en labores de oficina.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Identificar y Las oportunidades del Con el fin de implementar las A
evaluar mercado en clientes y estrategias y tácticas requeridas
proveedores actuales dentro de los objetivos y metas de
y potenciales, la la Organización. (Matriz producto-
competencia y la mercado, matriz producto-clientes,
industria matriz mercado-clientes)
Elaborar, La ejecución del Con el fin de establecer los A
supervisar y presupuesto de indicadores de gestión y
controlar ventas y el parámetros de ventas de acuerdo
presupuesto de con las normas y procedimientos
gastos anual/mensual establecidos.
del área.
presentar del proceso comercial decisiones de acuerdo con el plan
y operación de ventas operativo y el plan estratégico de la
de acuerdo con los empresa.
plazos y parámetros
establecidos en el
Manual de Calidad.
1
Programar, El desarrollo de la Para asegurar el análisis e A
coordinar, encuesta de implementación de acciones
analizar y satisfacción del cliente
correctivas, preventivas o de
verificar anual y el control de mejora de los diferentes procesos
servicio no conforme, que impactan directamente el
quejas y reclamos resultado y eficacia en el servicio al
cliente de acuerdo a las normas del
SGC y a las políticas establecidas.
entender del Auxiliar Comercial los procesos y satisfacción
detalladamente para los reemplazos oportuna de las necesidades de
que se le defina.
Dependencia de los precios del mercado actual que limitan las posibilidades de
negociación.
Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio.
• Negociación con clientes dentro • Implementación de mejores prácticas para la
de los parámetros establecidos. gestión de la venta.
• Conformación de su equipo de • Diseñar e implementar acciones comerciales
trabajo dentro de las políticas que permitan el logro del cumplimiento del
establecidas. presupuesto de ventas
• Implementación de metodologías
para análisis del mercado.
Internas: Externas:
Gerencia General Clientes
Director Administrativo y financiero Empresas usuarias
Director Gestión Humana y Selección Clientes potenciales
Director de Operaciones Proveedores
Auxiliares Comerciales
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo en Mercadeo y Ventas, Administrador de Negocios,

Ingeniería Industrial o afines.
1
Formación complementaria: Mercadeo y Ventas, Office, Costos y presupuestos,
Administración de personal de ventas.
Competencias
➢ Liderazgo
➢ Trabajo en equipo
➢ Capacidad de análisis y recolección de datos.
➢ Físico
➢ Público
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
➢ Tránsito
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
EJECUTIVO COMERCIAL

Título del cargo: Ejecutivo Comercial
Título del cargo superior inmediato: Director Comercial
Reemplazo del cargo: Director Comercial / Auxiliar Administrativo
Misión del cargo


qué?
Identificar e investigar en el mercado actual o potencial y/o en la competencia local y

nacional las oportunidades de negocio para la temporalidad o los servicios en gestión
humana, alianzas, nichos de mercado y demás ofrecidos por Xxx-xxxx-xxxx y
Servicomplementos, asegurando que la empresa dispone de información actualizada,
confiable y pertinente para la toma de decisiones, acciones correctivas, preventivas o
de mejora
Planear las visitas a clientes actuales o potenciales, desarrollar, registrar, documentar,

verificar y controlar el proceso de la venta de servicios dando cumplimiento al
presupuesto y metas de venta definidos para asegurar el logro de las metas y planes
definidos en el presupuesto de ventas logrando satisfacer y fidelizar a los clientes en el
largo plazo y generando e implementando ofertas de valor agregado y de mejora
continua en los procesos en consonancia con la filosofía y políticas de la empresa en el
marco del sistema de la gestión de calidad.
1
Dimensiones
➢ Presupuesto de ventas mensual / anual.

➢ Costo de rotación de cartera
➢ Equipos de oficina y comunicación
Entorno
➢ Intensivo trabajo de campo y moderado de oficina, alternando actividades en

consecución de nuevos clientes y mantenimiento de los actuales con actividades
de soporte administrativo del área ( documentación del proceso de venta y
gestión de calidad en comercial )
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Investigar, Bases de datos e Que permitan identificar A
analizar, filtrar y Información comercialoportunidades de negocio y
segmentar y de empresas concretar a través del
proponer actuales o potenciales
telemercadeo visitas para ofrecer el
portafolio de servicios de la
empresa.
Preparar, Portafolio de servicios Con el fin de garantizar la claridad A
diseñar de Complementos y y confiabilidad de la información
actualizar, Servicomplementos que se envía a los clientes y que se
documentar y disponga de la trazabilidad de las
divulgar ofertas entregadas y su estado de
acuerdo con los procedimientos
establecidos.
Planear, realizar, Las visitas de Con el fin de lograr el cierre de A
registrar, apertura, negocio y cumplir el presupuesto
verificar y mantenimiento o de ventas definido de acuerdo con
1
ejecutar recuperación los plazos y parámetros
realizadas a los establecidos, retroalimentando a
clientes los procesos internos sobre las
necesidades o posibilidades de
recursos para atender el negocio.
Solicitar, La documentación Para asegurar la claridad y A
diligenciar, legal exigida a los confiabilidad del pacto de
analizar, clientes y del especificaciones con el cliente de
registrar, perfeccionamiento del acuerdo con los parámetros, plazos
verificar y negocio (oferta y procedimientos establecidos
controlar mercantil y orden de tanto en la apertura como en el
servicio) mantenimiento del cliente.
Verificar y Pacto de Con el fin de analizar la posibilidad A
controlar especificaciones y de nuevos negocios y asegurar que
personalmente, compromisos de las la relación comercial permita
a través de partes involucradas mantener y fidelizar a los clientes a
correo físico, (cliente y empresa) largo plazo. Documentando las
electrónico o acciones preventivas, correctivas o
telefónicamente de mejora que se requieran para
darles el respectivo trámite de
acuerdo al sistema de gestión de
calidad.
Realizar, El cobro de cartera a Con el fin de asegurar que se A
verificar y clientes cumplan los plazos y el recaudo
controlar de cartera de acuerdo con los
conjuntamente procedimientos y parámetros
con el definidos en la oferta mercantil
Coordinador de suscrita.
Tesorería y
Cartera
Atender, La información Con el fin de que se disponga de M
procesar, obtenida de la información confiable, actualizada y
tabular, encuesta de pertinente que permita la toma de
documentar, satisfacción del decisiones, las acciones
analizar, cliente, sugerencias, preventivas, correctivas y de
informar, quejas o reclamos y mejora en los plazos y parámetros
verificar y el control de producto definidos, dando o canalizando su
controlar no conforme. respuesta al cliente.
Preparar, Los informes e Con el fin de dar cumplimiento a A
analizar, indicadores de gestión los plazos de entrega de acuerdo
registrar y solicitados por su jefe con los parámetros y
presentar mediato o inmediato procedimientos establecidos y que
conjuntamente se disponga de información
con el equipo actualizada y confiable para la
humano del área toma de decisiones, acciones
Comercial preventivas, correctivas o de
2
mejora.
Planear, Las normas y Establecidos en el sistema de

ejecutar, verificar procedimientos gestión de la calidad,
y controlar implementando las acciones
conjuntamente preventivas, correctivas o de M
con el equipo mejora que se requieran
humano del área
Comercial
Preparar, Los informes e De acuerdo con los plazos y
registrar y indicadores de gestión procedimientos establecidos
M
presentar de los procesos a su
cargo
Conocer y El cargo del Auxiliar Para garantizar la continuidad de B
entender administrativo y el del los procesos y satisfacción
detalladamente Director Comercial oportuna de las necesidades de
para los reemplazos empleados en misión, clientes y
acuerdo al alcance
que se le defina
• Variable de los precios del mercado actual que limitan posibilidades de negociación.
• Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio.
• Oferta de servicios de las Cooperativas de trabajo asociado y similares
• Manejo de agenda comercial y • Implementación de mejores prácticas para la
planificación de rutas. gestión comercial, mercadeo, tele mercadeo
• Negociación con clientes dentro de y generación de valor agregado para el
los parámetros establecidos negocio.
1
Internas: Externas:
Director Comercial Empresas usuarias o clientes potenciales
Director Administrativo y financiero Proveedores
Director de Gestión Humana
Gerencia
Auxiliares de Operación
Coordinador de Salud Ocupacional
Auxiliar de Información en Selección
Coordinadoras de Selección
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo en Administración de Empresas, Mercadeo y ventas o

afines.
Formación complementaria: Conocimientos básicos del proceso de la venta y

mercadeo, Costos y Presupuestos, gestión de cartera, Telemercadeo, Office básico y
Sistemas de Gestión de la Calidad actualizado
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares preferiblemente en la

temporalidad

responsabilidades del cargo
Competencias
➢ Trabajo en equipo
➢ Capacidad de análisis y recolección de datos.
➢ Físico
➢ Público
➢ Ergonómico
1
➢ Tránsito
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
AUXILIAR DE FACTURACION
Área Funcional: Operaciones

Título del cargo: Auxiliar de facturación
Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones
Reemplazo del cargo: Auxiliar
Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo.
Misión del cargo

empresa, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los

qué?
Elaborar las todas facturas correspondientes a las empresas usuarias según los
parámetros establecidos en la oferta mercantil y en el régimen tributario con el fin de
garantizar el pago oportuno de los servicios prestados.
Dimensiones
El cargo impacta directamente el logro de los objetivos económicos de la empresa.
➢ Impacto en la cartera de la empresa

➢ Impacto en el presupuesto de operaciones
➢ Cumplimiento legal de las normas laborales en Colombia
Entorno
1
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias,
empleados en misión y personal interno del proceso de operaciones, documentación y
contabilidad.
Responsabilidades
Facturación de todos los productos y servicios de la empresa
Nivel de Impacto:

Impacto
Elaborar las Informes de tiempos Para facturar de acuerdo a la A
facturas que genera el auxiliar información real de la nomina
nomina sobre lo
reportado por las
empresas
Enviar facturas a Base de datos de Facturas sean recibidas por los A
los clientes clientes clientes en los tiempos
establecidos y pactados en la
oferta mercantil.
Entrega oportuna de las facturas a las empresas usuarias ya que depende de factores
externos al proceso tales como la entrega tarde del reporte de tiempo por parte de
estas.
• Planeación y control de plazos de • Mejores prácticas en el manejo y proceso de
actividades dentro del proceso. la nomina.
Internas: Externas:
Comercial Clientes
Cartera DIAN
Documentacion
Perfil del cargo
1
Formación básica: Técnico Auxiliar Contable y tecnologías afines al área.
Formación complementaria: Conocimientos de Informática,
Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos afines.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 1 año
Competencias
➢ Pensamiento lógico matemático
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
DIRECTOR DE OPERACIONES

Título del cargo: Director de Operaciones
Reemplazo del cargo: Auxiliar de nómina / Auxiliares de Operaciones / Coordinador de
Sistemas / Director administrativo y financiero.

Personal a cargo:
– Auxiliar de nómina
– Auxiliar de operaciones 1
– Auxiliar de operaciones 2
Misión del cargo


qué?
Planificar, coordinar, controlar y evaluar los diferentes procesos operativos de

contratación, afiliaciones al SGSS y novedades de la nómina, conciliaciones con el área
administrativa del personal en misión, de acuerdo a las normas, políticas, los requisitos
legales y procedimientos establecidos para satisfacer las necesidades y expectativas de
los clientes y empleados en misión.
Dimensiones
1
➢ Presupuesto de nómina
➢ Custodia de valores (dinero, cheques, efectivo, facturas, garantías reales y
transacciones electrónicas)
➢ Errores operativos que pueden llevar a re- procesos y acciones legales.
Entorno
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo, las

empresas usuarias, empleados en misión y empleados de planta.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Planificar, La ejecución de los Para satisfacer de manera A
coordinar y procesos de oportuna y confiable las
controlar contratación afiliación, necesidades de los clientes,
liquidación de nómina, empleados en misión, con el
prestaciones, pagos cumplimiento de los requisitos
de seguridad social y legales laborales y con lo anterior
facturación de contribuir además al adecuado
acuerdo a las normas, funcionamiento de los procesos
políticas y internos.
procedimientos
establecidos.
Procesar, El pago electrónico de Asegurar la confiabilidad de los A
transferir y la nómina y la datos bajo los requisitos exigidos
controlar seguridad social a por el proceso contable y
través del sistema garantizando el pago oportuno a
DMS contable, los empleados en misión de
acuerdo a los plazos establecidos
en el pacto de especificaciones con
el cliente.
1
Analizar, Créditos a empleados Con el fin de determinar la M
asesorar, en misión por viabilidad de los mismos, de
aprobar y concepto de acuerdo con la política y requisitos
conciliar calamidad doméstica de préstamos de calamidad
o a través de terceros doméstica y/o que cumplan con las
con convenios con la normas legales de deducción por
empresa. nómina, generando valor agregado
a los empleados en misión.
Citar, ejecutar, El proceso de Garantizar el análisis de causas A

verificar la descargos al personal para la toma las decisiones según
información y en misión cuando la lo determine la empresa (llamados
reportar al empresa usuaria lo de atención, suspensiones o
cliente solicita y bajo el terminación de contrato), dejando
conclusiones reglamento interno de constancia en la historia laboral.
trabajo y
disposiciones legales
Recibir, analizar, Las necesidades, Para dar respuesta oportuna y A
solución reclamos por parte de misión y empresas usuarias,
clientes internos o entidades públicas o privadas.
externos, empleados
en misión o entidades
públicas o privadas
por medio telefónico,
personal o escrito,
respecto a las
proceso.
SGC, que aplican
directamente al
proceso de
operaciones
parámetros
establecidos en el
2
Manual de Calidad.
• Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP

´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.
• Procesos disciplinarios y • Mejores prácticas en procesos operativos y
reglamentarios laborales del administrativos.
personal en misión de acuerdo con
las normas establecidas.
• Negociación o modificación de
plazos establecidos dentro del
pacto de especificaciones dentro
de las políticas y normas legales
establecidas
• Aprobación de préstamos a
empleados en misión de acuerdo a
las normas y procedimientos
establecidos.
• Implementación y mantenimiento
de políticas y procedimientos
dentro del proceso.
Internas: Externas:
Gerente General Empleados en misión
Gestión Administrativa y financiera Clientes de las empresas usuarias
Auxiliar de Tesorería y Cartera Entidades públicas, privadas y financieras.
Contador
Gestion Comercial
Gestion de Selección
Auxiliar de CAD y mensajería
Perfil del cargo
Formación básica: Administrador de Empresas, Administrador de Recursos Humanos

o Afines al Cargo. (ó Contador)
1
Deseable: diplomados o estudiante de postgrado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Nómina, Legislación

laboral, Seguridad Social, Administración de Personal y Office.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en administración de personal en

empresas de mas de 500 empleados.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años desempeñando las

responsabilidades del cargo.
Competencias
➢ Liderazgo
➢ Gerenciamiento estratégico
➢ Gerenciamiento del personal
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
AUXILIAR DE OPERACIONES 2
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Área Funcional: Dirección de operaciones

Título del cargo: AUXILIAR DE OPERACIONES 2
Título del cargo superior inmediato: Director de operaciones
Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 1 / Auxiliar de nómina.
Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo
Misión del cargo


qué?
Revisar, registrar y elaborar la documentación requerida para el proceso de
contratación, afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar,
afiliaciones al seguro de vida, realizar inducción al personal en misión y registrar en el
sistema DMS los ingresos. Confirmar referencias laborales. Preparar, revisar, corregir y
controlar la información de los estados de cuenta generados por EPS, ARP y AFP. Lo
anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los
empleados en misión bajo los procedimientos establecidos.
Dimensiones
➢ Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS.
Entorno
1
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo
operativo, empresas usuarias, empleados en misión, Gestión de selección y entidades
EPS, AFP y ARP.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Planear, El proceso Con el fin de asegurar la A
coordinar, contratación y información necesaria que cumpla
ejecutar y afiliación del personal con los requisitos del Sistema
realizar en misión al SGSS y General de Seguridad Social, cajas
inducción cajas de de compensación familiar y
compensación e Sistema de Gestión de la Calidad.
inducción del personal
en misión a la
compañía.
Registrar, Las historias laborales Con el fin de garantizar el A
ordenar y de los empleados en cumplimiento de políticas y
alimentar de misión con la procedimientos internos y dar
forma documentación cumplimiento al SGC.
permanente requerida.
Recibir, verificar Las novedades de Para alimentar la base de datos de A
y registrar ingresos de los los empleados en misión que
empleados en misión permita realizar las liquidaciones o
en el sistema DMS. pagos de nómina y seguridad
social de acuerdo a la normatividad
establecida.
Ejecutar, La entrega de carnets Para garantizar el cumplimiento de M
coordinar y y/o copias de las los requisitos contractuales con el
verificar afiliaciones a EPS, empleado en misión y que éste
AFP y ARP. pueda acceder a los servicios a
que tiene derecho.
Recibir, verificar Las inconsistencias Para garantizar oportunidad en el A
y corregir de EPS´s, AFP´s y cumplimiento de los compromisos
ARP legales del SGSS y evitar
inconvenientes a los usuarios en el
momento de solicitar algún
1
servicio.
Recibir, analizar, Las necesidades, Para dar respuesta oportuna y A

solución reclamos por parte de misión y empresas usuarias,
clientes internos o entidades públicas o privadas.
externos, empleados
en misión o entidades
públicas o privadas
personal o escrito,
respecto a las
proceso.
Conocer y Las responsabilidades Para garantizar la continuidad de B
entender del Auxiliar de los procesos y satisfacción
detalladamente operaciones 1 y las oportuna de las necesidades de
responsabilidades en empleados en misión, clientes y
que puede asistir entidades o público en general.
eventualmente al
Director de
Operaciones para los
reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.
• Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores

internos y externos para cada una de las actividades realizadas.
• Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS
´s, AFP´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.
1
actividades dentro del proceso. la contratación, afiliación y generación de
reportes.
Internas: Externas:
Auxiliar de nómina Asesores de las EPS, ARP o AFP.
Auxiliar de Operaciones 1 Clientes
Recepción
Perfil del cargo
Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo,

Auxiliar de Oficina o afines al cargo.
Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad

social.
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del

cargo en empresas de servicios temporales.
Competencias
➢ Concentración

➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
AUXILIAR DE OPERACIONES 1
Título del cargo: Auxiliar de Operaciones 1

Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 2 / Auxiliar de nómina.
Nivel de mando: Personal a cargo: Auxiliar no tiene personal a cargo
Misión del cargo


qué?
Revisar, registrar, elaborar la documentación requerida para el proceso de contratación,

afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar, afiliaciones al
seguro de vida y realizar inducción al personal en misión y controlar el recibo,
verificación y entrega de las cuotas monetarias de Comfama y pólizas de vida a los
empleados en misión, registro oportuno de incapacidades, elaboración de certificados y
confirmación de referencias laborales. Lo anterior con el fin de garantizar el
cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión bajo los
Dimensiones
➢ Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS, caja de
compensación y seguros de vida.
1
Entorno

empleados en misión, caja de compensación familiar y aseguradora de póliza, Gestión
de selección, Dirección de operaciones y Centro de Administración Documental.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Planear, El proceso Asegurando la información A
coordinar, contratación y necesaria que cumpla con los
ejecutar y afiliación al SGSS, requisitos del Sistema General de
realizar cajas de Seguridad Social, cajas de
inducción compensación, compensación familiar y Sistema
pólizas de vida e de Gestión de la Calidad.
inducción del personal
en misión a la
compañía
Registrar, Las historias laborales Con el fin de garantizar el A
ordenar y de los empleados en cumplimiento de políticas y
alimentar de misión con la procedimientos internos y dar
forma documentación cumplimiento al SGC.
permanente requerida
Recibir, registrar, Las novedades de Para asegurar la información A
verificar y incapacidades y confiable y oportuna que permita
corregir préstamos en el procesarlas y/o liquidarlas.
Sistema DMS y las
novedades de pólizas
de vida y caja de
compensación en los
formatos
determinados para
ello
Recibir, registrar, Afiliaciones, Asegurar que lleguen confiable y A
verificar, corregir novedades, cuotas oportunamente a los afiliados
1
y entregar monetarias y carnets según las políticas establecidas
de la caja de
compensación familiar
Atender y buscar Las necesidades, Para dar respuesta oportuna y B
solución inquietudes, satisfactoria a los empleados en
sugerencias, quejas misión y empresas usuarias.
y/o reclamos de
empleados o
empresas usuarias.
Elaborar y El informe trimestral Consolidar la información según los A
entregar Senalde basado el la rangos requeridos por el informe y
información del cumplir con las leyes establecidas
sistema DMS. por el Ministerio de Protección
Social.
Recibir, analizar Las necesidades, Para dar respuesta oportuna y M
y dar solución o inquietudes, quejas o satisfactoria a los empleados en
corrección reclamos por parte de misión y empresas usuarias
clientes internos o
externos, empleados
en misión y entidades
públicas y privadas
personal o escrito,
respecto a las
procesamiento de la
nómina.
entender del Auxiliar de los procesos y satisfacción
detalladamente operaciones 2 y las oportuna de las necesidades de
responsabilidades en empleados en misión, clientes y
que puede asistir entidades o público en general.
eventualmente al
Director de
Operaciones para los
reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.
• Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores

internos y externos para cada una de las actividades realizadas.
1
• Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s,
AFP´s, ARP´s y entidades públicas o privadas.
actividades dentro del proceso. la contratación, afiliación y generación de
reportes.
Internas: Externas:
Auxiliar de nómina Asesores de caja de compensación y
asesores de póliza de vida.
Auxiliar de Operaciones 2 Asesores de las EPS, ARP, AFP
(eventualmente)
Auxiliar de Selección Clientes
Recepción
Auxiliar de CAD
Perfil del cargo
Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo,

Auxiliar de Oficina o afines al cargo.
Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad

social.
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desarrollo de las

Competencias
➢ Concentración
1
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
AUXILIAR DE NOMINA

Título del cargo: Auxiliar de Nómina
Reemplazo del cargo: Director de operaciones / Auxiliares de operaciones
Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo.
Misión del cargo


qué?
Recibir, planear, analizar, ejecutar y controlar los pagos de nómina y prestaciones

sociales de los empleados en misión según los parámetros establecidos en la oferta
mercantil con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los
empleados en misión y las empresas usuarias bajo las normas, políticas y los
Dimensiones
contribución del cargo al logro de los resultados de la organización.

➢ Impacto en el presupuesto de operaciones
➢ Cumplimiento legal de las normas laborales en Colombia
1
Entorno

empleados en misión y personal interno del proceso de operaciones, documentación y
contabilidad.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Recibir, analizar, Las novedades de Con el fin de generar los A
registrar, revisar nómina generadas respectivos cheques o listados de
y/o corregir por las empresas transferencias para que se lleven a
usuarias en el sistema cabo los pagos de nómina al
DMS. personal en misión, de acuerdo con
la legislación laboral y los plazos
establecidos.
Seleccionar, Las novedades de Con el fin de generar los cheques A
registrar, revisarretiro que arrojan el respectivos de liquidación, de
y generar informe de pago de acuerdo a las leyes establecidas.
prestaciones sociales
en el sistema DMS.
Procesar, revisar La facturación por Para garantizar el procedimiento de A
y generar periodo liquidado para cobro de nómina, prestaciones
las empresas usuarias sociales y porcentaje de
en el sistema DMS. administración a las empresas
usuarias de acuerdo a la oferta
mercantil y las normas
establecidas.
Clasificar, La información Para garantizar la seguridad y A
procesar y acumulada de nómina confiabilidad de la información
compartir y prestaciones procesada y que permite elaborar
sociales en el sistema los estados financieros de la
DMS con el proceso empresa.
contable
1
Recibir, analizar Las necesidades, Para dar respuesta oportuna y M
y dar solución o inquietudes, quejas o satisfactoria a los empleados en
corrección reclamos por parte de misión y empresas usuarias
clientes internos o
externos, empleados
en misión y entidades
públicas y privadas
personal o escrito,
respecto a las
procesamiento de la
nómina.
detalladamente Operaciones y de los oportuna de las necesidades de
Auxiliares de empleados en misión, clientes y
operaciones para los entidades o público en general.
reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.
Calidad de reporte y envió oportuno de novedades por parte de empresas usuarias.

Fallas en el sistema DMS que requieran soporte técnico o desarrollo del proveedor.
actividades dentro del proceso. la nomina.
Internas: Externas:
Gestión de Operaciones Empleados en misión
Gestión Administrativa y financiera Empresas usuarias
Entidades publicas y privadas (cooperativas,
fondos de pensión, caja de compensación)
Perfil del cargo
Formación básica: Técnico Auxiliar Contable y tecnologías afines al área.
1
Formación complementaria: Legislación laboral, Seguridad social, Conocimientos de
Informática, indispensable conocimientos en paquete DMS.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en empresas de mínimo 200

personas.

responsabilidades del cargo en Empresas de Servicios Temporales.
Competencias

➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
GERENTE GENERAL
Área Funcional: Gestión Estratégica

Título del cargo: GERENTE GENERAL
Título del cargo superior inmediato: Junta Directiva
Reemplazo del cargo: Director Administrativo y Financiero / Director de Gestión
Humana
Nivel de mando: Gerencial
Personal a cargo:
– Director Comercial
– Director de Gestión Humana
– Director de Operaciones
– Director Administrativo y Financiero
– Jefe de informática
– Secretaria Recepcionista
Misión del cargo


qué?
Planificar, definir, dirigir y controlar la orientación estratégica y operativa del Negocio de

acuerdo a los valores y la filosofía de los fundadores y propietarios, para lograr
sostenibilidad, crecimiento rentable y ventajas competitivas en el largo plazo.
Dimensiones
1
➢ EBITDA
➢ E.V.A del negocio
Entorno
Intensivo trabajo que alterna entre campo y oficina con clientes, entidades reguladoras
y financieras y personal del gremio.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Identificar, La implementación de Con el fin de desplegar dicha A
planear, definir y la estrategia del estrategia a toda la organización y
controlar Negocio y el Plan de alinear metas conjuntas para el
operaciones de logro de los resultados esperados.
acuerdo con las
oportunidades del
mercado,
necesidades y
expectativas de
clientes y
proveedores,
considerando el
entorno País –Región.
Analizar, El presupuesto total Con el fin de garantizar la A
aprobar, y de la compañía disponibilidad de recursos físicos,
controlar mensual/anualmente. económicos, de formación y
humanos necesarios para llevar a
cabo la gestión de los procesos
internos de forma eficaz, oportuna
y confiable para los clientes.
Analizar, El resultados de los Para la toma de decisiones y A
verificar, aprobar informes de gestión planes de acción a desarrollar que
y controlar de los procesos garanticen la eficacia de la gestión
1
mensualmente con el medida en los indicadores de
comité Directivo gestión.
Actuar como Frente a las entidades Asegurar el cumplimiento de los A
Representante comerciales, compromisos legales y
Legal de la financieras…..? reglamentarios del negocio.
Compañía
Aprobar, revisar Los Estados Para asegurar el correcto uso,
y presentar Financieros y de manejo, funcionamiento y
Gestión de la administración de los recursos de
Compañía y los gestión de la empresa.
requerimientos de
inversiones para la
Organización de A
acuerdo con los
Estatutos y modelos
establecidos.
Coordinar, Los planes de acción Asegurar el cumplimiento y M
verificar y anualmente de cada ejecución del Sistema de Gestión
controlar proceso. de la Calidad en la Empresa.
Condiciones macroeconómicas
Definición oportuna del plan estratégico de la Cadena de Valor por parte de la Junta
Directiva
Condiciones macroeconómicas Definición oportuna del plan estratégico de la
Cadena de Valor por parte de la Junta Directiva
Internas: Externas:
Directores Entidades Financieras
Todo el personal interno Proveedores
Clientes
Revisoría Fiscal
Junta Directiva
Clientes potenciales
Perfil del cargo
Formación básica: Administrador de Negocios, Ingeniero Industrial / Administrativo,

Contador
1
Formación complementaria: Especialización y/o Formación gerencial, Sistemas de
información/ Inglés, ISO 9000 versión 2000 actualizada.
Experiencia previa: 5 años en cargos similares
Competencias
➢ Liderazgo
➢ Físico
➢ Público
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
➢ Tránsito
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
JEFE DE INFORMÁTICA
Área Funcional: Administrativa general - gerencia

Título del cargo: Jefe de informática
Reemplazo del cargo: Contratado temporalmente.
Nivel de mando: Personal a cargo: Profesional no tiene personal a cargo
Misión del cargo


qué?
Diseñar, recomendar, desarrollar, adquirir, implementar, verificar y controlar los

sistemas de información, los servicios de informática y los recursos o proveedores
de TICS que mejor soporte los procesos de negocios de la empresa y la gestión
individual de los usuarios de Informática de acuerdo con los procedimientos internos
establecidos con el fin de garantizar la disponibilidad, la seguridad y la confiabilidad
permanente de la plataforma de tecnología informática (equipos, aplicaciones,
comunicaciones y servicios) y facilitar la labor de los usuarios y crear los planes de
contingencia requeridos.
Dimensiones
contribución del cargo al logro de los resultados de la organización.
1
➢ Información confidencial contenida en el sistema
Entorno
Intensivo trabajo de oficina con los usuarios internos de toda la empresa, con
proveedores y con clientes.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Investigar, El diseño, montaje, Con el fin de satisfacer las A
evaluar, programación, necesidades de la empresa de
proponer, pruebas e instalación acuerdo a las acciones
seleccionar, de los proyectos de preventivas, correctivas o de
adquirir y sistematización o mejora, en el marco de las
ejecutar recursos de políticas, procedimientos y normas
tecnología informática establecidas.
y de comunicaciones
en las diferentes
oficinas de la
empresa.
Investigar, Los sistemas de Para proveer el mantenimiento A
documentar y información, los preventivo y correctivo de los
controlar. servicios de mismos que garanticen la
informática y los disponibilidad de los recursos a
recursos o todo el personal.
proveedores de TICS
utilizados en la
empresa
Recibir, analizar, Los requerimientos y Para dar respuesta oportuna y A
contratar y dar necesidades de satisfactoria a los usuarios,
solución desarrollo de origen evaluando el impacto que pueda
informático. tener en los otros procesos
internos e implementar las
de mejora.
1
Coordinar y El plan de Para garantizar el normal M
ejecutar mantenimiento funcionamiento de la plataforma
preventivo y correctivo
tecnológica de los usuarios de
de cada uno de los acuerdo a las buenas prácticas o
equipos de cómputo recomendaciones de los
en cada sede. proveedores y al procedimiento
establecido.
Registrar y El inventario de Con el fin de garantizar la M
actualizar recursos TICS y disponibilidad de recursos, detectar
sistemas de la necesidad de los mismos y
información por sede proveer de los mismos de acuerdo
a la viabilidad del presupuesto.
parámetros
establecidos en el
Manual de Calidad.
Conocer y Detalladamente las Para los reemplazos temporales de B
prepararse responsabilidades del acuerdo al alcance que se le defina
Director de que sean de naturaleza técnica en
Operaciones el manejo de informática.
• Variable externa respecto al presupuesto de la compañía y a los proveedores de

servicios, incumplimiento por parte de los clientes al pacto de especificaciones.
• Búsqueda, cotización y adquisición • Mejoras y aplicaciones en cada proceso
de equipos informáticos de según las solicitudes del cliente interno o
acuerdo con los parámetros externo
establecidos. • Mejoras en los recursos de tecnología.
• Implementación de programas y • Mejora del proceso informático y de los
aplicativos. demás procesos de la organización que
• Solución de problemas del área o conlleven a acciones de formación y
externos. capacitación.
1
Internas: Externas:
Todo el personal Proveedores de servicios y equipos
Clientes
Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo o ingeniero de sistemas.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, metodologías de

administración de recursos en tecnológicos, preferible conocimientos en paquete DMS y
básicos del liquidación de nómina.
Conocimiento en redes Windows y Linux, comunicaciones y bases de datos SQL
Server.
Herramientas de usuario final.
Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos afines y en empresas temporales

preferiblemente.
Competencias
➢ Liderazgo
➢ Análisis de datos e información
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
SECRETARIA RECEPCIONISTA
Área Funcional: Gestión Estratégica

Título del cargo: Secretaria Recepcionista
Título del cargo superior inmediato: Gerencia
Reemplazo del cargo: Auxiliares de selección, operaciones, comercial, de Servicios
Generales o Reemplazo temporal.
Nivel de mando: Auxiliar, No tiene personal a cargo.
Misión del cargo


qué?
Ejecutar las actividades de recepción y archivo de documentos, llamadas entrantes y

salientes, asegurando que sean recibidas por los usuarios internos y externos.
Mantener actualizada la base de datos y/o directorio de la empresa, de acuerdo con los
procedimientos, plazos y normas generales establecidas.
Dimensiones
➢ Equipo de computo
➢ Fax
➢ Equipos de oficina
1
Entorno
➢ Intenso trabajo de oficina con el público en general y el personal de toda la

empresa.
Responsabilidades
Nivel de Impacto:

Impacto
Recibir, canalizar Las llamadas Asegurar que sea atendido por el A
y/o registrar, entrantes al personal interno competente y
atender, conmutador y las obtenga respuesta a sus
anunciar y personas visitantes a requerimientos o necesidades de
orientar la empresa (clientes, acuerdo con las normas y
candidatos, parámetros establecidos.
empleados en misión,
proveedores, entre
otros)
Realizar, Las llamadas que le Asegurar que la información A
direccionar y soliciten sus jefes solicitada sea correcta, clara y
actualizar mediatos o inmediatos oportuna y que facilite la rápida
y el directorio gestión de los procesos internos.
telefónico general de
la empresa.
Recibir, enviar, Los faxes y la Garantizar oportunidad y A
elaborar, correspondencia de la confidencialidad, dando
entregar, empresa cumplimiento al procedimiento,
registrar y plazos y normas establecidas
canalizar internamente.
internamente
Recibir, registrar, Las incapacidades del Para dar trámite y facilitar la A
clasificar por personal en misión y operación de cobro de
EPS, enviar a personal de planta incapacidades de acuerdo a los
cobro y controlar requisitos de cada EPS en los
plazos y frecuencias establecidas
internamente en el proceso de
operaciones.
1
Recibir, registrar, Hojas de vida, Con el fin de facilitar el flujo de M
codificar, cheques, carpetas, actividades operativas y optimizar
proteger, formatos, facturas u de manera funcional los procesos
archivar, entre otra información que internos siguiendo los
otras se requiera, como procedimientos, normas y políticas
asistencia y apoyo a establecidas internamente.
los procesos internos
de la organización en
tareas puntuales que
se requieran y no
afecten la atención al
público
➢ La disponibilidad de equipos
➢ La disponibilidad de información
➢ La definición de prioridades en la asignación de las tareas.
• Implementación de mejores prácticas
secretariales y de archivo
• Utilización de equipos de conmutador y
comunicaciones
Internas: Externas:
Todas las áreas y empleados Empleados en misión
Clientes
Candidatos y público en general
Perfil del cargo

Deseable: Técnico en Secretariado, Recepcionista o afines al cargo.
Formación complementaria: Atención al cliente y sistemas básicos.
Experiencia previa: Mínimo un año en recepción o afines a atención al cliente.
1
responsabilidades del cargo en empresas de alto flujo de llamadas.
Competencias

➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
FIRMA EMPLEADO
1
Definición de Perfiles
Definimos los perfiles como se muestra a continuación; es de anotar que ésta

definición de perfiles no es permanente pues deberá estar constantemente en
mejoramiento, para proporcionar así una herramienta valida y eficaz para tener en
cuenta en la contratación del personal.
Los pasos a seguir son:

i. Se define el cargo para el que se requerirá personal
ii.Se definen un manual de responsabilidades que debe
cumplir la persona que tenga dicho cargo
iii.De acuerdo a un modelo de competencias se define cuales
competencias son las que deben tener una persona para
desempeñar el cargo.
iv.Se define el perfil del empleado
2
DIAGNOSTICO
En Xxx-xxxx-xxxx S.A, encontramos que la mayoría de los empleados realizaban

varios puestos de trabajo; por ello desligamos muchas áreas que aunque pueden
tener interrelación entre ellas y están fusionadas debido a la naturaleza del
negocio, no es conveniente que un solo individuo las realice. Considerando
además que la multiplicidad de tareas puede acarrear baja motivación y retrasos
en los procesos realizados decidimos ubicar cada puesto de trabajo acorde con
áreas generales; es decir: Departamento Administrativo y Financiero, es un
departamento que debe estar desligado en Departamento Administrativo y
Departamento Financiero pues es posible que se generen malos tratos por parte
de empleados inescrupulosos que acarreen una crisis dentro de la organización,
pues toda la información financiera estaría contenida en unos pocos.
Se evidencia que la responsabilidad del proceso de Selección, aunque liderado

por el director de Gestión Humana, se delega a dos cargos diferentes: coordinador
de desarrollo y coordinador de bienestar laboral; tras el análisis de estos cargos se
determina que la función no debe corresponder a estos puestos, sino que debe ser
coordinada por una sola persona (con la debida dirección del jefe inmediato), por
tal razón se asigna un nuevo cargo al departamento: Coordinador de selección.
El nivel de mando de la persona encargada de la dirección de Gestión humana es
de cuatro niveles: Coordinador de desarrollo, Coordinador de bienestar laboral,
Coordinador de salud ocupacional y auxiliar de selección. Se recomienda que el
auxiliar de selección esté bajo el mando del coordinador de selección.
1
CONCLUSIONES
Este proyecto es una aproximación práctica y teórica de los cambios que deben
introducirse en una empresa para implementar un Sistema de Gestión de la
Calidad normatizado y definido a través de la ISO 9000 versión 2008.
La comunicación con la empresa para efectos de información fue la esperada,

pues se puso a disposición todo lo requerido para avanzar con mayor rapidez y
agilidad en el proceso de levantamiento de los cargos y perfiles; dado que la
gerencia conocía la importancia en la documentación y posterior aplicación del
manual anteriormente señalado.
1
BIBLIOGRAFÍA
• HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de los Procesos de la Empresa.

Mc Graw Hill Interamericana S.A. Bogotá. 1999
• Norma Técnica Colombiana. ISO 9000:2008
• LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la

calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31.
• PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC

EDITORIAL, 1996. P. 30-31
• IBÍD. P. 28.
• CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc

Graw Hill. 1994. Pág.: 143
• www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad-
iso.shtml
• http://www.monografias.com/trabajos17/auditoria/auditoria.shtml
• http://www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad-
iso.shtml
• ALLES, Martha Alicia. Gestión por Competencias.
• ANSORENA CAO, Álvaro. 15 Pasos para la Contratación de Personal
1
ANEXOS
ANEXO 1: CUESTIONARIO
NOMBRE_______________________APELLIDOS______________________
EDAD_____________TELEFONO_______________FECHA______________
TITULO OBTENIDO_______________________________________________
CARGO____________________________________CODIGO_____________
UBICACIONDELCARGO___________________________________________
DEPARTAMENTO________________________________________________
QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
___________________________
¿Tiene relación directa con gerentes de otras áreas de trabajo? SI__ NO__
Con que áreas:__________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
___________________________________________________
A quien le reporta: _______________________________________________

Además de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si____ No ____
Cuales: ________________________________________________________
1
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
___________________________________________________
Con que frecuencia reúne a su personal para planear los objetivos,

estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________________________________________________
¿Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los

adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz?
a. SI b. NO
¿Su área de trabajo cuenta con algún documento o formato que contenga
los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos periodos
de tiempo?
a. SI b. NO
Cuando se presenta algún inconveniente en su departamento. ¿La solución

del mismo es rápida?
a. SI b. NO
¿En su área existe algún mecanismo de evaluación que permita trabajar

sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeño de los
mismos?
a. SI b. NO
¿Cuenta con planes de contingencia cuando algo inesperado ocurre el su

departamento?
a. SI b. NO

Manual de Cargos y Funciones

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Cargos y Funciones

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MANUAL DE CARGOS Y PERFILES PARA

LILIANA MARCELA CARDONA NARANJO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Con el siguiente proyecto se pretende desarrollar una guía para un mejor

Se realizará a través de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad

Este análisis de cargos y funciones contribuirá a reducir sustancialmente tiempos

¿Qué procedimientos, actividades y tareas se deben seguir para la realización y

En Xxx-xxxx-xxxx la mayoría de los empleados son multifuncionales, es por ello

La empresa Xxx-xxxx-xxxx actualmente no cuenta con una documentación donde

La falta de estas especificaciones aumenta la carga laboral en algunos de los

Desarrollar una guía escrita donde se esquematicen y estandaricen las diferentes

• Identificar los procesos que conllevan a la prestación del servicio.

• Determinar las actividades, recursos, normas y políticas que se necesitan y

• Establecer una interrelación lógica entre las actividades y la forma de

• Asignar funciones a cada cargo.

• Elaborar los perfiles necesarios para cada cargo.

El manual de cargos y perfiles se realizará en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, ubicada

El proyecto se llevará a cabo desde el 9 de Diciembre de 2009 hasta el 12 de

La empresa actualmente ofrece los siguientes servicios:

Para la elaboración del manual se tendrán en cuenta los conceptos teóricos y

En el entorno tan competido en el que nos desenvolvemos actualmente se

El reconocimiento de muchas organizaciones se debe a la excelencia en la calidad

Se trata entonces de desarrollar productos y/o servicios que satisfagan las

De acuerdo a la necesidad que tiene la empresa se debe realizar un documento el

1 LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá

1- Identificación del sistema de gestión

2- Descripción de los procesos del

3- Definir y documentar métodos para

La importancia de una buena planificación en los procesos genera un incremento

• “EMPRESA: Organización que aplica unas capacidades y recursos para

Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como

En el proceso de planificación para gestionar la calidad hay que tener muy en

Tabla 2 .Tomado de : PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid:

En el proceso de adaptación a una nueva consecución y actuación para realizar

• Comunicación oportuna sobre su visión de la contribución de la calidad.

Se puede definir como:”la reconsideración fundamental y el rediseño radical de los

Para tomar acciones sobre el direccionamiento que actualmente sigue Xxx-xxxx-

Medición y análisis del proceso • Estudiar los resultados de las medidas

Identificación de oportunidades de mejora • Diseñar y aplicar los cambios para la mejora

• Afinar las mejoras introducidas hasta conseguir

El levantamiento de procesos le permitirá a la empresa producir más con sus

“El planeamiento de recursos humanos es un proceso de decisión respecto de los

Las distintas categorías no se basan en la enumeración de tareas, sino

Luego de desarrollar los perfiles, se implementa un sistema de alimentación del

El primer paso es identificar, seleccionar y mantener las fuentes que se puedan

El tercer paso es evaluar esa labor de reclutamiento y selección del personal, lo

Tabla 4 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos

El proyecto es de carácter descriptivo, pues se pretende desarrollar un Manual de

Fases del proyecto:

2. Delimitar cargos y perfiles ocupacionales

3. Diseño del Manual de Actividades: Se trata de desarrollar una guía donde

Xxx-xxxx-xxxx S.A. es una Compañía especializada en la prestación del servicio

• ETICA: Basamos nuestras actividades en el respeto de los derechos

Xxx-xxxx-xxxx S.A. desarrollará los procesos que le permitan brindar un servicio

LEVANTAMIENTO DE CARGOS Y PERFILES

Instrumento de recolección de información: contiene preguntas relativas a la

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo

Área Funcional: Administrativa y Financiera

Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal/ Auxiliar de CAD.

Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo

Misión del cargo

Entregar y recoger documentación, recaudos de dineros y correspondencia de la

➢ Presupuesto de gastos Administrativos