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I.- INTRODUCCIÓN:
El presente manual contiene las políticas, normas, procedimientos como soporte del proceso "Solicitud y Evaluación para la
Adquisición de Software(s), Hardware(s) y Servicios Tecnológicos" del Banco de Reservas.
Para la elaboración de esta documentación contamos con la participación de un equipo multidisciplinario, integrado por las áreas
de: Contraloría, Auditoria de Sistemas, Tecnología, Seguridad Bancaria, Dirección Proyectos Especiales y representante del área
solicitante.
Esperamos que este manual satisfaga las necesidades de apoyo a las actividades que deberán realizarse, siguiendo las políticas
establecidas en los mismos.
COMISIÓN DE SELECCIÓN:
Representantes de las áreas de:
- Contraloría
- Auditoria de Sistemas
- Dirección General de Tecnología
- Dirección Proyectos Especiales
- Dirección de Seguridad Bancaria
- Área Usuaria o Solicitante
1. Comisión de Evaluación
Estructura Ad-hoc o personal movible constituida por representantes de diferentes áreas que darán soporte al proceso de
evaluación para la adquisición.
2. Estructura Ad-hoc
Estructura provisional para el logro de un fin.
3. Informe Evaluación Técnica
Formato establecido para elaborar el informe de resultados del proceso de evaluación.
4. Matriz de Evaluación
Control establecido para evaluar numéricamente las propuestas y proveedores, para presentar los resultados.
5. RFP
Solicitud de la Propuesta.
I.- PROPÓSITO/OBJETIVO:
Describe los pasos a seguir, para el trámite de las necesidades tecnológicas requeridas por las diferentes áreas del Banco; de
acuerdo a las políticas y normas establecidas.
II.- ALCANCE:
Todo el Banco.
III.- POLÍTICAS:
1. La Dirección General de Tecnología, requerirá anualmente en el mes de octubre, a las unidades del Banco, las
necesidades de Hardware(s), Software(s) o Servicios Tecnológicos, a fin de consolidarse en el Plan de Inversión del
próximo año fiscal.
2. La Dirección General de Tecnología, deberá identificar dentro del plan de inversión, las especificaciones técnicas de
cada necesidad.
3. Toda solicitud de adquisición Hardware(s), Software(s) o Servicios Tecnológicos deberá estar descrito en el Plan
Estratégico del Banco y a su vez en el Plan de Inversión del año Fiscal. Estas serán canalizadas a través de la
Dirección General Administrativa. En caso de que la solicitud no esté contemplado en ninguno de estos planes, el
área usuaria deberá tramitar el sometimiento al Comité Administrativo.
4. Toda solicitud deberá describir objetivos a alcanzar, análisis de las necesidades, utilidad y beneficios de la solución.
5. La Dirección General Administrativa deberá poseer una relación actualizada de los criterios y especificaciones
técnicas definidas y disponibles en el área, para la adquisición de la solicitud del Softwares, Hardwares y/o
Servicios Tecnológicos.
6. La Dirección General Administrativa deberá poseer las especificaciones (alto costo, impacto en operaciones del
Banco, alto riesgo, especificaciones complejas, etc.) que identifican cuando la solicitud requiere de una evaluación
de una Comisión.
7. Las solicitudes que impliquen la evaluación de la Comisión, la Dirección General Administrativa, deberá solicitar
el análisis técnico a la Dirección General de Tecnología, previo al proceso de evaluación, y los resultados del mismo
serán emitidos a la Dirección de Proyectos Especiales para la gestión y administración de la Comisión de
Evaluación.
8. Las solicitudes de equipos para oficinas (Pcs, Impresoras, entre otros), que no impliquen evaluación por parte de la
Comisión, la Dirección General Administrativa procederá con la adquisición de acuerdo a los procedimientos de
compras establecidos.
9. La Dirección Proyectos Especiales solicitará vía comunicación formal, a las áreas que conformarán la Comisión de
Evaluación, la designación de un representante, para formar parte del equipo de evaluación. Dicha comunicación
debe especificar los objetivos y alcance del proyecto.
10. Una vez conformado el equipo, la Dirección de Proyectos Especiales deberá emitir un comunicado a las áreas
representadas con la lista de todos los recursos asignados a la Comisión de Evaluación.
11. La Comisión evaluadora deberá elaborar un RFP (Solicitud de Propuesta) basados en el documento anexo (Modelo
Genérico RFP), y emitir a la Dirección General Administrativa para remitir a los suplidores.
12. La Comisión de Evaluación deberá preparar el documento de la Matriz de Evaluación, basado en modelo anexo.
Esta matriz contiene los aspectos a evaluar del RFP a través de todas las actividades del proceso de evaluación.
13. Cualquier solicitud que no cumpla con estos lineamientos, será retornada al área solicitante, pues el cumplimiento
de estas disposiciones es de carácter obligatorio.
Carta múltiple CON-03-592 d/f 5-11-2004
IV.- PROCEDIMIENTOS:
1. Estructura Ad-hoc
Estructura provisional para el logro de un fin.
2. Comisión de Evaluación
Estructura Ad-hoc o personal movible constituida por representantes de diferentes áreas que darán soporte al proceso de
evaluación para la adquisición.
3. RFP
Solicitud de la Propuesta.
4. Matriz de Evaluación
Control establecido para evaluar numéricamente las propuestas y proveedores, para presentar los resultados.
5. Informe Evaluación Técnica
Formato establecido para elaborar el informe de resultados del proceso de evaluación.
I.- PROPÓSITO/OBJETIVO:
Establece los pasos a seguir para llevar a cabo el primer contacto con todos los suplidores del mercado (interno y externo), y
obtener las propuestas a ser evaluadas.
II.- ALCANCE:
III.- POLÍTICAS:
1. La Dirección General Administrativa, deberá identificar a las compañías o suplidores de Software(s), Hardware(s)
o Servicios Tecnológicos.
2. La Dirección General Administrativa, deberá comprobar que los suplidores a contactar estén legalmente
constituidos.
3. La Comisión de Evaluación deberá remitir el documento de RFP a la Dirección General Administrativa a fin de
obtener las propuestas de los suplidores.
4. La Dirección General Administrativa deberá requerir a los suplidores la propuesta, remitiendo el RFP.
5. La Dirección General Administrativa, al recibir los sobres lacrados de las propuestas de los suplidores, deberá
remitir las propuestas técnicas a la Comisión Evaluadora y las propuestas económicas al Comité Administrativo.
IV.- PROCEDIMIENTOS:
NUMERAL RESPONSABILIDAD DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
V.- ANEXOS:
I.- PROPÓSITO/OBJETIVO:
Consiste en la calificación y evaluación de los suplidores preseleccionados, y la emisión de los resultados de la evaluación de las
propuestas de acuerdo a las políticas y normas vigentes.
II.- ALCANCE:
Comisión de Selección, Dirección General Administrativa, Dirección de Organización & Sistemas y Comité Administrativo.
III.- POLÍTICAS:
1. La Comisión de Evaluación calificará las propuestas de los suplidores recibidas por la Dirección General
Administrativa, a través de la Matriz de Evaluación establecida (anexa), descartando todas aquellas cuya
calificación resulten inferior a 80%.
2. La Comisión Evaluadora solicitará a los suplidores calificados, una demostración de sus propuestas, a los fines de
valorar los resultados de las mismas en la Matriz de Evaluación establecida (anexa).
3. La Comisión de Evaluación, al final de la demostración de los suplidores calificados, podrá realizar entrevistas a
estos, a fin de requerir aclaraciones de posibles discrepancias entre la propuesta y la demostración. Las aclaraciones
deben ser enviadas a la comisión por escrito, teniendo en cuenta que no afecten la propuesta económica.
4. La Comisión de Evaluación, deberá convocar a la Dirección de Organización & Sistema a participar en las
demostraciones de propuestas para la evaluación del impacto en políticas, procedimientos y estructuras de la
Institución.
5. En los casos necesarios, se deberá realizar visita a las instalaciones de los suplidores, para entrevistas,
observaciones y evaluaciones.
6. La Comisión de Evaluación deberá realizar encuesta a los clientes de los suplidores, especificados en la propuesta.
La misma deberá ser realizada antes de visitar a los clientes.
7. Los clientes de los suplidores a visitar, deberán ser seleccionados prefiriendo a los que presenten las siguientes
características:
- Entre otros.
8. Los aspectos considerados en las demostraciones de las propuestas de los suplidores y las entrevistas a clientes de
los referidos suplidores, deberán evaluarse en la Matriz de Evaluación establecida (anexa) por la Comisión de
Evaluación, para lo obtención del total de los resultados.
9. Serán presentadas al Comité Administrativo las propuestas evaluadas cuyo puntaje final iguale o supere el 80%.
10. Para la presentación de los resultados, la Comisión de Evaluación deberá utilizar el formato establecido del
Informe de Evaluación Técnica, para registrar las informaciones identificadas durante el proceso de la evaluación.
11. El formato del Informe de Evaluación Técnica estará disponible en el intranet adjunto al manual de procedimientos
12. El informe de evaluación técnica, deberá contener una descripción de los riesgos que presenta cada uno de los
suplidores recomendados, para ser utilizado como insumo para la decisión del Comité Administrativo y de la
Consultoría Jurídica para las especificaciones de cláusulas en los contratos.
13. El informe de evaluación técnica, deberá ser remitido al Comité Administrativo, firmado por los integrantes de la
Comisión de Evaluación, anexando los siguientes documentos:
- Relación de Requerimientos
- Propuestas técnicas de los suplidores.
- Documento de RFP.
- Matriz de evaluación.
9. El Comité Administrativo deberá comparar la propuesta económica contra la propuesta seleccionada evaluada, a
fin comprobar que no existan discrepancias entre las informaciones.
10. La Dirección General Administrativa, al recibir los resultados del Comité Administrativo, emitirá copia de los
resultados de la selección al área dueña e instruirá a Consultoría Jurídica para la confección del contrato.
11. Si el caso presentado ante el Comité Administrativo excede el límite autorizado para este Comité, este deberá
informar al área requeriente que debe tramitarlo al Consejo de Directores, con copia a las Direcciones Generales:
Administrativa, Tecnología y la Dirección de Proyectos Especiales.
12. La Dirección General Administrativa, al recibir el contrato de Consultoría Jurídica, procederá con la adquisición de
acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos.
IV.- PROCEDIMIENTOS:
V.- ANEXOS: