MYOB 入門課程

建立資料檔
要有效利用 MYOB 處理帳目，正確地建立及設定資料檔最為重要，因為某些資料一經設定後
便不能更改，故須加倍小心。

在正式建立公司資料檔前，請先考慮以下事項：

1. 您是否只會使用普通日記帳 (General Journal, GL) 去入帳？如果全部交易均記入

為普通日記帳 (General Journal Entry)，檢視報表時 MYOB 就只能提供 [總帳]
(Accounts) 類報表，其他種類報表如應收款、銷售分析等，由於系統並無任何相關數據，
故無法提供。

2. 會否使用 MYOB 存貨功能管理存貨，即使用購買、出售、庫存；抑或只選用購買和出售

而不記錄庫存。選擇後者做法，好處是方便輸入發票，不會由於存貨不足而無法出單，但
缺點是不能記錄存貨。

輸入基本資料
如果還未建立公司檔案可以選 [建立] (Create)，如經已建立檔案，現要續繼使用，請選 [開
啟] (Open)。

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點選 [建立] (Create) 之後，就可以按照 MYOB 所提供的指示，逐步進行資料檔建立程序；
例如系統首先會指示您輸入您的公司名稱、地址、電話等資料。

輸入會計年度
您輸入有關本會計年度 (Current Financial Year) 資料時，須加倍小心，因為新檔建立完
成後，任何會計年度資料出錯均不能更改，唯一辦法是將全盤帳目重新輸入！

如會計年度為 12 個月…
現在想記入的會計年度是由 2002 年 4 月 1 日至 2003 年 3 月 31 日， [本會計年度] 即為
2003 年 (根據期末的年份)；如果會計年由 2002 年 1 月 1 日至 2002 年 12 月 31 日，[本
會計年度]即為 2002 年 (根據期末年份)

如會計年度超過 12 個月…
例如由 2001 年 10 月 1 日至 2003 年 3 月，合共 18 個月，做法是將會計年度分拆成兩段，
第一段是先由 2001 年 10 月 1 日至 2002 年 3 月 31 日，第二段則由 2002 年 4 月 1 日至
2003 年 3 月 31 日。完成了 2003 年 3 月 31 日之後，不要急著進行會計年結程序 (Year-end
procedure)，應先收到會計師的審計報表 (Audit report)，並完成所有交易修改後，這樣
我們就可以連做兩次 “開新年度 (Start a New Year)”， 這樣就可以把本會計年度調整回
到正常的” 本會計年度 (Current Financial Year)” 。

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設定會計科目表
您可選擇公司所屬行業後，直接使用 MYOB 提供的百多個不同行業之常用會計科目表
(Accounts List)（請注意：選用 MYOB 為各行業提供的會計科目表後，您可按本身需要增
加或刪除帳戶，或者將帳戶自行歸類；有關方法詳見下文。） ；您又可自行建立或利用匯入功
能載入由會計師提供的會計科目表。

選好行業後，接下來便正式存檔，MYOB 會以先前輸入的公司名稱預設為檔案名稱，您亦可
這個時候更改檔名。

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正式利用 MYOB 入數前，當然還需要進行其他資料輸入及設定。在下圖視窗，您可於這時按
[設定小助手] (Setup Assistant) 按鈕，完成資料檔設定；或者，您可稍後到選單 (Menu)
的 [設定] (Set up) 進入 [簡易設定小助手] 。如選擇 [控制中心] (Command Center)，
便會進入 MYOB 主版面，開始處理帳目；其實，資料檔其他設定也可在 [控制中心] 進行；
下文將講解如何在 [控制中心] 進行設定。

練習：嘗試用你的公司資料建立一個新檔案

設定帳戶
上文提到您可自行增刪會計科目表 (Accounts List) 內的帳戶，或更改帳戶分類；這均可在
[總帳] (Accounts) 控制中心進行。

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新增帳戶
[總帳] (Accounts) 控制中心 Æ [會計科目表] (Accounts List) Æ [新增] (New)

注意：
„ 總類帳 (Header Account)：用來計算一組帳戶的總數，以粗體字顯示，不能用作記
帳

„ 分類帳 (Detail Account)：所有的帳戶都是分類帳，用作記帳

刪除帳戶
首先點選並連按要刪除的帳戶兩下，然後到選單 [編輯] (Edit) Æ [刪除帳戶] (Delete
Account)

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更改帳戶分類
您可把 MYOB 預設的帳戶所屬總類帳，按自己需要將帳戶重新歸類。會計科目表設定完成
後，到 [總帳] (Accounts) 控制中心Æ [會計科目表] (Accounts List)，再用 [上] (UP) 或
[下] (Down) 按鈕，便可把帳戶移入或移出至所需的總類帳。

注意：
要將帳戶分門別類，須注意下列要點：

1. 是否已將一個帳戶設定為總類帳 (Header Accounts) ，因為只有在總類帳裡面才可達

至分類效果

2. 總類帳帳戶必須置於分類帳之前；即是說總類帳的帳戶編號，一定比該類之下的明細分類
帳的編號小

3. 如要設定帳戶級別 (Level) ，可以利用 [上] (Up)、[下] (Down) 鈕進行 (請謹記

MYOB 只有四個級別)

練習：修改剛建立新檔之會計科目表

輸入帳戶承上結餘
會計科目表設定完成後，便要設定帳戶承上結餘 (Opening Balance)。請到選單的 [設定]
(Setup) Æ [結餘] (Balance) Æ [帳戶承上結餘] (Accounts Opening Balance) 輸入去
年年底的結餘 (Balance b/d)。

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注意：
MYOB 已 自 動 將 會 計 科 目 表 中 所 有 帳 戶 分 類 （ 詳 見 下 表 ）， 因 此 在 [ 帳 戶 承 上 結
餘](Accounting Opening Balances) 視窗中，[承上結餘](Opening Balance) 一欄並沒
有顯示借項或貸項 (Dr./ Cr.) 而只顯示金額。在輸入資產 (Assets) 類別的帳戶承上結餘
時，只要輸入正數金額即可。所有帳戶承上結餘輸入完成後，3-9999 帳戶金額應該是零；
下一步便可以進行期初應收和應付帳設定。

會計科目表 MYOB 承上結餘已設定為

1-xxxx 資產(Assets) 輸入正數為 借項 (Dr.) 輸入負數為 貸項 (Cr.)
2-xxxx 負債(Liabilities) 輸入正數為 貸項 (Cr.) 輸入負數為 借項 (Dr.)
3-xxxx 資本(Equity) 輸入正數為 貸項 (Cr.) 輸入負數為 借項 (Dr.)
4-xxxx 收入(Income) 輸入正數為 貸項 (Cr.) 輸入負數為 借項 (Dr.)
5-xxxx 銷售成本(Cost of Sales) 輸入正數為 借項 (Dr.) 輸入負數為 貸項 (Cr.)
6-xxxx 支出(Expense) 輸入正數為 借項 (Dr.) 輸入負數為 貸項 (Cr.)
8-xxxx 其他收入(Other Income) 輸入正數為 貸項 (Cr.) 輸入負數為 借項 (Dr.)
9-xxxx 其他支出(Other Expense) 輸入正數為 借項 (Dr.) 輸入負數為 貸項 (Cr.)

練習：輸入承上結餘，特別是應收帳和應付帳

期初應收帳的設定
首先我們要設定所有客戶資料，請到 [卡片盒] (CardFile) 控制中心 Æ [卡片表] (Card
List) Æ 按[新增] (New)，輸入客戶資料；重覆按 [新增] (New) 來加入其他客戶。

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然後，便可到選單的 [設定] (Setup) Æ [關連帳戶] (Link Account)Æ [銷售帳] (Sales
Account)；如下圖示，在 [應收款關連資產帳] 一欄點選一個應收帳 (A/R) 帳戶， [客戶
收款支票帳] 則點選一個常用的銀行帳戶；至於餘下的四個關連帳戶，如不適用可全部留空。

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下一步就是核對應收總結餘；請到選單的 [設定] (Setup) Æ [結餘] (Balance) Æ [帳戶
承上結餘] (Accounts Opening Balance) ，確認應收帳 (A/R) 總額是否經已輸入。

然 後 到 選 單 的 [ 設 定 ] (Setup) Æ [ 結 餘 ] (Balance) Æ [ 客 戶 結 餘 ] (Customer

Balance)，按 [加入以往銷售] (Add Sale) 並將所有以往仍未付款的發票 (Invoice) 逐張
輸入。

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注意：
銷售總數 (Total Sales)、帳戶承上結餘 (Accounts Opening Balance) 和現在關連應收
帳結餘 (Linked Receivables Account Balance) 的金額應該相同，未平金額 (Out of
Balance Amount) 則應為 “ 0 ”，這樣才完成應收帳 (A/R) 的設定。

練習：新增客戶卡片及輸入期初應收帳

期初的應付帳之設定
首先我們要設定所有供應商資料，請到 [卡片盒] (CardFile) 控制中心 Æ [卡片表] (Card
List) Æ 按[新增] (New)，輸入供應商資料；重覆按 [新增] (New) 來加入其他供應商。

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然 後 ， 便 可 到 選單 的 [ 設定 ] (Setup) Æ [ 關連 帳 戶 ] (Link Account)Æ [ 採 購 帳 ]
(Purchase Account)；如下圖示，在 [應付款負債關連帳] 一欄點選一個應付帳 (A/P) 帳
戶， [繳付帳單銀行帳戶] 則點選一個常用的銀行帳戶；至於餘下的四個關連帳戶，如不適
用可全部留空。

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下一步就是核對應付總結餘；請到選單的 [設定] (Setup) Æ [結餘] (Balance) Æ [帳戶
承上結餘] (Accounts Opening Balance) ，確認應付帳 (A/P) 總額是否經已輸入。

然 後 到 選 單 的 [ 設 定 ] (Setup) Æ [ 結 餘 ] (Balance) Æ [ 供 應 商 結 餘 ] (Vendor

Balance)，按 [加入以往採購] (Add Purchase)，將所有以往仍未付款的採購單 (P.O.) 逐
張輸入。

注意：
採購總數 (Total Purchases)、帳戶承上結餘 (Accounts Opening Balance) 和關連應付
帳 結 餘 (Linked Payables Account Balance) 的金額應該相同，未平金額 (Out of
Balance Amount) 則應為 “ 0 ”，這樣才完成應付帳 (A/P) 的設定。

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如何設定期初存貨
例子：年結盤點時，所有存貨總值爲 $230,000，存貨包括:
電腦 20 部（$5000@） 存貨帳戶編號為 1-2310
打印機 50 部 ($1000@) 存貨帳戶編號為 1-2320
數據機 40 部（$500@） 存貨帳戶編號為 1-2330
其他硬件 30 件（$1000@） 存貨帳戶編號為 1-2340
軟件 20 部（$3000@） 存貨帳戶編號為 1-2350

1. 請先到選單的 [設定] (Setup) Æ [結餘] (Balance)Æ [帳戶承上結餘] (Account

Opening Balances) 檢查一下，[存貨帳戶]結餘是否經已輸入；根據例子，這裡需輸
入的金額應為 $700。

2. 進 入 [存貨] (Inventory) 控制中心 Æ [貨品清單] (Item List) Æ 按 [ 新 增]

(New)，輸入 [貨品編號] 及 [名稱] (可按鍵盤 Tab 鍵跳去下一欄)；然後，您會看見
以下三組為貨品而設的關連帳戶：

„ [購買此貨品] (I buy this item)：請選一個銷售成本帳戶為關連帳 (如 [採購

Purchase]、[買貨成本 Cost])，編號須為 5-XXXX；

„ [ 出 售 此貨 品] (I sell this item) ：請選 一個銷 售帳 戶為 關連 帳 ( 如 [ 銷 售

Sales])，編號須為 4-XXXX；

„ [庫存此貨品] (I inventory this item)：請選一個存貨帳戶為關連帳，編號須為

1-XXXX。

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注意：
如果主要利用 MYOB 進行開單，毋需記錄存貨，這裡只需點選 [購買此貨品] (I buy this
item) 及 [出售此貨品] (I sell this item) 便可。

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3. 輸入所有貨品資料後，請先離開 [貨品清單] (Item List)，然後在 [存貨] (Inventory)
控制中心 Æ [存貨調整] (Adjust Inventory) Æ 輸入 [日期] (Date) 和 [備忘]
(Memo)；

按 Tab 鍵移至 [貨品編號] (Item Number)，再按 Tab 鍵選擇 [貨品]，而 [名稱]

(Name) 就會自動填上；

然後按 Tab 鍵輸入 [數量](Quantity)，[單位成本] (Unit Cost) 最好先行留空；將貨

品總值輸入 [金額] (Amount) 欄，如例子中電腦 20 部（$5000@） ，請於 [金額] 欄
輸入$100,000；

輸入 [金額] 後，系統便會自動計算 [單位成本] (Unit Cost)；最後將存貨所屬的倉存

帳戶編號 1-2310 於[帳戶] (Account) 欄輸入；這就完成一種存貨的資料設定。

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4. 將其他所有存貨資料逐行輸入後，按 [記錄] (Record)，然後按控制中心的 [報表]
(Reports) Æ [ 存 貨 ] (Inventory) Æ [ 存 貨 價 值 對 帳 ] (Inventory Value
Reconciliation)，再按 [選項] (Customise) ，請選擇查看年初首天的倉庫數量和價
值是否正確。如有不平，可回到 [存貨] (Inventory) 控制中心 Æ [貨品記錄] (Item
Register)，找出剛才報表顯示有問題的記錄，按前面白色的箭咀，便可開啟相關記錄進
行修改，改正後按 [確定] (OK) 即可。

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注意：
如有幾個不同倉存位置，便要為個別倉庫連結至不同存貨帳戶，並倉存來輸入各存貨帳戶的
期初結餘。您更可利用 [報表](Reports) Æ [存貨] (Inventory) Æ [存貨價值對帳]
(Inventory Value Reconciliation)，再按 [選項] (Customise) 查看不同倉庫在某一天的
存貨數量及價值。

練習：設定期初存貨

總結
完成上述各項所需設定後，一個公司資料檔最基本設定便大功告成。
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資料檔備份、還原詳解
每天進行備份 (Backup)，是使用任何電腦系統進行記帳者必須工作，以免因電腦病毒、電
腦損壞、電源問題、網絡資源不足等外在因素，令帳目資料造成不可修復的損失。如資料檔
沒有備份，萬一檔案受損；花費不少時間人力每日進行記錄的資料檔變付之流水，無法挽回。
反之若有每日備份的習慣，即使資料檔有何問題，都有備份保留作還原。

製作備份
MYOB 的公司資料檔應該每天製作備份，如果您的公司每週有五個工作天，每星期便應有五
個備份；逢星期一製作備份，便使用“星期一備份”磁碟，逢星期二用“星期二備份” 磁碟，
如此類推。這個做法的好處是，萬一“星期二備份”磁碟出現問題，便可拿“星期一備份”
磁碟使用，再有問題便可用上個星期五備份”磁碟。每逢月尾都應該製作備份，並將之與每
星期製作的備份分開擺放，即使最壞的事情發生，都不用重新將全盤帳再做一次。

步驟
1. 按選單 [檔案] (File) Æ [備份] (Backup)，謹記要點選 [查驗公司資料檔錯漏] (Check
Company for error)；

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2. 按 [繼續] (Continue) 後，系統便開始資料驗證；如系統跳出 [於資料檔找不到錯誤。]
(No errors were found in your data file)，便可繼續下個步驟；若驗證時發現資料
檔有任何問題，請與我們技術支援小組聯絡

3. 按 [確定] (OK) 後，系統需要您選擇位置來儲存備份 (Backup)，通常我們會以磁碟

(floppy) 儲存，請選擇 “3.5 軟碟機 (A:)”；然後於 [檔名] 欄輸入備份檔名，系統會
以 當 日 日 期 作 預 設 檔 名 ， 例 如 MYOB Accounting 用 戶 的 備 份 檔 名 會 是
“ MYOB0117”，MYOB Premier 的備份檔名會是 “PRM0117”；所有備份均以 zip 檔
案類型作備份。

4. 按 [存檔] 按鈕後，便會跳至製作備份視窗，這時請將磁碟插入電腦 3.5 軟碟機 (A:)，

再 [確定] (OK)；如果壓縮後資料檔大於一隻磁碟的容量（1.44MB）
，便雖要換入另一
磁碟以繼續進行，直至備份完成。（例如一容量 49MB 檔案，經備份壓縮後需約 7 隻磁
碟儲存）；完成備份後，會自動退出至控制中心，這樣備份便算完成。

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注意：
備份檔可儲放於光碟中，但不可用 MYOB 直接儲放於光碟中，只可用燒碟機及有關程式把備份檔燒進光碟裡。
而還原光碟裡的備份檔亦很簡單，只需要先將備份檔抄送到硬碟機內，然後在我的電腦或檔案總管內點選備份
檔 → 按滑鼠右鍵 → 選內容檢查唯讀 (Read Only) 是空白的，沒有加上“3”。之後再依著還原的正常程序
做便成。

練習：備份檔案

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還原備份檔
在進行資料檔驗證時發現錯誤 (Error Code)、在進行資料檔完善化時出現問題，或者重新
安裝 MYOB 後，都需要使用備份，將檔案解壓，要把資料檔還原。

步驟
1. 進入 MYOB 後按 [開啟] (Open)，選擇備份的存放位置後按 [開啟]；如果備份檔存於
磁碟，請插入磁碟並選“3.5 軟碟機 (A:)”，在 [檔案類型] 選擇 [所有檔案] (All
Files(*.*)，然後按 [開啟] 開啟；

注意：
不同用戶儲存備份檔的位置各有不同，例如磁碟機（即 3.5 軟碟機 (A:)）、CD-Rom、伺服器、自
己的電腦、Zip Disk 等，請進行還原時，到相關存放備份的位置，進行解壓。

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2. 系統會跳至 [還原] (Restore) 視窗，在 [儲存於] (Save as) 另選位置去存放還原後
的檔案；

注意：
在這個步驟，用戶常常沒有選擇將解壓後的檔案儲存到電腦硬碟 ( Hard Disk) 內，令磁碟機空間
不足而無法儲存。請將還原後的檔案儲存位置改為硬碟，如為 c:\MYOB Premier v8 Chinese\備
份\ ，檔案的名稱會自動跳出， 若沒有錯誤，可以按 [存檔] (Save)。

3. 按 [確定] (OK) 再次確認解壓後備份名稱和存檔位置，還原程序便開始；

4. 然後系統會詢問您是否需要驗證檔案，請答 [是] (Yes)，好處是若在這時出現問題，就

不能使用這還原檔案，而要使用更早期的備份檔進行還原；再按 [確定] (OK)，然後會
出現驗證的進度；如果一切順利，系統會自動跳至控制中心，還原檔案工序完成，您可
以繼續記帳！

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練習：嘗試還原備份檔

完善化檔案

前言：
經過年月的記錄會令檔案的容量變大，刪除交易會令檔案的容量沒有被善用，這樣會影響輸
入記錄的效率；另外，若遇到以下情況，我們會建議把檔案進行完善化。

z 當程式發生錯誤而無故關閉時
z 出現終止代碼 (Termination Code) 時
z 當輸入記錄時，電腦無故死機
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z 當輸入記錄時，電源無故停止

完善化檔案會檢查檔案有否錯誤及將錯誤改正，所以最好定期做完善化，把發生錯誤的機會
減到最低。當然這個程序並不能改正全部錯誤，如果遇上這情況，就要把備份檔案還原。

步驟
1. 先開啟 MYOB 檔案到 [控制中心] (Command Centre)；

2. 按選單 [檔案] (File) Æ [資料檔完善化] (Optimize Company File)；

3. 一個提示的視窗會跳出，按 [確定] (OK) 便可繼續。

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4. 跟著 MYOB 會把檔案進行完善化。

5. 完成後，下面的提示視窗會出現，按 [確定] (OK) 便完成。

6. 建議將檔案連續再做多兩次完善化，因這樣能夠將錯誤減到最低，只需重複步驟 2 - 5。

注意：如果檔案儲放於伺服器 (Server) 內，請先把檔案抄送到硬碟機 (Hard disk) 內，

然後才進行完善化。因為如果在伺服器內直接進行完善化，由於要經過網絡的關係，過程會
相當緩慢，更有可能發生死機 (Hang computer) 問題。另外，當進行完善化時，請不要按
[取消]，因為這可能對檔案造成不能修改的錯誤。

練習：完善化檔案
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啓動及確認資料檔

所有新建立的資料檔必須進行資料檔啓動及確認程序，啓動程序有 90 天期限。

注意: 如資料檔未經啓動 如資料檔使用 90 天後仍未啓動，資料檔便只可作唯讀，功能亦會

受到限制。

此後 MYOB 系統會每隔三至六個月，定期提醒用戶為個別資料檔進行確認，有關程序可交由
電腦自動執行，有關方法請參閱第 148 頁 <如何設定資料檔自動確認>。

用戶可選擇透過互聯網或電話進行資料檔啓動程序:

• 如何於網上啟動資料檔
• 如何透過電話啓動資料檔

如何於網上啓動資料檔

1 在歡迎視窗按[開啓](Open)開啟資料檔，進入登入視窗。

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 2 如設有密碼，請於密碼欄輸入，否則可將此欄留空按 [確定](OK)；資料檔啟動程
序視窗便會出現。

如資料檔未經啓動，每次開啓檔案時均會出現這個視窗。

3 剔選網上啓動資料檔選項，並按[繼續](Continue)；資料檔啓動程序—互聯網視窗
便會出現。

4 如有需要，系統或會要求用戶在產品序號欄輸入 12 位數字的產品序號，然後按 TAB

鍵；資料檔編碼便會自動產生。

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 5 按[繼續](Continue)；系統便自動將產品序號及資料檔編碼傳送至 MYOB 資料檔
便啓動完成。

系統會發出確認信息，整個程序完成後視窗便自動關閉。

如何透過電話啓動資料檔
1 在歡迎視窗按[開啓](Open)開啟資料檔，進入登入視窗。

2 如設有密碼，請於密碼欄輸入，否則可將此欄留空並按[確定](OK)；啓動資料檔視
窗便會出現。

如資料檔未經啓動，每次開啓檔案時均會出現這個視窗。
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 3 剔選電話啓動資料檔選項，並按[繼續](Continue)；資料檔啓動程序—電話視窗
便會出現。

4 請撥視窗顯示的電話至 MYOB Hong Kong，並依照電話錄音的指示，獲取資料

檔確認編碼。

5 在輸入資料檔確認編碼欄輸入編碼，然後按[繼續](Continue)。

注意:資料檔編碼只可使用一次 所有資料檔編碼只可使用一次；下次用戶需要再次啓動
該資料檔，或需要啓動其他資料檔時，必須另行獲取新編碼。

系統會發出確認信息，整個程序完成後視窗便自動關閉。

如何設定資料檔自動確認
1 開啓需要進行自動確認的資料檔。
2 選擇[設定](Setup)選單的[選項](Preferences)，進入選項視窗。
3 按[安全性](Security)檢索標籤。
4 剔選[使用自動網上資料檔確認[全系統適用]](I prefer to use automated
online company file confirmation[system-wide])選項。
5 按[確定](OK)；每逢需要確認資料檔時，系統便自動完成有關程序，完成後會向用
戶發出通知。

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