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EJEMPLO DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA FASE DE REVISION PRELIMINAR

Se debe tener en cuenta:

a) Creación de la empresa

- Fecha de su creación

- Identificación de sus objetivos originales

- Facilitar los instrumentos legales como:

o Escritura de constitución, Estatus, Actas de directorios, Memoria anual y otros.

o Ley Orgánica, Reglamentos, Resoluciones y otros.

- Breve descripción de la evaluación de la empresa, desde su creación al presente, incluyendo otros


datos, como:

o Clases de negocio, productos elaborados, etc.

o Accionistas y miembros del Directorio, así como el personal asesor.

o Convenios importantes celebrados

o Recursos financieros.

b) Organización

- Solicitar organigramas

- Obtener manuales actualizados, referentes a:

o Organización

o Política administrativa

o Descripción de puestos

o Autorizaciones sobre montos de pagos, giro de cheques, aprobación de documentación,


etc.

o Comunicación, informes y seguridad

o Formatos y archivos.

o Flujogramas operacionales.

c) Planeamiento y Control Presupuestal

- Observar si los planes de la empresa se han informado en todos los niveles.

- Solicitar los cronogramas sobre el avance y progreso de los planes.

- Solicitar los presupuestos.


d) Gerencia o Directorio de Línea

- Actividades que cumplen.

- Solicitar los informes emitidos y las normas que han dictado para controlar o administrar sus
dependencias.

- Obtención de los planes preparados para el presente año relacionándola con las políticas de
empresa.

e) Recursos Humanos

- Identificación de las funciones más importantes.

- Investigar si:

o Existe un plan de incentivos al personal.

o Si trabajan horas extras.

o Contratos colectivos de trabajos.

o Asistencia social.

f) Oficinas

- Observación de la distribución de listas, que su instalación sea adecuada acorde con la secuencia
de las operaciones de la empresa.

- Apreciar si existe espacio suficiente para actuar sin dificultad.

- Observar si existen medidas de seguridad contra robos, incendio, etc. con la cobertura de seguros
correspondientes.

PAPELES DE TRABAJO

CONCEPTO

Son un conjunto de cedulas donde se registran las evidencias, así como las informaciones obtenidas en el
emanen, con la finalidad de sustentar las observaciones, conclusiones, recomendaciones y la opinión del
auditor.

REVISION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Esta labor es muy importante, ya que permite asegurarse, de los hechos que figuran en ellos son suficientes
pertinentes y. están adecuadamente sustentados.

a) Objetivos:

- Detectar la falta de evidencia suficiente en la evaluación de los controles internos.


- Determinar que la información para la preparación del informe sea completo y que el trabajo en
general se haya efectuado de acuerdo con los lineamientos establecidos.

- Observar que se hayan indicado todos los procedimientos de auditoría aplicados y que se hayan
obtenido los certificados de gerencia de algunas áreas y rubros importantes, confinaciones y otros.

b) Reconvenciones

- Es necesario, para si adecuado cumplimiento el trabajo efectuado, con el alcance del programa de
auditoría.

- Se hace necesario incidir en la veracidad y confiabilidad de las observaciones, conclusiones y


recomendaciones.

- Deben revisarse inmediatamente después de concluir el trabajo, con el propósito de que las
labores continúen sin mayor problema se aclaren algunas interrogantes y se continúen en las
otras labores.

UTILIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo sirven principalmente para:

a) Ayudar al auditor en la conducción de su trabajo; y

b) Proporcionar un importante apoyo a la opinión del auditor, incluyendo la sustentación y evidencia en


cuanto al cumplimiento con las Normas Internacionales de Auditoria (NIAS).

Los papeles de trabajo son los registros conservados por el auditor independiente de los procedimientos
seguidos, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones arribadas pertinentes a su
examen. Por lo tanto, éstos pueden incluir programas de trabajo, análisis, memorándums, cartas de
confirmación y representación, documento generales de la compañía y cédulas o comentarios preparados u
obtenidos por el auditor.

Los factores que afecten el juicio del auditor independiente, referentes a cantidad, tipo y contenido de los
papeles de trabajo deseables para un compromiso particular incluyen:

a) La naturaleza del informe del auditor.

b) La naturaleza de los estados financieros, las cédulas u otra información sobre la que el auditor esta
informado;

c) La naturaleza y las condiciones de los registros y controles internos del clientes; y

d) Las necesidades en circunstancias particulares para supervisión y revisión del trabajo realizado por
cualquier asistente.

Los papeles de trabajo generalmente deben incluir o mostrar:

a) Datos suficientes para demostrar que los estados financieros u otra información, sobre la que el auditor
está informado, están de acuerdo (o conciliados) con los registros del cliente.
b) Que el compromiso, haya sido planeado a través de programas de trabajo y que el trabajo de los
asistentes haya sido supervisado y revisado, indicando la observancia de la primera norme de trabajo
en el campo.

c) Que el sistema de control interno del cliente, haya sido revisado y evaluado para determinar la
naturaleza, el alcance y la oportunidad de las pruebas de auditoría, indicando la observancia de la
segunda norma de trabajo en el campo.

d) Los procedimientos de auditoría seguidos y las pruebas realizadas al obtener la evidencia


comprobatoria, indican la observancia de la tercera norma de trabajo en el campo. El registro en estos,
pueden tomar varias formas, incluyendo memorándums listas de comprobación, programas de trabajo
y cédulas que generalmente permitirán una identificación razonable del trabajo efectuado por el
auditor.

e) Cómo se resolvieron y trataron las excepciones y los asuntos poco normales, si los hubieran,
revelados por los procedimientos del auditor independiente.

f) Los comentarios apropiados preparados por el auditor, indicando las conclusiones concernientes a
aspectos significativos del compromiso.

LA PREPARACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

1. Mientras que el trabajo se esté desarrollando, preparar una relación de los punto que uno no pueda
resolver, a fin de que la mayoría de los problemas puedan ser aclarados en una conferencia, con el
socio o gerente a cargo del compromiso, antes de que la auditoría se termine.

2. Sea limpio:

a) Escriban en forma legible.

b) Use lápiz tipo medio.

c) Use lápices de color para marcas de cheques y símbolos.

d) Use una regla (una línea sub-totales, doble línea para totales).

e) Mantenga las cifras en la sección correspondiente a la columna.

f) No ponga mucha información en una sola página.

3. Sea exacto:

Asegúrese de que las cantidades usadas y los totales sean correctos.

4. Ponga titulo a cada papel de trabajo.

a) Nombre del cliente (preferible sello de goma).

b) Nombre del asunto.


c) Breve descripción del contenido, análisis, resumen, reconciliación, etc.

d) Período de tiempo cubierto.

5. Firmar y fechar hoja (eso lo debe efectuar cada miembro del personal que realiza algún trabajo en la
hoja, debiendo indicar qué parte del trabajo a realizado).

6. Si la cédula fue preparada por la organización del cliente, coloque el sello “preparado por el cliente”.
Es conveniente dar el nombre del empleado del cliente que preparo la cédula, aunque en muchos
casos esto no es importante.

7. Indique claramente la fuente de los datos

a) Cuenta del mayor.

b) Referencia de los libros, el asiento original, número de comprobantes, etc.

c) Opiniones o información suministrada por parte de la organización del cliente.

d) Deletrear los nombres correctamente.

8. Explique todos los símbolos usados.

La leyenda o clave de otros símbolos usados deberá aparecer en algún lugar de la cédula. Si hay
varias hojas, la explicación de los símbolos debe consignarse en una sola hoja.

9. Emplear hojas de trabajo de tamaño adecuado.

10. Dejar suficiente espacio en cada hoja, a fin de anotar los asientos de ajuste o de reclasificación.

11. Hacer referencia cruzada a otros papeles de trabajo, cuando fuera apropiado.

12.Ver que la cifra final concuerde con la cifra de la cédula matriz y/o el balance de comprobación y hacer
referencia cruzada al respecto.

13.Indicar claramente el alcance de las pruebas efectuadas.


14.Escribir vuestras conclusiones, teniendo cuidado de diferenciar, entre otras cosas, opiniones y
explicaciones recibidas por parte del cliente.

15.Considerar el uso de las palabras, tales como “sumado” , “probado”, “comprobado” o “verificado”.
Evitar el uso de la palabra “verificado” como descripción de la hoja de trabajo del procedimiento de la
auditoría realizada.

16.Coordinar con el auditor encargado del compromiso, en cuanto a la forma de la cédula a ser preparada
, el alcance del trabajo, etc.

17.Para fines de cartas de información:

a) Usar sobres con la dirección de la oficina de la Firma de Auditores.

b) Consignar el código del cliente en el formulario de respuesta.

c) Depositar personalmente en el correo, todas las cartas de confirmación.

18. Siempre es necesario tener justificación para todo lo que se haga.

Lo que no debe hacerse:

1. no se debe seguir ciertamente los papeles de trabajo de auditorías anteriores; sin embargo se
debe evitar efectuar cambios, a menos que exista una razón definida para ello.

2. No es recomendable preparar análisis, separados de las cuentas de ganancias y pérdidas, cuando


el examen de éstas ya han sido cubiertas en el análisis de las cuentas del balance general.

3. Indicar en el trabajo, el numero de cedula donde ha sido desarrollado cada procedimiento.

4. Se debe evitar preparar cédulas que pueden ser elaboradas por la organización del cliente.

5. Nunca se debe escribir en el reverso de una hoja de trabajo.

6. Evite retener cuadros reemplazados o cintas de máquina sumadora que no tenga lo valor posterior.

7. No dejar puntos o preguntas pendientes en sus papeles de trabajo, a menos que éstos,
representen partidas que se hayan preparado para discusión con el auditor encargado.

8. Los puntos a las preguntas contenidos en los papeles de trabajo, no deben ser tarjados por el
simple hecho de hacerlo. Se deben explicar las razones.

9. No se deben dejar símbolos sin identificar.

10.Cuando sea suficiente un resumen de transacciones, no se debe hacer una transcripción o un


análisis detallado de una cuenta.
11.Cuando el alcance del trabajo hay sido descrito en el programa de auditoría, no se debe repetir
dicho alcance en las cédulas de trabajo. Sólo será suficiente indicar que el programa ha sido
cumplido, indicando los cambios, si los hubiere.

12.Los papeles de trabajo no deben salir fuera de las oficinas de los auditores. Este asunto, en todo
caso, debe ser decidido por el socio gerente de la firma.

13.Es recomendable que los papeles de trabajo no permanezcan en el escritorio (dentro de las
oficinas del cliente), a menos que esté presente otro miembro de la firma de auditores.

SISTEMA DE ORDENAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son archivados en tres clases de “files”

- File permanente

- File corriente

- File de posición tributaria

FILE PERMANENTE

En este file debe incluirse toda la información relativa a la organización “legal” y contable de la empresa, así
como las evaluaciones practicadas por el auditor, respecto al control interno existente. Asimismo, debe
insertarse en todos los papeles de trabajo o documentos que se refieran a asuntos que tengan un efecto
permanente en la situación u operación de la empresa, o cuya vigencia exceda del período bajo examen.

El archivo debe ser preparado en la primera auditoría, debiendo actualizarse en cada auditoría subsecuente.
El trabajo de preparación y actualización debe efectuarse preferentemente en la visita interina, y completarse
en la visita final.

Por cada autorización anual debe prepararse una nueva cubierta y trasladarse al último año, bajo revisión los
documentos que continúen teniendo vigencia o efecto en las operaciones del período. Los documentos no
vigentes continuaran adheridos a sus respectivas cubiertas de años anteriores. En aquellos documentos
transferidos al año subsecuente deberá anotarse en la cubierta de origen con lápiz rojo: TRASLADA AL A.P.
AÑO 20..” indicando la referencia en el año subsecuente.

Como referencia se incluye una lista de los documentos que deben insertarse en este archivo:

a) Descripción y breve historia de la empresa (primera auditoría).

b) Ultima modificación de estatutos y aumento de capital, fecha.

c) Lista de funcionarios y empleados autorizados a firmar cheques , aprobar órdenes de compra,


pagarés, dar de baja cuentas por cobrar, etc.

d) Descripción de todas las prácticas contables no usuales.

e) Listas detalladas del activo fijo.

f) Extracto de actas.

g) Organigrama general de la empresa.


h) Organigrama del Departamento de Contabilidad y Plan de Cuentas.

i) Cuestionario de Control Interno (diversas áreas).

j) Copia de la última carta de recomendaciones sobre control interno.

k) Contratos (arrendamientos de trabajo colectivos o individuales, con clientes, distribuidores,


proveedores, préstamos recibidos u otorgados, compra de propiedades, gravámenes; etc.). la
referenciación de estos papeles de trabajo deberá hacerse usando el prefijo “p”.

FILE CORRIENTE

En este “file”, se deben insertar los papeles de trabajo relativos al período en revisión. Estos se subdividen, en
los siguientes archivos:

- Borrador de informes

- Asuntos generales

- Activos

- Pasivos, capital contable y cuentas de resultados.

- Pruebas de transacciones o procedimientos.

El contenido de los anteriores archivos, es el siguiente:

Borrador de informes

a) Estados financieros y notas, información complementaria y carta de representación del cliente.

b) Observaciones y notas de interés

c) Asientos de ajuste y/o reclasificación

d) Borradores de informe corto

e) Borradores de informe largo, y cartas de recomendaciones.

Asuntos generales (no aplicables a un área específica de los estados financieros examinados).

a) Planeamiento e instrucciones.

b) Control de tiempo.

c) Balance de comprobación

d) Puntos para futuros exámenes, incluyendo modelos de solicitudes de confirmaciones especiales o


importantes.

e) Lista de los funcionarios responsables durante el año examinado, con indicación de nombre, cargo y
domicilio (para empresas estatales y otros).
f) Observaciones generales del supervisor

Activos

Aquí se incluye las diversas cédulas matrices (sumarias) submatrices, analíticas, memorándums, etc. que se
refieren el examen de las cuentas del activo.

Pasivos, capital contable y cuentas de resultados.

Inclúyase en éstos las diversas cédulas matrices, sub-matrices analíticas memorándums, etc. del pasivo,
capital y cuentas de resultado.

Pruebas de transacciones o procedimientos

En ésta se deben archivar todos los papeles de trabajo relacionados con las pruebas de transacciones o de
procedimientos realizados en el proceso del trabajo interino (pruebas de ventas, compras, planillas, etc.).

Las cédulas de las auditorias intermedias practicadas en el curso del ejercicio, muchas veces pueden y deben
aprovecharse para la auditoria final de los estados financieros, a fin de no repetir trabajos ya efectuados; a
veces, será necesario completar tales cédulas. Las que se utilicen en la auditoria final deben traspasarse del
legajo respectivo a los papeles de auditoría del balance. En tales casos en lugar de las cédulas que se retiren
se dejará una nota al respecto.

FILE DE POSICION TRIBUTARIA

El auditor dentro del alcance de su trabajo debe obtener información de la situación o posición tributaria de la
empresa frente al estado y a otras instituciones. Está particularmene interesado en obtener información en
cuento a:

a) El tipo de la sociedad en que está constituida la empresa (sociedad anónima, sociedad de personas, etc.).

b) Si tiene agencias o sucursales, en el país o en el exterior.

c) Nacionalidad de la oficina principal o casa matriz.

d) Tipo de actividad que realiza.

e) Fecha de registro en el Registro Mercantil.

f) Número del registro Industrial y/o Comercial

g) Duración de la empresa

h) Numero de RUC

i) Numero del registro patronal del Seguro Social.

j) Ultimo ejercicio económico revisado por la SUNAT

k) Ultimo ejercicio económico acotado por la SUNAT


l) Ultimo ejercicio económico cerrado definitivamente, etc.

Toda ésta relación documentada constituye la denominada “Información General”.

Asimismo el auditor obtiene otra información relativa a lo siguiente


- Lista de acotaciones recibidas

- Lista de reclamo presentados

- Lista de apelaciones presentadas

- Programa de reinversión con saldo pendiente de deducción de la renta neta.

- Exceso de pagos de tributos a deducir en ejercicios anteriores.

- Pérdidas de ejercicios anteriores

- Tributos del ejercicio

- Regímenes especiales de tributación.

- Copias de las Declaraciones Juradas rectificatorias.

- Observaciones y notas de interés.

Esta documentación debe ser guardada en forma ordenada y sistemática en un archivo denominado “File de
posición tributaria”.

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