如何準備一場精彩的簡報

最近手邊剛好有幾場課程及演講，即將於月底及下個月初登場．所以最近常常需要花時間設計課
程，或是準備簡報．接下來就跟大家分享，jeff 準備簡報的流程及技巧．

確定主題、
確定主題、聽眾及目標
1.確定主題

簡報主題是什麼？誰聽？有多少人會參加？層級如何？時間限制？聽眾
的程度？這次簡報的目標為何？這些都會影響後續的準備。在簡報前，
應儘可能多收集這些相關資料，做好簡報前的設定及準備。

特別是時間因素．有多少時間，就講多少話。如果時間很短．那麼就只
講重點。相信我，讓聽眾聽到＆記得３個重點的簡報，遠比您說了 10
個重點，卻什麼都沒記住的簡報要來的好。

搜集資料 & 大量閱

2.搜集資料 大量閱讀

在這個階段，腦子裡面只有一個模糊的概念而已，也就是說，我只知
道簡報的一個大方向，但是簡報的細節確不清楚．因此會開始大量的
讀相關的主題（google 是萬能的，搜尋 keyword，找出相關網頁，
ppt，pdf，還有看書 or 雜誌）．我們指的大量，是真的很大量（例
如：30 個相關的ppt , 20 個 pdf, 或是上百個網頁….當然，我是快速的
看過，並不是精讀）．有些人會一面看，一面作筆記．但我個人比較
少這麼作（因為這樣速度慢）．只是看過，有個印象．待會思考或日
後要查閱時有個底（所以，我會將 pdf , ppt 存在電腦中，相關書籍堆在書上）。這個部份，是最
花時間，卻看不到產出的階段。

重整一下簡報的段落及重點
3.重整一下簡報的段落及重點

經過剛才的大量閱讀後，我對於簡報時要講那些主題，要放入什麼東西．會有一個比較清楚的感
覺。譬如以準備心智圖課程為例：我可能會覺得課程中要放入的項目有：

．心智圖介紹

．學員演練

．心智圖在不同領域的應用

．心智圖電腦軟體應用

像這樣的一些大重點，有的部份也許您知道細部，有的部份也許您不知
道（那就再去找資料，看資料）．不過相信您在一面整理的過程，心中
對於簡報的呈現及重點，會在逐漸的成型，也比較能有個方向．

如何開場、
如何開場、從何開始
4.如何開場
 好的開場，也許不見得是成功的一半．但是壞的開場．．．．那就死
定了！因此，要仔細構思如何開場，要從那邊開始講。用什麼方法、
故事、舉手法、自問自答法、名人錦句法、圖片法？，要在一開始就
破冰，並與聽眾建立共鳴

請不要告訴我，您將高潮放在最後，因為那時也許聽眾已經睡著
了．．．．當然，多練習可以增進這些技巧．但是如果您真的暸解道
開場的重要性．相信您很快就會找出一些好方法。

善用構想整理工具
5.善用構想整理工具

這一點很重要，因為在整個簡報準備的過程中，對於簡報時該講些什麼
都是不斷的在變化的，可能一開始我想講的是 A.B.C.D 這幾個重點，
後來又想加入 E,F 這二個重點，最後又覺得先講 C. D 再接 A.B 然後用
E. H 來作結尾，整個構想一直到最才會逐步的成型，這時的簡報構想
整理工具就佔了十分重要的地位了。

什麼工具，可以讓我們逐步添加構想，又可以隨時調整次序？還可以看
到整個構想的全貌？jeff 在簡報準備時，用的是什麼方法呢？

沒錯，您可能猜對了，就是：心智圖(mindmap)。

幾乎所有的簡報、演講、課程設計、新創事業構想、idea發想、網站規劃、寫書、活動規
劃．．．．，我一定會拿起心智圖軟體，開始在上面思考，並打入重點。（心智圖軟體：免費版
為 freemind ，專業軟體為 mind manager ）。

在準備簡報階段，我會開一個心智圖，將重點打在上面，這份心智圖可能會一直修改，分多次才
完成。也因為心智圖的特性，可以隨時調整次序及層級，又可以任意的在某一個觀念持續發展，
等到發展完整後再歸類。對於簡報的準備，真是太適合了。。

當然，有時我也會在白紙上亂塗，刺激一下思考。或是找人討論，整理一下觀念．但是最後面一
定都會變成心智圖。我強烈建議，每一個想要增進簡報技巧的人（或是常需要創意發想的人），
都應該學習心智圖。對您會有很大的幫助哦．

6. 在腦子裡演練簡報的流程

準備到一個階段，構想開始完整成型，心智圖也逐漸豐富了。這時開始作投
影片？還沒還沒！我會開始想像簡報的流程，一開始該講些什麼，出現什麼
投影片．再來該怎麼接，出現什麼投影片（這個時候，投影片還沒有製作，
或只是作幾張而已）。想像．．想像．．．應該從那個段落，接到那個段
落。這個想像，對於整個簡報的流暢性，是非常重要的。

也許您想問：是想像每一句話該怎麼說嗎？不是的，除非到了簡報正式上場
的那一天，我也從來沒有辦法在事前想像每句話該怎麼說（但是，我一定會
準備好開場的前2分鐘，每句話要怎麼說，用那一個故事，怎麼破冰．這極為
重要），但是我們總是可以大概想像的出來，要從那個重點，談到那件事
情。要舉什麼例子、再接回來那個段落．簡報的投影片，大概要怎麼銜接。就好像導演一樣，心
裡面對這場簡報大秀，會有一個較確定的想法及流程。有的導演戲還沒有開拍，卻會先有一個分
鏡表，大概就是這個意思了。

不過說真的，有時我會卡在這個階段很久，腦子裡想法＆資料一堆，卻理不出個頭緒來，或是找
不出一個最佳的表達流程，這時我可能會先到下一個步驟作幾張投影片，然後再思考，再找資
料、思考、作心智圖，就這樣來來回回跳來跳去。花費許多時間．．．．．但我總是知道，我越
是把流程想的越清楚，簡報大概就會越精彩，這是我過去的經驗．．．．。

記得，不要背稿，不要把文字稿寫下來．但卻要確實的知道，簡報流程要怎麼跑，要講那些重
點。如果您還不知道，那就回到前面的步驟，再多作一些功課吧．

7. 開始製作投影片

到這個階段，我才會開始製作簡報投影片。由於資料準備好了( step
3)，心智圖也畫好了(step 5)，流程也清楚了(step 6)，這時作投影片應
該會蠻順的。記得，投影片上面只顯示重點（請參考投影片的製作方
法），而不是把所有的資料都打上去。投影片只是輔助，讓聽眾有個視
覺的參考，重點還是您想要說什麼．表達什麼．

如果可以的話，適當的加入一些圖片，適當的讓文字動態的出現（逐行
就可以，別用太多太炫的動畫效果．反而不專業）．對於整個投影片會有畫龍點晴的效果。

8. 參照投影片預演

投影片作好後，要記得將整個簡報的過程預演彩排一下，這是重要的簡報技巧
之一，也是許多人都沒有作到的地方。請配合投影片出現的次序，自言自語一
下（默念也可，自言自語也可，或是站著說話也可）．讓整個流程更順暢。

記得，您不是在念投影片。您是先準備好了簡報流程，才開始製作投影片。投
影片只是您的工具，千萬不要又被它牽著走（人的習慣，是很可怕的．看到投
影片，又會不由自主想去念它）。完美的情形是，您閉著眼晴，就可以知道什
麼時候要按換頁鍵，而下一頁投影片會出現那些文字跟重點（如果您確實的依
照我們的流程來準備簡報，想信我．您會記得住的）．簡單說，投影片是給觀
眾看的，不是給您看的。以這樣的假設準備，簡報才能更流暢哦．

充份休息
9.充

等到您完成上面幾個階段，相信您大概已經能閉著眼晴，想像每一張投
影片的播放．記住！這不是考試，也不是背書，沒有必要去死背它．只
要大概掌握住之後，去休息吧，讓腦子放鬆一下，好好的睡一下．這對
簡報是有幫助的．如果一直死背，反而表現的會不自在．準備差不多
了，就休息吧．

相信自己，一定會演出一場好簡報．
 上場前，
上場前，再復習一下開場的方式
10.上場前

要用什麼方式開場呢？問問題？說故事？引用案例？格言？在上場之前，
找個地方放鬆自己，再復習一下開場的方式．把整個簡報流程在心裡面跑
一次，想想要講那些故事？那些例子？想像一下，待會一定會有好的成
果，想像過往成功的經驗，這樣一開始就會有信心．簡報自然就會很不錯
的．

每一個人都會緊張，重要的是別讓緊張控制了您．記得帶著笑容跟熱情上場．it's show time!

結論：
結論：

看了這麼多過程，您可能會想．．．．哇．．好像有點難呢？其實還好，只是我將整個流程細分
下來，您才會覺得有點複雜。您真正準備時，也許很多步驟會濃縮在一起（例如：一面構思一面
作ppt，最後才看一下預演）．但是上述的流程，大概詳細的分解了 jeff 在簡報準備時的一些流程
及心得。跟您分享及交流囉．如果有什麼好的簡報方法，也要記得告訴我哦．

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