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El artículo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas, señalando: “Las
empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que
permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios
devengados”. (negrillas y subrayado nuestro)
Ahora bien, el Archivo General de la Nación ha aprobado Tablas de Retención Documental con
un tiempo de retención para las Historias Laborales entre 80 y 100 años, el cual empieza a
contarse a partir del retiro del funcionario y/o trabajador.
¿La actualización de las Tablas de Retención Documental se debe hacer por procesos y
procedimientos conforme a los establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad?
Publicado el día 13 de octubre de 2009
En primer lugar, el Acuerdo 039 de 2002 sigue vigente en toda su extensión, de tal suerte que las
dependencias de la entidad deben seguir organizando sus documentos de acuerdo con las TRD
de cada oficina.
Ahora bien, si en la entidad han realizado cambios estructurales, fusiones y/o supresión de
funciones o de oficinas y han cambiado algunos trámites administrativos que conlleven
modificaciones en la conformación de las series, la entidad debe actualizar las TRD atendiendo
esos cambios, sin que esto conlleve modificaciones metodológicas en cuanto a la base teórica
que soporta las TRD, ya que los documentos siempre son producidos por las oficinas en el
ejercicio de sus funciones y las TRD se basan en éstas.
De otra parte, es importante recalcar que las funciones señalan que se debe hacer y los
procedimientos describen como se debe hacer, indicando actividades y determinando
responsables, en tanto que los procesos evidencian la interrelación de quienes intervienen en
todo el trámite en consecuencia, las TRD no pueden desaparecer en aras de formar parte de los
registros y documentos del Sistema de Gestión de Calidad, porque las TRD forman parte del
Proceso de Gestión Documental que es transversal a los demás procesos de la entidad
Aclaración sobre el uso de las carpetas de cuatro aletas o solapas laterales para el
almacenamiento de los documentos de archivo
Publicado el día 13 de octubre de 2009
Según la NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en papel.
Características de calidad”, las carpetas tienen como función almacenar los folios sueltos de
cualquier formato. Éstas son las unidades que están en contacto directo y permanente con la
documentación. Debido a esto el diseño de las carpetas debe ser acorde con el volumen y el
formato de los documentos.
Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad o las
que tienen sus bordes laterales cerradas con solapas. Lo importante en el uso de estas carpetas
es que no se deben usar unidades de almacenamiento que impliquen perforar los documentos y
el contacto con material metálico como el de los ganchos. Al perforar los documentos puede
perderse información si éstos no cuentan con el suficiente margen, cuando se almacenan
demasiados documentos se crean deformaciones y el uso de material metálico causa
abrasiones y manchas de oxidación.
Como se anotó anteriormente, para evitar el daño de los documentos éstos no se deben perforar
salvo casos excepcionales. Estos casos deberán ser determinados por el Comité de Archivo de
cada entidad o institución. Los documentos que sean objeto de esa decisión, estarán más que
todo referidos a los archivos de gestión, o sea, aquellos que se usan y manipulan
constantemente por motivos de trámites y que no van a tener una conservación permanente.
Estas consideraciones se deberán consignar en un Acta celebrada en el Comité de Archivo
donde se justifique la decisión.
La conservación total de la serie tampoco parece la más aconsejable disposición final porque
ello equivaldría a no eliminar ninguna historia clínica, lo cual ocasionaría muchos problemas de
almacenamiento y conservación relacionados con la cantidad y diversidad de soportes (papel,
negativos, fotografías, electrónicos).
Así, pues, la opción más recomendable como disposición final de las historias clínicas es la
selección. Esta opción consiste en decidir cuantas y cuales se deben eliminar y cuántas y cuales
se deben considerar de conservación permanente en el archivo histórico de las entidades
prestadoras de servicios de salud. En esta selección los Comités de Historias Clínicas deben
actuar con mucho cuidado por cuanto no se pueden valorar las historias clínicas de manera
ligera sino, al contrario, deben decidir para satisfacer criterios cuantitativos (un porcentaje
representativo) y cualitativos (contenidos significativos).