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實用文格式大全 (ASL CLC)

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(二)公函 上款: 正文 分傳統式和通用式兩種,傳統式公函以及 發端語「敬啟者」 ,覆函應用「敬覆者」 。 通用式書函的上款包括收書人的所屬單 位、職銜、姓名及尊稱,如「教育統籌局 長李國章先生」 。 跟書信不同,可取消問候語,但仍需概括 交代來書的原因,說明來書的意圖。 正文方面,主要是概述收信人要知道的事 情,最後希望收信人接受意見,有所回應 (或跟進投訴、或接受邀請等)。 一般來說,如果是發出邀請或是有所請求 的一方,應有一些客氣的讚揚話,如素仰 貴校體育隊訓練有素。語氣亦應較禮 貌,多為別人設想,避免說私事或加入個 人情感的形容。 須有發信人的所屬單位、職銜、姓名和 敬詞。如 杏壇中學校長 李念慈敬上。 如是投訴信,應以投訴人代替所屬單位 和職銜。 若函件是代人發出,須加上代行人姓名 和啟告語,如 香城公務員事務處處長 趙允行 (周一心代行) 祝頌語 下款 附件: 日期 如上款用「敬啟者」 ,需在正 文結束後下一行空兩格書寫 「此致」 ,再於下一行頂格書 寫收書人的所屬單位、職銜、 姓名及尊稱。在這情況下可 不寫祝頌語。 可在結束段後直接寫上祝語 (如祝) ,再另行頂格寫上頌 語(如安好) 。又或另行空兩 格才寫上祝語,再另行頂格 寫上頌語。如: 祝 安好 若隨函附上參考文件,要清楚 註明附件的名稱和數量,方便 收信人查核。 必須註明發函的年、月、日, 缺一不可。 3 .

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