PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG

DAN KAWALAN STOK

(PK/P02-1)

Carta Alir

Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 1
 PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG
DAN KAWALAN STOK
(PK/P02-1)

1.0 Tujuan

Memastikan stok yang diterima, disimpan dalam keadaan teratur dan

sistematik.

2.0 Skop

Merangkumi semua barangan terkawal dan juga barang-barang tidak

terkawal untuk edaran ke Pusat Tanggung Jawab dan pengguna MARDI.

3.0 Tanggungjawab

Prosedur penyimpanan barang-barang dan kawalan stok di Stor

diselaraskan oleh Pegawai Tadbir/Penolong Pegawai Tadbir/Pengurus
Stesen di Pusat tanggungjawab masing-masing. Tanggungjawab secara
spesifik mengikut aktiviti adalah seperti tercatat dalam prosedur.

4.0 Definisi

4.1 Barang Terkawal

Barang-barang yang di bawah kawalan Stor Pusat dari segi

perolehannya dan diagihkan kepada PTJ dengan menggunakan
peruntukan Ibu Pejabat MARDI .

4.2 Barang Tidak Terkawal

Barang-barang yang tidak dikawal oleh Stor Pusat dari segi

perolehannya.

4.3 Barang-Barang Menarik

Barang-barang yang mempunyai nilai yang tinggi dari segi harga dan
penggunaannya seperti pakaian, alat-alat kelengkapan dapur, makmal,

Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 2
 PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG
DAN KAWALAN STOK
(PK/P02-1)

perabot dan sebagainya. Setiap pengurusan stor akan mengklaskannya

berdasarkan peralatan yang disimpannya.

4.4 TP(P&A) - Timbalan Pengarah (Pengurusan

Perolehan & Aset)

4.5 PT - Pegawai Tadbir

4.6 PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

4.7 J/K Verifikasi Stok - Anggota yang dilantik oleh Ketua

Pengarah dan bebas daripada kerja-kerja
Pengurusan Stesen

4.8 PAR - Pembantu Am Rendah

4.9 PTJ - Pusat Tanggung Jawab

5.0 Rujukan

5.1 PK/S 01 : Manual Pengurusan Kewangan MARDI

5.2 PK/S 02 : Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2009

Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 3
 PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG
DAN KAWALAN STOK
(PK/P02-1)

6.0 Prosedur

Tindakan Tanggungjawab

6.1 Menentukan Lokasi Penyimpanan

6.1.1 Cara penyimpanan di dalam stor hendaklah PT,PT(P/O), PAR

kemas dan teratur mengikut kesesuaian ruang stor

6.1.2 Penyimpanan barang-barang hendaklah PT (P/O),PT, PAR

ditetapkan mengikut lokasi yang disediakan
berdasarkan kod dan telah direkodkan di dalam
buku stok dan kad petak. Usaha hendaklah dibuat
supaya ruang stor digunakan secara maksima dan
ekonomik

6.1.3 Gunakan petak/rak/gerobok yang mudah diubah- PT (P/O),PT, PAR

ubah untuk membolehkan barang-barang
disimpan dengan lebih baik dan cekap. Gunakan
palet kayu bagi barang-barang besar dan berat
manakala bagi bahan-bahan mudah terbakar
hendaklah menggunakan tangki kalis api dan air.
Tanda pengenalan barang-barang hendaklah
diletakkan di setiap lokasi penyimpanan

6.1.4 Barang-barang hendaklah disimpan dan disusun PT (P/O), PT,

secara teratur dan sesuai dengan lokasi PAR
penyimpanan supaya tidak menghalang kepada
kerja-kerja pemunggahan dan pengeluaran.

6.1.5 Ruang stor hendaklah dibahagikan kepada PT (P/O), PT

beberapa Seksyen atau Kumpulan mengikut PAR
susunan barang dan plan lokasi

6.1.6 Barang-barang menarik dan berharga hendaklah PT (P/O), PAR

disimpan di dalam gerobok atau bilik berkunci

Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 4
 PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG
DAN KAWALAN STOK
(PK/P02-1)

Tindakan Tanggungjawab
6.1.7 Barang-barang yang dibekal di dalam standard PT/PAR
seperti kotak, botol, kartoon hendaklah disimpan di Jawatankuasa
dalam bekas asalnya dan ditindan dengan baik verifikasi yang
serta disusun agar mudah untuk dikeluarkan dan dilantik
dikira.

6.2 Pemeriksaan Kawalan Stok/Verifikasi PT

Jawatankuasa
6.2.1 Pemeriksaan dan verifikasi stok hendaklah verifikasi yang
dijalankan dari semasa kesemasa selaras dengan dilantik
Manual Pengurusan Kewangan MARDI.

6.2.2 Pemeriksaan dan pengiraan stok hendaklah PT (P/O)

dilakukan oleh pegawai pengawal stor atau Peg. Penjaga
wakilnya dengan mengira 100% barang-barang Stor
yang dikawalselia sekurang-kurangnya enam (6)
bulan sekali dengan menandatangani di kad
petak.

6.2.3 Urusan verifikasi stok dilakukan oleh Pemverifikasi J/K Verifikasi

Stok yang dilantik oleh Ketua Pengarah terdiri Stok
daripada Pegawai-pegawai yang tidak terlibat
langsung dengan aktiviti stor (berkecuali) sekurang-
kurangnya setahun sekali (Rujuk PK/S02).

6.2.4 Verifikasi dilakukan mengikut pengklasan barang- J/K Verifikasi

barang seperti dalam Manual Pengurusan Stok
Kewangan. Laporan verifikasi Stok MARDI (MDI
144), dan sijil verifikasi stok (MDI 144E) hendaklah
dikeluarkan selepas selesai operasi dijalankan.

Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 5
 PROSES PENYIMPANAN BARANG-BARANG
DAN KAWALAN STOK
(PK/P02-1)

7.0 Rekod

Bil. Rekod/Fail Lokasi/ Tempoh

Tanggungjawab Simpanan

7.1 Kad Petak Pejabat Am 5 tahun

Kad Kawalan Stok Stor/
Buku Stok PT(P/O)

7.2 Kad Kawalan Stok (MDI 305) Pejabat Am 5 tahun

[Borang PK/P02-(1)] Stor/
- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07 PT(P/O)

7.3 Kad Petak(Bin Kad) (MDI 304) Pejabat Am 5 tahun

[Borang PK/P02-(2)] Stor/
- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07 PT(P/O)

7.4 Laporan Verifikasi Stok MARDI (MDI Pejabat Am 5 tahun

144) [Borang PK/P02-1-(1)] Stor/
- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07 PT(P/O)

7.5 Sijil Verifikasi Stok (MDI 144E) Pejabat Am 5 tahun

[Borang PK/P02-1-(2)] Stor/
- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07 PT(P/O)

Isu : 08 No. Prosedur : PK/P02-1

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 6