Planejamento de Comunicação

Planejamento Organizacional e a Organização como Sistema Social

PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL

O planejamento é algo que fazemos antes de agir, antes da tomada de decisão para definir o que fazer e como fazer. Consiste em um conjunto de
atividades e de providências que devem ser tomadas com o propósito de alcançar um objetivo. O planejamento é um instrumento de trabalho que
auxilia e facilita a tomada de decisões, de forma a conduzir a empresa à conquista de bons resultados, tanto financeiros quanto nas próprias ações
desenvolvidas. Essencialmente, o planejamento é uma das funções administrativas mais importantes que permite estabelecer a razão de ser de uma
organização. Ele é importante para as empresas porque permite preestabelecer as dimensões das ações presentes e futuras, conduzindo esforços para
objetivos predeterminados, aplicando racionalmente, os recursos disponíveis.

No processo de planejamento, não se consegue planejar ou criar sem que haja uma noção do problema a ser resolvido, detectado através de
pesquisas, dados estatísticos que permitem uma visualização de todo o cenário empresarial para o desenvolvimento do projeto.

Uma empresa deve definir quais são seus objetivos, o que pretende alcançar e em que prazo e estabelecer a ordem de importância e prioridade em
que as ações devem ser desenvolvidas. Deve entrosar todas as áreas envolvidas para que cada ação ocorra no momento e no lugar certo e seja
conduzida conforme estipulado.

Planejar é desenvolver estratégias para orientar o posicionamento da empresa no mercado. Ansoff, tomando como referência outros autores,
considera a estratégia como o conjunto de “regras de decisão e diretrizes” para auxiliar a organização na orientação do seu crescimento. Newman diz
que a estratégia é “usada para significar o ajuste de um plano às reações antecipadas daqueles que serão afetados pelos planos”. A escolha das
estratégias vai depender muito do que se pretende fazer e da filosofia e política da organização. A seguir, os aspectos concretos que a organização
deverá procurar alcançar para seguir a estratégia estabelecida:

• Objetivos
• Metas
• Missão
• Desafios

Segundo Ackoff, há uma diferença entre objetivos e metas, “situações ou resultados desejados são objetivos. Metas são objetivos designados para
serem atingidos durante o período para o qual se planeja”.

Sem um planejamento, as decisões das empresas ficariam ao acaso, sob a dependência de resoluções aleatórias ou de última hora, de ações
isoladas, individuais e fragmentadas, sem qualquer preocupação com a eficiência e com os resultados a alcançar. O planejamento evita improviso,
possibilitando o trabalho em equipe e decisões mais conscientes. O planejamento deve entrosar todas as áreas envolvidas para que cada ação venha a
ocorrer no momento certo, no lugar pretendido, dentro da verba estabelecida e, claro, aplicada conforme o estipulado.

Com base em José Maria Dias, podemos sintetizar cinco vantagens da utilização do planejamento nas organizações:

1. Propicia a coordenação de esforços e a maximização de recursos escassos.

2. Faz com que a organização tome consciência de sua razão de ser, por meio de um conjunto de elementos estratégicos de seu desempenho.
3. Permite conferir se está conquistando os resultados propostos nos objetivos.
4. Aumenta o nível de interação entre as pessoas que compõem a organização.
5. Amplia o horizonte dos dirigentes, orientando-os na localização do ambiente em que a organização irá operar, bem como promover novas idéias
sobre oportunidades a serem exploradas.
 Segundo Gaudêncio Torquato, para que o planejamento seja concretizado, ou seja, projetos, planos e programas sejam apresentados com
referência a algum assunto, situação, decisão ou problema, é necessário esquadrinhar algumas fases ou etapas.

1.Identificação da situação
Se é uma decisão ou problema a ser resolvido, deve-se estabelecer a ordem de importância e obter o maior número de informações, tanto internas
quanto externas.

2. Análise das forças e limitações da empresa

Realizar uma análise profunda das condições internas da empresa para identificar os pontos fortes e pontos fracos que a organização possui, para ter
reais condições de fazer um diagnóstico para definir exatamente o que fazer e estabelecer prioridades. Enquanto os pontos fortes constituem as forças
propulsoras da organização que facilitam o alcance dos objetivos, os pontos fracos constituem as limitações e forças restritivas que diminuem ou
impedem o seu alcance. A análise interna envolve a análise dos recursos, que são, basicamente, três: materiais, humanos e financeiros. São os recursos
de que a empresa dispõe para suas operações atuais e futuras.

3. Análise externa
Trata-se da análise do ambiente externo da empresa, das condições externas que lhe impõem desafios e oportunidades. O ambiente externo é
composto pela economia, política e legislação, tecnologia, concorrência, tendências sociais e culturais que afetam a sociedade e todas as demais
empresas.

4. Formulação das alternativas

Nesta fase formulam-se alternativas que a organização pode adotar para alcançar os objetivos pretendidos, considerando as condições internas e
externas.