LA IMPORTANCIA DE UNA MEJOR GESTIÓN Y UTILIZACIÓN DE LOS SISTEMAS

COLABORATIVOS PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS EN LA INDUSTRIA

DE LA CONSTRUCCIÓN CIVIL

Leandro BORDIN
Eng. Civil, Mestrando do Curso de Mestrado Acadêmico NORIE/PPGEC/UFRGS. Av. Osvaldo Aranha, 99,
3.andar, CEP 90.035-190, Porto Alegre (RS) - Correio eletrônico: lbordin@cpgec.ufrgs.br

Carin Maria SCHMITT

Dr. Adm., M.Sc. Eng., Eng.Civil, NORIE/PPGEC/UFRGS. Av. Osvaldo Aranha, 99, 3.andar,
CEP 90.035-190, Porto Alegre (RS) - Correio eletrônico: cschmitt@ufrgs.br

Janice Moura Correa Netto GUERRERO

Arq., Mestranda do Curso de Mestrado Profissionalizante NORIE/EE/UFRGS. Av. Osvaldo Aranha, 99,
3.andar, CEP 90.035-190, Porto Alegre (RS) - Correio eletrônico: janice.moura@uol.com.br

RESUMEN

Cada vez más, la industria de la construcción se ha beneficiado de las posibilidades que ofrece la tecnología
de la información. Recientemente observamos el uso generalizado de redes externas a los proyectos de
desarrollo de sistemas, lo que representa un gran avance en el intercambio de información entre las diversas
partes interesadas durante la preparación de un proyecto de construcción. Estos sistemas colocan a todos los
participantes en el proceso de diseño ante una nueva situación. Esta investigación observo que el líder del
proyecto también tiene que asumir un papel diferente en la realización de las obras. Esto nos permite afirmar
que a pesar de las numerosas ventajas que ofrece la extranet, esta tecnología todavía requiere un análisis y
seguimiento permanente que se incorporen de manera adecuada en el mercado como una sólida plataforma
para el trabajo colaborativo. En este sentido, los autores defienden la idea de sistematizar mejor el
intercambio de información a través de la extranet, asegurando que la información necesaria y pertinente a
disposición de cada participante en el proceso en el momento oportuno.

1 EVOLUCIÓN Y LA IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN DEL PROYECTO

Según Silva (1991, p. 16 - 17) el proyecto no es sólo una consecuencia de la racionalización o mejora de las
actividades humanas, sino también una consecuencia de la imposición de la división social del trabajo y
mecanismos de asignación y distribución de responsabilidades, como un fenómeno histórico inseparable del
proceso evolutivo de las sociedades. Para el autor, la evolución de la función de diseño se puede entender a
través de cuatro modelos básicos.

El primer modelo se refiere a la sociedad más primitiva, donde se produce la vivienda por el usuario que por lo
general juega un modelo concreto, sugerido o impuesto por la tradición. En este caso, la figura del constructor
profesional no existe y el proyecto es totalmente innecesario, ya que el refugio o reproducción está dedicado a
un modelo, o sólo una parte de acoplamiento rudimentaria y materiales de construcción. En el segundo
modelo corresponde a una sociedad un poco más avanzado (empresa intermedia) se encuentra la figura del
constructor, que sustituye el usuario y es capaz de sustituirlo de la tarea edificatoria. Sin embargo, el
constructor es esencialmente un hacedor material de la obra, sin que esto necesariamente signifique la
actividad creativa (que sigue siendo la fuerza de la tradición exige que los modelos anteriores). El proyecto,
en este caso, también es prescindible, aunque puede ser contemplado como un medio para mejorar el
proceso de comunicación entre el usuario y el constructor. El tercer modelo, a su vez, retrata la sociedad
organizada. En esta etapa, la producción de la construcción, excluye la participación directa del usuario, y
permite o exige la participación de otros intermediarios. Las necesidades de los usuarios son inicialmente
interpretadas por uno de los actores, el diseñador, que los registros ya partir de entonces la elaboración de un
documento - el proyecto. Esto permite al segundo participante, el constructor, la comprensión de las
necesidades y aspiraciones de los usuarios acerca de las intenciones del diseñador. Por último, el cuarto
modelo se refiere a una más desarrollada y compleja. En este sentido, el grado de especialización que se
requiere es aún mayor y las responsabilidades de la tarea edificatoria deben ser compartidas por varias
formaciones. La existencia de profesionales con diferentes especialidades, que requieren un enfoque
diferenciado requiere que el proyecto sea implementado con el fin de transmitir el lenguaje específico de cada
especialidad y este caso pone de relieve el papel del proyecto como parte del registro y la comunicación,
incluyendo la función o documentos legales (aprobación previa del proyecto por los órganos especializados)
(SILVA, 1991, p. 17-25).

Frente a esto, el autor conceptualiza el proyecto como un instrumento adoptado para evitar la sorpresa y lo
desconocido para todos los interesados. Cuando el proyecto es una mera reproducción de modelos
concretos, como ocurre en los primeros dos modelos mencionados (la sociedad primitiva y la empresa
intermediaria), la sorpresa y lo desconocido se excluyen automáticamente a partir del contexto. En los dos
últimos modelos (una empresa de la sociedad organizada y compleja), el proyecto busca acelerar el ajuste
para que la obra tendrá para prescribir la posibilidad de consecuencias inesperadas y con frecuencia no
deseados (SILVA, 1991, p. 26). Reforzando esta idea, Souza et al. (1997, p. 48) destacan la fase de diseño
como factor clave en la consecución de los edificios de calidad, para orientar e intervenir en las actividades de
todos los participantes en el proceso de producción de la construcción, proporcionando las mejores
soluciones a las diversas situaciones que se producen durante este proceso. Según Souza et al. (1995, p.
130) y Melhado y Agopyan (1995, p. 4), las decisiones adoptadas en la fase de diseño tiene una gran
capacidad para influir en el coste final del proyecto y debido a esto se concluye que se preste especial
atención esta etapa del proceso de construcción.

2 EL USO DE LOS SISTEMAS DE COLABORACIÓN DE DESARROLLO DEL PROYECTO

La escala y la complejidad de los proyectos de construcción moderna han complicado los problemas de
comunicación. Con el advenimiento de la Internet, no es inusual tener un proyecto con participantes de
diferentes partes del país o incluso del mundo. Esta globalización de los proyectos de construcción hace que
sea muy importante que los participantes a comunicarse de manera efectiva. Esta necesidad de puntos de
comunicación y la integración de tecnologías de la información como una solución potencial (Ahmad et al,
1995, p. 163;. Tang et al, 2001.).

Una tecnología de la información que está ganando rápidamente en la industria de la construcción son los
sistemas a través de la extranet del proyecto colaborativo. Según Soibelman y Caldas (2000, p. 590) extranet
se puede definir como una red informática que utiliza tecnología de Internet para conectar a las empresas con
sus proveedores, clientes y otras empresas que comparten objetivos comunes. Extranet permiten el
intercambio de datos y almacenamiento en un intento por agilizar los procesos y ganar en competitividad. Las
ventajas al usar una extranet son muy significativas en comparación con los sistemas convencionales, la
principal es la velocidad del flujo de información. Segundo Nascimiento y Santos (2001), las extranets son
sistemas que proporcionan una memoria constructiva para toda la cadena y no sólo para el constructor y
también puede normalizar la relación entre el personal y dar retroalimentación para el desarrollo de futuros
proyectos.

A pesar de las numerosas ventajas que ofrecen las redes externas, esta tecnología requiere de un análisis y
seguimiento permanente para finalmente ser aceptadas e incorporadas por el mercado. Todavía hay
problemas de aplicación que deben ser superados. En una investigación reciente de Bordin et al. (2002) en un
sistema de colaboración se han observado dificultades específicas por los usuarios en lo relativo al suministro
de información a través del sistema. Los resultados indican una falta de coordinación adaptada al sistema
como uno de los factores responsables de esta dificultad.

A través de entrevistas con los profesionales que utilizan el sistema en estudio para el desarrollo de
proyectos, algunos interrogantes sobre su uso han sido explorados y se pueden sacar algunas conclusiones.
La primera contra una de las ventajas con respecto a la utilización de un sistema extranet, que es la
posibilidad que al final del proyecto, se cuente una base de datos que contenga toda la información sobre el
proyecto. Esto no ha sido posible ya que el sistema generalmente se implanta después de que el diseño
arquitectónico se hace. Se atribuye a esto el hecho de que en esta fase, el arquitecto está trabajando en
forma aislada, ya que los otros diseñadores aún no han sido contratados (confirmando lo que se señala en el
modelo de Fabricio et al. (1999). Por lo tanto, el costo de portal de colaboración sería desproporcionado en
relación con su uso.

La falta de coordinación en la comunicación es también evidente por el hecho de que los diseñadores todavía
hacen uso de otros medios de comunicación, no el sistema de intercambio de información. Entre los
diseñadores entrevistados, es común el intercambio de información a través de teléfono y fax, además de la
del sistema. Este hecho también contradice las premisas básicas del uso de redes externas, como la
información importante que no se registra en el sistema y en consecuencia no se puede utilizar para
proporcionar información para futuros proyectos. El uso de otros medios de comunicación también puede
explicarse por el hecho de que el plan representa algo relativamente nuevo para los diseñadores y por lo
tanto, algunas barreras no estaban vencidos por ellos. Se produce una cierta resistencia al cambio. Parte del
problema puede atribuirse a la falta de formación y asesoramiento durante el uso. Aquí también es importante
tener en cuenta que el uso del sistema de colaboración es por lo general presentado para la construcción y
por lo tanto no representa algo totalmente asumido y absorbido por los profesionales.

En este sentido, otro aspecto observado en las entrevistas sobre la participación de las empresas de
construcción en el proceso de diseño. Se puede observar que en algunos casos, la construcción sigue siendo
un tanto distante del proceso. Esto, se destacó por Fabrizio et al. (1999) como que hace que una mayor
responsabilidad recaiga en los diseñadores, que a continuación se preocupan más intensamente con el
producto final de su especialidad, que se genera, en la mayoría de los casos, aislado.

El proceso tradicional de desarrollo del proyecto se caracteriza por la existencia de un coordinador del
proyecto, que es el elemento central entre los diseñadores que intervienen en el proceso (Schmitt et al.,
2001). Cuando el advenimiento de la extranet se pensaba que durante el desarrollo de la obra, el coordinador
del proyecto podría retirarse del centro del Proceso y situarse a la par con otros diseñadores, cuya función es
supervisar el funcionamiento del sistema (figura 1 ). Esta situación parece apropiada sólo cuando el sistema
de colaboración está en pleno funcionamiento, con la plena integración de los profesionales con respecto a la
misma. Sin embargo, con los estudios realizados, es posible sugerir que el coordinador del proyecto asuma
un nivel más alto en relación con los diseñadores: la tarea de selección y aprobación de la información para
luego liberarla en el sistema (Figura 2). Este filtrado parece necesario, especialmente en el uso de las
experiencias tempranas cuando los participantes aún no han ingresado la extranet definitivamente en su
trabajo. En contacto con empresas que están implementando el uso de portales de colaboración, que han
demostrado que han adoptado con éxito el papel del coordinador, como se muestra en la Figura 2.

Vale la pena señalar que los modelos presentados en las Figuras 1 y 2 representan una situación ideal en el
que el intercambio de información se lleva a cabo sólo a través del sistema. Sin embargo, como se señaló
anteriormente, en algunos casos sigue siendo el uso de otros medios de comunicación entre participantes.
También, las especialidades involucradas pueden ser los más diversos (y no sólo los representados) en
función de cada proyecto.

3 IMPORTANCIA DE GARANTIZAR INTERCAMBIO EFECTIVO DE INFORMACIÓN CUANDO EL USO DE

UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA INTERORGANIZACIONALES

Según Soibelman y Caldas (2001) extranet representan el esfuerzo de la industria de la construcción para
mejorar la colaboración, la coordinación y el intercambio de información entre las empresas participantes en
un proyecto específico. Sin embargo, apuntan al hecho de que por un lado, el progreso se ha hecho mucho
en el desarrollo de los sistemas interorganizacionales, por otra parte poco se está desarrollando en relación
con la definición de criterios para evaluar el uso de sistemas de información. Como un gran volumen de
información que fluye entre los miembros de un proyecto, aumenta la necesidad de verificar que la
información precisa y pertinente a disposición de cada miembro en el momento oportuno. Para estos autores,
este análisis de los flujos de información es crucial para la mejora de los procesos que están utilizando estos
sistemas.

En las entrevistas esta preocupación era evidente. La mayoría de los diseñadores dicen que debido a la
extranet para permitir un flujo más rápido de información es sumamente importante contar con una
coordinación eficaz del proceso. De lo contrario puede haber dificultades para el desarrollo de proyectos de
cada especialidad. Esta dificultad puede ocurrir debido a un exceso, la desorganización o la falta de
información transmitida. En este sentido, los encuestados destacan la importancia de que haya una persona
que tiene la función de control del sistema. Por lo tanto, el coordinador del proyecto asume un papel de suma
importancia para medir que con su ayuda, tenemos la capacidad para seleccionar y distribuir mejor la
información. Sin embargo, es necesario proporcionar herramientas que faciliten la coordinación de este
trabajo.

En este sentido, los autores están trabajando para modelar el flujo de información durante el proceso de
diseño, la identificación de las parcelas de trabajo de cada diseñador y cuando la misma estará disponible
para que otros puedan desarrollar sus tareas específicas. En resumen se trata de conocer el flujo de
información entre los participantes y la interdependencia de las diferentes especialidades. De ser conocido
por la información oportuna y adecuada a pasar, cada profesional se entiende mejor por qué los requisitos de
información a cada momento será mejor comprendido por los demás profesionales del equipo. Se cree que la
comprensión del proceso por todos los involucrados contribuirá con su gestión, así como para mejorar su
rendimiento.

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