2007 年 6 月 中共山西省委党校学报 J un.

2007
第 30 卷 第 3 期 Academic Journal of Shanxi Provincial Committee Party School of C. P. C Vol . 30 　No. 3

试论公文写作应具备的若干基本意识
程建明
①
( 中共山西省委党校 , 山西 　太原 　030006)

　　〔摘要〕　公文的本质属性决定了撰写者必须树立明确的政治意识 ,在公文中准确体现政策要求 ; 公文作

为工作方式的属性决定了撰写者必须在深入实际 、
调查研究 、
深入思考上下工夫 ,使提出的主张与实践更好地
衔接 ; 公文“受命写作”
的特征决定了撰写者要在准确领会领导意图的前提下完成写作任务 ; 撰写公文还需确
立公文的文体文种意识 ,在遵守其文体 、
文种 、
格式规范的基础上恰当地表达主张意图 。
〔关键词〕　公文写作 ; 领导意图 ; 基本意识
〔中图分类号〕C931. 46 　〔文献标识码〕
A 　〔文章编号〕
1009 - 1203 (2007) 03 - 0110 - 02

　　具备较为坚实的公文写作能力 ,是机关工作人员做好工 提出的重要决策必须与党和国家的大政方针保持一致 ,避免

作的重要前提 。党校函授教育把“干部写作”作为主课 ,着重 矛盾抵触 。
培养提高学员写作公文的能力 。但是 , 在教学实践中 , 教师 第三 ,坚持政治上的正确性 , 还要求我们以对党和国家
在帮助学员了解和熟悉公文写作的模式特点的前提下 ,要更 利益 、
对人民利益高度负责的态度思考问题 、
处理工作 ,不能
加注重公文特有的品质 ,切实培养提高公文写作所应具备的 遇事先从自身得失考虑 , 隐瞒事实 , 虚报情况 。真实是公文
一些基本意识 。 的生命 ,说真话才能获得民众的理解和支持 。党和国家的路
一、
确立政治意识 ,准确体现政策要求 线、
方针 、
政策 、
法律 、
法规是我们认识客观世界 、
制定发展战
公文作为党和国家机关 、
企事业单位及其他社会组织在 略的依据 ,对公文撰写者而言 , 保持与党和国家大政方针的
公务活动中形成和使用的文件 , 是党和政府进行决策领导 、 高度一致 ,既是一条政治纪律 ,又是重要的职业道德要求 。
指挥控制 、
协调沟通的重要工具 , 是机关单位贯彻党和政府 二、
确立实践意识 ,切实适应工作要求
方针 、
政策的具体书面形式 。公文的政治性“与生俱来”, 作 强调实践意识 , 就是既要求从实际需要出发制发公文 ,
为实际工作需求的反映 ,公文必然要体现一定阶级和集团的 又要求把研究 、
认识和把握实际情况作为写作实践的重要前
政治意志 , 体现发文机关的意志 。公文中无论表明什么主 提 ,深入调查研究 , 提出更具现实指导意义的主张和建议 。
张、
见解 , 提出什么工作措施 、
要求 , 首先都必须在政治上站 公文撰写中所谓“吃透下头”
的要求正体现着这个原则 。
得住脚 ,这是公文在社会生活中正确发挥作用的前提 。 然而在实践中往往存在这样的情况 : 一些公文撰写者常
首先 ,坚持政治上的正确性 ,要求我们在政治意志 、
政策 常满足于搜寻积累各种上级或本机关过去制发的文件 ,遇到
主张上所“依”
所“本”
要坚定明确 ,即必须以党的路线方针政 发文需求便从这些文件中东拼西凑完成任务 。客观上造成
策、
国家的法律法规 、
上级的指示精神指导写作和思维活动 , 上下文件一般粗 ,前后文件一个样 。调查研究是我们了解实
从全局高度正确认识所面对的现实状况 , 形成正确的判断 , 际情况的直接途径 ,产生这些问题的原因往往在于许多同志
进而使撰拟的公文从基本主张到具体措施和办法 ,都做到合 没有把工夫真正用在深入实践 、
调查研究 、
深化思考上 。本
“规”
中“矩”。 地区 、
本部门究竟存在哪些问题 ? 表现的形式怎样 ? 严重程
其次 ,坚持政治上的正确性 , 要求我们在提出本机关的 度如何 ? 在他们意识中都模糊不清 ,因此在写作中就只能套
主张和发展规划时 , 必须从党和国家工作的大局出发 , 维护 用和照搬了 。而这种态度和做法与原则意义上发文的目的
党和国家政策的权威性 ,自觉以局部利益服从大局利益 。公 相去甚远 。
文撰写中一条重要的纪律就是要与党中央在思想上和政治 强调确立实践意识 ,就是要突出强调制发公文必须切合
上保持一致 ,不能有意或无意违背中央的政策规定 , 本机关 实际需要 ,符合客观规律 , 讲求实效 。首先 , 要从实际出发 ,

① 〔收稿日期〕2007 - 04 - 18
〔作者简介〕程建明 (1960 - ) ,男 ,山西太谷人 ,中共山西省委党校文史教研部副主任 ,副教授 。
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根据客观需要制发公文 , 能不发的文就不发 , 公文要具有明 首先 ,在文体方面 。公文是应用文范畴中一个特殊的类
确的目的性与针对性 , 反对形式主义与文牍主义 。其次 , 公 别 ,撰写者要将其与一般应用文 、
理论文章 ,尤其是与文学作
文的内容务求符合客观实际 , 反映客观事物的本来面目 , 并 品严格区别开来 。公文的功能效力是在直接告诉 、
直接作
从实际出发 ,提出切实可行的工作原则与方法 , 使公文具有 用、
直接效应中实现的 。公文作者的意向 、
意图 、
意志也就是
真实性与可行性 。再次 ,制发公文必须注重时效 、
把握时机 , 公文的写作目的 ,包括各项方针 、
政策 、
措施 、
办法 ,包括要求
紧密适应机关行政管理的需要 , 使公文的效用得以尽快实 怎么办 、
不能怎么办 ,支持什么 、
提倡什么 、
反对什么 ,都要直
现 。要达到这些要求 , 公文撰写者就必须深入实际 , 在求实 接告诉给公文作品的读者及其作用对象 , 越直接越好 , 越明
创新上下工夫 ,在认真调查研究 、
深入研究和认识实际的基 白越好 , 不能含糊不清 , 不能模棱两可 , 不能似是而非 , 不能
础上思考公文的立意 、
主张和要求 , 使公文的主张与实践更 造成误解和歧义 。
好地衔接起来 。 公文所要求的直白 、
朴实决定了公文在表达方式上以说
三、
确立“代言”
意识 ,正确反映机关意志 明、
叙述 、
议论为主 。说明是公文最重要的表达方式 ,公文往
公文是法定的组织在从事公务的过程中为实现一定的 往在介绍 、
解说和阐释中体现自身的功能效力 。虽然议论和
目标制作的文书 , 公文的全部内涵 , 无论是对现实情况的判 记叙也是公文重要的表达方式 ,但在许多情况下公文的议论
断、
所提出的基本主张 , 或是制定的具体工作措施 、
要求 , 都 事理 、
铺陈事实都是为说明服务的 ,常常表现为说明式议论 、
是机关意志的体现 。公文写作与一般写作 ,尤其是与文学作 说明式记叙或者议论式说明 、
记叙式说明 。文学色彩比较强
品的写作极为不同的是 , 前者是受命性写作 , 撰写者不是根 烈的描写 、
抒情的表达方式在公文中往往少用或不用 , 文学
据自己的意愿写作 , 写作起因来自机关工作实际的需要 , 公 色彩特别强烈的渲染 、
铺陈 、
虚构等手法则基本不用 ,文学上
文中所体现的思想 、
判断 、
主张往往来自领导机关或机关领 常用的拟人 、
夸张 、
双关等修辞手法则绝不能出现于公文中 ,
导人 ,所以说公文写作是代机关立言的过程 。撰写者在写作 否则就会影响公文的真实性和严肃性 。
过程中必须确立“代言”
意识 ,在撰写的公文中准确体现领导 其次 ,在文种方面 。党的机关现行使用的正式公文文种
同志的发文意图 , 正确反映机关的意志 , 这样才能顺利完成 是 14 种 ,国家行政机关使用的正式公文文种是 13 种 ,军队等
撰文任务 ,保证行文目的的实现 。因此 , 正确体现领导意图 系统各自还有一些本系统工作中使用的文种 。
《中国共产党
是完成写作任务的关键环节 。 机关公文处理条例》《
、国家行政机关公文处理办法》中对所
接受领导部署只是准确反映领导意图 、
正确体现机关意 有正式公文的使用范围都有明确规定 。撰写者需要明确各
志的一个前提 ,接受部署后的深入体会和思考则是高质量完 种文种适用的范围 ,要能够根据行文意图辨析和准确使用公
成写作任务的另一个重要阶段 。一般来说 ,撰写者在深入思 文文种 。如何辨识适用的文种呢 ? 一是能够区分公文功能
考过程中需要细致梳理这样一些问题 : 领导交办的公文针对 的相同点和相异点 ,依据公文的具体事由确定适用文种 。二
的是什么情况和问题 ? 这些情况和问题与中心工作的关系 是能够区分行文的方向 ,依据隶属关系来确定适用文种 。三
是什么 ? 对特定情况和问题上级有关部门提出过什么主张 是能够区分发文的范围 ,依据不同的范围确定适用文种 。具
要求 ? 本机关对特定情况和问题的基本判断是什么 ? 从机 有以上辨别能力 ,是正确使用公文文种的前提条件 。
关职能出发本机关应提出什么基本主张 ? 为实现这些基本 第三 ,在格式方面 。为了体现公文庄重严肃的特点 , 同
主张应提出哪些具体工作措施 ? 这些措施由哪些部门承担 时为了使公文办理方便 ,党和国家对公文作出了严格明确的
完成 ? 这份公文的受文对象和发送范围是什么 ? 等等 。在 格式要求 。例如 , 对公文标识的规定 : 发文字号年份应标全
上述这些方面 ,撰写者都需要认真进行分析思考 , 使自己的 称 ,用六角“〔〕
”括入 ; 发文序号不编虚位 ,不加“第”字 ,等等 。
思维与客观的情况 、
与领导者的意图 、
与自己平时的认识积 对标识位置的规定 : 发文机关下 4mm 处印一条与版心等宽
累很好地衔接起来 ,形成系统周密的认识 。 的红色反线 ; 发文字号居左空 1 字 ,签发人姓名居右空 1 字 ;
接着就要精心谋划 、
系统思考 ,选定公文文种 ,再从具体 成文日期右空 4 字 , 等等 。对于公文格式方方面面的要求 ,
文种表述的规律出发 ,将系统周密的认识转换为特定公文的 撰文者应根据本机关部门性质按照各自的规定准确运用标
整体思路和框架结构 。例如 ,确定公文的基本观点通过哪几 识 。没有明确规定的 ,应按照《国家行政机关公文格式》( 中
个分观点阐述 ? 这几个分观点各针对哪些现实问题 ? 顺序 华人民共和国国家标准 GB/ T9704 —1999) 的规定标识进行运
如何排列 ? 从怎样的角度去阐述 ? 具体的理论依据各是什 用 。这样做有利于公文格式保持相对一致性 。公文格式方
么 ? 等等 ,都要具体入微地进行安排 。这个过程完成了 ,就可 面的许多规定虽然非常细微 , 但也是公文规范的组成部分 ,
以说撰文者已经把领导的意图转化为了撰写者自己的思想 , 撰文者有责任严格遵守规范要求 。
之后进行具体语言表述才会有坚实的认识基础和思维基础 。 从更广泛的意义上讲 , 公文写作质量的高低 , 与撰文者
四、
确立文体文种意识 ,恰当表达主张意图 的认识思维能力 、
理论政策水平 、
决策管理能力 、
文字表达能
完成公文写作任务 , 还需要确立公文的文体文种意识 , 力都有着密切关联 。写出高质量的公文 ,有赖于撰写者各方
在遵守公文特有的文体 、
文种 、
格式规范的基础上恰当地表 面素质的全面提高 。
达主张意图 。 责任编辑 　冯耀明

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