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Liana
Arias
Cómo hacer
proyectos y propuestas
bien pensados
Iniciadores de Negocios
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Cómo hacer proyectos y
propuestas bien pensados.
Liana Arias
Este texto es un extracto, hecho por la autora, de su libro “Cómo
Elaborar Proyectos, Propuestas e Informes
Ganadores – Una Visión Diferente”.
Iniciadores de Negocios
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Historia de este e-libro
Empleo con suma frecuencia la Internet para aprender. Utilizo
el buscador Google, una de esas bendiciones con que la
tecnología nos ha premiado, y pongo el tema, luego navego.
Aquiles Julián
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Liana Arias
• Experta en organización de
documentos empresariales,
habiendo desarrollado el tema a
partir de la experimentación
práctica, de asesorías a empresas y
personas, y más de 30 años de
docencia continua.
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN 7
Bienvenida
Despertando Destrezas Mentales Dormidas
La Propuesta
La Exposición Oral Jerarquizada
El One-Page Report
El Proyecto o Informe Puntual
I. INTRODUCCIÓN
BIENVENIDA
Se estima que la Alta Administración de cualquier organización destina el 70%
de su tiempo a pensar y el 30% de su tiempo a ejecutar, y los Mandos Medios
un 50% para cada actividad, o sea, gran parte la dedican a trabajar con ideas.
Pensar es organizar la secuencia de las ideas; redactar es organizar la
secuencia de las palabras. Para pensar bien, en forma efectiva, productiva e
innovadora, tema de este texto, es necesario tener la mente clara.
Una mente clara es capaz de identificar la función que cumple cada idea en un
discurso, informe, proyecto privado o gubernamental, propuesta de negocio o
de campaña política, investigación, reunión, rendiciones de cuentas al país,
etc., para colocarlas en el lugar preciso.
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Supón que en un diario (newspaper) del lugar donde vives, ves el siguiente
anuncio: "En el año 2020, el 30% de la población del país tendrá más de 60
años de edad". Para muchas personas, esta información no dice nada. Para
otras, mucho. A mí, por ejemplo, me dijo un montón de cosas:
"Hubo una vez un santo que tenía el don de hablar con los animales. Un día, se
acercó a una abeja que le pareció la más sabia del grupo, y le preguntó:
"¿Cómo es Dios? ¿Se parece a las abejas?" y la sabia abeja le respondió:
"¿Dios, parecido a las abejas? ¡En absoluto! Las abejas, como puedes ver,
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tenemos un solo aguijón. Pero Dios tiene dos".
¿Te diste el trabajo de hacer funcionar tus neuronas con este ejercicio? Yo sí, y
voy a darte dos ideas, entre otras que omito, que puede gatillar en la mente la
historieta del sabio y la abeja:
• Es rápido
o un 25% más rápido que un taxi
o un 40% más rápido que un bus colectivo
Cada punto (1, 2 o 3) de cada argumento, si procede, tiene que a su vez ser
fundamentado, mostrando la disminución de las ventas, los reclamos recibidos,
la vejez de las máquinas, etc., en el mismo cuerpo del informe o en anexo.
¿Qué debemos entender por clave? Hay ciertos rubros que constituyen
preocupaciones comunes de las empresas, como ser: Cliente, mercado,
gestión, competitividad, riesgos, servicio, calidad, imagen, productividad,
precio, etc., además de los aspectos prioritarios propios de cada actividad. Son
aspectos preocupantes porque pueden llegar a constituir problemas que
duelen y que nadie quiere tener: Ningún emprendedor quiere perder clientes;
ningún país ser considerado riesgoso; ningún directivo quiere ser recordado por
su mala gestión. Entonces, cuando un informe o proyecto o propuesta denuncia
problemas menores que no duelen o duelen poco, el impacto es bajo. Yo no
apunto a que tú, para causar gran impacto, magnifiques problemas pequeños,
sino a que, por falta de visión, te enredes en problemas menores y no te
proyectes más allá de lo que esos problemas pequeños digan (captar y utilizar
la información, ¿recuerdas?). Por ejemplo, un ejecutivo bancario hace el
siguiente análisis respecto de un proceso:
Este es el típico informe que se anda por las ramas y no va al tronco. Fíjate que
no hay ninguna conclusión global que contenga un pronunciamiento bueno o
malo sobre el actual proceso; sólo tenemos 5 hechos que son debilidades,
pero no sabemos a qué problemas claves específicos conducen, relación
que vamos a tener que establecer nosotros, más o menos así:
¿Estás captando la tremenda conexión que hay entre una conclusión que
contiene un problema clave con una recomendación también clave? Si tú
denuncias problemas menores, las recomendaciones que avalas son también
menores, y el tono de todo tu proyecto, propuesta o informe adquiere un cariz
insignificante, de escaso impacto y, por lo tanto, perdedor. Ahora, por favor no
creas que descubriste la rueda y te pongas a magnificar todo. No, hay que
darles a las cosas su real magnitud. Pero no caigas en el error de quedarte en
las ramas: ANDA AL TRONCO, que ahí está el real problema a solucionar u
oportunidad a aprovechar.
• Alto margen
• Descoordinación con proveedores
• Mal servicio
• Reposición lenta
• Precio alto
• Falta de control sobre reponedores
Los seis hechos son el nivel 2, pero ellos están todos al mismo nivel (informe
plano), de forma de que el lector tiene que establecer si hay dependencia entre
ellos, o sea, si hay jerarquías. Y seguro que las hay. Voy a transformar este
informe de dos niveles en uno de cuatro niveles:
2) LAS MICRO-IDEAS constituidas por los hechos ("alto margen", causa del
alto precio, y "reposición lenta", causa del mal servicio), reposición lenta
que, a su vez, es causada por "la descoordinación con proveedores" y la
"falta de control sobre reponedores". Estas micro ideas interesarán a los
técnicos que deberán implementar el proyecto hasta el detalle. En cuanto a
la información más al detalle aún, va en anexo, tema sobre el cual hablaré
en el próximo capítulo.
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Esta técnica que te he expuesto permite hacer un solo informe o proyecto
para toda la organización, donde cada individuo leerá hasta el nivel que le
interese, dentro del rubro que le interese, NO SIENDO NECESARIO hacer
diversos informes para diversos receptores. Por otra parte, pregúntate a ti
mismo: 1) ¿Los resúmenes se confeccionan utilizando las macro-ideas o las
micro-ideas? y 2) Si uno confecciona un informe plano ¿puede hacer de él un
resumen?
Quiero enseñarte algo maravilloso: Así como puedes informar sólo con textos,
también puedes informar sólo con cuadros, procedimiento muy apto para
dirigirse a directorios, comités, en un par de minutos, para dar cuenta de
una situación, como por ejemplo, cómo le va a tu empresa. Si tú haces los
cuadros correspondientes con títulos tradicionales, tal como te muestro a
continuación, la cosa se alarga y se complica con muchas preguntas de la
audiencia y muchas explicaciones de tu parte:
EJEMPLO 1, TRADICIONAL
1. BOTTOM-UP
6. Dado el aumento del cobre y la caída del petróleo (recuerde que esto se
dijo en 2003, no en 2008), anticipamos un repunte significativo en términos
de intercambio de un 3% anual
2. TOP-DOWN
ANÁLISIS DE SITUACIÓN
- Es rápido
- Es seguro
- Descongestiona
- Es masivo
- Es limpio
- No contamina
ANÁLISIS DE ACCIÓN
Aparentemente, ambos análisis son casi iguales y uno podría pensar que no
tiene justificación hacer los dos; pero, para determinar si me conviene hacer
algo, debo seguir la siguiente secuencia:
RECOMENDACIÓN
¡Ojalá todos los jefes hicieran peticiones de información en forma tan clara, con
tres funciones delineadas perfectamente! Lo que sucede es que el presidente
de este holding sabe QUÉ INFORMACIÓN EXIGIR. ¿Qué haces tú, ahora,
ante esta solicitud? Si tú también tienes las ideas claras y, en consecuencia,
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sabes QUÉ INFORMACIÓN ENTREGAR, debes informar de acuerdo a la
siguiente pauta:
1. MEJORAR EL SERVICIO
1.1.
1.2.
3. REDUCIR COSTOS
3.1.
3.2.
Imagino tu reacción: ¡¡Qué tienen que ver los Objetivos con la Justificación
Estratégica!! Tienen que ver, porque los Objetivos de las Recomendaciones
SIEMPRE son beneficios, porque NADIE se fija objetivos perjudiciales para él o
su compañía. "Mejorar el Servicio", "Disminuir Riesgos" y "Reducir Costos" son
beneficios o ventajas a obtener, puesto que representan la solución a
problemas de Servicio, Riesgos y Costos existentes. ¿Qué hacemos con estos
nuevos beneficios? Integrarlos a la Justificación Estratégica, que en
definitiva, queda así:
B) OPERATIVOS
6. Representa oferta integral para el manejo de caja del cliente
7. Mejora la calidad del servicio
8. Disminuye riesgos por errores
9. Mejora su ROS
10. Lo libera de carga administrativa
-
-
11. Disminuye sus riesgos de robos, asaltos, etc., al evitar el flujo de
personas extrañas a la compañía
12. Homogeneiza los medios de pago
13. Aumenta la eficiencia del manejo de su caja
Como puedes observar, el trabajo de reorganización que hicimos fue tan simple
como congregar en un solo capítulo llamado Justificación Estratégica, en
forma sectorizada y ordenada, las ventajas o beneficios para distintos actores,
que estaban esparcidos bajo distintos títulos, ocultando su verdadera
naturaleza y dificultando su detección.
Una VENTAJA es una excelencia que una cosa tiene, y que la hace
superior a otras.
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Ambas, ventaja o fortaleza, se presentan AHORA, porque son inherentes al
proyecto, es decir, están en él, independientemente de si éste se
implementa o no. Distingo dos tipos de ventajas o fortalezas:
IV. RECOMENDACIONES
Para entender cómo se generan los objetivos y las estrategias que uno debe
desplegar en el capítulo Recomendaciones, voy a desarrollar un cuadro que he
titulado "Generación de Ideas Coherentes", exhibido en la hoja siguiente,
donde explico cómo, a partir de los hechos, generamos las conclusiones, y
cómo, a partir de las conclusiones generamos objetivos, y cómo, a partir de los
objetivos generamos estrategias. Puedo decirte sin caer en especulaciones,
que este cuadro es un perfecto resumen de todo lo que te he enseñado en los
capítulos anteriores, y todo lo que voy a enseñarte en los capítulos venideros.
¡Prepárate!
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CUADRO RESUMEN = GENERACIÓN DE IDEAS COHERENTES
ESTRUCTURA DE LA INTRODUCCIÓN
Exponer Problema, Objetivo y Qué Hacer Globales, para Resumir y Situar
Bco. Pierde
Recuperar Hacer al banco
Merc. – No es
Competitivo Mercado competitivo
Cuando uno tiene un problema, ya sea global o específico, uno tiene que
fijarse un OBJETIVO: Eliminar el problema (o por lo menos, aminorarlo). Y si
en lugar de un problema uno tiene una oportunidad, el objetivo será
aprovecharla. En consecuencia, EL OBJETIVO DE UNA RECOMENDACIÓN
ES UN FIN BENEFICIOSO (para qué) que nace del problema u oportunidad
detectados. Para alcanzar ese fin u objetivo beneficioso, hay que desarrollar
una ESTRATEGIA que consiste en "el qué hacer, cómo hacerlo, quién,
cuándo, dónde y cuánto". Por tanto, el objetivo no debe separarse de la
correspondiente estrategia, de la misma manera que no debe separarse la
conclusión de los correspondientes hechos. En resumen, una Recomendación
debe constar de:
¿Cómo aplicamos esta metodología al ejemplo del banco que pierde mercado?
Fácil: Partimos de lo global a lo puntual:
Como puedes ver, cada objetivo se gesta a base del respectivo problema, de
forma de que entre ambos elementos se establece una coherencia mutua tan
grande, que: a) Si tú conoces el problema (precio alto) de inmediato sabrás que
el objetivo debe ser bajar el precio, y b) si tú conoces el objetivo (bajar el
precio) de inmediato sabrás que el problema debe ser precio alto.
NUESTRO OBJETIVO
ESTRATEGIA
Principales beneficios:
O bien: “Los clientes del norte sólo nos compran el 15% de lo que
necesitan anualmente”. Tú captas un hecho que denuncia un
problema clave detectado en el Análisis de Situación: Les vendemos
poco. Por tanto, procede indagar las causas de ese problema y, en
consecuencia, desarrollar un objetivo clave y su correspondiente
estrategia: Aumentar las ventas considerablemente mediante un
acercamiento importante.
EL ANTES : Érase una vez un rey y una reina que inesperadamente tuvieron
una hija. Para celebrar, hicieron una fiesta entre cuyos invitados estaban las
Hadas del Bosque.
I. INTRODUCCIÓN
Nuestra empresa se ha caracterizado por una baja rotación (x%). Sin embargo,
desde hace 6 meses, el éxodo de personal calificado ha aumentado a
límites preocupantes (y%).
Veamos otro ejemplo. Te plantean lo siguiente: “Tú sabes que nuestra empresa
llegó a tener una cartera hipotecaria financiada con recursos propios del orden
de 11.000 millones. Hoy esa cartera ha disminuido a 1.880 millones debido a
que en su mayoría los deudores optaron por reprogramar bajo los acuerdos x y
z. La empresa AAB ha manifestado bastante interés en adquirir la totalidad de
esta cartera, bajo las siguientes condiciones generales_________”.
I. INTRODUCCIÓN
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Con el desarrollo del título de los documentos, termino el tema Estructura del
Informe o Proyecto Jerarquizado, cuyo cuadro estudiamos bajo el nombre
“Generación de Ideas Coherentes”. En las páginas siguientes y finales, hablaré
de la Propuesta, la Exposición Oral Jerarquizada, el One-Page Report y el
Informe Puntual.
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A) ¿Para qué sirve este capítulo primero? Pues, para decirle al cliente: Esto es
lo que yo entendí de su situación, porque lo más probable es que las bases
técnicas sean enredadas
Los costos por la consultoría permiten establecer una relación con los
beneficios de trabajar con nuestra empresa consultora.
Llamo exposición oral jerarquizada a la que jerarquiza las ideas que contiene,
al igual que un proyecto o informe jerarquizado. Quiero partir este tema
haciéndote un par de preguntas: ¿Crees tú que el contenido de la exposición
oral debe ser distinto del contenido de la exposición escrita? No contestes sin
pensar. ¿Uno entrega dos productos distintos o el mismo producto? ¡Es un solo
producto, ¿no es cierto?! Lo que varía es la forma como se entrega el producto,
uno en forma oral, el otro por escrito; en consecuencia, uno debe confeccionar
UNA SOLA VERSIÓN que nos va a servir para:
I. INTRODUCCIÓN
Nuestra empresa está interesada en aumentar sus ventas en la zona norte (EL
AHORA Y SU QUIEBRE = de alguna forma han visto una oportunidad de
aumentar ventas), y con el fin de constatar si efectivamente hay oportunidades
de negocio, si el mercado es atractivo y qué hacer para aprovechar esta
oportunidad, si la hay, se comisionó a los suscritos para que visitaran a las
Pesqueras A y B, que son las más importantes de la región.
1.2. Por tanto, ven con buenos ojos a un proveedor nacional, lo que
otorgaría la ventaja de entregas programadas mes a mes si se
conoce previamente un volumen de necesidad global en el año, y si
se fija un precio especial para la hojalata que va a exportación de
conservas.
Proyección...
1.2. Por tanto, ven con buenos ojos a un proveedor nacional, lo que
otorgaría la ventaja de entregas programadas mes a mes si se
conoce previamente un volumen de necesidad global en el año, y
si se fija un precio especial para la hojalata que va a exportación
de conservas.
Observa que se pierde de vista qué es lo que está fundamentando 1.2., ¿no es
cierto?, lo que demuestra lo frágil que es la memoria del ser humano y la
necesidad de ver. Cuando se te presente esta situación, inicia la nueva
diapositiva con las ideas macro que está sustentando el punto 1.2., y continúa
con las ideas que siguen, así:
1.2. Por tanto, ven con buenos ojos a un proveedor nacional, lo que
otorgaría la ventaja de entregas programadas mes a mes si se
conoce previamente un volumen de necesidad global en el año, y
si se fija un precio especial para la hojalata que va a exportación
de conservas.
Proyección.......
• El expositor tiene que hacer esfuerzos por recordar lo que debe decir (sólo
tiene como guías las dos o tres palabras que puso en la diapositiva,
palabras que no contienen pensamientos completos)
• El oyente tiene que hacer esfuerzos por recordar lo dicho por el expositor, y
se le hace casi imposible relacionar cosas que se dijeron antes con las que
se están diciendo ahora
Por otra parte, en relación con tu temor a las diapositivas llenas de texto, déjame
decirte que ellas producen pánico cuando se exhiben llenas desde un principio;
sin embargo, si la información va apareciendo de a poco, no provoca ese efecto.
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Respecto a que la tecnología privilegia la imagen por sobre el texto, encuentro
excelente recurrir a dibujos, videos, juegos, sonidos, acciones, que irán
reforzando, en forma aclaratoria, amenizadora y en el momento preciso, lo que
uno expone. Incluso puedes trabajar a dos bandas, es decir, exponer las ideas
en una pantalla y graficarlas en otra. Ejemplo: En un telón mencionas las
múltiples ventajas de tu producto, y en un video las muestras en acción. Impacto
profundo ¿no?
Para hacer resúmenes, tú sabes que hay que suprimir información. ¿Cuál? Las
micro-ideas. Si tu Jefe te exigiera un OPR que sintetice TODO EL INFORME
de la siderúrgica sobre las Pesqueras en una página, ¿qué suprimirías?
Observa de nuevo el siguiente argumento de la siderúrgica (vamos a trabajar
con uno solo, ya que no es necesario hacerlo sobre el reporte completo):
1.2. Por tanto, ven con buenos ojos a un proveedor nacional, lo que
otorgaría la ventaja de entregas programadas mes a mes si se conoce
previamente un volumen de necesidad global en el año, y si se fija un
precio especial para la hojalata que va a exportación de conservas
La respuesta es positiva:
PROBLEMAS PROBLEMA
Problema Global
Problemas
Específicos
Hechos
Puntuales
La causa radica en que las aspas se atascan. En cuanto a los efectos que
ocasiona la sedimentación, son considerables:
a) Para efectuar la limpieza interior hay que dejar fuera de servicio el estanque
(cuatro veces al año), lo que significa interrumpir procesos, con los
consiguientes costos.
2. Como hay un solo problema, no hay introducción porque no hay nada que
resumir, sino se empieza de inmediato con el problema y su análisis:
Sigamos. Luego del problema viene la solución que se plantea con toda
sencillez, así:
2. SOLUCIÓN PROPUESTA
Ahorro lejía
Para la empresa
Para el ambiente
- Buenas ideas
- Buena estructura
- Buena presentación
¡Hasta siempre!
Libros de Regalo
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4. El activo más desperdiciado en las empresas Aquiles Julián
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6. Cómo tener siempre tiempo Aquiles Julián
7. El hombre más rico de Babilonia George S. Clason
8. Como hacer proyectos y propuestas bien pensados Liana Arias
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Colección
Iniciadores de Negocios
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