FORMATO

Consecutivo Nº
PLAN DE AUDITORIA

PROCESO AUDITADO: DD MM AAAA

FECHA
GESTIÓN DOCUMENTAL 05 05 2010
PROCEDIMIENTO AUDITADO

OBJETIVO DE LA AUDITORIA: ALCANCE DE LA AUDITORIA:

VERIFICAR Y EVALUAR LOS PROCEDIMIENTOS, LA GESTIÓN, LA
EFICACIA, EFICIENCIA y EFECTIVIDAD DEL PROCESO, ASÍ COMO
LA CONSTANTE RETROALIMENTACIÓN DE LOS REQUISITOS DE
CALIDAD PROPIOS DEL MISMO, TENIENDO EN CUENTA LO
DEFINIDO EN EL SIG Y HACER SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES
CORRECTIVAS FORMULADAS A RAÍZ DE LA AUDITORIA 2009 Y A
LAS OBLIGACIONES DERIVADAS DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE
EN MATERIA DOCUMENTAL Y DE LAS DISPOSICIONES INTERNAS
DE LA ENTIDAD.
CRITERIOS DE AUDITORÍA
Es una auditoria integral, orientada a la evaluación de la
gestión de acuerdo al ciclo PHVA y a revisar los niveles
de eficacia, eficiencia y efectividad conforme a los
indicadores asociados al proceso y razonados en el plan
de acción. Seguimiento a las actividades de autocontrol,
comprobando periodicidad, pertinencia, documentación y
resultado de la misma. Verificar la identificación de los
puntos de enlace en el proceso auditado, que integran el
sistema de calidad de la entidad en lo referente a los
procesos de apoyo. Se realizará en el área de Gestión
Documental, específicamente a los procedimientos
asociados. Se tomará el periodo comprendido enero y
mayo de 2010.

Se tienen en cuenta las políticas definidas por la entidad, el Plan Estratégico, Plan de Acción 2010, PIGA, caracterización del
proceso, procedimientos, instructivos, formatos, MECI, NTC –GP 1000 y normatividad (Acuerdo 042/02 organización de los
archivos de gestión, Ley General de Archivos 594 de 2000 tablas de retención documental, GDO- IN -001 pautas para
normalizar la presentación de documentos).

AUDITOR LIDER EQUIPO AUDITOR

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GESTIÓN DOCUMENTAL 05 05 2010

ANA JOSEFINA LASTRA ELIZABETH TOLOZA MENDEZ

LUZ MARINA RUEDA GUERRA.

AGENDA DE LA AUDITORIA
HORA
FECHA ACTIVIDAD AUDITADO AUDITOR LUGAR
INICIO FINAL
Recopilación y verificación de la ANA JOSEFINA LASTRA
19 al 23
documentación y registros, ELIZABETH TOLOZA M. OFICINA DE GESTIÓN
de LUZ MARINA RUEDA G. DOCUMENTAL.
abril/10 relacionados con el desarrollo del
proceso.
ANA JOSEFINA LASTRA
JENNY ELIZABETH TOLOZA M. OFICINA DE GESTIÓN
10/05/10 10:00 11:00 Reunión de apertura. PALACIO LUZ MARINA RUEDA G. DOCUMENTAL.

ANA JOSEFINA LASTRA

Verificar y evaluar la planeación del JENNY ELIZABETH TOLOZA M. OFICINA DE GESTIÓN
10/05/10 11:00 12:00 PALACIO LUZ MARINA RUEDA G. DOCUMENTAL.
proceso.

Verificar y evaluar los procedimientos ANA JOSEFINA LASTRA

JENNY ELIZABETH TOLOZA M. OFICINA DE GESTIÓN
11/05/10 2:30 5:30 y la ejecución del proceso. PALACIO LUZ MARINA RUEDA G. DOCUMENTAL.

ANA JOSEFINA LASTRA

Verificar y evaluar el seguimiento, JENNY ELIZABETH TOLOZA M. OFICINA DE GESTIÓN
12/05/10 10:00 12:00 medición y los resultados de la PALACIO LUZ MARINA RUEDA G. DOCUMENTAL.
gestión.

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GESTIÓN DOCUMENTAL 05 05 2010
Verificar la formulación e ANA JOSEFINA LASTRA
JENNY ELIZABETH TOLOZA M. OFICINA DE GESTIÓN
13/05/10 2:30 5:00 implementación de las acciones de PALACIO LUZ MARINA RUEDA G. DOCUMENTAL.
mejora del proceso.
ANA JOSEFINA LASTRA
25/05/10 Elaborar el informe preliminar. ELIZABETH TOLOZA M.
LUZ MARINA RUEDA G
Realizar mesa de trabajo o reunión de
cierre de la auditoria y solicitar las
31/05/10 acciones correctivas y preventivas y
la elaboración del plan de
mejoramiento.
4/06/10 Consolidar y distribuir el informe final.

OBSERVACIONES: _______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________
ELABORO *: Elizabeth Toloza M.
REVISO*:
FECHA DE PRESENTACION DEL PLAN:
APROBO*:

∗ Favor escribir el nombre completo con letra clara.

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