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UNIDAD Nº 1
AUDITORIA – INTRODUCCIÓN
1.1. AUDITORÍA.- El vocablo “auditoría” fue asimilado al idioma castellano luego de su amplia y
profunda difusión en el idioma inglés. Deriva etimológicamente del vocablo latín “Audire” que
significa “Oír”.
Definición de Auditoría.- Una auditoría trata de la revisión, análisis y evaluación de las diferentes
operaciones o procedimientos establecidos dentro de una organización o actividad, con la finalidad de
determinar si se están ejecutando de acuerdo a los criterios establecidos, para luego comunicar los
resultados a las personas interesadas.
“La auditoría financiera, es el examen de los libros, comprobantes y otros documentos que sustenten
los estados financieros de una entidad, efectuado para que el auditor formule su dictamen sobre la
situación financiera, los resultados de sus operaciones y su conformidad con las disposiciones
vigentes”.
“La auditoría financiera, se puede definir como el examen realizado por un auditor acerca de la
evidencia con que las cuentas finales de ingresos o el balance general de una organización han sido
preparados, para cerciorarse de que presentan una visión fiel y clara de las transacciones resumidas del
periodo en revisión del estado financiero de la organización en la fecha tope, permitiendo al auditor
informar formulando su dictamen”.
“La auditoría financiera, es un examen sistemático de los estados financieros, registro y transacciones
relacionadas para determinar la adherencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, a
las políticas de dirección o a los requerimientos establecidos”.
“La auditoría financiera es un examen a los estados financieros de una entidad a una fecha determinada
de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (N.A.G.A.) con el propósito de emitir
una opinión profesional independiente de que si esos estados financieros bajo examen, presentan o no
1. Normas Personales.
2. Normas relativas a la realización del trabajo.
3. Normas relativas al dictamen.
a) Ser una persona que teniendo título profesional o universitario oficialmente reconocido o la
habilitación oficial correspondiente, tenga entrenamiento técnico y capacidad profesional para ejercer
la auditoria.
b) Realizar sus trabajos y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional.
c) Mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de
sus juicios.
1.3.2 Normas relativas a la realización del trabajo.- El trabajo de auditoría debe comprender:
a) Siempre que el nombre de un profesional queda asociado con estados contables, deberá expresar de
manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de
c) Salvo expresa indicación en contrario por parte del auditor considerará que él estima que las
declaraciones informales que contienen los estados contables son razonablemente adecuadas.
e) Cuando el auditor considere no estar en condiciones de expresar una opinión profesional respecto a
los estados contables, tomados en conjuntos, debe declararlo así de manera explícita, aún cuando
después de tal declaración podrá hacer los comentarios parciales que considere prudente.
1.4. CONCEPTO DE DICTAMEN.- El dictamen sobre los estados financieros, es el informe escrito
mediante el cual un auditor independiente, fundado en el examen de los mismos y practicado de
acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, emite su opinión o expresa que se abstiene
de opinar sobre dichos estados de acuerdo con estas normas.
a) Opinión sin salvedades.- Declara que los estados financieros presentan razonablemente, en todo
aspecto significativo, la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la
entidad.
c) Opinión adversa.- Declare que los estados financieros no presentan razonablemente, en todo
aspecto significativo, la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la
entidad.
d) Abstención de opinión.- Declara que el auditor no expresa una opinión sobre los estados
financieros.
Lugar y fecha
Señores
Al directorio
Compañía X
Efectuamos nuestro examen de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Estas
normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoría para obtener razonable seguridad
respecto a si los estados financieros están libres de presentaciones incorrectas significativas.
En nuestra opinión los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todo
aspecto significativo, la situación patrimonial y financiera de la compañía X al 31 de diciembre de
20XX, los resultados de sus operaciones, los cambios en su patrimonio neto y su flujo de efectivo por
el año terminado en esa fecha, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
“La auditoría interna, es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, para la
revisión de operaciones de contabilidad, financiera y otras, como base de servicio a la dirección. Es un
control general que funciona mediante la medición y evaluación de la efectividad de otros controles”.
“La auditoría interna es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o
administrativas efectuadas con posterioridad a su ejecución como un servicio a la gerencia por personal
de una unidad de auditoría interna completamente independiente de dichas operaciones, con la
finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones y
recomendaciones”.
“La auditoría interna es la evaluación independiente de las diversas operaciones y sistemas de control
dentro de una organización, a fin de determinar si las políticas y procedimientos establecidos son
aplicados”.
“La auditoría interna es una actividad independiente, objetiva y de consultoría, diseñada para agregar
valores y optimizar la operación de una organización. Contribuye a que una organización alcance sus
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objetivos al proveer un enfoque disciplinado y sistemático para evaluar y mejorar la efectividad de los
procesos de gestión de riesgos, control y dirección”.
Entre los objetivos específicos de la auditoría interna podemos citar los siguientes:
a) Dedicarse, a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo y no concentrarse en las áreas fuertes.
b) Evaluar permanentemente e independientemente el control interno, para determinar si el mismo está
operando en forma efectiva y eficiente, esto con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos
formulados.
c) Determinar el grado de confiabilidad y utilidad de la información procesada como base para la toma
de decisiones.
d) Generar e implementar recomendaciones pare fortalecer los controles internos existentes o para
sugerir otros nuevos.
e) Proporcionar servicio y asesoramiento a los ejecutivos en la toma de decisiones.
f) Reducir los problemas de las auditorias anuales superando un plan o programa con los auditores
externos.
g) Realizar trabajos de auditoria en el nivel de dirección que asegurara una medida efectiva de
corrección.
h) Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y perfectamente expuestas.
i) Determinar por intermedio de revisiones, exámenes, investigaciones o estudios, que todos los
procesos operativos se están llevando a cabo de una manera eficiente y económica y con la adecuada
organización y administración.
j) Vigilar que todos los funcionarios de la organización cumplan con lo establecido en los manuales,
instrucciones, normas, etc. que fueron aprobadas por la dirección superior.
1.10. ROL DEL PROFESIONAL EN AUDITORÍA INTERNA.- Los ambientes en los cuales los
auditores deben ejecutar sus actividades, cambian de manera rápida y permanente. Por lo tanto los
profesionales que practican la auditoría interna, deben cambiar en todo orden de cosas para hacerle
frente al entorno actual, requiriéndose cada día un mayor profesionalismo, conocimientos, capacidad
técnica y habilidades adecuadas para satisfacer los requerimientos de la empresa actual.
De manera general se espera que los auditores, promotores del cambio, estén capacitados pare
proporcionar servicios orientados a agregar valor a las operaciones, mediante la realización de
auditorias, promoción y participación en los procesos de autoevaluación del control, en la evaluación y
manejo de riesgos, aplicación de la tecnología informática, calidad y protección medioambiental y
prestación de servicios de consultorías.
Estas normas N.EP.A.I., en resumen se refieren a los cinco siguientes grandes tópicos de la auditoría
interna:
100 Normas Relativas a la Independencia.- Los auditores internos deben ser independientes de las
actividades que auditan:
Los auditores internos deben tener el apoyo de la dirección superior y del directorio, de modo que
puedan lograr la cooperación de los auditados y realizar su trabajo sin interferencias.
120 Objetividad.- Los auditores internos deben actuar con objetividad al efectuar las auditorías.
200 Normas Relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoria y del auditor.-
Las auditorías deben ser efectuadas con pericia y con el debido cuidado profesional.
230 Supervisión.- El departamento de auditoría interna debe asegurarse que las auditorías internas
estén debidamente supervisadas.
240 Cumplimiento de la norma de conducta.- Los auditores internos deben cumplir con las normas
profesionales de conducta.
250 Conocimientos, habilidades y disciplinas.- Los auditores internos deben poseer los
conocimientos, habilidades y disciplinas esenciales para efectuar la auditoría interna.
260 Relaciones humanas y comunicaciones.- Los auditores internos deben poseer cualidades para
tratar con la gente y comunicar efectivamente.
270 Capacitación continua.- Los auditores internos deben mantener su competencia técnica a través
de la capacitación continua.
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280 Debido cuidado profesional.- Los auditores internos deben ejercer el debido cuidado profesional
al efectuar las auditorias internas.
300 Normas relativas al alcance de las labores.- El alcance de la auditoria interna debe abarcar el
examen y evaluación del sistema de control interno de la organización y la calidad de la ejecución de
las labores asignadas.
330 Salvaguardia de los activos.- Los auditores internos deben revisar las medidas de salvaguardia de
los activos y en lo que fuera apropiado, verificar la existencia de dichos activos.
340 Utilización económica y eficiente de recursos.- Los auditores internos deben evaluar la economía
y eficiencia de la utilización de los recursos.
350 Logros de objetivos y metas de operaciones o programas.- Los auditores internos deben revisar
las operaciones o programas para determinar si los resultados son consistentes con los objetivos y
metas establecidos y si se llevan a cabo dichas operaciones
o programas según lo planeado.
400 Normas relativas a la ejecución de la labor de auditoría.- La labor de auditoría debe incluir: su
planificación, el examen y evaluación de la información, la comunicación de los resultados y el
seguimiento.
410 Planificación de la auditoría.- Los auditores internos deben planificar cada auditoría.
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420 Examen y evaluación de la información.- Los auditores internos deben obtener, analizar,
interpretar y documentar la información, para apoyar los resultados de la auditoría.
430 Comunicación de los resultados.- Los auditores internos deben informar los resultados de su
labor.
440 Seguimiento.- Los auditores internos deben efectuar el seguimiento de los hallazgos de auditoría
que se hubieren informado, para asegurarse que se han tomado las acciones apropiadas.
510 Propósito, autoridad y responsabilidad.- El director de auditoría interna debe tener una
declaración de propósitos, de autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna.
520 Planificación.- El director de auditoría interna debe preparar los planes necesarios para llevar a
cabo las actividades de la unidad de auditoría interna.
530 Políticas y procedimientos.- El director de auditoría interna debe establecer por escrito políticas y
procedimientos para guiar al personal de auditoría.
540 Administración y desarrollo del personal.- El director de auditoría interna debe establecer un
programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos del departamento de auditoría interna.
550 Los auditores externos.- El director de auditoría interna debe coordinar los esfuerzos de auditoría
interna y externa.
560 Garantías de calidad.- El director de auditoría interna debe establecer y mantener un programa
que asegure la calidad para evaluar las operaciones del departamento de auditoría interna.
Con el paso del tiempo el proceso de la auditoría ha ido evolucionando en cuanto a su objetivo, de
acción y dinámica, ya que en sus orígenes el objetivo de esta disciplina era primordialmente el de
detectar y divulgar fraudes, posteriormente su objetivo fue más profesional, como es el de determinar y
dar fe pública sobre la presentación razonable de la información y documentación de los entes, que a su
vez incorporo dentro de sus procedimientos, la auditoría de cumplimientos.
Ante esta responsabilidad el auditor operativo no solo debe reunir las condiciones propias de los
auditores tradicionales, sino condiciones especiales que le permitan cumplir a cabalidad su importante
misión.
Durante los últimos años se han utilizado denominaciones para identificar el alcance y características
de este tipo de auditoría, en efecto términos como: “Auditoría Integral”, “Auditoría Gerencial”,
“Auditoría Administrativa”, “Auditoría de Rendimientos”, “Auditoría de Gestión”, son empleados de
una manera similar al término “Auditoría Operativa”, todas estas expresiones son bien conocidas por
los auditores, por lo que se utilizan como sinónimos.
De todas las expresiones formuladas, se considera que el término más adecuado es el de “Auditoría
Operativa” ó “Auditoría Operacional”, por cuanto significa la evaluación de las “Operaciones” ó
“Procedimientos Operativos” integrales que realiza una entidad.
“La auditoría operativa, es una disciplina de control para evaluar la efectividad de los procedimiento
operativos y los controles internos”.
“La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado de
efectividad y economía de planificación, organización, dirección y control interno”.
“La auditoría operacionales es un examen objetivo de la gestión financiera y operativa de una entidad,
su entorno, organización, programas, sistemas, controles, actividades y procesos y se orienta a
identificar oportunidades de mejoras o cambio con el propósito de lograr eficiencia, efectividad y
economía en sus operaciones”.
• Crítica.- El auditor no debe aceptar solamente lo que se le presenta, debe buscar todas las
evidencias posibles para tener un buen juicio.
• Sistemática.- Porque se debe elaborar un plan para lograr los objetivos de la auditoría.
• Imparcial.- El auditor nunca debe dejar de ser objetivo e independiente, tanto en lo económico
como en lo personal.
Es por esta razón que surge la auditoría operacional, con la finalidad de prestar un servicio de carácter
gerencial, ya no conformándose tan solo esta, con tener una opinión sobre la razonabilidad de los
estados financieros y la eficacia del control interno, sino que tuvo necesidad de conocer las diferencias
La importancia que va adquiriendo la auditoría operativa, dejando al olvido la imagen del auditor que
sólo se concentraba a la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes y
malversaciones de fondos y otra irregularidades, convirtiéndose en un elemento pensante, creativo y
con gran dosis de migración y sentido común, a parte de los conocimientos profesionales y técnicos
requeridos para ejercer en mejor forma sus funciones, que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los
resultados obtenidos.
De forma más específica indicamos algunos de los beneficios obtenidos por la organización o entidad:
− Estudio o análisis de las normativas legal y administrativa, aplicable al sector en operación bajo
examen y verificar que las mismas se cumplan.
− Evaluación de las políticas que sirven de parámetro a la planeación y ejecución de actividades.
− Análisis del sistema o metodología de planificación y orientación de objetivos y metas.
− Estudio del sistema de formulación, ejecución y control presupuestario.
− Análisis de la estructura organizativa, asignación de responsabilidades, delegación de autoridad,
a los distintos niveles, y racionalización de la nómina.
− Comprobación de la efectividad del sistema de información en sus aspectos básicos, incluyendo
la confiabilidad de los estados contables.
− Evaluación de la idoneidad del personal.
− Verificación de las normas del control interno típico del área financiera (tesorería, compras,
nóminas, inventarios, etc.…).
− Observación y evaluación de prácticas y procedimientos operacionales.
− Análisis y comparación de datos estadísticos sobre costos, producción, ganancias, etc.…
− Análisis del sistema de retroalimentación utilizado por la gerencia para evaluar su gestión y
aplicar correctivos.
− Examen de las relaciones externas y/o factores que puedan incidir en la gestión.
− Verificación del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias fehacientes incluyendo
el control respectivo directo.
− Examinar con énfasis los mecanismos utilizados para lograr precios justos y razonables en la
contratación de obras y servicios y en las adquisiciones.
Las empresas por sus características especificas, realizan operaciones con su entorno y
lógicamente son afectadas por los cambios que se producen en los mismos. El entorno
tiene la característica de cambiar de manera permanente y a un ritmo cada vez más
acelerado, por lo que la empresa debe acomodase de manera constante a esta dinámica.
Como se menciono el alcance el alcance de la evaluación podrá ser selectivo y exhaustivo de acuerdo
con un programa anual de revisiones o los requerimientos formulados por la empresa. Sin embargo
siempre se deben considerar la política básica de auditoría operacional que se anuncia en la siguiente
forma:
“los esfuerzos de los recursos de auditoría (humanos, materiales y tiempo) deben aplicarse
principalmente a las situaciones, áreas, procesos, actividades, etc…en la que el examen rinda el mejor
resultado, considerando el propósito de prestar la mejor la mejor ayuda posible al descargo de
responsabilidades de la alta administración de la entidad”.
La auditoría operacional integral se debe basar en examen y evaluación de las siguientes cuestiones
específicas:
Por lo tanto para evitar en su caso atenuar, esta connotación negativa se debería tratar de divulgar y
aplicar la siguiente filosofía:
− Que las auditorías operativas sean emprendidas con carácter evaluativo y no investigativo.
− Que la auditoría operacional se pondrá énfasis en un análisis objetivo. No se realizaran con
ninguna conclusión preconcebida y no tendrá por objeto a ninguna unidad operativa o persona
especifica.
− Que en los informes de auditoría los resultados que se expones sean equilibrados, en el sentido
de que se hará todo lo posible por identificar las áreas en las cuales se han alcanzado éxitos, así
como también las áreas en las cuales se evidencio deficiencia o debilidades respecto de las
previsiones originales.
− Que todos los hallazgos, conclusiones y recomendaciones se basaran en hechos evidenciados y
no en apariciones o suposiciones.
− Que se hará todo lo posible por establecer una relación operativa de trabajo con los funcionarios
de las unidades involucradas, afectados o participantes en todas las auditorias operacionales.
Entre otros medios de fomentar una colaboración y entendimiento pleno de las metas y
Algunos de los principales enfoques y criterios para la realización de este tipo de auditoría que se han
emitido en los últimos años, por diferentes y reconocidos autores, de forma breve los mencionamos a
continuación:
a) Método propuesto por Alexander Hamilton Institute.- Este método sostiene que “la
auditoría operativa abarca una gama de procedimientos, métodos de evaluación, políticas y
enfoques. Se propone analizar, evaluar, examinar y calificar la actuación de la firma con
relación en una serie de normas prefijadas, o bien a ciertas normas o directrices que gozan de
aceptación general en la compañía”. El objetivo general por lo tanto, consiste en evaluar la
eficiencia y eficacia de la organización.
1. Definición del alcance del proyecto.- Tanto el personal superior como el personal como el
personal que lleva a cabo la auditoria deben estar totalmente de acuerdo en cuanto al alcance
general que incluirá una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización.
2. Planificación, Preparación y Organización.- Se debe formular un plan de acción a fin de
llevar la misión. El plan señala las etapas a seguir y calcula el tiempo requerido para cumplir
cada etapa.
3. Recopilación de datos y actualización de la documentación.- Consiste en la acumulación de
datos informativos relacionados con los sectores definidos enb el alcance. Los datos se obtienen
de la correspondencia, políticas y procedimientos y otra que se obtiene de los empleados
mediante entrevistas.
4. Investigación y análisis.- Es la más crítica del proceso. En esta etapa se acumulan las pruebas y
datos necesarios para dar validez al informe final.
b) Método propuesto por Joaquín Rodríguez Valencia.- Este enfoque sostiene que la tarea de la
auditoría consiste en determinar las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar
colaboración a la empresa para su efectivización. Para el efecto propuso la siguiente
metodología:
1. Análisis preliminar
2. Análisis, Interpretación y Síntesis
3. Preparación del informe
d) Método propuesto por Luis Fernando Valeriano Ortiz.- Para su realización formula una
propuesta que se apoya en los métodos de investigación científica y comprende la ejecución de
las siguientes etapas:
1. Planeamiento de la investigación
2. Recopilación de datos
3. Análisis de datos
4. Formulación del informe
5. Implementación e implantación
6. Evaluación
e) Método propuesto por Fernando Hernández Rodríguez.- Este método se efectúa aplicando
las siguientes etapas:
1. Trabajo preliminar
2. Revisión de la legislación
3. Revisión y prueba de control operativo
4. Examen y prueba detallada del control operativo
5. Informe de auditorio
f) Método propuesto por Rubén Oscar Rusenas.- Para el cumplimiento de los objetivos de la
auditoría operativa, los pasos a ejecutar son:
1. Conocimiento
2. Verificación
3. Evaluación
4. Informe
A pesar de que no existe uniformidad de criterio entre los diferentes autores, en cuanto al enfoque o
método a utilizar en la realización de una auditoría operativa, consideramos que el esquema
metodológico sobre el cual existe mayor acuerdo y que se adecua a las necesidades de una auditoria
operacional, está constituido por cuatro fases que mencionamos como modelo a continuación:
Las fases citadas anteriormente no deben ser consideradas como partes independientes entre sí, más
bien como componentes de un todo, en tal sentido esta muy interrelacionadas, ya que entre ellas existe
una dependencia de causa a efecto, es decir, una es deducible de la otra, manteniendo con mucha
flexibilidad el orden expuesto dentro del esquema total.
b) Auditoría operacional a cargo de auditores externos.- Loa auditores externos pueden ser
firmas privadas o de organismos gubernamentales de fiscalización. Cuando los auditorías son
realizadas por auditores de estudios privados, la metodología que sigan comprenderá la
ejecución de la siguiente fase:
La fase de seguimiento es más difícil de llevar a la práctica por la discontinuidad que caracteriza a los
servicios a cargo de auditores externos, salvo situaciones en contrario o que el seguimiento sea
asignado a los auditores internos.
La auditoría operacional realizada por los auditores gubernamentales, pondrá énfasis en la realización
de la fase de auditoría preliminar, a las disposiciones legales que normas las actividades del estado, por
constituir la fuente de autoridad, políticas, restricciones, etc.
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Las fases de una auditoría operativa a cargo de auditores gubernamentales serán las siguientes:
− “Que las tareas de auditoría operativa son propias de los profesionales del área contable,
quienes a su vez y cuando tareas lo exijan, podrán solicitar la colaboración de profesionales de
otras disciplinas, formando un equipo interdisciplinario que deberá actuar bajo su coordinación,
control y responsabilidad”.
− “Que es responsabilidad del Contador Público al llevar a cabo una auditoría operativa, la
actuación de los integrantes del equipo interdisciplinario, en la medida en que los mismos hayan
sido por él designados”.
También la XIII Conferencia aprobó una resolución referente a los objetivos educacionales de la
formación del Contador Público, donde se detallan las áreas básicas que deben cubrir los programas
universitarios de las carreras de auditoría y que tienen relación con Contabilidad, Administración,
Finanzas, Auditoría, Análisis de sistemas, Computación o Procesamiento de Datos, Matemáticas,
Economía, Derecho, Tributación y Humanidades.
− Primera Norma.- El auditor operativo debe ser una persona con titulo profesional
universitario o equivalente en la especialidad de Contador Público y entrenamiento y
capacidad profesional para ejercer la auditoría operativa.
− Segunda Norma.- El auditor operativo debe realizar su trabajo y preparar su informe
con cuidado y diligencia profesional.
− Tercera Norma.- El auditor operativo debe mantenerse en su posición de
independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios.
231 Planificación
232 Supervisión
234 Evidencias
a) Propósito:
c) Alcance:
− A.F.- Comprende los estados financieros y controles contables desde un punto de vista
retrospectivo.
− A.O.- Comprende el sistema de planeamiento y control, concretamente la estructura
organizativa, métodos operativos, recursos y controles administrativos, considerados de
principio comprensivamente a partir de la condición reciente de los mismos y con
proyección hacia el futuro.
d) Medición:
e) Método:
f) Precisión:
g) Política de auditoría:
h) Usuario:
i) Programa de auditoría:
j) Requerimiento:
l) Frecuencia:
m) Dictamen:
− A.F.- Emite un dictamen que contiene la expresión de una opinión acerca de los estados
financieros tomados en conjunto o la afirmación en sentido de no ser posible la
expresión de dicha opinión.
− A.O.- No emite dictamen. Rinde un informe constructivo en el que se incluyen
condiciones y hallazgos favorables o desfavorables con respecto a la eficiencia,
3.1 Componentes del Sistema.- Un sistema constituye un conjunto de partes independientes que
juntas forman un todo unitario que cumplen alguna función. Esencialmente las partes deben ser
interdependientes y actuar unas sobre otras.
La empresa, las unidades que las forman y la administración misma, constituyen sistemas.
Igualmente los planes y proyectos administrativos son síntomas cuyos componentes son los
recursos humanos, las materias primas, los equipos o instalaciones, el mercado, los clientes, etc.
Casi todas las cosas constituyen sistemas y la empresa no es la excepción. El sistema más
característico quo puede percibirse en ella lo constituye el proceso administrativo que es
efectivamente un todo, cuyas partes interdependientes son las funciones de administración:
Planificación, organización, ejecución y control.
3.2. El Proceso Administrativo.- Muchas son las versiones que se conocen acerca de las funciones
que integran este proceso. A los efectos del tema del presente capítulo se ha elegido el siguiente
esquema que comprende cuatro funciones: Planeación, Organización, Ejecución y Control.
3.3. Planificación.- Planificar es predecir el futuro, pero es algo más que eso, es intentar controlarlo.
Es proyectar o establecer un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo. Es adoptar un
conjunto de decisiones interrelacionadas respecto a lo que se hará y como se va hacer. Es un proceso
continuo, que posiblemente tenga un inicio, pero no un fin.
Sin embargo, no constituye el punto de partida del proceso administrativo, ya que previamente son
necesarias algunas premisas.
Premisas de Planeación.- Son las otras cosas que el ambiente, marco o condiciones anticipadas en
los que se estima que los planes operen.
Estas premisas adoptan la forma de:
− Suposiciones o pronósticos y
− Condiciones conocidas.
Por ejemplo el pronóstico sobre la evolución de la población constituye una promesa del presupuesto
de ventas, pero también las ventas del período anterior son una promesa de ese mismo presupuesto.
En rigor de la verdad un pronóstico será una premisa si constituye un pre- requisito de la planeación y
no si constituye el resultado de la planeación.
Cuanto más largo es el efecto de un plan, es más estratégico. En este sentido la planeación estratégica
trata de decisiones de efecto duradero. Cuanto más funciones de las actividades de una organización
sean afectadas o comprometidas por un plan, más estratégico será.
La planeación estratégica tiene una perspectiva amplia, en tanto que la táctica es más estrecha.
La planeación táctica trata de la selección de medios para los cuales han de perseguirse objetivos
específicos y de corto plazo y la estrategia se refiere tanto a la formulación de objetivos a largo plazo
como a la selección de los medios para alcanzarlos.
En consecuencia, las decisiones estratégicas, por estar relacionadas con objetivos y políticas, suelen
producir efectos a largo plazo. Entonces el planeamiento estratégico tendrá que ser, por ejemplo, con la
adquisición y distribución de las principales instalaciones, divisiones o filiales de la empresa ó con sus
estructuras organizativas, afectando de manera más o menos permanente a los esquemas físico,
financiero y organizativo en los que se llevan a cabo las operaciones.
3.4. Organización.- Esta es la función que mayor atención ha merecido por los investigadores y
técnicos de la administración, tanto así que se reconoce la existencia de tendencias o escuelas, cada una
de las cuales formula su planteamiento como crítica a la otra, aportando nuevos conceptos que al
presente han dado lugar a una teoría muy amplia.
El esquema teórico trata de seis aspectos básicos que en conjunto identifican lo que posteriormente
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llegó a denominarse la organización formal, y estos aspectos se refieren a:
Los organigramas son útiles para la comunicación y análisis de la empresa. Como comunicación: se
puede informar a los miembros de la organización sobre la posición que ocupan y la relación que tienen
con el resto de la estructura. Como medio de análisis se puede mencionar lo siguiente: Fallas de control
interno, como funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un mismo cargo; departamentalización
inadecuada, como funciones de contabilidad y ventas asignadas a un mismo cargo; relaciones de
dependencias confusas; indefinición de niveles; etc..
Los organigramas pueden graficarse de varias formas: Vertical, Horizontal, Circular, Semicircular,
Lineal.
a) Principio de la coordinación do interés, con la finalidad que todos unan sus esfuerzos para
lograr una meta común.
b) Principio de impersonalidad de mando, para conseguir que las disposiciones gerenciales sean
mejores obedecidas.
c) Principios de aprovechamiento del conflicto, con finos constructivos para forzar la meta a
buscar que sean beneficiosas para ambas partes.
La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas, aquella que ofrezca más ventajas.
La toma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo, ningún plan, ningún control,
ningún sistema de organización tiene efecto mientras no se da una decisión.
3.6. Control.- Consiste en verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado, las
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instrucciones emitidas y los principios establecidos. Su propósito es determinar las deficiencias, con el
objeto de corregirlas y recomendar lo más conveniente para corregirlas y evitar que se repitan.
En el control; se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto, ya sea en forma
total o parcial, con el fin de corregirlos, mejorar y programar nuevos planes.
Para que el control sea más efectivo, requiere como mínimo los siguientes requisitos:
a) Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados.
b) Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento.
c) Definición y acumulación de la información para previa explotación de Ia misma, medir el
rendimiento.
d) Implementación de una infraestructura de información de que identifique los resultados,
determine las causas y efectos, señale las tendencias e identifique resultados, de acuerdo a las,
áreas de responsabilidad.
El control permite asegurarse de una óptima ejecución, conocer que parte de una actividad se está
cumpliendo y cual no, de qué modo, en que tiempo y por qué se desea.
El gerente al ejercer las funciones de control, no será autoritario, autócrata, sino cooperador, y al
señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que no se cometan nuevamente,
debiendo ser el gerente en este concepto, un educador, ayudante y consejero para sus subordinados.
Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes: informes, estadísticas,
presupuesto, costos, plan, volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados.
A propósito de la auditoría operativa ésta distinción implica una gran importancia y por lo siguiente:
aceptada la distinción, par el auditor no significará lo mismo “revisión del control” que “revisión de los
controles”. En el primer caso se examinará una de las funciones del proceso administrativo
denominada, precisamente, control o si se quiere control directivo, en tanto que en el segundo caso se
examinaran las antes mencionadas formas concretas de realizar el control.
El control es una función y solamente una, que consiste en un proceso. Los controles pueden ser
muchos. El control es lo general y los controles son lo específico.
El control interno nace y crece en la organización con métodos, procedimientos y sistemas, que
confirman su lógica estructura mediante el funcionamiento de, medios humanos, material o tecnológico
e ideológico.
3.7.2. Naturaleza.- La expresión “control interno” es, generalmente, interpretada o utilizada para
enunciar las directrices emanadas de los dueños, propietarios o ejecutivos para dirigir, coordinar y
controlar a sus subordinados dentro de la pirámide de la organización, ya fuera ésta de tipo lineal,
mixta o funcional.
La naturaleza e importancia del sistema de control interno es que es indivisible por que integra toda la
organización y, por lo tanto, es función y responsabilidad de la dirección de la empresa: La instalación
o implementación, la vigilancia de su funcionamiento en forma correcta o eficiente, el detectar los
desfases respecto de lo que fue predeterminado y, por último el adaptar al tiempo y circunstancia las
políticas, normas y procedimientos que componen el sistema de control interno.
3.7.3. Responsabilidad.- El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno,
pero es el evaluador del mismo y en base a dicha evaluación podrá determinar la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. Pero como evaluador de dicho sistema de
control interno, obtiene conclusiones que debe informar a la dirección de la empresa y, a su vez, puede
sugerir cambios para su mejor funcionamiento. Cada funcionario de la empresa, es el responsable del
control interno en su ámbito de actuación.
3.7.4. Alcance.- El alcance del control interno está dada par la totalidad de la empresa, y los problemas
que se generan al controlar las actividades, tiene origen en los distintos sectores de la organización
según la tarea que estos desarrollan, como por ejemplo: las funciones de registración-contaduría,
fabricación, ventas, compras, personal, tesorería, finanzas, etc.
1.Protección de los Activos.- Para lograr este objetivo se deben adoptar las siguientes medias:
3.7.7. Elementos.- Podemos mencionar los siguientes elementos del control interno, y las medidas a
adoptar para que dichos elementos se cumplan:
4.1. Selección.
4.2. Entrenamiento.
4.3. Capacitación.
4.4. Evaluación.
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4.5. Promociones.
4.6. Remuneraciones.
4.7 Identificación.
4.8. Rotación.
4.9. Incompatibilidad.
3.7.8. La Función del Auditor.- El control interno y ha tarea que ejecuta el auditor consiste en:
En el Control Interno, para desarrollar su tarea el auditor debe cumplir tres funciones que son:
2. Evaluación del sistema de control interno.- La etapa anterior le permite al auditor poder
formarse un juicio sobre el sistema de control interno vigente, el cual le permite conocer ciertos
aspectos del ente examinador en cuanto a:
- Su estructura interna.
- Adecuada organización del ente.
- Confiabilidad de la información.
- Eficiencia operativa.
- Acatamiento de las políticas y directivas de Ia dirección superior.
- Calidad del grupo humano.
- Medias tecnológicos con que cuenta el ente.
- La determinación de cuáles son en forma clara y precisa, los puntos débiles de
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control.
3.7.9. Técnicas del Relevamiento del Sistema de Control Interno.- La evaluación es el análisis
de ‘algo”, ya fuera un sistema, un procedimiento, una gestión, etc. Pero la misma debe ser
realizada con total objetividad o independencia necesaria para que se llegue a una conclusión
lógica, concreta y consistente. Para tal fin se deben establecer ciertas pautas:
3.7.10. Enumeración y Análisis de los Aspectos Prácticos del Control interno.- El siguiente
detalle resume los aspectos prácticos que deben ser tenidos en cuenta para lograr y mantener un
sistema de control interno eficiente:
3. Delegación.- Existe la posibilidad que los individuos deleguen en otros de menor jerarquía sus
funciones, pero debe quedar claro que la responsabilidad sobre esa función no puede ser dolegada.
5. Operación.- Ningún funcionario dentro de una organización debe ser el responsable de una
transacción desde que esta se inicia hasta que finaliza. Ya que si así fuera, en el caso do existir
errores, éstos son difíciles de detectar, lo quo a su vez posibilita que se cometan dolos o fraudes.
8. Control Selectivo.- Toda organización debe poseer, dentro de su estructura, funcionarios que
efectúen controles por excepciones o controles no rutinarios, los cuales se apliquen en forma
periódica y de manera sorpresiva ya que, a su vez, evalúan si los controles existentes actúan de ha
manera tal como fueran creados.
9 Funciones Rotativas.- La datación humana debe tener una rotación de funciones, que constituyen
a eliminar a los individuos denominados “indispensables para la organización” y también
contribuye a detectar errores y fraudes. Esta rotación permite que el individuo no se enajene con un
trabajo y que a su vez se capacite y entrene en tareas diferentes que lo permitirán evolucionar dentro
del ámbito de la organización.
10. Elemento Materiales.- A aquellos funcionarios que tienen funciones de custodia de bienes de
Ia organización, debe proveérselos do los elementos de seguridad necesarios para que el momento
en que el individuo está fuera de la empresa, los valores bajo su custodia estén suficientemente
protegidos.
11. Costa.- El costo material de instalar y mantener un control debe ser menor de Ia que realmente
se requiere controlar.
12 Instrucciones por Escrito.- Toda instrucción que se le da al personal de una organización debe
ser entregada por escrito, ya fuere su descripción de tareas, un manual de procedimientos, etc.. y el
receptor debe firmar como que recibió dicha norma.
14 .Custodia de los Formularios.- Los formularios que no están puestas en uso deben estar lo
suficientemente protegidos para que nadie pueda tener acceso a los mismos y que una persona
sea encargada de entregárselos a los usuarios y registre a quién se los facilitó.
15. Depósito Total de las Cobranzas.- El total del dinero y los cheque entregados a Ia empresa deben
ser depositados de inmediato y en forma intacta en los bancos.
16. Dinero en Efectivo.- El uso del dinero en efectivo debe provenir solo de los fondos fijos o cajas
chicas y únicamente debe ser utilizado para los desembolsos permitidos de tipo urgente o para
gastos menores que no justifique a la realización de un pago con cheque.
17.Pago con cheque.- Todo pago que efectúe la organización debe realizarlo con un cheque o a la
orden del beneficiario y evitando su endoso por éste.
18 Obligaciones con Doble Firma.- Cada vez que la empresa se compromete o se obliga mediante
un documento, ya fuere un pagare, un cheque, una letra de cambio, etc.. Es conveniente que cada
dicha obligación tenga la firma de más de un funcionario.
19. Cuentas de Control.- La sumatoria de la cuenta analíticas debe ser igual a lo expresado en las
cuentas de control, en el caso de no ser así se debe realizar la conciliación respectiva.
20. Vacaciones y Licencias.- Todos los funcionarios deben gozar de periodos de descanso, pero a
su vez es imprescindible que en los casos de personas que tienen a su cargo funciones de custodia
tengan periódicamente ese descanso lo que contribuirá a que otra persona tome su función y
pueda detectar si existen errores o fraudes.
21. Control por Oposición.- El control por oposición consiste en aquel que se verifique cuando
entre un individuo y otros se verifican mutuamente, coma por ejemplo cuando en un traspaso de
valores o información, se quiera desligar la responsabilidad de uno, produciéndose la misma por
parte de otro.
22. Confrontar Datos.- Se deben realizar todas las conciliaciones de datos propias con
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informaciones de terceros. Por lo tanto, se debe realizar la confrontación de todos los movimientos
bancarios y también enviar “resumen de cuentas” a todos los clientes y proveedores, y contestar
todos los recibos. Se tienen que efectuar, por lo menos una vez al año, una circularización de
saldos.
“El control administrativo es el proceso mediante el cual los directivos aseguran la obtención de
recursos y su utilización efectiva, eficiente y económica en el logro de los objetivos de Ia
organización”.
3.8. Control Operacional.- Siempre dentro del sistema de planeamiento y control, el control
operacional se define como:
“El proceso consistente en asegurar que las tareas especificas se cumplan en forma efectiva,
eficiente y económica”.
Tareas específicas, quiere decir que tiene vinculación con mucho más concreto y específico que el
control administrativo, el que como se indicó tiende al cumplimiento do los objetivos de la
organización.
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Algunas situaciones que ilustran el ejercicio del control operacional sobre tareas o transacciones
individuales son:
UNIDAD Nº 4
PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA
4.1. Conceptualización.- Los papeles de trabajo son la evidencia que guarda el auditor sobre el
cumplimiento de los programas de auditoría, en lo referente a los pasos o procedimientos aplicados, en
la evaluación de las actividades de una empresa, las pruebas realizadas, la información obtenida y las
conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoría. Los papeles de trabajo incluyen todas las
evidencias que el auditor considera necesario, para apoyar los resultados que se exponen en el informe
de evaluación. Un papel de trabajo es la manifestación objetiva de las técnicas y procedimientos
aplicados durante el trabajo de auditoría. Constituye el eslabón entre los programas de auditoría y el
informe; por lo tanto los papeles de trabajo:
4.2. Objetivos.- El objetivo y propósito fundamental de los papeles de trabajo es constituir una
evidencia clara y completa de la tarea efectuada y delimitar la responsabilidad del auditor, ya que los
papeles de trabajo deben demostrar:
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- La fuente y naturaleza de los elementos de juicio obtenidos
- El alcance de los procedimientos aplicados
- El resumen de las conclusiones arribadas.
Por lo tanto los papeles de trabajo permiten suministrar datos necesarios o importantes para la
confección de los informes.
4.3. Características.- Las principales características que deben reunir los papeles de trabajo son:
- Sustento o validez de los informes.- El auditor en su trabajo compila: datos, análisis, cálculos,
notas, relaciones, extractos, confirmaciones de terceros, comentarios, etc. Y de ellos extrae los
elementos de juicio para su informe.
- Revisión del sistema de control interno.- Sabemos que el auditor, como evaluador del sistema
de control interno, debe emitir comentarios sobre el funcionamiento y comportamiento de este.
- Consulta de datos.- Los datos incorporados a los papeles de trabajo son la fuente de consulta
para formular apreciaciones, observaciones y sugerencias sobre la tarea ejecutada.
- Control del trabajo.- Constituye una guía adecuada para revisar la tarea realizada.
- Referencias futuras.- Ayuda como guía para la realización de auditorias futuras. Además los
papeles de trabajo deben respetar los siguientes conceptos:
a) Precisión.- El trabajo del auditor se basa en los hechos reales y ellos son el sustento de
futuras opiniones y conclusiones; por lo tanto hay que describirlos con precisión.
b) Minuciosidad.- Los papeles de trabajo deben dar al lector la seguridad de que en ellos está
todo en forma clara. Es decir son completos.
c) Organización.- Es fundamental contar con una razonable organización para la recolección y
registro correcto de datos precisos.
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d) Prolijidad.- Es importante que los papeles de trabajo sean legibles y hay que tener en
cuenta que la prolijidad solo insume un pequeño tiempo de más que se ahorra en la lectura
posterior.
4.4. Consideraciones sobre la preparación.- La preparación de los papeles de trabajo tiene por
finalidad o sirve para:
4. Formar el legajo que reúna los antecedentes de los temas cuestionados, el que se discutirá en
secciones o reuniones con los sectores auditados.
5. Reunir los antecedentes de las sugerencias a realizar y la forma en que se llega a esa conclusión.
6. Supervisar o controlar en forma sistematizada el trabajo realizado.
7. En base a la presentación de los papeles de trabajo se puede apreciar la habilidad y capacidad del
auditor que los efectuó
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4.5. Requisitos sobre los papeles de trabajo.- Los requisitos que deben reunir los papeles de trabajo
son los siguientes:
- Deben estar preparados de forma que permitan una fácil lectura y rápidamente se pueda
conocer el concepto de lo que se quiere expresar. Por lo tanto, su redacción debe ser clara y
objetiva.
- Debe indicarse cuáles son los datos, la información o listados preparados por el sector
auditado y debe ser revisado o controlado para admitirlo con evidencia válida.
4.6 Clasificación y ordenamiento.- La clasificación de los papeles de trabajo la podemos hacer en dos
grandes grupos:
1. Auditoría del ejercicio.- Son los papeles específicos de los trabajos efectuados durante el
ejercicio económico en curso. A su vez, podemos hacer otra sub-clasificación:
- Estructura legal.
- Estatutos.
- Copias de actas y asambleas.
- Organigramas.
- Manuales.
- Procedimientos, instrucciones y normas.
- Localización de plantas, oficinas, depósitos, sucursales y agencias.
- Informes y correspondencias.
- Reseñas de las operaciones.
- Relevamiento administrativo contable y evaluación del sistema de control interno.
- Volumen de operaciones.
- Documentos importantes.
- Programas a largo plazo.
- Revisión periódica y seguimiento de recomendaciones o sugerencias.
- Memorias y estados contables.
4.7. Marcas o símbolos.- Los símbolos o marcas son utilizados por el auditor para señalar en sus
papeles de trabajo el tipo de revisión y pruebas efectuadas. Las marcas que se utilizan en auditoría
operativa tienen más relación con la profundización y continuidad del examen que con
comprobaciones, aunque estos últimos no se puedan descartar del todo, por el hecho de que la auditoría
operativa se ejecuta según fases que se aplican progresivamente y también por el contenido especial de
los papeles de trabajo, que en gran parte son narrativos o gráficos.
Las marcas o símbolos que figuran en los papeles de trabajo deben ser debidamente aclarados, excepto
aquellos que se usan en forma uniforme. Es preferible que estas marcas se efectúen en color.
Estas marcas o símbolos permiten con una rápida visualización determinar el grado de análisis
efectuado y constituyen un medio de control de la labor de los ayudantes.
Ejemplos:
Otros ejemplos
Según las necesidades podrían adicionarse otras marcas, que deberán incorporarse a una planilla de
marcas de auditoría. No se considera necesario explicar el significado de las marcas en cada papel de
trabajo, dado que ya se lo ha hecho en la indicada planilla.
Codificación.- Significa el acto mediante el cual se asigna índices de identificación que permiten
localizar e identificar el lugar exacto donde se encuentra un papel de trabajo dentro de los archivos que
se preparan como resultado del examen. La codificación de los papeles de trabajo presenta las
siguientes ventajas:
- Simplifica la localización
- Simplifica el proceso de supervisión y revisión.
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- Permite el archivo sistemático.
Los códigos o índices en auditoría pueden ser de las siguientes clases: a) Alfabéticos, b) Numéricos, c)
Alfanuméricos.
4.8 Contenido de los papeles de trabajo.- El diseño de las hojas de trabajo queda siempre a criterio
del ayudante y/o superior, pero es preferible que sea discutido entre ellos. Pero en auditorías repetidas
se hace un estándar del papel del trabajo de un tema específico.
Los papeles deben ser perfectamente comprendidos por cualquier persona ajena a su realización y
deben contener:
4.9. Revisión de los papeles de trabajo.- Cuando se efectúa el control de los papeles de trabajo se
evalúa la gestión del auditor que lo realizó. Por lo tanto, debemos tener en cuenta los siguientes
aspectos en la revisión de los mismos:
4.10. Tipos de archivos.- La forma de organización y archivos de los papeles de trabajo, responden a
una lógica definida, por cuanto estos documentos proporcionan una fuente conveniente de información
sobre la auditoría que es de interés para los auditores, supervisores y otros funcionarios vinculados con
el examen.
El archivo permanente debe servir como base de información para ayudar a planificar futuras labores,
por consiguiente, deben proporcionar una información resumida rápidamente accesible sobre las
labores efectuadas anteriormente y sobre los informes emitidos, incluyendo una lista de las áreas
b) Archivo corriente.- Comprende dos tipos de archivos, algunos relacionados con aspectos
generales de la revisión y otros con hallazgos específicos de auditoría.
Los papeles generales resultan de las primeras fases de la auditoría que es cuando aún no
tienen identificados los hallazgos. Se denominan generales por que se vinculan con
información que compete a la empresa en su conjunto. Aunque principalmente resultan de la
fase de trabajo preliminar, en las fases posteriores podría seguir surgiendo información
general.
Para todos los papeles de trabajo generales debe abrirse un solo legajo, en cambio será
conveniente que para cada hallazgo se habiliten legajos específicos, aunque esto depende de
la importancia y la cantidad de papeles.
4.11. Normas generales para la elaboración de papeles de trabajo.- Las siguientes normas se deben
aplicar en la elaboración de los papeles de trabajo.
1. Totalidad y precisión.- Los papeles deben contener evidencias completas y precisas para
proporcionar un respaldo apropiado de las observaciones, conclusiones y recomendaciones,
3. Pertinencia.- Los papeles deben limitarse a los asuntos que son materialmente importantes,
pertinente y útiles con relación a los objetivos establecidos en el examen, los papeles para
cumplir con la norma anterior deben contener un título que los identifique de manera precisa
con su contenido. El costo de la preparación de los papeles de trabajo es una parte
importante del costo total de la labor que efectuamos, por consiguiente debe estar
justificado.
4. Uso de hojas separadas para cada asunto.- Este detalle adquiere importancia a partir del
momento en que es posible detectar situaciones que posteriormente constituirán un hallazgo,
sin embargo no siempre es posible por la presión del tiempo disponible y la forma en que se
recibe la información, clasificar los papeles desde un principio según los hallazgos o
categorías a la que pertenezcan.
Por otra parte, como se indico aún en las fases finales continúa obteniéndose información
diferenciada que puede servir a la auditoría en ejecución o a futuros exámenes.
5. Registro de la fuente.- Por las situaciones de controversia que pueden presentarse en las
fases de conclusión de la auditoría, es vital que se identifique el nombre, cargo y posición de
las personas o unidades que proporcionan la información
7. Forma de preparación.- Para facilitar correcciones los papeles de trabajo del archivo
corriente deben prepararse a lápiz o bolígrafo. Los del archivo permanente pueden ser
preparados en un ordenador.
10. Facilidades.- Para reducir el tiempo se debe hacer uso intensivo de procedimientos y
medios que representan ahorro de tiempo, tales como fotocopias de documentos. Sin
embargo, se debe velar que la utilización del equipo de fotocopiado sea realizado con
moderación.
El proceso de la auditoria operativa comprende una serie de actividades a cumplir que permiten obtener
el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisión del informe.
2. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
Puede decirse que la auditoría operativa consiste en un proceso ininterrumpido de obtener información.
La materia prima con la que trabaja el auditor es la información, que se somete a un proceso cuyo
resultado final son las conclusiones establecidas.
5. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN
Las principales ventajas de la planificación permiten:
La evidencia proporciona los medios por los cuales alcanzamos ese estado de seguridad llamado
conocimiento, que se opone a la mera creencia.
Para obtener un conocimiento verdadero y lograr adquirir una evidencia válida, el auditor debe contar
con la capacidad y conocimientos adecuados, para así poder estar en condiciones de interpretar aquello
que examina. Cuando tratamos de obtener un conocimiento verdadero a través de nuestros sentidos y
observamos un objeto puede suceder que la afirmación de nuestros sentidos no sea válida, ya que el ver
no siempre es el creer, sino que depende de la interpretación que le demos a una cosa de acuerdo con
nuestros conocimientos.
Lo que demuestra que la evidencia materia de auditoría se deriva de una conclusión basada en el
conocimiento que tengamos de todo aquello que esté a nuestro alcance.
Este conocimiento se adquiere mediante el diseño lógico de los procedimientos de auditoría y su
aplicación.
Los Objetivos
Especifican las condiciones futuras que los ejecutivos esperan lograr
Las Acciones
Son los medios o actividades específicas planificadas para lograr los objetivos
Los Recursos
Son las asignaciones en clase y cantidad que pueden ser aplicados a las actividades.
La implantación
Significa la asignación de dirección que debe tomar el personal para llevar a cabo el plan. La función
control, incluye todas las acciones que los ejecutivos llevan a cabo en su intento por asegurar que los
resultados reales concuerden con lo planificado.
Para que el control sea eficaz es necesario desarrollar estándares para las variables que pueden
controlarse para conocer hasta qué punto se está logrando los objetivos empresariales; cuando haya
información disponible para evaluar los estándares establecidos y la formulación financiera; cuando los
ejecutivos pueden tomar las acciones correctivas para corregir desviaciones y se cumplan las leyes y
normas aplicables; y cuando la empresa cuenta con un conjunto de procedimientos de control.
De lo expresado anteriormente, podemos concluir que la planificación y el control, son funciones
estrechamente relacionadas. La planificación tendrá poco valor si los ejecutivos no aplican mecanismos
de control aplicados.
1. Los Programas de Auditoria Operacional se preparan progresivamente, con base en los resultados
que se van obteniendo y a medida que el examen se desarrolla.
2. La preparación de los programas de auditoría operacional depende de un gran número de factores,
tales como: la naturaleza y complejidad de actividad bajo examen; por consiguiente, no es factible
preparar programas de auditoría estándar, excepto para el diagnóstico preliminar.
3. Los programas de auditoría operacional se refieren por una parte a fases de la auditoría, vale decir,
a etapas o momentos del examen, y por otra, a condiciones, áreas débiles, hallazgos, etc. En
consecuencia, en la auditoría operacional habrá tantos programas como fases comprendidas en el
examen total, y cada programa se preparará de acuerdo a los resultados obtenidos en la fase
inmediata anterior.
Los programas de auditoría operacional tienen como característica fundamental, que son elaborados de
manera específica para hacer frente a las peculiaridades, necesidades y objetivos previstos. La
excepción se da en el programa del trabajo preliminar, que por la fuerza de las circunstancias se aplican
con un formato más o menos similar.
1.- Constituyen un plan sistemático por la descripción de los procedimientos a ser aplicados
en la evaluación.
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2.- Permite la asignación de responsabilidades entre los miembros del equipo de evaluación.
3.- Facilita la supervisión del examen.
4.- Permite efectuar el seguimiento de los plazos para la ejecución de la labor encomendada
a los auditores.
Los programas de auditoría, para ser útiles en la evaluación de las operaciones de una empresa, deben
ser lo suficientemente flexibles para permitir la imaginación e iniciativa personal del auditor en la
ejecución de los pasos o procedimientos contemplados en estos programas.
1.- Se debe escribir en tercera persona, por la connotación de orden o mandato que tiene
cada paso o procedimientos, enunciados en términos positivos y no de preguntas.
2.- Cada paso implica la aplicación de una o varias técnicas de auditoría, buscando que de
su aplicación se obtenga el máximo beneficio.
3.- Cada paso, que es en esencia una instrucción, debe ser estructurado de manera completa,
con el propósito que los responsables de su ejecución comprendan de manera plena la
naturaleza de la instrucción. Se espera un alto rendimiento del profesional encargado de
su aplicación.
4.- Justificar la incorporación de un paso o procedimientos en el programa de auditoría, para
de esa manera evitar la inclusión de procedimientos innecesarios.
1.- Los programas de auditoría son papeles de trabajo, por consiguiente se deben aplicar,
en su preparación, normas referentes a identificación, supervisión, control y
referenciación.
2.- Los propósitos del examen se deben revelar en los términos más específicos posible y
deben ser fáciles de comprender y alcanzables por los auditores.
3.- Los programas de auditoría, excepto el de auditoría preliminar o diagnostico, deben ser
preparados de manera específica.
4.- En cada paso o procedimientos se deben establecer claramente la labor a realizar y las
causas y motivos de su inclusión.
5.- Los pasos o procedimientos se deben formular en términos positivos y no de preguntas.
En estos programas se debe evaluar y profundizar el estudio de los posibles hallazgos identificados,
determinando si una situación requiere acción correctiva, y si el asunto de hecho es de tal importancia
que merezca tal acción y determine la acción correctiva a ser recomendada o su discontinuación por ser
irrelevante.
PRIMERA ETAPA
El propósito del estudio preliminar es obtener información de todos los aspectos importantes
que rodean las operaciones de la empresa, sean estos internos o externos, lo más
rápidamente posible. Dicha información debe ser reunida de manera utilizable y de fácil
asimilación en la forma de papeles de trabajo, que sirvan como instrumento de trabajo para
el planteamiento de las futuras fases de la auditoría.
- Áreas de estudio que deben ser considerados en el examen, técnicas, procedimientos y métodos
que se utilizarán
ALCANCE GENERAL
De acuerdo con normas de auditoría, el alcance del examen es integral, abarca todas las funciones,
actividades y procesos que ejecuta la empresa, en una primera instancia. Sin embargo, se debe
considerar la política básica de auditoría operativa que señala: que los esfuerzos se deben aplicar a
aquellas actividades y procesos donde la posibilidad de mejorar o cambiar, sea más perentoria. Se
podría también establecer el alcance del examen, con base en los requerimientos y necesidades de los
ejecutivos de la empresa. La objetividad con que se plantee el alcance permitirá tener mejores
resultados al término de la evaluación.
Áreas de Estudio a ser considerados en el examen, técnicas, procedimientos y métodos que se
utilizarán.
Se enumeran algunas áreas de estudio, así como el alcance que en cuanto a requerimiento
se refiere, que se puede realizar durante la etapa de ejecución del examen. La realización de
estos estudios dependerá del ramo, volumen operacional y la actividad de la empresa de que se trate.
Comprendería:
Entorno Empresarial
Se debe obtener información sobre el contexto económico, político legal, social, cultural y
demográfico en la que la empresa desenvuelve sus actividades. Con base en esta información se
debe realizar un análisis de los factores del entorno empresarial, que son potenciales y adversos para
la empresa, estos son:
- Económico
Es un análisis del marco económico general, del planteamiento económico, la política fiscal y
tributaria, las características del consumo, y otros de naturaleza similar. El tipo de recursos naturales,
su ubicación y disponibilidad. Identificación del perfil y fuerzas que compiten en el mercado, en el que
actúa la empresa.
La constitución política del país, las disposiciones tributarías y de control de las empresas.
- Cultural
- Demográfico
En relación con las características de los recursos humanos, su cantidad, distribución, sexo,
concentración y urbanización.
Base Legal
Antecedentes Históricos
Se debe preparar un resumen de los antecedentes históricos de la empresa, haciendo hincapié en los
logros obtenidos, así como posibles conflictos en el pasado y las formas de solución encontradas, la
función social que cumple y el crecimiento histórico. Dicho relato debe permitir tener una perspectiva
adecuada de las características de la empresa en su pasado y presente.
Características Geográficas
Se debe obtener informador sobre las características del medio geográfico en que desarrolla sus actividades
la empresa, y determinar el impacto en las operaciones de la empresa. Los aspectos a considerarse son:
Aspectos Económicos
Sistema de Planteamiento
El propósito es obtener información sobre las características del sistema de planeamiento implementado
por la empresa, en los siguientes aspectos:
- Obtener información sobre la evaluación de estos bienes, por lo menos los tres últimos
años.
Sistema de Producción
- Obtener información referente a los costos de producción, por tipo de producto, y preparar
estados comparativos, de por lo menos los últimos tres ejercicios.
Sistema de Comercialización
Los requerimientos de información sobre este sistema son básicamente los siguientes:
Recursos Financieros
Impacto Ambiental
Se debe obtener información sobre los siguientes aspectos:
- Política medioambiental que se aplica en la empresa
- Grado de divulgación y comunicación de esta política entre los empleados de la empresa
- Estudios sobre naturaleza, magnitud e impactos medioambientales aplicables, y con otros
requisitos que la empresa suscriba.
- Indagar respecto a sí se ha establecido y mantiene al día la empresa procedimientos para
identificar los aspectos medio ambientales de sus actividades, proyectos y servicios.
- Las medidas adoptadas para evitar o disminuir daños a la salud y al ambiente.
Aspectos Adicionales
Estos requerimientos de Información se determinan considerando las características y necesidades de
cada empresa. Algunos son:
- Informes y estudios emitidos sobre las actividades de la empresa, por funcionarios de la
empresa, así como, personal externo.
- Conocimiento de la existencia de problemas no resueltos por la empresa
- Impacto del avance tecnológico en la rama de actividad de que se trate y su impacto en
el mercado
Técnicas de Apoyo
Las técnicas son los métodos prácticos de investigación que el auditor utiliza para lograr obtener la
información necesaria para poder emitir opiniones y recomendaciones objetivas.
Se deben usar sólo los métodos prácticos de investigación, que permitan obtener la información
necesaria y tener pruebas y evidencias de los hechos y circunstancias inherentes de lo evaluado,
esta información será útil para que el grupo pueda emitir una opinión de la situación de la empresa. Estos
métodos son elementales en la aplicación del estudio y no pretender limitar al auditor a usar otros.
La intención al seleccionar los métodos debe ser formar un esquema que sirva de base para organizar y
sustentar los resultados.
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La elección, las técnicas o instrumentos de análisis están en relación con la factibilidad de su
aplicación y de la actividad a giro de cada empresa particular.
SEGUNDA ETAPA
EXAMEN PROFUNDO DE LAS ÁREAS CRÍTICAS
Concluida la primera fase del diagnóstico preliminar, se hace necesario, de acuerdo con la política
básica de auditoría operativa, dirigir los esfuerzos de auditoría hacia las áreas en que se necesita
cambiar o mejorar el sistema políticas métodos, procedimientos administrativos, el objetivo es evaluar
la eficiencia, efectividad y economía con las actividades se ejecutan e identificar las posibles
debilidades importantes que pueden requerir un examen más detallado.
Según lo indicado en la primera fase, el análisis de la información general obtenida durante el estudio
preliminar, es útil para identificar áreas o actividades en las cuales la existencia de una debilidad en la
gestión puede afectar seriamente los intereses de una actividad, operación, programa, etc.
En algunos casos, durante la primera fase se abran encontrados indicios de serias debilidades operativas
o importantes efectos adversos en determinada área o actividad
Sin embargo, probablemente se necesita más información antes de determinar si es necesario un
examen más detallado.
Durante esta fase, el auditor debe acumular información adicional sobre la operación y funcionamiento
de los diferentes componentes de la actividad de la empresa ya existentes, lo cual será útil para
identificar aquellos asuntos para los que se requerirá más tiempo y esfuerzo al hacer un examen más
profundo.
Con la obtención adicional, el auditor puede tomar decisiones más reales acerca de la naturaleza acerca
del examen profundo de áreas críticas identificadas para lograr los objetivos estableados .También será
útil al hacer un estimado de los requerimientos de un personal adicional, programar el trabajo y fijar
plazos para la determinación de la labor de auditoría y presentación del informe.
El examen debe incluir una investigación de las causas y resultados de acciones por decisiones
administrativas específicas. Este tipo de trabajo se utiliza para conocer y evaluar su efectividad en
relación con las actividades que han sido asignadas.
Loe objetivos específicos de la auditoría que se logran por medio de un examen profundo de las áreas
críticas, varían seguís naturaleza y características de la tarea. El grado de énfasis dado cualquiera de las
áreas críticas, dependerá de la importancia del hallazgo y de la racional utilización de los recursos
humanos en función de los distintos factores implicados.
Para una efectiva labor de auditoría se requiere un conocimiento de los sistemas, procedimientos,
prácticas, políticas genérales y especificas aplicables a la actividad, propósitos, metas, objetivos de la
operación o función bajo examen.
Como requerimiento general debe considerarse la eficiencia de los sistemas, procedimientos, prácticas
o métodos a desarrollar ampliamente todos los aspectos que para los auditores denotan ineficiencia. El
alcance de este requerimiento es tan amplio como el alcance de cada auditoría en particular. Una
posible conclusión a la que podrían llegar los auditores después de efectuar casi todo un examen
profundo a las áreas críticas es aquella relacionada con la eficiencia, con que lleva a cabo la operación
o función bajo examen en si o los posibles defectos de tal operación o función sobre las operación y
examinar las deficiencias operantes.
Durante estos exámenes el auditor debe estar alerta para encontrar prácticas antieconómicas,
inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de los recursos aplicados en las operaciones y examinar
las deficiencias operantes.
Esto implica organizar a la empresa para que no exista ninguna pérdida de tiempo durante el proceso de
producción de bienes o servicios, es ahí donde comienza los problemas del viejo paradigma: Las
empresas tradicionales no están estructuradas para ofrecer rapidez.
Los modelos tradicionales de administración seguidos por las empresas, están presentando grandes
deficiencias para adaptarse a entornos altamente competitivos, turbulentos y cambiantes, se necesita
evolucionar a modelos más dinámicos y flexibles capaces de asimilar los nuevos entornos
empresariales y hacer más competitivas a las empresas.
También se podrían identificar las debilidades operacionales por medio del examen de informes
gerenciales e indagación a los funcionarios, responsables y vinculados con la actividad sujeta a la
evolución, así como inspecciones de las actividades, procesos y practicas involucradas.
Este examen debe ser lo suficientemente profundo como para obtener información práctica acerca de lo
siguiente:
- ¿Qué se está haciendo?
- ¿Por qué se está haciendo, es necesario hacer?
- ¿Por qué se hace ahí, porque no en otro lugar?
- ¿Cómo se está haciendo, por que se hace de ese modo, es la única manera de hacer?
- ¿Quién lo hace, por qué esa persona, es indispensable que lo haga esa persona?
- ¿Qué factores incluye en las operaciones, se puede mejorar, simplificar, suprimir o cambiar?
Este método de revisión permite a los auditores determinar los procedimientos realmente seguidos y las
políticas aplicadas por la entidad con relación a operaciones específicas, es mucho más satisfactoria
que una revisión detenida y general de los manuales de políticas y procedimientos de una entidad o una
El enfoque directo, exige una actitud analítica, mente abierta y libre de perjuicios para detectar
situaciones conducentes a eliminar combinar, mejorar, simplificar y en su caso cambiar algún o algunos
de los métodos, practicas, procedimientos, sistemas actividades y procesos.
Se debe tomar en cuenta debidamente la circunstancia especial y los objetivos establecidos para cada
auditoría, al determinar la naturaleza y alcance del examen. Por lo tanto, no se puede establecer reglas
rígidas con relación al trabajo que deben efectuarse o las técnicas que pueden utilizarse en esta
revisión, el juicio e ingenio de los auditores juega un papel importante en esta labor y su enfoque debe
concordar con cada situación.
El examen directo de las operaciones se realiza con el propósito de lograr que las operaciones de la
empresa se realicen con eficiencia, efectiva y economía; esto se logra eliminando, combinando,
simplificando o cambiando las actividades, procedimientos, métodos, practicas, etc. En actual
aplicación por parte de la empresa.
Las operaciones son actividades seleccionadas para el análisis y revisión, deben ser representativas y
deben incluir cualquier asunto importante fuera de lo común con este proceso, el número o muestras
seleccionadas para este tipo de estudio, es menos importante que su carácter representativo.
Para efectos del análisis de operaciones se debe considerar las siguientes interrogantes:
QUIEN
• ¿Quién lo hará?
• ¿Por qué?
• ¿Quién debería hacerlo?
• ¿Quién otro debería hacerlo?
QUE
• ¿Qué se está haciendo?
• ¿Qué debería hacerse?
• ¿Qué otra cosa podría hacerse?
• ¿Qué otra cosa debería hacerse?
DONDE
• “¿Dónde se hace?”
• "¿Dónde debería hacerse?"
• "¿Dónde podría hacerse?"
• "¿En qué otra parte debería hacerse?"
CUANDO
• "¿Cuándo hacer?"
• "¿Cuándo se hace?"
• "¿Cuándo podría hacerse?"
• "¿Cuándo debería hacerse?"
• "¿En qué otro momento debería hacerse?"
PORQUE
COMO
• "¿Cómo se hace?"
• "¿Cómo debería hacerse?"
• "¿Cómo podría hacerse de otra manera?"
• "¿Cómo se podría eliminar, cambiar, combinar o simplificar lo que se hace?"
En la revisión y evaluación se deben tomar en cuenta los siguientes factores generales, considerando
los aspectos mencionados anteriormente:
- Si los sistemas, políticas, actividades, procesos, procedimientos y prácticas ejecutadas y
aplicadas en la realidad, están en conformidad con lo planeado por los ejecutivos.
- Si el sistema de control interno y los procedimientos aplicados proporcionan un control
satisfactorio de los recursos físicos, financieros y humanos.
- Si las practicas aplicadas dan corno resultado la promoción o protección de los de la entidad,
tomando en cuenta todos los factores.
Los factores específicos que deben considerarse durante esta revisión sobre los logros obtenidos,
niveles de productividad, eficiencia operativa, cumplimiento de políticas, normas y otros establecidos
por los ejecutivos, incluyen:
Grado de efectividad de la planeación para anticipar problemas.
Uso de los recursos con eficiencia, efectividad y economía.
Vigencia de la misión y visión de la empresa.
La cultura y el clima empresarial.
Posibles acciones de duplicidad de esfuerzo.
Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles.
Si se toma en cuenta esta clase en factores durante la revisión, se puede obtener un conocimiento plano
y total de forma en que se efectuarán las operaciones bajo revisión y una percepción de la efectividad
de los sistemas, actividades, procesos, procedimientos y prácticas. Tal conocimiento es esencial para
una auditoría eficaz, además, este tipo de resultado de una revisión proporciona una base para el
planeamiento del trabajo necesario al examinar la efectividad y utilidad de los controles según
procedimiento prácticos y métodos de la entidad.
AI terminar la ejecución del programa de auditoría de esta fase es necesario considerar en forma
objetiva la importancia relativa de las posibles desviaciones observadas y su impacto en las
operaciones, identificando y seleccionando aquellas áreas críticas o problemáticas más importantes que
con el tiempo y recursos disponibles permitirán su examen en la profundidad necesaria, como para
desarrollar e informar sobre los hallazgos correspondientes. En efecto, este momento de pausa,
reflexión y planificación del resto del examen es quizá una de las funciones más importantes del
auditor jefe de equipo.
Sin embargo, él no debe tornar decisiones en forma aislada sobre las posibles áreas críticas. Tiene que
discutirla con los miembros del equipo de auditores que han participado en la primera fase con el
auditor supervisor y lo más importante, con los funcionarios apropiados de la unidad misma. Tratando
de lograr sobre la base de consideraciones de todos los elementos de juicios posibles, la selección de las
áreas para el examen profundo, cuyos resultados se presentaran en mayor beneficio para la entidad.
Al elaborar el programa siguiente, es necesario incluir procedimientos respecto a cada área crítica para
determinar:
• Si realmente requiere acción correctiva.
• Si su importancia merece dicha acción y su correspondiente costo
• Si la acción debe ser tomada.
• Su naturaleza general.
El examen profundo de las áreas críticas constituyen entre el 80 y 90% de las labores de auditoria
operacional y obviamente es la fase más importante. En esta fase se desarrollan completamente los
hallazgos significativos relacionados con cada área crítica escogida para el examen profundo al
concluir la segunda fase, es esencial haber determinado las condiciones actuales, los criterios de
comprobación y evaluación, el efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviación o
problema identificado.
En esta fase se amplía el equipo de auditoría de acuerdo a las necesidades específicas, aumentando
auditores tanto como para utilizar especialistas en áreas técnicas especificas, de acuerdo a las
circunstancias. Los auditores a través de la experiencia y su propio desarrollo, normalmente pueden
cubrir la mayoría de las áreas críticas y las necesidades de obtener evidencia e información. Deben
cuidarse de no intentar utilizar especialistas de apoyo como muletas para cargar con el peso del examen
profundo, si no utilizar sus servicios con precisión y únicamente cuando sea necesario. Los
especialistas pueden ofrecer asesoría técnica sin la necesidad de participar en el trabajo de campo (por
ejemplo: abogados e ingenieros).
Al terminar esta fase es necesario programar la ejecución de la siguiente fase, a través del planeamiento
de la estructura, organización y contenido del informe, así como el planeamiento de la conferencia o
conferencias finales.
TERCERA ETAPA
DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA
La palabra "hallazgo" tiene relación con el verbo "hallar" que es sinónimo de "encontrar".
Efectivamente un hallazgo es algo que se encuentra, que está fuera del auditor en forma latente o
patente, que él en cierto sentido descubre y pone en conocimiento de otros.
Es el resultado de recopilación, análisis, síntesis y evaluación de información pertinente a un sistema,
proceso, actividad, operación, función, unidad, etc., cuyo conocimiento se considera de enteres y
utilidad para determinar personas y respecto de la que pueden formularse recomendaciones.
Un hallazgo puede consistir en:
Hechos e información que podrían referirse a cosas, situaciones o relaciones.
Conclusiones basadas en análisis de los hechos y de información concernientes a estos hechos.
GÉNESIS DE HALLAZGOS
Un hallazgo de auditoría comienza a tomar forma a partir de un proceso de comparación entre algo que
se percibe o capta y punto de referencia que generalmente consiste en formas preconcebida de
existencia o realización.
De la realización de comparación pueden resultar coincidencias o divergencias. Estas últimas podrían
ser en exceso o defecto, positivas o negativas, favorables o desfavorables, potenciales o definidas.
relación real cuya forma de existencia o realización es única y generalmente aceptada. Es un producto
de un proceso mas o menos complicado y largo cuando lo percibido o captado no se pone en evidencia
a primera vista debiendo llevarse a cabo un trabajo de identificación. Por supuesto que en la
experiencia y capacidad del auditor.
ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO
Aquello que percibe o capta podría ser "lo que es ", lo que se encontró o lo que se realizó, se conoce
como "CONDICIÓN" y los puntos de referencia con los que se compara los percibido o captado podría
denominarse "lo que debería ser", lo que debía haberse hecho, que se conoce como “CRITERIO”.
¿QUÉ ES LA CONDICIÓN?
En materia de administración no se cuenta con unidades de medición para todas las posibles situaciones
percibidas o captadas, con base en las cuales las diferentes situaciones puedan medirse, de tal manera
que para los diferentes elementos que interviene en la gestión de las empresas que no son
necesariamente cuantitativa pudiendo ser de naturaleza cualitativas, se decidió nominar estos hechos
con las expresión “CONDICION”.
¿QUÉ ES EL CRITERIO?
El criterio es posiblemente el atributó clave de un hallazgo de auditoría, hasta tal punto que puede
determinar la calidad de los resultados el examen.
Solo será posible establecer o desarrollar hallazgos importantes teniendo conocimiento o dominio de
las diferentes formas bajo las cuales puede presentarse un criterio. Sin embargo, dicho conocimiento y
dominio no es suficiente y debe ser complementado con una buena dosis de experiencia y alta
capacidad de discernimiento del auditor.
Por estas razones puede resultar en determinadas circunstancias bastante difícil definir un criterio, hasta
el extremo de no llegar a un acuerdo sobre el.
Afortunadamente los ejecutivos de las empresas determinan adelantadamente las normas, estándares,
indicadores y otros que representan los rendimientos y realizaciones deseados, así como los objetivos,
metas, políticas, presupuestos, procedimientos, cursos de acción, métodos, estrategias y programas, con
esta base se dispone de un cuerpo de criterios que alcanzan a la casi totalidad de los sistemas, procesos,
actividades, funciones, operaciones, etc. de la empresa.
CRITERIOS Y NORMAS
Las normas pueden adoptar formas concretas y referirse a situaciones físicas, a los costos, al capital, a
los ingresos, a los programas e incluso ser intangibles.
Normas Físicas
No tienen relación con medidas monetarias y competen al aspecto operativo de la empresa, con el
empleo de materiales y bienes.
Normas de Costos
Tienen relación con medidas monetarias y con el aspecto operativo de empresa.
Traducen los valores monetarios de los costos operativos, tales como:
• Costo directo o indirecto por unidad de producción.
• Costo de venta por unidad producida.
• Costo por kilómetro de asfalto.
• Costo de construcción por metro cuadrado.
• Economicidad de la mano de obra.
• Economicidad de los materiales, etc.
Normas de Capital
Se relacionan con el capitán invertido en la empresa y su relación activo, pasivo y resultados, tales
como:
• Rentabilidad operativa.
• Rendimiento de la inversión
• Capital de trabajo.
• Rotación de inventarios.
• Ciclo de los inventarios.
• Rotación de las deudas comerciales.
• Autonomía financiera, etc.
Normas de Ingresos
Son expresiones monetarias de las ventas, tales como:
• Ingresos por áreas geográficas.
• Ventas por medio de vendedores.
• Ingresos por kilómetros recorridos.
• Gastos por publicidad y las ventas por unidad.
• Cumplimiento de pedidos.
• Devoluciones comerciales.
• Porcentaje de quejas.
• Incremento de la clientela, etc.
Normas de Programas
Son factores que pueden utilizarse como normas objetivas para evaluar el progreso y desempeño del
programa al que por su naturaleza corresponden, de hecho apreciaciones subjetivas de valoración, tales
como:
• Desarrollo de nuevos productos que podría evaluarse por el tiempo que dura la ejecución.
• Cumplimiento de un programa de capacitación y entrenamiento.
• Cumplimiento da las metas de ejecución de obras.
• Cumplimiento del programa de vacunación, etc.
Normas Intangibles
Son normas que no se expresan ni en términos monetarios, ni unidades físicas.
Están referidas al capital intelectual de la empresa, tales como:
- Activos de mercado:
La utilización de las marcas.
La calidad de la clientela.
El grado de fidelidad de los clientes para con la empresa.
La repetitividad de los negocios.
La existencia de reserva de pedidos.
Los canales de distribución de la producción.
Acuerdos para el uso de licencias y franquicias, etc.
- Activos de Infraestructura:
La cultura empresarial vigente.
Los métodos de dirección aplicados.
La estructura financiera.
Las bases de datos del mercado y los clientes.
Los sistemas de comunicación, existente, etc.
No obstante que toda empresa empieza por fijar normas de rendimiento o realización óptimas, el
auditor debería determinar los niveles deseados que podrían alcanzar dicho rendimiento o realización.
Verificar que las normas establecidas sean las adecuadas.
En otras palabras:
¿Qué puede considerarse como una expectativa razonable o paridad de buen desempeño o realización?
Para casi todas las normas la paridad existe en el nivel "asequible"' o "tolerable" de rendimiento o
realización. Por lo general, las divergencias que superan a los niveles óptimos son convenientes en
casos tales como niveles de producción o ingresos, pero no lo son en casos tales como gastos. También
hay circunstancias especiales, como el coeficiente de producción de la línea de montaje de una fabrica
para el que solo puede haber un pequeño margen de tolerancia en las desviaciones por exceso o por
defecto en relación a la norma.
Es por lo tanto reconocer que en los controles como en otros aspectos administrativos debe haber un
margen de flexibilidad o elasticidad, por ejemplo, una empresa puede aumentar sus inventarios por
encima de lo previsto si se han presentado indicadores de escasez, rebajar sus precios para hacer frente
a la competencia a sabiendas que sus estimados de ventas ya no serán los anticipados, y así en casos
similares.
Sin embargo, la flexibilidad no deberá aceptarse como una excusa para descuidar los controles o
justificar el inadecuado o deficiente desempeño o realización, en todo caso, si las condiciones son
altamente adversas a un desempeño o realización asequible o tolerable, corresponderá reajustar,
mejorar o cambiar la norma, estándar, procedimiento, etc.
¿QUÉ ES EL EFECTO?
Es la comparación cuantitativa o cualitativa que se establece entre la "CONDICÓN" y el "CRITERIO",
tiene generalmente una significación o trascendencia positiva o negativa respecto de la actividad,
función, operación, etc., con las que están relacionadas. Esta comparación será identificada como:
"EFECTO".
El "EFECTO" es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a los
ejecutivos de que es necesario un cambio, simplificado o acción correctiva para alcanzar e criterio o
meta. En el informe, siempre que sea posible, se debe expresar el efecto cuantificado en dinero y otra
unidad de medida. Sin embargo, ciertos aspectos como los cualitativos pueden ser expresados en tales
términos.
El hecho de no exista ninguna diferencia entre la “CONDICIÓN” y el "CRITERIO", constituye un
hallazgo positivo importante, especialmente cuando el objetivo es evaluar o informar sobre la
efectividad de un programa o actividad.
La importancia de un hallazgo de auditoría se juzga generalmente por el “EFECTO”
Si el informe de auditoría presenta información sobre el efecto real o potencial, el lector puede llegar a
la conclusión de que el hallazgo no es importante. Si el efecto es verdaderamente insignificante debe
considerarse el no incluirlo en el informe.
¿QUE ES LA CAUSA?
Es la razón o razones fundamentales por la cual ocurrió la “CONDICION”, o es el motivo por el que
no se cumplió el “CRITERIO”. La simple aseveración en el informe de que el problema existe porque
no cumplió las normas no siempre es suficiente para convencer al lector.
Este enfoque simplifica encasilla al auditor en la más superficial recomendación de que “se cumplan
las normas”, con cuya identificación se integra el esquema total de desarrollo pleno de un hallazgo de
auditoría.
En conclusión, los atributos de un hallazgo de auditoría y a las preguntas que se asocian a cada uno de
ellos son:
• Completo
¿Comprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y plenamente desarrollados?
No se puede dar definiciones a cada una de estas características, ya que están, sujetas a la consideración
de algunas circunstancias en las que se practica el examen, dependiendo de su significado, de la
interpretación de esas circunstancias y del criterio, del auditor.
Al objeto de alcanzar una conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que el auditor llegue con
la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o
interpretación.
Una deficiencia o debilidad, sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas, será
discontinuada o excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente seguro de
sus conclusiones.
• Determinación de la importancia
Para este fin debe tomarse en cuenta los siguientes factores:
Característica de la empresa.
Difusión de la deficiencia o debilidad.
Efecto de la divergencia condición – criterios
La importancia de un hallazgo es algo que depende en gran medida del criterio del auditor, ya que
habrá de tomar en cuenta en su decisión factores tales como el tamaño, la magnitud de operación, los
objetivos, la situación actual, etc., de la empresa, como también el conocimiento que tenga de empresas
similares.
• Formulación de Recomendaciones
Las recomendaciones que corresponden deben formularse de manera objetiva, señalando las ventajas y
posibles problemas que podrían presentarse como resultado de su implementación.
Las recomendaciones propuestas deben contener, de ser posible, una cuantificación de los beneficios
que se espera obtener con su implementación. Las recomendaciones deben significar un verdadero
apoyo y ser congruente con el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.
• Validación de Resultados
Los hallazgos de auditoría así como las conclusiones y recomendaciones formuladas, deben ser puestos
en consideración de los ejecutivos, con el propósito de permitir a los interesados el descargo de sus
responsabilidades y garantizar la calidad del examen, que deviene de la aceptación del hallazgo y la
validez de las recomendaciones formuladas. Esta acción compromete a garantizar la implementación de
las recomendaciones, por parte de los ejecutivos y otros funcionarios de la empresa.
En caso de discrepancia respecto de los resultados del examen, los auditores deben exponer los
resultados obtenidos. De percibir la discrepancia, se debe considerar en el cuerpo del informe la
naturaleza de las mismas, explicando las causas de la misma.
CUARTA ETAPA
EL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL
La cuarta fase de la auditoría operacional es la comunicación de los resultados del examen. En realidad
el auditor operacional va comunicando los resultados del examen verbalmente durante todo el
transcurso, para obtener el punto de vista de los ejecutivos y funcionarios de la empresa y para discutir
los hallazgos de la auditoría con ellos.
Un aspecto muy importante del informe es la cualidad de ser convincente al lector. Los hallazgos deben
presentar los hechos de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones deben referirse
lógicamente de los hechos presentados.
Los datos incluidos en el informe deben ser suficientemente convincentes a los lectores de la
importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las
recomendaciones.
Los lectores del informe necesitan conocer los objetivos, el alcance y la metodología de la auditoría
para comprender su propósito, juzgar los méritos del trabajo realizado y de sus resultados y entender
todas sus limitaciones significativas.
Al incluir los objetivos en sus informes, los auditores deben exponer las razones por las cuales se llevó
a cabo la auditoría y los fines que persigue el informe, expresar claramente los fines del informe
implica normalmente indicar el asunto o materia de la auditoría y el aspecto del desempeño examinado
y, puesto que los resultados de la auditoría depende de sus objetivos, los hallazgos son explicados y las
conclusiones y recomendaciones a las que se ha llegado.
El contenido del informe debe ser presentado de manera objetiva teniendo cuidado de incluir el punto
de vista de los funcionarios de la empresa examinada, en caso de ser diferente al punto de vista del
LIC. GUSTAVO GIL 80
AUDITORÍA OPERATIVA
auditor. Una presentación equitativa de puntos de vista contrarios al criterio del auditor tendrá como
resultado un resultado que será mucho más aceptable a los funcionarios de la empresa y aumentará la
posibilidad de la aceptación de las recomendaciones.
El contenido del informe debe ser relatado en forma narrativa, haciendo comentario sobre las
actividades tendentes a mejorar las tres “E” de la auditoría operacional y debe fundamentalmente
permitir la toma de acciones correctivas necesarias por los ejecutivos en forma oportuna.
En el alcance se deberá indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para
cumplir los objetivos de auditoría. En la medida que sea aplicable, se debe establecer la relación entre
la muestra realizada y el universo, y el período bajo examen, especificar los tipos y fuentes de
evidencias utilizadas y explicar los problemas relacionados con la calidad u otros problemas con la
evidencia. Se debe incluir una referencia a las limitaciones impuestas al enfoque de la auditoría debido
a las limitaciones de la información o del alcance de la auditoría.
Se debe hacer referencia a la metodología aplicada y explicar claramente las técnicas que se han
empleado para obtener y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría.
Esta explicación debe identificar cualquier supuesto significativo que se haya osado al ejecutar la
auditoría; también debe describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado, describir criterios e
indicadores que fueron utilizados y, cuando se haya empleado métodos de muestreo, explicar la forma
como se diseño la muestra y las razones para su elección.
inclusión de asuntos de poca importancia, porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los
asuntos realmente importantes que se informan.
UTILIDAD Y OPORTUNIDAD
La preparación del informe debe estar precedida de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados, los
receptores del informe previsto y la clase de información necesaria a los receptores para cumplir los
propósitos determinados. El auditor debe estudiar la información o proporcionaría, desde la perspectiva
de los receptores del informe, como el propósito es estimar una acción constructiva al proporcionar
información, los informes deben ser estructurados en función de interés u necesidades de los usuarios.
El informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien informada y
razonablemente inteligente. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un
informe cuidadosamente preparado puede ser escaso de valor si llega demasiado tarde al nivel de
decisión como para considerar la información con relación a cualquier acción que necesite efectuar.
Los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se origina en las fases de
planteamiento, administración y análisis del trabajo. Las demoras en el proceso del informe
generalmente conciernen a problemas no resueltos o desconocidos que debían haber sido resueltos
durante la fase de desarrollo del hallazgo. La integración del informe con la fase de trabajo de
planeamiento y ejecución de la auditoría debe ayudar a revelar este problema y facilitar su solución
oportuna.
Los hallazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o indebidos, desperdicios de
recursos operaciones o transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la empresa,
deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar las decisiones de corrección
oportuna
Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en el informe y estar
basadas en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. En la mayoría de los casos el ejemplo de
una sola deficiencia no puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de
acción colectiva.
CLARIDAD CONVINCENTE
Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las conclusiones y recomendación se
deben inferir lógicamente de los hechos presentados.
Los datos incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia
de los hallazgos, razonablemente de las conclusiones y las conveniencias de aceptar las
recomendaciones.
Los informes diseñados de esta manera ayudan a centrar la atención de los funcionarios responsables
en los asuntos del informe que merecen atención y para estimular la acción correspondiente.
OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA
Cada informe debe presentar los hallazgos de una manera objetiva y clara en incluir suficiente
información sobre el asunto principal de manera que proporcione a los lectores una perspectiva
adecuada. El objetivo es entregar informes que sean reales, que no conduzcan a error y que a la vez
hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención.
El auditor debe, sin embargo cuidarse de la tendencia a exagerar y enfatizar demasiado la ejecución
deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión.
La información necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida tanto
en la síntesis como en el detalle del informe y tiene que incluir:
1. Una declaración de la naturaleza y alcance del examen. Cuando sea apropiado, el informe debe
expresar claramente que el énfasis principal de la auditoría fue el examen de los asuntos que
aparentemente requerían atención y de que no se efectuaron las evaluaciones completas de las
actividades u operaciones.
2. Información sobre el tamaño y naturaleza de las actividades o programas a los que se refieren
los hallazgos, de la manera que sirvan para proporcionar una perspectiva contra la cual se puede
medir la importancia de los mismos.
3. Descripciones correctas y claras de los hallazgos de modo que sea factible evitar malas
interpretaciones. Esto requiere el reconocimiento de todos los comentarios obtenidos de
funcionarios y la identificación de todos los factores relevantes, aun cuando algunos sean
contrarios a los hallazgos.
4. Información no solo de los aspectos deficientes, sino también de los aspectos satisfactorios de
las operaciones examinadas cuando sean importantes y estén justificadas en el alcance del
trabajo. Esto no significa que cuando hay algo inadecuado para informar, que debe decirse algo
satisfactorio para balancearlo.
CLARIDAD Y SIMPLICIDAD
Para que el informe comunique con efectividad debe presentarse tan claro y simple como sea posible.
También es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por
Cuando se usan términos y abreviaciones no familiares se deben definir claramente. Los esfuerzos en el
“estilo” deben estar dirigidos a que el significado sea claro.
Para que haya claridad es necesaria una organización adecuada del material de información y precisión
en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión de conclusiones.
Muchos de los informes tienen que ver con asuntos complejos y varias secciones del informe se
encuentran interrelacionadas. Esto dificulta a veces a evitar repetición. Sin embargo, hasta el máximo
posible debe estar tan organizado que, excepto, por información incluida también en la síntesis, todo
tipo que tiene que decir sobre una materia dada esta cubierta en alguna parte del informe.
Se debe usar ayudas visuales (dibujos, fotografías, cartas, gráficas, mapas, etc.) para que el informe sea
más comprensible y por lo tanto más útil.
CONCLUSIÓN
El informe no debe ser más largo de lo necesario para comunicar la información.
Demasiado detalle quita monto al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y desanimar a
los lectores.
En la determinación del contenido del informe, el auditor debe tener presente que los informes que sean
completos, y a la vez costosos tiene mayores probabilidades de restar atención.
SUFICIENCIA
Aunque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no siempre es una virtud. El
informe debe contener información suficiente sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar
presentaciones convincentes y claras en una perspectiva adecuada. Los informes deben incluir tanta
LIC. GUSTAVO GIL 80
AUDITORÍA OPERATIVA
información como sea necesaria para mantener al lector adecuadamente informado de los resultados del
trabajo de auditoría.
El auditor no debe esperar que los lectores conozcan los mismos factores que él, por lo tanto el informe
no debe ser escrito con una escasa explicación de los hechos. Si tiene conclusiones, opiniones y
recomendaciones y quiere que los lectores conozcan, debe exponerla claramente en lugar de dejarlas a
que los lectores las supongan.
TONO CONSTRUCTIVO
De acuerdo con un objetivo básico de mejorar la administración de las actividades de la entidad y
superar la ideología de la comodidad y la tiranía de las costumbres, el tono del informe debe estar
dirigido a provocar una reacción de aceptación de los hallazgos y conclusiones.
Los títulos, capítulos y contenidos del informe deben ser enunciados en términos constructivos.
Aunque los hallazgos se presenten en términos claros, debe tener presente que el objetivo es lograr una
reacción favorable, y que esta se pueda lograr con eficiencia estando el lenguaje que genera
innecesariamente acciones defensivas y de oposición. En resumen los informes se deben preparar
considerando lo siguiente:
1. Redacte en forma objetiva, sencilla, concisa y clara, evitando el uso de terminología técnica
muy especializada.
2. Incluya información suficiente de los aspectos significativos, pero evite párrafos largos y
complicados.
3. Verifique que exista evidencia suficiente, adecuada y detallada en los papeles de trabajo.
5. Concluya su redacción durante el trabajo de campo y asegure una emisión y entrega oportuna.
Debe hacerse uso liberal de subtítulos cortos y comprensivos en el informe. Tales subtítulos son,
particularmente útiles a los lectores que desean recorrer rápidamente con la vista el informe para
localizar cierto material o recordar el flujo de ideas expuestas.
El formato básico que se pone es lo suficientemente flexible para la presentación del informe, así como
para otro tipo de informes preliminares cuando sea necesario.
La estructura es como sigue:
1. Caratula
4. Síntesis o resumen.
5. Información introductoria.
9. Contra caratula.
PRIMERAS HOJAS
La carátula y la primera hoja del informe normalmente tienen idéntica información. La segunda hoja
presenta la carta del informe.
La tercera hoja debe presentar el índice del informe con la relación a los rubros que la conforman y el
número de página que le corresponden al informe.
Luego del contenido es aconsejable presentar una lista de las abreviaturas usadas en el informe. No se
deben incluir abreviaturas de uso corriente, si no aquellas abreviaturas o siglas pertinentes al contenido
del informe.
• Nombres y cargos de otros funcionarios a los que se hacen llegar copias del informe.
• Referencia a que tanto los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe fueron
válidos con los funcionarios afectados.
b. Alcance y naturaleza del examen. El capítulo introductorio debe incluir toda la información
acerca del alcance y naturaleza del trabajo para situarlos en la perspectiva adecuada.
El auditor debe considerar que los lectores del informe tienen derecho a conocer el alcance y la
naturaleza del trabajo así como una indicación de la cobertura establecida como esquema de referencia
para los hallazgos.
• Declaraciones positivas. El informe debe considerar el transmitir a los lectores la imagen más
imparcial posible.
• Tipo descriptivo.- Los hallazgos deben tener un título que de por sí indique la naturaleza del
problema, debe ser expresado positivamente, y en algunos casos puede incluir el efecto
expresado en términos cuantitativos.
FORMULACIÓN DE CONCLUSIONES
Las conclusiones son opiniones profesionales del auditor basadas en su examen, su formulación se basa
en la situación encontrada manteniendo una actitud objetiva positiva e independiente sobre lo
examinado, son una parte importante del informe de auditoría y están respaldadas en los papeles de
trabajo.
Cuando un informe tiene que ver con las deficiencias, las recomendaciones deberán ser diseñadas para
corregir las causas principales de las deficiencias y lograr un ajuste de los casos específicos que se han
identificado. De esta manera se incrementarán hasta los beneficios del trabajo.
Esta es la razón por la que se pone énfasis en la identificación de las causas básicas, solo mediante la
identificación de estas se pueden proyectar recomendaciones efectivas.
ANEXOS AL INFORME
Los anexos deben ser presentados por el auditor de forma clara, accesible al lector, sin abundar en
terminologías técnicas.
a) Encabezamiento.
c) Recomendaciones principales.
ESTILO DE LA SÍNTESIS
Sugerencias para preparar la síntesis:
• Haga uso liberal de referencias a páginas del informe para encaminar a los lectores a los detalles
del hallazgo, conclusiones y recomendaciones y a los comentarios y/ó acciones de las entidades.
• Buscar oportunidades para hacer que un informe sea más claro y sucinto, mediante el uso de
ayudas visuales.
• Colocar todas las ayudas visuales cerca del asunto con el cual se relacionan en el texto.
• Usar ayudas visuales de naturaleza general (mapas) en las primeras páginas del informe.
• Proporcionar un elemento de comparación del tamaño cuando sea posible; si el asunto es una
máquina grande coloque a un hombre en la fotografía.
No se debe:
• Principiar sobre la base de “terminemos el informe” y después busquemos algo para ilustrarlo.
• Usar gráficos u otro material tan diminuto que no pueda ser leído.
• ¿Ha hecho el auditor jefe de grupo de equipo, uso suficiente de la autoridad conferidas para
efectuar el examen?
• ¿Es adecuada?
• ¿Cumple el informe con las normas de auditoría aplicable? ¿Es correcto, completo y bien
presentado?
• Están los hallazgos expresados en forma objetiva, clara y sencilla, debidamente respaldados en
los papeles de trabajo?
• ¿Señala asuntos que deben ser estudiados con más profundidad si el caso lo requiere?
EL APPRAISAL
(APPRAISEMENT – LEAST READING)
INTRODUCCIÓN
Por el otro lado, la observación hacia delante intenta descubrir lo que estuvo mal a fin de que la
deficiencia no se repita. Debe ponerse énfasis en que buscamos mejorar la situación en vez de
buscar un culpable de errores pasados.
CONTENIDO DE “APPRAISAL”
El “Appraisal” de las funciones o actividades del personal varían de acuerdo a las características
específicas de la empresa o entidad.
Al igual que en una auditoría contable, debe ajustarse a las necesidades de la empresa (entidad).
Algunas de las preguntas que una auditoría de personal debe responder, son los siguientes:
4) Encuestas de actitudes.
A.- GENERALES
1. ¿Dicta la máxima autoridad por escrito la política interna a seguir en todos los niveles de la entidad?
2. ¿Está la política interna de la entidad de acuerdo a las disposiciones legales, reglamentos vigentes?
3. Se sistematizan las acciones de la entidad en el proceso administrativo de:
• Planeamiento.
• Organización
• Dirección.
• Control.
B.- PLANEAMIENTO
1. ¿Se ha elaborado un planeamiento racional e integrado de los recursos humanos, materiales y
financieros disponibles?
2. ¿Está orientado el planeamiento a conducir las operaciones de toda entidad, de una manera
eficaz, eficiente y económica?
3. ¿Están los objetivos y metas de la entidad, encuadrados en la política interna dictada por la
máxima autoridad?
4. ¿Contribuyen los planes y las acciones que de ellas derivan, al cumplimiento de los objetivos de
la entidad?
5. ¿Se cumplen los objetivos programados, con el máximo grado de eficiencia, efectividad y
economía?
8. ¿Se solicita la intervención de todos los niveles de la entidad para elaborar el plan anual?
C.- ORGANIZACIÓN
2. Se señala en forma escrita las líneas de autoridad, que aseguren la continuidad de los fines de la
entidad.
7. Se cumple:
2. Se han separado adecuadamente las funciones en todos los niveles de la entidad,de tal forma
que ningún servidor tenga bajo control la ejecución de una transacción u operación en forma
completa.
3.1 Autorización.
3.2 Registro.
3.3 Control.
4.2 Uniformemente.
II. tienden las evaluaciones a señalar las desviaciones y su correspondiente acción correctiva en
sentido constructivo.
II OTROS
El auditor, instruirá si cree conveniente aspectos, áreas y actividades que complementen la presente
guía, de acuerdo a su experiencia y políticas de la empresa o entidad por examinarse.
1. Objetivo.
Las ventas constituyen una operación de primordial importancia en las empresas, en virtud de que son
la operación que produce los ingresos y permite utilizar su objetivo. Su influencia en los resultados que
se obtiene es determinante, pues son el elemento natural de que se dispone para hacer frente a los
costos y gastos totales que se efectúan para llevar a cabo la operación de la empresa.
Consecuentemente, todas las mejoras en la eficiencia de la operación de ventas, inciden directamente
en la obtención de mejores resultados.
La auditoría operativa de ventas, como la de cualquier otra operación, tiene el objetivo de examinar
ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto
y alcance de la operación de ventas, con el propósito de lograr incrementar la eficiencia y eficacia
operativa, a través de proponer las recomendaciones que se consideren adecuadas.
La venta de productos y servicios representan la fuente principal del ingreso de una empresa, la
máxima utilidad neta de un producto o servicio se obtiene a través de un adecuado volumen de ventas a
un precio favorable que excede de un volumen mayor de ventas. El factor precio y el factor costo debe
estar adecuadamente engranado y mantenido con el objeto de producir el resultado deseado.
Una revisión de la función real de ventas puede determinar que tanto los factores de volumen, precio y
costo están operando en relación a las políticas establecidas al preparar el presupuesto de ventas o
cualquier otro tipo de estimado y estándar. Un cuarto factor de ventas que el auditor deberá vigilar será
el relativo a la valuación de la orden con el objeto de ver su costeabilidad, antes de su aceptación.
4. Ventas a crédito.
Es necesario que el otorgamiento del crédito a los clientes se efectué sobre la base de las políticas
establecidas en la empresa para tal efecto.
2. Más específicamente, la familiarización puede llevarse a cabo investigando, entre otros, los
siguientes aspectos:
a) Los productos que vende la empresa, los mercados que surten, sus competidores, la porción
del mercado que absorben, sus canales de distribución, el número de clientes promedio que
maneja, etc.
e) La política de publicidad establecida con objeto de precisar si para llevarla a cabo se cuenta
con personal especializado dentro de la misma empresa, se recurre a agencias de publicidad
o se sigue un sistema combinado.
4. Análisis de la información existente, tanto de carácter interno como externos, relativa a ventas,
como objeto de evaluar su importancia el en conjunto de operaciones de la empresa,
comparación de ventas efectuadas con años anteriores, vigilando su tendencia y aplicación de
razones financieras.
d) Por clientes.
e) Por tipo de consumidor (por ej.: mayorista, detallista, grandes almacenes, clientes
especiales, etc.).
6. Entrevistas con responsables de la ejecución de las ventas y con los de los departamentos
relacionados con ellas, verificando en cumplimiento de las políticas que la empresa tiene
establecidas, en algunos casos es conveniente celebrar entrevistas con clientes, comisionistas,
agencias de publicidad y demás elementos externos que están relacionados con las ventas.
7. Estudio de los diversos registros, archivos y formas existentes para comprobar sus
funcionalidades.
9. Precisar si los responsables de la operación de ventas tienen presentes los objetivos a lograr, los
cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar aprobados por la
dirección. La responsabilidad de su logro debe ser conocida y aceptada por todos los que
intervienen en la operación de ventas. Es necesaria su coordinación con los presupuestos.
14. Revisión de los costos de los canales de distribución, en comparación con los volúmenes de
ventas de cada uno, determinación de que si tales costos se han fijado con base en estudios
formales y evaluación, comprendiendo al aspecto motivacional de los sistemas de remuneración
a las fuerzas de ventas.
15. Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener
una idea general de la forma como se atienden las ventas. Aún cuando se entiende que el objeto
de estudio en la auditoría operativa son precisamente las operaciones más que las personas que
las ejecutan o los departamentos responsables de su ejecución.
1.- Objetivo
El objetivo general de una auditoría de compras, desde el punto de vista de la gerencia puede
expresarse como sigue:
“Evaluar que tan adecuadas y efectivas son las políticas, los procedimientos y otros medios empleados
para obtener bienes y servicios a costos finales más bajos de acuerdo con las normas adecuadas de
calidad y servicio”.
Este objetivo está concebido para proporcionar a la gerencia una apreciación de sus controles en el área
de compras así como recomendaciones para mejorarlas. El auditor de operaciones estará interesado en
las políticas de compras, la organización, la planeación, los controles internos, la eficiencia y validez de
los datos que se utilizan para tomar decisiones no solo cotejar para ver que se haya obtenido
cotizaciones cuando hayan sido necesarias y que las requisiciones estén firmadas.
2.- Políticas
c) Sus comentarios y sus recomendaciones en cuanto a la forma en que podrían mejorase las
políticas y la manera en ponerlas en práctica.
3.- Organización
La función de compras generalmente está centrada en un área de compras con diversos grados de
descentralización y de delegación de responsabilidad a otros departamentos. El auditor estará
interesado en la forma en que este organizada dentro de la infraestructura de la política de compras y
revisará y evaluará la colocación de la responsabilidad de compras por toda la organización.
4.- Controles internos
La valorización de los controles internos dentro de la función de compras será una parte vital de la
auditoria de operaciones de compras. Estos controles son de interés especial, porque la naturaleza de
esta actividad implica el compromiso y el gasto de cantidades importantes de dinero, el cálculo del
tiempo de adquisición y entregas, la calidad del material y del servicio y el contacto continuo con
personas de afuera, deben considerarse los riesgos que entrañan estas actividades al organizarla
delegación de autoridad para la función de compras. Los mejores controles son aquello que se logran
por medio de la asignación de responsabilidades de manera que ningún individuo o ninguna función
puedan completar una transacción si tener que dar cuentas a otros.
5.- Ética
EI auditor estará interesado en que las normas de la organización hayan sido claramente definidas.
Además es de la mayor importancia que se deben conocer a todos los empleados que estén expuestas a
tales influencias y a todas las personas de afuera que provean materiales y servicios.
1.- Familiarización, ósea, llevar a cabo un estudio general de sus objetivos, de su organización, la
ubicación de la operación de compras en el flujo de las operaciones, sus políticas, sus sistemas, sus
procedimientos y sus prácticas a fin de efectuar un análisis crítico de ellos con el objeto de asegurarse
de que sean las adecuadas.
2.- Análisis de la información existente relativa a las compras, tanto de carácter interno como externo,
con el fin de conocer su importancia relativa en el conjunto de operaciones de la empresa. Estudio de
las cifras estadísticas y proyecciones de compras. Comprobación de las cifras de compras con
ejercicios anteriores y de ser posible con otras empresas similares .Se considera de utilidad elaborar
cuadros comparativos con cifras internas y externas acerca de razones financieras y otros datos
relativos a las compras, tales como condiciones de compras precios de algunos artículos, etc.
3.- Estudio de los expedientes de auditoría, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando
esto sea aplicable. De este estudio podrían surgir a su vez investigaciones que permitan profundizar en
algún aspecto ya observado en el curso del examen de estados financieros.
4.- Elaboración de cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer como se realiza la
operación de compras. Deberá establecerse el énfasis necesario para el enfoque operativo que logra
investigar si las compras se efectúan eficientemente. En su caso, las entrevistas y cuestionarios serán
una base para recomendar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. Es
recomendable elaborar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. Es
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recomendable elabora algún tipo de diagrama de flujo que muestra secuencia de la operación, lo cual
facilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente pueden elaborarse
memorándum descriptivos de la operación para su estudio y análisis posterior.
5.- Entrevistas con los responsables de la ejecución de las compras y verificación de las aplicaciones de
las políticas en esa área de acuerdo con los lineamientos generales de la empresa Estas entrevistas
deberán ser tanto con las persona que deciden las políticas de compras como con los que las ejecutan,
así como aquellas responsables de crear un estrecho contacto con las compras tales como las cuentas
por pagar, producción, almacenes y finanzas. En algunos casos es conveniente utilizar también
entrevista con algunos proveedores.
6.- Comprobación de los datos obtenidos en los procesos de familiarización en el análisis estadísticos y
en las entrevistas para medir el grado en que los aspectos que configuran las compras se cumplen en la
práctica estudio de los diversos registros y archivos de compras de proveedores de requisiciones
atendidas, análisis de precios de condiciones de compra análisis de casos particulares y concretos de
artículos comprados. (En estas revisiones el muestreo estadístico es aplicable)
7.- Cuantificación de algún artículo o materiales, en posible efecto de cambios en los métodos de
compra que procuran mayor eficiencia en los establecidos en las empresas. (Ver compra de volumen,
determinación del lote económico de compra de volumen, determinación del lote económico de compra
alternativa de compras o fabricas, etc.).
8.- Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea
general de la forma como se atiende las compras. Aún cuando se entiende que el objeto de estudio de la
auditoría son precisamente las operaciones más que las personas que las ejecutan o los departamentos
responsables de su ejecución, de cualquier manera esta conocimiento resulta indispensable, por otra
parte es útil conocer también si hay adecuada distribución de las cargas de trabajo y de las funciones
acorde con la capacidad del personal de compra.
9.- Inspección de las instalaciones del departamento de compras de las áreas de recepción y de
almacenes.
10.- Revisión de la forma en uso, los métodos de trabajo, manual de procedimientos e instructiva que
regulen las operaciones de compra.
11.- Estudio de la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan
mejorar la eficiencia en el área de compras.
1. Objetivo
La auditoría operativa de producción, como la de cualquier otra operación, tiene por objetivo el
examen de las actividades que comprende esta operación, para señalar fallas o puntos débiles y
recomendar modificaciones que tiendan a incrementar la eficacia operativa.
Algunos aspectos importantes a examinar son:
3. Planeación de la producción.
c) Capacidad de producción.
a) Control presupuestario.
b) Sistema de costos.
c) Variaciones.
5. Control de calidad
El grado de calidad que se desee en un producto, está influenciado por las necesidades del cliente,
los requisitos reglamentarios, la competencia y el orgullo que el fabricante tenga en su producto.
Los efectos de un programa inadecuado de control de calidad son obvios: devoluciones, pérdidas de
futuras ventas, reproceso excesivo, etc.
• Libros o revistas.
• Organigramas.
• Informes de costos.
• Expedientes de auditorías.
• Archivos permanentes.
• Los productos.
• Las instalaciones.
2. Examen de los datos y hechos investigados con espíritu crítico para determinar la situación
sujeta a mejoría y hacer recomendaciones.
Este examen debe desarrollarse con una técnica indagatoria metódica reflexionando sobre:
1.- Objetivo
- Reemplazos capacitación
Los sistemas más formales y periódicos de informe de control siguen la estructura de la organización.
Es el punto inicial para una auditoría operativa.
Con mayor frecuencia las relaciones se desarrollan muy aparte de las que se indican formalmente en la
grafica de organización. Cuando la auditoría operativa las identifica y las reporta, la gerencia de alto
nivel obtiene una imagen más clara de la compañía de cómo funciona realmente.
4.-Coordinación
Debe existir una adecuada coordinación entre el departamento de personal y los departamentos de
operación en cuanto a:
• Rotación de personal.
• Vacaciones.
• Tiempo extra.
• Encuesta.
Un programa para la revisión operativa de función de personal deberá incluir puntos que proporciona
un auditor información que le permite hacer un estudio crítico de los siguientes aspectos:
a) Horas de trabajo
b) Retardos
c) Ausentismo
d) Vacaciones
e) Pago de salarios
i) Deducciones de salarios
j) Vacaciones de méritos
k) Honorarios
l) Actividades recreativas
m) Reglamento de seguridad
n) Premios
o) Publicación de la empresa
p) Tableros de boletines
q) Planes de sugerencias
r) Consejeros personales
3. Estudio y críticas del sistema de información que permita una oportuna y adecuada planeación
de la contratación de personal.
del personal y sus funciones (este estudio podría realizarse también en cada función o dentro del
estudio de eficiencia operacional general)
5. Estudio y críticas del sistema de captación de información, acción que permita comparar las
cualidades originalmente previstas del personal y la realización práctica de su trabajo.
1. Función de finanzas
Algunas personas encuentran dificultades para distinguir lo que es contabilidad y lo que es finanzas.
Ellos observan que, tanto contabilidad como finanzas, la misma terminología y los mismos estados o
registros financieros son usados. Sin embargo el fin primario de la función de la contabilidad es generar
información siendo el fin primario de la función finanzas el análisis de esa información para ser usada
en la toma de decisiones.
2. Objetivos
La auditoría operativa de la función financiera, en cuanto a su alcance puede ser:
1. Total
2. Parcial
En el segundo caso más práctico anula la desventaja apuntada en el párrafo anterior, este
procedimiento, complementado con el estudio de la organización financiera se considera que es el que
permite la mayor objetividad y facilita en la revisión.
• Administración de efectivos
• Créditos
• Administración de cobranzas
• Control de inventarios
• Inversiones permanentes
• Presupuesto de efectivos: indica la cantidad de fondos que serán necesarios mes por mes o
semana por semana, y es una de las herramientas más importantes de la función finanzas.
• Descuentos de efectivos: es una reducción en el precio basado dentro de un periodo específico.
• Cash Flow (pronóstico de efectivo)
3.2 Crédito
Normas:
• Solvencia normal.
• Solvencia económica.
• Capacidad de pago.
• Autosuficiencia en cuanto a liquidez.
• Aprovechamiento de inversiones en los recursos del tipo permanente.
• Que el plazo pactado sea adecuado para lograr la generación de fondos de operación.
• Capacidad y experiencia.
• Ubicación.
• Competencia en el mercado del ramo.
• Calidad de los productos que vende o fabrica
• Análisis del riesgo de crédito
Determinaciones:
• Del tipo de riesgo
• Del grado de riesgo
• Eliminación de arreglos especiales
• Desarrollar procedimientos de cobranza que reduzcan el riesgo de incobrabilidad
Capital
• Situación financiera en general.
Otorgamiento de crédito
• Datos generales.
• Antecedentes.
• Reputación.
Fuentes de información
Internas: Solicitud de crédito, entrevista
Externa: Información de terceros, estudios financieros
Para evaluar el nivel de materias primas, el autor debe considerar aspectos tales como: producción
anticipada, producción de temporada, fuentes de abastecimiento con el factor básico que influye en el
nivel de productos terminados que el auditor de operaciones debe tomar en cuenta es la coordinación
entre la producción y ventas. El gerente financiero puede estimular las ventas a través de cambiar los
términos de crédito y permitiendo créditos a clientes marginales, pero ya sea las mercancías (productos
terminados) permanezcan registrados en libros, ya sea como inventarios, o como cuentas por cobrar, la
empresa tiene que financiar la:
Administración de inventarios:
• Punto de nivel óptimo.
• Momento de compra.
• Máximos y mínimos.
Objetivos al conservar un inventario:
• Atender una demanda.
• Lograr un objetivo de ventas y utilidades.
• Promover la eficiencia en la fabricación.
• Obtener las condiciones adecuadas en las compras.
3.4 Inversiones
Objetivos
El auditor debe tener como objetivo básico en esta área: asegurarse que las inversiones en activos de
carácter permanentes estén apoyadas en estudios económicos y financieros que justifiquen la propia
inversión en función de su costo y el rendimiento que se espera obtener de la misma.
Sistema de presupuesto
• Adecuada Separación de funciones
• Limitación de responsabilidad
• Unidad de mando, descripción de flujos
• Distribución de formas
• Manuales de funcionamiento y de operaciones
• Descripción de flujos
• Distribución de formas
• Sistema de contabilidad general de costos
• Información periódica y constante a la administración
• Auditoría interna
• Otros controles
Presupuestos
1. ¿Qué tipo de presupuesto se formulan?
a. ¿a corto plazo? ¿Por qué periódico?
b. ¿a largo plazo? ¿Cuántos años?
2. ¿Qué áreas de la empresa cubren? ¿Son todas?
3. ¿Quiénes intervienen en su formulación?
a. ¿Personal de otras funciones?
b. ¿Personal de finanzas?
4. ¿Son flexibles?
a. ¿Se ajustan periódicamente?
b. ¿Con que frecuencia?
c. ¿Qué bases se toman?
5. ¿Existe un presupuesto de inversiones de capital?
a. ¿Concuerda con los objetivos generales de la empresa?
b. ¿Prevé las fuentes del financiamiento?
6. ¿Existe un presupuesto de operaciones?
Contabilidad general
1. ¿Existe un catalogo de cuentas en uso?
a. ¿Está actualizado?
b. ¿Permite obtener información completa y precisa?
c. ¿Se cuenta con instrucciones para su manejo? ¿Actualizado?
d. ¿Están debidamente difundidos entre el personal encargado del registro de las
operaciones?
2. Sistemas y equipos
a. ¿Recibe de contabilidad información previa y oportuna a todas las operaciones
realizadas?
b. ¿Se adapta el sistema a la información requerida?
c. ¿Permite el sistema rapidez en el registro?
d. ¿El equipo con el que cuenta, se adapta a al sistema y volumen de operaciones?
e. Si no se cuenta con equipo electrónico: ¿Es posible su utilización? ¿Es costeable?
f. Si se cuenta con equipo electrónico:
¿Es adecuada la programación?
¿Existe una persona en el departamento que vigila el adecuado cumplimiento de las obligaciones
fiscales?
¿Hay una adecuada revisión de la información proporcionada a los auditores fiscales?
¿La política tributaria es determinante en el nivel y estructura de la inversión?
Auditoría interna
¿Existe un departamento o sección de auditoría interna? ¿A quién reporta?
¿Se cuenta con un programa que cubra, al menos los siguientes aspectos?
a. Revisión de saldos de todo el catalogo de cuentas, al menos una vez al año
b. Supervisión y evaluación sobre toma de inventarios
c. Revisión de cartera al cobro
d. Revisión de documentos en cuanto a requisitos internos y fiscales
e. Revisión del cumplimiento de las obligaciones fiscales
f. ¿Qué tipos de informes se elaboran?
g. ¿Se vigila la corrección o atención de las desviaciones encontradas?
h. ¿Se efectúan auditorías operativas?
Auditorías externas
¿Se practica auditoría de estados financieros de la empresa por un contador público independiente?
¿Se estudian y/o implementan las sugerencias del auditor independiente?
1. Función de gerencia
La función gerencial es una apreciación que tiene varios enfoques, numerosos autores están de acuerdo
que incluye los procesos administrativos siguientes:
a) Fijar los objetivos
b) Proveer
c) Dirigir
d) Coordinar
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e) Controlar
2. Fijación de objetivos y políticas
Generalmente los objetivos vienen expresados por disposiciones legales y su cumplimiento constituye
la esencia misma de las empresas. Ellos deben explicar claramente las metas y ubicarlas dentro de un
tiempo, lugar y cifras. Todo plan implica metas a cumplirse, las metas constituyen los objetivos básicos
de la empresa, de allí que los objetivos deben definirse claramente. La política es la decisión que
adopta el funcionario de más alta jerarquía y los funcionarios de más alto nivel dentro de cada
jerarquía, para proveer a los planes, en forma coordinada, los elementos indispensables que permitan el
logro de los objetivos de la empresa.
Si los objetivos y políticas no aparecen claramente definidas, no habrá una meta en que basar la
orientación del trabajo y cuando se desconocen las metas a cumplir, la situación se torna totalmente
confusa.
Todo plan por muy pequeño o extenso que sea, estará destinado a cumplir los objetivos
predeterminados en función de la política adoptada.
3. Concepto de previsión
Implica la idea de ciertas anticipaciones de acontecimientos y situaciones futuras, sin la cual seria
imposible hacer planes. La gerencia como primer paso, deberá prever, mirar de antemano hacia los
objetivos propuestos, es decir fijar el fin que se persigue de acuerdo a las necesidades. Para hacer
previsiones se requiere:
a) Determinar objetivos o fines que se requieren.
b) Investigar factores positivos y negativos que nos ayuda o limitan en la búsqueda de los
objetivos.
c) Coordinar los distintos recursos con diversas alternativas de ejecución que nos permita
escoger algunas de ellas como nuestra base.
4. Dirección
La dirección es aquel factor de la administración en la que se logra la realización efectiva de todo lo
planeado por las decisiones gerenciales directamente o por delegación.
Los principios fundamentales de la dirección son:
I. Principios de la coordinación, acción de interés, con la finalidad de que unan sus esfuerzos para
lograr una meta común.
II. Principios de impersonalidad de mando, para conseguir que las disposiciones generales sean
mejores obedecidas.
III. Principios de aprovechamiento del conflicto, con fines constructivos, para forzar la meta a
buscar que sean beneficiosas para ambas partes.
La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas aquellas que ofrezcan más ventajas.
La forma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo; ningún plan, ningún control,
ningún sistema de organización tiene efecto, mientras no se da una decisión.
La toma de decisiones gerenciales, se basa en la intuición, hechos, experiencias y la toma de
decisiones para ser ejecutadas, debe ser: oportunamente transmitidas a sus destinatarios, para lo cual es
necesario una buena comunicación, que es un proceso en virtud de cual se contribuye a la mejor
ejecución de los trabajos, la captación de políticas, el logro de la cooperación con los demás y hacer
que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad. La comunicaron tiene etapas, cuya aplicación le
permitirá cumplir con su cometido:
I. Comprender lo que se desea comunicar.
II. Transmitir eficazmente.
III. Estudiar la eficiencia de la comunicación
IV. Seguir el curso de la comunicación.
5. Coordinación
La coordinación ordena y organiza los esfuerzos de varios individuos, unificándolos, para alcanzar el
objetivo o meta propuesta, con mayos eficiencia, economía y efectividad.
Se podrá decir que todos los demás principios están contenidos en la coordinación, pues significa
establecer relaciones entre varias partes de una actividad o empresas; la unión de todas las actividades
para alcanzar el desarrollo del plan, es la unificación de un ambiente de confianza recíproca entre
todos.
Para alcanzar ese principio, el gerente debe tener una visión amplia del funcionamiento de su empresa
y podrá emplear como medio de coordinación, las comunicaciones orales y escritas, entrevistas,
reuniones, conferencias, visitas, informes, boletines, etc.
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6. Control
Es verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones emitidas y los
principios establecidos. Su propósito es determinar las deficiencias, con el objeto de corregirlas y
recomendar cuales son más convenientes de corregirlas y evitar que se repitan.
En el control, se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto, ya sea en forma
total o parcial, con el fin de corregirlo, mejorar y programar nuevos planes.
Para que el control sea más efectivo, se requiere como mínimo los siguientes requisitos:
I. Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados.
II. Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento.
III. Definición y acumulación de la información para previa explotación de las mismas, y medir
rendimientos.
IV. Implementación de una infraestructura de información que identifique los resultados,
determinen las causas y efectos, señale las tendencias e identifique resultados, de acuerdo a las
áreas de responsabilidad.
El control permite asegurarse de una óptima ejecución, conocer que parte de una actividad se esta
cumpliendo y cual no, de qué modo, en que tiempo y porque se desea.
El gerente (jefe de la entidad) al ejercer las funciones de control, no será autoritario, ni autócrata, sino
cooperativo, y al señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que se cometan
nuevamente, debiendo ser el gerente en este concepto un educador, ayudante y consejero para sus
subordinados.
Un instrumento muy importante en el control gerencial, es el “principio de excepción”, que tiende a
convertir el cumplimiento en lo normal y las desviaciones de los planes en lo excepcional: los controles
versaran sobre esto último exclusivamente, o al menos principalmente.
Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes:
• Informes
• Estadísticas
• Presupuesto
• Costos
• Plan
• Volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados, etc.
El control no debe realizarse con tal énfasis que descuide la atención a las demás actividades
administrativas, pero debe dársele la importancia que tiene, a fin de conocer con certeza la marcha
(eficiencia, efectividad y economía) de las metas u objetivos.
c. Aspecto profesional
• Conocimiento, que le permita desarrollar con eficiencia, responsabilidad y autoridad las
funciones que se le han sido asignadas.
• Espíritu de superación y empresa, para incrementar su capacidad profesional para que el
desempeño de sus funciones con responsabilidad.
• Experiencia, para pueda actuar en situaciones de complejidad y mayor alcance.
• Inteligencia, imaginación y criterio que le permita actuar con capacidad de concepción y
reflexión, lucidez, flexibilidad y facultad de innovar.
• Ética profesional, para actuar con honradez y moral, dentro y fuera de la empresa.
• Personalidad y carácter, para actuar en sus decisiones superando los obstáculos que se le
presenten.
• Salud y aptitud para el cargo y vigor físico, para tener un rendimiento prolongado y
eficiente, y capacidad para trabajar en cualquier dependencia de la empresa.
1. Introducción
Al aplicar esta lista de verificación, se debe tener en cuenta que simplemente es una guía y no un
programa detallado de auditoría.
No existe patrón idéntico para ser seguido en cualquier auditoría, y de hecho, no debería existir. Esta
guía ha sido elaborada para documentar las diferentes claves que son los fundamentos del examen.
Esta guía, por las razones expuestas está sujeta a ser modificada y/o complementada, así mismo debe
emplearse esta guía conjuntamente con cuestionarios específicos que incluyan preguntas dirigidas
directas y específicamente a la actividad que se revisa, utilizando conjuntamente los dos listados,
servirán como base para determinar los procedimientos a seguirse durante el curso del examen y
ayudarían al auditor a preparar su programa de auditoría para las distintas áreas y actividades de la
empresa.
La presente guía tiene como propósito desarrollar una lista de verificación para la evaluación de control
general.
2. Objetivos
En este rubro hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes como:
I. ¿Ha determinado las áreas claves donde la empresa debe producir resultados positivos?
(rentabilidad, innovación, diversificación, productividad, recursos humanos, recursos
materiales, etc.)
II. ¿Ha precisado en qué áreas claves debe invertir su tiempo y los recursos disponibles?
IV. ¿Ha tenido en cuenta para la determinación de objetivos los siguientes criterios?
VI. ¿Se ha decidido los métodos que deben emplearse para la consecución de los objetivos?
3. Planteamiento
I. ¿Tiene la empresa un plan anual operativo?
II. ¿Tiene también un plan operativo a largo plazo?
III. ¿Tiene los proyectos y programas detallados?
IV. ¿Participan todos los niveles de supervisión en el planeamiento?
V. ¿Conoce la gerencia este plan?
VI. ¿Conocen todos los empleados de la empresa este plan?
VII. ¿Se mide el rendimiento actual en relación a la planificación?
VIII. ¿Se comunica cualquier cambio en el plan?
IX. ¿Se hacen frecuentes cambios en el plan?
X. ¿Contiene el plan unidades de medida tales como: costo, números de empleados, fechas,
etc.?
XI. ¿Se preparan informes de avance en compararon con el plan?
4. Organización
I. ¿Tiene algunos problemas de personal?
II. ¿Está satisfecho con la calidad del personal de su empresa?
III. ¿Tiene la empresa algún programa de entrenamiento en las diferentes áreas de la empresa?
IV. ¿Se motiva a los trabajadores a seguir cursos de capacitación?
V. ¿Cómo se mide el rendimiento de los trabajadores?
• Por objetivos.
• Midiendo su trabajo.
• Por otros métodos.
VI. ¿Saben los empleados que son evaluados?
VII. ¿Se mide el rendimiento en forma periódica?
VIII. ¿Se revisa el resultado de la evaluación con el trabajador?
IX. ¿Existen descripciones de cargos para cada puesto?
X. ¿Existen adecuado alcance de oportunidades?
• ¿Dentro de la empresa?
• ¿Fuera de la empresa?
XI. ¿Conocen los trabajadores estas oportunidades?
XII. ¿Existe algún problema de cambios frecuentes de personal?
XIII. ¿Dentro de los dos o tres últimos años se ha prohibido al personal estar fuera de la sede
central de la empresa?
XIV. ¿Existe una estructura orgánica de la empresa?
XV. ¿Conocen los trabajadores esta estructura orgánica?
XVI. ¿Existe demasiado personal o demasiados funcionarios que dependen del gerente general?
XVII. ¿Se ha cambiado, modificado, complementado o revisado la estructura orgánica en los
últimos dos años?
XVIII. ¿Han rotado cada servidor que depende del gerente general, por lo menos una vez en los
últimos tres años?
XIX. ¿Está dotada la empresa, además de la estructura adecuada y de los recursos humanos y
financieros para hacerlo funcionar con los métodos y sistemas, a través de los cuales
deberían desarrollarse las funciones de la empresa?
5. Control
I. ¿Se ha definido por escrito el papel de la empresa bajo revisión?
II. ¿Existe un acuerdo mutuo entre el gerente y el director?
III. Se ha especificado como se va a medir el rendimiento de la empresa en términos de:
• Cumplimiento presupuestario.
• Recuperación de gastos operativos.
• Numero de personal.
• Coordinación con otras dependencias o áreas.
• Criterio personal aplicado.
• Ahorro en costos (economía)
• Quejas del cliente.
• Rendimiento programado
• Logro de objetivos
• Se han establecido por escrito normas o niveles de rendimiento aceptables en las áreas
señaladas en el ítem 5.
• Han sido establecido por escrito los objetivos específicos de la empresa.
• Se ha priorizado los objetivos de acuerdo a su importancia.
• Señalan los objetivos, tiempo, lugar y cantidades.
• Se reporta periódicamente el logro de los objetivos.
• Se revisa con el directorio la falta de cumplimiento de los objetivos:
1. Verbalmente
2. Por escrito.
• Esta satisfecho el gerente con el rendimiento del objetivo.
• Existe áreas en particular o problemas dentro de la empresa donde el gerente general
desearía que se concentren más los esfuerzos de auditoría.
• Ha revisado y probado el plan anual de operaciones de la empresa.
• Recibe informes periódicos que muestran y comparan los logros con el plan operativo.
• Se ha hecho anteriormente alguna auditoría, revisión o evaluación de las actividades de
la empresa, parcial o totalmente.
• se ha especificado el papel de la empresa.
• Especifica este papel:
1. Su función en términos amplios, principales, limitaciones.
2. Responsabilidad y auditoría general.
Una política es una guía para llevar a cabo una acción con el objeto de lograr los objetivos.
Son efectivas desde su establecimiento hasta su anulación, o reemplazan con otra
• ¿tiene la empresa políticas por escrito?
• ¿Se organiza esta en un manual?
• ¿Están las políticas actualizadas?
• ¿se verifica su cumplimiento?
• ¿Se distribuyen entre los trabajadores?
• ¿Están claramente escritas?
• ¿Está el formato estandarizado?
Los controles no operan sin sustentación, actúan para asegurarse que determinados objetivos y metas se
cumplan.
Hay significativos números de controles que se deben aplicar en una empresa pudiendo citarse a
continuación algunos de ellos, que pueden considerarse básicos:
• La gerencia debe establecer normas para su personal de trabajadores.
FIN ¡¡¡