CONVENCIÓN DE ARCHIVEROS

Mar del Plata

7 de Septiembre de 2006

Ponencia sobre
Agentes de la Política Documental
Manuel Vázquez

Capítulo 1
Los agentes de la Política Documental en el s XXI.

1.1 En una Convención de Archiveros, preguntar quiénes son agentes de la

Política de Documentos de Archivo parece un recurso retórico. No lo es.
Asomémonos a ver los agentes de la Política Documental.
Para prestar un servicio orgánico en lo relacionado con los documentos, la
información que contienen y los archivos, requerimos los siguientes actores:
Centros de Formación Profesional
Sistemas de Archivos y Archivos singulares
Asociaciones y Colegios Profesionales
Archiveros individuales.
Cada Agente nos ofrece perspectivas que se complementan y refuerzan entre
sí. Veamos qué aporta cada uno.

1.2. Los Centros de formación profesional.

Estas Escuelas o Carreras, pueden ser universitarias (con Licenciatura y
Doctorado) o de nivel terciario. Ambas, en distinto grado, se caracterizan por:
Tener bibliotecas y tiempo para consultarlas;
Capacidad de mantener debates o paneles de expertos;
Acceso a propuestas renovadoras apenas aparecen en cualquier lugar del
Planeta;
Ser polos de investigación con recursos para ello
Producir trabajos de docentes o tesis, con cuidadosos análisis o luminosas
síntesis.
Son en gran parte responsables de acrecentar la "masa crítica" de
profesionales que
necesitaremos para desarrollar esta propuesta u otra análoga.
Puntos débiles de los Centros de Formación Profesional:
Su acceso a las autoridades políticas o al Poder Legislativo es menor que el
de los grandes
archivos de los Ministerios y el Archivo General.
Las universidades cargan con pesada burocracia para actualizar planes de
Estudio.
Los Centros iberoamericanos de investigación y docencia archivística nos
sentimos marginados de la corriente bibliográfica y nos parece normal recibir y
acatar -o desconocer como ajenas- las pautas que intentan normalizar las
tareas archivísticas. Esto sucede porque, en los Centros de Estudio falta una
asignatura encargada de estudiar críticamente las corrientes bibliográficas y los
trabajos escritos propios y ajenos.

1.3. Los Sistemas de Archivos y los Archivos singulares.

Cada Sistema de Administración Documental forma parte de una Institución
Estatal o no estatal, o de una empresa a la que pertenecen. Ellos hacen, usan
y ofrecen los documentos y su información. Son muy importantes agentes para
construir una Política de documentos y de su gestión.
El Sistema posee todos los órganos y técnicos que se requieren para planificar
y llevar a cabo tal Política.
La Dirección del Sistema tiene nivel y competencia para gestionar ante la
Autoridad máxima de la Entidad y con el Poder Legislativo para presentar
proyectos de ley o de decretos y resoluciones.
Podría pensarse que son los mejores actores para proponer Políticas
documentales, pero presentan un flanco muy débil: Son parte de la Entidad,
Institución no estatal o empresa.
Su ángulo de enfoque es lógicamente parcial, aun cuando puede ser corregido.
Les falta justamente lo que tienen los otros agentes, la visión global e
independiente.

1.4. Las Asociaciones y Colegios Profesionales

Las Asociaciones Profesionales ven a los usuarios desde el llano y sufren con
ellos las peripecias diarias.
En la Asociación, los archiveros son libres de opinar ya que se encuentran
fuera de la relación de dependencia, donde predominan criterios de la
Institución.
Cada socio aporta experiencias diferentes: uno se desempeña en una fábrica,
otro en catastro, en la policía, con historias clínicas, con obras publicas, con un
Tribunal del Poder Judicial, etc.
La Asociación ha de dedicar tiempos y espacios para debates y conferencias.
Debe contar con su Comisión de estudio y algo de bibliografía.
Los socios cuentan con un arsenal de críticas a los Manuales de Procedimiento
y a las teorías librescas de los Centros de Formación
0 sea, las Asociaciones son agentes imprescindibles para completar un
mosaico de ideas y energías que definan objetivos y recursos de la Política
Documental.
1.5. Los archiveros singulares
Cada Profesional Archivero ha de sentir, a partir de ahora, que lleva sobre sí
una carga doble. Hasta aquí, buen archivero era el que servía plenamente a la
Institución de la que dependía y a los usuarios de esa Institución. A partir de
esta conferencia (si consigo convencerlos), deberán preocuparse para que el
conjunto de todos los documentos nacidos de gestión eleve el nivel de vida
democrática de la sociedad.

Capítulo 2
Los Centros de Formación Profesional

En primer lugar, se impone replantear el plan de estudios y los programas, en

sus dos etapas: la carrera técnica y la licenciatura. En segundo lugar, otros
nuevos compromisos. (No se mencionan los programas que se supone que
continúan).
He aquí algunas sugerencias:

2.1. Para estudiantes de la carrera técnica:

2.1.1. Desde el primer día de clase, los estudiantes oyen hablar de que la
Archivología o Archivística no es una técnica sino una función social de primera
línea porque maneja los hilos que abren o cierran puertas en el
desenvolvimiento de la vida cotidiana.
2.1.2. Presentar las técnicas típicas de ordenación, descripción, selección,
etc., no como destrezas, sino como partes de una Política que eleve el nivel de
vida creativa de los ciudadanos. Es decir, el movimiento documental y la
circulación de la información contenida en ellos debe elegir siempre caminos
que coincidan con los derechos cívicos, la Constitución y las leyes.
2.1.3 Hasta ahora las carreras cargan el acento sobre los derechos de la
Institución a la que sirve el archivo. Esto es correcto en tanto el archivero
entienda que la circulación de documentos e información de "su" archivo tiende
a homologarse con círculos siempre crecientes de su provincia, del Mercosur,
de Iberoaméríca, de los de idioma español, etc.
2.1.4. Con relación a la Informática: Integrar los textos archivísticos clásicos
con la administración informatizada y el servicio computarizado a la sociedad
Los programas informáticos han de ofrecer ventajas no sólo a la institución y
sus oficinistas, sino a todos los usuarios, sobre todo los más desamparados de
salud y dinero
2.1.5. Adecuación mutua de la bibliografía con las normas ISO y de otro
origen destacando defasajes entre la propuesta europea y la burocracia y
tradición administrativa de Ibero América.

2.2. Para los estudios de grado: Licenciatura y Doctorado, las sugerencias

son:
2.2.1. La asignatura o materia central debe ser "Archivología crítica" (o
Archivología científica) cuyos tópicos principales pueden ser:
- Las corrientes científicas de la Archivística en el mundo. La inglesa, todavía
influenciada por Jenkinson, la canadiense del área francófona -seguidora de
Francia- y la anglófona -de los Estados Unidos-; la estadounidense de las
décadas de 1970-1980 y la actual nutrida en la bibliotecología; la corriente
australiana, etc. Entre nosotros, la española, la brasileña, la de Córdoba,
Argentina, la bibliografía recopilada en Perú, las publicaciones periódicas, etc.
- La adecuación de las definiciones de los textos, a nuestra realidad o a la
experiencia de los participantes.
- Las normas internacionales ISO desde la perspectiva de la corriente de
documentos e información en uso administrativo.
- Relación de Archivología con otras ciencias Derecho, Historia, Informática,
Administración de Empresas, Documentología, Bibliotecología, Museología,
Estadísticas, Comunicación Social, etc
2.2.2 Relación con los sistemas de archivo.
Es menester correlacionar programas nuevos con las actividades que deberán
desarrollar los Sistemas de Archivos y archivos singulares, según esta
propuesta: Especialización en redacción de Manuales de Procedimiento; teoría
y práctica de los Requisitos, Dirección de la Producción y Tramitación de
documentos, Inspección de su cumplimiento; la selección documental como
rutina, el servicio a los Usuarios aquí mencionados, etc.

2.3. El número de archiveros.Tanto el numero de profesionales, como la

convocatoria que suele tener nuestra carrera son exiguos.Una profesión con
peso en la sociedad necesita una “masa critica”de profesionales que, a su vez,
se ocupe de diversas ramas o campos de actividad: Especialistas en manuales
de procedimientos, requisitos y Derecho Administrativo aplicado a la circulación
de documentos e información en la sociedad, investigadores y autores de
escritos sobre experiencias y comentaristas de bibliografía extranjera, etc.
Los Centros de Formación Profesional -Terciarios y Universitarios- tienen, para
este objetivo, gran parte de responsabilidad, por Ej.Obtimizando la
convocatoria.Me inclino por llamar a la profesión y a los profesionales
Administración/Administradores de Documentos y Archivos.

Capítulo 3
Compromiso de los Sistemas de Archivos

3.1. Los Sistemas de Archivos.

Su función ha sido mirar hacia dentro del sistema, velando por los intereses de
la entidad a la que pertenecen y al círculo de sus usuarios directos.

3.2 El conjunto de los sistemas y de los archivos singulares.

En una democracia -que vive y respira por los documentos nacidos de gestión-
este conjunto es responsable de la agilidad que estimula la creatividad o de las
ataduras burocráticas de toda la Nación.
Por este motivo, en el s. XXI, los Sistemas de Archivos, como agentes del
proceso documental, tienen que asumir la función de mirar su jurisdicción como
parte de toda la masa documental del país.

3.3. La redacción de normas

Muchos archiveros están acostumbrados y les parece lógico que las normas de
producción y procesamiento de "sus" documentos sean redactadas por otros.
Esos "otros" ni son especialistas en eso, ni poseen una visión totalizadora de la
significación social de sus documentos.Incluyo en esto a los informáticos y sus
programas de computación.
Los equipos de Archiveros de los Sistemas de Archivos, tienen que asumir el
compromiso de liderar comisiones que, apoyadas por asesores especializados,
redacten, hagan promulgar y apliquen toda la normativa burocrática (esta tarea
requiere un mínimo de diez años para comenzar a ser efectiva, pero es
menester iniciarla ya mismo).

3.4 Planteos para Sistemas de Archivos y Archivos singulares

Dados los antecedentes que venimos viendo, para el cumplimiento de esta
propuesta se precisa:
- Una visión, totalizadora del servicio que prestan los documentos y la
información que portan
- Propósito de caminar de modo progresivo hacia la homologación de la
producción, circulación y selección de los documentos comunes a todas las
funciones.También de los característicos de cada función administrativa.
- Atención a los intereses de cada categoría de usuarios vistos más arriba.
- Conocimientos de: Derecho Administrativo, Burocracia, teoría de los
Requisitos y, cuando se haya logrado, de Derecho Documental

3.5. Sistemas de Archivo y proyectos de Ley.

Los sistemas de archivos del Poder Ejecutivo se supone que, no sólo por su
envergadura, sino por su proximidad al Gobierno, son canales apropiados para
encaminar proyectos de ley o de decretos de contenido archivístico. Los
sistemas de los otros Poderes y los de las empresas no estatales con y sin
fines de lucro se hallan en posición relativa idéntica en la institución a la que
pertenecen.Ya hicimos notar que estos sistemas tienden a destacar
excesivamente los intereses del estado o las instituciones por encima de la
conveniencia de los ciudadanos.Deben ser contra pesados por la Asociaciones
y los Centros de Información.

Capítulo 4
Compromiso de las Asociaciones Archivísticas

4.1. Ubicación de las Asociaciones.

Es muy diversa la situación en cada lugar y momento en los países
iberoamericanos. En Argentina, en la década de 1970 existió la AAA
(Asociación Archivística Argentina) y muy poco después en Brasil la AAB
Associaçao dos Arquivistas Brasileiros, cada una con su Revista. Ambas se
disolvieron. Su problema pudo haber sido la escasez del apoyo económico de
los archiveros, a su vez, asociada al poco número de Profesionales.

4.2. Una buena Asociación.

La propuesta de esta ponencia requiere Asociaciones fuertes y permanentes.
Para ello son requisitos:
- Cinco veces más archiveros profesionales que los existentes en la
actualidad.
- Fuerte sostén económico por parte de los afiliados que, por encima de
sus diferencias, mantengan la prioridad de su existencia.
- Objetivos y planes de trabajo concretos y en marcha.
- Columna vertebral de la Asociación y de la Profesión Archivística de una
fuerte asociación nacional. Será una Revista trimestral que dé a luz
experiencias bien analizadas, exposiciones teóricas y las conclusiones
de Jornadas, Congresos y Simposios profesionales de su país y de otras
circunscripciones afines. Entre nosotros se impone la necesidad de la
RAM (Revista Archivística del MERCOSUR).

4.3. Los eventos archivísticos.

Las actuales asociaciones vienen cumpliendo la actividad de los Congresos y
eventos archivísticos. Es uno de los objetivos primordiales de su existencia.

4.4. La difusión y propaganda de nuestra profesión.

Corre por cuenta principalmente de las Asociaciones. Debe salir a las pantallas
de TV y a la prensa escrita, por motivos tales como:
- corrección de errores o transgresiones en la circulación de documentos o de
la información en ellos contenida.
- actividades de servicio que cumplan los archiveros, para invitar a la
comunidad a participar.
- Noticias de proyectos, estudios o conclusiones de reuniones archivísticas.
4.5. Recursos para esta publicación periódica.
Han de buscarse en empresas que provean equipamiento o servicios
relacionados con nosotros: empresas informáticas, muebles y equipamiento y,
por qué no, las Administradoras de Documentos.

Capítulo 5
Compromiso de los archiveros individuales.

5.1. Participar en cursos y jornadas de actualización, intercambiando

activamente ideas, lecturas y experien- cias.

5.2. Escribir y difundir experiencias y reflexiones teóricas y prácticas.

5.3. Ser miembro activo de colegios y asociaciones archivísticas
sosteniéndolas económicamente.
Ser especialistas en su área de trabajo;
Como individuo, vivir la experiencia de los demás ciudadanos;
Cuando se reúnen se enriquecen, con la variedad de experiencias y lecturas.

Nuevos territorios de nuestra ciencia y profesión

Capítulo 6
Nuevas incumbencias de los Agentes del cambio

6.1. Requisitos
6.1.1. Los Requisitos son la llave de la tramitación. Siendo el archivero el
profesional especializado en la circulación de documentos y archivos, tiene que
hacerse cargo de la formulación de requisitos.
Los requisitos, en su conjunto, dan solidez al acto jurídico o administrativo y a
su registro documental.
6.1.2 Definición. Requisitos: son las características y condiciones que han de
exigirse para:
- cumplir una gestión
- desempeñar una función
- desarrollar una actividad administrativa o jurídica
- clasificar o caratular un caso judicial
- marcar grados de calidad o de culpabilidad
- asignar una autopista y un carril a cualquier ejercicio de los derechos
cívicos.
6.1.3 La teoría de los requisitos. En un libro mío aún inédito sobre la
Burocracia he esbozado unas líneas sobre "Teoría de los requisitos".Burocracia.
Autopista para la Democracia. Cap. 7 Editado en Internet en el sitio www.manvazquez.com).

6.2. Manuales de Procedimiento y Normas

6.2.1. La herramienta de transformación
Hemos hablado de que vivimos inmersos en documentos de gestión. Para
manejarlos, los Manuales de Procedimiento son la Herramienta. Sin una
circulación correcta, los documentos se diluyen. Bien lo sabemos, cuando
encontramos dormidos papeles en los cajones.
Los Archiveros, sin pausa, iremos aprendiendo a manejar esta máquina y a
fabricarla, hasta meter en diques la inercia que parece invencible.
6.2.2. La redacción no basta
No hay problema en redactar normas y hasta leyes, sobre todo si nacen de un
organismo dedicado a este fin.
Los Archiveros pretendemos modificar la realidad. Poner los servicios de
documentos e información como plataformas para elevar la Democracia y el
bienestar de los habitantes.
Y esto no es declamación. El camino será largo, ahora parece inviable, pero en
el empeño debemos jugarnos.
6.2.3. Crear conciencia en la sociedad
No basta, entonces, producir Manuales, hay que lograr que la sociedad
comprenda su necesidad y se genere un movimiento de opinión que a todos
nos pese y obligue.

6.3 La Burocracia
6.3.1. Circulación de documentos y Burocracia
Ofrezco a los aquí presentes este aserto: "Circulación de documentos e
información equivale a manejo de la Burocracia". Merece la pena debatirlo. El
compromiso es muy grande, a continuación dos motivos que parecen
obligarnos a aceptar el desafío de la Burocracia, ya que nos encargamos de la
circulación de documentos e información.
Cabe añadir que, si lo asumimos, extenderá exponencialmente nuestra tarea
profesional.
6.3.2 Profesión Archivística y Burocracia
La Burocracia no tiene una profesión que la estudie, investigue y aplique (La
contabilidad tiene los contadores y el turismo sus propios licenciados). Los
burócratas son los que aplican las normas burocráticas que otros redactan y
estos son jefes operativos que únicamente tienden a resolver problemas del
momento. Les falta la visión de conjunto que los archiveros sí podemos tener.
6.3.3. Una característica de la Burocracia
Hay un principio mencionado en los textos especializados: "La Burocracia
engendra Burocracia". Un organismo creado para controlarla comienza con
tres oficinistas, que muy pronto requieren una tropa para emitir informes sobre
las características distintivas de cada sector del organigrama y grupos
capacitados para la redacción de instructivos y normas. Más adelante una
legión de inspectores... Y así sucesivamente.
¿Cómo resolver esta paradoja? La respuesta es:
La burocracia debe constituir una función dentro de una profesión que,
precisamente, tenga contacto con todos los ángulos y pliegues del
organigrama.
¿Conocen Uds. una profesión que pueda competir con los archiveros en este
campo?

6.4. Los Digestos de textos legales

6.4.1. Definición. Digestos son colecciones de leyes y otros documentos
dispositivos reunidos por asunto o materia.
6.4.2. Finalidad de estas colecciones pueden ser:
- conocer la normativa vigente sobre un tema o materia (a veces, separar todas
las no vigentes)
- responder a necesidades de los Ministerios, las Municipalidades, y también
las de los ciudadanos con respecto a sus intereses y preocupaciones laborales
y social, en general.
- ofrecer a los ciudadanos conjuntos de leyes y normas de su interés: laborales,
derechos de la mujer, exigencias para colegiación, prerrogativas y privilegios
de los legisladores, etc.
6.4.3. Relación de los digestos con los archiveros.
Convengamos que no es tarea específica de nuestra profesión, pero es una
sentida necesidad, sobre todo a nivel de los municipios que es muy común que
no tengan a mano las Ordenanzas, Decretos y Resolucio nes anteriores. Se
producen contradicciones y repeti ciones incoherentes.
Para la redacción de Manuales de Procedimiento, el ejercicio de esta actividad
es base sólida.
Para los archiveros singulares y las Asociaciones, puede representar una
fuente de ingresos económicos

6.5. El Derecho Documental.

Ya vimos que es necesario. Repasemos un posible paradigma.
6.5.1. Esquema del Derecho Documental. Consta de tres secciones
-Los documentos nacidos de gestión
- La información en ellos contenida
- La Burocracia.
6.5.2. 1a. Sección: Los documentos de gestión Constaría de capítulos tales
como:
-Los documentos imponen derechos, responsabilidad y obligaciones distintas
según la edad de su ciclo vital.
-Necesidad de que exista un original inmodificable durante toda su vigencia aún
en soportes informáticos
-Normas técnicas para la selección o borrado de documentos
-Preservación de los documentos.
-Exigencias edilicias
-La falsificación o pérdida de documentos
-La prescripción de derechos.
-Atención a exigencias del s XXI: Crímenes de lesa Humanidad y derechos a
tierras indígenas.,
-El cuidado del Patrimonio Documental
6.5.3. 2a. Sección: Información de los documentos
-Difusión obligatoria de documentos dispositivos
-Privacidad de los documentos individuales
-Secreto de ciertos documentos del Estado.
-La filtración de información o el denegamiento indebido de ella
6.5.4. 3a. Sección: Normas para la Burocracia:
-Política sobre los requisitos
-Homologación de actividades y trámites, aprovechando la mundialización, sin
perder la identidad administrativa
-Los Manuales de Procedimiento
-Definición de los usuarios y su tratamiento diferencial
6.6. Una Revista Archivística
6.6.1. Una revista archivística es una sentida necesidad. Cuando se convoca
a un Congreso para archiveros, llueven ponencias. Muchos acumulan
reflexiones y experiencias, y su único canal de expresión es el Congreso. Pero
este medio padece limitaciones: Sólo 20 minutos, en un evento simultáneo con
otros expositores. A lo mejor, a última hora.
El CD con las ponencias contienen tantas que muy pocos son quienes las leen
todas.
Una revista profesional en papel, cuatro veces al año, es el medio con el que
docentes y profesionales han estudiado, repasado y citado. Las ciencias han
alimentado a sus cultores y se han dado a conocer en el mundo, mediante
Revistas en papel. Internet no sustituye una revista impresa. Cada medio de
expresión ofrece ventajas.
6.6.2. Revistas Archivísticas argentinas. Recuerdo cinco:
- Revista de la Asociación Archivística Argentina
- Anuario Interamericano de Archivos -editado por el Centro Interamericano
de Desarrollo de Archivos CIDA
-Revista del Archivo General de la Nación Argentina. Seis volúmenes sin
periodicidad exacta.
-Revista Argentina de Integración Archivística RAIA
- Una publicación de periodicidad variable y recursos muy modestos
sostiene la Asociación de
Archivistas Bonaerenses
Las cinco prestaron servicios distintos, pero efectivos.
¿Por qué no cuenta Argentina o el MERCOSUR con una Revista que podría
llegar a ser la mejor en lengua española?

Capítulo 7
Síntesis del cambio de actitud
que se pide a los archiveros

De "mi" archivo a la totalidad de los documentos

Del Patrimonio Documental a los documentos vigentes
De "cumplidores de normas" a redactores de Manuales sistemáticos.
De críticos de la burocracia a responsables de ella
De guardianes de Documentos a ministros del Derecho Documental
De pocos profesionales a una sólida dotación de especialistas en distintas
áreas de la Ciencia Archivística.
 SUMARIO
Los Agentes de cambio
Capítulo 1. Compromiso de los Centros de Formación Profesional
1.1. En una Convención de archiveros
1.2. Los Centros de Formación Archivística Profesional
1.3. Los Sistemas de Archivos y los Archivos singulares
1.4. Las Asociaciones y Colegios Profesionales
1.5. Los Archiveros individuales
Capítulo 2. Centros de Formación Archivística
2.1 Para estudiantes de la carrera técnica
2.1.1. La Archivología es una función social
2.1.2 La Política documental y archivística
2.1.3 Relación del archivero con la masa documental
2.1.4 La administración informatizada
2.1.5 Adecuación entre bibliografía y normas ISO
2.2 Estudios de grado; licenciatura y doctorado
2.2.1 Asignatura central: Archivología crítica
2.3 El número de archiveros
Capítulo 3. Compromiso de los Sistemas de Archivos
3.1. Los Sistemas de Archivos.
3.2 El conjunto de los sistemas y de los archivos.
3.3. La redacción de normas
3.4. Planteos para Sistemas de Archivos
3.5. Sistemas de Archivos y Proyectos de Ley
Capítulo 4. Las Asociaciones Archivísticas
4.1. Ubicación de las Asociaciones.
4.2. Una buena Asociación.
4.3. Los eventos archivísticos.
4.4. La difusión y propaganda de nuestra profesión.
4.5. Recursos para esta publicación periódica
Capítulo 5. Compromiso de los archiveros individuales.
5.1. Participar en cursos y jornadas de actualización
5.2. Escribir y difundir experiencias
5.3. Ser miembro activo de los colegios y asociaciones archivísticas
Nuevos territorios de nuestra ciencia y profesión
Capítulo 6. Nuevas incumbencias de los Agentes del cambio
6.1. Requisitos
6.1.1. Los Requisitos- son la llave de la tramitación .
6.1.2 Definición de los Requisitos
6.1.3 La teoría de los requisitos.
6.2. Manuales de Procedimiento y Normas
6.2.1. La herramienta de transformación
6.2.2. La redacción no basta
6.2.3. Crear conciencia en la sociedad
6.3 La Burocracia
6.3.1. Circulación de documentos y Burocracia
6.3.2 Profesión Archivística y Burocracia
6.3.3. Una característica de la Burocracia
6.4. Los Digestos de Textos legales
6.4.1. Definición.
6.4.2. Finalidad de estas colecciones
6.4.3. Relación con los archiveros.
6.5. El Derecho Documental.
6.5.1. Esquema del Derecho Documental.
6.5.2. 1a. Sección Los documentos de gestión
6.5.3. 2a. Sección: Información de los documentos
6.5.4. 3a. Sección: Normas para la Burocracia:
6.6. Una Revista Archivística
6.6.1. Es una sentida necesidad.
6.6.2. Revistas archivísticas argentinas
Capítulo 7. Síntesis del cambio de actitud que se pide

Mendiolaza, 15 de agosto de 2006