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Funcionalidades Avançadas
ÍNDICE
INTRODUÇÃO...............................................................................................................4
MODELOS.....................................................................................................................4
Criar Modelos...............................................................................................................5
MODELO NORMAL........................................................................................................6
Alterar o modelo Normal.dotm.....................................................................................7
IMPRESSÃO EM SÉRIE – MAILINGS................................................................................7
Cartas e mensagens de correio electrónico.................................................................8
Etiquetas e Envelopes................................................................................................10
FORMULÁRIOS............................................................................................................10
Criar formulários........................................................................................................11
MACROS.....................................................................................................................14
Criar macros...............................................................................................................15
Executar uma macro..................................................................................................17
BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................18
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OBJECTIVOS GERAIS DO MANUAL
MODALIDADE DE FORMAÇÃO
Curso de Aprendizagem
FORMAS DE ORGANIZAÇÃO
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INTRODUÇÃO
MODELOS
Imagine que utiliza um determinado documento vezes sem fim para enviar cartas de
candidatura a empregos. O conteúdo básico é o mesmo, mas alguns detalhes mudam, tais
como os dados da empresa, data, a data da publicação o jornal, entre outros. O método que
costuma utilizar é abrir o documento, alterar as partes desactualizadas e, em seguida,
guardar o documento com um nome novo.
O que acontece é que está a utilizar o documento original como um modelo, apesar de
nunca o ter transformado num. Porque é que não o faz? Transformando o documento num
modelo, terá um formulário mestre inicial e não terá de apagar conteúdo desactualizado
quando estiver a preparar uma factura nova.
Poderá ainda aperfeiçoar o modelo com tudo aquilo que pretende que esteja sempre
presente no documento, incluindo marcadores de posição do texto que facilitam a
introdução de texto novo. Em seguida, utilize sempre esse ficheiro de modelo como base
para todos os novos documentos.
Existem mais vantagens. Veja quais são. Em seguida, aprenda a guardar um ficheiro como
modelo e como localizá-lo, utilizá-lo e editá-lo.
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1. Manter o conteúdo que deverá permanecer inalterado durante algum tempo — por
exemplo, o nosso Nome, Morada, Contacto e E-mail. (Será fácil actualizar estes itens
no modelo quando for necessário.)
2. Inserir um comando Data e Hora para a área da data. Isto irá colocar
automaticamente a data actual num documento novo.
3. Manter áreas de marcador de posição de texto para informações que serão alteradas
em cada carta de apresentação, tais como o nome e o endereço da empresa.
Criar Modelos
Antes de elaborar um documento, utilize como ponto de partida um dos modelos existentes.
O Word fornece uma vasta gama de modelos. Irá encontrar modelos que vão desde cartas e
currículos a calendários e brochuras, concebidos para lhe poupar tempo.
Leve os modelos ainda mais longe e transforme um documento existente num modelo
adaptado exactamente às suas necessidades. Isto também poderá poupar-lhe tempo.
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3. Clicar em Transferir e o modelo será disponibilizado no ecrã:
4. Para finalizar deve personalizar o modelo, ou seja, deve alterar os campos com a
informação desejada.
MODELO NORMAL
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O modelo Normal cuja a extensão é .dotm abre sempre que iniciar o Microsoft Office Word
2007 e inclui estilos e personalizações predefinidos que determinam o aspecto básico de um
documento.
Quaisquer alterações que efectuar ao Normal.dotm serão aplicadas aos documentos que
criar no futuro.
Para ter a certeza de que está a trabalhar no ficheiro predefinido, verifique se Normal.dotm
aparece na barra de título do Word.
Nota: Se Normal.dotm receber outro nome, for danificado ou movido, o Word cria automaticamente
uma nova versão (que utiliza as predefinições originais) da vez seguinte que iniciar o Word. A nova
versão não incluirá quaisquer das personalizações efectuadas na versão que foi movida ou cujo nome
foi alterado.
Através da funcionalidade mailings, poderá proceder à impressão de uma série de cartas, envelopes,
e-mails e etiquetas para diversos clientes de uma só vez. Para utilizar esta funcionalidade, efectue os
passos seguintes:
A criação de cada carta, mensagem de correio electrónico ou envelope individualmente iria demorar
horas. É neste ponto que a impressão em série intervém. Utilizando a impressão em série, tudo o que
se tem que fazer é criar um documento que contém as informações iguais em cada cópia e adicionar
alguns marcadores de posição para as informações que são exclusivas de cada cópia. O Word trata do
resto.
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Para criar qualquer documento através da impressão em série, pode optar pelo Assistente
de Impressão em série passo a passo… Desta forma o Word ajuda a criar a impressão
em série passo a passo.
Para criar um documento de impressão em série sejam cartas, envelopes, ou outros o procedimento é
semelhante. Assim deve seguir os seguintes passos:
2.º Clicar em Iniciar Impressão em Série e escolher o tipo de documento que se pretende
criar (cartas e mensagens de correio electrónico);
3.º Criar o documento, ou seja, criar a carta ou a mensagem de correio electrónico.
4.º Seleccionar destinatários (usar uma lista já existente ou criar uma lista nova(exemplo)):
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Para que a lista tenha uns determinados campos, por exemplo Nome e Morada, devemos
pressionar a opção personalizar colunas:
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6.º Pré-visualizar o documento;
7.º Concluir a impressão em série (imprimir, ou criar os vários documentos para posterior
impressão).
Etiquetas e Envelopes
FORMULÁRIOS
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Criar formulários
Para isso basta abrir o Microsoft Word (2007) e seguir os seguintes passos:
Cada controlo inserido tem as suas propriedades. Podemos por exemplo definir que só
devem ser aceites números, ou só letras, qual o número máximo de caracteres a introduzir,
etc:
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No exemplo seguinte vamos criar uma pré-inscrição em cursos de formação profissional:
- Criar os seguintes campos de texto
- Nome (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de
texto Primeira letra maiúscula);
- Morada (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de
texto Primeira letra maiúscula);
- Código Postal (2 campos de texto (um para o código e outro para a caixa postal,
separados por um hífene), altere as propriedades para o tipo Número, Comprimento
máximo 4 para o código e 3 para a caixa postal);
- Contacto (campo de texto, altere as propriedades para o tipo Número, comprimento 9
números.
- E-mail (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de
texto Minúscula);
- Habilitações (caixa de combinação com as seguintes opções: 4.º ano, 6.º ano, 9.º ano,
12.º ano);
- Situação Profissional (caixa de combinação com as seguintes opções: Empregados,
Desempregados, Estudante, Reformado);
- Horário (caixa de combinação com as seguintes opções: Laboral, Pós-laboral, Sábado);
- Cursos de Formação:
INFORMÁTICA BÁSICA, INFORMÁTICA AVANÇADA, INFORMÁTICA ESPECIALISTA,
MARKETING E PUBLICIDADE, GESTÃO DO TEMPO, ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS,
ELECTRICIDADE, PRIMEIROS SOCORROS, GERIATRIA.
O formulário deve ter o seguinte aspecto:
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O próximo passo é proteger o formulário de forma a que não sejam alteradas formatações e
que o utilizador final apenas possa preencher os campos disponibilizados:
Após escolher Restringir Formatação e Edição, irá aparecer do lado esquerdo um painel
onde poderemos escolher quais as opções de protecção para o nosso documento.
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Se a opção Sim, impor protecção se encontrar desactivada, deve alterar esse estado
clicando em Modo de Estrutura. Clicar
Depois de clicamos em Sim, impor protecção, que agora já se encontra disponível. O
sistema irá solicitar a introdução de uma password para proteger o documento.
Após proteger o seu documento, basta gravar e publicar para que o mesmo possa ser
preenchido.
MACROS
No Microsoft Office Word 2007, podemos automatizar tarefas utilizadas com frequência
através da criação de macros. Uma macro é uma série de comandos e instruções agrupadas
como um único comando para realizar automaticamente uma tarefa.
As utilizações típicas das macros são:
- Aumentar a velocidade da formatação e edição de rotina
- Combinar múltiplos comandos: por exemplo, inserir uma tabela com um tamanho e limites
específicos e com um número específico de linhas e colunas
- Tornar uma opção de uma caixa de diálogo mais acessível
- Automatizar uma série de tarefas complexas
Pode utilizar a gravação de macro para gravar uma sequência de acções ou pode criar uma
macro de raiz, introduzindo o código Visual Basic for Applications no Visual Basic Editor.
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Nota: Para trabalhar com macros no Office Word 2007, é necessário mostrar o separador
Programador.
Criar macros
1. No separador Programador, no grupo Código, clique em Gravar Macro:
Nota Se atribuir a uma nova macro o mesmo nome de uma macro incorporada no Office Word
2007, as acções da nova macro irão substituir a macro incorporada. Para ver uma lista de macros
incorporadas, no separador Programador, no grupo Código, clique em Macros. Na lista Macros em,
clique em Comandos do Word.
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6. Para iniciar a gravação da macro sem atribuir a macro a um botão na Barra de
Ferramentas de Acesso Rápido ou a uma tecla de atalho, clique em OK.
7. Para atribuir a macro à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, efectue o seguinte
procedimento:
8. Clique em Botão.
9. Em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, seleccione o documento
(ou todos os documentos) para o qual pretende adicionar a macro à Barra de
Ferramentas de Acesso Rápido.
10. Em Escolher comandos de, clique na macro que está a gravar e, em seguida, clique
em Adicionar.
11. Clique em OK para iniciar a gravação da macro.
12. Para atribuir a macro a um atalho de teclado, efectue o seguinte procedimento:
13. Clique em Teclado.
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14. Na caixa Comandos, clique na macro que está a gravar.
15. Na caixa Nova tecla de atalho, escreva a sequência de teclas que pretende e, em
seguida, clique em Atribuir.
16. Clique em Fechar para iniciar a gravação da macro.
17. Execute as acções que pretende incluir na macro.
Nota: Quando grava uma macro, pode utilizar o rato para clicar em comandos e opções,
mas não para seleccionar o texto. Tem de utilizar o teclado para seleccionar texto.
18. Para parar de gravar as acções, clique em Terminar a Gravação no grupo Código:
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BIBLIOGRAFIA
URL: http://office.microsoft.com/pt-pt/
Sousa, Sérgio e Maria José. Microsoft Office 2007 Para todos nós. FCA, 2007.
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