Una nueva dimensión en consultoría sobre normas ISO 9000

Desde hace doce años, en CODEC venimos asistiendo a empresas en la

implantación de Sistemas de Calidad, usando entre otros modelos las normas ISO
9000. Paralelamente, hemos desarrollado nuevas metodologías aplicadas a la
capacitación y al trabajo en equipo por medios virtuales.

De la conjunción de esas experiencias nació la que es hoy la forma más avanzada

de consultoría y trabajo colaborativo, que aplicamos especialmente a la implantación
de Sistemas de Calidad bajo norma ISO 9000, actualmente en su versión 2000.

Con ella hemos resuelto muchos de los problemas típicos de este tipo de
implantación:
 La escasa disponibilidad de tiempo para reuniones que tienen los ejecutivos
de las empresas.
 Las dificultades para cumplir programas de trabajo preestablecidos, debidas
a las contingencias cotidianas.
 El escaso rendimiento del tiempo de trabajo de los consultores, debido a los
viajes y las esperas improductivas.
 La intermitencia en el servicio de apoyo de los consultores.

 
En consecuencia, la aplicación de esta modalidad de consultoría produce tres
resultados contundentes:
 Reduce substancialmente los costos.
 Reduce notablemente los plazos de implementación.
 No genera presiones innecesarias sobre las personas que participan en la
implantación.

¿Qué es la Consultoría Virtual de CODEC?

La Consultoría Virtual es una forma de suministrar el servicio profesional de

consultoría, que se basa en el uso intensivo de medios de comunicación
informáticos, con particular énfasis en Internet. La mayor parte de la comunicación
entre los consultores y el personal de la empresa y de las tareas técnicas del
proyecto (planificación, coordinación, seguimiento, control) se realiza por ese medio.
Se agregan otras ventajas propias de esa forma de comunicación, como por ejemplo
la posibilidad de intercambio con otras empresas de diversas regiones geográficas
que estén participando en el mismo tipo de proyecto, la existencia de un sistema de
capacitación que posibilita la formación cotinua y la creación de una base de
conocimiento que pueden compartir todas las empresas que participan.

La consultoría profesional cumple dos propósitos principales:

 La orientación y asistencia de expertos en determinados temas, con un
propósito específico (por ejemplo, implantar un Sistema de Calidad).
 La transferencia de conocimientos.

La Consultoría Virtual satisface plenamente ambos propósitos. Las principales

diferencias con la consultoría tradicional son:
  El uso de recursos informáticos de última generación, que posibilitan un
fuerte apoyo de los consultores a las personas de la empresa y una intensa
colaboración entre ellas, reduciendo al mínimo la necesidad de presencia
física de los consultores en las instalaciones de la empresa.
 El uso de ambientes virtuales de colaboración, que posibilitan que empresas
de regiones geográficas muy distintas compartan experiencias y
conocimientos, con el consiguiente efecto de aprendizaje compartido y de
aceleración en los procesos de implantación.
 La aplicación de técnicas avanzadas de capacitación a distancia, para la
formación progresiva y continua del personal que participa en los proyectos.
 La aplicación de técnicas que permiten seguir dando soporte a la empresa a
muy bajo costo, una vez terminados los proyectos, para mantener en
operación y actualizar los sistemas implantados.

 
En el sistema de consultoría virtual se optimiza la aplicación de tiempo de los
consultores y del personal de la empresa, para lograr una mínima exigencia a éste
último y el aprovechamiento óptimo de los tiempos que emplean todos los actores
del proceso.

¿Qué medios se utilizan en la Consultoría Virtual de CODEC?

Los recursos típicos son los mismos que se emplean en educación a distancia a
través de Internet, con el agregado de algunos elementos necesarios para la
planificación, la coordinación, el control y el seguimiento del proyecto.

Para la empresa se crea un espacio en Internet o en su red interna, protegido por

medio de claves de acceso, dentro del cual operan todos los recursos mencionados,
de modo que la información de la empresa esté adecuadamente protegida y al
mismo tiempo accesible a todas las personas (miembros de la empresa y
consultores) que deban participar en el proyecto.

Esos recursos fueron diseñados aplicando los principios del Aseguramiento de la

Calidad, basándose en el sistema de CODEC certificado bajo norma ISO 9001.

En el esquema adjunto se muestran algunos de los recursos que suelen emplearse

en dos instancias diferentes del proceso de consultoría:
 Asistencia individual a cada empresa.
 Colaboración entre empresas.

¿Cómo funciona un proyecto de Consultoría Virtual de CODEC sobre ISO

9000?

Nuestra vasta experiencia en el campo de los Sistemas de Calidad nos ha permitido

dividir a las actividades típicas de los proyectos de consultoría en cuatro grupos:
 Aquellas en las que es esencial, inevitable, el contacto personal. En un
proyecto típico de implantación de un sistema basado en las normas ISO
 9000 abarcan solamente un 10% del tiempo total de trabajo de los
consultores.
 Las que se pueden hacer con contacto a través de medios virtuales.
Incluyen la capacitación del personal de conducción. Abarcan un 60% del
tiempo típico de los proyectos convencionales.
 Las que se pueden basar en auto-instrucción y auto-ayuda, apoyadas en
elementos adecuadamente preparados. En ellas no se requiere establecer
contacto entre el personal de la empresa y los consultores. Abarcan un 20%
del tiempo típico de los proyectos convencionales.
 Las que se basan en el intercambio de experiencias entre empresas que
están desarrollando proyectos similares.

 
En los proyectos de Consultoría Virtual de CODEC se optimiza la aplicación de
recursos a cada una de estas actividades, de modo de:
 Reducir al mínimo posible el uso del tiempo de los consultores, para
minimizar costos.
 Eliminar todos los viajes innecesarios.
 Lograr un aprovechamiento máximo del tiempo del personal de la empresa.
 Posibilitar que cada persona de la empresa realice las tareas
correspondientes al proyecto en el momento que le resulte más conveniente,
y no esté condicionada por la programación del trabajo de los consultores.

 
Generalmente, el proyecto es conducido por un Consultor Senior, que al comienzo
del mismo visita a la empresa para evaluar la situación, definir el plan y programa del
proyecto y realizar una serie de tareas que requieren su presencia.

Luego, la casi totalidad de las actividades que siguen se llevan a cabo sin que sea
necesario que el consultor visite la empresa. El contacto se realiza a través de
Internet (por correo electrónico, foros, chats, video y audio conferencias, etc.) en
ambientes virtuales cerrados. Además del consultor, interviene un equipo de soporte
técnico y operativo, para facilitar la realización de todas las actividades.

Durante ese período se mantiene un diálogo continuo entre el personal de la

empresa y el equipo de apoyo.

En una etapa próxima a la finalización del proyecto, el consultor, o un auditor, visita a

la empresa y evalúa la situación real, comparándola con lo que se trasluce de la
información intercambiada durante las etapas previas. Recomienda los ajustes
finales, colabora en la definición de un plan de acción y termina su intervención
presencial.

¿Qué recursos necesita una empresa para participar en un proyecto de

Consultoría Virtual?

Para participar en este tipo de proyecto se emplean recursos informáticos casi

estándares, de muy bajo costo. Comprenden:
 
a) Equipo mínimo:
  Una computadora Pentium con 32 Mb RAM, placa de sonido y módem
(velocidad de transferencia mayor de 33600 baudios).
 Parlantes y micrófono.
 Impresora.
 Conexión a Internet, con capacidad de transferencia estándar de 33,6 Kbps
y mínima de 20 Kbps.

 
b) Equipo complementario (no esencial):
 Si se desea transmitir video, una cámara para computadora.
 Si se desea enviar imágenes digitales: un scanner.

¿Qué conocimientos se necesitan para participar en un proyecto de

Consultoría Virtual?

Dado que se emplean recursos convencionales de Internet, el conocimiento mínimo

requerido es el mismo necesario para poder navegar por esa red.

Los sencillos conocimientos adicionales son suministrados por CODEC como parte
del proceso de consultoría. Los referidos a capacitación a distancia se
complementan con el soporte técnico y operativo de la Distance Educational
Network, organización especialista en este campo.

¿Qué tipos de empresas pueden participar?

 Tamaño: grandes, medianas o pequeñas.

 Ramo: industria o servicios, privada o pública.
 Dispersión geográfica: concentradas o dispersas.
 Localización: preferiblemente en Latinoamérica. El consultor responsable
del proyecto debe hacer una visita a la empresa al comenzar el proyecto, y
una en la etapa final.

¿Cuáles son los efectos de la Consultoría Virtual de CODEC?

 Reducción muy substancial de costos. Al minimizarse la cantidad de viajes,

estadías, tiempos perdidos, etc., se aprovecha íntegramente el tiempo de los
consultores y del personal de la empresa. Ello permite operar a costos
mucho menores que los típicos de la consultoría convencional (en la
mayoría de los casos, la reducción de costos de consultoría es mayor del
50%).

 Máximo aprovechamiento del tiempo de los ejecutivos de la empresa. Al no

 tenerse que ajustar a programas de reuniones condicionados por los
tiempos de permanencia de los consultores pueden administrar más
libremente su tiempo de participación en el proyecto.

 Aceleración del proyecto. Dado que la programación de las actividades es

sumamente flexible, se puede amoldar perfectamente a las posibilidades de
la empresa, con lo que se logra un aprovechamiento íntegro de los tiempos
disponibles, con la consecuente reducción en el lapso de desarrollo del
proyecto.

 Posibilidad de extender más ampliamente los efectos del proyecto dentro de

la organización. Se puede capacitar en forma simultánea a más personas
que las que intervienen en proyectos de consultoría convencional.

 Seguimiento más estrecho de las actividades, compartido entre la empresa y

los consultores. El proyecto está activo todo el tiempo, y no solamente
cuando los consultores concurren a la empresa. Ese es otro factor que
contribuye a la reducción de la duración del proyecto.

 Posibilidad de efectuar el seguimiento desde fuera de la empresa. Si los

directivos desean saber en qué situación se encuentra el proyecto, desde un
lugar alejado de las oficinas de la empresa y en cualquier horario, pueden
informarse en forma inmediata.

 Facilidad para el aprendizaje a través del intercambio de experiencias con

otros empresarios.

 Un efecto colateral, muy importante en la actualidad, es que en la empresa

se asimila el conocimiento necesario para participar en actividades de
negocios a través de Internet (e-business), lo que le facilita la aplicación de
las prácticas empresariales más modernas.

Información

Por razones de espacio es poco práctico explicar íntegramente la Consultoría Virtual

en esta página.
Si desea más información sobre esta forma de consultoría y su aplicación al campo
de la implantación de Sistemas de Calidad bajo normas ISO 9000 en su empresa,
por favor complete y envíe el siguiente formulario (haga click en la palabra
subrayada).