Palestra PMISP 17mai05

Building professionalism in project management.
TM
Project Management Institute

São Paulo, Brasil Chapter
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
SEGUNDO O OPM3
(Estágio Padronizado)
Capítulo São Paulo, Brasil do PMI

Al. dos Maracatins, 992 - cj. 104 B
Vladimir A Mininel, PMP
Moema – São Paulo-SP – 04089-001
Fone/Fax: 5041-4144 / 5531-1920
pmisp@pmisp.org.br
www.pmisp.org.br
1
Material para uso exclusivo. Não pode ser copiado ou divulgado sem a prévia autorização da entidade.
Building professionalism in project management.TM
Programa
Introdução: o OPM3
Estágio Padronizado de Gerenciamento de

Projetos
Verificação (Assessment) usando o OPM3
Conclusões
OPM3
Organizational Project Management – a aplicação de

conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas em
atividades de projetos e organizacionais para atingir os
objetivos da empresa por meio de projetos.
Maturity Model – um modelo descrevendo um processo

onde algo desejável pode ser desenvolvido ou obtido,
isto é, capacidades.
Processos de Gerenciamento: Núcleo
Central do OPM3

Visão geral dos processos

Estágios de Maturidade

Aumento da Maturidade

Melhoria Contínua
Controle
Medição
Padronização
Projetos Programas Portfólio

Regras para progressão - I

Todo processo é necessário em cada domínio.

A execução do processo depende de suas
entradas, ferramentas e técnicas adequadas,
além de controles apropriados, que resultarão
em saídas do processo.
O controle da variabilidade dentro de um
processo depende do controle da variabilidade
de suas entradas, técnicas, ferramentas e
controles.
Regras para progressão - II

A maturidade de cada processo em cada domínio

(Projeto, Programa, Portfólio) depende da progressão
através dos estágios de Padronização, Medição,
Controle e Melhoria.
A capacidade de controlar processos de
Gerenciamento de Portfólio depende da capacidade de
controlar as saídas dos processos de Gerenciamento
de Programas e de Projetos.
Ferramentas, técnicas e controles usados em um
processo podem ter sido desenvolvidos por processos
em outros domínios.
Estrutura do Modelo

Melhor Prática
Capacidade
Produto
KPI Métricas
Melhor Prática
Melhor Prática
Gerente de Projetos toma

decisões sobre o Escopo do
Projeto com o Sponsor
Maneira otimizada, de eficácia reconhecida pela indústria,

de se atingir um objetivo ou meta.
Capacidades
Competências específicas que devem existir
Melhor Prática em uma organização para executar os
processos de gerenciamento.
Gerente de Projetos gerencia o

Capacidade Escopo do Projeto
Capacidade Gerente de Projetos divulga um

entendimento comum sobre o
Escopo do projeto
Capacidade Gerente de Projetos e Sponsor

definem o escopo do projeto
Relacionamentos entre
Building professionalism in project management.TM Capacidades
Melhor Prática A Melhor Prática B
Capacidade Capacidade
Produtos (saídas) da Capacidade

Melhor Prática
Capacidade
Produto
Documento de escopo do
projeto aprovado
Indicadores (KPI)

Melhor Prática
Capacidade
Acordo sobre o
Escopo documentado
Produto
KPI
Métricas
Melhor Prática
Capacidade
Existência
Produto
KPI Métricas

Estágio Padronizado de
Gerenciamento de Projetos
OPM3
Características
Todas as áreas descritas no PMBoK estão

implementadas e documentadas.
Existem evidências de que os processos estão
implementados e gerando as saídas necessárias
para comprovar seu funcionamento.
Existe um alinhamento constante e documentado
dos projetos com os objetivos da organização.
Alocação dos gerentes e das equipes obedece um
processo padronizado, adequado a cada projeto.
Todos os planos, documentos, técnicas e
procedimentos utilizados são documentados.
Benefícios para a Organização

Consumo otimizado dos recursos, com o alinhamento

dos projetos aos objetivos da empresa
Construção de uma base para a posterior medição,
controle e melhoria contínua dos processos
Custos de projetos mais baixos, com a utilização
otimizada dos recursos, conforme suas capacitações e
necessidades dos projetos
Os gerentes e os projetos são avaliados de acordo
com os resultados dos projetos para a organização
Aumento da qualidade, visibilidade e utilidade dos
projetos.

Aplicação do Modelo
Área de Desenvolvimento de
Sistemas
Agrupamento das Melhores Práticas
para o estudo

1. Metodologias: o que precisa ser padronizado

para o gerenciamento de projetos.
2. Padronização dos Processos: garantia da
existência dos processos do PMBoK.
3. Integração com a empresa: alinhamento dos
projetos com os objetivos da empresa.
4. Recursos Humanos: alocação eficaz das
equipes dos projetos.
5. Execução do Projeto: práticas para melhorar
a execução dos projetos.
1. Melhores Práticas - Área de
Building professionalism in project management.TM Metodologia
1000- Estabelecer as políticas de gerenciamento

de projetos da organização
1490- Integrar as áreas de conhecimento do
PMBoK na metodologia
1550- Utilizar planos padrões para os projetos
1600- Estabelecer técnicas para o gerenciamento
1630- Estabelecer modelos matemáticos para o
planejamento dos projetos.
Indicadores - Metodologia

Políticas documentadas sobre os padrões a

utilizar
Documentação alinhando as áreas do PMBoK
aos processos da organização
Mudanças nos projetos são gerenciadas
Metodologias específicas e adaptadas a cada
projeto
Técnicas de gerenciamento de projetos
disponíveis e adaptadas a cada necessidade
Processos e ferramentas para realizar estudos
comparativos internos e externos para medir o
sucesso dos projetos.
2. Melhores Práticas - Padronização
Building professionalism in project management.TM de Processos
1010 a 1390 – Padronizar cada processo do

PMBoK.
Indicadores - Padronização de
Building professionalism in project management.TM Processos
Processos documentados para todas as áreas

do PMBoK que são de interesse
Evidências da implementação consistente dos
processos
Um organismo ou mecanismo documentado
para discutir, sugerir, revisar e direcionar os
assuntos sobre os processos de
gerenciamento de projetos.
3. Melhores Práticas - Integração
com a Empresa

- I
1510- Considerar os interesses dos Stakeholders

1520- Comunicar a direção da organização às
equipes
1530- Utilizar uma verificação formal da
performance dos projetos
1540- Incluir explicitamente os objetivos
estratégicos nos objetivos dos projetos
1570- Definir objetivos mensuráveis para os
projetos
1580- Melhorar a qualidade para atingir a
satisfação do cliente.
3. Melhores Práticas - Integração
com a Empresa - II

1640- Revisar o gerenciamento do portfólio de

projetos
1650- Alinhar os projetos com a estratégia da
organização
1660- Entender o alinhamento dos projetos com
a estratégia
1670- Conhecer os projetos relacionados ao seu
projeto
3060- Selecionar projetos com base no interesse
da empresa.
Indicadores - Integração com a
Building professionalism in project management.TM Empresa
Métricas de ROI utilizadas para os projetos

Avaliações sobre o alinhamento dos projetos
com o portfólio, com os objetivos e estratégias
da organização
Documentação sobre resultados do projeto e
sua contribuição para a estratégia do negócio
Portfólio constantemente avaliado em relação
às estratégias e ao retorno fornecido para a
empresa.
4. Melhores Práticas - Recursos
Building professionalism in project management.TM Humanos
1400- Alocar recursos competentes ao projeto

1410- Gerenciar o pool de recursos
1420- Estabelecer o papel do gerente de projetos
1430- Estabelecer processos para dar ao gerente
de projetos a competência necessária
1470- Definir a estrutura padrão da equipe do
projeto
1480- Utilizar recursos multifuncionais para as
atividades organizacionais
4. Melhores Práticas - Recursos
1590- Registrar a alocação de recursos para os

projetos
1680- Aderir a regras de conduta padrões para
colaboração
3090- Construir um ambiente de confiança e
trabalho em equipe
3100- Fornecer suporte técnico e administrativo
às equipes.
Indicadores – Recursos
Base de dados de recursos e competências

atualizada e utilizada para identificar recursos
e necessidades de treinamento
Papéis e competências documentados e
divulgados
Avaliação constante dos gerentes e equipes
em relação às competências exigidas e aos
resultados dos projetos.
5. Melhores Práticas - Execução
Building professionalism in project management.TM do Projeto
1440- Determinar o escopo do projeto com o

sponsor
1450- Estabelecer um suporte ativo do sponsor
ao projeto
1460- Aplicar os processos de forma relevante a
cada projeto
1500- Gerenciar usando os processos definidos
1610- Verificar impacto dos riscos na viabilidade
do projeto
1620- Quantificar as especificações
1690- Estimar a melhor, a pior e a duração mais
provável para as tarefas do projeto.
Indicadores - Execução do

Projeto
Participação ativa do sponsor em atividades

planejadas
Avaliações dos projetos em relação ao
atendimento aos seus objetivos e aos critérios
documentados de sucesso
Riscos e seus impactos utilizados para a
seleção dos projetos
Justificativas documentadas para as
estimativas dos projetos.

Verificação da Maturidade usando

o OPM3
Metodologia utilizada
Metodologia do OPM3

1. Preparação para a Verificação de Maturidade

2. Realização da Verificação
Verificação de Alto Nível
Definição de prioridades para melhoria
Verificação detalhada
3. Planejamento das Melhorias
4. Implementação das Melhorias
5. Repetição do Processo
Situação da Organização

Documentos e procedimentos definidos,

cobrindo todas as áreas do PMBoK
Gerentes de Projetos treinados nos processos
e em algumas das técnicas recomendadas
Estrutura estabelecida para acompanhamento
e suporte contínuo aos gerentes de projetos
Definida a obrigatoriedade de atender aos
processos documentados.
Cronograma das Avaliações

Verificação de Alto Nível do OPM3 aplicada 4

meses após a implementação dos processos
Auditoria de Qualidade nos projetos realizada
1 mês após a Verificação de Alto Nível
Verificação detalhada realizada 2 meses após a
auditoria de qualidade
Planejamento das melhorias ainda em
andamento.
Resultados da Verificação

Continuum do OPM3
A organização parece ter 98 Melhores Práticas

do OPM3 (aprox. 17%).
A organização parece não ter 488 Melhores

Práticas do OPM3.
Maturidade por Domínio

32% de maturidade relacionada a Projetos
10% de maturidade relacionada a Programas
24% de maturidade relacionada a Portfólio

Maturidade por Estágio

47% de maturidade no estágio Padronizado
16% de maturidade no estágio de Medição
4% de maturidade no estágio de Controle
8% de maturidade no estágio de Melhoria

Maturidade no Domínio de
Projetos, por Estágio

70% de maturidade no estágio Padronizado
13% de maturidade no estágio de Medição
12% de maturidade no estágio de Controle
0% de maturidade no estágio de Melhoria.

Resultados da Auditoria

Apenas 10% dos projetos auditados seguiam

efetivamente os processos
Os demais apresentavam graus variados de

não-conformidade, incluindo a inexistência de
documentos e a geração de documentação
após os eventos, apenas porque era
obrigatório.
Avaliação detalhada conforme o
Building professionalism in project management.TM OPM3
Utilização do Improvement Planning Directory

como checklist, para determinar quais saídas
das Capacidades realmente existiam;
Cada Melhor Prática foi avaliada para
determinar se suas Capacidades realmente
existiam;
Cada Capacidade foi avaliada conforme suas
saídas e indicadores para determinar o grau de
implementação da Capacidade.
Melhores Práticas por Área

ÁREAS Alto Nível Nível Detalhado

1. Metodologia 3 3
2. Padronização 39 0
3. Integração 5 1
4. Recursos Humanos 3 2
5. Execução 5 2
TOTAL de M.P. 55 8
Melhores Práticas a implementar
Building professionalism in project management.TMpor Área
ÁREAS A implementar Implementadas

1. Metodologia 2 3
2. Padronização 39 0
3. Integração 10 1
4. Recursos Humanos 8 2
5. Execução 5 2
TOTAL de M.P. 64 8

Conclusões
Self Assessment do OPM3

Foco nas Melhores Práticas e não nos

processos documentados
Avaliação de Alto Nível serve para definir
prioridades conforme a estratégia da
organização
Avaliação Detalhada é vital para determinar a
situação da organização e fornecer dados para
o estabelecimento de estratégias de melhorias.
O Self Assessment realmente demonstrou a
situação da organização em relação à
maturidade do gerenciamento de projetos.
Próximos Passos

1. Avaliação das Melhores Práticas a serem

trabalhadas em cada área estabelecida;
2. Determinação dos objetivos e estratégias da
organização em relação às áreas;
3. Elaboração de programas e projetos para a
implementação das Melhores Práticas;
4. Implementação das Melhores Práticas;
5. Realização de novo Assessment.
Padronização de Processos

Revisão dos documentos e formulários

existentes, visando uma simplificação.
Aprimoramento dos processos gerenciais de
controle dos projetos.
Suporte continuado aos gerentes de projetos.
Recursos Humanos

Implementação de base de dados de recursos

e competências.
Implementação de processos para a
atualização da base conforme resultados dos
projetos.
Implementação de processos para seleção e
alocação de recursos aos projetos de forma
documentada.
Implementação de procedimentos para a
avaliação das equipes conforme os resultados
dos projetos.
Integração com a Empresa

Integrar o processo de controle de custos dos

projetos com as metas da empresa.
Implementar processos de avaliação das
estimativas de ROI.
Aprimorar o processo de controle de Portfólio.
Implantar técnicas para estudos de viabilidade.
Integrar os Sponsors e Stakeholders no
desenvolvimento dos projetos.
Execução do Projeto

Implementar técnicas de avaliação e

planejamento de Riscos.
Implementar técnicas de estimativas de prazo
e custo padronizadas.
Estabelecer pontos de Garantia de Qualidade
nos processos de gerenciamento.
Metodologia
Documentar as políticas de gerenciamento de

projetos da organização.
Estabelecer técnicas para realização de
benchmark interno e externo sobre os
resultados dos projetos.
Discussões

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Project Management Institute

Capítulo São Paulo, Brasil do PMI

 Estágio Padronizado de Gerenciamento de

 Verificação (Assessment) usando o OPM3

 Organizational Project Management – a aplicação de

Maturity Model – um modelo descrevendo um processo

Project Management Institute

Project Management Institute

Project Management Institute

Project Management Institute

Projetos Programas Portfólio

Project Management Institute

 Todo processo é necessário em cada domínio.

Project Management Institute

 A maturidade de cada processo em cada domínio

Project Management Institute

Gerente de Projetos toma

Maneira otimizada, de eficácia reconhecida pela indústria,

Gerente de Projetos gerencia o

Capacidade Gerente de Projetos divulga um

Capacidade Gerente de Projetos e Sponsor

Melhor Prática A Melhor Prática B

Project Management Institute

Project Management Institute

Project Management Institute

 Todas as áreas descritas no PMBoK estão

Project Management Institute

 Consumo otimizado dos recursos, com o alinhamento

Project Management Institute

Project Management Institute

1. Metodologias: o que precisa ser padronizado

1000- Estabelecer as políticas de gerenciamento

Project Management Institute

 Políticas documentadas sobre os padrões a

1010 a 1390 – Padronizar cada processo do

 Processos documentados para todas as áreas

Project Management Institute

1510- Considerar os interesses dos Stakeholders

Project Management Institute

1640- Revisar o gerenciamento do portfólio de

 Métricas de ROI utilizadas para os projetos

1400- Alocar recursos competentes ao projeto

1590- Registrar a alocação de recursos para os

 Base de dados de recursos e competências

1440- Determinar o escopo do projeto com o

Project Management Institute

 Participação ativa do sponsor em atividades

Project Management Institute

Verificação da Maturidade usando

Project Management Institute

1. Preparação para a Verificação de Maturidade

Project Management Institute

 Documentos e procedimentos definidos,

Project Management Institute

 Verificação de Alto Nível do OPM3 aplicada 4

Project Management Institute

A organização parece ter 98 Melhores Práticas

A organização parece não ter 488 Melhores

Project Management Institute

 32% de maturidade relacionada a Projetos

 10% de maturidade relacionada a Programas

 24% de maturidade relacionada a Portfólio

Estágio Padronizado de Gerenciamento de

Verificação (Assessment) usando o OPM3

Organizational Project Management – a aplicação de

Todo processo é necessário em cada domínio.

A maturidade de cada processo em cada domínio

Todas as áreas descritas no PMBoK estão

Consumo otimizado dos recursos, com o alinhamento

Políticas documentadas sobre os padrões a

Processos documentados para todas as áreas

Métricas de ROI utilizadas para os projetos

Base de dados de recursos e competências

Participação ativa do sponsor em atividades

Documentos e procedimentos definidos,

Verificação de Alto Nível do OPM3 aplicada 4

32% de maturidade relacionada a Projetos

10% de maturidade relacionada a Programas

24% de maturidade relacionada a Portfólio

47% de maturidade no estágio Padronizado

16% de maturidade no estágio de Medição

4% de maturidade no estágio de Controle

8% de maturidade no estágio de Melhoria

70% de maturidade no estágio Padronizado

13% de maturidade no estágio de Medição

12% de maturidade no estágio de Controle

0% de maturidade no estágio de Melhoria.

Apenas 10% dos projetos auditados seguiam

Os demais apresentavam graus variados de

Utilização do Improvement Planning Directory

Foco nas Melhores Práticas e não nos

Revisão dos documentos e formulários

Implementação de base de dados de recursos

Integrar o processo de controle de custos dos

Implementar técnicas de avaliação e

Documentar as políticas de gerenciamento de