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會議記錄

會議記錄

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會議文書

(1) 作用
典型的會議文書,包括開會通知、會議議程、會議記錄和會議紀要。有時候連同
開會通知發出的,還有!"#$%&'()型*+,的會議,還會有-會"./。
0123,4開會通知5用6通知78會議的!"9:會議的;開<=、時>、
?@,ABC要DE和FG的文H,通IJKL*"M書發出。NOP'()型的
會議,還C要QR-會"ST的時>和?@、UVWX1和UVYZ、[通\]^。
4會議程_5`aAbc4議d<程5,eb4議程5,用6QR7f會議g要hi的d
j和程_,Ak!"aAdlDE有9的文H,作m開會no%4會議記錄5p用
6記錄會議的q程。rstuvw,有8x9yz會{|}會議記錄,~•€•出
'(‚要的ƒ„,…†4會議紀要5,‡有9WˆDE。會議紀要`aA用6‰Š7
8會議的K要‹w和Œ•。Ž:4./5,P會議†••tu議‘.出的議/,[)
會hi’用。
(2) “用”•
–有x9yz,—˜™š›œP•ž,—˜PŸ還P¡¢,—˜,£N¤,
¥<I¦作q程§,c¨©ª«¬、-®¯°、±開¦作、²³´š、µh™¶、·¸
¹‘,º»要;開¼½¼¾的會議,•¼j)¿dšÀÁhi。½會議Ã:<I
Ä作的ÅÆÇ,c™š、¦作È的C要&;開。'(+É的會議,ÊC要¥會議Ë發
出開會通知,ÌÈ議程,ÍÎ會議hiq的dj、-會Wˆ的K要ÏÐ,AB有9
的議¸記錄Ñ6,作cÒÓ®Ô的Õ},`Yk<Ö×Ø。Ù會議ÚÛT«¬¯°
的Ü©、®Ô的ݪ、¦作的²³^,ÞC要記錄ßà。aÐ會議記錄á有ÅâÜã
äå,æx9yz的Ä作YçB膕的®c有Åâãéê。
有時候,78會議的‚要ƒ„*¸議,C要ë-會"•*èì有9Wˆ知í、
Õî,pïðWaA¥ñò會議記錄的óôÈ,õö會議的èì÷ø,~•出è§
ù‚要的ÆÇ,…†會議紀要,úYkDû,`YkÒÓ和×ü。
還有Ž會議Ã:ýþI›的,`—Pc¨·¸<I¦作È的¹‘&;開的,
ÿÅ8座談會*"學術研h會,K要目的¥ë-會"[流ÏÐ,發表議i,Â類會
議雖然`要ç-會"發出開會通知和會議程_,卻—ÅâC要記錄會議的q程,=
78
>`—會有•ž./*"臨時Ô議。有8yz•會¥會議結éAÖ,Î會議的K‘、
Œ•、K要vw、†O*結i…†會議紀要,Ç發給-會",•ŽŸ開發表%另有Å
8研h會還會¥-會".[的i文Ù§,挑選'(優秀的編輯†集,刊印出版。i
文的ƒ„,èÓ•P-會"¥會È–發表的ÏÐ,–AÂ類會議Ù然•—{C要有
會議記錄¨。
(3) …作注Ïdj
(1) 開會通告
開會通告的…作跟Å般通告相同,!ßàQR會議的1b,;開的<=、
時>、?@。áz的…作要"a#有9通告的$ø。
(2) 議程
議程通I跟會議通告Å同發出,Å般Ê用@QYÉ書…,Î7f會議g要
hi的djÅÅ%Q出6•aA。議程–包括的j目,跟會議記錄–包括的j
目“&PÅ'的。IÐ的j目有(會議1b和f)、開會<=和時>?@、通q
Èf會議記錄、跟*dj(`有WbcË議dj)、S告dj、hidj、èìdj、
發文"+,、發文<=^-j。NO連同議程Å.發/的,還有èì文H,`
!¥議程È注R。
Å般&0,議程的10“&e23要,用的K要P4表dj的1561*
Ô761,N(通qÈf會議記錄、會šS告、hidj、8!Ñ9:學;會<
d=、U>?i'@^。
(3) ./
4./5Abc4議/5,P用書BCÉ表D的Ô議。-會議的†••iÈ
ÊaA•會議的hiƒ„.[Ô議,‡會議hi。有8'(EF有,£的會議,
要"-會"¥;開會議Ë•!Î./nom,ÍGHÅâ)I的和議",J
åK.[會議hi。`有8會議L•-會"¥會議±開q程§.[臨時Ô議。Å
般6M,./Ê包括NÆÇ(
O‘
— /J MR./–ÛB的ƒ„*"dj%
— •J ·P.出Ô議的•J%
— ¢Z P./的KzÆÇ,!•./–ÚÛ的¹‘,.出áz的Q議*
79
·¸的¢Z%
./WB和議W+,
<=
(4) 會議記錄
Å般會議記錄包括R)ÆÇ。SÅÆÇP9:會議的TUvw,包括會議
的1b、;開f),;開<=、時>、?@,KL、M書和èì出L"X1%NO
出L"有—同的VÇ,*"6W—同yz,ÍAXâVÇ!會議,•“&¥
1YÖB用括Z注RèVÇ、[\和–Ãyz。NO有W]L*"QL,`要…
ßà,&]L"X1^_,aA注RP`abc。Å般會議,£—會d),a
AÎ出L"和]L"的1YÅÅ…È,ePNOfÈ),£的會議,!W)
gh,paAi…出L和]LW),—ñQX1%要時aAb出L"¥另
j的kl*mnÈ+T,Ak×o。
SpÆÇP會議記錄的Kz,包括會議ȼW發0的ƒ„、會議的hiq
程和議¸的dj,有時候還會包括選q的結O^。|}會議的›œ和,£,會
議記錄Çñ…和õ…R½。
eõ的會議記錄Å般—記錄hi的q程,—記錄tW的發0ƒ„*ÏÐ,
ir要記錄會議hi的‚@、議¸dj和¸â。ñò的會議記錄p會記Ñ–有發
0"的stƒ„、hiq程,AB)會æ有9¹‘的議¸。—q,ukPñ…,
`—Pvòwx,有0錄的。yý發0"dlno¨發0z,`p¥會議È
發表ÏÐ,W{|P_}_M,º»會出~‚•、€]、•$•^‚ƒ。記錄"
¥Î„1…†書B1的時候,!Å_†,Å_‡選%‚•的、—‚要的ˆ‰
aAŠõ,ir‹èst的要@記Ñ%i有¥fÈhi的t‘'(•Œ,q程
§出~—同ÏÐ,•*有–•i的時候,JC要記錄H'(ñò。e—iŽ¾,
記錄Åâ要•Ó、nÝ、ß•、有$•,—åæ發0"的ÏБk8’“Ô,A
»”•è–Ï。NO—書Ù時—ånÝ?€•出發0"的ÏÐ,aAÙ˜™ß、
#š›Lœ用èt1、*":dÖÎ~•m的會議記錄[有9Wˆq目、©+,
{¥ÑÅf會議È通q。
會議記錄的Kz,Å般J•ÆÇT†,包括通qÈÅf會議記錄、跟*d
j、S告dj、hidj和èìdj。yý會議PSÅf;開,`pÅ般會議Ê
žl要通qÈÅf會議記錄,J*®èì議程。會議記錄N有´¤Ÿ©的t,
!記錄¥/。議程的Spj,通IP|}記錄,µ×Èf會議跟*dj和Ë
議dj。LÑ6P會議KLS告有9的dv,通IP會š、«、Wˆ\]^Å
類。有的會議aåÎ4跟*dj5`€¡4S告dj5Å¢£•。然Ö+É*¡&f
80
會議的hidj。NO同時有-HdvC要hi,aA¤dv的›œ和‚要›
編]f_%è§C要會議作出¸â的?Y,!記錄ßà,Í注RPÅ'通q,
還Ph)通q。æ:'(+,和)型的會議6M,會È–.[的議/和Ô議ƒ
„、和議"和‰æ"的X1¥然Ê要…¥會議記錄È,NOÚÛ¦§程_的t,
¨†、‰æ、©ª^§)`要…R。
¥會È議¸m的dv,NOC要有W«®,`“&¥會議記錄È…ßà。
“ ” ¬1會議記錄通I會有 ®ÔïðW Å-,記錄會È議¸*®的¦作,J•ž
“ ” W*"•žÆ®ïð«®,Yk<Ö跟*×Ø。!¡ ïðW Å-,的Ýc¦
作的開±和議¸dj的«®.‡¯Yk的文HÕ},°&±9有8§文會議記
錄`²³Â½´Z,¥有9議¸+文的µ_,¶RïðW*"ïðÆ®的1b%
«·Æ®的會議記錄•PN¸。
èìdjÅ般P議程ȹ有QR、-會"臨時.出的dv。4èìdj5`a
A包括ÑÅf會議的;開時>。wZu時¸â的,aA—…。
ùÖ,!…R會議結é的時>。
—書¥~•m會議記錄Ö,Å般要l[給-會"q目、©+,{發給–有
-會",包括]L和QL的Wˆ,Ak¥Ñf會議È通q%通qÖJKL和M
書Uº+,,!È+o<=,•»†–有程_。
會議記錄J:P‹括記錄!會議的Wˆ¥會È–發表的ÏÐ,°&h)
¼用•½的1¾…作,1¿'(ÀÁ、§›。cßà表R發0"的Â:、ª˜,
`þI¼用Å8表ÃMtÔ作的Ô5和œ½5,'N4S告5、4²出5、4.出5、
4#“5、4表Ã5、4Ĺ5、4ÅÆ5、4M5、4Çb5、4?b5、4Å{ÈR5^。õ…É的
會議記錄J:iC要‹括記錄hi要@,°¸`會用O‘CÉÎhi‚@Q¥
開É,LAÅ連Ê4wKË5,Ì文$'(eÍ3要。
(5) 會議紀要
–Î4紀要5,•P記錄要@的文Y%4會議紀要5°¸•Pi記錄會議的§
Ï要@、—ÛB會議ñòq程*hivw的文Y,¥ƒ„È'Å般的會議記錄
eR3要,¥CÉÈ`—ÿ會議記錄оÇjÇ@ѽ,&PÞÿÅÒ文$。
4會議紀要5PÓšÔÕÓÖ®«x9Ÿ文£•¢Z×–ŸØ的12 類ÓÖ®
«Ÿ文的è§Å½,K要用6記錄和ÙDÅ8‚要會議的vw和議âdj,A
81
k¼x9Æ®ÚÅÛÜ,Ý同Þß和«®會議的¸â。—q,ÂÅ類文書¥à
áÍ—âã,`—áoОä的ãé›。
4會議紀要5通IJO‘和+文RÆÇT†。O‘的結å通IJ會議1b!
È4紀要5RYT†,N(4Sæç~4“用文Óè研h會紀要5、4ªZ會ÕWz
éêëì$í׿Tî•會S3 f會議紀要5。
+文ÆÇžl“&e要[4會議;開的時>、?@、Kï"、-會"、會議K
‘和結O。然Ö集§‰Š會議的Œ•、K要vw和結O,Î-會"的Å8K要i
@!A€•~•,‹括MR。NO會議'()型,è§.出的Á@和ÏÐÊ有
–—同,paA|}胄›œ,džðñÆÇ,Çu記½。Å8‚要Wò的
發0,*"Å8'(‚要的i@,aA記錄H(cñò。
會議紀要J:¼‹文$É的…作YZ,‹括記½7f會議的‚要vw,°
¸h用ó½Ë,Ën`h)P»~的KÎË,[4-會".出¨Å8•žÏÐ,
D†¨•ž結i,‹H¨ôÅYB的ÝÜ,*"有ô8—同的õZ^^。
(4) I用5ö
51 Ï3B用Z
d= 9:dv的\]和£•。N4有9†ª學;會d=,議¸NÑ5。
另® 4另j!A5的Ï2。N4'@òpg另®Ÿ÷5。
HA 4ø¸aA5的Ï2。N4ùÔHAúûq¢,Ó有üýî會¼†•þÿ-5。
審議 4審×、hi5的Ï2。N4有9Q議þSpf會•)會審議通q,[幹d會«
®5。
暫® u暫時Ó®。N4『圖書館借書$í』Ã暫®›œ,Å俟圖書館電腦化程_»†
uJ新$í‹45。
ð† ²â專W*机墕m7Hdv。N4ð†訓導TÅ月ƒ»†¿×¦作5。
™þ 4aþ5的Ï2。N4™þšî•會通q撥款5。
¥/ 表Ã78dv¥檔/§a有記錄,aA#×。N4ȽÏÐg記錄¥/5。
議¸ ²會議¥þqhiAÖ–作出的¸â%aA作c15,N4|}會議議¸5%`
aA作cÔ5,N4議¸JXXX出´ýî會KL5。
.議 作cÔ5的時候,.議²Áh¹‘時.出Kl‡)Öhi,N4XX.議æ違
,會•作出紀律£Ç5%4.議5`aA作c15,²Áh¹‘時–.出6的K
l,N4XX的.議HT-會WˆÅ'¨同5。
和議 ²Ì和、¨同uW的Kl,N4JXXÔ議通q會議記錄,YY 和議。5
Ô議 4Ô議5Å般²會議§的Q議,.出6[會議hi,N4XX.[¨Å份臨時Ô
議5。—q,有時候4Ô議5`會用作Ô5,².出Ô議,N4XXÔ議彈劾KL5。
82
51 Ï3B用Z
²出、
.出
4²出5P.出i@õZ的Ï2,跟4.出5的Ï2L±。—q4.出5通I跟4Ï
Ð5、4õZ5、4要"5^Y眼連用,N4¼-會4表æ議/.出¨—同õZ5、4議
¸J會長ç>Y.出8添圖書½類的要"5。4²出5p通IP¥發0"有úâ
ª˜*PýOn時Ì用的,'N4XXX²出¬õµheS會A閉®會議CÉq
®,Ó×Ù。5
表Ã 4表Ã5P用01®c顯出7½2}、Â:的Ï2。4表Ã5的用Z有時候跟4²出5
相,—q4表Ã5(c§›,°¸¥會議記錄Ù§用H相Ùâã。N4KL表
Ã,>Y~+研!"長圖書館開#時>的.議。5
Çb ²Ÿ開?用10表Ã,1¾'(‚,N4ìÇb&f集會$ÃýZ5。
ÈR 4ÈR5P%‚MR的Ï2,°¸1¾`'(‚,N4KL要"XXXÈR•J5。
(5) &'(ɔm
(1) 開會通告(連議程)
!注R會議1b、;開f)
83
O‘
+文
(!包括開會<=、時>、?@%a同時包
括議程。N有文H同時
發/,“¶R。)
發文<=
Ç發1)
(2) ./
(3) 會議紀要
!注R會議1b、;開f)
‹½會議Œ•、K
要vw、‚要i@
結O^
84
O‘
/J(
•J(
¢Z(
.議W(
和議W(
<=(
O‘
+文
(4) 會議記錄
!注R會議1
b、;開f)
<=、時>、?@
KL、—書、出L
"
=ÇjÇ$目
記錄,Í!È
編Z
“&¥通q記錄
ÖJ+,%<=
*c通q記錄的
<=
(N) Ãí
íÅ(開會通告
85
O‘
會議TU
會議Kz(
通qÈf會議記錄
跟*dj
S告dj
hidj + 議¸dj
èìdj
+會時>
KL+,
—書+,
+o<=
,-幹d會Sæf會議開會通告
,-幹d會â:p...9Å月/Å<(0=p)Ñ1æ時2¥3術4q®S
æf會議,X¸通告。
—書
XXX
p...9Å月5<
íp(
86
>6會†ª)會789通告
:©:1999 98 月17 <(0=p)Ñ16 時c;<=>?XX @XXABXX
Cq®m>>6會†ª)會,會È通q>6會會$B選q幹d會†•,會$B候選
幹d1)ñÐ另k%DE撥F出L。A會Ö‘u:G時q®89,<用cHI250
J。DbKLS1!cM。
ckýN,bOPÖÌ#$,:8 月1 <*AËQ#ѽ?R(àáS«|T
ˆU3625 Z。!89"b連同NVW§Å¢X#%W§YÉc4XX§學>6會
ýoî•會5。N有´¤×Ä,b電23456789 -mW*電29876543 -ýî會M
書óZ[UV。
AÈ通告
¼ç>6B“ç\™同學
XX §學>6會ýoî•會KL
]^_
ÌH(>6會會$
候選幹d1)
#$
Ç發1)(XX §學¼ç>6
XX §學§•B§`a“ç\™同學
XX §學$Ób>長
XX §學czde
Å;;;9`月/N<
檔/(PS01-07/99/
íæ(開會通告連議程
í5(./
87
學;會幹d會;;9:Spf會議
F©:Å;;;9/Å月p/N<Ñ14:30 ¥m>圖書館;
開學;會幹d會;;9:Spf會議,b¼幹dÕ時出L。議程N
Ñ(
(1) 通qSÅf會議記錄
(2) S告dj
(3) hidj
1. fg新會•
2. Ÿ©會$
3. ý¢hij會
(4) èìdj
—書XXX
Ç發1)(學;會幹d
XXX de
……
Å;;;9/Å月/N<
ý¢klQ議/
/J(c.mm>同學klÏÜ,“n;ùko,:pqc=q
¢kl。
•J(±9àámVAŽ:~t?r的;ÂkoÊ<stu,—
vÔòw臨x½,i有B時“…新Å49yW的;ù£É
和;ùÂ:,Jaz“n?r的;Âko。
¢Z( :pqc=>TUkl,ç同學s·;Â{|的‚要
›,
}~?r•€•‚ƒ的áz•„B)},Íë同學-…
†ùÔ,‡ˆ‰化ko,Š‹Œm;ù•ŽBÂ:。
.議W(XXX( +, )
和議W(XXX( +, )
XXXX9X 月XX<
í•(會議記錄(õ…)
88
••§學4‘-599/00 9:幹d會Spf會議記錄
<=(1999 911 月12 <
時>(Ñ14:00
?@(§5’“4
KL(”•™
—書(–ÓR
出L"(Yv—、˜n™、š›œ、•ž、¤ŸŸ
1、 通qÈf會議記錄
æÈf會議記錄¹有Ÿ©,Å'通q。
2、 S告dj
KLS告(
(1) 學;會:È月撥給m-2,000 J,作cm9:Ã會þ<。
連同會<¡¢,m-~有þ<2,800 J。
(2) £¤¥de¦“出´m-0¹。
3、 hidj
(1) 有9TU§¨©®d=,<=âc12 月20 <,?@cG
ª«¬-Ÿ®,J˜n™ïðÚý。
(2) 有9-4¯-5B4°-5º¢-è?i'@d=,議¸
³出Yv—、–ÓR、•ž-ýo¦作,ÍïðTUm
-同學!。:Ñf會議.出*:S告。
4、 èìdj
m-†ªŽ±,²¹有-³,¤ŸŸ同學Q議´b’µ¶同學4
c·¸。èì幹dÅ'¨同,議¸J¤ŸŸ›L-’同學UV。
+會時>(Ñ15:15
KL(_______________
—書(_______________
+o<=(___________
íN(會議記錄(ñ…)
89
2[§學學;會 1999/2000 9:學;會Sæf會議記錄
<=(2000 91 月11 <
時>(Ñ13:45
?@(m>圖書館
KL(¹Qº
—書(»¼½
出L"(¾¿文、%¬ä、ÀÁÂ、ÃÄÅ、ÆÇÈ
]L"(ÉÊË(°ƒbc)
QL"(ÌÍÎde
1. 通qÈf會議記錄 ïðW
Sæf會議記錄hidj(2)Ÿ©c(4%¬ä同學
.議›L-)會Ϙ•£LÐ …… , 5。
èì記錄þ-會"ŠEÝÛ,Å'通q。
2. 跟*dj
2.1 Èf會議記錄hidj(3)議¸Jm會會長ç
>Y.出8添圖書½類B)I的要",會長a
:1 月27 <ç>長.出,²ÑHT>Y#Ò。
2.2 èìdj(1)有9ÓòÔ˜•¹‘,þM書-
>YÀÁ,>Ya¦“Jm會W®˜•Ã:m
會–有ÓòÔ,Jm月Å<開ÕÓ®。
3. S告dj
KLS告(m>m9:žfQª的4學長Ü:5ÖÐ
†³,þÖ׿×,È學=165 1§Å新;§,有
33%-–編³的學長lïØÙUÚ,另41%lï>
Û
›UÚ。)ÆÇ新;表Ã,¥學長的‡ˆÑ,ì{¯
Ü•Ý“¨新的學>;ù,學™È`HTÅ⇈。
Þ導TßdeÍ表Ã>Yàá.‡ÆÇþ<,â‘B
ãˆm會äå-®¸¸æ。
4. hidj
4.1 ý¢â通tçd=
4.1.1 |}m9:¦作¸æ,學;會!:5月份
ý¢Åf學術ùÔ%þ-會幹dÁâ,Q
議-â通t學會Uºq¢4â通tç5,
90
ïðW
A=¥>®§è†Mâ通t的10ko,
8!同學Ì用â通t的x會,Ìm>同學
的â通té{HA.ê。
4.1.2 Q議ùÔƒ„包括â通tës/_ì/síd »¼½
'@、Ó1îïðOK )@、時d¹¦'@ ¾¿文
、ñIòó、Ó1電ôŸõ^。J»¼½、 %¬ä
¾¿文、%¬äUVâ通t學會,ÍÝ同T
Uýoî•會。
4.1.3 ÌÍÎde表ø^ùÔöâaAHT>Y ÌÍÎde
Wï,÷mWøÏ出´0¹,㈆ªýî
會,&ýî會p“ùܸâùÔƒ„,ú©
«ûá,Akç>YÈb«•ˆ。
4.2 1ü\]d=
4.2.1 äÈ月學>æBÅÖAýBÅÖ9C結
é
™Ö,m>̱’þÿaJö9的NÖ減c
æÖ,m>同學1üuwèì選擇%&&æ
Öþÿ*°¸異I擁擠,同學C要浪<—v
時>輪候。ù±—v同學.出ÏÐ,要"學
;會ç>Y‰Švw,Í尋"“nYZ。
4.2.2 議¸Jm會ç>Y.出NÑQ議( KL
- 8!¿賣Æþò½類,yÅ般.þ、飲
„Aj,同時售賣æ文治、熱狗、雞腿
^熟þ%
- .‡4搭þ5服š,J>YL觸þ品‡
“Á,:1ü時>c有C要的同學‡“
飯盒,H9¥â¡<,H月繳<Åf。
- â‘同學W®Goþò。
- ¥有蓋操˜#置h8桌椅,‡同學1ü
’用。
+會時>(Ñ15:20。
KL(_______________
—書(_______________
+o<=(___________
í`(會議紀要
91
Sæç~4“用文Óè研h會 紀要 (ø錄)
Å;;G9`月5<
Sæç~4“用文Óè研h會:1998 96 月30 <Ž7 月4 <¥§Ó
=昌;開。
……
mç研h會P¼Ó¼?區d~4“用文研!和!學的專Ö、學"的Åf
"會。6W§Ó)À、#$、àá,新!%,&)'(,<m的±)1專Ö出L
¨會議,è§6W*j的專Ö30 +W,)À專Ö60 +W,3ÓAB§Ó)
À、#$L,´b°íÑå出L會議的專Öç)會.[¨i文。“´出L會議
的還有§ÓÕXX׌--、È*XX )學出版-、XXX出版-的|編、編輯、記"。
mç會議KLXX )學XXX!.Kï¨開/É,Í'開/5。出L開/É的還
有XX )學0>長XXX!.、XXX01長、XXã會XX M書長^。給)會發6
2ˆ、34的有mç研h會15KLXXX l;,§Ó…作學會,AB*ƒj
Å8專Ö、學"。
mç會議Õ6Î學術研h作c§Ï´š,Í作¨çÙØ置和\],‹H
¨û=†O。會議Ý¡Ti文80 +Ò。有70 +W¥)會發0。ÇThi¾7
熱8。þq-Ç研h,¥Å8‚)¹‘ÈC†¨ÝÜ*9¿¨ÛÜ:;,.出
¨—v有<=的ÏÐ和Q議,æ-Ô“用文研!和!學發±,æ“用…作學
>Q·á有‚要Ï3。會議¥學術研hYB‹H的†O,?出表~¥AÑ5t
YB(
SÅ,-會專ÖÛc,~4“用文R顯?表~出<s‚要、@AÓè化、
Bç~4化*電腦化^sC。¸j還表~出Ó用化、專™化、知Ü化、m:結å
化、,”化、DQ化%圖表化、ÜøE、m³F^—同:ÙÚ“用文的X@。Ý“
~4“用文發±的C要,!!ä~4“用文•i和ÓG研!%)ê.m)、
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間也不會有甚麼提案或者臨時動議。 有些團體就會在會議結束以後,把會議的主題、 精神、 主要情況、 成果或結論寫成會議紀要,分發給與會者,甚至公開發表;另有一 些研討會還會在與會者提交的論文當中,挑選比較優秀的編輯成集,刊印出版。論 文的內容,其實就是與會者在會上所發表的意見,所以這類會議當然就不再需要有 會議記錄了。 (3) 寫作注意事項 (1) 開會通告 開會通告的寫作跟一般通告相同,必須清楚列明會議的名稱,召開的日期 、 時間、地點。具體的寫作要求可參考有關通告的章節。 (2) 議程 議程通常跟會議通告一同發出,一般都用點列方式書寫,把某次會議將要 討論的事項一一臚列出來就可以。議程所包括的項目,跟會議記錄所包括的項 目應該是一致的。 常見的項目有:會議名稱和次數、 開會日期和時間地點、 通過 上次會議記錄、 跟進事項(也有人稱為前議事項)、 報告事項、 討論事項、 其他事項、 發文者簽署、 發文日期等幾項。 如果連同議程一起發送的,還有其他文件,也必 須在議程上注明。 一般而言,議程的語言應該簡煉扼要,用的主要是代表事項的名詞短語或 動賓短語,如:通過上次會議記錄、 會務報告、 討論事項、 增加下年度學生會費 事宜、聯校辯論比賽等。 (3) 提案 「提案」 又稱為 「議案」 ,是用書面形式表達的動議。 參與會議的成員理論上 都可以就會議的討論內容提交動議,供會議討論。有些比較嚴謹有規模的會議 , 要求與會者在召開會議前就必須把提案準備好,並獲得一定數量的和議者,才 能夠提交會議討論。 也有些會議接納與會者在會議展開過程中提交臨時動議。 一 般來說,提案都包括六部分: 標題 案由—說明提案所涉及的內容或者事項; 理由—解釋提出動議的理由; 辦法—是提案的主體部分,必須就提案所牽涉的問題,提出具體的建議或 79 .

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