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DIRECCIN ADMINISTRATIVA

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA: CONCEPTOS BSICOS

AUTOR: JAVIER INDARTE SALINAS

DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIN DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL

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INTRODUCCIN

CONTENIDO 1. 2. 3. 4. LA EMPRESA COMO SISTEMA LOS TIPOS DE DECISIONES Y LOS TIPOS DE INFORMACIONES EL CONCEPTO DE SISTEMA INFORMATIVO LA DEFINICIN DEL SISTEMA INFORMATIVO Y SUS FASES

1.

LA EMPRESA COMO SISTEMA

La empresa no es un ente aislado y separado de la realidad sino que tiene su propia entidad y sus propios fines. Como tal, est formada por un conjunto de subsistemas, cada uno de ellos con su propia identidad y finalidad. Entre los varios subsistemas que conviven, cabe citar el subsistema de costes, el informativo, etc. Toda la finalidad de la organizacin administrativa se centra en ste ltimo. Podemos definir el sistema informativo de una empresa como el conjunto de procedimientos que captando datos, tanto del interior como del exterior, los transforma en informaciones que sean vlidas para tomar decisiones.

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2.

LOS TIPOS DE DECISIONES Y LOS TIPOS DE INFORMACIONES

INTERIOR

DATOS EXTERIOR

PROCEDIMIENTOS

INFORMACIONES

La distincin entre dato e informacin no siempre es clara. As podremos afirmar que un dato es informacin segn sea til, o no, para tomar una decisin. Por tanto, todo dato es una informacin en s mismo y, a su vez, toda informacin puede ser un dato para un nivel superior. En la estructura organizativa de una empresa, se pueden distinguir tres niveles: EL NIVEL TECNOLGICO: Este nivel est directamente influenciado por el producto final y por la tecnologa que se aplica en la produccin del mismo. Es decir, depende del nivel de tecnologa que se aplica en el proceso productivo. No es lo mismo producir corchos para botellas que componentes electrnicos para ordenadores. EL NIVEL OPERATIVO: Una vez conocida la tecnologa del producto, ser necesario definir como va a ser el proceso productivo del mismo y las distintas fases de dicho proceso. El grado de complejidad del proceso de produccin definir el nivel operativo de la empresa. Las fases de fabricacin de un tapn de corcho, son menos y de menor complejidad que la fabricacin de un chip electrnico.

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EL NIVEL INFORMATIVO: Consiste en definir que informaciones son necesarias para llevar a cabo el proceso productivo y en arbitrar los correspondientes canales de informacin. Este nivel slo es posible cuando los niveles anteriores son de tipo medio-alto y estn perfectamente definidos.

Los dos primeros niveles marcan la pauta para definir el tercero. En general, empresas que aplican un bajo nivel de tecnologa y de complejidad a su proceso productivo, tienen unas necesidades escasas de informacin y, en consecuencia, su sistema informativo es rudimentario y desorganizado. En este tipo de empresas, las decisiones a tomar no son de gran complejidad ni requieren demasiada exactitud. Por el contrario, si los dos primeros niveles son altos, nos encontramos ante un tipo de empresa que necesita informacin exacta y fiable, adems de rpida. La consecuencia es que el sistema informativo ser complejo y debe responder a necesidades muy concretas

CLASES DE INFORMACIONES

En general, una informacin slo es vlida cuando con ella se pueda tomar una decisin que nos permita dirigir con eficacia. As, en una empresa se toman decisiones de dos tipos: Decisiones inmediatas o de gestin. Decisiones a largo plazo o estratgicas.

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3.

EL CONCEPTO DE SISTEMA INFORMATIVO

En consecuencia, segn sea el tipo de decisiones as deber ser el tipo de las informaciones que genere el Sistema Informativo de la empresa. Nunca las informaciones se deben de generar por qu s. Tienen que tener una finalidad y servir para algo concreto. No ser mejor sistema aquel que produzca ms informaciones sino el que genere las adecuadas a cada situacin y decisin a tomar. Las informaciones se pueden clasificar en: Informaciones inmediatas: son aquellas que sirven para la gestin diaria de las diferentes reas de la empresa (compras, almacenes, produccin, ventas, tesorera, etc.). Se utilizan continuamente y responde al funcionamiento cotidiano de la empresa. Informaciones de reflexin o acumuladas: se utilizan para trazar los planes de la empresa y su horizonte temporal es considerablemente mayor que el de las informaciones inmediatas. Este tipo de informaciones se generan, habitualmente, mediante la contabilidad. No sirven para tomar decisiones porque recogen lo que ha pasado, no lo que est pasando. Las informaciones inmediatas permiten tomar las decisiones de gestin de la empresa. Tambin reciben el nombre de decisiones inmediatas o a corto plazo. El otro tipo de decisiones, las de reflexin o acumuladas, permiten tomar decisiones estratgicas o a largo plazo. Un aspecto que no se suele considerar, a la hora de enumerar las informaciones, es la cantidad. Se intenta que la calidad de la informacin sea la mejor posible, pero en ocasiones se cae en el error de combinar, la misma

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informacin, un nmero de veces muy elevado (especialmente desde que se dispone de medios informticos para realizarlo). Lo anterior da lugar a un exceso de informacin que no puede ser utilizada adecuadamente. Este exceso distorsiona el fin ltimo de la informacin, que es facilitar la toma de decisiones en la empresa. En general, sea cual sea la clase de informacin que se maneja (para decisiones a corto o a largo plazo), la calidad de la misma y su finalidad son las dos cualidades principales que sta debe tener.

4.

LA DEFINICIN DEL SISTEMA INFORMATIVO Y SUS FASES

La empresa debe optimizar sus recursos, en el aspecto administrativo, para disponer de las mejores informaciones y tomar las decisiones ms adecuadas en cada momento. Para llevar a cabo esto, debe contar con una organizacin administrativa que le permita realizarlo. Un proceso de organizacin administrativa de la empresa no se realiza sin dar una serie de pasos. La cantidad de datos, informaciones, documentos, tareas y puestos de trabajo que se manejan obliga a realizar las tareas de reorganizacin siguiendo una secuencia lgica. Esta secuencia se puede plasmar en: Definicin del sistema informativo. Definicin de las necesidades del sistema informativo. Preparar un boceto con la solucin adoptada para facilitar su comprensin a los afectados. Desarrollo de un modelo informtico. Desarrollo de los procesos administrativos necesarios. Ejecucin del proceso de puesta en marcha de la solucin adoptada.

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Cuando se lleva a cabo un proceso de reorganizacin administrativa de la empresa es importante desarrollarlo siguiendo la secuencia anterior ya que, en la mayora de los casos, se tiende a implantar un modelo informtico y adaptar los procesos de la empresa a l. Esto conlleva a que la organizacin de una empresa se vea saturada de informaciones que no necesita y/o que en los procesos administrativos que ejecuta, aparezcan duplicidades de trabajos. La secuencia anterior no es el nico camino para realizar un proceso de reorganizacin de los procedimientos administrativos de la empresa, pero es una gua vlida y constatada, en numerosas ocasiones, en la realidad.

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