ADMINISTRACIN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

PROCESO: GESTIN DEL DESARROLLO INSTITUCIONAL SUBPROCESO: ADMINISTRACIN DEL SIMEG 1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

Cdigo: U-PR-15.005.001 Versin: 2.0 Pgina 1 de 6

OBJETIVO: Establecer los parmetros generales para la elaboracin de documentos, su codificacin, emisin, revisin, aprobacin, modificacin, control de cambios, distribucin, eliminacin, manejo e identificacin de documentos obsoletos, en el marco del UN-SIMEGE con el fin de facilitar su presentacin, utilizacin y disposicin final. ALCANCE: Aplica para la creacin, modificacin, eliminacin, y distribucin de los documentos y Registros en todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia que no se encuentren estandarizados dentro del Manual de Identidad Visual de la Universidad u otros, tales como las Resoluciones, Acuerdos, Comunicados, Circulares, Oficios, etc.
DEFINICIONES:

1.

Administrador de la documentacin: Servidor pblico que tiene a cargo la gestin y el control de la documentacin relacionada con el SIMEG. Es el nico responsable de garantizar la disponibilidad de los documentos para consulta de los diferentes usuarios definidos en el Sistema y de asegurar la implementacin del procedimiento para la elaboracin y control de documentos y registros. 2. Documento: Informacin y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, muestra patrn o una combinacin de estos. 3. Adopcin: Actividad en la que se autoriza la entrada en vigencia y la puesta en funcionamiento de nuevos documentos del Sistema de Mejor Gestin. 4. Aprobacin: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuacin del documento revisado previamente. 5. Difusin: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para dar a conocer la informacin del Sistema de Mejor Gestin. 6. Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuacin del documento objeto de la revisin, para alcanzar el objetivo establecido. 7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su eliminacin pierde su vigencia. 8. Gua: Documento que establece pautas de accin, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestin de los procesos o la documentacin de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar informacin especfica para llevar a cabo una varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos. 9. Formato: Documento empleado para registrar la informacin necesaria para la realizacin de un proceso o actividad. 10. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por la Universidad Nacional de Colombia, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin 11. Manual de Mejor Gestin: Documento que especfica el Sistema de Mejor Gestin de la Universidad Nacional de Colombia. 12. Versin: Indica mediante un nmero la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Cada vez que se realice una modificacin en el documento cambia dicho nmero, ejemplo 1.0, 2.0, 3.0 13. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados 14. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, por qu y cmo 15. Caracterizacin de procesos y servicios: Documento que describe las caractersticas generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo. 16. Tabla de retencin documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 17. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. 18. Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004. 2. Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. 3. Manual de Identidad Visual de la Universidad Nacional de Colombia. 4. Gua Bsica para documentar Procesos. 5. Gua Bsica para documentar Procedimientos. 6. Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 7. Ley 527 de 1999 (Ley del comercio electrnico). Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas

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digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. 8. Resolucin 385 de 2003, Rectora. Por la cul se fijan las Polticas Documentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan los Comits de Archivo. 9. Resolucin 386 de 2003, Rectora. Por la cul se expide el Reglamento General de Archivos de la Universidad. CONDICIONES GENERALES: 1. El presente procedimiento adjunta tres documentos anexos que establecen: a) ANEXO 1. Parmetros generales para la elaboracin de documentos, su codificacin, emisin, revisin, aprobacin, modificacin, control de cambios, distribucin, eliminacin, manejo e identificacin de documentos obsoletos. b) Formato de Solicitud Documental: Formato para presentar las solicitudes de elaboracin, modificacin o eliminacin de un documento que se pueden originar en las inquietudes de cualquier funcionario de la Universidad Nacional de Colombia. Cdigo: U-FT-15.005.001.001 c) Formato Control de Documentos: Formato para realizar el control de los documentos, su identificacin y trazabilidad. El diligenciamiento se realiza a partir de la versin 0.0 del documento a controlar. Cdigo: U-FT-15.005.002 2. El presente procedimiento define las actividades a realizar para la implementacin del control de los documentos a partir de una elaboracin, modificacin o eliminacin documental. 3. Todos los documentos deben ser elaborados teniendo en cuenta las indicaciones dadas en este procedimiento y en el Anexo 1. 4. La estructura de la documentacin del Sistema de Mejor Gestin de la Universidad Nacional se presenta en el Anexo 1. 5. Las solicitudes para elaboracin, modificacin o eliminacin de un documento se deben presentar en el Formato de Solicitud Documental Cdigo: U-FT-15.005.001.001 6. El control de documentos se registrar en el Formato para el Control de Documentos Cdigo: U-FT-15.005.002 7. Quien elabora el documento, no podr revisar y/o aprobar el documento. 8. Corresponde al lder de proceso asegurar el buen trmite de las solicitudes de elaboracin, modificacin o eliminacin de documentos. 9. La revisin de la documentacin se ejecutar de acuerdo con lo establecido en la tabla que se presenta en el Anexo 1. 10. La documentacin vigente y oficial se encontrar a disposicin de los funcionarios de la Universidad en el link de SIMEG, dentro de la pgina WEB de la Universidad. 11. Solo se consideran controlados los documentos que se encuentran publicados ya sea en la pgina WEB de la Universidad o en la herramienta de gestin. 12. El Control de Registros se ejecutar de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental adoptadas por la Universidad Nacional de Colombia y dando cumplimiento a la ley 594 de 2000 13. Los Equipos de Gestin que cuenten con sistemas idneos para el Control de Documentos, podrn seguir haciendo uso de ellos, asumiendo los lineamientos para la codificacin, dados por el presente procedimiento. 14. Las razones para la aprobacin de una solicitud de elaboracin, modificacin o eliminacin de un documento implica contemplar y revisar la normatividad, la simplificacin (eliminacin de actividades que no agregan valor), y las oportunidades de mejora para el proceso al que esta vinculado el documento.
ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN 2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O PUESTO DE GESTIN TRABAJO REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIN

Identificar necesidad documental

Cualquier servidor publico en la ejecucin de sus funciones y en pro del mejoramiento identifica la necesidad de elaboracin, modificacin o eliminacin de un documento que se utilice dentro de un proceso

TODAS

TODOS

N.A.

N.A.

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2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O PUESTO DE GESTIN TRABAJO

Cdigo: U-PR-15.005.001 Versin: 2.0 Pgina 3 de 6

ID.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIN

El servidor publico que realiza la solicitud esta vinculado directamente al proceso al cual corresponde el documento que presenta la necesidad documental? SI: El servidor pbico procede a solicitar la elaboracin, modificacin o eliminacin del documento por medio del diligenciamiento del formato de solicitud documental U-FT15.005.001.001 y debe elaborar un borrador de la propuesta del documento (en medio electrnico) que va adjunto a la solicitud en el caso de que sta sea de elaboracin o modificacin. NO: Una vez se identifica la necesidad documental el servidor publico procede a solicitar la elaboracin, modificacin o eliminacin del documento por medio del diligenciamiento del formato de solicitud documental U-FT-15.005.001.001 En el caso de que la solicitud no adjunte un borrador de propuesta la debe elaborar el responsable que aparece en el pie de pagina del documento en la casilla ELABORO con los ajustes requeridos en la solicitud. Dicha solicitud se debe remitir al administrador de la documentacin que controla el documento.

Solicitar la elaboracin, modificacin o eliminacin de un documento

TODAS

TODOS

Formato documental 15.005.001.001 diligenciado.

solicitud U-FT-

N. A

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ID.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O PUESTO DE GESTIN TRABAJO

REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIN

El Administrador de la documentacin debe remitir la solicitud y el borrador de la propuesta del documento (en el caso de que sta sea de elaboracin o modificacin) al servidor pblico competente para revisarla, de acuerdo con lo establecido en la tabla que se presenta en el Anexo 1. 3 Revisar borrador de la propuesta del Documento Se debe revisar la razn de la solicitud y los motivos presentados para la adecuacin del documento (Teniendo en cuenta la condicin general N 14 del presente procedimiento), y se debe emitir un concepto dejando evidencia de ello en el Formato de Solicitud Documental U-FT15.005.001.001. El concepto es favorable? SI: Ajustar el contenido de la propuesta y enviar al servidor publico competente para aprobar el documento, de acuerdo con lo establecido en la tabla que se presenta en el Anexo 1. Pasar actividad 4. NO: Diligenciar la casilla justificacin en el Anexo 2 formato de solicitud documental UFT-15.005.001.001 y notificar al administrador de la documentacin para que informe el rechazo al solicitante. FIN TODAS De acuerdo con lo establecido en la tabla que se presenta en el Anexo 1

Formato solicitud Documental U-FT15.005.001.001 diligenciado Borrador de la propuesta con aval de revisin

N. A

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ID.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O PUESTO DE GESTIN TRABAJO

REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIN

El servidor publico competente para aprobar la solicitud, de acuerdo con lo establecido en la tabla que se presenta en el Anexo 1. Emite un concepto sobre la misma Teniendo en cuenta la condicin general N 14 del presente procedimiento El concepto es favorable? 4 Aprobar la solicitud SI: Se aprueba la solicitud y se deja evidencia de ello en el Formato Solicitud Documental U-FT-15.005.001.001, se enva el documento aprobado y los soportes al administrador de la documentacin en el caso de ser elaboracin o modificacin. Pasa actividad 5. NO: Diligenciar la casilla justificacin en el Anexo 2 formato de solicitud documental UFT-15.005.001.001 y notificar al administrador de la documentacin para que informe el rechazo al solicitante. FIN El administrador de la documentacin debe adecuar el documento aprobado, a los estndares establecidos en este procedimiento. El Administrador de la Documentacin debe proceder a registrar la novedad documental en el Formato Control de Documentos UFT-15.005.002 El Administrador de la Documentacin debe proceder a retirar los documentos obsoletos que se encontraban publicados en la pgina WEB, o en la herramienta de mejor gestin. TODAS De acuerdo con lo establecido en la tabla que se presenta en el Anexo 1 Formato solicitud Documental U-FT15.005.001.001 diligenciado Borrador de la propuesta con aval de aprobacin N. A

5 6

Realizar la adecuacin del documento Actualizar Control Documentos. Retirar obsoletos de

documentos

DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIN QUE CONTROLA EL DOCUMENTO DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIN QUE CONTROLA EL DOCUMENTO DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIN QUE CONTROLA EL DOCUMENTO

Administrador de la Documentacin Administrador de la Documentacin Administrador de la Documentacin

Documento adecuado

N. A

Formato control de documentos U-FT15.005.002 actualizado N. A

N.A

Pgina WEB o herramienta de mejor gestin.

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2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O PUESTO DE GESTIN TRABAJO

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ID.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIN

Publicar y documento

difundir

el

El Administrador de la Documentacin debe publicar el documento final estandarizado a travs de la pgina WEB de la Universidad o en la herramienta de mejor gestin, y asegurarse de difundirlo entre los servidores pblicos que lo utilizan.
REVIS CARGO

DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIN QUE CONTROLA EL DOCUMENTO

Administrador de la Documentacin

N. A

Pgina WEB o herramienta de mejor gestin.

ELABOR CARGO FECHA

EQUIPO TCNICO UN SIMEGE COORDINACIN GENERAL ANALISTAS 05 de Noviembre 2009

COORDINACIN GENERAL EQUIPO TCNIO UN SIMEGE NIVEL NACIONAL Y SEDES COORDINADOR GENERAL, ASESORES Y ANIALISTAS 11 de Noviembre 2009

APROB CARGO

VICERRECTORIA GENERAL VICERRECTORA GENERAL 17 de Noviembre 2009

FECHA

FECHA