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SISTEMA DE GESTIN DE LAS MEDICIONES Una herramienta eficaz que ayuda a la gestin de la calidad. Ing. Fernando E.

Vzquez Dovale Ing. Flor de Mara Muoz Umaa Lic. Wilfredo Surez Pia RESUMEN Partiendo de la importancia que tienen los sistemas de gestin de la calidad y, particularmente, los sistemas de gestin de las mediciones como un componente importante en la gestin de informacin y del conocimiento de cualquier organizacin, se ofrecen contribuciones y valoraciones puntuales sobre la necesidad y caractersticas del diseo, documentacin e implantacin del sistema de gestin de las mediciones en las empresas en proceso de certificacin como una herramienta eficaz que contribuye a elevar la efectividad. PALABARS CLAVE: SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD, SISTEMA DE GESTION DE MEDICIONES; NORMAS ISO 10012:2003 Importancia del diseo, documentacin e implantacin de un sistema de gestin de las mediciones para las empresas en proceso de certificacin. Dada la dinmica actual de las relaciones comerciales a nivel global, la Metrologa, como ciencia de las mediciones, adquiere hoy ms que nunca una importancia relevante dentro de este contexto.

La gestin de la calidad, el control de los procesos, la calibracin de los equipos de medicin, la trazabilidad de las mediciones, la acreditacin de laboratorios, y la

certificacin de las empresas, demandan la necesaria integracin de la Metrologa como ncleo central bsico que permite el ordenamiento de estas funciones.

A partir de la dcada de 1980, la implementacin en las empresas de los sistemas de gestin de la calidad basados en la Familia de normas ISO 9000 1, constituye un

elemento fundamental para lograr la eficacia en su gestin, ya que contribuyen al


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ISO: International Organization Standardization.

mejoramiento continuo de los procesos, la reduccin de los desperdicios, se logra un mayor orden y limpieza, mejora la comunicacin y moral del personal, se fortalecen las relaciones cliente-proveedor, permiten direccionar el trabajo y los esfuerzos hacia la prevencin de las fallas, en fin, ayudan a consolidar el trabajo de la empresa con una visin enfocada a garantizar la calidad del producto o servicio y la satisfaccin del cliente.

La aplicacin de los ocho principios de gestin de la calidad (figura 1), no slo proporciona beneficios directos, sino que tambin hace una importante contribucin a la gestin de costos y riesgos.
PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA CALIDAD

1. Organizacin enfocada al cliente. 2. Enfoque a procesos. 3. Enfoque del sistema hacia la gestin. 4. Liderazgo. 5. Participacin del personal. 6. Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones. 7. Mejora continua. 8. Relacin mutuamente beneficiosa con el suministrador. Figura 1: Principios de gestin de la calidad

En la norma ISO 9001: 2000 Sistemas de gestin de la calidad-Requisitos, se establece en su apartado 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin, los requisitos que son necesarios documentar e implantar a nivel de la organizacin para garantizar que los equipos de medicin proporcionen resultados confiables durante su funcionamiento, lo que repercute en un mejor control sobre los procesos de medicin, permitiendo en los casos que se requiera obtener las evidencias necesarias de la conformidad del producto con los requisitos especificados.

Uno de los principios de la ISO 9001:2000 es el enfoque basado en procesos. En este sentido, cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados, se considera, un proceso.

Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactan. Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

Siguiendo este enfoque, los procesos de medicin deberan considerarse como procesos especficos cuyo objetivo es apoyar la calidad de los productos o servicios que brinda la empresa.

Se dispone adems de la norma ISO 10012:2003 Sistemas de gestin de las mediciones-Requisitos para los procesos de medicin y los equipos de medicin, que es una norma internacional que especifica requisitos genricos y orienta para la gestin de los procesos de medicin y la confirmacin metrolgica del equipo de medicin utilizado para demostrar el cumplimiento de requisitos metrolgicos. Establece los requisitos de gestin de la calidad de un sistema de gestin de las mediciones utilizado por una organizacin para asegurar que se cumplan los requisitos metrolgicos especificados.

En la figura 2, se muestra un esquema de aplicacin del modelo del sistema de gestin de las mediciones basado en el enfoque de procesos .

Figura 2: Modelo de la aplicacin de la ISO 10012: 2003, segn el enfoque de procesos.2

El disponer de un sistema de gestin de las mediciones sobre la base de la ISO 10012: 2003, no solo permite a la empresa el asegurar que cumple con los requisitos metrolgicos especificados, sino que facilitar el cumplimiento de los requisitos para las mediciones y el control de los procesos de medicin especificados en otras normas, por ejemplo, el apartado 4.5.1 de la ISO 14001:1996 y el apartado 4.5.1 de la OSHA 18001:19993. Qu es un sistema de gestin de las mediciones? Es el conjunto de elementos interrelacionados, o que interactan, necesarios para

lograr la confirmacin metrolgica y el control continuo de los procesos de medicin en la empresa, e incluye asimismo los procesos de soporte necesarios, como son aquellos referentes a la asignacin de responsabilidades, la capacitacin, competencia y formacin del personal, la gestin y asignacin de los recursos, las auditoras, el control de las no conformidades y la mejora continua, entre otros.

En el organigrama siguiente se muestra la composicin de un sistema de gestin de las mediciones.

Sistema de gestin de las mediciones.

Control de procesos asignados.

Confirmacin metrolgica del equipo de medicin.

Soporte de procesos necesarios.

Calibracin

Verificacin

ISO 10012:2003 Sistemas de gestin de las mediciones Requisitos para los procesos de medicin y los equipos de medicin. OSHA: Occupational Safety and Health Administration.

Figura 3: Composicin del sistema de gestin de las mediciones.

Un sistema eficaz de gestin de las mediciones asegura a la empresa que: El equipo y los procesos de medicin son adecuados para su uso previsto. Se puedan alcanzar los objetivos de la calidad del producto o servicio.

Los sistemas de gestin de las mediciones constituyen la base fundamental de los sistemas de control y los programas de mejora de la calidad que apoyan la estrategia de gestin de la empresa, por cuanto: La confiabilidad de las mediciones slo puede lograrse mediante el empleo de instrumentos de medicin de exactitud conocida, respaldados por programas de calibracin y mantenimiento adecuados.

Los requisitos de exactitud de los dispositivos de seguimiento y medicin, son primordiales en el proceso de implantacin de acciones correctivas y preventivas enfocadas a las causas del no cumplimiento de las especificaciones. Los estudios de capacidad de procesos no tendrn un uso eficiente a menos que, los dispositivos de seguimiento y medicin y sus mediciones correspondientes, sean confiables desde el inicio. El control y seguimiento de los procesos y sus especificaciones depende en gran medida de los instrumentos de medicin.

A pesar de las ventajas que proporciona un sistema de gestin de las mediciones, la carencia de estos en las empresas se suele atribuir a: Desconocimiento por parte del personal encargado de la actividad de metrologa de los requisitos que establece la ISO 10012: 2003 Sistemas de gestin de las

mediciones-Requisitos para los procesos de medicin y los equipos de medicin. No se cuenta con personal debidamente capacitado y preparado para enfrentar las tareas de diseo, documentacin e implantacin de un sistema de gestin de las mediciones.

Hay carencia de una poltica metrolgica a nivel de la organizacin, lo cual se traduce en una baja cultura metrolgica en los diferentes niveles de la organizacin: puestos de mando, especialistas, tcnicos y trabajadores en general. Falta de proyeccin por parte de la alta direccin para la implantacin del sistema de gestin de las mediciones. No se garantiza por parte de la mxima direccin, los recursos humanos y materiales necesarios para el funcionamiento del sistema de gestin de las mediciones. No se considera todava la metrologa como un problema bsico dentro de la organizacin.

Esta norma internacional establece cuatro requisitos fundamentales, que a su vez, constituyen los ejes sobre los cuales la organizacin debe basar el diseo e implantacin del sistema de gestin de las mediciones. En la figura 4, se muestra la estructura general de la norma referida a estos requisitos.

:
(5) (7)

(6)

(5): Establece las responsabilidades tanto de la alta direccin como de la funcin metrolgica en cuanto a recursos, cumplimiento de los requisitos de los clientes, objetivos de la calidad y revisiones por la direccin.

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( ): Competencia y formacin del personal, procedimientos, software, registros, identificacin, equipo de medicin, medio ambiente, proveedores externos. ( ): Calibracin del equipo, intervalos de confirmacin metrolgica, control de ajuste del equipo, registros de confirmacin, diseo y realizacin del proceso de medicin, incertidumbre de la medicin y trazabilidad. ( ): Auditoria y seguimiento, control de no conformidades, equipo de medicin no conforme, mejora. Nota: La cifra entre parntesis se corresponde con el nmero del requisito en la norma. Figura 4: Estructura general de la ISO 10012:2003 Diseo e implantacin del sistema de gestin de las mediciones. Es imprescindible que la alta gerencia tenga en cuenta los aspectos siguientes: La complejidad del diseo del producto. Los requerimientos de calidad y las expectativas del cliente. La estructura organizativa y complejidad de la empresa. La nomenclatura de equipos de medicin de que dispone la empresa en las diferentes reas para el control de los procesos. La disponibilidad de equipos de medicin patrones para realizar calibraciones o comprobaciones internas. Posibilidades externas para la calibracin de los equipos de medicin. El nivel de capacitacin del personal y la cultura metrolgica en la empresa, desde la gerencia hasta los trabajadores que intervienen directamente en los procesos. Factibilidad econmica de la implantacin.

En las etapas de diseo, implantacin y seguimiento de estos sistemas, los pasos a seguir por la organizacin incluyen: a. Levantamiento del listado de instrumentos de medicin en las diferentes reas y procesos de la organizacin. b. Elaboracin de un diagnstico. c. Capacitacin del personal y de la direccin acerca de la funcin metrolgica. d. Diseo del sistema de gestin de las mediciones. e. Documentacin del sistema. f. Implantacin de los documentos. g. Monitoreo de la implantacin. h. Auditoria interna y revisiones.

En la norma ISO/TR 10013:2005 Directrices para la documentacin de sistemas de gestin de la calidad, se plantea la jerarqua tpica de la documentacin de un sistema de gestin de la calidad.

Teniendo en cuenta lo que establece el apartado 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin de la norma ISO 9001:2000, el alcance de la norma

10012:2003 en sus cuatro requisitos fundamentales recogidos en la figura 4 (Responsabilidad de la direccin; Gestin de los recursos; Confirmacin metrolgica; Anlisis y mejora), as como la jerarqua para la documentacin de un sistema de gestin de la calidad que plantea la norma ISO/TR 10013:2005 y, con el objetivo de orientar a las empresas en los aspectos que debe contemplar la documentacin de estos sistemas, se propone el esquema jerrquico para el sistema de gestin de las mediciones que se muestra en la figura 5.

Manual del Sistema de Gestin de las Mediciones Procedimientos

Nivel A

Nivel B

Instructi os de cali racin, instrucciones, registros, normas, contratos, etc.

Nivel C

Figura 5: Esquema er rquico para el sistema de gestin de las mediciones. Para cada nivel jerrquico se sugiere, a modo de gua prctica, la documentacin siguiente: Ni el A Documentos generales A.1 Procedimiento general del sistema de gestin de las mediciones (manual). A.2 Objetivos de la calidad.

A.3 Ni el B

Manual de puestos (responsabilidades, funciones, descripcin de puestos de trabajo, habilidades).

Procedimientos B.1 Diseo, especificacin y control de los procesos de medicin. B.2 Revisiones por la direccin. B.3 Competencia y formacin del personal. B.4 Validacin de los procesos y el software. B.5 Control de la documentacin. B.6 Identificacin (procedimientos, procesos, equipos, estado de la confirmacin metrolgica, estado de la calibracin). B.7 Seleccin, recibo, manipulacin, transporte, almacenamiento y distribucin de equipos de medicin. B.8 Comprobaciones o calibraciones. B.9 Proveedores externos. Seleccin, evaluacin y seguimiento. B.10 Control del ajuste del equipo (integridad). B.11 Incertidumbre y trazabilidad de las mediciones. B.12 Auditoria y seguimiento. B.13 Control de no conformidades. B.14 Equipo de medicin no conforme. B.15 Acciones correctivas y preventivas. Ni el C Instructi os, disposiciones y registros C.1: Instructi os C.1.1 Control, monitoreo y registro de las condiciones ambientales. C.1.2 Intervalos de confirmacin. Seleccin y mtodos. C.1.3 Uso, mantenimiento y conservacin. C.1.4 Instructivos de comprobacin. C.2: Disposiciones C.2.1 Registros del sistema de gestin de las mediciones. C.2.2 Mediciones importantes.

C.3: Registros C.3.1 Lista maestra de documentos. C.3.2 Control de documentos externos. C.3.3 Solicitud de modificaciones. C.3.4 Control de modificaciones. C.3.5 Personal autorizado. C.3.6 Plan de capacitacin. C.3.7 Evaluacin de la eficacia de la capacitacin. C.3.8 Supervisin del personal en formacin. C.3.9 Control y monitoreo de las condiciones ambientales. C.3.10 Resultados de evaluaciones a proveedores externos. C.3.11 externos. C.3.12 externos. C.3.13 Listado de equipos perteneciente al sistema de gestin de las mediciones (patrones y de trabajo). C.3.14 Mediciones importantes (complejas, crticas). C.3.15 Adquisicin de equipos. C.3.16 Establecimiento de los intervalos de confirmacin metrolgica. C.3.17 Calibraciones y comprobaciones internas. C.3.18 Plan de mantenimiento C.3.19 Control de etiquetas y sellos. C.3.20 Equipos conformes C.3.21 Equipos no conformes C.3.22 Equipo sujeto a confirmacin. C-3.23 No conformidades y acciones correctivas. C.3.24 Revisiones por la direccin (resultados y acciones tomadas). C.3.25 Plan de auditoras internas. C.3.26 Lista de verificacin (chequeo) para auditoras. Verificacin a productos y servicios suministrados por proveedores Listado de productos y servicios proporcionados por proveedores

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C.3.27 Informe de auditoras.

En dependencia de los resultados que deriven del anlisis de cada uno de los aspectos que se debe tener en cuenta en la empresa y que ya sealamos en este mismo apartado, como son: la complejidad del diseo del producto, los requerimientos de calidad y las expectativas del cliente entre otros, as ser el nivel de complejidad que alcance el diseo propuesto anteriormente. Vale la pena implantar un sistema de gestin de las mediciones en la empresa? Para responder a esta pregunta, se sugiere que los encargados de tomar la decisin en la organizacin, valoren en forma pormenorizada los aspectos mnimos que se indican seguidamente:

Si existe una comprensin correcta de la complejidad e importancia crtica de las mediciones; es decir, de la interpretacin de los requisitos del producto o servicio, para luego convertirlos en requisitos de los equipos y procesos. La aplicacin correcta de los intervalos de calibracin de los equipos, con el objetivo de disminuir el riesgo de que equipos y procesos suministren resultados incorrectos. El impacto que tienen las condiciones fuera de tolerancias, como por ejemplo: Costos asociados por utilizar instrumentos de medicin fuera de tolerancia, es decir, con errores por encima del mximo permisible o ausencia de una

estimacin de la incertidumbre de la medicin. Incremento de las horashombre perdidas para verificar la exactitud de los equipos de medicin y para la reinspeccin de productos o servicios que fueron inspeccionados durante los procesos, as como en las operaciones de inspeccin final. Elevacin de los costos y gastos por concepto de inspeccin del producto o servicio ya sea en las instalaciones del cliente o del proveedor.

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El impacto que tienen las condiciones que estn dentro de tolerancias. En este caso, se considerarn los efectos positivos esperados como: Posibilidad de ampliar el intervalo de calibracin y, en consecuencia, reducir los costos de calibracin de los instrumentos. Reduccin del riesgo del proveedor de surtir productos o servicios que no cumplan con las especificaciones. Reduccin del riesgo del comprador de recibir productos o servicios que no cumplan con las especificaciones. Disminucin de los costos de inspeccin del producto.

CONCLUSIONES En el contexto de la apertura comercial actual, la implantacin de la norma ISO 10012:2003 adquiere una mayor importancia si se tiene en cuenta que, a ella puede hacer referencia: Un cliente, cuando especifica los productos requeridos. Un proveedor, cuando especifica los productos ofertados. Organismos legislativos o reglamentarios. Al evaluar y auditar sistemas de gestin de las mediciones.

Finalmente, se advierte que la implantacin de estos sistemas de gestin de las mediciones en las empresas se ha convertido en una herramienta eficaz, que complementa la efectividad de los sistemas de gestin de la calidad. BIBLIOGRAFA: Informes AENOR. Certificacin y Normalizacin. Sector Educacin 2003. Edita AENOR, Espaa, 2004. ISO 9000: 2005 Sistemas de gestin de la calidadFundamentos y oca ulario. ISO 9001:2000 Sistemas de gestin de la calidad Requisitos.

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ISO 9004: 2000 Sistemas de gestin de la calidadDirectrices para la me ora del desempeo. ISO 10012:2003 Sistemas de gestin de las mediciones Requisitos para los procesos de medicin y los equipos de medicin. ISO/TR 10013:2005 Directrices para la documentacin de sistemas de gestin de la calidad. ISO 14001: 1996 Sistemas de gestin am iental Especificacin con orientacin para su uso. ISO/IEC 17025:2005 Requisitos tcnicos para la competencia de los la oratorios de ensayo y cali racin. ISO 18001: 2005 Seguridad y salud en el tra a o Requisitos. seguridad y salud en el tra a o Sistema de gestin de

Jurn, J.M. y Gryna, F.M. An lisis y Planeacin de la Calidad. Editorial McGraw Hill, Tercera edicin. Mxico, 1995. Pennella, Robert. Metrolog a. Manual de Implementacin. Editorial LIMUSA. Grupo NORIEGA EDITORES, Mxico, 2002. Rothery, Brian. ISO 14000, ISO 9000. Editorial PANORAMA. Tercera edicin. Mxico, 1997,

www.socict.holguin.cu/html/boletines/2006/.../articulo2.doc

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