OpenOffice / LibreOffice 3.

Documentos de texto Combinar documentos

Rupert Parsons 2011

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Todas las marcas registradas dentro de esta gua pertenecen a sus dueos legtimos. Autor Rupert Parsons Feedback Mantenimiento: Rupert Parsons Por favor dirija cualquier comentario o sugerencia sobre este documento: feisa.recursos@gmail.com Fecha de Publicacin y Versin de Software Publicado Agosto de 2011 Basado en OpenOffice.org 3.3

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Combinar documentos

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Introduccin y objetivos de aprendizaje

Una de las habilidades que posee Writer es su capacidad para combinar documentos y de esta forma poder simplificar los trabajos de la oficina. Aplicaciones de combinar documentos Se puede enviar a varas personas un mismo documento como una carta en la cual la informacin varia solo un poco como el nombre y direccin del destinatario. Otras aplicaciones de combinar documentos incluye recibos para asociados que indicando un monto a pagar para cada uno o para imprimir identificaciones para un grupo de participantes. Para lograr esto se requiere de dos documentos: Primero, una hoja de clculo que la cual almacena toda la informacin variable (p.ej. las direcciones) Segundo, el documento que contiene la informacin no variable (p.ej. una carta). Hay muchas formas de realizar una combinacin de documentos. Por lo que tratar de describir todo el proceso de la forma ms sencilla posible usando como ejemplo una carta. Antes de comenzar necesita entender cmo crear una hoja de clculo: Para ms detalles vaya a la prxima seccin de este captulo Paso 1: Crear una hoja de clculo para los datos variables. Los objetivos de aprendizaje y secciones de este captulo son los siguientes:

Cmo combinar documentos usando un documento de texto Seccin: Paso 1 Crear una hoja de clculo para los datos variables Seccin: Paso 2 Registrar la hoja de clculo como un base de datos Seccin: Paso 3 Preparar el documento principal Seccin: Paso 4 Insertar los campos de combinacin Seccin: Paso 5 Combinar el documento e imprimir

Con este conocimiento puede investigar y entender otras formas de combinacin de documentos por ejemplo con sobres y etiquetas.

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Paso 1: Crear una hoja de clculo para los datos variables

Cree una hoja de clculo para los datos variables (p.ej. nombre y direcciones). Vaya a la tabla abajo para ver los temas que deber entender para crearla. En la primera fila escriba los encabezados que describe los datos que cargar en cada columna (p.ej. apellido, ciudad etc.):

Cargue los datos Si es posible ordene los datos alfabticamente:

La siguiente tabla detalla los temas que deber entender y las secciones de la Gua de Calc* que le recomiendo consultar para entenderlas: Temas que tiene que entender Cmo abrir, guardar y cerrar hojas de clculos Cmo escribir y editar en una hoja de clculo Cmo modificar columnas Cmo formatear celdas Cmo ordenar datos Cmo usar la frmula SI Secciones de la Gua de Calc* Abrir, guardar y cerrar hojas de clculos Escribir y editar en una hoja de clculo Columnas y Filas Formato de Celdas Ordenar datos Frmulas

* tambin disponible gratis en www.scribd.com (publicado por Rupert Parsons Coleccin: Materiales de Informtica)

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Paso 2: Registrar la hoja de clculo como un base de datos

Pulse Base de datos

Aparece la ventana Asistente para bases de datos Marque Conectar con una base de datos existente

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Seleccione Hoja de clculo (usando la lista desplegable que se ubica debajo de la opcin Conectar con una base de datos existente)

Pulse Siguiente

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Pulse Examinar

Aparece la ventana Abrir Seleccione la hoja de calculo que tiene los datos variables para combinar documentos Pulse Abrir

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Pulse Finalizar

Aparece la ventana Guardar como Tiene que crear un archivo de base de datos que esta conectado a la hoja de clculo Para crearlo: Seleccione la carpeta en la cual desea guardarlo usando la lista desplegable de Guardar en:

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Darle un nombre al archivo Pulse Guardar

La nueva base de datos que esta conectada a la hoja de clculo se abrir:

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Cierre la base de datos: Men Archivo Seleccione Cerrar

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Paso 3: Preparar el documento principal

Escriba en un nuevo documento la informacin que no cambia y gurdelo La imagen abajo le muestra un ejemplo de la informacin no variable de una carta:

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Paso 4: Insertar los campos de combinacin

Introduccin Los campos de combinacin sirven para dos propsitos en el documento principal que tiene la informacin no variable:

Insertar la informacin que cambia Fijar el lugar de la informacin que cambia

Los nombres de los campos son los encabezados de las columnas de la hoja de clculo que tiene los datos variables:

Para insertar campos de combinacin Ubique el cursor donde quiere insertar un dato variable:

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Men Insertar Seleccione Campos Seleccione Otros

Aparece la ventana Campos Asegrese que Campos de combinacin se seleccion en la lista de Tipo de Campo

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En la lista de base de datos (que se ubica debajo del ttulo Seleccionar base de datos): Haga clic con el mouse en el cuadrito que corresponde al nombre de la base de datos que se guard en el paso 2:

El nombre o los nombres de la/s pestaa/s de la hoja de clculo que tiene los datos variables aparece/n:

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Seleccione el cuadrito que corresponde a la pestaa que tiene los datos que quiere insertar:

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Los nombre de los campos aparecen (Recuerde que los nombres de los campos corresponden a los encabezados de las columnas de la hoja de clculo)

Seleccione el campo que quiere insertar Pulse Insertar

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Pulse Cerrar

El campo que se seleccion aparece en el documento donde el curso se ubic:

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Repita este paso por cada campo que quiere insertar Este es un ejemplo de una carta con campos de combinacin insertados en donde se supone va la informacin variable:

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Paso 5: Combinar el documento e imprimir

Introduccin El resultado lgico de todo el trabajo es la combinacin de documentos Cada fila de datos de una hoja de clculo que se usa para combinar documentos es un registro:

Por cada registro en la hoja de clculo se generar una copia del documento principal. Esto significa que si por ejemplo la hoja de clculo posee 10 registros, 10 copias del documento principal sern creadas. Cmo combinar el documento principal Abra el documento principal que tiene los campos de combinacin Men Archivo Seleccione Imprimir

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Aparece un mensaje El documento contiene campos de bases de datos con direcciones. Desea imprimir una carta en serie? Pulse S

Aparece la ventana Impresin en serie

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Si quiere imprimir todos los registros asegrese que la opcin Todos est marcada Si quiere imprimir solo un rango de registros: Marque la opcin Del:.....al: Escriba en el cuadrito Del y el cuadrito al el rango de registros que desea Importante: Debido a un pequeo error en el software tiene que escribir en el cuadrito al un registro ms que el ltimo registro actual en el rango. Por ejemplo: En el caso de direcciones si quiere escribir las primeras tres direcciones, escriba en el cuadrito Del: 1 y en el cuadrito al: 4 (uno ms que el ltimo registro actual en el rango: 3).

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La combinacin de documentos se puede realizar tanto en un archivo como directamente en la impresora: Si quiere realizarla directamente en la impresora Asegrese que la opcin Impresora est marcada Pulse Aceptar Si quiere realizarla en un archivo Marque la opcin Archivo Pulse Aceptar Aparece la ventana Abrir como Seleccione la carpeta en la cual desea guardarlo usando la lista desplegable de Guardar en: Darle un nombre al archivo Pulse Guardar

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Cmo imprimir la combinacin de documentos (Si la combinacin de documentos se realiz en un archivo, abra el archivo, haga clic Men Archivo y seleccione Imprimir...) Aparece la ventana Imprimir Seleccione la pestaa OpenOffice.org Writer o LibreOffice Desmarque la opcin Imprimir las paginas en blanco insertadas automticamente

Seleccione la pestaa General A imprimir! (el captulo Imprimir explica cmo hacerlo)

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Un registro de una combinacin de documentos realizado:

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