MAKALAH

ANALISA SISTEM SCHOOL VIRTUAL LIBRARY

DISUSUN OLEH :

BEKTI ARI S NIM. 09211127

SEKOLAH TINGGI TEKNIK DHARMA ISWARA FAKULTAS TEKNIK INFORMATIKA MADIUN 2011

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Perpustakaan adalah suatu tempat dimana para pelajar memperoleh akses terhadap informasi dan pengetahuan. Perpustakaan merupakan fasilitas pendukung proses pengajaran dan pembelajaran melalui penyediaan bahan pustaka dan pelayanan yang sesuai dengan kurikulum yang ada. Dengan fasilitas perpustakaan para pelajar dapat mengembangkan kreativitas dan imajinasi mereka. Perpustakaan merupakan sarana yang menangani proses peminjaman atau pengembalian buku. Untuk mempermudah Pustakawan dalam mengatasi proses tersebut maka diperlukan suatu sistem. Sistem tersebut perlu selalu dikembangkan karena adanya beberapa permasalahan yang semakin rumit. Permasalahan-permasalahan ini menyebabkan dokumentasi yang tidak mudah diperoleh jika masih menggunakan sistem manual. Permasalahan ini diperkirakan akan terus berlangsung bila tidak segera diatasi. Untuk itu perlu dianalisa permasalahan permasalahan yang terjadi sebelum didesain suatu sistem informasi yang baru untuk mengatasinya. Kemajuan Teknologi Informasi di kantor-kantor di dunia dimulai pada pertengahan abad ke-20, dengan diperkenalkannya telepon otomatis, alat pencatat telegram, telex, mesin ketik elektrik, mesin duplikator, mesin penjumlah, tabulator dan perangkat pengolahan data. Sejarah perkembangan teknologi informasi untuk perpustakaan dimulai pada masa pra komputer. Pada waktu itu untuk sarana penulisan dokumen di kantor-kantor dan khususnya di perpustakaan, masih menggunakan mesin ketik manual, kemudian ada mesin ketik listrik (elektronis), atau yang dikenal dengan mesin ketik IBM. Kemudian mulai ada komputer kira-kira pertengahan abad 19 (untuk negara-negara maju, dan di Indonesia sekitar tahun 70-an) Pada waktu itu komputer digunakan secara Off-Line, artinya tidak dihubungkan dengan sarana telepon, dan digunakan untuk masing-masing bagian. Pada saat itu meskipun sudah ada perangkat-perangkat lunak untuk sistem sirkulasi, pengatalogan, atau

pengolahan, tetapi belum dihubungkan dengan suatu sistem yang terpadu. .Kemudian dengan adanya kemajuan teknologi, pengelolaan data di perpustakaan dan pusat dokumentasi dan informasi dapat dilakukan pengelolaan rumah tangga perpustakaan (Library housekeeping ) dengan Automasi Perpustakaan. Kemudian dengan semakain meningkatnya kemajuan teknologi, penggunaan komputer secara off-line dapat diganti dengan on-line dan disambungkan ke berbagai jaringan di dunia dengan berbagai Web-Site di dunia. Perpustakaan ada yang dikenal dengan nama Perpustakaan Elektronik dan Perpustakaan Maya (Virtual library )

1.2.

Rumusan Masalah Pada perpustakaan konvensional, akses terhadap dokumen terbatas pada kedekatan fisik. Pengguna harus datang untuk mendapat dokumen yang diinginkan, atau melalui jasa pos. Untuk mengatasi keterbatasan ini perpustakaan digital diharap mampu untuk menyediakan akses cepat terhadap katalog dan bibliografi serta isi buku, jurnal, dan koleksi perpustakan lainnya secara lengkap. Melalui komponen manajemen database, penyimpanan teks, sistem telusur, dan tampilan dokumen elektronik, sistem perpustakaan digital diharap mampu mencari database koleksi yang mengandung karakter tertentu, baik sebagai kata maupun sebagai bagian kata. Di perpustakaan konvensional penelusuran seperti ini tidak mungkin dilakukan.

1.3.

Batasan Masalah Agar dalam pembahasan tidak meluas perlu dibuat pembatasan permasalahan. 1. Pembahasan mengenai perancangan aplikasi digital library, tidak membahas detail perancangan jaringan warung internet. 2. Aplikasi ini dirancang pada jaringan 1 server dengan beberapa client, baik lewat jaringan kabel maupun nirkabel.

BAB II Analisa Sistem

2.1.

Sekilas Organisasi SMK Negeri 1 Gemarang merupakan salah satu Unit Sekolah Baru (USB) SMK kelompok Teknologi dan Rekayasa di Kabupaten Madiun, yang keberadaanya sangat dibutuhkan oleh masyarakat di Kabupaten Madiun pada umumnya, khususnya Kabupaten Madiun wilayah timur. Pada awal Tahun Pelajaran 2008/2009 SMK Negeri 1 Gemarang menerima siswa sebanyak 94 siswa dari 106 pendaftar. Kemudian pada tahun ajaran 2010/2011 jumlah siswa lulusan SMP/MTs yang mendaftar mengalami peningkatan yang cukup signifikan yaitu sejumlah 206 siswa. Sampai dengan tahun pelajaran 2010/2011 , Pada tahun pelajaran 2010 / 2011 menerima siswa sebanyak 195 siswa, SMK Negeri 1 Gemarang membuka dua Program Studi Keahlian, yaitu : 1. Teknik Otomotif 2. Teknik Komputer dan Informatika Dengan dua Kompetensi Keahlian 1. Teknik Kendaraan Ringan 2. Multi Media

2.2.

Struktur Organisasi
KOMITE SEKOLAH

2.3.

Analisa Sistem Lama Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang sangat penting kedudukannya dalam dunia informasi dan pendidikan harus dapat menjawab tantangan di era informasi ini. Tantangan tersebut adalah bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat, dan global. Untuk menjawab tantangan tersebut, perpustakaan pun melakukan perubahan-perubahan. Perubahan pertama yang dilakukan adalah mekanisasi. Mekanisasi pertama dilakukan dalam sistem administrasi khususnya katalog. Namun katalog ini bukanlah katalog yang kita kenal sebagai OPAC (Online Public Access Catalogue). Katalog ini hanya berupa daftar koleksi dan sumber perpustakaan tanpa terhubung dengan catatan peminjaman atau sumber eksternal. Perubahan selanjutnya adalah mengintegrasikan fungsi komputer lebih jauh. Komputer selain berfungsi sebagai katalog elektronik, juga berfungsi untuk menampilkan perkembangan aktivitas peminjaman sehingga pustakawan dapat mengamati aktivitas peminjam secara detail guna memenuhi kebutuhan pengguna.

Sistem yang digunakan: 1. Pengguna login ke digital library 2. Aplikasi akan merujuk pada login user, dan menampilkan interface digital library 3. User/Pengguna dapat mencari materi yang ingin dibaca, baik berdasarkan judul, pengarang, maupun kategori 4. Aplikasi menampilkan hasil pencarian data sesuai input yang diberikan user 5. User mendapatkan materi yang diinginkan 6. User dapat membaca atau mencetak materi

2.4.

Flow Sistem
Pengguna Database Buku

LOGIN

SISTEM VIRTUAL LIBRARY

CETAK DOKUMEN

LOG SHEET

Pengguna

PENGELOLA PERPUSTAKAAN

BAB III PERANCANGAN SISTEM

3.1. Rancangan Sistem Terintegrasi Aplikasi Virtual Library adalah aplikasi yang bekerja pada jaringan komputer clientserver Pada sisi client, aplikasi tersebut menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. Login user, fungsi ini digunakan pengguna untuk memulai mengakses data dari virtual library 2. Cetak dokumen, fungsi ini digunakan oleh user untuk mencetak dokumen dari materi yang tersedia pada virtual library Sedangkan pada server, aplikasi virtual library menjalankan fungsi sebagai berikut: 1. Login server, fungsi ini diberikan kepada operator dan administrator untuk menentukan peran yang diberikan kepada pengguna berdasarkan username dan pssword yang dimasukkan 2. Proses database server digunakan untuk mengelola data yang tersedia dalam virtual library 3. Proses cetak log sheet, digunakan untuk mencetak laporan seluruh penggunaan dari user virtual library 4. Setting data, fungsi ini digunakan administrator untuk melakukan perubahan terhadap isi database

3.2. Peta Program HIPO INPUT PROSES OUTPUT

NAMA PENGARANG

CETAK DOKUMEN

NAMA JUDUL

PROSES VIRTUAL LIBRARY LOG SHEET PEMAKAIAN

KATEGORI

3.3. DATA FLOW DIAGRAM

SEARCHING

PENGGUNA
CETAK DOKUMEN

SISTEM INFORMASI VIRTUAL LIBRARY

LOG SHEET

PENGELOLA
DATA LIBRARY

DFD LEVEL 0
PENGGUNA
LOG IN

1 SEARCHING

D1

DATA VIRTUAL LIBRARY

HASIL SEARCHING

2
CETAK DOKUMEN

SISTEM INFORMASI VIRTUAL LIBRARY

DATA OPERATOR

D2

TABEL OPERATOR

3 LOG SHEET

PENGELOLA/ ADMIN

3.4. ERD
Nama komp. klien

Jam selesai Jam mulai Cetak Nama komp. klien Lain-lain Judul buku pengarang kategori cetak tahun

User

PENGGUNA

Log In

Data Pemakaian

SEARCHING

DATA VIRTUAL LIBRARY

3.5. Perancangan Database

Customer Cetak Dokumen Proses Virtual library

materioi User Nama sekolah nama komp. klien

Log Sheet

log harian Log tahunan log bulanan

3.6. Perancangan Input dan Output 1. Halaman Log in

2. Halaman Searching

BAB IV PENUTUP Perpustakaan Sekolah merupakan unit kerja dan sebagai perangkat mutlak (complement) dari sekolah yang bersangkutan. Dengan tujuan menyediakan koleksi pustakan untuk menunjang keberhasilan proses belajar mengajar. Dikatakan juga bahawa perpustakaan tersebut sebagai jantungnya pelaksanaan pendidikan pada lembaga itu. Sedangkan fungsi utamanya yaitu sebagai pusat sumber belajar,pusat sumber informasi dan pusat bacaan rekreasi dan pengisi waktu senggang. Untuk selanjutnya perpustakaan itu sebagai tempat membina minat dan bakat siswa, menuju belajar sepanjang hayat (Long Life Education)

4.1.

Kesimpulan Pada perpustakaan konvensional, akses terhadap dokumen terbatas pada

kedekatan fisik. Pengguna harus datang untuk mendapat dokumen yang diinginkan, atau melalui jasa pos. Untuk mengatasi keterbatasan ini perpustakaan digital diharap mampu untuk menyediakan akses cepat terhadap katalog dan bibliografi serta isi buku, jurnal, dan koleksi perpustakan lainnya secara lengkap. Melalui komponen manajemen database, penyimpanan teks, sistem telusur, dan tampilan dokumen elektronik, sistem perpustakaan digital diharap mampu mencari database koleksi yang mengandung karakter tertentu, baik sebagai kata maupun sebagai bagian kata. Di perpustakaan konvensional penelusuran seperti ini tidak mungkin dilakukan. Untuk menyederhanakan perawatan dan kontrol harian atas koleksi perpustakaan. Untuk mengurangi bahkan menghilangkan tugas-tugas staf tertentu, misalnya menaruh terbitan baru di rak, mengembalikan buku yang selesai dipinjam ke rak, dan lain-lain. Untuk mengurangi penggunaan ruangan yang semakin terbatas dan mahal.

4.2.

Saran

1. Perlunya penambahan Infrastruktur perangkat keras, perangkat lunak maupun jaringan, yang semuanya juga terkait dengan masalah keterbatasan dana. Kesiapan sumber daya manusia dalam mengembangkan maupun melayani dengan pola yang baru masih juga perlu dikembangkan . 2. Tantangan lain yang masih perlu dihadapi justru adalah dari masyarakat pengguna sendiri. Budaya yang terbiasa dengan sistem pendidikan yang tergantung kepada pengajar, tidak terbiasa untuk mencari informasi sendiri, kebiasaan untuk memperoleh layanan secara langsung bertatap muka dan terbatas pada koleksi yang dimiliki oleh perpustakaannya sendiri, ataupun kekurang-mampuan dalam mempergunakan teknologi informai tentunya akan sangat menghambat pemanfaatan jaringan Perpustakaan Maya secara maksimal