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呼叫中心系统 功能分析
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渠道拓展计划
第一章 系统分解:
CTI 核心 控制 模块
电话 语音 模块
座席 管理 模块
业务 处理 模块
报表 管理 模块
资料 维护 模块
领导 查询 监督模 块
二级 平台 管理模 块
手机 短信 模块
第二 章 模块分 析说明
第一节 CTI 核心 控制 模块
:
• 管理系统数据: CTI Server 保留着周边设备的各种注
册信息,如座席工号、系统时间、主叫号码、被叫号码等
,通过 CTI 开放出来的各种接口,可动态采集到接入设备
、 IVR/IFR 、座席等服务运行状态。
• 产生呼叫日志:一个呼叫自进入系统到结束,其所有的
活动、状态、按键信息等都保存在 CTI 服务器上,由
Server 将呼叫日志写到数据库中。
第一节 CTI 核心控制模块:
• 控制和管理:接入层、服务器、管理层和数据层各软件模块都以
Client 方式向 CTI Server 注册,报告接入设备的各种状态以及服
务状态。
1.IVR 模块 2. 录音模块
3. 留言模块 4. 传真模块
5. 主动服务模块
1. IVR 模块
此
3. 留言模块
此
4. 传真模块
此
5. 主动服务模块
此
第三节 座席管理模块
1. 工作管理模块 2. 软电话模块
3. 录音文件管理模块 4. 系统状态监控
模块
5. 智能座席模块 6. 操作流水模块
1. 工作管理模块
a. 签入 / 签出
签入:座 席员 上班后 ,必 须签到 ,只有 座席 员完成
签到工 作, 系统才 能把 来话转 接过 来。
签出:座 席员 下班后 ,必 须签退 ,座席 签退 后,系
统将不 再把 来话转 接过 来。否 则座 席员下 班后, 无人 再
接听来 话, 造成该 座席 闭锁。
b. 示闲 / 示忙
示忙:座 席员 在离 开岗位 时间 较短时 ,系统 不把 来
话接 入。
示闲:座 席员 回到 岗位后 ,系 统将来 话接入 。
1. 工作管理模块
c. 闭锁 / 解锁
闭锁:座 席振 铃响后 ,座 席员长 时间不 接电 话,出
现“久 不应 答”状 态, 这时系 统将 该座席 “闭锁 ”, 以
后将不 再把 来话转 接过 来。
解锁:座 席“ 闭锁” 后, 使用此 功能, 可以 重新把
该座席 恢复 到正常 状态 。 。
d. 未挂机
座席员在 空闲 状态时 ,长 时间“ 摘机” 处于 占线状
态,导 致来 话接不 进来 ,这种 情况 系统将 自动纪 录下 来
2. 软电话模块
b. 呼叫转 接:
转接到其 他话 务员, 并支 持电话 在 IVR 与座席之
间的自 由切 换(在 自动 服务的 每一 级菜单 上设置 “人 工
服务” 功能 ,让客 户方 便进入 语音 导航后 ,随时 得到 座
席员的 服务 。而且 服务 结束后 ,返 回到服 务前的 流程 点
,客户 继续 自助服 务 )。
c. 外拨 :向用 户发 起一个 新的 呼叫
d. 呼叫 释放: 连接 的呼叫 拆线
e. 呼叫 保持: 使用 户暂时 挂起
f. 静音 :使用 户不 能听到 话务 席的声 音
2. 软电话模块
i. 三方 通话 :
在座席 求助 过程中 ,可 实现客 户、 服务座 席、被 求
助对 象的三 方通 话
3. 录音文件管理模块
a. 录音管理模块
系统可设 定对 座席服 务通 话进行 录音, 录音 文件存
放在计 算机 硬盘中 。座 席录音 用于 电话内 容的确 认、 服
务质量 抽查 监督、 新来 座席人 员的 工作指 导等情 况
b. 放音管理模块
录音文件 可以 在任意 空闲 的座席 上播放 ,也 可以把
录音内 容传 输到座 席的 计算机 上, 利用播 放器来 播放 ,并
且可以 根据 用户要 求刻 录到光 盘上 , 在需 要时 进行播 放
c. 留言管理模块
提供语音 留言 功能 ,使用 自动 方式, 按照语 音提 示
在语 音信箱 中留 言,座 席可 方便通 过耳机 、电 话提取 留言
4. 系统状态监控模块
实时监视线路状态、来电号码:通过座席
监控软件可以实时了解每条线路工作状态、来电
号码、正在通话的线路数量。
实时监视座席服务状态、全忙等待状态:
随时了解全部座席员的服务情况,全忙等待的来
话数量、来电号码等,对管理者了解系统现有规
模能否满足使用状况提供帮助。
5. 智能座席模块
a. 来电号码显示:
业务员面对大量的客户,迅速的获悉来电客户的
号码,客户服务中心将在建立路由的同时检索与其相
连的数据库,将客户来电号码同步的显示在座席人员
的计算机上。方便座席人员的输入及统计,提高效率
与正确率。
b. 资料获取显示:
人工座席的转接工作是语音服务器软件来控制的,
因此电话转接的同时,可以很方便根据来电获取客户
资料、分析客户需求,自动转接至相应的人工座席,
为客户提供专业的个性化服务。利用主叫号码或客户
编码识别客户身份,人工座席同时获取客户语音与数
据信息,并在座席转接时同步 。
6. 操作流水模块
a. 座席服 务流 水 :
座席员服务的所有工作状态全部记录下来,例如:
签入、签出、示忙、示闲、闭锁、解锁、未挂机等这
些情形全部生成服务流水。便于管理者查询调阅,科
学地管理座席员的服务工作
b. 全忙等待流水:
对于全部座席都处于服务状态时,客户只能听 “等待
音乐 ”(全忙等待),系统自动记录全忙等待流水,便
于管理者分析系统情况。
早释:
第四节 业务处理模块
业务流程:
a. 查询:
受理信息 、未 派单 信息、 派单 信息、处 理中 信
息、未 办结 信息 、办结 信息 ,监控 每一个 工作 流程环
节
b. 统计 :
接听电话 数量 、各 种业务 的业 务量,服 务人 员
的接话 量, 责任 单位的 受理 项目统 计。同 时还 可以按
照用户 的要 求增 加个性 化报 表。
利用服务 录音 、签 入、签 出、 示忙、示 闲、 闭
锁、未 挂机 的工 作日志 流水 ,随时 统计任 意时 段座席
员的服 务情 况, 并生成 相应 报表, 管理者 能很 方便考
核话务 员。 话务 统计包 括: 服务次 数、接 听投 诉次数
、接听 咨询 次数 、未挂 机次 数或时 长、久 不应 答次数
、平均 服务 时长 等。
第六节 资料维护模块
a. 常用信 息维 护模 块:
对业务操 作中 ,下 拉框中 常用 到的固定 词语 ,
进行日 常维 护。
b. 客户资 料维 护模 块 :
对打入电 话的 用户 信息进 行维 护,一便 此用 户
再次打 入时 ,座 席人员 了解 更多的 信息。
c. 知识库 模块 :
建立关键字和全文检索两级查询系统。座席进入
知识库进行查询时,首先判断客户问题的类别,找
到该类别下的所有问题列表,然后判断客户咨询的
问题的关键字,进行问题答案的搜索;如果查询不
到结果,再进行全文检索,找到可能对解答问题有
帮助的问题和答案 。
第七节 领导查询监督模块
领导及时获得受理派单、处理信息,对于
“未派 单 信息 ”、 “未 办结 信息 ”及 时 做出批示。
同 时 了 解 责 任 单 位 对 受 理 事 项处 理 的 及 时 率 办
结 率 、 群 众 满 意 率 。 对责 任 单 位 的 考 核 排 名 一
目了然
第八节 二级平台模块
通过网络,使得异地的处理部门及时的
获取处理信息,并方便的将处理信息反馈到服
务中心,便于查询和保存。
第九节 手机短信模块
通过短信这种通讯方式,使得用户增加
了一种有效的获取信息的途径。短信的构建分
为三种:
a. 短信猫
b. 短信服务商
c. 自建 sp