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Das Programm Kanzlei-Rechnungswesen ist ein System der DATEV für den Einsatz in der
Steuerberatungskanzlei.
Ziele
Weitere Informationen:
1. Voraussetzungen
Speicherbedarf
Achtung: Auf PCs mit dem Betriebssystem Windows 98 kann ab der Programm-CD/DVD
16.0 keine DATEV-Software mehr installiert werden!
- oder -
Microsoft Windows 2000 Professional** mit Service-Pack 4 und Internet Explorer 6 mit
Service-Pack 1
- oder -
Microsoft Windows XP Professional** mit Service-Pack 1 oder mit Service-Pack 2
- oder -
*: Die DATEV-Support- und Beratungszusage gilt bis zur Installation der Programm-
CD/DVD 16.0 im Herbst 2006.
**: Die DATEV-Support- und Beratungszusage gilt auch für die englischsprachigen Versionen
dieser Betriebssysteme.
***: Unterstützung als Einzelarbeitsplatz, auf dem die DATEV-Programme mit lokalen
Programm- und Datenpfaden installiert sind, d. h. unvernetzte PC-Systeme bzw.
ausschließliche Installation in lokale Pfade.
Die DATEV-Programme sind unabhängig von der Netzwerk-Hardware. Deshalb ist es für
DATEV unerheblich, welche Netzwerk-Hardware eingesetzt wird, sofern diese vom
gewünschten Server-Betriebssystem unterstützt wird.
Server-Betriebssysteme
Microsoft Windows 2000 Server* (ohne und mit Terminaldiensten) in den Versionen
Standard- oder Advanced-Server mit Service-Pack 4
- oder -
Microsoft Windows Server 2003* (ohne und mit Terminaldiensten) in den Versionen
Standard- oder Enterprise-Edition (32-Bit) ohne Service-Pack oder mit Service-Pack 1
- oder -
Microsoft Windows Small Business Server 2003* in den Versionen Standard- oder Premium-
Edition ohne Service-Pack oder mit Service-Pack 1
*: Die DATEV-Support- und Beratungszusage gilt auch für die englischsprachigen Versionen
dieser Betriebssysteme.
Hardware
Software
Grundpaket DFÜ 3.4 oder kompatible Folgeversion
2. Inhalte
In Kanzlei-Rechnungswesen laufen alle Daten zentral am PC zusammen. Sie können sich also
jederzeit ein Bild über die aktuelle Lage im Mandantenbetrieb verschaffen und Ihre
Beratungskompetenz auf fundierte Informationen gründen.
Zur Erfassung und Pflege der Finanzbuchführung Ihrer Mandanten sowie der
Jahresabschlussdaten stellt Ihnen Kanzlei-Rechnungswesen ein einheitliches und
benutzerfreundliches Erfassungsschema zur Verfügung. Bei der Datenverarbeitung an Ihrem
PC werden alle Eingaben automatisch auf logische Fehler hin geprüft. Inhaltliche
Unstimmigkeiten lassen sich mit den zahlreichen Auswertungen transparent machen.
Änderungen und Ergänzungen können Sie durch einfaches Überschreiben des betroffenen
Buchungssatzes durchführen.
Offene-Posten-Buchführung
Zahlungsverkehr
Kostenrechnung
ANLAG
Unternehmenssteuern
Wirtschaftsberatung
Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle
erleichtert Ihnen die zügige Bearbeitung der Finanzbuchführung und des Jahresabschlusses.
Sie ersparen sich hierdurch die Doppelerfassung.
Datenfluss-Schaubild
Konten
Summen- und Saldenliste
Betriebswirtschaftliche Auswertung
Journal
Offene-Posten-Liste
Umsatzsteuervoranmeldung und Sondervorauszahlung
EU-Auswertungen (z. B. Zusammenfassende Meldung)
Mahnungen
Zahlungsträger (in Verbindung mit dem Programm Zahlungsverkehr)
Saldenbestätigungen
Auswertungen im Bilanzteil
Jahresabschluss-Grafiken
Mehrjahresvergleiche für Bilanz, GuV und Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
sowie Kennzahlen
Kennzahlen und Kennzahlendefinitionen
Kapitalflussrechnung
Sicherung, Speicherung
Archivierung über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum
Buchungssatzverarbeitung (damit weitere Anwendungs- und
Auswertungsmöglichkeiten)
UStVA per Datenübermittlung (DÜ); Abgabetermine werden überwacht, fristgerechte
Übermittlung an die Finanzämter
USt 1/11 per Datenübermittlung (DÜ)
Stammdatenanlage
Daten holen für Mandant
Sie senden die Daten zur Verarbeitung an das Rechenzentrum und können dadurch Arbeiten,
die Ihnen in der Kanzlei zu aufwändig oder zu arbeitsintensiv sind, an das Rechenzentrum
delegieren (Speichergebühr siehe Preisliste).
3. Weitere Informationen
Einarbeitung
Auslieferung
Schrittweise Anleitungen
1. Datenherkunft
1. a) Neuanlage
Mandant anlegen
Standarddaten einspielen
Beschreibung der Standarddaten
Nach Eingabe der Pflichtfelder können Sie die Neuanlage beenden. Die Stammdaten, die Sie
hier nicht eingeben, können Sie im Bearbeitungsmenü des Mandanten unter Stammdaten |
Mandantendaten erfassen. Sie können dort auch die OPOS-Nutzung nachträglich schlüsseln.
Sie können im Rahmen der Neuanlage auch eine vom Euro abweichende Basiswährung
eingeben. Die Eingabe erfolgt im Eingabefenster Mindestangaben des Rechnungswesens in
der Liste Basiswährung. Solange Sie noch keine Buchungssätze erfasst haben, können Sie
diesen Eintrag in der Bearbeitung des neu angelegten Mandanten unter Stammdaten |
Mandantendaten | Registerkarte FIBU | Ordner Basisprogrammdaten ändern. Eine
unterjährige Umstellung der Währung ist nicht möglich. Eine Umstellung der Basiswährung
kann dann erst mit dem nächsten Jahreswechsel erfolgen!
1 Wählen Sie, für welchen Aufgabenbereich der Mandant bearbeitet werden soll.
2 Um für einen Mandanten eine Bilanz-Konsolidierung durchführen zu können,
aktivieren Sie den entsprechenden Schaltknopf, geben anschließend den Ordnungsbegriff ein
und klicken dann auf die Schaltfläche Stammdaten übernehmen.
Sie können dann im weiteren Verlauf die Stammdaten eines anderen Mandanten übernehmen;
über die Schaltfläche Fertig stellen beenden Sie die Neuanlage des
Konsolidierungsempfängermandanten.
3 Wählen Sie aus der Liste Nationales Recht die Rechtsgrundlage für die Bearbeitung
des Mandanten. Um den Mandanten für Österreich bearbeiten zu können, müssen Sie hier den
Eintrag AT wählen!
4 Geben Sie den Ordnungsbegriff des Mandanten ein.
5 Wählen Sie, ob der Mandant mit OPOS-Nutzung angelegt werden soll.
Wenn Sie Nein wählen, können Sie die Schlüsselung unter den Stammdaten auch nachträglich
vornehmen.
10 Um für den Mandanten einen Branchenschlüssel auszuwählen, klicken Sie neben dem
Feld Branchenschlüssel auf das Symbol .
Sie erhalten das Dialogfenster Branchenschlüssel-Auswahl, in dem Sie bei der Zuordnung der
Branche unterstützt werden.
11 Erfassen oder ändern Sie in den jeweiligen Erfassungsmasken die Daten, indem Sie in
den jeweiligen Feldern Eingaben tätigen oder aus den Listen Einträge wählen bzw. die
entsprechenden Schaltknöpfe und Kontrollkästchen aktivieren.
12 Wenn Sie alle Pflichtfelder erfasst haben, ist die Schaltfläche Fertig stellen aktiv. Sie
können die Neuanlage abschließen und die restlichen Daten zu einem späteren Zeitpunkt
unter Stammdaten | Mandantendaten erfassen.
13 Sie können die Neuanlage über die Schaltfläche Abbrechen jederzeit beenden.
Der Datenbestand in der Mandantenverwaltung wird mit den Eingaben verglichen. Sie
können in einem weiteren Dialogfenster die Daten in der Mandantenverwaltung
überschreiben und somit aktualisieren.
15 Klicken Sie in der letzten Maske des Assistenten auf die Schaltfläche Fertig stellen.
Der Mandant wird angelegt und automatisch zur Bearbeitung geöffnet. Sie können den
Mandanten unter Bestand | Öffnen | Mandant oder mit dem Symbol zur Bearbeitung
auswählen.
Um Standarddaten, die sich noch nicht in Ihrem Bestand befinden (z.B. zu Jahresbeginn ein
neuer SKR), auf den PC zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einspielen.
Wenn Sie Ihre am PC bereits vorhandenen Standarddaten aktualisieren möchten (z.B.
auf Grund einer Steuersatzänderung), wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste in der
Standarddatenauswahl) den Menüpunkt Standarddaten aktualisieren.
Wenn Sie ein Neuanwender des Programms sind, müssen Sie zwingend notwendige
Standarddaten (z.B. den SKR) über die Schaltfläche Einspielen übernehmen.
Aktuelle Programm-CD einlegen, falls Standarddaten nicht im Rahmen der Auslieferung einer
aktuellen Programmversion installiert wurden!
Die aktuellen Standarddaten werden bei Auslieferung einer Programmversion automatisch auf
die Festplatte kopiert. Die Aktualisierung und der Einspielvorgang für die Standarddaten
erfolgt daher von diesem Laufwerk. Falls Standarddaten ausgeliefert werden, ohne dass die
Programmversion sich ändert (z.B. wenn im Laufe des Jahres auf Grund einer gesetzlichen
Änderung eine Anpassung von SKR's notwendig ist), müssen diese Daten von der aktuellsten
Programm-CD eingespielt werden. Legen Sie daher in Ihr CD-Laufwerk eine der aktuellen
Programm-CDs ein.
Sie erhalten nach einem Hinweis, den Sie mit OK bestätigen, das Dialogfenster Ordner
suchen, in dem Sie alle Laufwerke Ihres Arbeitsplatzes sehen.
2 Markieren Sie in der Verzeichniswahl das Laufwerk, auf dem Sie eine aktuelle
Programm-CD für Windows eingelegt haben.
3 Öffnen Sie das Verzeichnis, indem Sie die -Taste betätigen oder einen Doppelklick auf
das Verzeichnis machen.
Sie erhalten eine Übersicht mit Ordnern, die auf der CD gespeichert sind.
4 Markieren Sie den Ordner Kr_std und klicken Sie auf OK.
Die Standarddaten werden von der CD gelesen; Sie erhalten das Dialogfenster Einspielen
Standard mit einer Übersicht aller verfügbaren Standarddaten.
5 Markieren Sie die Standarddaten, die Sie in Ihren Bestand übernehmen möchten, und
klicken Sie auf OK. Wie Sie mehrere Standarddaten gleichzeitig markieren, erfahren Sie unter
Mit Maus und Tastatur markieren.
Die gewünschten Standarddaten werden eingespielt. Sie erhalten einen Hinweis, sobald der
Einspielvorgang abgeschlossen ist. Sie können dann weitere Standarddaten auswählen oder
die Funktion abbrechen.
Für die Bearbeitung eines Mandanten benötigen Sie Standarddaten, die Sie in den Mandanten-
Programmdaten (MPD) bei der Neuanlage bzw. unter Stammdaten | Mandantendaten dem
Mandanten zugewiesen haben. Folgende Standarddaten sind zur Bearbeitung notwendig:
Standarddaten einspielen
1. Übersicht Standardkontenrahmen
Für die SKR 03 und 04 sind die folgenden ASD und ZOT vorgesehen:
Einzelunternehmen
S01 Darstellung an das HGB angelehnt mit Netto-Anlagenspiegel
S04 Darstellung an das HGB angelehnt mit Netto-Anlagenspiegel, erweiterte Gliederung
S41 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel (analog S40 mit Ausnahme
Kapitalbereich)
S51 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel (Netto-Anlagenspiegel
möglich), erweiterte Gliederung
Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
S20 Für Freiberufler
S21 Für Gewerbe treibende
Personenhandelsgesellschaften
S02 Darstellung an das HGB angelehnt mit Netto-Anlagenspiegel
S05 Darstellung an das HGB angelehnt mit Netto-Anlagenspiegel, erweiterte Gliederung
S52 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel (Netto-Anlagenspiegel
möglich), erweiterte Gliederung
S55 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel (Netto-Anlagenspiegel
möglich), erweiterte Gliederung (KG)
S58 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel (Netto-Anlagenspiegel
möglich), erweiterte Gliederung (OHG)
S95 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel (Netto-Anlagenspiegel
möglich) und erweiterter Kapitaldarstellung in Bilanz, erweiterte Gliederung (KG)
S98 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel (Netto-Anlagenspiegel
möglich) und erweiterter Kapitaldarstellung in Bilanz, erweiterte Gliederung (OHG)
Personenhandelsgesellschaften KapCoRiLiG
S70 Darstellung nach dem HGB (KapCoRiLiG) mit Brutto-Anlagenspiegel, für große
Personenhandelsgesellschaften, Mindestgliederung
S73 Darstellung nach dem HGB (KapCoRiLiG) mit Brutto-Anlagenspiegel, für
mittelgroße Personenhandelsgesellschaften, Mindestgliederung
S75 Darstellung nach dem HGB (KapCoRiLiG) mit Brutto-Anlagenspiegel (Netto-
Anlagenspiegel möglich), erweiterte Gliederung
S76 Darstellung nach dem HGB (KapCoRiLiG) mit Brutto-Anlagenspiegel (Netto-
Anlagenspiegel möglich), für kleine Personenhandelsgesellschaften, Mindestgliederung
S79 Darstellung nach dem HGB (KapCoRiLiG) mit Brutto-Anlagenspiegel, für große
Personenhandelsgesellschaften, Offenlegung, Mindestgliederung
Kapitalgesellschaften
S40 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel, für große
Kapitalgesellschaften, Mindestgliederung
S43 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel, für mittelgroße
Kapitalgesellschaften, Mindestgliederung
S46 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel (Netto-Anlagenspiegel
möglich), für kleine Kapitalgesellschaften, Mindestgliederung
S49 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel, für mittelgroße
Kapitalgesellschaften, Offenlegung, Mindestgliederung
S50 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel (Netto-Anlagenspiegel
möglich), erweiterte Gliederung
S60 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel für große
Kapitalgesellschaften, GuV nach Umsatzkostenverfahren, Mindestgliederung
S63 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel für mittelgroße
Kapitalgesellschaften, GuV im UKV (Umsatzkostenverfahren), Mindestgliederung
S66 Darstellung nach dem HGB mit Brutto-Anlagenspiegel (Netto-Anlagenspiegel
möglich) für kleine Kapitalgesellschaften, GuV im UKV (Umsatzkostenverfahren),
Mindestgliederung
S80 Darstellung nach IFRS/IAS, GuV nach Gesamtkostenverfahren, für
Kapitalgesellschaften
S81 Darstellung nach IFRS/IAS, GuV nach Umsatzkostenverfahren, für
Kapitalgesellschaften
Für die SKR 80 und 81 sind folgende ASD vorgesehen:
Einzelunternehmen
S01 Darstellung an das HGB angelehnt
Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
S20 Für Freiberufler
S21 Für Gewerbe treibende
3. Informationen zum Aufbau der Zuordnungstabellen
Die Bezeichnung der Zuordnungstabelle ist 12-stellig aufgebaut und setzt sich aus den
Auswertungssteuerungsdaten (1. bis 3. Stelle) und dem Standardkontenrahmen (4. und 5.
Stelle) zusammen. Eine Kapitalgesellschaft mit SKR 03 und Darstellung nach dem HGB mit
Brutto-Anlagenspiegel könnte beispielsweise die Zuordnungstabelle S5003 verwenden. Die
11. und 12. Stelle beinhaltet die Altersversion der Zuordnungstabelle.
Die Zuordnungstabelle S0000 ist für die Aufbereitung von Kopfzeilen der
Jahresabschlussauswertungen vorgesehen.
Für die Übermittlung der umsatzsteuerlichen Werte (UStVA, USt 1/11, konsolidierte USt-
Auswertungen) an die Finanzverwaltung stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung:
Datenübermittlung über das Rechenzentrum für Anwender mit Zugang zum Rechenzentrum:
Wenn Sie Ihre Buchführungsdaten regelmäßig und fristgerecht ins Rechenzentrum senden und
die Datenübermittlung im Rechenzentrum geschlüsselt ist, werden dort die
umsatzsteuerlichen Auswertungen automatisch zur Übermittlung an die Finanzverwaltung
bereitgestellt.
Ihr Vorteil: Das DATEV-Rechenzentrum als Drehscheibe für den Datenaustausch übernimmt
alles Weitere und übermittelt die Daten termingerecht.
Datenübermittlung über das Internet für Anwender ohne Zugang zum Rechenzentrum: Wenn
Sie die Bereitstellung der umsatzsteuerlichen Werte über das Rechenzentrum nicht nutzen,
können Sie über das Programm Telemodul DÜ Rechnungswesen die Daten an die
Finanzverwaltung per Internet übermitteln. Bei diesem Verfahren sind Sie selbst für eine
korrekte und rechtzeitige Übertragung der Umsatzsteuer-Voranmeldung verantwortlich. Es
können Voranmeldungszeiträume ab 2004 übermittelt werden.
Falls Sie Ihre Buchführungsdaten regelmäßig ins Rechenzentrum senden und die
Datenübermittlung bereits nutzen, ergeben sich keine Änderungen. Bei der Jahresübernahme
können Sie ggf. weitere Stammdaten zur Datenübermittlung erfassen. Zur besseren Steuerung
und Verwaltung der Datenübermittlung steht Ihnen mit der Komponente Übersicht
Datenübermittlung Finanzverwaltung (aufrufbar unter Bestand | Daten holen
) eine Übersicht über die im Rechenzentrum gespeicherten umsatzsteuerlichen
Übermittlungsdaten (Umsatzsteuer-Voranmeldung, Sondervorauszahlung USt 1/11) zur
Verfügung. Sie sehen, welche USt-Daten wann zur Übermittlung bereitstehen und welche
bereits an die Finanzverwaltung übermittelt wurden. Sie können hier auch bestimmte
Übermittlungsdaten ändern und bearbeiten.
Wenn Sie die Daten erstmalig an das Rechenzentrum senden und das Wirtschaftsjahr 2005 des
Mandanten wurde durch eine Jahresübernahme angelegt, ist die Neuanlage des Bestandes im
Rechenzentrum nötig. Nach Beendigung der Jahresübernahme sollten Sie daher unter Bestand
| Daten senden | Sendedaten
einen Vorlauf erzeugen, den Sie dann ins Rechenzentrum senden.
- Sie können die Stammdaten für die Datenübermittlung auch bei der Neuanlage eines
Mandanten bzw. nachträglich für einen Mandanten (unter Stammdaten | Mandantendaten |
Registerkarte FIBU | Ordner Umsatzbesteuerung | Erfassungsmaske
Datenübermittlung/Fristverlängerung) schlüsseln.
Eine Teilnahme an der Datenübermittlung ist nur möglich, wenn der Steuerpflichtige auf dem
amtlich vorgeschriebenen Vordruck Erklärung gemäß §6 Steuerdaten-
Übermittlungsverordnung (StDÜV) seine Einwilligung gegenüber dem Finanzamt erklärt hat.
Den Vordruck können Sie bei Ihrem Finanzamt oder bei DATEV im Programm Bestell-
Manager anfordern.
Sie können die Erklärung auch direkt aus dem Programm am Bildschirm ausfüllen und
drucken:
Falls der Adobe Reader nicht installiert ist, können Sie diesen von der DATEV-CD / -DVD
übernehmen.
Für die Anschaltung steht Ihnen das Programm Telemodul DÜ Rechnungswesen zur
Verfügung. Die Übermittlung erfolgt über eine durch die Finanzverwaltung bereitgestellte
Sendekomponente. Dieses Telemodul muss in einer aktuellen Version installiert sein. Die
jeweils aktuelle Version des Telemoduls finden Sie im Download-Bereich von www.datev.de.
Für die korrekte Anschaltung ist eine korrekte Konfiguration der Internetumgebung
erforderlich.
Weitere Informationen zum Telemodul finden Sie auf der Informations-Datenbank unter der
Dok.-Nr. 1034031.
Die Datenübermittlung muss auch hier beim zuständigen Finanzamt mit dem amtlich
vorgeschriebenen Vordruck angemeldet werden.
Die Bereitstellung der Daten erfolgt in den Auswertungen UStVA bzw. USt 1/11, indem Sie
mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und die entsprechenden Menüpunkte
wählen:
ELSTER Datei übertragen: Sie starten die direkte Übermittlung der Werte der USt-Werte an
die Finanzverwaltung.
ELSTER Datei erzeugen: Die Umsatzsteuerwerte werden als Datei ausgegeben, um sie
dann zu einem späteren Zeitpunkt und ggf. für mehrere Mandanten gesammelt an die
Finanzverwaltung zu übermitteln.
Spezielle Druckeinstellungen: Wenn die Information fehlt, ob es sich um eine
berichtigte Voranmeldung handelt, können Sie hier das entsprechende Feld im Formular der
Anmeldung füllen. Ebenso können Sie die Verrechnung des Erstattungsbetrages oder den
Widerruf der Einzugsermächtigung in der Anmeldung schlüsseln. Diese Angaben werden
nicht gespeichert.
Mit der Eingabe des Branchenschlüssels ordnen Sie Ihre Mandanten einer bestimmten
Branche zu. Auf Grundlage des Branchenschlüssels und der Finanzbuchführungsdaten werden
im DATEV-Rechenzentrum anonymisierte Branchenauswertungen berechnet. Mit der
Jahresübernahme nach 2006 wird dafür ein neues Branchenschlüsselverzeichnis verbindlich
für alle Mandanten eingeführt. Es ist weitestgehend identisch mit der aktuellen, offiziellen
Klassifikation der Wirtschaftszweige des Statistischen Bundesamtes (WZ2003).
Teilnehmerzahl
Nur eine hohe Teilnehmerzahl gewährleistet streng anonymisierte Vergleiche, ohne dass
Rückschlüsse auf einzelne Unternehmen gezogen werden können. Gleichzeitig wird eine hohe
statistische Aussagefähigkeit erzielt. Wenn zukünftig weitere Kriterien herangezogen werden,
wie beispielsweise Gesellschaftsform (Personengesellschaften bzw. Kapitalgesellschaften),
regionale Herkunft des Unternehmens (z.B. Bundesland) und Berücksichtigung
unterschiedlicher Umsatzklassen, erhöht sich die Aussagekraft der Vergleiche signifikant.
Gleichzeitig setzen solche detaillierte Vergleiche sehr viele Teilnehmer voraus.
Der Vergleich mit dem Branchendurchschnitt ist direkt in diesem Programm möglich.
Mit der Einführung des neuen Verzeichnisses in der Jahresübernahme in das Wirtschaftsjahr
2006 vereinfacht sich die Zuordnung eines Mandanten zu einer Branche. Aus dem bereits
gespeicherten alten Branchenschlüssel (falls vorhanden), dem Unternehmensnamen oder dem
-gegenstand wird automatisch ein Vorschlag für die Branchenzuordnung generiert. Zudem
wird die Branchenzuordnung durch eine intelligente Suche (ca. 35.000 Stichwörter)
unterstützt. Ausführliche Beschreibungen erleichtern die Branchenzuordnung zusätzlich.
Im Feld Suchen nach können Sie Suchbegriffe oder - falls bekannt - den Branchenschlüssel
eingeben. Es werden die Branchenbezeichnungen, eine umfangreiche Stichwortliste und die
Erläuterungstexte zu jeder Branche durchsucht. Alternativ können Sie auch in der Übersicht
die Branchenzuordnung treffen. Die sachliche Branchenzuordnung sollte gemäß der
Haupttätigkeit erfolgen.
Auswertungen
5 Klicken Sie auf die Schaltflächen Stammdaten-Abgleich und Stammdaten aus der
Mandantenverwaltung übernehmen.
Sie nehmen in diesem Fenster für den Mandanten, für den Sie eine Neuanlage bzw. eine
Aktualisierung der Stammdaten durchführen möchten, einen Abgleich dieser Daten zwischen
dem Programm Mandantenverwaltung und diesem Programm vor. Sie erhalten eine
Übersicht, in denen die Inhalte der Stammdaten gegenübergestellt werden. Sie können
entscheiden, welche Daten Sie in den Mandantenbestand übernehmen möchten und stoßen
dann die Übernahme an.
1 Legen Sie in der Gruppe Anzeige fest, ob in der Übersicht alle oder nur die
abweichenden Werte (Voreinstellung) angezeigt werden sollen. Wählen Sie den
entsprechenden Schaltknopf.
Die Übersicht wird entsprechend aufgebaut. Bei Einstellung abweichenden Werte werden alle
Felder angezeigt, bei denen die Inhalte der Mandantenverwaltung von denen der installierten
Anwendung abweichen. Die Anzahl der Abweichungen sehen Sie im Anzeigefeld. Wenn Sie
alle Werte anzeigen, sehen Sie im Feld Anzahl der Abweichungen die Abweichungen sowie
die maximale Anzahl der übernehmbaren Felder.
2 Legen Sie fest, welche Inhalte Sie aus der Mandantenverwaltung übernehmen
möchten, indem Sie in der Spalte Bezeichnung das jeweilige Kontrollkästchen für ein Feld
aktivieren.
--ODER--
Um alle Felder zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle auswählen.
Kanzlei anlegen
Sie legen fest, ob Sie Daten von einzelnen Mandanten bzw. Kanzlei- oder Standarddaten vom
Rechenzentrum an den PC übertragen möchten. Daneben können Sie auch Branchenlösungen
sowie die Finanzamtsadressdaten und RZ-Übersichten gesondert anfordern.
Wenn Sie die Daten von mehreren Mandanten erstmalig vom Rechenzentrum holen möchten,
wählen Sie den Schaltknopf Erstbereitstellung mehrerer Mandanten.
Falls Sie für mehrere Mandanten, die bereits am PC vorhanden sind, gleichzeitig bestimmte
Daten in einer ergänzenden Bereitstellung holen möchten, können Sie für Lohnbuchungen,
Belege aus Geschäftsbücher online, Kontoumsätze RZ-Bankinfo sowie Belege aus der
Belegverwaltung online einen mandantenübergreifenden Holauftrag erstellen (Schaltknopf
Daten mehrerer Mandanten Ergänzen).
Wenn Sie die Daten auf einem Laufwerk konvertieren und speichern möchten, das vom
eingestellten Standard-Datenpfad abweicht, können Sie diesen Datenpfad aus der Liste
auswählen bzw. direkt eingeben. Den Standard-Datenpfad haben Sie bei der Installation des
Programmes festgelegt.
- Mandantendaten (vorbelegt): Sie fordern hier für einen einzelnen Mandanten alle im
Rechenzentrum gespeicherten Daten an. Beachten Sie, dass der Mandant nicht am PC
vorhanden sein darf.
- Kanzleidaten: Sie können die am PC vorhandenen Kanzleidaten mit im
Rechenzentrum gespeicherten Daten ergänzen und aktualisieren.
- Standarddaten: Sie können die am PC vorhandenen Standarddaten mit den im
Rechenzentrum gespeicherten Daten ergänzen und aktualisieren.
- Erstbereitstellung mehrerer Mandanten: Sie können hier einen Holauftrag für mehrere
Mandanten erstellen, die Sie erstmalig vom Rechenzentrum holen möchten.
In Abhängigkeit der gewählten Daten erhalten Sie ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie den
Holauftrag näher präzisieren.
Einzelne Mandanten zum Holen auswählen
Sie legen fest, welchen Mandanten Sie aus dem Rechenzentrum holen möchten, indem Sie
aus der Übersicht der RZ-Mandantendaten einen Mandanten auswählen oder direkt den
Ordnungsbegriff eingeben. Sie können für einen Holauftrag maximal einen Mandanten
auswählen. Sie erhalten dieses Fenster, wenn Sie noch keinen Mandanten zur Bearbeitung
ausgewählt haben.
So wählen Sie einen Mandanten für die Übertragung aus dem Rechenzentrum aus
1 Wenn die Übersicht RZ-Mandantendaten bereits vor Ort gespeichert ist, wählen Sie
einen Mandanten aus, indem Sie auf den gewünschten Mandanten doppelklicken oder den
gewünschten Mandanten markieren und anschließend auf die Schaltfläche Übernehmen
klicken. Mit Hilfe der Suchfunktionen können Sie bei einer umfangreichen Übersicht schnell
den gewünschten Mandanten auswählen.
--ODER--
Geben Sie den Ordnungsbegriff direkt in die Eingabefelder Berater (max. 7 Stellen),
Mandant (max. 5 Stellen), Jahr (max. 4 Stellen) ein. So verfahren Sie auch, wenn die
Übersicht RZ-Mandantendaten nicht am PC gespeichert oder der Ordnungsbegriff nicht in der
Übersicht enthalten ist.
Nach der Eingabe des Ordnungsbegriffes findet eine Prüfung statt, ob der eingegebene
Ordnungsbegriff im Rechenzentrum vorhanden ist. Falls diese Prüfung ergibt, dass dies nicht
der Fall ist, erhalten Sie einen Hinweis. Sie können dann die Eingabe des Ordnungsbegriffs
überprüfen, um eine fehlerhafte Anschaltung zu vermeiden.
Die Eingabefelder werden geleert; die Schaltfläche OK für die weitere Präzisierung des
Holauftrags wird inaktiv gesetzt.
Sie erhalten ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie den Holauftrag für den Mandanten
inhaltlich vervollständigen. In Abhängigkeit einer weiteren Prüfung, ob der Mandant bereits
am PC vorhanden ist, können Sie den Mandanten entweder neu vom RZ anfordern
(Erstbereitstellung) oder den vorhandenen Bestand um weitere Daten ergänzen
(Ergänzungsbereitstellung).
Sie legen hier fest, welche Buchführungs- und Jahresabschlussdaten bei der erstmaligen
Bereitstellung des Mandanten zusätzlich übertragen werden sollen. Der Mandant ist bisher am
PC nicht vorhanden. Die zur Bearbeitung des Mandanten notwendigen Stammdaten sowie die
Monatsverkehrszahlen werden automatisch aus dem Rechenzentrum übernommen.
Die Liste für die Auswahl der Daten neben dem Kontrollkästchen ist aktiv. Die Listen
enthalten alle auswählbaren Kanzlei- und individuellen Daten, die für die Bearbeitung des
Mandanten zulässig sind. Sofern die RZ-Übersicht Kanzleidaten bzw. Mandantendaten am PC
vorhanden ist, können Sie einem Textzusatz die Information entnehmen, ob die Daten am PC
und/oder im RZ bereits gespeichert sind. Zusätzlich erscheint beim SSFP der Zusatz
"Jahresübernahme", wenn folgendes bekannt ist: der SSFP existiert im laufenden Jahr weder
am PC noch im RZ, aber im Vorjahr im RZ. Somit könnte er in das Folgejahr im RZ
übernommen und anschließend an den PC übertragen werden.
6 Wählen Sie aus der jeweiligen Liste (ASD/ZOT/SSFP) die gewünschten individuellen
bzw. Kanzleidaten.
Wenn eine Prüfung ergibt, dass die Daten bereits am PC existieren und/oder Änderungen
gemacht wurden, die noch nicht ins RZ gesendet wurden, werden Sie auf diesen Sachverhalt
hingewiesen.
7 Um den Zeitpunkt der DFÜ-Verarbeitung einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche
DFÜ-Auftrag... (DFÜ-Auftragsdaten).
Sie erhalten das Dialogfenster DFÜ-Auftragsdaten ändern, in dem Sie die Einstellungen für
die Verarbeitung im Rechenzentrum (z.B. Termin, automatische Folgeverarbeitung,
Auftragsbezeichnung) temporär für diesen Auftrag ändern können.
Der Holauftrag wird erstellt und in der Anwendung RZ-Kommunikation zur Verarbeitung
bereitgestellt.
Sie können erstmalig Mandantendaten aus dem Rechenzentrum nur anfordern, solange Sie
keinen Mandanten oder Kanzlei für die Bearbeitung ausgewählt haben.
2 Wählen Sie innerhalb der Gruppe Anfordern von den Schaltknopf Erstbereitstellung
mehrerer Mandanten.
3 Klicken Sie auf OK.
Sie erhalten einen Hinweis, dass benötigte Standard- und Kanzleidaten nicht übertragen
werden und daher zuvor eingespielt oder geholt werden müssen.
Es findet eine Prüfung statt, ob Mandanten existieren, die im Rechenzentrum angelegt sind,
nicht jedoch an den PC übertragen wurden. Dazu muss die RZ-Übersicht der Mandanten am
PC vorhanden sein.
Falls die Prüfung ergibt, dass die RZ-Übersicht nicht am PC vorhanden ist, erhalten Sie einen
Hinweis. Bestätigen Sie den Hinweis mit OK und erstellen Sie im Dialogfenster Daten holen
in der Gruppe Anfordern von / Schaltknopf Finanzamtsadressdaten/RZ-Übersichten einen
Holauftrag für die Übersicht.
Falls die Prüfung eine Abweichung zwischen PC- und RZ-Bestand ergibt, erhalten Sie das
Dialogfenster Erstbereitstellung mehrerer Mandanten mit einer Übersicht aller Mandanten,
die nicht am PC vorhanden sind.
Sie können hier in einem Holauftrag einen oder mehrere Mandanten aus dem Rechenzentrum
anfordern, die noch nicht am PC vorhanden sind. Sie wählen aus der Übersicht der RZ-
Mandantendaten den oder die Mandanten.
Bei der Übertragung werden für die ausgewählten Mandanten alle Einzelbuchungssätze
berücksichtigt. OPOS-Daten werden übertragen, sofern OPOS im Rechenzentrum
geschlüsselt wurde. Konsolidierungskreise werden angefordert, wenn diese am PC noch nicht
vorhanden sind.
Beachten Sie, dass bei der Erstbereitstellung mehrerer Mandanten keine Kanzlei- und
Standarddaten aus dem Rechenzentrum automatisch mit angefordert werden. Es muss
daher sichergestellt sein, dass die zur Bearbeitung der jeweiligen Mandanten
benötigten Standardkontenrahmen und Kanzleidaten (z.B. Kontenbeschriftungen,
BWA-Schemata, Kontenfunktionen) vorher in den PC-Bestand eingespielt wurden
bzw. dem Rechenzentrum geholt wurden.
Falls der SKR am PC fehlt, wird die Konvertierung abgebrochen. In diesem Fall
müssen Sie den benötigten SKR in einem eigenen Holauftrag vom RZ holen bzw. von
der aktuellen Programm-CD einspielen. Anschließend können Sie die Konvertierung
am PC nochmals durchführen.
1 Um den Umfang der angezeigten Mandanten einzugrenzen, klicken Sie auf das
Symbol (Filter mit Stift)
Sie erhalten das Dialogfenster DFÜ-Auftragsdaten ändern, in dem Sie die Einstellungen für
die Verarbeitung im Rechenzentrum (z.B. Termin, automatische Folgeverarbeitung,
Auftragsbezeichnung) temporär für diesen Auftrag ändern können.
5 Um die Mandanten zu holen, klicken Sie auf die Schaltfläche Daten holen.
Der Holauftrag wird erstellt und in der Anwendung RZ-Kommunikation zur Verarbeitung
bereitgestellt.
Sie können für Ihre Berater-/Mandantennummer eine Branchenlösung direkt aus dem
Rechenzentrum übertragen.
Alle Branchenlösungen basieren auf einem speziell aufgebauten Kontenrahmen und
beinhalten individuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen und ggfs. eine individuelle
Zuordnungstabelle für den Jahresabschluss.
Falls Sie den Beginn des Wirtschaftsjahres ändern möchten, können Sie das Datum des
Wirtschaftsjahresbeginns eingeben.
! Mandantennummer
Holen Sie die Branchenlösung für ein neues Buchungsjahr für eine bereits vorhandene
Mandantennummer (keine Jahresübernahme durchführen!) oder unter einer neuen,
nicht verwendeten Mandantennummer.
Voraussetzung
Das betreffende Jahr oder der Ordnungsbegriff ist weder am PC noch im Rechenzentrum
angelegt.
1 Geben Sie den Ordnungsbegriff (Berater / Mandant / Jahr) ein, auf den die
Branchenlösung aus dem Rechenzentrum übertragen werden soll. Geben Sie eine nicht
vorhandene Mandantennummer ein.
2 Geben Sie ggf. das Datum des Wirtschaftsjahresbeginns ein.
3 Wählen Sie aus der Liste Branche eine verfügbare Lösung.
4 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zuordnungstabellen aus dem Rechenzentrum
übertragen?.
Sie erhalten das Dialogfenster DFÜ-Auftragsdaten ändern, in dem Sie die Einstellungen für
die Verarbeitung im Rechenzentrum (z.B. Termin, automatische Folgeverarbeitung,
Auftragsbezeichnung) temporär für diesen Auftrag ändern können.
Der Holauftrag wird erstellt und in der Anwendung RZ-Kommunikation zur Verarbeitung
bereitgestellt.
i Einsatz des Programms RZ-Kommunikation
Sie legen fest, ob und in welchem Zeitraum die RZ-Übersichten am PC aktualisiert werden
sollen.
Beachten Sie, dass die Einstellungen für die Aktualisierung der RZ-Übersichten nur
geändert werden können, wenn Sie Administrator-Rechte besitzen.
Wenn Sie die Aktualisierung der RZ-Übersichten nicht wünschen, deaktivieren Sie das
Kontrollkästchen.
Nach erfolgter Übertragung aus dem Rechenzentrum stehen die Buchungen unter Buchen |
Stapelverarbeitung bzw. im Dialogbuchen in der Bearbeitung der Buchungsvorschlagsliste zur
Prüfung und Verarbeitung bereit.
Nach erfolgter Übertragung aus dem Rechenzentrum stehen die Belege im Dialogbuchen zur
Prüfung und Verarbeitung bereit.
8 Markieren Sie in der linken Spalte jeweils die gewünschten ASD, ZOT oder SSFP, die
Sie im Rechenzentrum holen möchten. Diese Spalte enthält eine Liste mit allen auswählbaren
Kanzlei- und individuellen Daten, die für die Bearbeitung des Mandanten zulässig sind.
Sofern die RZ-Übersicht Kanzleidaten bzw. Mandantendaten am PC vorhanden ist, können
Sie einem Textzusatz die Information entnehmen, ob die Daten am PC und/oder im RZ bereits
gespeichert sind. Zusätzlich erscheint beim SSFP der Zusatz "Jahresübernahme", wenn
folgendes bekannt ist: der SSFP existiert im laufenden Jahr weder am PC noch im RZ, aber
im Vorjahr im RZ. Somit könnte er in das Folgejahr im RZ übernommen und anschließend an
den PC übertragen.
Die ausgewählten Daten werden in der rechten Spalte angezeigt. Wenn eine Prüfung ergibt,
dass die Daten bereits am PC existieren und/oder Änderungen gemacht wurden, die noch
nicht ins RZ gesendet wurden, werden Sie auf diesen Sachverhalt hingewiesen.
10 Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Daten, die Sie aus dem RZ holen möchten.
11 Um die getroffene Auswahl für Daten, die in der rechten Spalte stehen, rückgängig zu
machen, markieren Sie die Daten in der rechten Spalte. Klicken Sie auf die Schaltfläche
Entfernen oder doppelklicken Sie auf die gewünschten Daten in der linken Spalte.
Die ausgewählten Daten werden in der rechten Spalte nicht mehr angezeigt.
12 Um den Zeitpunkt der DFÜ-Verarbeitung einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche
DFÜ-Auftrag... (DFÜ-Auftragsdaten).
Sie erhalten das Dialogfenster DFÜ-Auftragsdaten ändern, in dem Sie die Einstellungen für
die Verarbeitung im Rechenzentrum (z.B. Termin, automatische Folgeverarbeitung,
Auftragsbezeichnung) temporär für diesen Auftrag ändern können.
Der Holauftrag wird erstellt und in der Anwendung RZ-Kommunikation zur Verarbeitung
bereitgestellt.
Kanzleidaten holen
1 Geben Sie Ihre Beraternummer sowie das Jahr ein, für das Sie Kanzleidaten holen
möchten. Diese Eingaben sind notwendig, um Kanzleidaten anfordern zu können.
2 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die jeweiligen Kanzleidaten, die Sie holen
möchten (zur Auswahl stehen Kanzlei-Kontenbeschriftungen, - Anlagenspiegelfunktionen, -
Einschränkungen für Bescheinigungen, Kontenfunktionen und USt-Schlüssel, Ihre
Berateradressdaten sowie Kanzlei-BWA-Schemata).
3 Markieren Sie in der linken Spalte jeweils die gewünschten ASD, ZOT oder SSFP, die
Sie im Rechenzentrum holen möchten. Diese Spalte enthält eine Liste mit allen auswählbaren
Kanzleidaten, die für Ihre Beraternummer zulässig sind. Sofern die RZ-Übersicht
Kanzleidaten am PC vorhanden ist, können Sie einem Textzusatz die Information entnehmen,
ob die Daten am PC und/oder im RZ bereits gespeichert sind. Zusätzlich erscheint beim SSFP
der Zusatz "Jahresübernahme", wenn folgendes bekannt ist: der SSFP existiert im laufenden
Jahr weder am PC noch im RZ, aber im Vorjahr im RZ. Somit könnte er in das Folgejahr im
RZ übernommen und anschließend an den PC übertragen werden.
4 Um die ASD, ZOT bzw. SSFP in den Holauftrag zu übernehmen, klicken Sie für die
markierten Daten auf die Schaltfläche Hinzufügen oder doppelklicken Sie auf die
gewünschten Daten in der linken Spalte.
Die ausgewählten Daten werden in der rechten Spalte angezeigt. Wenn eine Prüfung ergibt,
dass die Daten bereits am PC existieren und/oder Änderungen gemacht wurden, die noch
nicht ins RZ gesendet wurden, werden Sie auf diesen Sachverhalt hingewiesen.
5 Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Daten, die Sie aus dem RZ holen möchten.
6 Um die getroffene Auswahl für Daten, die in der rechten Spalte stehen, rückgängig zu
machen, markieren Sie die Daten in der rechten Spalte. Klicken Sie auf die Schaltfläche
Entfernen oder doppelklicken Sie auf die gewünschten Daten in der linken Spalte.
Die ausgewählten Daten werden in der rechten Spalte nicht mehr angezeigt.
7 Um den Zeitpunkt der DFÜ-Verarbeitung einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche
DFÜ-Auftrag... (DFÜ-Auftragsdaten).
Sie erhalten das Dialogfenster DFÜ-Auftragsdaten ändern, in dem Sie die Einstellungen für
die Verarbeitung im Rechenzentrum (z.B. Termin, automatische Folgeverarbeitung,
Auftragsbezeichnung) temporär für diesen Auftrag ändern können.
Der Holauftrag wird erstellt und in der Anwendung RZ-Kommunikation zur Verarbeitung
bereitgestellt.
Standarddaten holen
1 Geben Sie das Jahr ein, für das Sie die Standarddaten holen möchten.
2 Markieren Sie in der linken Spalte die gewünschten Standarddaten (SKR/ASD/ZOT),
die Sie holen möchten.
3 Um die ASD, ZOT bzw. SSFP in den Holauftrag zu übernehmen, klicken Sie für die
markierten Daten auf die Schaltfläche Hinzufügen oder doppelklicken Sie auf die
gewünschten Daten in der linken Spalte.
Die ausgewählten Daten werden in der rechten Spalte angezeigt. Wenn eine Prüfung ergibt,
dass die Standarddaten bereits am PC existieren, werden Sie auf diesen Sachverhalt
hingewiesen.
Die Auswahlliste für die Zuordnungstabellen wird aufgebaut. Standardmäßig werden die
aktuellsten Versionen aller Zuordnungstabellen für alle SKR angezeigt.
5 Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Standarddaten, die Sie aus dem RZ holen
möchten.
6 Um die getroffene Auswahl für Daten, die in der rechten Spalte stehen, rückgängig zu
machen, markieren Sie die Daten in der rechten Spalte. Klicken Sie auf die Schaltfläche
Entfernen oder doppelklicken Sie auf die gewünschten Daten in der linken Spalte.
Die ausgewählten Daten werden in der rechten Spalte nicht mehr angezeigt.
7 Um den Zeitpunkt der DFÜ-Verarbeitung einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche
DFÜ-Auftrag... (DFÜ-Auftragsdaten).
Sie erhalten das Dialogfenster DFÜ-Auftragsdaten ändern, in dem Sie die Einstellungen für
die Verarbeitung im Rechenzentrum (z.B. Termin, automatische Folgeverarbeitung,
Auftragsbezeichnung) temporär für diesen Auftrag ändern können.
8 Klicken Sie auf OK.
Der Holauftrag wird erstellt und in der Anwendung RZ-Kommunikation zur Verarbeitung
bereitgestellt.
Voraussetzung
Sie können einen Holauftrag für mehrere Mandanten nur erstellen, solange Sie keinen
Mandanten oder Kanzlei für die Bearbeitung ausgewählt haben.
1 Um festzulegen, welche Daten für alle Mandanten geholt werden sollen, aktivieren Sie
in der Gruppe Mandantenübergreifende Auswahl die Kontrollkästchen für die Daten, die bei
den Mandanten in den Holauftrag übernommen werden sollen.
Es werden in der Mandantenliste bei allen Mandanten, für welche diese Auftragsart gesetzt ist
(angezeigt durch die Klammern), Holaufträge angelegt (in die Klammern wird ein X gesetzt: (
X ) ). Holaufträge werden immer nur für das höchste Wirtschaftsjahr automatisch angelegt.
2 Um für einen Mandanten die Auftragsarten festzulegen, markieren Sie den jeweiligen
Mandanten und klicken Sie auf die Schaltfläche Auftragsart.
--ODER--
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Auftragsarten
festlegen.
Sie erhalten das Dialogfenster Auftragsarten festlegen.
Für Mandanten, für die keine Auftragsart festgelegt ist, wird das Dialogfenster Auftragsarten
festlegen automatisch geöffnet, wenn dieser markiert wird (aktiviertes Kontrollkästchen in der
Spalte Mandantenname
).
Sie sehen durch das vorhandene ( X ), dass für diesen Mandanten ein Holauftrag angelegt
wurde.
4 Um den Umfang der angezeigten Mandanten einzugrenzen, klicken Sie auf das
Symbol (=Trichter mit Stift)
Sie erhalten das Dialogfenster DFÜ-Auftragsdaten ändern, in dem Sie die Einstellungen für
die Verarbeitung im Rechenzentrum (z.B. Termin, automatische Folgeverarbeitung,
Auftragsbezeichnung) temporär für diesen Auftrag ändern können.
7 Um die Daten aus dem Rechenzentrum zu holen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Daten holen.
Der Holauftrag wird erstellt und in der Anwendung RZ-Kommunikation zur Verarbeitung
bereitgestellt.
Sie legen in diesem Dialogfenster für den ausgewählten Mandanten fest, welche Auftragsarten
geholt werden sollen. Sie können durch Aktivierung der jeweiligen Kontrollkästchen
festlegen, ob Lohnbuchungen, Belege aus Geschäftsbücher online, Kontoumsätze RZ-
Bankinfo sowie Belege aus Belegverwaltung online geholt werden sollen.
Sie erhalten das Dialogfenster Daten mehrerer Mandanten ergänzen; die für den Mandanten
ausgewählten Daten sind in den jeweiligen Spalten mit ( ) markiert.
Sie erhalten das Dialogfenster DFÜ-Auftragsdaten ändern, in dem Sie die Einstellungen für
die Verarbeitung im Rechenzentrum (z.B. Termin, automatische Folgeverarbeitung,
Auftragsbezeichnung) temporär für diesen Auftrag ändern können.
4 Klicken Sie auf OK.
Der Holauftrag wird erstellt und in der Anwendung RZ-Kommunikation zur Verarbeitung
bereitgestellt.
Wenn Sie regelmäßig aus dem Rechenzentrum Daten holen, können Sie die
Aktualisierung der RZ-Übersichten automatisieren. Sie aktivieren dazu unter Extras |
Einstellungen in der Registerkarte Daten holen das Kontrollkästchen Aktualisierung
der Übersicht und geben dann in den jeweiligen Feldern 1 (=täglich) ein.
Voraussetzung
Im Rechenzentrum darf für diesen Mandanten noch keine individuelle Tabelle gespeichert
sein; andernfalls müssen Sie diese vor der Einrichtung der neuen Tabelle löschen.
In der Liste Branche wird die bereits eingerichtete Branchenlösung bzw. der
Standardkontenrahmen angezeigt.
2 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zuordnungstabellen aus dem Rechenzentrum
übertragen?.
Falls für die Branchenlösung bzw. bei den übrigen Standardkontenrahmen eine Standard-
Zuordnungstabelle für die Jahresabschlusserstellung benötigt wird, ist das Kontrollkästchen
inaktiv.
Sie erhalten das Dialogfenster DFÜ-Auftragsdaten ändern, in dem Sie die Einstellungen für
die Verarbeitung im Rechenzentrum (z.B. Termin, automatische Folgeverarbeitung,
Auftragsbezeichnung) temporär für diesen Auftrag ändern können.
Der Holauftrag wird erstellt und in der Anwendung RZ-Kommunikation zur Verarbeitung
bereitgestellt.
1. d) Daten importieren
Mandanten aus LAWI benutzen als Standarddaten den Standardkontenrahmen 99. Der
SKR muss für jedes zu bearbeitende Kalenderjahr eingespielt werden.
LAWI-Zuordnungstabelle nötig
Zum SKR 99 existieren keine Standardzuordnungstabellen. Für die Erstellung des
Jahresabschlusses ist deshalb eine individuelle Zuordnungstabelle oder eine Kanzlei-
Zuordnungstabelle nötig.
Für die Nutzung der LAWI-Zuordnungstabelle ist es erforderlich, dass die LAWI-Kanzlei-
ZOT unter der Beraternummer bzw. Mandantennummer Ihres Mandanten gespeichert wird.
Die kopierte Zuordnungstabelle kann anschließend unter Stammdaten | Mandanten-
Stammdaten | Registerkarte BILANZ dem Mandanten zugeordnet werden.
Quelldatenpfad WIN-LAWI (Liste)Zeigt die Quell-Laufwerke an, die für den Import von
Datenbeständen zur Verfügung stehen
(Diskettenlaufwerke und das Laufwerk, auf dem
Kanzlei-Rechnungswesen bzw. BILANZ installiert ist).
Zieldatenpfad Kanzlei-Rechnungswesen (Liste) Zeigt die Ziel-Laufwerke, die für den
Import von Datenbeständen zur Verfügung stehen.
(Symbol Ordner) Öffnet das Dialogfenster Datenpfad-Verwaltung, in dem
Sie die Datenpfade (Verzeichnisse) konfigurieren, die
Ihr Programm zum Speichern Ihrer Daten benutzt.
Suchen in Spalte (Liste) Zeigt die Spaltenbezeichnungen der Liste (z. B. Name,
Berater, Mandant).
Suchen nach (Eingabefeld) Hier erfassen Sie den Suchbegriff (z. B. Name des
Mandanten). Der Balkencursor springt zum ersten
Eintrag, der der eingegebenen Zeichenkette entspricht.
Liste Zeigt die Datenbestände, die sich auf dem gewählten
Datenträger befinden.
Übernehmen (Schaltfläche) Startet die Übernahme des markierten
Datenbestandes.
Abbrechen (Schaltfläche) Schließt das aktuelle Dialogfenster. Wurden Daten
geändert, wird auf den ursprünglichen Zustand
zurückgesetzt.
Löschen (Schaltfläche) Löscht den markierten Datenbestand. Die Schaltfläche
ist nur aktiv, wenn der Datenbestand auf einem
Festplattenlaufwerk gespeichert ist.
So übernehmen Sie die Stammdaten und die Buchungsdaten aus LAWI
1 Wählen Sie in der Liste Quelldatenpfad WIN-LAWI das Laufwerk, auf dem sich die
aus LAWI exportierten Daten befinden.
Es werden alle Mandanten angezeigt, die sich auf dem gewählten Datenträger befinden.
Wenn sich auch die Exportdatenbestände des Vorjahres auf dem Datenträger befinden,
erscheint die Abfrage, ob der Vorjahresbestand ebenfalls importiert werden soll.
2. Bestand auswählen
2. a) Mandant öffnen
Im Dialogfenster Mandant öffnen wählen Sie einen Mandanten für ein bestimmtes Jahr zur
weiteren Bearbeitung.
Markieren Sie in der Liste den gewünschten Mandanten für das entsprechende Jahr, das Sie
bearbeiten möchten, und klicken Sie auf OK.
Sie erhalten das Dialogfenster Bearbeitung auswählen <Ordnungsbegriff>, in dem Sie sich für
einen Bearbeitungsteil sowie die Bearbeitungsform entscheiden können.
2. b) Kanzlei öffnen
Markieren Sie in der Liste die gewünschte Kanzlei für das entsprechende Jahr, das Sie
bearbeiten möchten, und klicken Sie auf OK.
3. Stammdaten
3. a) Mandantendaten (Adress- und Programmdaten) bearbeiten
3. a) – 1 Mandantendaten erfassen
In den Mandantendaten ändern Sie die Stammdaten des gerade bearbeiteten Mandanten. Sie
können Stammdaten aus der Mandantenverwaltung übernehmen bzw. dorthin
zurückschreiben.
1 Klicken Sie auf die Bezeichnung der Registerkarte, in der Sie Stammdaten bearbeiten
möchten (z.B. FIBU).
4 Um die Stammdaten zu erfassen oder zu ändern, geben Sie in den jeweiligen Feldern
die Daten ein oder wählen Sie aus den Listen die Einträge bzw. aktivieren die entsprechenden
Schaltknöpfe und Kontrollkästchen.
5 Um Daten aus der Mandantenverwaltung zu übernehmen bzw. geänderte Daten in die
Mandantenverwaltung zurückzuschreiben, klicken Sie auf die Schaltflächen Stammdaten-
Abgleich und Stammdaten aus der Mandantenverwaltung übernehmen bzw. Stammdaten in
die Mandantenverwaltung zurückschreiben.
Sie erhalten das Dialogfenster Stammdaten übernehmen - Abgleich..., in dem Sie einen
Abgleich der Daten durchführen und die Aktualisierung für den kompletten Datenbestand
oder selektiv für abweichende Daten vornehmen.
6 Um ein Protokoll für die Eingaben auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche
Protokoll.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
7 Um die Eingaben für eine Erfassungsmaske zu speichern, klicken Sie auf die
Schaltfläche Übernehmen.
3. a) – 2 Mandanten-Adressdaten (MAD)
In der Registerkarte Adressdaten machen Sie Angaben zum gerade bearbeiteten Mandanten
(MAD).
Die Adressdaten untergliedern sich in die drei Bereiche Name und Anrede, Anschrift und
Einstellungen.
Nähere Informationen zu den Eingabebereichen für die Adressdaten erhalten Sie unter
Informationen zur Registerkarte Adressdaten (s. u.)
1 Öffnen Sie im Ordner Adressdaten die jeweilige Erfassungsmaske, für die Sie
Adressdaten eingeben möchten.
2 Erfassen oder ändern Sie die Stammdaten, indem Sie in den jeweiligen Eingabefeldern
Daten eingeben oder aus den Listen Einträge wählen bzw. die entsprechenden Schaltknöpfe
und Kontrollkästchen aktivieren.
3 Um ein Protokoll für die Eingaben auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche
Protokoll.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
4 Um die Eingaben für eine Erfassungsmaske zu speichern, klicken Sie auf die
Schaltfläche Übernehmen.
Sie machen hier Angaben zum Namen des Mandanten (Name kurz, Name lang oder
erweiterter Name) sowie weiteren unternehmensrelevanten Merkmalen wie
Unternehmensart und Gesellschaftsform.
Anschrift
Sie erfassen hier die Anschriftsdaten des Mandanten (z.B. Straße, Ort, Telefon).
Einstellungen
Sie legen hier für den Mandanten allgemeine Einstellungen (z.B. Länderschlüssel) und
Steuerungsdaten für die Nutzung des Rechenzentrums als Datendrehscheibe (z.B. für den
Branchenvergleich oder den Datenaustausch mit Finanzämtern) fest.
(s. o. Exkurs)
Übersicht Nationalitätskennzeichen
3. a) – 3 FIBU-Daten
FIBU-Daten ändern
Mit Hilfe der FIBU-Programmdaten legen Sie die Regeln und Kriterien für die Verarbeitung
der Buchführungsdaten sowie für die Auswertungssteuerung fest. Die FIBU-Programmdaten
sind jahresbezogen und können durch die Funktion der Jahresübernahme am PC und im
Rechenzentrum in das Folgejahr übernommen werden.
1 Doppelklicken Sie innerhalb der Ordner in der linken Fensterhälfte auf die jeweilige
Erfassungsmaske, für die Sie FIBU-Programmdaten eingeben möchten.
2 Erfassen oder ändern Sie die Stammdaten, indem Sie in den jeweiligen Eingabefeldern
Daten eingeben oder aus den Listen Einträge wählen bzw. die entsprechenden Schaltknöpfe
und Kontrollkästchen aktivieren.
3 Um ein Protokoll für die Eingaben auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche
Protokoll.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
4 Um die Eingaben für eine Erfassungsmaske zu speichern, klicken Sie auf die
Schaltfläche Übernehmen.
Exkurs: Umsatzsteuerartenschlüssel
Beachten Sie folgende Hinweise:
1. Umsatzsteuerartenschlüssel A
Wenn Sie den Umsatzsteuerartenschlüssel A erfasst haben, erfolgt sowohl in der PC-
Anwendung als auch im Rechenzentrum keine Steuerberechnung. Für ein Konto mit
automatischer Steuerrechnung erfolgt im Gegensatz zu anderen Umsatzsteuerartenschlüsseln
keine Umsatzsteuerermittlung.
Sie lassen sich Ihre UStVA am PC ausgeben und möchten nur den Zahlungsträger aus dem
Rechenzentrum erhalten. In diesem Fall hinterlegen Sie den Umsatzsteuerartenschlüssel C
(Soll-Versteuerung und UStVA auf Abruf) bzw. E (Ist-Versteuerung und UStVA auf Abruf).
3. Änderung des Umsatzsteuerartenschlüssels am PC
Sie können den Umsatzsteuerartenschlüssel am PC nur ändern, wenn Sie noch keine
Buchungen erfasst haben (Buchungssätze, die Sie über Generallöschung gelöscht haben,
gelten am PC als vorhanden) bzw. wenn Sie bereits erfasste Vorläufe festgeschrieben oder
gesendet haben.
Wenn Sie Ihre Daten auch im Rechenzentrum bearbeiten, senden Sie alle Vorläufe, bevor Sie
den Umsatzsteuerartenschlüssel ändern. Die Änderung des Umsatzsteuerartenschlüssels darf
erst eine Verarbeitung später an das Rechenzentrum gesendet werden.
Sie haben den Umsatzsteuerartenschlüssel am PC geändert (z.B. von Soll- nach Ist-
Versteuerung bzw. von Ist- nach Soll-Versteuerung). Sie stellen nun fest, dass noch einige
Nachbuchungen zum ursprünglichen Umsatzsteuerartenschlüssel vorgenommen werden
müssen (z.B. Rechnungen für den vorhergehenden Zeitraum oder Zahlungen mit Skonto für
Ausgangsrechnungen müssen mit dem ursprünglichen Umsatzsteuerartenschlüssel gebucht
werden).
Sie können mit Hilfe der Tastenkombination Strg + S für den in der Buchungszeile
eingegebenen Buchungssatz die Umsatzsteuerart wechseln. Dieser Wechsel gilt nur für den
gerade bearbeiteten Buchungssatz.
Alternativ gehen Sie wie unter Punkt 5. (Fall 1 oder 2) beschrieben vor.
Die entsprechende Umsatzsteuer wird von nicht fällig auf fällig umgebucht und fließt so in
die UStVA ein.
3 Falls Sie das Rechenzentrum nutzen, senden Sie die entsprechenden Vorläufe ins
Rechenzentrum (unter Bestand | Daten senden | Sendedaten).
--ODER--
Falls Sie das Rechenzentrum nicht nutzen, schreiben Sie alle Vorläufe am PC fest (unter
Buchen | Vorlauf festschreiben).
Aktivieren Sie im Dialogbuchen ein Erlöskonto (ohne AM-Funktion) und führen Sie eine
Buchung für alle noch nicht in der UStVA ausgewiesenen Umsätze durch.
Programmtechnisch wird nur aus dem Haben-Betrag des Erlöskontos die Umsatzsteuer
errechnet.
Exkurs: Wirtschaftsjahr
Beachten Sie folgende Hinweise zum Thema abweichende Jahre und Rumpfwirtschaftsjahre:
Rumpfwirtschaftsjahr
Liegt ein Rumpfwirtschaftsjahr vor, geben Sie im Eingabefeld Beginn das tatsächliche Datum
der Gründung der Unternehmung ein (z.B. 17.03.). Schlüsseln Sie gleichzeitig im Feld Ende
das Ende des Rumpfwirtschaftsjahres (z.B. 31.12). Wenn das Rumpfwirtschaftsjahr am 31.12.
endet, wird durch die Funktion der Jahresübernahme am PC und im Rechenzentrum das
Folgejahr automatisch auf ein Kalenderjahr umgestellt (Beginn 01.01.).
Eine Jahresübernahme am PC und im RZ ist auch dann möglich, wenn das
Rumpfwirtschaftsjahr ein abweichendes Wirtschaftsjahr ist. Wenn das Rumpfwirtschaftsjahr
innerhalb eines Wirtschaftsjahres beginnt und endet oder zum Wirtschaftsjahr beginnt, aber
vorher endet, ist die Jahresübernahme nicht möglich.
Das Vorlaufdatum Datum bis darf bei abweichendem Wirtschaftsjahr kein anderes
Kalenderjahr enthalten, als das Vorlaufdatum Datum von. Somit kann das gesamte
Wirtschaftsjahr nicht unter einem Vorlauf erfasst werden, sondern Sie müssen mindestens
zwei Vorläufe erfassen (für jedes Kalenderjahr mindestens einen Vorlauf).
Beispiel: Sie buchen für Ihren Mandanten das abweichende Wirtschaftsjahr mit Beginn
01.07.01 und mit Ende 30.06.02. Wenn Sie am PC die Buchführung dieses Mandanten
erfassen, müssen Sie mindestens einen Vorlauf mit dem Datum von 01.07.01 und dem Datum
bis 31.12.01 sowie einen neuen Vorlauf mit dem Datum von 01.01.02 und dem Datum bis
30.06.02 anlegen.
Abweichendes Wirtschaftsjahr
Falls ein abweichendes Wirtschaftsjahr vorliegt, geben Sie als Wirtschaftsjahr immer das Jahr
ein, in dem das abweichende Wirtschaftsjahr beginnt.
In den FIBU-Programmdaten legen Sie die Regeln und Kriterien für die Verarbeitung der
Buchführungsdaten fest und steuern die Ausgabe der Auswertungen am PC und im
Rechenzentrum. Die FIBU-Programmdaten sind jahresbezogen und können durch die
Funktion der Jahresübernahme am PC und im Rechenzentrum in das Folgejahr übernommen
werden.
Wenn Sie nachträglich Änderungen bei den FIBU-Stammdaten vornehmen, sollten Sie diese
ins Rechenzentrum senden. Da die FIBU-Programmdaten jahresabhängig sind, sind
Änderungen, die Sie bei den Stammdaten vornehmen, nicht automatisch für andere
Wirtschaftsjahre wirksam. Sie müssen daher diese Änderungen für alle Buchungsjahre separat
durchführen.
Wenn Sie FIBU-Auswertungen aus dem Rechenzentrum nicht automatisch bei der
Verarbeitung der Buchungssätze im Rechenzentrum erstellen lassen möchten, müssen
diese Auswertungen in den Mandanten-Stammdaten auf Abruf geschlüsselt werden.
Dadurch werden die Auswertungen im Rechenzentrum nur erstellt, wenn Sie sie
gesondert anfordern.
Protokolle dienen als Nachweis für die Verarbeitung im Rechenzentrum. Sie erhalten
diese automatisch und können daher diese nicht auf Abruf schlüsseln. Die Zahl der zu
druckenden Exemplare können Sie wählen.
Die folgenden Aufstellung enthält eine Auflistung der Protokolle, die im Rechenzentrum
ausgegeben werden können. Sie sehen die dazugehörige Kennziffer in den Mandanten-
Programmdaten bzw. die Abrechnungsnummer sowie die Programmstelle, an der Sie die
Schlüsselung vornehmen können. Sie erfassen diese in der Regel unter Stammdaten |
Mandantendaten in der Registerkarte FIBU.
Auswertung Programmstelle
Umsatzsteuervoranmeldung Ordner Basisprogrammdaten | Erfassungsmaske
Basisprogrammdaten | Liste Umsatzsteuerartenschlüssel | Einträge C oder E
JournalOrdner Grundauswertungen | Erfassungsmaske Fehler- /Verarbeitungsprotokolle |
Gruppe Journal | Liste Ausgabezeitpunkt | Eintrag 2
Summen- und Saldenliste Ordner Grundauswertungen | Erfassungsmaske Summen- und
Saldenliste | Gruppe Ausgabezeitpunkt SUSA | jeweilige Liste | Eintrag 3
KontenOrdner Kontenausgabe | Erfassungsmaske Konten | Gruppe Ausgabesteuerung Konten
| jeweilige Liste Ausgabezeitpunkt | Eintrag 2 oder 3
Die FIBU-Programmdaten untergliedern sich in die folgenden Bereiche:
- Basisprogrammdaten
Basiswährung
- Kontenstammdaten
Stammdaten
ASCII-Import
Im Rahmen des ASCII-Imports übernehmen Sie Daten (Buchungssätze, Summen und Salden)
aus Fremdbuchführungssystemen. Wenn Sie feststellen, dass die Konten des
Fremdbuchführungssystems mit dem DATEV-Kontenrahmen nicht übereinstimmen, können
Sie die Kontenüberleitung direkt aus dem ASCII-Import für Summen und Salden und
Buchungssätzen aufrufen.
Kontenüberleitung
Im Register Eigenschaften Summen- und Saldenliste steht Ihnen die Registerkarte Alternativ-
Kontenrahmen zur Verfügung. Hier können Sie für die Summen- und Saldenliste (pro Monat)
festlegen, ob der Alternativ-Kontenrahmen ausgegeben werden soll. Wenn Sie das
Kontrollkästchen Alternativ-Kontonummern ausgeben aktivieren, wird die Summen- und
Saldenliste mit den Alternativ-Kontonummern anstelle der DATEV-Kontonummern
ausgegeben. Die Sortierung entspricht jedoch dem DATEV-Kontenplan. Sie können die
Sortierung weiterhin beeinflussen, indem Sie weitere Kontrollkästchen aktivieren:
Sortierung nach Alternativ-Kontenrahmen: Damit wird die Sortierung hergestellt, die der
aufsteigenden Folge der Alternativ-Konten entspricht. Je nachdem, ob die Alternativ-
Kontonummern als numerische oder alphanumerische Zeichenketten erfasst wurden, kann
dies im Einzelfall die Sortierfolge beeinflussen. Ein Hinweis darauf wird in der Überschrift
angezeigt.
mit DATEV-Konto: Bei dieser Auswahl wird die Alternativ-Konto gemeinsam mit der
DATEV-Kontonummer ausgegeben. Die Spaltenfolge von Kontonummer/Kontobeschriftung
ist abhängig von der Aktivierung des Kontrollkästchens Sortierung nach Alternativ-
Kontenrahmen. Falls dieses aktiv ist, beginnt die Anzeige mit Alternativ-Konto/Alternativ-
Kontenbeschriftung, im anderen Fall wird zunächst das DATEV-Konto/DATEV-
Kontenbeschriftung ausgegeben.
Jahresabschlussauswertungen
ASCII-Export
Für den ASCII-Export mit alternativer Kontonummer stehen Ihnen die Datenformate
Kontenwerte, Kontenbeschriftungen und Buchungsprotokoll zur Verfügung.
Beachten Sie, dass das Exportieren mit alternativen Kontonummern nur möglich ist, wenn
allen bebuchten/beschrifteten DATEV-Konten eine Alternativ-Kontonummer zugeordnet
wurde.
Wenn Sie mehrere Fremdkonten auf ein DATEV-Konto übergeleitet haben, können die
Summen- und Saldenliste sowie die Jahresabschlussauswertungen nicht mit den
Alternativ-Kontonummern ausgegeben werden. Auch der ASCII-Export ist dann nicht
möglich.
- Naturalbuchführung: Falls Sie den SKR 14 für land- und forstwirtschaftliche Betriebe
geschlüsselt haben, können Sie eine Naturalbuchführung für Vorräte und Tiere (reine
Mengenrechnung) schlüsseln. Die Menüpunkte Buchen | Naturalvorgänge sowie die
Naturalauswertungen (Naturalkonto, Vieh- und Vorrätebericht) sind anschließend aktiv.
Sie schlüsseln die Naturalbuchführung, indem Sie unter Stammdaten | Mandantendaten in der
Registerkarte FIBU in der Erfassungsmaske Naturalbuchführung das Kontrollkästchen
Naturalbuchführung
aktivieren.
Anschließend stehen unter Buchen der Menüpunkt Naturalvorgänge sowie unter
Auswertungen | Naturalauswertungen die Menüpunkte Naturalkonto und Vieh- und
Vorrätebericht zur Verfügung.
Aus der laufenden Buchführung bzw. des Abschlusses werden für die Naturalbuchführung
relevante Buchungssätze mit Mengen und Bewegungsart gebildet. Unter Buchen |
Naturalvorgänge ergänzen Sie die mengenmäßigen Bestandsveränderungen, die sich nicht im
Umsatz ausdrücken (z.B. Erntemengen, Versetzungen).
Bei den Angaben zum Finanzamt hinterlegen Sie Nummer und Name des Finanzamts sowie
die Steuernummer des Mandanten. Gegebenenfalls machen Sie hier auch Angaben zur
Umsatzsteuer-ID (Land und Nummer). Sie können eine Aktualisierung der Finanzamts-
Informationen vornehmen, indem Sie im Programm Institutionsverwaltung eine Anschaltung
ans Rechenzentrum durchführen und dort die aktuellen Daten abrufen.
Sie steuern hier die Ausgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie des Zahlungsträgers am
PC und im Rechenzentrum. Zusätzlich können Sie hier die Konsolidierung, die
Datenübermittlung und die Fristverlängerung der UStVA festlegen.
i Begriffserklärung
Abgebende Mandanten sind Mandanten, die ihre Werte (z.B. USt-Werte) an den
Empfänger übergeben, damit dieser eine konsolidierte Auswertung erstellen kann.
Empfänger ist der Mandant, der die Einzelwerte der abgebenden Mandanten
zusammenfasst und die konsolidierte Auswertung erstellt. Wenn auch seine
Buchführungsdaten in die Konsolidierung einfließen, ist er gleichzeitig Abgebender.
i Konsolidierte Umsatzsteuer-Voranmeldung am PC
Sie können die Konsolidierung auch am PC durchführen, indem Sie unter Stammdaten
| Konsolidierungskreis zunächst die abgebenden Mandanten festlegen und dann unter
Auswertungen | Konsolidierung | Konsolidierte Umsatzsteuer-Voranmeldung die
konsolidierte UStVA erstellen.
i Konsolidierte UStVA bei abweichendem Wirtschaftsjahr bzw. Rumpfwirtschaftsjahr
am PC
Voraussetzung
1 Doppelklicken Sie auf den Ordner Umsatzbesteuerung (PC und RZ) und anschließend
auf den Eintrag Konsolidierte UStVA.
Wenn Sie die Teilnahme eines Mandanten an der Konsolidierung der UStVA beenden
möchten, wählen Sie aus der Liste Konsolidierungskennzeichen Nein/Aufhebung der
Teilnahme.
Für den Empfängermandanten, auf den alle UStVA-Werte zusammengefasst werden sollen,
schlüsseln Sie einen Konsolidierungskreis. Sie wählen alle Mandanten (auch den abgebenden
Mandanten) aus, die an der Konsolidierung teilnehmen sollen. Den Konsolidierungskreis
schlüsseln Sie unter Stammdaten | Konsolidierungskreis.
Als Konsolidierungskreis für die UStVA steht die Nummer 10 zur Verfügung, d.h. Sie können
je Empfänger einen Konsolidierungskreis festlegen. Die Konsolidierungs-Stammdaten gelten
für alle bebuchbaren Jahre ab dem Jahr, in dem sie definiert werden. Eine Jahresübernahme ist
nicht erforderlich.
Abruf der konsolidierten UStVA durch den Empfänger aus dem Rechenzentrum
Die konsolidierte UStVA wird nicht automatisch aus dem Rechenzentrum übertragen. Sie
müssen dazu einen einmaligen Abruf (alternativ Monatsabruf) unter Bestand | Daten senden |
Rechnungswesen-Abrufe über die Registerkarte Einzelabrufe, Schaltfläche Neu, Ordner
Finanzbuchführung und Umsatzsteuer, Eintrag Konsolidierte Umsatzsteuer-Voranmeldung
erstellen.
Bei Bedarf machen Sie Eingaben zur Zusammenfassenden Meldung (ZM) für die Ausgabe am
PC und im Rechenzentrum. Die Datenübermittlung ist nur über das Rechenzentrum möglich.
Hierzu senden Sie Ihre Buchführung zu bestimmten Terminen an das RZ.
Kontenrahmen/Buchungsvereinfachung (RZ)
Kontenausgabe (RZ)
Sie legen hier den Inhalt und die Ausgabe der Konten und Arbeitskonten ausschließlich für
das Rechenzentrum fest.
Grundauswertungen
In den Angaben zu den Grundauswertungen legen Sie im Rechenzentrum den Inhalt und die
Ausgabe der Summen- und Saldenliste, der konsolidierten Summen- und Saldenliste, der
Eingabe-, Fehler- und Verarbeitungsprotokolle sowie des Journals fest.
Sie können die Konsolidierung auch am PC durchführen, indem Sie unter Stammdaten
| Konsolidierungskreis zunächst die abgebenden Mandanten festlegen und dann unter
Auswertungen | Konsolidierung | Konsolidierte Summen- und Saldenliste die
konsolidierte Summen- und Saldenliste erstellen.
Voraussetzung
1 Doppelklicken Sie auf den Ordner Grundauswertungen (RZ) und anschließend auf den
Eintrag Konsolidierte SUSA/Werteentwicklung.
Sie erhalten die Erfassungsmaske für die konsolidierte Summen- und Saldenliste.
2 Wählen Sie aus der Liste Konsolidierungskennzeichen den Eintrag Teilnahme (1).
3 Geben Sie im Feld Berater-Nr. Empfänger die Beraternummer des Empfängers ein,
unter der die Werte konsolidiert werden sollen.
4 Geben Sie im Feld Mandanten-Nr. Empfänger die Mandantennummer des Empfängers
ein, unter der die Werte konsolidiert werden sollen.
Wenn Sie die Teilnahme eines Mandanten an der Konsolidierung in der Summen- und
Saldenliste beenden möchten, wählen Sie aus der Liste Konsolidierungskennzeichen
Nein/Aufhebung der Teilnahme.
Für den Empfängermandanten, auf den alle Werte zusammengefasst werden sollen, schlüsseln
Sie einen Konsolidierungskreis. Sie wählen alle Mandanten aus, die an der Konsolidierung
teilnehmen sollen. Den Konsolidierungskreis schlüsseln Sie unter Stammdaten |
Konsolidierungskreis.
Als Konsolidierungskreise für die Summen- und Saldenliste stehen die Nummern 20 - 24 zur
Verfügung, d.h. Sie können je Empfänger fünf Konsolidierungskreise festlegen. Die
Konsolidierungs-Stammdaten gelten für alle bebuchbaren Jahre ab dem Jahr, in dem sie
definiert werden. Eine Jahresübernahme ist nicht erforderlich.
Da ein Empfänger mit eigener Buchführung gleichzeitig Abgebender ist, muss er ebenfalls in
die Liste der abgebenden Mandanten aufgenommen werden.
Abruf der konsolidierten Summen- und Saldenliste durch den Empfänger aus dem
Rechenzentrum
Sie erstellen einen einmaligen Abruf für die konsolidierte Summen- und Saldenliste unter
Bestand | Daten senden | Rechnungswesen-Abrufe über die Registerkarte Einzelabrufe,
Schaltfläche Neu, Ordner Finanzbuchführung und Summen- und Saldenliste, Eintrag
Konsolidierte Summen- und Saldenliste.
Bei der Datenübermittlung werden die Daten des Mandanten zur Erstellung von
Betriebsvergleichen direkt vom DATEV-Rechenzentrum an den jeweiligen externen Partner
(Kfz-Hersteller oder andere Organisationen) übermittelt. Es können nur Daten übermittelt
werden, die im Rechenzentrum zur Verfügung stehen.
Sie können an der Datenübermittlung teilnehmen, wenn Sie zu einem der externen Partner
gehören, die in der Liste Partner-ID aufgezählt sind.
Für die Datenübermittlung an die oben genannten externen Partner ist überwiegend die
Nutzung einer DATEV-Branchenlösung Voraussetzung. Diese muß schriftlich bei DATEV
beantragt werden.
1 Schlüsseln Sie in der Liste Teilnahmeerklärung die Teilnahme mit 1 Teilnahme bzw.
heben Sie ggfs. die Teilnahme auf mit 9 Nein/Aufhebung der Teilnahme.
2 Wählen Sie aus der Liste Partner-ID den gewünschten externen Partner.
3 Geben Sie im Feld ID des abgebenden Partners die Ihnen von dem externen Partner
zugewiesene Identifikationsnummer ein. Je nach ausgewähltem externen Partner bestimmt
sich der Umfang der bereitgestellten und zu übertragenden Daten.
(s. o. Exkurs)
Alternativ-Kontonummer nutzen
(s. o. Exkurs)
Finanzamtsinformationen aktualisieren
Die folgenden Aufstellung enthält eine Auflistung der Kennziffern für die im Rechenzentrum
vorhandenen Mandanten-Programmdaten und deren Zuordnung im Programm. Sie erfassen
diese - soweit dies für die zentralen Programmdaten nicht bei der Neuanlage erfolgte - unter
Stammdaten | Mandantendaten in der Registerkarte FIBU.
3. a) – 4 OPOS-Daten
OPOS-Daten ändern
Die folgenden Aufstellung enthält eine Auflistung der Kennziffern für die im Rechenzentrum
vorhandenen OPOS-Programmdaten und deren Zuordnung im Programm. Sie erfassen diese
- soweit dies für die zentralen Programmdaten nicht bei der Neuanlage erfolgte - unter
Stammdaten | Mandantendaten in der Registerkarte OPOS.
1 Öffnen Sie innerhalb der Ordner in der linken Fensterhälfte die jeweilige
Erfassungsmaske, für die Sie OPOS-Programmdaten eingeben möchten.
2 Erfassen oder ändern Sie die Stammdaten, indem Sie in den jeweiligen Eingabefeldern
Daten eingeben oder aus den Listen Einträge wählen bzw. die entsprechenden Schaltknöpfe
und Kontrollkästchen aktivieren.
3 Um ein Protokoll für die Eingaben auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche
Protokoll.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
4 Um die Eingaben für eine Erfassungsmaske zu speichern, klicken Sie auf die
Schaltfläche Übernehmen.
Sie können eine Offene-Posten-Buchführung jederzeit einrichten (zu Beginn oder während
des laufenden Wirtschaftsjahres).
Hinterlegen Sie zunächst die Debitoren- und Kreditoren-Kontengruppen, für die Sie OPOS
nutzen möchten.
Für eine korrekte Anwendung der Offenen-Posten-Buchführung tragen Sie die einzelnen
offenen Posten mit der jeweiligen Rechnungsnummer und dem tatsächlichen
Rechnungsdatum vor. Dazu können Sie die jeweiligen Offene-Posten-Vortragskonten des
Standardkontenrahmens verwenden.
Beispiel: Konto 9097 = offene Posten aus dem Jahr 1997; die letzten beiden Stellen stehen für
das Buchungsjahr, um das das Belegdatum ergänzt wird. Das Gegenkonto ist das jeweilige
Personenkonto.
Auf der OPOS-Liste werden die offenen Posten bereits mit der ursprünglichen
Rechnungsnummer, dem ursprünglichen Rechnungsdatum und der richtigen Fälligkeit
ausgewiesen.
Der Zahlungsausgleich kann über die ursprüngliche Rechnungsnummer erfolgen.
Sie können sofort das Mahnwesen nutzen.
1 Öffnen Sie den Mandanten für das Vorjahr zur Bearbeitung (unter Bestand | Öffnen |
Mandant).
2 Wählen Sie Bestand | Jahresübernahme | Fibu-Salden übergeben.
Sie erhalten das Dialogfenster Fibu-Salden übergeben, in dem Sie die Salden der
Personenkonten automatisch für das Folgejahr bereitstellen können.
3 Wählen Sie aus der Liste der bebuchten Konten alle Personenkonten, für die Sie die
Salden übergeben möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Starten.
Durch die Speicherung der OPOS-Stammdaten wird der Gesamtsaldo des jeweiligen
Personenkontos nach OPOS übernommen. Vom Programm wird dabei automatisch das
Vorjahr als fiktive Rechnungsnummer vergeben.
Beispiel: Sie richten OPOS für das Wirtschaftsjahr 2002 ein. Als Rechnungsnummer wird
2001 vergeben.
Beachten Sie, dass Sie Zahlungen, die diese Saldenvorträge betreffen, ebenfalls mit
dieser fiktiven Rechnungsnummer bebuchen müssen. Sonst werden die offenen Posten
nicht ausgeglichen. Dieses Verfahren hat jedoch den Nachteil, dass sich die offenen
Posten erst dann ausgleichen, wenn die gesamte fiktive Rechnung bezahlt ist und nicht
nach und nach, wie es bei den einzelnen Posten der Fall ist.
c) Manueller Sammelvortrag der offenen Posten (EB-Werte) aus dem alten Jahr
Wenn Sie die Debitoren- und Kreditoren-Kontengruppen, für die Sie OPOS nutzen möchten,
hinterlegt haben, können Sie die Salden der Personenkonten manuell vortragen. Verwenden
Sie hierzu die jeweiligen Vortragskonten des DATEV-Standardkontenrahmens.
Dieses Verfahren hat den Nachteil, dass Sie ein fiktives Rechnungsdatum sowie eine
fiktive Rechnungsnummer vergeben müssen. Beachten Sie, dass Sie Zahlungen, die
diese Saldenvorträge betreffen, ebenfalls mit dieser fiktiven Rechnungsnummer
bebuchen müssen. Die offenen Posten gleichen sich erst dann aus, wenn die gesamte
fiktive Rechnung bezahlt ist und nicht nach und nach, wie es bei den einzelnen Posten
der Fall ist.
Bei der Umstellung auf OPOS während des Wirtschaftsjahres haben Sie zwei Möglichkeiten:
a) Automatische Saldenübernahme
Wenn Sie bereits einige Monate Ihre Buchführung am PC abgewickelt haben, können Sie die
automatische Saldenübernahme nutzen. Diese spezielle Saldenübernahme erreichen Sie durch
die Schlüsselung der Debitoren- und Kreditoren-Kontengruppen, für die Sie OPOS nutzen
möchten. Durch die Speicherung der OPOS-Stammdaten wird der Gesamtsaldo des
jeweiligen Personenkontos nach OPOS übernommen. Vom Programm wird dabei automatisch
das Vorjahr als fiktive Rechnungsnummer sowie der jeweilige Verarbeitungstag der OPOS-
Einrichtung als Rechnungstag vergeben.
Beispiel: Sie richten OPOS für das Wirtschaftsjahr 2002 am 12.02. ein. Als
Rechnungsnummer wird 2001 vergeben. Das Rechnungsdatum lautet auf den 12.02.
Beachten Sie, dass Sie Zahlungen, die diese Saldenvorträge betreffen, ebenfalls mit
dieser fiktiven Rechnungsnummer bebuchen müssen. Sonst werden die offenen Posten
nicht ausgeglichen. Dieses Verfahren hat jedoch den Nachteil, dass sich die offenen
Posten erst dann ausgleichen, wenn die gesamte fiktive Rechnung bezahlt ist und nicht
nach und nach, wie es bei den einzelnen Posten der Fall ist.
Wenn Sie den Saldovortrag mit den tatsächlichen Rechnungsnummern vornehmen möchten,
gehen Sie folgendermaßen vor:
5 Tragen Sie die tatsächlich noch offenen Beträge (JVZ-Soll/Haben) über das
Gegenkonto (z.B. SKR 03 = 9090) mit der jeweiligen Rechnungsnummer vor.
Auf der OPOS-Liste werden die offenen Posten bereits mit der ursprünglichen
Rechnungsnummer, dem ursprünglichen Rechnungsdatum und der richtigen Fälligkeit
ausgewiesen.
Der Zahlungsausgleich kann über die ursprüngliche Rechnungsnummer erfolgen.
Sie können sofort das Mahnwesen nutzen.
Eine gesamte Löschung des Offenen-Posten-Bereiches können Sie durch eine gezielte
Steuerung bei der Jahresübernahme erreichen (oder durch schriftlichen Antrag bei
DATEV). Über das Rechenzentrum können Sie das OPOS-Programm auch während
des laufenden Wirtschaftsjahres löschen lassen. Nach der Löschung müssen Sie den
Bestand neu an den PC holen.
Informationen zur Registerkarte OPOS
Wenn Sie OPOS-Auswertungen aus dem Rechenzentrum nicht automatisch bei der
Verarbeitung der Buchungssätze im Rechenzentrum erstellen lassen möchten, müssen diese
Auswertungen in den Mandanten-Stammdaten auf Abruf geschlüsselt werden. Dadurch
werden die Auswertungen im Rechenzentrum nur erstellt, wenn Sie sie gesondert anfordern.
Sie schlüsseln dazu im Ordner RZ-Auswertungen in den Erfassungsmasken Debitoren bzw.
Kreditoren in der Liste OP-Ausdrucktermin jeweils 2 (Ausdruck, wenn Abrufvorlauf).
Mandantendaten
Debitoren-/Kreditorenstammdaten
Diese Einstellungen haben Vorrang vor der allgemein gültigen Schlüsselung in den
Mandantendaten.
Belegfeld 2
Beim Buchen können Sie im Feld Belegfeld 2 für jede Buchung abweichend von den
Mandantendaten und den Debitoren-/Kreditorenstammdaten individuelle Einstellungen für
eine einzelne Rechnung festlegen. Für die Eingabe in diesem Feld besitzen Sie verschiedene
Möglichkeiten, die unter Belegfeld 2 –Erfassung (=Link, s. u. Exkurs) näher erläutert sind.
1. Belegfeld 2
2. Debitoren-/Kreditorenstammdaten
3. Mandantendaten
Für die Ermittlung der Fälligkeit sowie eine spätere Skontoprüfung ist bei der
Rechnungsbuchung die zum Verbuchungszeitpunkt zugeordnete Zahlungskondition von
Bedeutung. Wenn Sie die Fälligkeit oder Zahlungskonditionen nach der Rechnungserfassung
ändern, hat dies nur Auswirkungen auf Rechnungen, die Sie neu einbuchen. Bei bereits
gebuchten Rechnungen wird die Fälligkeit nicht geändert. Änderungen an bestehenden
Skontoangaben werden dagegen bei der Skontoprüfung berücksichtigt.
Falls die Fälligkeit bei einer bereits gebuchten Rechnung geändert werden soll, löschen bzw.
stornieren Sie diese Rechnung und buchen Sie diese nach der Änderung der
Fälligkeit/Zahlungskondition neu ein.
Aus der Liste Zahlungsbedingung wählen Sie einen Eintrag aus der
Zahlungsbedingungstabelle. Dazu legen Sie eine Zahlungsbedingung unter Stammdaten |
Zahlungsbedingungen mit Netto- und Skontofälligkeit an, die Sie dann hier zuordnen. Damit
legen Sie die Zahlungsbedingung fest, die bei den Debitoren generell herangezogen werden
soll. Der Inhalt in den vorhergehenden Feldern Fälligkeit in Tagen bzw. Skonto in Prozent ist
dann ohne Bedeutung. Abweichungen hierzu können Sie entweder im Debitorensatz (unter
Stammdaten | Kontenplan Debitoren) oder direkt bei der Buchung im Feld Belegfeld 2
eingeben.
Im Feld Fälligkeit in Tagen geben Sie das Zahlungsziel ein, das Sie den Kunden generell
gewähren. Sie legen fest, nach wie viel Tagen ab Rechnungsdatum die Rechnung fällig ist.
Sie können eine individuelle Abweichung beim einzelnen Debitor treffen, oder im
Buchungssatz einen Fälligkeitstag eingeben. Wenn keine Eingabe erfolgt, wird das
Rechnungsdatum als Fälligkeitsdatum ausgewiesen.
Wenn Sie das Lastschriftverfahren nutzen, erfassen Sie im Feld Skonto in Prozent einen
Prozentsatz. Sie legen damit für alle Debitoren fest, welcher Prozentsatz bei
Lastschriftbelegen als Skonto in Abzug gebracht werden soll. Eine individuelle Änderung des
Prozentsatzes pro Debitor können Sie im jeweiligen Debitorensatz hinterlegen.
Für die Erfassung der Zahlungskondition bei den Kreditoren können Sie über die Liste
Zahlungskondition die Zuordnung einer Zahlungsbedingung vornehmen bzw. die Felder Ziel
in Tagen und Skonto nutzen.
Sie haben die Möglichkeit, bis zu fünf Zahlungsarten für Kreditoren zu hinterlegen. Die
Angaben gelten für alle Kreditoren, solange Sie im Kreditorensatz keine abweichenden Daten
festgelegt haben. Für jede der fünf Zahlungsarten geben Sie im Feld Ziel in Tagen die Tage
ein, nach denen die Eingangsrechnungen für die jeweilige Zahlungsart fällig sind. Bei
Zahlungsart 3 geben Sie die Tage ein, nach denen die Rechnungen ohne Abzug von Skonto
fällig sind. Im Feld Skonto in Prozent geben Sie die jeweiligen Skontosätze ein.
In der Liste Zahlungskondition können Sie eine der fünf Zahlungsarten zuordnen oder einen
Eintrag aus der Zahlungsbedingungstabelle auswählen. Dazu legen Sie eine
Zahlungsbedingung unter Stammdaten | Zahlungsbedingungen mit der Definition der
Nettofälligkeit und bis zu zwei Skontofristen an, die Sie dann hier zuordnen. Die ausgewählte
Zahlungsbedingung wird dann bei der Ermittlung der Fälligkeit bzw. beim Erstellen der
Kreditoren-Zahlungsbelege vewendet. Abweichungen hierzu können Sie entweder im
Kreditorensatz (unter Stammdaten | Kontenplan Kreditoren) oder direkt bei der Buchung im
Feld Belegfeld 2 angeben.
Ausgangsrechnung (Debitor-Soll-Buchung)
Das Erfassen einer Fälligkeit, die vor dem Belegdatum liegt, ist für Korrekturbuchungen (z.
B. geplatzte Lastschrift) möglich. Voraussetzung ist, dass die Buchung auf ein Gegenkonto
mit der Funktion Geldkonto erfolgt.
Bei Nutzung des Zahlungsvorschlags geben Sie einen Schlüssel ein, bestehend aus 1 bis 4
Stellen:
Zwei Stellen von rechts: Festlegen der Zahlungsbedingungen 10-97: bei Nutzung der
zentralen Zahlungsbedingungen z.B. Eingabe 15 für ZB 15
Dritte und vierte Stelle von rechts: Mandantenbank 1 bis 99, z.B. Bank 4: Eingabe 400
Die Schlüssel können miteinander kombiniert werden, z.B. Rechnung soll von Bank 44 mit
der Zahlungsbedingung 15 beglichen werden: Eingabe 4415.
Eingangsrechnung (Kreditor-Haben-Buchung)
Das Erfassen einer Fälligkeit, die vor dem Belegdatum liegt, ist für Korrekturbuchungen (z.
B. geplatzter Scheck) möglich. Voraussetzung ist, dass die Buchung auf ein Gegenkonto mit
der Funktion Geldkonto erfolgt.
Bei Nutzung des Zahlungsvorschlags geben Sie einen Schlüssel ein bestehend aus 1 bis 4
Stellen:
Zwei Stellen von rechts: 1. Stelle Zahlungsartenschlüssel 1 bis 5 (aus MPD oder
Kreditorensatz) oder bei Nutzung der zentralen Zahlungsbedingungen Eingabe 10-97.
Dritte und vierte Stelle von rechts: Mandantenbank 1 bis 99, z.B. Bank 4: Eingabe 400.
Die Schlüssel können miteinander kombiniert werden, z.B. Rechnung soll von Bank 44 mit
der Zahlungsbedingung 12 beglichen werden: Eingabe 4412.
Voraussetzung dafür ist, dass Sie für Debitoren bzw. Kreditoren unter Stammdaten |
Mandantendaten | Registerkarte OPOS | Ordner Basisprogrammdaten |
Erfassungsmaske Fälligkeit bei Gutschriften den Eintrag 1 Fälligkeit ermitteln wählen.
Wenn Sie eine Gutschrift ohne Eingabe im Feld Belegfeld 2 oder mit einer
Belegnummer erfassen, wird keine Fälligkeit ermittelt.
Diese Funktion gilt ausschließlich für die OPOS-Auswertungen am PC (nicht für die
Auswertungen im Rechenzentrum).
In diesen Programmdaten steuern Sie das Mahnwesen am PC sowie die Ausgabe der
Kontoauszüge im Rechenzentrum. Sie definieren mit dem Mahnschlüssel, in welcher Form
Sie das Mahnwesen einsetzen wollen, und legen dann das Mahnlimit, die Mahnfristen sowie
die Mahngebühren fest. In einem weiteren Bereich geben Sie Mahnzinssätze sowie Mahntexte
ein.
Sie sehen - für bis zu fünf Banken - die Bankbezeichnung, die Bankleitzahl und die
Kontonummer. Sie erfassen diese und weitere Daten unter Stammdaten | Banken. Die ersten
fünf Banken aus dieser Bankenliste werden in die Bankverbindungen übernommen und
angezeigt.
RZ-Auswertungen (RZ)
Mit diesen Daten steuern Sie für die Debitoren und Kreditoren die Auswertungen im
Rechenzentrum. Sie legen unter anderem Termin, Umfang und Formularart Ihrer Offene-
Posten-Buchführung fest und schlüsseln die Anlagen zur Lastschrift oder Überweisung.
Ferner treffen Sie Festlegungen zur Erzeugung von Duplikaten von Offenen Posten.
Schließlich können Sie Angaben zur Debitorenanalyse schlüsseln.
Datenübermittlung (RZ)
Für die Datenübermittlung von Lastschriften bzw. Überweisungen über das Rechenzentrum
schlüsseln Sie das Einverständnis und die Länge des Verwendungszwecktexts.
(s.o. Exkurs)
3. a) – 5 BWA-Stammdaten
Basisdaten erfassen
Die BWA-Basisdaten sind die Voraussetzung zur Ausgabe einer BWA und müssen daher für
jede BWA-Nummer erfasst werden.
... schlüsseln Sie die BWA-Form (=Link) und den Wareneinsatz (=Link)
Exkurs: BWA-Formen
Die BWA-Form gehört zu den Basisdaten. Ohne Angabe der BWA-Form können Sie keine
BWA-Nummer definieren.
Bei den BWA-Formen handelt es sich um Standard-Lösungen der Betriebswirtschaftlichen
Auswertungen, bei denen die BWA-Werte automatisch vom Programm nach festen
Wertermittlungsvorschriften, wie Kontenabfragen und Rechenoperationen, ermittelt werden.
In Abhängigkeit vom jeweils verwendeten Standardkontenrahmen stehen die folgenden
Standardformen der BWA zur Verfügung:
BWA-Standard-Formen
BWA-Form Bezeichnung
1 DATEV-BWAam häufigsten verwendete allgemeine BWA-Form, weil unabhängig
von Art und Größe des UnternehmensDATEV-BWA für land- und forstwirtschaftliche
Betriebe (zu SKR 14)eine auf die Belange land- und forstwirtschaftlicher Betriebe
zugeschnittene BWA
2 Kurzfristige Erfolgsrechnung nach AktG, alte Fassungan der Gliederung der
aktienrechtlichen G.u.V. (vor Einführung des BiRiLiG) orientierte BWA-FormKurzfristige
Erfolgsrechnung für Ärzte (zu SKR 80/81)speziell auf die Informationsbedürfnisse von
Ärzten und Zahnärzten zugeschnittene BWA-Form
3 Institut für Handelsforschung, IfH-BWABWA-Form, die es dem Anwender
ermöglicht, am Betriebsvergleich des Instituts für Handelsforschung teilzunehmen
4 Controllingreport-BWABWA-Form, die im Wesentlichen als Basis für den
Controllingreport dient und sich in erster Linie an dessen Nutzer wendet
5 Gesamtkostenverfahren-BWAam G.u.V.-Schema nach § 275 Abs. 2 HGB orientierte
BWA-Form
6 Umsatzkostenverfahren-BWAam G.u.V.-Schema nach § 275 Abs. 3 HGB orientierte
BWA-Form
10 Steuerberater-BWAspeziell auf die Informationsbedürfnisse einer
Steuerberatungskanzlei zugeschnittene BWA-Form
11 DATEV-BWA bei Kontenrahmenwechselvon SKR 01 nach SKR 03 bzw. SKR 04
12 DATEV-BWA bei Kontenrahmenwechselvon SKR 02 nach SKR 03 bzw. SKR 04
15 Kapitaldienstgrenze-BWAbeinhaltet Aussagen kreditwirtschaftlicher und
finanzwirtschaftlicher Relevanz (Cashflow, nicht ausgeschöpfte Kapitaldienstgrenze etc.)
20 Handwerks-BWAspeziell auf die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben abgestimmte
BWA-Form
31* Einzelhandels-BWAabgestimmt auf den speziellen Informationsbedarf des
Einzelhandels
40 BWA für soz. Einrichtungen nach PBV mit Kennzahlenan den speziellen
Bedürfnissen von Einrichtungen im sozialen Bereich ausgerichtete BWA-Form nach PBV
(Pflege-Buchführungsverordnung)
41 BWA für soz. Einrichtungen nach PBV ohne Kennzahlenwie BWA-Form 40, jedoch
ohne Kennzahlen-Teil
42 BWA für ambulante Einrichtungen nach PBVBWA-Form, die die besonderen
Regelungen zur Finanzierung der Pflegedienste berücksichtigt
43 Einnahmen-/Ausgaben-BWABWA-Form für alle Mandanten, die ihren Gewinn nach
§ 4 Abs. 3 EStG ermittelnEinnahmen-/Ausgaben-BWA für land- und forstwirtschaftliche
Betriebe (zu SKR 14)eine auf die Belange land- und forstwirtschaftlicher Betriebe
zugeschnittene Einnahmen-/Ausgaben-BWA
44 Rechtsanwalts-BWAauf die Belange einer Rechtsanwaltskanzlei abgestimmte BWA-
Form
51 KapitalflussrechnungBWA-Form, die Auskunft über Herkunft und Verwendung der
liquiden Mittel während einer Abrechnungsperiode gibt
70 Hotel- und Gaststätten-BWABWA-Form, die den Besonderheiten des Hotel- und
Gaststättengewerbes Rechnung trägt
*nur aus dem Rechenzentrum erhältlich
Exkurs: Wareneinsatz
Der Wareneinsatz gehört zu den Basisdaten. Ohne Schlüsselung des Wareneinsatzes können
Sie keine BWA-Nummer definieren.
Sie können zwischen folgenden Wareneinsätzen wählen:
1. Wareneinkauf
2. Warenverbrauch (Umbuchung)
Bei dieser Methode wird der tatsächliche Warenverbrauch genau ermittelt (z.B. mit einer
Lagerbuchhaltung) und der ermittelte Wert auf die Konten für den Warenverbrauch
umgebucht (Materialverbrauch an verrechnete Stoffkosten).
Als Wareneinsatz werden der gebuchte Verbrauch sowie die Fremdleistungen herangezogen.
Erhaltene Preisnachlässe (Skonti, Boni, Rabatte) müssen von Ihnen bei der Umbuchung
selbst berücksichtigt werden. Der Wert des Eigenverbrauchs und der Sachbezüge an Waren
wird automatisch vom Umbuchungswert abgezogen.
3. Prozent
Bei dieser Methode wird der Wareneinsatz mit einem vorgegebenen Prozentsatz vom Umsatz
bzw. von der Gesamtleistung errechnet (Prozentwert).
Geben Sie den Prozentsatz immer mit einer Nachkommastelle ein. Bei Werten ohne
Nachkommastelle wird die rechte Ziffer vom Programm als Nachkommastelle interpretiert
und entsprechend umgesetzt (z.B.: Eingabe 10 wird umgesetzt zu 1,0).
Bei der Ermittlung des Prozentsatzes sollten Sie bereits die betriebsüblichen Preisnachlässe
(Skonti, Boni, Rabatte) sowie die Fremdleistungen, den Eigenverbrauch und die Sachbezüge
an Waren berücksichtigen. Nur dann kann der prozentual errechnete Wareneinsatz, der
Rohertrag und damit auch das vorläufige Ergebnis einen annähernd genauen Wert darstellen.
In der Praxis wird häufig ein aus der Bilanz abgeleiteter Prozentsatz für die
Errechnung des Wareneinsatzes verwendet.
Wareneinsatz bei Verwendung des SKR 14 für land- und forstwirtschaftliche Betriebe.
Soll dagegen in der BWA der tatsächliche Verbrauch ausgewiesen werden, dann muss
der Einkauf in die Klasse 1 (Bestandskonto), der Verbrauch in der Klasse 5 (gegen
Klasse 1) gebucht werden. Als Wareneinsatzart wird dann Warenverbrauch gewählt.
Die beiden Kennziffern sind ausreichend zur Ausgabe der BWA am PC.
... schlüsseln Sie zusätzlich zur BWA-Form und zum Wareneinsatz noch die Vorjahres-
Wertermittlung (=Link) und den Ausgabezeitpunkt (=Link)
Exkurs: Vorjahres-Wertermittlung
1. BWA-Erstellung am PC
Die Ermittlung der Planwerte zur Erstellung des Soll-/Ist-Vergleiches erfolgt grundsätzlich
nach der Methode Standard.
Sie brauchen daher die Kennziffer Vorjahres-Wertermittlung in den Basisdaten nicht zu
schlüsseln.
2. BWA-Erstellung im Rechenzentrum
Mit der Vorjahres-Wertermittlung bestimmen Sie die Methode, nach welcher die
Vorjahreswerte zur Erstellung des Vorjahresvergleichs ermittelt werden sollen. Die Vorjahres-
Wertermittlung schlüsseln Sie in den Basisdaten zur jeweiligen BWA-Nummer.
Die folgenden Methoden zur Vorjahres-Wertermittlung stehen Ihnen zur Verfügung:
a) Standard
Die Ermittlung der Vorjahreswerte zur Erstellung des Standard-Vorjahresvergleiches ist durch
folgende Merkmale gekennzeichnet:
Die Wertermittlung des aktuellen Jahres und des Vorjahres erfolgt nach dem BWA-Schema
des aktuellen Buchungsjahres.
Die Vergleichbarkeit der aktuellen Werte mit den Vorjahreswerten wird vom
Programm überprüft.
Die Ausgabe des Vorjahresvergleich erfolgt nur dann, wenn die aktuellen Werte und
die Vorjahreswerte vergleichbar sind. Dies ist immer dann gewährleistet, wenn im
Vergleichszeitraum kein SKR-Wechsel erfolgt ist. Ein Wechsel der BWA-Form ist möglich.
Der gleichzeitige Wechsel von SKR und BWA-Form bei der Vorjahres-Wertermittlung
Standard ist nur bei den folgenden Kombinationen von SKR und BWA-Form zulässig, wobei
die neue BWA-Form im aktuellen Jahr zu schlüsseln ist.
Alt:SKR/BWA-Form Neu:SKR/BWA-Form
1/1 3/114/11
2/1 3/124/12
3/1 4/1
3/11 4/11
3/12 4/12
4/1 3/1
4/11 3/11
4/12 3/12
b) Nach jahresbezogenem Schema
Die Wertermittlung des aktuellen Buchungsjahres erfolgt nach dem aktuellen BWA-Schema,
die des Vorjahres nach dem entsprechenden Vorjahresschema.
Die Vergleichbarkeit der aktuellen Werte mit den Vorjahreswerten wird vom
Programm nicht überprüft.
Der Vorjahresvergleich wird immer ausgegeben, unabhängig von der Vergleichbarkeit
der aktuellen Werte mit den Vorjahreswerten.
Ein BWA-Form-Wechsel im Vergleichszeitraum ist immer möglich.
Die Ermittlung der Vorjahreswerte zur Erstellung des Vorjahresvergleiches nach aktuellem
Schema ist durch folgende Merkmale gekennzeichnet:
Die Wertermittlung des aktuellen Jahres und des Vorjahres erfolgt nach dem BWA-Schema
des aktuellen Buchungsjahres.
Die Vergleichbarkeit der aktuellen Werte mit den Vorjahreswerten wird vom
Programm nicht überprüft.
Der Vorjahresvergleich wird immer ausgegeben, unabhängig von der Vergleichbarkeit
der aktuellen Werte mit den Vorjahreswerten.
Ein SKR-/BWA-Form-Wechsel im Vergleichszeitraum ist immer möglich.
i Wechsel des SKR
In der Regel ist die Methode Standard (0) zur Wertermittlung Vorjahr ausreichend.
Die Methoden Nach jahresbezogenem Schema (1) und Nach aktuellem Schema (2)
können dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn Sie beispielsweise einen nicht
unterstützten Kontenrahmenwechsel durchführen (siehe Tabelle). Hierbei betreffen die
Abweichungen die Auswertungen nicht, weil die abweichenden Konten nicht bebucht
werden. Auch bei individuellen BWA-Schemata kann der Fall auftreten, dass sich die
Schemata nicht unterscheiden. Der Einsatz der Methoden Nach jahresbezogenem
Schema (1) und Nach aktuellem Schema (2) könnte dann sinnvoll sein.
Es besteht die Möglichkeit, sowohl für die Individuelle BWA als auch für die Englische BWA,
abweichend von der Standardbezeichnung, einen Namen Ihrer Wahl zu vergeben. Tragen Sie
den max. 25-stelligen Namen im Eingabefeld BWA-Name ein. Im Programm wird zukünftig
statt der Standardbezeichnung der von Ihnen vergebene Name verwendet.
3 Um ein Protokoll über die Eingaben zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Protokoll.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
4 Speichern Sie die Stammdaten, in dem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken.
Die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt für weitere Eingaben
geöffnet.
5 Schließen Sie die Bearbeitung der Stammdaten ab, klicken Sie dazu auf die
Schaltfläche OK.
Wenn Sie die BWA-Formen Individuelle BWA (BWA), Kanzlei-BWA (KAN) oder
Englische BWA (ENG) nutzen, dann schlüsseln Sie keinen Wareneinsatz.
i Kennziffer Prozent
Die Kennziffer Prozent (Link: Wareneinsatz) schlüsseln Sie nur dann mit einem Prozentsatz,
wenn Sie in der Kennziffer Wareneinsatz die Alternative Prozent (3) gewählt haben.
Prozentspaltenbeschriftung in der Individuellen BWA anpassen
Möglicher Handlungsablauf
Voraussetzung
Die Prozentspalten können Sie nur für die Kurzfristige Erfolgsrechnung einer Individuellen
BWA oder Kanzlei-BWA am PC ändern
Die Spaltenbeschriftungen werden übernommen und Sie kehren zum Fenster BWA-Schema
- Bearbeiten zurück.
Die Eingabe der Basisdaten zu einer BWA-Nummer reicht, um für die entsprechende
BWA-Nummer im RZ das Standard-Auswertungspaket zu erhalten.
Der Umfang des Standard-Auswertungspaketes ist abhängig vom gewählten
Ausgabezeitpunkt. (=Link) Wenn Sie den Ausgabezeitpunkt Je Einreichung
(Schlüssel 0) gewählt haben, erhalten Sie die Grundauswertungen. Bei allen anderen
Ausgabezeitpunkten erhalten Sie die Grundauswertungen und die Vergleichs-BWA.
Das Standard-Auswertungspaket wird zweifach erstellt in der Wertedarstellung voller
Wert (3).
Exkurs: Ausgabezeitpunkt
Für den Ausgabezeitpunkt ist zu unterscheiden, ob die Betriebswirtschaftlichen
Auswertungen am PC oder im Rechenzentrum erstellt werden.
1. BWA-Erstellung am PC:
Wenn Sie die Basisdaten zu einer BWA-Nummer geschlüsselt haben, stehen Ihnen die
Betriebswirtschaftlichen Auswertungen jederzeit zur Verfügung. Ausgabezeitpunkte wie im
Rechenzentrum sind am PC nicht zu berücksichtigen.
Die Kennziffer Ausgabezeitpunkt brauchen Sie deshalb nicht zu schlüsseln. Der
Ausgabezeitpunkt wird vom Programm automatisch mit 5 Nur auf Abruf ( Abruf mit MPD-
Bezug ) vorbelegt, was eine automatische Ausgabe der Auswertungen im Rechenzentrum
unterdrückt. Für die Ausgabe im Rechenzentrum können Sie den Ausgabezeitpunkt jederzeit
anpassen.
2. BWA-Erstellung im Rechenzentrum:
Der Ausgabezeitpunkt für die Grafiken wird nicht in den Basisdaten bestimmt,
sondern direkt bei der Anforderung der Grafiken.
Der Ausgabezeitpunkt der Grafiken ist wie folgt abhängig von dem für die BWA-
Nummer in den Basisdaten geschlüsselten Ausgabezeitpunkt:
Weitere Informationen zum Ausgabezeitpunkt und zum Abruf mit MPD-Bezug erhalten Sie
im BWA Handbuch, Art.-Nr. 10108.
Falls Sie den PC-Bestand im Rechenzentrum sichern und der Ausgabezeitpunkt ist
nicht geschlüsselt, wird automatisch der im RZ-Programm vorbelegte Wert 0 Je
Einreichung gesetzt.
Kurzfristige Erfolgsrechnung
Bewegungsbilanz
Statische Liquidität
Vorjahresvergleich
Vorgabevergleich (am PC: Soll-/Ist-Vergleich)
Voraussetzung
Wenn Sie die Basisdaten in der Registerkarte BWA geschlüsselt haben, erhalten Sie
automatisch das Standard-Auswertungspaket zur BWA.
Die Kennziffern zu den Grundauswertungen und den Vergleichs-BWA schlüsseln Sie nur
dann, wenn Sie für eine Auswertung die Wertedarstellung (Link) bzw. die Anzahl
Auswertungen ändern möchten:
Exkurs: Wertedarstellung
Wie Schlüssel 1, jedoch mit der Ausnahme, dass statistische Werte bzw. Prozentsätze (weil
kleiner oder gleich 100) nicht umgewandelt oder gerundet werden, sondern als volle Werte
dargestellt werden. Der Vorteil dieser Wertausgabe besteht darin, dass statistische Werte
nichts von ihrem Informationsgehalt verlieren.
3 = Voller Wert
Die Werte werden unverändert mit zwei Nachkommastellen augegeben. Es wird nicht
gerundet.
Prozentsätze, die den Wert +999,99 bzw -999,99 über- bzw. unterschreiten, werden in
der Auswertung als Stern (*) ausgegeben.
Der Wert einer Division durch Null (0) wird mit zwei Sternen (**) dargestellt, da
diese Operation mathematisch nicht zulässig ist.
3. Geben Sie im zweiten Feld die Anzahl (maximal 9 Exemplare) für die jeweilige
Auswertung ein.
4. Um ein Protokoll über die Eingaben zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Protokoll.
5. Speichern Sie die Stammdaten, in dem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken; die
Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt für weitere Eingaben
geöffnet.
6. Schließen Sie die Bearbeitung der Stammdaten ab, in dem Sie auf die Schaltfläche OK
klicken; die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten wird geschlossen.
Chefübersichten anlegen
Jahresübersicht
Entwicklungsübersicht
Vergleichsanalyse Vorjahr*
Vergleichsanalyse Vorgabe*
3-Jahresvergleich*
Voraussetzung
Die Basisdaten müssen für die BWA-Nummer angelegt sein, für die Sie die Chefübersichten
anfordern.
Es sind mindestens zwei Monate bebucht.
Für die Vergleichsanalyse Vorjahr sind Vorjahreswerte vorhanden.
Für die Vergleichsanalyse Vorgabe sind Vorgabewerte vorhanden.
Für den 3-Jahresvergleich wurden mindestens 3 Wirtschaftsjahre bebucht und pro
Wirtschaftsjahr sind mindestens zwei Monate bebucht.
Wenn Sie die Basisdaten zu einer BWA-Nummer geschlüsselt haben, stehen Ihnen die
Jahresübersicht und die Entwicklungsübersicht zur Ausgabe am PC zur Verfügung. Die
Kennziffern zu den beiden Auswertungen in der Erfassungsmaske Chefübersichten brauchen
Sie zur Ausgabe am PC nicht zu schlüsseln.
- Um ein Protokoll über die Eingaben zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Protokoll.
- Speichern Sie die Stammdaten, in dem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken.
Die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt für weitere Eingaben
geöffnet.
- Schließen Sie die Bearbeitung der Stammdaten ab, indem Sie auf die Schaltfläche OK
klicken.
Chefübersichten, die Sie nicht mehr wünschen, schlüsseln Sie im ersten Eingabefeld
für die entsprechende Auswertung mit Keine Auswertung (0).
Grafiken anlegen
Voraussetzung
Die Basisdaten müssen für die BWA-Nummer angelegt sein, für die Sie die Grafiken
anfordern.
Es sind mindestens zwei Monate bebucht (Ausnahme Balken- und Kreisdiagramm: ein
Monat ist bereits ausreichend).
Für das Balkendiagramm sind Vergleichswerte aus dem Vorjahr vorhanden.
Für das Liniendiagramm über 3 Jahre wurden mindestens 3 Wirtschaftsjahre bebucht
und pro Wirtschaftsjahr sind mindestens zwei Monate bebucht.
Wenn Sie die Basisdaten zu einer BWA-Nummer geschlüsselt haben, können Sie zu der
angelegten BWA unter Auswertungen | Betriebswirtschaftliche Auswertung ... | Eigenschaften
Betriebswirtschaftliche Auswertung die folgenden Grafiken am PC erstellen: Grafik
Kurzfristige Erfolgsrechnung, Grafik Vorjahresvergleich, Grafik Jahresübersicht und Grafik
Entwicklungsübersicht. Irgendwelche Kennziffern zur Erstellung der BWA-Grafiken am PC
brauchen Sie in der Erfassungsmaske Grafikart, Grafiken (RZ) der Mandantendaten nicht zu
schlüsseln.
Ist eine Individuelle Grafik zu einer Standard-BWA gewünscht, so ist vorab unter Stammdaten
| BWA-Schema ein Individuelles Grafikschema zu der gewünschten BWA-Nummer
anzulegen. Im Dialogfenster Eigenschaften Betriebswirtschaftliche Auswertung kann dann in
der Registerkarte Gestaltung Grafik über einen Schaltknopf zwischen der Standardgrafik und
der Individuellen Grafik gewählt werden.
Bei einer Grafik zu einer Individuellen BWA legen Sie zuerst unter Stammdaten | BWA-
Schema das Grafikschema an, bevor Sie die Grafik am PC abrufen können.
Bei der Grafik zur Kanzlei-BWA handelt es sich um eine Individuelle Grafik, zu der vorab ein
entsprechendes Kanzlei-Grafikschema unter Stammdaten | BWA-Schema angelegt sein muss.
- S = Standard
- I = Individuell
oder
Eine Individuelle Grafik wird zu einer Individuellen BWA oder einer Kanzlei-BWA erstellt.
Wenn Sie Individuell wählen, müssen Sie unter Stammdaten | BWA-Schema ein individuelles
Grafik-Schema anlegen.
- Wählen Sie die im RZ zu erstellenden Grafiken, indem Sie im ersten Eingabefeld für die
gewünschte Grafik aus der Liste den Ausgabezeitpunkt und die Darstellung (farbig bzw.
schwarz/weiß) bestimmen.
Wenn Sie die Auswahl für eine Grafik aufheben möchten, schlüsseln Sie im ersten
Eingabefeld den Ausgabezeitpunkt zu der entsprechenden Auswertung mit Keine
Auswertung (0).
BKB und
Vergleichs-BKB
Beide Auswertungen können Sie sowohl am PC als auch aus dem Rechenzentrum (RZ)
erhalten.
Voraussetzung
- Die Basisdaten müssen für die BWA-Nummer angelegt sein, für die Sie die BKB-
Auswertungen anfordern.
- Für den Vergleichs-BKB sind Vorjahreswerte gespeichert.
- Sie nutzen eine für den BKB zulässige Kombination von SKR und BWA-Form.
Wenn Sie die Basisdaten zu einer BWA-Nummer geschlüsselt haben, stehen Ihnen die
Auswertungen zum Betriebswirtschaftlichen Kurzbericht zur Ausgabe am PC zur Verfügung.
Die Kennziffern zum BKB und zum Vergleichs-BKB in der Erfassungsmaske Auswertungen
zum BKB brauchen Sie zur Ausgabe am PC nicht zu schlüsseln.
- Mit Vorläufigkeitsvermerk
bzw.
- Ohne Vorläufigkeitsvermerk
- Geben Sie im zweiten Feld die Anzahl (maximal 9 Exemplare) für die jeweilige
Auswertung zum BKB ein. Die Anzahl ist zwingend erforderlich.
- Um ein Protokoll über die Eingaben zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Protokoll.
- Speichern Sie die Stammdaten, in dem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken;
die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt für weitere Eingaben
geöffnet.
- Schließen Sie die Bearbeitung der Stammdaten ab, in dem Sie auf die Schaltfläche OK
klicken; die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten wird geschlossen.
i Wertedarstellung
Hauptteil
Hinweise
Berichtswerte
Voraussetzung
- Der Ausgabezeitpunkt ist mit Monatlich (1) oder Vierteljährlich (2) oder Halbjährlich
(3) geschlüsselt.
5 Um ein Protokoll über die Eingaben zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Protokoll.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
6 Speichern Sie die Stammdaten, in dem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken.
Die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt für weitere Eingaben
geöffnet.
7 Schließen Sie die Bearbeitung der Stammdaten ab, durch Klicken auf die Schaltfläche
OK.
Wenn Sie den BWA-Report löschen wollen, dann schlüsseln Sie das erste Eingabefeld
mit 0 = Keine Auswertung.
Den BWA-Betriebsvergleich können Sie sowohl im Rechenzentrum (RZ) anfordern als auch
am PC unter der Bezeichnung Branchenvergleich erstellen.
Voraussetzung
... die BWA-Form 01 (DATEV-BWA) zu den SKR 03 bzw. 04 oder die BWA-Form
04 (Controllingreport-BWA) zu den SKR 03, 04, 80 oder 81 einsetzen und ...
... unter Adressdaten | Einstellungen einen unterstützten Branchenschlüssel gespeichert
haben.
Wenn Sie die Basisdaten zu einer BWA-Nummer geschlüsselt haben, steht Ihnen der
Branchenvergleich zur Ausgabe am PC zur Verfügung. Die Schlüsselung weiterer
Kennziffern zum Branchenvergleich sind zur Ausgabe am PC nicht erforderlich.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
- Speichern Sie die Stammdaten, in dem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken.
Die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt für weitere Eingaben
geöffnet.
- Schließen Sie die Bearbeitung der Stammdaten ab, durch klicken auf die Schaltfläche
OK.
Prognose-BWA anfordern
Wirtschaftsjahresübersicht
12-Monatsprognose
Grafik Wirtschaftsjahresübersicht
Voraussetzung
- Sie nutzen eine für die Prognose-BWA zulässige Kombination von SKR und BWA-
Form .
- Die Basisdaten müssen für die BWA-Nummer angelegt sein, für die Sie die
Prognose-BWA anfordern.
- Es sind mindestens 25 Monate aktuell bebucht.
- Der Zeitraum zwischen Auswertungsmonat und aktuellem Kalenderdatum beträgt
nicht mehr als elf Monate (z.B. beträgt der Zeitraum zwischen aktuellem
Kalenderdatum 15. August 1999 und Auswertungsmonat September 1998 elf
Monate).
Die zentralen Positionen Ihrer Auswertung weisen keinen negativen Jahressaldo auf.
4 Geben Sie im zweiten Eingabefeld die Anzahl (maximal 9 Exemplare) für die
jeweilige Prognose-Auswertung ein.
5 Um ein Protokoll über die Eingaben zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Protokoll.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
6 Speichern Sie die Stammdaten, in dem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken.
Die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt für weitere Eingaben
geöffnet.
7 Schließen Sie die Bearbeitung der Stammdaten ab, durch Klicken auf die Schaltfläche
OK.
Die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten wird geschlossen.
i Wertedarstellung
Die Art der Wertedarstellung erfolgt grundsätzlich in der Form Werte in Tausend.
Wenn Sie die Auswahl für eine Prognose-BWA aufheben möchten, schlüsseln Sie das
erste Eingabefeld zu der entsprechenden Auswertung mit Keine Auswertung (0).
BWA-Nachweise anfordern
Wertenachweis
Kontenzuordnung (nur im RZ)
Die Kontenzuordnung kann nur im Rechenzentrum (RZ) erstellt werden, den Wertenachweis
hingegen erhalten Sie sowohl am PC als auch aus dem RZ.
Voraussetzung
Die Basisdaten müssen für die BWA-Nummer angelegt sein, zu der Sie die BWA-Nachweise
anfordern.
1 Wertenachweis am PC anfordern:
Wenn Sie die Basisdaten zu einer BWA-Nummer geschlüsselt haben, steht Ihnen der
Wertenachweis zu dieser BWA-Nummer zur Ausgabe am PC zur Verfügung.
- Um ein Protokoll über die Eingaben zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Protokoll.
- Speichern Sie die Stammdaten, in dem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken;
die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt für weitere Eingaben
geöffnet.
- Schließen Sie die Bearbeitung der Stammdaten ab, in dem Sie auf die Schaltfläche OK
klicken; die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten wird geschlossen.
i Wertedarstellung
Die Art der Wertedarstellung erfolgt grundsätzlich in der Form voller Wert sowohl im
RZ als auch am PC.
Wenn Sie die Auswahl für einen BWA-Nachweis aufheben möchten, schlüsseln Sie
das erste Eingabefeld zu der entsprechenden Auswertung mit Keine Auswertung (0).
Die Ausgabe des Vorläufigkeitsvermerks können Sie nur auf im Rechenzentrum erstellten
Auswertungen veranlassen.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
5 Speichern Sie die Stammdaten, in dem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken.
Die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt für weitere Eingaben
geöffnet.
6 Schließen Sie die Bearbeitung der Stammdaten ab, durch Klicken auf die Schaltfläche
OK.
i Vorläufigkeitsvermerk aufheben
i Konsolidierte BWA am PC
Sie können die Konsolidierung auch am PC durchführen, indem Sie unter Stammdaten
| Konsolidierungskreis zunächst die abgebenden Mandanten festlegen und dann unter
Auswertungen | Konsolidierung | Konsolidierte Betriebswirtschaftliche Auswertung
die konsolidierte BWA erstellen.
2 Wählen Sie aus der Liste Einverständniserklärung den Eintrag Teilnahme (1).
3 Geben Sie im Feld Berater-Nr. Empfänger die Beraternummer des Empfängers ein,
unter der die BWA-Werte konsolidiert werden sollen.
4 Geben Sie im Feld Mandanten-Nr. Empfänger die Mandantennummer des Empfängers
ein, unter der die BWA-Werte konsolidiert werden sollen.
Wenn Sie die Teilnahme eines Mandanten an der Konsolidierung in der BWA
beenden möchten, wählen Sie aus der Liste Einverständnis zur Konsolidierung
Nein/Aufhebung der Teilnahme.
Für den Empfängermandanten, auf den alle BWA-Werte zusammengefasst werden sollen,
schlüsseln Sie einen Konsolidierungskreis. Sie wählen alle Mandanten aus, die an der
Konsolidierung teilnehmen sollen. Den Konsolidierungskreis schlüsseln Sie unter
Stammdaten | Konsolidierungskreis.
Als Konsolidierungskreise für die BWA stehen die Nummern 30 - 39 zur Verfügung, d.h. Sie
können je Empfänger 10 Konsolidierungskreise festlegen. Die Konsolidierungs-Stammdaten
gelten für alle bebuchbaren Jahre ab dem Jahr, in dem sie definiert werden. Eine
Jahresübernahme ist nicht erforderlich.
Da ein Empfänger mit eigener Buchführung gleichzeitig Abgebender ist, muss er ebenfalls in
die Liste der abgebenden Mandanten aufgenommen werden.
Für den Empfängermandanten, auf den alle BWA-Werte zusammengefasst werden sollen,
schlüsseln Sie einen Konsolidierungskreis. Sie geben alle Mandantennummern ein, die an der
Konsolidierung teilnehmen sollen. Den Konsolidierungskreis schlüsseln Sie unter Bestand |
Daten senden | Sendedaten, indem Sie in der Übersicht der Sendedaten mit der rechten
Maustaste das Kontextmenü öffnen und den Eintrag Freie Kennziffer-/Werterfassung wählen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und geben Sie dann in der Vorlauferfassung die
Anwendung 13 sowie die Abrechnungsnummer 72 ein.
Erfassen Sie die Kennziffern 105 und 106 für alle Berater- und Mandantennummern, deren
Werte in der konsolidierten BWA berücksichtigt werden sollen.
Da ein Empfänger mit eigener Buchführung gleichzeitig Abgebender ist, sind für ihn ebenfalls
die Konsolidierungs-Stammdaten (KSD-Kennziffern 105 und 106) zu schlüsseln.
Für weitere mandantengenutzte Beraternummern ist bei Eingabe der Abr.-Nr. 72 ein
Nutzungskennwort notwendig.
Als Konsolidierungskreise für die BWA stehen die Nummern 30 - 39 zur Verfügung, d.h. Sie
können je Empfänger 10 Konsolidierungskreise festlegen. Je Konsolidierungskreis sind die
Konsolidierungsstammdaten über einen separaten Abruf mit Abr.-Nr. 72/JJ zu schlüsseln.
Sie erstellen einen einmaligen Abruf für die konsolidierte BWA unter Bestand | Daten
senden | Rechnungswesen-Abrufe über die Registerkarte Einzelabrufe, Schaltfläche
Neu, Ordner Betriebswirtschaftliche Auswertung, Eintrag Konsolidierte
Betriebswirtschaftliche Auswertung. Der Abruf der konsolidierten BWA ist erst einen
Tag nach der Verarbeitung der Finanzbuchführung möglich.
! Alternative Erstellungsmethode für die konsolidierte BWA
Sie können die konsolidierte BWA alternativ erstellen, indem Sie einen
Konsolidierungsbestand anlegen. Nähere Informationen erhalten Sie in der
Informations-Datenbank (direkt aufrufbar über die Schaltfläche Info-DB) unter dem
Dokument BWA - Konsolidierung.
ür im Rechenzentrum erstellte Auswertungen haben Sie die Möglichkeit, die Ausgabe der
Berater-Adressdaten zu steuern.
Im Kopf der folgenden Auswertungen können Sie die Ausgabe der Berater-Adressdaten
unterdrücken:
BWA-Report
Betriebswirtschaftlicher Kurzbericht (BKB)
Vergleichs-BKB
Prognose-BWA
- Wirtschaftsjahresübersicht
- 12-Monatsprognose
- Grafik zur Wirtschaftsjahresübersicht
Die Ausgabesteuerung der Berater-Adressdaten gilt für alle BWA-Nummern und alle Abrufe,
mit denen die genannten Auswertungen abgerufen werden können, inklusive der
konsolidierten BWA.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
4 Speichern Sie die Stammdaten, in dem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken.
Die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt für weitere Eingaben
geöffnet.
5 Schließen Sie die Bearbeitung der Stammdaten ab, durch Klicken auf die Schaltfläche
OK.
Bei im Rechenzentrum erstellten Individuellen BWA können Sie wählen zwischen Groß-
/Kleinschreibung und nur Großschreibung.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
4 Speichern Sie die Stammdaten, in dem Sie auf die Schaltfläche Übernehmen klicken.
Die Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt für weitere Eingaben
geöffnet.
5 Schließen Sie die Bearbeitung der Stammdaten ab, durch Klicken auf die Schaltfläche
OK.
Sie können eine Individuelle oder Kanzlei-BWA anlegen, um diese als Basis für eigene
betriebswirtschaftliche Auswertungen verwenden zu können. Um das BWA-Schema
bearbeiten zu können, müssen Sie die BWA-Form definieren.
1 Öffnen Sie den Ordner für eine BWA-Nr. und Doppelklicken Sie auf die
Erfassungsmaske Basisdaten.
2 Wählen Sie aus der Liste BWA-Form den Eintrag BWA (= Individuelle BWA) bzw.
KAN (= Kanzlei-BWA).
3 Klicken Sie auf OK.
Die individuelle bzw. Kanzlei-BWA steht jetzt zur Bearbeitung als BWA-Schema zur
Verfügung.
Sie können unter Stammdaten | BWA-Schema (in der Bearbeitung des Mandanten oder der
Kanzlei) ein individuelles bzw. Kanzlei-Schema erstellen.
Es besteht die Möglichkeit, für die Individuelle BWA, abweichend von der
Standardbezeichnung, einen Namen Ihrer Wahl zu vergeben. Tragen Sie den max. 25-
stelligen Namen im Eingabefeld BWA-Name ein. Im Programm wird zukünftig statt
der Standardbezeichnung der von Ihnen vergebene Name verwendet.
ei der Englischen BWA handelt es sich um eine Sonderform der Individuellen BWA.
Die Englische BWA aus dem Rechenzentrum (RZ) erhalten Sie mit englischen Zeilen- und
Spaltenüberschriften, sowie englischen Kopfzeilen. Die Englische BWA am PC enthält
dagegen nur englische Zeilenbeschriftungen, die Spaltenüberschriften und die Kopfzeilen sind
in deutsch.
- Wählen Sie aus der Liste im Feld BWA-Form den Eintrag ENG (= Englische BWA).
- Schlüsseln Sie die Felder Vorjahres-Wertermittlung und Ausgabezeitpunkt nach Ihren
Erfordernissen.
- Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Übernehmen.
Ihre Eingaben werden gespeichert; das Fenster Mandantendaten bleibt zur weiteren Erfassung
geöffnet.
Die Erfassung der Basisdaten ist ausreichend, um das Standard-Auswertungspaket zur BWA
im Rechenzentrum zu erhalten.
Wünschen Sie weitere Auswertungen wie Chefübersichten, Grafiken, etc., dann schlüsseln Sie
diese in den Feldern der entsprechenden Erfassungsmasken der für die Englische BWA
gewählten BWA-Nummer. Für die Nutzung der Englischen BWA am PC sind diese Angaben
nicht erforderlich.
Möchten Sie einen Mandanten aus dem Rechenzentrum holen, darf der entsprechende
Ordnungsbegriff (Berater, Mandant und Jahr) nicht auf dem PC vorhanden sein. Um die
Daten neu zu holen, sichern Sie den Mandanten und löschen ihn anschließend am PC. Vor Ort
erfasste Änderungen sollten vorher ins Rechenzentrum gesendet werden.
Nach der Verarbeitung im Rechenzentrum und dem Löschen am PC kann der Mandant (incl.
englischem BWA-Schema) neu geholt werden.
Ein englisches BWA-Schema am PC können Sie ohne Umweg über das RZ anlegen,
wenn Sie ein BWA-Schema individuell anpassen, d.h. mit englischen
Zeilenbezeichnungen versehen bzw. ein englisches BWA-Schema neu aufbauen. (s.u.
Exkurs) Englische Spaltenüberschriften und Kopfzeilen lassen sich am PC jedoch
nicht erzeugen.
Es besteht die Möglichkeit, für die Englische BWA, abweichend von der
Standardbezeichnung, einen Namen Ihrer Wahl zu vergeben. Tragen Sie den max. 25-
stelligen Namen im Eingabefeld BWA-Name ein. Im Programm wird zukünftig statt
der Standardbezeichnung der von Ihnen vergebene Name verwendet.
Zu einer Individuellen BWA müssen Sie ein BWA-Schema erstellen, was Sie ...
BWA-Name ändern
3 Wählen Sie im Eingabefeld Vorlage aus der Liste die gewünschte BWA-Form und
klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Das BWA-Schema wird im Fenster BWA-Schema - Bearbeiten geöffnet und steht zur
Bearbeitung bereit.
oder
Wählen Sie im Eingabefeld Vorlage aus der Liste Keine Vorlage und klicken Sie auf die
Schaltfläche OK.
Das Fenster BWA-Schema - Bearbeiten wird mit einer leeren Eingabemaske geöffnet, in der
Sie ein individuelles BWA-Schema komplett neu definieren können.
BWA-Schema bearbeiten
Sie können ein Schema zu einer Individuellen BWA oder Kanzlei-BWA im Fenster BWA-
Schema - Bearbeiten nach Ihrer Wahl erstellen und aufbereiten (siehe Beispiel Individuelle
Grafik).
Zeilennummern (BWA-Zeile),
Zeilenbeschriftung
Basis(-schlüssel),
Prozent(-schlüssel).
Funktionsschlüssel,
Konten abfragen (von/bis),
Abzufragende Kontenseite steuern (Soll/Haben),
Zeilen erfassen (von/bis).
1 Klicken Sie mit der linken Maustaste im Fenster BWA-Schema - Anzeigen auf die
Schaltfläche Bearbeiten.
Das Fenster BWA-Schema - Bearbeiten wird geöffnet; das BWA-Schema kann bearbeitet
werden.
2 Platzieren Sie den Cursor mit der Maus oder den Pfeiltasten in das zu bearbeitende
Feld der Schema-Zeile und geben Sie die Änderungen über die Tastatur ein. In den Spalten
Basis, Prozent und Funktionsschlüssel haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Eingabe
mittels der Maus aus einer sich öffnenden Liste auszuwählen, sobald Sie den Curser in eines
dieser Felder platziert haben.
- Gehen Sie zur letzten Zeile des Schemas. Diese ist mit einem Stern (*)
gekennzeichnet.
- Füllen Sie die Zeile aus. Jede neu eingegebene Zeile wird zunächst automatisch als
Leerzeile definiert, die Sie entsprechend Ihren Erfordernissen anpassen. Mit schließen Sie
die Eingabe ab und gelangen in die nächste freie Eingabezeile.
Die neue Zeile wird entsprechend der vergebenen Zeilennummer in das BWA-Schema
eingeordnet.
- Platzieren Sie den Cursor in ein beliebiges Feld der zu löschenden Zeile.
- Öffnen Sie durch klicken der rechten Maustaste das Kontextmenü. Wählen sie aus
dem Kontextmenü Zeile löschen.
Die BWA-Zeile wird gelöscht und das BWA-Schema nach den verbliebenen Zeilennummern
sortiert.
Das BWA-Schema wird geprüft. Sie erhalten einen Hinweis mit dem Ergebnis der Prüfung.
Falls das Schema fehlerhaft sein sollte, bekommen Sie ein Fehlerprotokoll im Fenster BWA-
Schema - Fehlerliste mit den fehlerhaften BWA-Zeilen und einem Hinweis auf die
Fehlerursachen.
4 Sichern Sie das BWA-Schema, indem Sie im Fenster BWA-Schema - Bearbeiten auf
die Schaltfläche Speichern klicken.
- War das geänderte BWA-Schema fehlerfrei, dann erhalten Sie eine Abfrage, ob Sie
das bisherige Schema mit den durchgeführten Änderungen überschreiben möchten.
Bestätigen Sie die Abfrage.
- War das geänderte BWA-Schema nicht fehlerfrei, dann erhalten Sie eine Abfrage, ob
Sie das fehlerhafte BWA-Schema als Arbeitsbestand sichern wollen. Mit dem Arbeitsbestand
können Sie keine Auswertungen erstellen, jedoch die Änderungen für eine spätere
Bearbeitung speichern. Das Ausgangsschema wird nicht geändert.
BWA löschen
1 Öffnen Sie den Ordner für eine BWA-Nr. und Doppelklicken Sie auf die
Erfassungsmaske Basisdaten.
2 Wählen Sie aus der Liste BWA-Form den Eintrag Keine Angabe.
Bei einer individuellen BWA wird auch das angelegte Schema gelöscht!
Wenn Sie eine individuell angelegte BWA löschen, wird auch das vorhandene BWA-
Schema gelöscht. Bei einer Kanzlei-BWA bleibt das Schema erhalten; es wird nur die
BWA-Definition gelöscht.
Die folgenden Aufstellung enthält eine Auflistung der Kennziffern für die im Rechenzentrum
vorhandenen BWA-Programmdaten und deren Zuordnung im Programm. Sie erfassen diese
unter Stammdaten | Mandantendaten in der Registerkarte BWA.
3. a) – 6 Bilanz-Stammdaten
In der Registerkarte BILANZ geben Sie die für die Jahresabschlusserstellung notwendigen
Bilanz-Stammdaten ein (ggfs. getrennt für Handels- und Steuerbilanz bzw. andere
Abschlusszwecke).
Sie können für einen Mandanten parallel eine Handels- und eine Steuerbilanz erstellen.
Grundlage für die Steuerbilanz bilden die Werte der Handelsbilanz (Buchungen des
laufenden Geschäftsbetriebes und Abschlussbuchungen). Die zur Handelsbilanz
abweichenden Steuerbilanzbuchungen werden im Vorlauf Steuerbilanzbuchungen erfasst
und wirken sich nur auf die entsprechenden Steuerbilanz-Auswertungen aus. Zur
Unterscheidung sind die Steuerbilanz-Auswertungen am Bildschirm durch einen blauen
Balken am linken Rand gekennzeichnet. Die Programmverbindungen können wahlweise mit
Handels- oder Steuerbilanzwerten durchgeführt werden.
Der Abschlusszweck 2 beinhaltet die Werte des Abschlusszweckes 1. Zusätzlich werden die
Werte des Buchungstyps Buchungen Abschlusszweck 2 berücksichtigt. Diese Buchungen
sind für Sachverhalte vorgesehen, die aus den unterschiedlichen
Rechnungslegungsvorschriften resultieren. Umsatzsteuerrelevante Buchungen und
Buchungen auf Geld- und Personenkonten sind bei den speziellen Buchungen für den
Abschlusszweck 2 nicht möglich.
Grundlage für den Abschlusszweck 2 bilden die Werte, die für den Abschlusszweck 1
erfasst wurden (Buchungen des laufenden Geschäftsbetriebes und Abschlussbuchungen).
Die zum Abschlusszweck 1 abweichenden Buchungen Abschlusszweck 2 werden im
Vorlauf SB erfasst und wirken sich nur auf die entsprechenden Auswertungen
Abschlusszweck 2 aus. Zur Unterscheidung sind die Auswertungen für Abschlusszweck 2
am Bildschirm durch einen blauen Balken am linken Rand gekennzeichnet. Die
Programmverbindungen können wahlweise mit den Werten für beide Abschlusszwecke
durchgeführt werden.
Um mehrere Abschlusszwecke festzulegen, klicken Sie unter Stammdaten | Mandantendaten
| Registerkarte BILANZ auf die Schaltfläche andere Abschlusszwecke. Anschließend
können Sie im Dialogbuchen gesonderte Vorläufe für Buchungen für den Abschlusszweck 2
anlegen und somit die entsprechenden Auswertungen ausgeben.
Beachten Sie, dass diese Einstellung nicht rückgängig gemacht werden kann.
In der Hilfe werden die Begriffe Abschlusszweck 1 und 2 in der Regel nicht
verwendet. Wenn Sie andere Abschlusszwecke geschlüsselt haben, wird im Hilfetext
anstelle "Abschlusszweck 1" der Begriff "Handelsbilanz", anstelle "Abschlusszweck
2" der Begriff "Steuerbilanz" verwendet.
In der Registerkarte BILANZ überprüfen oder geben Sie die Stammdaten für die
Jahresabschlusserstellung ein. Die Daten sind erforderlich, um für den Mandanten eine
Bilanz aufstellen zu können.
Wenn Sie neben der Handelsbilanz auch die Steuerbilanz erstellen, klicken Sie auf die
Schaltfläche Handels- und Steuerbilanz. Sie können dann getrennt für Handels- und
Steuerbilanz in zwei Erfassungsmasken die Bestimmung und die Grundlagen des
Abschlusses festlegen.
Erstellung von Steuerbilanzen (=Link)
Checkliste zur Erstellung von Handels- und Steuerbilanz (=Link)
Sie können auch parallel zwei Abschlüsse für unterschiedliche Zwecke erstellen (z.B.
aufbauend auf der Handelsbilanz einen IAS/IFRS-Abschluss). Dazu klicken Sie auf die
Schaltfläche andere Abschlusszwecke.
Erstellung von Jahresabschlüssen für unterschiedliche Abschlusszwecke(=Link)
Die Eingabefelder besitzen folgende Bedeutung:
Wenn als Art der Abschlussarbeiten die Zwischenbilanz gewählt wurde, muss in diesem Feld
der Monat festgelegt werden, bis zu dem Buchungen berücksichtigt werden sollen. Der
Zwischenbilanz-Monatsletzte ist die im Belegdatum höchstmögliche Datumseingabe. Alle
Buchungen werden diesem Monat zugeordnet. Der höchste bebuchte Monat wird bei der
Eingabe vorbelegt.
Bei abweichendem Wirtschaftsjahr und bei Monatsbeginn ungleich Monatserstem werden die
Monate um eine Jahresangabe ergänzt.
Vorjahreswerte
Für die Anzeige der Auswertungen im Jahresabschluss werden als Vergleichswerte die Werte
des Vorjahres benötigt. Die Vorjahreswerte werden grundsätzlich aus dem integrierten
Bestand des Vorjahres ermittelt. Wenn im Vorjahr die Jahresabschlusserstellung mit
getrennten Beständen erfolgt und diese Buchungen nicht in die Buchführung übergeben
werden sollen (z.B. bei Erstellung von Zwischenbilanzen), können Sie festlegen, dass die
Vorjahresvergleichswerte aus dem getrennten Bestand des Vorjahres verwendet werden.
Wenn Sie Handels- und Steuerbilanz (bzw. Abschlusszweck 1 und 2) geschlüsselt haben,
können Sie getrennt für die Abschlusszwecke einen Text erfassen, der dann auf den
Jahresabschluss-Auswertungen (Bilanz, Kontennachweis zur Bilanz, Bilanz nach Konten)
gedruckt wird. Der Text Bilanz wird durch einen individuell erfassten Text ersetzt.
Gesellschaftsform
Ein Freiberufler sollte hier auch tatsächlich "Freiberufler" wählen, insbesondere wenn mit
individuellen oder Kanzlei-Zuordnungstabellen gearbeitet wird. Eine
Partnerschaftsgesellschaft wird bei individuellen bzw. Kanzlei-Zuordnungstabellen als
Freiberufler interpretiert.
Wenn für die Gesellschaftsform keine Eingabe erfolgt, wird im Folgenden ein
Einzelunternehmen unterstellt. Wenn ein Wechsel zwischen Kapital- und
Nichtkapitalgesellschaft vorgenommen wird, werden nicht passende Einträge in den
Zuordnungstabellen und Auswertungssteuerungsdaten geleert.
Zuordnungstabelle
Die Zuordnungstabelle (ZOT) bestimmt den Aufbau und die Gliederung des
Jahresabschlusses. Individuelle Anpassungen können über die Schlüsselung einer
individuellen ZOT bzw. Kanzlei-ZOT vorgenommen werden. Eine individuelle oder Kanzlei-
ZOT legen Sie unter Stammdaten | Zuordnungstabelle an.
Die Auswahlmöglichkeiten für die Standard-ZOT werden durch die Gesellschaftsform sowie
den zu Grunde liegenden Standardkontenrahmen bestimmt.
Auswertungssteuerungsdaten
Die Auswahlmöglichkeiten für die Standard-ASD werden durch die Wahl der
Zuordnungstabelle sowie der Gesellschaftsform bestimmt.
Schnittstellenfunktionsplan
Die Wahl des SSFP ist abhängig vom zu Grunde liegenden SKR. Für die SKR 01, 02, 03, 04,
07 (Österreich), 14 (Land- und Forstwirtschaft, ab Buchungsjahr 2004), 45 (ab Buchungsjahr
2002), 80 und 81 stehen Standard-Schnittstellenfunktionspläne zur Verfügung.
Bei Verwendung von anderen SKR's (z.B. bei Verwendung von SKR 00, SKR 99 oder
speziellen Kontenrahmen für Branchenlösungen) muss ein individueller SSFP angelegt
werden.
Sie erhalten getrennte Erfassungsmasken für die Handels- und Steuerbilanz und können in
den Ordnern Bestimmung des Abschlusses und Grundlagen des Abschlusses die Stammdaten
erfassen.
3 Wählen Sie aus der Liste Art der Abschlussarbeiten:, wie im Jahresabschluss die
Saldobildung erfolgen soll (Eröffnungsbilanz, Zwischenbilanz, Schlussbilanz). Vorbelegt ist
die Schlussbilanz.
4 Wenn Sie als Abschlussart die Zwischenbilanz gewählt haben, legen Sie in der Liste
Grundlage ist Buchführung bis Monat: den Monat fest, für den die Zwischenbilanz aufgestellt
werden soll. Voreingestellt ist der höchste bebuchte Monat des Wirtschaftsjahres.
5 Wählen Sie aus der Liste Vorjahreswerte, ob und auf welcher Basis (getrennter oder
integrierter Bestand) die Vorjahreswerte für die Erstellung von Auswertungen verwendet
werden sollen.
6 Wählen Sie aus der Liste die Gesellschaftsform bzw. die Gewinnermittlungsart des
Mandanten. Sie dient als Basis für die Auswahlmöglichkeiten der folgenden Stammdaten
(Zuordnungstabelle, Auswertungssteuerungsdaten, von der Gewinnermittlungsart abhängige
Einstellungen bei Programmschnittstellen und der Bilanzpostenanzeige). Erfolgt in diesem
Feld keine Eingabe, wird ein Einzelunternehmen angenommen.
7 Wählen Sie die gewünschte Zuordnungstabelle (ZOT) aus der Liste. Die
Versionsübersicht wird in Abhängigkeit des für den Mandanten ausgewählten SKRs sowie
gegebenenfalls der angegebenen Gesellschaftsform aufgebaut. Wenn Sie das Feld Alle
Versionen anzeigen aktiv setzen, werden neben der aktuellsten Version der ZOT auch ältere
Versionen zur Auswahl angeboten. Zur Anzeige kommen nur solche Zuordnungstabellen, die
am PC gespeichert sind.
8 Wählen Sie die gewünschten Auswertungssteuerungsdaten (ASD) aus der Liste. Wenn
Sie vorher eine Standard-ZOT ausgewählt haben, wird nur derjenige ASD angezeigt, der zur
vorher eingegebenen ZOT passt. Bei Auswahl von individuellen oder Kanzlei-ASD findet der
Abgleich ZOT/ASD nicht statt.
9 Wählen Sie den gewünschten Schnittstellenfunktionsplan (SSFP) aus der Liste. Da der
SSFP vom ausgewählten Standardkontenrahmen (SKR) abhängt, werden nur die zum
jeweiligen SKR passenden Schnittstellenfunktionspläne zur Auswahl angeboten.
10 Um ein Protokoll für die Eingaben auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche
Protokoll.
Sie erhalten das MAD/MPD-Protokoll mit den Stammdaten des Mandanten, das Sie auch
drucken können.
(s. o. Exkurs)
(s. o. Exkurs)
(s. o. Exkurs)
3. b) Banken / Zahlungsbedingungen
Bankenliste bearbeiten
Sie können für die Bearbeitung der Liste die allgemeinen Funktionen Bildschirmanzeige und
Export in die Windows-Zwischenablage nutzen.
1 Um eine neue Bankverbindung anzulegen, geben Sie im Feld Banken-Nr. eine noch
nicht verwendete Bankennummer ein.
--ODER--
--ODER--
Klicken Sie neben dem Feld Bankleitzahl auf das Symbol (Pfeil nach unten mit Strich)
Sie erhalten das Dialogfenster Kreditinstitut auswählen. Sie können dort nach der
gewünschten Bank suchen und diese mit der Bankleitzahl und Bankbezeichnung übernehmen.
3 Wählen Sie ggfs. in der Liste ein Länderkennzeichen, wenn die Bankverbindung vom
Nationalen Recht abweicht.
4 Um für eine Bankverbindung weitere Bankstammdaten zu erfassen, markieren und
übernehmen Sie die Bank und klicken auf die Schaltfläche Details.
--ODER--
Sie erhalten das Register Bankstammdaten, in dem Sie in den Registerkarten Bankangaben
und Zahlungsvorschlag weitere Angaben tätigen können.
5 Um für eine vorhandene Bankverbindung die Daten zu ändern, markieren Sie in der
Liste die Bankverbindung.
Die Daten stehen in der Erfassungszeile und können geändert werden. Sie können auch die
Bankennummer ändern.
Für die Anzeige der ausgewählten Auswertung auf dem Bildschirm stehen Ihnen
Hilfsfunktionen zur Verfügung: Einsatz der Bildlaufpfeile, Suchfunktionen,
Spaltenbearbeitung (Veränderung der Spaltenbreite und Reihenfolge, Ausblenden von
Spalten).
Sie erhalten das Dialogfenster Suchen, in dem Sie aus einer Liste die Suchspalte und
anschließend einen Suchbegriff auswählen.
--ODER--
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Namens einer
Spaltenbeschriftung.
Es öffnet sich ein Kontextmenü mit den Einträgen Suche starten und Weitersuchen.
Sie erhalten ein Fenster, in dem Sie den Suchbegriff eingeben. Bestätigen Sie die Eingabe
mit OK.
Die Auswertungszeile mit dem eingegebenen Suchbegriff der jeweiligen Spalte ist markiert.
4 Um die Spaltenbreite zu ändern, bewegen Sie den Cursor mit der Maustaste an den
Rand des Namens einer Spaltenbeschriftung, bis sich das Aussehen der Cursors ändert.
Ziehen Sie dann mit der linken Maustaste den Cursor nach rechts oder links, bis die
Spaltenbreite Ihren Vorstellungen entspricht.
5 Um in der Auswertung die Spaltenreihenfolge zu ändern oder Spalten auszublenden,
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Namens einer
Spaltenbeschriftung.
--ODER--
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Spaltenbeschriftung. Halten Sie die linke
Maustaste gedrückt und schieben Sie den Mauscursor, der nun ein zusätzliches Symbol
erhält, bis zur Spalte, vor der Sie die Spalte wieder einfügen möchten. Lassen Sie die linke
Maustaste los.
7 Um die getroffenen Listen- und Spalteneinstellungen aufzuheben, öffnen Sie mit der
rechten Maustaste an einer beliebigen Stelle der Spaltenbeschriftung das Kontextmenü und
wählen Sie Einstellungen zurücksetzen.
Sie können den Inhalt der Auswertung für die weitere Bearbeitung in die Windows-
Zwischenablage kopieren. Sie können den Inhalt über Einfügen in einem anderen Windows-
Programm (z.B. EXCEL) bereitstellen und dort weiterbearbeiten.
1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Auswertung auf eine beliebige Stelle.
Der komplette Inhalt der angezeigten Auswertung wird in die Zwischenablage kopiert.
3 Um nur den Inhalt des am Bildschirm sichtbaren Bereichs der Auswertung in die
Windows-Zwischenablage für die weitere Bearbeitung bereitzustellen, wählen Sie Kopieren
| sichtbaren Bereich.
Der Inhalt des am Bildschirm sichtbaren Bereichs der angezeigten Auswertung wird in die
Zwischenablage kopiert.
4 Um nur den markierten Datensatz der Auswertung (z.B. markierte Zeile) in die
Windows-Zwischenablage für die weitere Bearbeitung bereitzustellen, wählen Sie Kopieren
| aktuellen Datensatz.
Der Inhalt des markierten Datensatzes der angezeigten Auswertung wird in die
Zwischenablage kopiert.
Der Inhalt der markierten Datensätze der angezeigten Auswertung wird in die
Zwischenablage kopiert.
Bankstammdaten erfassen
1 Geben Sie in der Registerkarte Bankangaben in den Feldern IBAN, SWIFT/BIC und
Kundennummer ggfs. Daten ein.
--ODER--
Sie erhalten das Dialogfenster Kontenauswahl, in dem Sie das gewünschte Konto suchen und
auswählen können.
4 Um Angaben für den Zahlungsvorschlag zu erfassen, klicken Sie auf die Registerkarte
Zahlungsvorschlag und geben in den Feldern die entsprechenden Daten ein.
5 Um für die Felder Transitkonto Debitor bzw. Transitkonto Kreditor ein Bankkonto der
Bankverbindung auszuwählen, geben Sie das Konto ein oder klicken Sie neben dem
jeweiligen Feld auf das Symbol .
Sie erhalten das Dialogfenster Kontenauswahl, in dem Sie das gewünschte Konto suchen und
auswählen können.
Zahlungsbedingungsliste bearbeiten
Sie können für die Bearbeitung der Liste die allgemeinen Funktionen Bildschirmanzeige und
Export in die Windows-Zwischenablage nutzen.
--ODER--
--ODER--
Sie erhalten das Dialogfenster Zahlungsbedingungen, in dem Sie weitere Angaben machen.
5 Um für eine vorhandene Zahlungsbedingung die Daten zu ändern, markieren Sie die
Zahlungsbedingung.
Die Daten stehen in der Erfassungszeile und können geändert werden bzw. über die
Schaltfläche Details weiter bearbeitet werden.
6 Um eine vorhandene Zahlungsbedingung zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Zahlungsbedingung löschen.
7 Um eine erfasste oder geänderte Zahlungsbedingung zu speichern, klicken Sie auf die
Schaltfläche Übernehmen.
Eine Zahlungsbedingung als Typ Fälligkeit in Tagen ermittelt die Fälligkeit über die Angabe
von Tagewerten.
Beispiel: Als Tagewert für die Nettofälligkeit geben Sie 14 Tage ein, 5,00 % Skonto wird 7
Tage gewährt. Eine Rechnung mit Datum 10.07. ist somit am 24.07. nettofällig, am 17.07.
skontofällig.
Voraussetzung
In der Regel sind die Felder Zahlungsbedingungs.-Nr., Bezeichnung sowie Fälligkeit durch
die Eingaben in der Liste Zahlungsbedingungen bereits korrekt vorbelegt.
1 Ändern Sie ggfs. die Zahlungsbedingungs-Nr., die Bezeichnung sowie aktivieren Sie
den Schaltknopf Fälligkeit in Tagen.
2 Geben Sie im Feld ohne Abzug fällig innerhalb von einen Tagewert zur Festlegung
der Nettofälligkeit ein.
3 Erfassen Sie eine erste und ggfs. eine zweite Skontofälligkeit. Geben Sie jeweils einen
Prozentsatz und einen Tagewert für die Skontoziehung ein.
Für den Tagewert stehen drei Stellen zur Verfügung. Die Anzahl der Tage für Skontofälligkeit
1 muss kleiner sein als die Tage für Skontofälligkeit 2. Den Prozentsatz geben Sie mit
maximal zwei Vorkomma- und zwei Nachkommastellen an.
Eine Zahlungsbedingung als Typ Fälligkeit mit Datum ermittelt die Fälligkeit auf Grund von
festen Datumsangaben. Dabei stehen bis zu drei Fälligkeitszeiträume (Fälligkeit 1-3) zur
Verfügung, mit denen abhängig vom Rechnungsdatum Skonto- und Nettofälligkeit als
Datumsangabe definiert werden können.
Beispiel:
Als Fälligkeit 1 legen Sie fest, dass eine Rechnungsbuchung mit einem Rechnungsdatum bis
zum 15. des Monats am 15. des Folgemonats nettofällig ist, am 31. des aktuellen Monats mit
5,00 % skontofällig.
Unter Fälligkeit 2 sind Posten, die mit einem Rechnungsdatum bis zum 31. des Monats
eingebucht werden, am 31. des Folgemonats nettofällig, am 15. des Folgemonats skontofällig.
Beachten Sie, dass Datumsangaben auf einen Monatsletzten, die für einen Monat nicht
gültig sind, automatisch auf den korrekten Monatsletzten datiert werden. Der 31. im
Monat April wird automatisch auf den 30. April datiert.
Voraussetzung
In der Regel sind die Felder Zahlungsbedingungs.-Nr., Bezeichnung sowie Fälligkeit durch
die Eingaben in der Liste Zahlungsbedingungen bereits korrekt vorbelegt.
1 Ändern Sie ggfs. die Zahlungsbedingungs-Nr., die Bezeichnung sowie aktivieren Sie
den Schaltknopf Fälligkeit mit Datum.
2 Wählen Sie aus der Liste Fälligkeit 1 und geben Sie im Feld Rechnung bis zum ein
Tagesdatum (01-31) ein.
3 Geben Sie im Feld ohne Abzug fällig am ein Tagesdatum ein und wählen Sie aus der
Liste den passenden Monat (aktueller, nächster bzw. übernächster Monat).
4 Erfassen Sie eine erste und ggfs. eine zweite Skontofälligkeit. Geben Sie jeweils einen
Prozentsatz und ein Tagesdatum mit Monatswahl für die Skontoziehung ein.
Das Datum für Skontofälligkeit 1 muss kleiner sein als das Datum für Skontofälligkeit 2. Den
Prozentsatz geben Sie mit maximal zwei Vorkomma- und zwei Nachkommastellen an. Dieser
ist auch für die Fälligkeitszeiträume 2 und 3 gültig.
5 Um einen zweiten Fälligkeitszeitraum zu erfassen, wählen Sie aus der Liste Fälligkeit
2. Geben Sie im Feld Rechnung bis zum wieder ein Tagesdatum ein.
Dieses Tagesdatum muss größer sein als das Rechnungsdatum unter Fälligkeit 1.
6 Erfassen Sie analog zu Fälligkeit 1 eine erste und zweite Skontofälligkeit. Dazu
müssen Sie nur noch ein Tagesdatum mit Monatswahl eingeben.
7 Um einen dritten Fälligkeitszeitraum zu erfassen, wählen Sie aus der Liste Fälligkeit 3.
Geben Sie im Feld Rechnung bis zum ein Tagesdatum ein.
Dieses Tagesdatum muss größer sein als das Rechnungsdatum unter Fälligkeit 2.
8 Erfassen Sie analog zu Fälligkeit 1 eine erste und zweite Skontofälligkeit, indem Sie
ein Tagesdatum mit Monatswahl eingeben.
3. c) Kontenüberleitung
Eigenschaften Kontenüberleitung
Im Register Eigenschaften Kontenüberleitung legen Sie die Kriterien für die Bearbeitung der
Kontenüberleitung bei Verwendung eines Alternativ-Kontenrahmens fest. Es besteht aus
folgenden Registerkarten:
Allgemein: In der Gruppe Bezeichnung der Überleitungstabelle können Sie eine Kurz- und
Langbezeichnung für die Überleitungstabelle erfassen. Für die Kurzbezeichnung wird
programmseitig ein Vorschlag angeboten (enthält u. a. den Ordnungsbegriff). In der Gruppe
Vorlage sehen Sie, welche Überleitungstabelle als Vorlage eingestellt ist. Wenn keine Vorlage
vorhanden ist bzw. wenn Sie eine andere Vorlage als Basis verwenden möchten, können Sie
über die Schaltfläche Vorlage einlesen eine Standardüberleitungstabelle oder eine andere
bereits bestehende Überleitungstabelle als Basis auswählen.
In der Gruppe Sortierung der Kontonummern legen Sie fest, ob der Alternativ-Kontenrahmen
numerisch oder alphanumerisch sortiert werden soll. Bei einem weniger häufig genutzten
DATEV-Kontenrahmen ist Numerisch empfehlenswert. Für die Ausrichtung der
Kontonummern können zwischen rechts- und linksbündig wählen. Wenn Sie die
alphanumerische Sortierung der Konten gewählt haben, sollten Sie bei der Ausrichtung der
Kontonummern linksbündig wählen. Dadurch werden Unternummern zu einer
Hauptkontonummer an der richtigen Stelle aufgelistet.
Details zur Überleitung: In dieser Registerkarte treffen Sie weitere Festlegungen für die
Überleitung der Alternativ-Konten. Sie legen jeweils getrennt für Sach- und Personenkonten
fest, ob die Alternativ-Beschriftungen übernommen werden und ob die Alternativ-
Kontonummern an die Beschriftung angehängt werden sollen. Wenn alle 40 Stellen der
Kontenbeschriftung genutzt sind, werden die letzten Stellen mit der Kontonummer
überschrieben. Sie können auch mehrere Alternativ-Konten auf dasselbe DATEV-Konto
überleiten. Beachten Sie hierbei, dass für die Jahresabschlusserstellung mit Alternativ-
Kontonummer eine 1:1-Beziehung zwischen Alternativ-Kontonummer und DATEV-
Kontonummer erforderlich ist.
Ansicht: Sie treffen hier Festlegungen für die Bildschirmanzeige der Kontenüberleitung, um
diese für Ihre Belange übersichtlich darzustellen. In der Gruppe Spalten anzeigen legen Sie
fest, ob die DATEV-Kontonummern und/oder Alternativ-Kontonummern sowie die
Sortiernummer der Einlesereihenfolge angezeigt werden soll. In der Gruppe Sortierung
Alternativ-Kontenrahmen nach legen Sie fest, nach welchem Sortierkriterium die Liste
aufgebaut werden soll. Wählen Sie Sortiernummer der Einlesereihenfolge, wenn die
Alternativ-Kontonummer nicht der Logik der DATEV-Kontonummern entspricht. Wenn Sie
das Kontrollkästchen Abschlussgliederung/Kontenrahmen automatisch mit Vorschlägen
synchronisieren aktivieren, werden die angezeigten Kontenvorschläge sofort mit der
Abschlussgliederung synchronisiert. Dies ist vorteilhaft, wenn die Vorschläge überwiegend
zum richtigen Ergebnis führen. Sie können dann mit der Return-Taste die Zuordnung sofort
durchführen.
Tipp: Wenn Sie mehrere Konten nacheinander dem gleichen Posten zuordnen möchten,
schalten Sie diesen Automatismus ab, damit der zuletzt zugeordnete
Abschlussgliederungsposten geöffnet bleibt und Sie mit Drag & Drop weitere Konten
zuordnen können.
Wörterbuch / Sprache
Wenn die Konten, die eingelesen werden, häufig Begriffe enthalten, die zu keinen sinnvollen
Vorschlägen für das Zielkonto führen, können Sie in dieser Registerkarte ein Wörterbuch als
Vorlage festlegen. Als Wörterbücher können vorhandene Kontenüberleitungstabellen
verwendet werden. Wenn Sie fremdsprachliche oder branchenspezifische Begriffe öfters
überleiten möchten, ist es sinnvoll, einen Mandanten für ein Wörterbuch anzulegen und diese
Vorlage dann zu verwenden.
Im Rahmen der Kontenüberleitung werden nur die Begriffe übernommen, nicht die Konten
selbst.
Mögliche Handlungsabläufe
zu 1.:
Im Register Eigenschaften Kontenüberleitung legen Sie die Kriterien für die Bearbeitung der
Kontenüberleitung bei Verwendung eines Alternativ-Kontenrahmens fest.
4 Um die Einstellungen zu speichern und das Register zu schließen, klicken Sie auf OK.
zu 2.:
Im Register Eigenschaften Kontenüberleitung legen Sie die Kriterien für die Bearbeitung der
Kontenüberleitung bei Verwendung eines Alternativ-Kontenrahmens fest.
5 Legen Sie in der Gruppe Ausrichtung der Kontennummern fest, ob die diese
rechtsbündig oder linksbündig angezeigt werden sollen.
6 Um die Einstellungen zu speichern und das Register zu schließen, klicken Sie auf OK.
zu 3.)
Im Register Eigenschaften Kontenüberleitung legen Sie die Kriterien für die Bearbeitung der
Kontenüberleitung bei Verwendung eines Alternativ-Kontenrahmens fest.
In der Registerkarte Details zur Überleitung treffen Sie weitere Festlegungen für die
Überleitung der Alternativ-Konten. Sie legen jeweils getrennt für Sach- und Personenkonten
fest, ob die Alternativ-Beschriftungen übernommen werden und ob die Alternativ-
Kontonummern an die Beschriftung angehängt werden sollen. Wenn alle 40 Stellen der
Kontenbeschriftung genutzt sind, werden die letzten Stellen mit der Kontonummer
überschrieben. Sie können auch mehrere Alternativ-Konten auf dasselbe DATEV-Konto
überleiten. Beachten Sie hierbei, dass für die Jahresabschlusserstellung mit Alternativ-
Kontonummer eine 1:1-Beziehung zwischen Alternativ-Kontonummer und DATEV-
Kontonummer erforderlich ist.
So legen Sie die Eigenschaften auf der Registerkarte Details zur Überleitung fest
Die individuellen Beschriftungen sind erst nach Verarbeitung des Vorlaufs vorhanden und
werden dann unter den DATEV-Beschriftungen auf der rechten Seite angezeigt.
5 Um die Einstellungen zu speichern und das Register zu schließen, klicken Sie auf OK.
zu 4.:
Im Register Eigenschaften Kontenüberleitung legen Sie die Kriterien für die Bearbeitung der
Kontenüberleitung bei Verwendung eines Alternativ-Kontenrahmens fest.
In der Registerkarte Ansicht treffen Sie Festlegungen für die Bildschirmanzeige der
Kontenüberleitung, um diese für Ihre Belange übersichtlich darzustellen. In der Gruppe
Spalten anzeigen legen Sie fest, ob die DATEV-Kontonummern und/oder Alternativ-
Kontonummern sowie die Sortiernummer der Einlesereihenfolge angezeigt werden soll. In der
Gruppe Sortierung Alternativ-Kontenrahmen nach legen Sie fest, nach welchem
Sortierkriterium die Liste aufgebaut werden soll. Wählen Sie Sortiernummer der
Einlesereihenfolge, wenn die Alternativ-Kontonummer nicht der Logik der DATEV-
Kontonummern entspricht. Wenn Sie das Kontrollkästchen
Abschlussgliederung/Kontenrahmen automatisch mit Vorschlägen synchronisieren aktivieren,
werden die angezeigten Kontenvorschläge sofort mit der Abschlussgliederung synchronisiert.
Dies ist vorteilhaft, wenn die Vorschläge überwiegend zum richtigen Ergebnis führen. Sie
können dann mit der -Taste die Zuordnung sofort durchführen.
Wenn Sie mehrere Konten nacheinander dem gleichen Posten zuordnen möchten,
schalten Sie diesen Automatismus ab, damit der zuletzt zugeordnete
Abschlussgliederungsposten geöffnet bleibt und Sie mit Drag & Drop weitere Konten
zuordnen können.
5 Wählen Sie aus der Liste Abschlussgliederung nach eine Struktur für die
Abschlussgliederung.
6 Um die Einstellungen zu speichern und das Register zu schließen, klicken Sie auf OK.
zu 5.:
Im Register Eigenschaften Kontenüberleitung legen Sie die Kriterien für die Bearbeitung der
Kontenüberleitung bei Verwendung eines Alternativ-Kontenrahmens fest.
Wenn die Konten, die eingelesen werden, häufig Begriffe enthalten, die zu keinen sinnvollen
Vorschlägen für das Zielkonto führen, können Sie in der Registerkarte Wörterbuch/Sprache
ein Wörterbuch als Vorlage festlegen. Als Wörterbücher können vorhandene
Kontenüberleitungstabellen verwendet werden. Wenn Sie fremdsprachliche oder
branchenspezifische Begriffe öfters überleiten möchten, ist es sinnvoll, einen Mandanten für
ein Wörterbuch anzulegen und diese Vorlage dann zu verwenden.
Im Rahmen der Kontenüberleitung werden die Begriffe aus dem Wörterbuch genutzt, um den
entsprechenden Namen in den DATEV-Konten zu finden.
Es werden in der Liste die auf dem eingestellten Datenpfad vorhandenen Vorlagen angezeigt.
3 Markieren Sie in der Liste die vorhandene Kontenüberleitungstabelle, die Sie als
Wörterbuch verwenden möchten, und klicken Sie auf OK.
4 Um die markierte Überleitungstabelle als Wörterbuch zu verwenden, aktivieren Sie
das Kontrollkästchen als Wörterbuch verwenden.
5 Um die Einstellung zu speichern und das Register zu schließen, klicken Sie auf OK.
Kontoüberleitung durchführen
Kontenüberleitung (Dialogfenster)
Mit Hilfe der Kontenüberleitung können Sie Konten von einem Kontenrahmen auf einen
anderen überführen und auf die Belange des Mandanten anpassen. In der Überleitungstabelle
wird der Zusammenhang zwischen den beiden Kontenrahmen verwaltet.
Sie können die Kontenüberleitung in folgendem Zusammenhang nutzen:
Sie haben für den Mandanten im Rahmen der Jahresübernahme einen Kontenrahmenwechsel
durchgeführt. Die Kontenüberleitungstabelle stellt beim SKR-Wechsel den Kontenrahmen des
vorhergehenden Jahres in Beziehung zum Kontenrahmen des Folgejahres. Sie benötigen die
Kontenüberleitung, um z.B. in Auswertungen die Vorjahreswerte anzeigen zu können
(Vorjahreskontenüberleitung).
Sie arbeiten mit einer Fremdbuchhaltung und haben die Konten im Rahmen des ASCII-
Imports übernommen. Sie möchten nun in Auswertungen die Alternativ-Konten anzeigen und
ggf. nach Abschluss der Bearbeitung (z.B. nach der Erstellung des Jahresabschlusses) die
Werte im Rahmen des ASCII-Exports wieder in die Fremdbuchhaltung zurückgeben
(Alternativ-Kontenüberleitung).
Alternativ-Kontonummern nutzen
Sie führen in diesem Dialogfenster die Kontenüberleitung durch. In der Liste links finden Sie
eine Gegenüberstellung der ursprünglichen Konten (Vorjahres- bzw. Alternativ-Konten) mit
den Konten des neuen Kontenrahmens. Falls Sie aus der Liste Ansicht den Eintrag Nicht
zugeordnete Konten gewählt haben, werden nur die ursprünglichen Konten angezeigt. In der
Liste Vorschläge rechts oben finden Sie Programmvorschläge für die Überleitung im Rahmen
einer Standardkontenüberleitung. Es werden DATEV-Konten angezeigt, die im DATEV-
Kontenrahmen eine ähnliche Beschriftung haben. Falls ein Programmvorschlag nicht Ihren
Vorstellungen entspricht, können Sie im darunter liegenden Register in den Registerkarten für
die Abschlussgliederung bzw. dem Zielkontenrahmen das gewünschte Konto suchen und über
diesen Weg die Zuordnung vornehmen. Die Zuordnung der Konten kann über die
Schaltflächen Zuordnen, Erweitert ..., = erfolgen, aber auch durch Doppelklick, das
Kontextmenü sowie die üblichen Windows-Techniken (Drag & Drop). Im Register rechts
wird der Zielkontenrahmen nach unterschiedlichen Kriterien angezeigt (nach dem
Abschlussgliederungsprinzip oder als Auflistung der Kontenklassen). Sie finden dort die
bereits zugeordneten Konten wieder (gekennzeichnet durch das Symbol T mit rotem
Rechteck). In der Registerkarte Kontrollansicht können Sie prüfen, ob allen Positionen der
Bilanzgliederung Konten zugeordnet wurden.
Wenn einer der Vorschläge Ihren Vorstellungen entspricht, markieren Sie diesen und
übernehmen ihn. Wenn kein Vorschlag dem bisherigen Konto entspricht bzw. keiner gemacht
wurde, suchen Sie in der rechten Liste auf der Registerkarte Abschlussgliederung bzw.
Kontenrahmen (DATEV) nach dem gewünschten Konto. Wenn Sie das richtige Konto
gefunden haben, markieren und übernehmen Sie es. Es wird auf der Registerkarte
Abschlussgliederung bzw. Kontenrahmen (DATEV) und im Bereich Vorschläge mit dem
Symbol (T mit rotem Rechteck) markiert. Auf der linken Seite mit der Ansichtsauswahl Alle
Konten wird das neue Konto unter DATEV-Konto bzw. -Beschriftung angezeigt.
In der Registerkarte Bebuchte Konten werden alle DATEV-Konten angezeigt, die in einem
Bestand bebucht sind. Wenn Sie mit Alternativ-Konten arbeiten, können hier zusätzliche
Konten enthalten sein, die im Rahmen der Abschlussbearbeitung erst neu entstanden sind
(z.B. Rückstellung für Jahresabschlusserstellung). Solche Konten werden in Auswertungen
mit Alternativ-Kontonummer mit ????????? <DATEV-Konto NNNNN> dargestellt. Wenn Sie
auf die Spaltenüberschrift für die Kontosymbolspalte klicken, können Sie die noch nicht
zugeordneten Konten nach oben sortieren. Anschließend müssen für diese DATEV-Konten
neue Alternativ-Konten angelegt werden.
In der Registerkarte Kontrollansicht wird angezeigt, auf welchen Posten Sie das Konto
übergeleitet haben.
Wenn das Kontrollkästchen Direkterfassung aktivieren aktiv ist, können Sie die vorhandenen
Kontenbeschriftungen ändern sowie direkt eine andere Kontonummer erfassen. Die Nutzung
der Direkterfassung ist sinnvoll, wenn Sie bestimmte Endziffern der DATEV-Kontonummer
zuordnen möchten. Dies ist z.B. bei Gesellschafterkonten notwendig.
Im Rahmen der Abschlussarbeiten kann es erforderlich werden, dass Sie zusätzlich zu den
Konten, die Sie eingelesen haben, weitere einzelne Alternativ-Konten benötigen. Alternativ-
Konten entsprechen nicht zwingend der DATEV-Logik für Kontonummern, sondern können
auch alphanumerisch sein oder einer Nummernlogik mit Unterkontensystem entsprechen. Es
ist daher notwendig, dass Sie neben der eigentlichen Kontonummer und der
Kontobeschriftung auch die Position des Kontos angeben. Bei einer Sortierung der Alternativ-
Konten nach Eingabereihenfolge wird die angegebene Position an der richtigen Stelle
berücksichtigt.
Durch Klicken mit der linken Maustaste auf die Spaltenüberschrift können Sie die
Sortierung des Kontenrahmens ändern. Ein nochmaliger Klick auf die gleiche
Überschrift wechselt zwischen aufsteigender und absteigender Sortierung.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um die Position eines Kontos zu verändern, indem
Sie das Konto an der alten Position löschen und an der neuen Position neu anlegen.
Sie können eine bereits angelegte Überleitungstabelle als Ausgangsbasis für weitere
Überleitungstabellen nutzen.
Möglicher Handlungsablauf:
Kontenüberleitung bearbeiten (=link)
Kontrollkästchen Vorjahreskonten überleiten ist aktiv (dieses ist automatisch aktiviert, wenn
Sie bei der Jahresübernahme einen SKR-Wechsel durchgeführt haben)
und / oder
--ODER--
Das Register Eigenschaften Kontenüberleitung öffnet sich. Falls Sie die Kontenüberleitung
bereits bearbeitet haben, wird das Dialogfenster Kontenüberleitung sofort geöffnet.
Hinweis: Der Aufruf kann auch im Rahmen des ASCII-Imports in der Stapelerfassung bzw.
Stapelverarbeitung erfolgen. Hierzu klicken Sie auf die Schaltfläche ASCII-Import und
wählen im Dialogfenster ASCII-Daten importieren in der Liste Datenformat den Eintrag
Summen und Salden. Geben Sie den Importdatenpfad und den Namen der ASCII-Datei ein,
aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontenüberleitung durchführen und klicken Sie auf die
Schaltfläche Bearbeiten.
Mit Hilfe der Kontenüberleitung können Sie Konten von einem Kontenrahmen auf einen
anderen überführen und auf die Belange des Mandanten anpassen. In der Überleitungstabelle
wird der Zusammenhang zwischen den beiden Kontenrahmen verwaltet.
1 Wählen Sie in der Liste Ansicht des Kontenrahmens <Vorjahr> (bzw. Alternativ-
Kontenrahmes), ob Sie in der linken Liste Alle Konten oder nur die Konten ohne Zuordnung
anzeigen möchten.
2 Markieren Sie für ein Konto die entsprechende Zeile und prüfen Sie in der Liste
Vorschläge den Programmvorschlag.
3 Um einen Vorschlag zu übernehmen, markieren Sie diesen und klicken Sie auf die
Schaltfläche Zuordnen.
--ODER--
4 Um ein Konto 1:1 zu übernehmen, markieren Sie in der linken Liste das Konto und
klicken Sie auf die Schaltfläche =
.
5 Um für ein oder mehrere Konto/Konten weitergehende Zuordnungen vorzunehmen,
markieren Sie das/die Konto/Konten und klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert....
Sie erhalten das Dialogfenster Erweitertes Zuordnen, in dem Sie für diese Konten spezifische
Einstellungen für die Übernahme vornehmen können.
Bei Standard wird die DATEV-Kontobeschriftung übernommen; bei Individuell wird die
individuelle Beschriftung im Rahmen des ASCII-Imports übernommen (Voreinstellung).
Sie können nun für ein bestimmtes Konto direkt die Beschriftung ändern.
8 Um ein neues Konto anzulegen, öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Neues
Konto anlegen.
Im unteren Teil des Bildschirms wird eine Erfassungszeile angezeigt, in der Sie die
Kontonummer und die Beschriftung eingeben können. In der Gruppe Einfügen legen Sie fest,
ob das neue Konto am Anfang, vor bzw. hinter dem markierten Konto oder am Ende eingefügt
werden soll.
9 Um die bisher übernommenen Konten zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche
Speichern.
10 Um eine bereits getroffene Zuordnung rückgängig zu machen, markieren Sie die
entsprechende Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche Aufheben.
3. d) Kontenplan / Geschäftspartnerliste
1 Wählen Sie, ob Sie für Sachkonten, Debitoren oder Kreditoren den Kontenplan
erstellen möchten. Aktivieren Sie den entsprechenden Schaltknopf.
2 Geben Sie den Kontenbereich ein, wenn Sie eine selektive Anzeige erstellen möchten.
3 Aktivieren Sie den gewünschten Schaltknopf für die Anzeige des Kontenumfangs.
4 Klicken Sie auf OK.
Der Kontenplan für die Sachkonten bzw. der Kontenplan für die Kreditoren oder Debitoren
wird erstellt und angezeigt.
Im Kontenplan Sachkonten werden alle Sachkonten mit ihren Beschriftungen und hinterlegten
FIBU- und Anlagenspiegelfunktionen angezeigt. Es werden die Standardbeschriftungen des
Standardkontenrahmens sowie die eventuell benutzten Kanzlei- bzw. individuelle
Kontenbeschriftungen angezeigt.
Sie können für die Bearbeitung des Kontenplans die allgemeinen Funktionen
Bildschirmanzeige, Druck und Export in die Windows-Zwischenablage nutzen.
1 Um den Kontenplan für andere Kriterien anzuzeigen, klicken Sie in der Symbolleiste
auf das Symbol .
--ODER--
--ODER--
Sie erhalten das Register Eigenschaften Kontenplan, in dem Sie andere Kriterien eingeben.
2 Um für das Konto Notizen anzulegen oder zu ändern, klicken Sie auf das Symbol
(Notiz ohne Daten) bzw. (Notiz mit Daten).
Sie erhalten das Dialogfenster Konto-Notiz (mit oder ohne Inhalt).
Sie können individuelle Kontenbeschriftungen erfassen, ändern oder löschen. Die Änderung
einer Kontenbeschriftung erfolgt durch Überschreiben des vorhandenen Textes.
Da die Kontenbeschriftung auf manchen Auswertungen zweizeilig ausgegeben wird, teilt sich
die Erfassung in zwei Felder von je 20 Stellen auf. Wenn Sie für die zweizeilige Darstellung
einen Trennstrich benötigen, geben Sie im ersten Erfassungsfeld als letztes Zeichen ein
Gleichheitszeichen ("=") ein.
Sie können die Kontenbeschriftung direkt durch Eingabe in der Erfassungszeile oder über die
Schaltfläche Details im Dialogfenster Sachkonten ändern. Dort können Sie auch individuelle
Funktionen vergeben.
i Kanzlei-Kontenbeschriftungen erfassen
1 Geben Sie im Feld Konto die Kontonummer ein, deren Kontenbeschriftung Sie ändern
möchten.
--ODER--
Doppelklicken Sie im Kontenplan auf das Konto, dessen Beschriftung Sie ändern möchten.
Die Felder Konto und Beschriftung werden in der Eingabezeile mit dem aktuellen Inhalt
vorbelegt.
5 Um für ein Konto die individuelle Beschriftung zu löschen, klicken Sie auf die
Schaltfläche Text löschen.
Die individuelle Beschriftung wird gelöscht; Standard- und Kanzlei-Kontenbeschriftungen
können nicht gelöscht werden.
6 Um individuelle Funktionen für das Konto zu vergeben, klicken Sie auf die
Schaltfläche Details.
Das Dialogfenster Sachkonten wird geöffnet, in dem Sie individuelle Funktionen anlegen
können.
Sie können hier für Sachkonten individuelle FIBU-Funktionen sowie Beschriftungen anlegen.
Zusätzlich können Sie Anlagenspiegelfunktionen (Abschreibung, Zuschreibung) vergeben.
Für Sachkonten können Sie individuelle Funktionen nur anlegen, wenn Sie unter
Stammdaten | Mandantendaten | Registerkarte FIBU | Ordner Basisprogrammdaten
(PC und RZ) | Erfassungsmaske Kontenstammdaten für den ausgewählten Mandanten
individuelle Funktionen geschlüsselt haben.
3. e) Funktionsplan / Steuerschlüssel
3. f) Änderungsprotokolle / Infodaten
3. g) BWA-Schema
3. h) Kanzlei-Stammdaten
3. i) Konsolidierungsstammdaten
4. Buchen
5. Auswertungen
6. Mahnwesen/Saldenbestätigung/Zahlungsvorschlag
8. Funktionen im Jahresabschluss
9. Jahresübernahme
11. Programmverbindungen
15. Checklisten