LA PLATAFORMA TECNOLGiCA EN LAS ORGANIZACIONES: IMPACTO SOBRE LAS UNIDADES INFORMAUVAS

L. FERNANDO RAMOS SIMN

Profesor E.U.B.D. Complutense

Resumen: El artculo analiza e] conjunto de recursos de tecnologas de informacin

que se emplean en las organizaciones, estructurados en torno al ordenador. Sc pone especial nfasis en la funcin que cumple esta plataforma tecnolgica para aumentar el conocimiento dentro de la organizacin y cmo se puede aumentar el valor dc la informacin mediante una adecuada gestin de la nsma. Asimismo, se hacen algunas reflexiones sobre cul es cl papel de los especialistas et informacin en la gestin de la plataforma de conocimiento dentro de la organizacin. Palabras clave: Unidades informativas, recursos tecnolgicos, sistemas dc informacin, impacto de las tectiologas de informacin.

Abstract: Ibis article analyses the array of computer-based information technology rcsources used in organisations. Special emphasis is given to Ihe function of this technological structure in increasing knowledge within the organisation and to how, through appropriate managemen, information value may be increased. The role of the information specialist in the managcment of the information structure within the organisation is also considered. Key words: Information units; ecbnological resources; information systems;
formation technology impact.
in-

1.

INTRODUCCIN

La importancia de la informacin como recurso de las organizaciones se debe a que todas ellas se han dotado de una infraestructura de tecnologa de informacin que se ha convertido en la base de su actividad. La plataforma de tecnologa de informacin es utilizada para adquirir, almacenar,
Revista General de informacin y Documenrcu.in, Vol. 8, nY 1. Servicio de Publicaciones

Universidad Conputense. Madrid. 1998

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L. Fernando Ramos Simn

procesar, distribuir y recuperar datos e informacin, convirtindose en la base sobre la que se construyen los sistemas de informacin, los recursos de informacin, los recursos organizativos y e] entorno del negocio Desde el punto de vista de la administracin de unidades informativas, el responsable de la unidad no est obligado a conocer la tecnologa o el sistema per se, aunque s debe conocer cmo esta plataforma se emplea para el tratamiento y la difusin de la informacin al servicio de los usuaros. Necesitamos la informacin til y relevante para la elaboracin de productos informativos o para poner esa informacin al servicio de la toma de decisiones y nuestro inters est en cmo recopilar esos datos y cmo transformarlos en informacin. Las categoras de datos residentes en las plataformas de tecnologas de la informacin incluyen nmeros, texto, imagen y voz. Sin embargo, no toda la informacin est introducida en los ordenadores; hay otra que se consigue en reuniones, fornales e informales, y en conversaciones, cara a cara y por telfono. En la sensibilidad que tenga el sistema de informacin sobre este tipo de comunicaciones radica en gran parte el xito del mismo2. En conjunto, el manejo de informacin comprende una serie de actividades para asegurar que la informacin est disponible para la direccin del negocio en todos los niveles y para la toma de decisiones. La plataforma tecnolgica, como explican Beaumont y Sutherland, se utiliza para adquirir, almacenar, procesar, distribuir y recuperar informacin, tal como se representa en el grfico.

1 .1.

EVOLUcIN TCNICA

Seala R. Adams3 que la manipulacin de datos en el ordenador para

la recuperacin de informacin empez en los aos cincuenta, cuando Taube y Gul desarrollaron un indice LJniterm para una divisin de la General Electric. Este sistema fue perfeccionado y en 1958 se haba desarroliado un sistema de bsqueda de autores, ttulos y abstracts con operadores boolianos en un IBM 704. Por su parte, los orgenes de las bases de datos en lnea se encuentran en el trabajo dei. F. Horthy y sus colegas de

BFAUMONT. J. R., y SUTI-tERLAND, E.: Inforination Resoarces managemen: managemcm in our knowledge-based socie-y. Oxford, Bulterworth, 1992. 2 Esta informacin entrara dentro de la categora de comunicacin para actividad no programada. segn la clasificacin tradicional de J. O. MARCH y H. A. SIMoN, Teora de la organizacin, Barcelona, Ariel, 1994, p. 178. ArtMs, R., Comunicaciones y acceso a la infor,nacin en lo bibloicca, Madrid. Piramide, 1994, p. 36.

La plataforma tecnolgica en las organizaciones... Visin de los recursos de informacin

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BEAUMONT, J. R., y SUTHERLAND. E.: Infornahon Resources inanagenzent: n,anagemenr ~n our knowledge-based socleix. Oxford, Butterworth, 1992, p. 15.

la Universidad de Pittsburg, quien elabor un sistema de bsqueda en lenguaje natural en el campo de los documentos jurdicos. Las tcnicas se desarrollaron en el sector comercial cuando unos miembros de ese equipo crearon la empresa Aspen Systems, que trabaj con un contrato en el Departamento de Defensa norteamericano en el proyecto LITE (Legal Information Through Electronics). Siguiendo a R. Adams4, a mediados de los sesenta, los bibliotecarios empezaron a considerar la idea del acceso remoto al ordenador. Una demostracin de bsqueda en lnea realizada en la Feria Mundial de Nueva York de 1964 puso de manifiesto tres buenas caractersticas del sistema:

Ihide,n.

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actualizacin dinmica de los ficheros, el interfaz con redes de comunicaciones y la capacidad para el servicio de terninales mltiples simultneamente. El primer servicio comercial de difusin selectiva de informacin (DSI) empez en 1965, el ASCA (Automatic Subject Citation Alet-t), promovido por el Institute of Scientitic Information. Chemical Abstracts enipez a partir de 1965 a publicar parte de sus abstracts en cinta magntica. En 1968 se sentaron las bases del desarrollo de las telecomunicaciones, cuando una sentencia del Tribunal Supremo de Estados Unidos supuso el principio del fin del monopolio telefnico de la AT&T. En la misma poca, a principios de los aos setenta, se detinieron los primeros protocolos

para facilitar la interconexin de ordenadores; fue el nacimiento de ARPANET, antecesora de lo que hoy es Internet. En esos primeros aos de la
dcada de los setenta nacieron tambin las primeras redes pblicas de datos, actuacin en la que Espaa estuvo en la vanguardia mundial. Paralelamente en el tiempo se desarrollaron las redes de rea local. El primer ordenador personal totalmente integrado, el Apple, apareci en 1977, seguido por los Radio Schack y Comtnodore. En 1975, la Oficina britnica de Correos hizo la primera demostracin de transmisin a travs del fax; hasta 1980 no se alcanz una velocidad de transmisin inferior a un minuto por pgina. En 1978, el Servicio Postal de Estados Unidos propuso proporcionar un servicio de correo electrnico, pero los problemas que planteaba su adjudicacin en monopolio lo retras hasta 1982. En 1979 se hizo una demostracin sobre almacenamiento digital de la voz y facilidad de llamada. En 1981 conenzaron las pruebas con Ja transmisin digital al abonado en el sistema telefnico sueco. En noviembre de ese mismo ao, British Telecom realiz el primer enlace por satlite, que permiti al Financial flmes transmitir su edicin completa de Londres a Francfort. La aparicin en 1981 del primer ordenador personal de IBM cre de facto una plataforma que suprima los sistemas alternativos y facilit el marco adecuado para la creacin de software dirigido a mercados de gran tamao. Los reproductores de discos compactos se empezaron a comercIalizar en 1983. En 1982 la BRS ofreca 18 revistas de la American Chemical Society en lnea. A mediados de los aos ochenta se produjo el rpido desarrollo del cable de fibra ptica, base de la digitalizacin de las conexiones pblicas. Las primeras pruebas de red digital de servicios integrados (RDSI) tuvieron lugar en 1984, en Japn, en un ncleo de 450 abonados.

Lo plataforma tecnolgica en las organizaciones... 2. SISTEMATIZACIN DE LA PLATAFORMA TECNOLGICA

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Uno de los aspectos sin duda ms difciles en el momento actual es clasificar los distintos tipos de tecnologas de informacin que estn al servicio de las organzacones. Esta dificultad reside en la variedad de tecnologas y en la rpida evolucin de stas; de ah que consideremos esta clasificacin como provisional. Un panorama5 sistemtico podra ser el siguente: Sistemas de informacin para la gestin (MIS) Sistema de informacin de oficina (OIS) Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) Sistemas basados en el conocimiento (KBS) Sistemas inter-organizacionales (105) Infraestructuras de redes (WAN y LAN)

3.

SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA DIRECCION (MIS)

La nocin de sistema de informacin para la direccin (MIS, Management Information Systems) es la que primero se generaliz para abordar la problemtica derivada de la aplicacin de las tecnologas de la informacin en la organizacin. Hoy, los MIS, que es la concepcin ms generalizada y cuya denominacin suele incluir a todos los dems sistemas de informacin, suele designar los procesos informativos repetitivos. Su propia complejidad y el abuso del tnnino ha creado una cierta confusin respecto al

contenido de un sistema de informacin para la direccin (MIS). Emery6

considera que se puede encontrar consenso respecto a estos tres puntos de vista: a) b) e) El MIS trata solamente de aquellas partes de un sistema de informacin orientada a la direccin o a la toma de decstones. El MIS comprende solamente la parte de tratamiento de transacctones del sistema. El MIS combina ambos componentes de toma de decisiones y de tratamiento de transacciones.
1. R.. y SUrHERANn, E., op. cii., pp. 123-165. El esquema presentado por para sistematizar nucstsa exposicin. EMLRY, .1. C., Sistemas de injormacin parc; la direccin, Madrid, Ed. Daz dc Sanlos. 1990, p. 17.
BEMJMONT,

estos autores

sirve de esqueleto

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L. Fernando Ramos Simn Esquema de un sistema de informacin genrico (MIS)

Otros autores consideran que el tercer punto de vista se corresponde con el sistema de gestin de la informacin, en el que confluiran el sistema de apoyo a los procesos de gestin y el sistema de instrumentacin operativa que actuaran como subsistemas. En fin, aunque no hay unanimidad sobre el concepto ni su amplitud progresivamente se impone el trmino gestin de recursos de informacin (IRM, Information Resources Management), s parece compartida la afirmacin de que el sistema de informacin de una gran organizacin es uno de los instmmentos ms complejos habitualmente construidos por los seres humanos. A efectos de simpliticar la exposicin, las categoras de actividades consideradas por nosotros en el mbito de los MIS, son:

La plataforma tecnolgica en las organizaciones...

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Procesamiento de transacciones on-line: sistemas para operaciones detalladas y repetitivas (cheques, por ejemplo) Sistemas de gestin de base de datos: Sistemas para el almacenamiento y recuperacin de datos, permitiendo a los usuarios el planteamiento de preguntas y que dan los resultados a travs de pantalla o impresora.

4.

OFIMATICA (OIS)

Los sistemas de informacin de oficina (OIS, Office Information Systems) son un conjunto de aplicaciones para una comunidad de usuarios, con algunos procesos de transaccin semi-formales y que permiten acceder a bases de datos y otros sistemas de informacin, comprende el mbito de la ofimtica. El principal aspecto del sistema es que contiene un software fcil de usar por los usuarios no-tcnicos. Permiten el acceso a un conjunto de aplicaciones que suelen incluir: Procesador de texto Hoja de clculo Sistemas de apoyo a las decisiones (groupware) Correo electrnico Audiomensajeria Grficos para negocios Programas de edicin Bases de datos (personales, de trabajo en grupo, de la organizacin y externos). Este apartado, al igual que los dems, ha experimentado una evolucin rpida en cuanto a su contenido, puesto que la funcin capital hace unos diez aos era el proceso de textos7, ntidamente separada todava del proceso de datos.

Vase Proceso de textos y ofimuica, cap. 21 de HEYEL, C., y MENKus, B. (eds.): Los principios bsicos del management. Barcelona, Grijalbo, 1989. No deja de ser curiosa la referencia a que, en Estados Unidos, la Asociacin de profesionales de los sistemas de informacin (AISP) se llam originalmente Asociacin internacional de proceso de textos,

46

L. Fernando Ramos S,mon

Esquema de un Sistema de Informacin de Oficina (015)

5.

SISTEMAS DE APOYO A LA DECISIN (DSS)

Los sistemas de apoyo a la decisin (DSS, Decision Support Systems) designan al software de modelos y simulacin para ayudar en la respuesta de qu pasara si?, con ayudas para diseilar estilos individuales de loma de decisiones. Una categora especfica es el Executive Information System (EIS), instalado en los despachos de direccin.

Lo plataforma iecnolgica en las organizaciones... Esquema de un Sistema de apoyo a la toma de decisiones (DSS)

47

Modelos
de decision

xl
a

Base de datos

Obietivos corporativos ~PIRAMIDE DE INFORMACIN

SUBSISTEMA ESTRATGICO

5. de planificacin informatizado Presupuestos y proyecciones

5. TCTICO

Control de operaciones 3. OPERATIVO Sistema MIS Datos de operaciones corrientes

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L. Fernando Ramos Sunon

En el nacimiento de estos sistemas hay un reconocimiento implcito al hecho de que los ejecutivos reciben demasiada informacin y necesitan un filtro para seleccionarla (sobrecarga de informacin). Los sistemas individuales de D558 ponen relativo nfasis en algunas de las siguientes capacidades: Interface Base de datos Modelos de decisin Anlisis

En el desarrollo de los DSS han influido principalmente:

La introduccin y el xito alcanzado por los ordenadores personales. La mejora de las telecomunicaciones. La disponibilidad de bases de datos comerciales. El crecimiento de la informtica de usuario final.

En el mbito de los negocios un tipo frecuente de DSS son las hojas de clculo, utilizadas principalmente en la elaboracin de modelos financieros, presupuestos y planificacin. Para concluir, damos la definicin de este sistema, recogida por Gil Pechun: Un DSS es un proceso de datos interactivo y un sistema de representacin visual (entorno grfico) que es usado para ayudar en el proceso de toma de decisiones y debe reunir las siguientes caractersticas: 1. 2. 3. Ser lo suficientemente sencillo para que lo pueda utilizar el decisor en persona. Debe mostrar la informacin en formato y terminologa familiar para el usuario. Ser selectivo en su provisin de informacin (evitando sobrecargas al usuario)9.

La Unin Europea subvenciona un proyecto pasa desarrollar un modelo de apoyo a la decisin para la gestin automatizada bibliotecaria, denominado DECIMAL (DECision MAking in Libraries), en el que participan la Universidad de Manchester, la Universidad de Oxford. la Universidad de Parma y la Escuela Universitaria de Biblioteconoma y Documentacin jordi Ruti de Barcelona. E-mail: decimal@mmu.ac.uk. Gri. PECHUN, 1., Sistemas y tecnologas de la informacin para la gestin, Madrid, McGraw-Hill, 1996, p. 62. La definicin fue formulada por Freyenfeld en 1984.

La plataforma tecnolgica en las organizaciones...

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El trmino sistemas de informacin para ejecutivos (EIS, Executive Information Systems) apareci a mediados de los ochenta. Los tipos de datos suministrados por estos sistemas pueden ser: Internos y externos Evaluacin de rendimientos histricos y previsiones de actividad futura Datos financieros e indicadores fsicos, tales como volumen de produccin Datos numricos y comentarios de texto

Las principales aplicaciones de estos sistemas se refieren a: Informes rutinarios de gestin Previsiones de fin de alio

Control y revisin de grandes proyectos Preparaciones y revisin del presupuesto Planificacin estratgica Reuniones de la direccin Anlisis de adquisiciones y de la competencia Revisin de previsiones econmicas

De forma ms sinttica, Gil Pechun lO distingue tres categoras de herramientas que suministran los EIS: 1. 2. 3. Aplicacin de comunicaciones: correo electrnico, acceso a noticias, tratamiento de textos. Herramientas de anlisis de datos: hojas de clculo, interrogacin de bases de datos... Herramientas organizativas: agenda, asignacin de recursos compartidos, transferencia electrnica de documentos (analizada infra), archivo automtico...

CTE PECUUN, 1., op. cit.,

pp. 92-93.

50 6.

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SISTEMAS BASADOS EN EL CONOCIMIENTO (KBS)

Los sistemas basados en el conocimiento (KBS, Knowledge-Based Systems) son una categora que cubre un amplio rango de sistemas que procesa conocimiento o inteligencia. Estos sistemas estn basados en el desarrollo de la inteligencia artificial, iniciado en los aos cincuenta; parten de una base de conocimientos (hechos, reglas) y una lgica inferencial. Monforte define la inteligencia artificial como conjunto de programas,

Esquema de un Sistema basado en el conocimiento (KBS)

Interface para otros sisemas

FSZnadl

Ir

1
~im entos

~ar,o

La plataforma tecnolgica en las organizaciones...

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aplicaciones y procesos informticos capaces de obtener soluciones inferenciales a partir de una serie de datos II. En la actualidad, las aplicaciones
de inteligencia artificial son cada vez ms variadas pero pueden concretarse en cinco grupos: sistemas expertos, procesamiento de lenguaje natural, robtica, sistemas pe~ceptivos y redes neuronales (ver grfico). Destacamos los dos primeros. Los sistemas expertos ofrecen el mismo consejo que dara un experto humano con el mismo dato, generalmente en reas de problemas bien definidos, siendo hasta ahora las aplicaciones ms logradas de la inteligencia artificial. Las aplicaciones ms comunes de los sistemas expertos incluyen:
*

Asesoramiento Diagnstico Anlisis de diseos Previsiones Control

Las diferencias entre sistemas expertos y sistemas de apoyo a las decisiones son mnimas. Bsicamente residen en que en los primeros el ordenador sustituye al ejecutivo, mientras que los DSS le ayudan a decidir El procesamiento de lenguaje natural permite la comprensin de lenguajes y requiere un gran conocimiento de la sintaxis, del contexto y de la morfologa del lenguaje. En sus formas ms avanzadas permite la entrada de voz. Las principales aplicaciones de estos procesos son: Sistemas de interfaces de usuario Mquinas de traduccin Comprensin de documentos12 Generacin de discursos

Su desarrollo choca con multitud de problemas, tales como deficiente construccin de las frases, metforas, homnimos, elipsis o ambigedad,

MONFORTE.

M., Sistemas ce infrmacin para la direccin, Madrid, Pirmide, 1995,

p. 58.

2 Los problemas que apuntamos en el texto son corroborados por Mara Pinto en referencia al resumen documental automtico, quien apunta problemas de naturaleza semntica (ambigdedad de significados) y dc carcter sintctico, es decir, identificacin de las frases y el estudio de sus relaciones internas y externas. Vase PINTo MolINA, M., Anlisis r/ci<titneflta/, ch., pp. 194-195,

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L Fernando Ramos Simn

como se pone de manifiesto en los, hasta ahora, todava pocos productos comerciales presentes en el mercado.

7.

SISTEMAS INTER-ORGANIZACIONALES (lOS)

Los sistemas interorganizacionales (LOS, Inter-Organisational Systems) son sistemas que salen de las fronteras de la organizacin, como los EDI (Electronic Data Interchange), que conectan a los suministradores de piezas con los fabricantes de automviles o los sistemas de reservas de 0iejas en las lineas areas. Estos sistemas de informacin automatizada son compartidos entre dos o ms empresas entrelazadas. El xito de estos sistemas exige flexibilidad y al mismo tiempo una gran integracin de los procesos. La introduccin de estos sistemas requiere: Una masa crtica de participantes Apoyo de la alta direccin Estimacin de los costes Seguridad Estndares

El EDI es una transferencia electrnica de pedidos, facturas, acuses de recibo entre organizaciones comerciales, basada sobre acuerdos de estndares. Todo ello con velocidad y a bajo coste. Se utiliza en nuevas formas de organizacin de la produccin, tales como JustAn-Time (JIT).

8.

REDES (WAN Y LAN)

Las redes para la trasmisin de informacin y datos, tanto de rea local (LAN) como de rea extendida (WAN), son uno de los recursos ms importantes que se les han presentado a los especialistas en informacin durante los ltimos aos. Hoy, cuando hablamos de la Red, nos referimos a Internet, aunque existe una red cuando hay dos o ms ordenadores comunicados entre s. Segn la amplitud de la red, se habla de redes de rea extendida (WAN, Wide Area Network) o de redes de rea local (LAN, Local Area Network). En cualquier caso, las dos razones ms importantes para unir los ordenadores mediante redes 13 son:
13 Esta es la opinin de 1-1. HAUN, Internet. Marneal de referencia, Madrid, McGraw l-lillllnteramericana, 1996, p. 9, autor de una de las obras ms populares sobre Internet.

Lo plataforma tecnolgica en las organizaciones...

Esquema de Sistemas de redes (LAN y WAN)

53

Permitir comunicarse a las personas

Compartir recursos

54 8.1.

L. Fernando Ramos Simn

REDES DE REA EXTENDIDA

Las redes de rea extendida se caracterizan por las largas distancias en

que operan y por una menor velocidad, comparadas con las redes locales.

Los antecedentes de las redes actuales se localizan en el telgrafo, hacia

1 850, y en el tlex, ya en los aos veinte de este siglo. El mencionado sistema ARPANET fue el que, a finales de los aos sesenta, dio mpetu tcnico a las modernas redes dc rea extendida. Para crear una red entre ordenadores se requiere un aparato de control de red, un medio de comunicaciones, un software adecuado y un procesador frontal al que los ordenadores tienen acceso. El componente central de la red es el ordenador de base, sobre el que se apoyan los servicios ofrecidos por la red. En una estructura simple puede haber un ordenador central consultado por una serie de terminales, caracterstica de la red de estrella. En servicios ms complejos puede haber un grupo de ordenadores accesibles a lo largo del sistema. Los nodos de la red son los ordenadores o mIcroordenadores que permiten que la red funcione. Los procesadores frontales alivian a los de base de tener que asumir la carga adicional del proceso de la red y proporciona un interfaz comn a las otras partes del sistema. Para conectar a la red un grupo de ordenadores que se hallan fsicamente juntos, se suele utilizar un control de grupo, reduciendo la entrada desde varios usuarios a la transmisin de una sola lnea; son los multiplexores y concentradores, que cada vez asumen ms las funciones de los procesadores frontales.

Clases de redes Las redes pueden dividirse en funcin de los orgenes y propsitos del sistema:

Redes dc investigacin, tal es el origen de Internet. Redes de organizacin: enlazan partes de un empresa conwrcial o

dependencias gubernamentales. Redes cooperativas: el grupo se constituye alrededor de un inters comn. Redes comerciales: ofrecen un servicio pblico o semipblico lucrativo, como Tymnet, Telenet o Compuserve.

La plataforma tecnolgica en las organizaciones... Prestaciones de las redes Las ms importantes son las siguientes:

55

Transferencia de archivos Proceso remoto y proceso compartido Acceso remoto a bases de datos Envo de mensajes Celebracin de reuniones

8.2.

REDES DE REA LOCAL

Las redes locales enlazan varios ordenadores, fsicamente cercanos, de manera que puedan compartir recursos, como impresoras, comunicarse entre terminales mediante el correo electrnico y tener acceso a software comn. Las redes locales cubren un rea limitada, que generalmente no supera el mbito de un edificio. Los componentes bsicos de una red local son un servidor de ficheros, perifricos de hardware, puertos e interface.

9.

REFLEXIONES SOBRE LA APLICACION DE LAS TECNOLOGAS EN LAS UNIDADES DE INFORMACIN

A la vista de la complejidad de la plataforma tecnolgica a disposicin de la organizacin, procede hacer algunas consideraciones: 1. Las diferencias entre los distintos sistemas de informacin basados en los ordenadores son difciles de definir, porque cambian con el tiempo y los xitos de un rea son copiados por el otro. El entorno de los sistemas de informacin basados en los ordenadores en los aos noventa se caracteriza por: Altos niveles de disponibilidad y rendimiento a bajo coste.

Generalizacin de la informtica distribuida.

Integracin con DSS, EIS, OIS e TOS. La clave del beneficio de la plataforma tecnolgica est ligada al uso de la informacin.

56 2.

L Fernando Ramos Simn Se pone excesivo nfasis en la aplicacin de las tecnologas de la

informacin en las organizaciones. Sin desestimar sn importancia, parece

que el reto de la administracin de informacin, en cualquier contexto, es la utilizacin del conocimiento para aumentar la productividad y. por lo tanto, el bienestar general. Una sociedad basada en la informacin debe poner nfasis en el aprendizaje, tanto de los individuos como de las organizaciones. El argumento bsico es que en las organizaciones basadas en la informacin el activo estratgico bsico es la gente y su formacin. 3. Las tecnologas de la informacin proporcionan una plataforma o

infraestructura flexible para la organizacin. Junto a ella, es posible ver en

el capital intelectual el ncleo de competencias y la capacidad de aprendizaje de una organizacin una plataforma de conocimiento sobre la cual una organizacin puede construir su negocio, la base de su actividad. Desde esta perspectiva podemos iniciar el desarrollo del trabajador intelectual en la

organizacin basada en el conocimiento, despus de tantos aos de hablar

de ellos. En esta lnea, Drucker4 afirma que el mayor desafo de los paises desarrollados es elevar la productividad del conocimiento y de los trabajadores de servicios. El recurso econmico bsico es y ser el saber: el valor se crea mediante la productividad y la innovacin aplicados al saber Desde esa visin, el papel del especialista en informacin es aumentar su capacidad para dar respuestas a los usuarios de la informacin, sin necesidad de trasladar su ncleo de accin a los instrumentos que proporcionen ese servico. Lo que exige la revolucin de la tecnologas de la informacin es una

adaptacin a las mismas y al contexto social ms competitivo, que crean, no una eliminacin del papel profesional del especialista en informacin,
cuya funcin secular, en sus distintas denominaciones, ha sido acercar el

conocimiento al publico para aumentar el progreso social. 4. La concepcin de la Information Management ([M) y en la de Information Resources Management es ms amplia y globalizadora que la
actividad organizada que se lleva a cabo en las organizaciones infonnatiyo-documentales. La diferencia de perspectiva reside en que la IM instru-

menta un conjunto de herramientas para lograr los objetivos de las organizaciones: tecnologas, competitividad, productividad, mercado o metas estratgicas (beneficio, calidad...). En la visin de la IM la nocin de 1w
14 El libro de este autor, La sociedad posteapitalista (Harcelona, 1993), resulta de consulta obligada para comprender el fenmeno de la informacin y el conocimiento en el seno de las organizaciones.

Lo plataforma tecnolgica en las organizaciones...

57

formacin tiene un significado muy amplio, que va desde la gestin de almacenes, a las tecnologas, las finanzas o el personal. En el mbito de las organzaciones informativas, la informacin slo tiene significado en funcin de los usuarios humanos. Como pone de relieve Ingwersen la biblioteconomia y documentacin estudia la comunicacin de informacin, principalmente registrada, entre productores humanos y usuarios humanos. Tiene como objetivo la comprensin y conceptualizacin de los entornos informativos, necesidades de informacin de, y bsqueda para, individuos y grupos, y la organizacin de los recursos de informacin para facilitar el
~

acceso a la informacin demandada. Los sistemas de informacin organizada incluyen, por ejemplo, bibliotecas, servicios de informacin y bases
de datos. 5. La definicin de Documentacin apunta las ideas bsicas de informacin demandada e informacin registrada, con una creciente importancia del aspecto humano, aspectos que han sido resaltados por autores como Saracevic y Meadows 16 y en nuestro pas esta visin est presente en la definicin que formulan Lpez Yepes y Ros Garca7, quienes consideran la Documentacin como una de las Ciencias de Documentacin, (que) tiene por objeto de estudio aquella pane del proceso documental consistente en la recuperacin y difusin de mensajes documentarios y su aprovechamiento por parte del sujeto receptor o usuario a fin de que aqulos sirvan de base para la obtencin de nuevos conocimientos o toma de decisiones. 6. La nocin de informacin demandada es nica en el mbito documental y enfatiza la cualidad de la interaccin entre productores, sistemas y usuarios de informacin registrada. Sin esas dos nociones especficas, subraya tngwersen 15, la Information Science (15) cubrira todos los campos de la conunicacin en general, tanto de los mass communication>~ como de la mayora de las ciencias cognoscitivas. Por lo tanto, la IS est limitada al estudio de un fenmeno especifico de la comunicacin, que es aqul referido al de la informacin provista por fuentes registradas (por ej., para

~ INCWERsIN, P., fa br,naion and Information Solence, en KENT, A.. Ene. LIS, Nueva York, M. Dekker, 1994, Pp. 137-174. 6 Vase SARACEVIC, T., Information Sejence: origin, evolution and relations>, en VARRARI, P., y CRONIN, B., Concepions of Lihrary and lnformations Science: Historical, en!pirical and theorerical perspecrives, London Tayor Graham, 1992, pp. 5-27. As como MeAt>oWS. A. J., Theory in Information Science. Journal of Infrmation Science, 16, 59-63, 1990. Cit. por INOwERsFN, P., op. cii., p. 147. ~7 Lpez Yepes, J., y Ros GARcA, J., Qu es documentacin? Teora e historia del concepto en Espaa, Madrid, Sntesis, p. 142.

18

INGWIYR5eN,

1., Op.

<it.,

p. 47.

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satisfacer emociones personales o satisfaccin de intereses y para conoci-

miento)

19

7. Para las organizaciones documentales hay que considerar la importancia estratgica de la tecnologa, particularmente en el sector de las telecomunicaciones, la inmersin de la gestin en el cambio estratgico y las implicaciones de la tecnologa en la gestin de los recursos humanos y en la estructura de las organizaciones. 8. La gestin de la plataforma del conocimiento se convierte en una nueva funcin organizativa. La organizacin debe recopilar el conocimiento de todos los sitios y poder encontrarlo, y an ms importante, saber qu hacer con l, y en esa funcin los profesionales de la informacin y documentacin tienen una experiencia secular. Sin embargo, no se debe caer en la tentacin de que todos esos nuevos mbitos de la informacin estn acotados por esta profesin. Es una afirmacin ampliamente compartida que en el manejo de la informacin en las organizaciones convergen tres campos profesionales hasta ahora muy alejados: Informacin, Informtica y Direccin de Empresas. 9. Si nuestros profesionales no quieren verse desplazados del nuevo mbito, en el que la funcin reservada es de la de filtrar, organizar y sintetizar informacin para atender a los clientes o usuarios, debern reforzar su formacin tradicional en los siguientes aspectos:

Conocimientos de informtica de usuario. Experiencia en teleinformtica y teledocumentacon.

Formacin en las tcnicas de administracin y marketing.

10. De modo creciente, la informacin documental, registrada. se convierte en un recurso al servicio de la toma de decisiones en toda clase de organizaciones. La tarea acometida por estos profesionales es la gestin de los recursos de informacin de la organizacin para la consecucin de
L~ En la lengua original: Library and tnformation Science considers communication of, mainly recorded, information, between human generators aud human user.. It aims al conceptualizing and understaading informarion environments, information needs of, and seeking by, individuals an groups. and ihe organizaon of information Tesonrees for facilitaring access tu desired information. Systems of organizing inlormation include e.g. libraries, information services and databases. Esta definicin comentada por lngwersen procede de un documento de la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad de Tampere, Finlandia. El documento reseado, fechado el 21-lO-92jleva por tlu~oAppointmnentsprocedures: Profcsson9hip in Librar, and Infonnation Science.

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59

sus objetivos. Estas metas pueden incluir la rentabilidad o, en el caso de organizaciones sin fines de lucro, el ofrecimiento de servicios de alta calidad. Los objetivos pueden incluir competitividad a corto plazo, ventajas comparativas a largo plazo, incrementos de productividad o participacin en el mercado. El nfasis sobre el mercado es deliberado, porque la extensin del concepto de marketing hace que todas las organizaciones tengan mercados, usuarios y competidores, aunque en las organizaciones no lucrativas estos factores aparezcan de modo diferente.

9, 1.

EL

PAPEL DEL GESTOR DE LA INFORMACIN

Por ltimo, el impacto de las tecnologas sobre las labores profesionales informativas conleva que la profesin del gestor de la informacin (documentalista o especialista en informacin, segn se prefiera) no est bien definida, debido a que se trata de una actividad en la que las innovaciones tecnolgicas le han conferido unas caractersticas peculiares y un perfil complejo, mucho ms fuera del estricto mbito cultural y educativo donde el trmino bibliotecario sigue siendo la percha de unas funciones casi totalmente desconocidas para un profesional de hace cincuenta aos, al menos en sus procesos materiales En los ltimos anos se ha consagrado en los organigramas de las grandes corporaciones la funcin del gestor de informacin (CIO, Chief Information Officer). La figura ha ido evolucionando desde el tradicional director de informtica (jefe de proceso de datos) a la de director de infornacin, con responsabilidad en la informacin societaria: transmisin de datos, voz, video, automatizacin de oficinas, correo electrnico, impresion y copia, acceso a servicios de informacin externa (bases de datos, Internet) e incluso la biblioteca o centro de informacin. Por lo tanto, su formacin ha pasado de ser exclusivamente tcnica a incluir amplios conocimientos sobre informacin y administracin de empresas. E. Adams define el papel de estos especialistas como una funcin de alta direccin para desarrollar una serie de polticas, programas y procedimientos para planificar, gestionar y controlar eficaz y efectivamente las necesidades de informacin y los recursos de apoyo para el tratamiento de la informacin20. Por tanto, vemos que se requiere una persona que opere con los tres elementos de la gestin: recursos informativos, tecnolgicos y la gestin propiamente dicha. Su labor no es fcil, y depender del tipo de organizacin y objetivos de la misma, ya que tendr que actuar de manera especial en tres seccio20

gement. l-ro,n strategies ro

Ci, por Wurc, M., Inteiligence rnanagement, en CRONIN, action. Londres, Aslib, 1985, p. 29.

B.,

Infor,nation mano-

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nes: comunicacin, proceso de datos y centro de informacin y documentacin. As pues, su papel es el de integrador de informacin, por una parte, y de intermediario entre la informacin y los usuarios de sta, por otra. Adems es el responsable del flujo de informacin en la organizacin, lo que implica directamente el diseo del sistema de informacin. Para poder cumplir este papel deber:

Conocer la educacin y formacin de sus directivos, de los generadores de informacin y de los usuarios de la organizacin, en general. Conseguir que los proveedores de productos de informacin redacten especificaciones claras y constructivas. Disear una estrategia flexible que permita enfrentarse a un entorno cambiante evolutivo. Tener preparacin para controlar los avances y evaluar las realizaciones.

Comprender las nuevas tecnologas y el impacto de stas en sus

subordinados y en l mismo, Desarrollar e implantar servicios que se aproximen a las necesidades de los usuarios.

Reorientar la provisin de servicios, con actividades de apoyo para las tareas de los usuarios finales.
Y, sobre todo, sentirse implicado en la gestin del cambio, del cual l va a ser guionista, director y actor

En sntesis, los componentes que entran en juego en esta tarea directiva y las reas en las que debe operar la persona responsable de la misma, son: 1) Los recursos informativos: identificacin, valoracin y uso de los mtsmos, tanto internos como externos. 2) La tecnologa necesaria para recoger, almacenar, recuperar y distribuir la informacin. 3) La gestin: planificacin general, recursos humanos, comunicacin interpersonal y marketing2t. Sobre estas tareas, Gilberto Sotolongo22, pensamos que de forma un tanto socarrona, ha dicho que no hay nada nuevo bajo el sol y enuncia cinco reglas:

21 Lpez HERNNDEZ, J., La gestin de la informacin en las organizaciones: una disciplina emergente, en Tres lecciones de l)ocu,nenracin General, Madrid, Cuadernos EUBD, 1991. p. 19. 22 SoroLosco, O., Derroteros de la gestin de la informacin y documentacin en las organizaciones. Revista General de Informacin y Documentacin, vol. 3 (1993), 1, 83-89.

La plataforma tecnolgica en las organizaciones... Al usuario hay que darle lo que solicita.

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La informacin debe estar lo ms cerca posible del usuario.

El usuario siempre tiene razn. Lo importante no es tanto tener la informacin, sino saber usarla. Nunca olvidar las cuatro reglas anteriores.

En definitiva, la visin de un especialista en informacin con estas competencias nos sita ante una propuesta futurista en la cual los gestores de la informacin debern conjugar la habilidad del especialista en informtica, del bibliotecario, del editor y del experto en bases de datos para ayudamos a descubrir y administrar la informacin23. BIBLIOGRAFA Madrid, Pirmide, 1994. ANTHONY, R. N., El control de gestin, Bilbao, Ed. Deusto, 1994. BEADMONE, J. R., y SUTHERLAND, E., Information Resources management: management in our knowledge-based society, Oxford, Butterworth, 1992. BENJAMN, R. 1., y BIIJNT, J., Factores crticos de la tecnologa de la informacin
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