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El detalle mas evidente en el nuevo Excel 2007 es la cinta de opciones: la zona de la
pantalla donde se acomodan las opciones del menu y los botones rapidos. No es la
diIerencia mas importante, pero si la que mas salta a la vista.
La cinta de opciones presenta una serie de solapas, cada una de las cuales agrupa un
conjunto determinado de opciones. En particular, en la solapa Inicio se agrupan las
opciones relacionadas con el Iormato, como se ve en la 678&*,$9.
Figura 1. En la solapa !"#$#% de la cinta de opciones aparecen todas las opciones
relacionadas con el formato.
Los usuarios de Excel 2007 que no se puedan acostumbrar a la cinta de opciones
todavia pueden oprimir la combinacion Control+1 (el numero uno) para obtener el
tradicional de Iormatos de las viejas versiones de Excel (viejos son los trapos). Este
menu tambien aparece al hacer clic en ciertos botones cuadrados, que se ven en la
esquina inIerior derecha de cada grupo de Iormatos en la cinta de opciones, como se ve
en la 678&*,$3.
Figura 2. Un clic en estos botones abre el tradicional menu de formatos de las
anteriores versiones de Excel. Lo mismo puede obtenerse con la combinacion
&%"'(%)*+ (el numero 1).
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Una novedad interesante que aparece en cuanto al tema de Iormatos son ciertos nuevos
Iormatos condicionales. Por ejemplo, en la 678&*,$: vemos una tabla cuyo aspecto
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recuerda a los cuadros de proIundidades o alturas de los libros de geograIia. Segun el
valor de cada celda, es el color que la misma muestra como relleno.
Figura 3. El color de cada celda depende de su valor. Este efecto se obtiene con un
nuevo formato condicional incorporado en Excel 2007.
En las versiones anteriores de Excel este eIecto podia lograrse mediante la opcion de
Formato condicional, pero limitado a tres valores (y colores). En Excel 2007 el
procedimiento es el siguiente:
1. Seleccionamos el rango de celdas donde queramos aplicar el Iormato.
2. Seleccionamos la solapa Inicio, en la cinta de opciones.
3. Hacemos un clic en Formato$condicional. Se descuelga una lista con
distintos tipos de Iormatos, como se ven en la 678&*,$;.
Figura 4. Dentro de los formatos condicionales, Excel 2007 ofrece todas estas
variantes.
4. Dentro de esta lista, bajamos hasta Escalas$de$color. Se abren hacia la
derecha otras variantes.
5. Para el eIecto de la 678&*,$: (mayor el valor, mas oscuro el color),
seleccionamos la segunda opcion de la segunda Iila.
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Esta opcion establece un degradado entre amarillo y rojo segun el valor de la celda:
amarillo para el menor, rojo para el mayor y colores combinados para los valores
intermedios. Por supuesto, el Iormato es dinamico: al cambiar el valor de la celda
cambiara, si corresponde, su color.
Si queremos, podemos conIigurar esta variacion a gusto. Por ejemplo, queremos que el
degradado establezca azul para un valor de 100 y verde para un valor de 500 o mas. El
procedimiento es el siguiente:
1. Seleccionamos el rango donde queramos aplicar el Iormato.
2. Dentro de la solapa Inicio, hacemos un clic en Formato$condicional,
Escalas de color, Ms$reglas. Aparece el cuadro de la 678&*,$<.
Figura 5. En este cuadro establecemos las reglas para el formato condicional con
degradado.
3. Dentro de Mnima, donde dice Tipo, descolgamos las opciones y
seleccionamos Nmero.
4. Donde dice Valor, escribimos 100.
5. Dentro de Color, descolgamos la paleta y seleccionamos el azul.
6. Dentro de Mxima, indicamos, respectivamente, las opciones Nmero, 500 y
verde.
7. Hacemos un clic en Aceptar.
De esta Iorma, las celdas del rango seleccionado cuyo valor sea 100 o menos se veran
de color azul, las celdas cuyo valor sea 500 o mas se veran de color verde y las celdas
con valores intermedios se veran como una mezcla de ambos colores.
Este tipo de Iormato es ideal para establecer semaIoros en tableros de comando, para
destacar mediante colores indices de resultados u otro tipo de valores.
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Si aplicamos uno de estos Iormatos en un rango, luego podemos eliminarlo:
1. Seleccionamos el rango de donde queremos eliminar el Iormato.
2. Dentro de la solapa Inicio, tomamos las opciones Formato
condicional, Borrar reglas, Borrar$reglas$de las celdas
seleccionadas, como muestra la 678&*,$=.
Figura 6. Con esta opcion eliminamos el formato condicional de las celdas
seleccionadas.
Si, en cambio, tomamos la opcion Borrar reglas de toda la hoja, se
eliminaran todos los Iormatos condicionales aplicados en la hoja.
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Otro Iormato interesante en Excel 2007 es el que permite obtener el eIecto de la
678&*,$5.
Figura 7. Dentro de cada celda se extiende una barra de color segun el valor
respectivo.
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Con este Iormato aparece, dentro de cada celda, una barra de color. Mayor es el valor de
la celda, mas larga la celda. Es como tener un graIico de barras dentro del propio rango.
Para lograr este eIecto:
1. Seleccionamos el rango donde vamos a aplicar el Iormato.
2. Dentro de la solapa Inicio, hacemos un clic en Formato condicional,
Barras de datos. Se abre la lista de la 678&*,$A.
Figura 8. Con la opcion Barras de datos logramos el efecto de la Figura 7.
3. Seleccionamos el color deseado. En el caso de la 678&*,$5, elegimos color
verde.
Como en el de escalas de color, tambien podemos seleccionar la opcion Mas reglas para
establecer otro tipo de criterio o de color.
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El menu Formato condicional tiene mas opciones que las que podemos
comentar aqui. Hay que probarlas y tratar de entender su Iuncionamiento. Pero vamos a
mostrar una ultima variante, ideal para disear semaIoros en un tablero de comando. Es
la que se ve en la 678&*,$D.
Figura 9. Con este formato aparece en la celda un icono segun su valor.
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En este caso a cada valor se le asocia una Ilecha: hacia arriba para los valores mas altos,
hacia abajo para los mas bajos, horizontal para los intermedios, etc.
Este eIecto lo obtenemos, previa seleccion del rango, con las opciones Formato
condicional, Conjuntos$de$conos y luego seleccionando alguna de las
opciones de la 678&*,$94.
Figura 10. Estos son todos los confuntos de iconos que podemos aplicar en un rango.
Ahi aparecen distintos conjuntos de iconos: Ilechas, circulos de color, banderas, etc.
Como en los casos anteriores, luego podemos eliminar este Iormato con las opciones
Formato condicional, Borrar reglas, Borrar reglas de las
celdas seleccionadas.
Ninguno de estos Iormatos existe en Excel 2003 ni en las versiones anteriores. Lo que si
existe es el Formato condicional. Limitado respecto de lo que acabamos de ver,
pero con aplicaciones interesantes.
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