ORGANIZACIN Y SISTEMAS TRAYECTO 2 Docente: Jhon H.

Montes
JULIO, 2011

Contenido
Definicin de Diagramacin Objetivos Tcnicas para formular Diagramas Caractersticas

Definicion: "La representacin a travs de grficos es para la profesin de sistemas lo que un sistema numrico es en el campo de las matemticas; es decir, un lenguaje abreviado que permite entender los fenmenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos ".

Definicin: Diagramar consiste en representar grficamente, hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, as como la relacin causa-efecto que prevalece entre ellos. (Benjamn. 2004).

Objetivos:
1. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organizacin con diagramas y mapas de procesos. 2. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organizacin para desempearse eficazmente.

Diagramacin:
Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos tcnicos que le permitan por medio de procesos elaborados a travs de diagramas y mapa de procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma lgica y consistente. El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas estos son: estudio, diseo y presentacin.

Estudio de los Diagramas:

Esta fase del estudio de sistemas es la investigacin inicial de los procedimientos, tal como se llevan en el presente dentro de la organizacin. En esta etapa la exploracin se refiere bsicamente a la forma en que se est ejecutando el trabajo. Los datos que el analista necesita obtener deber ser correctos y completos. Una vez recopilada toda la informacin, hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformar la enorme mezcla de detalles sin conexin en un sencillo mapa-ruta que seala en su totalidad los procedimientos.

Estudio de los Diagramas: El diagrama es un producto final deseado, a travs del cual el analista refleja el procedimiento. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigacin, ahora empieza a marcar el rumbo; principal y contribuye sealando las reas con necesidades de perfeccionamiento.

Estudio de los Diagramas: Estas dos fases, comprensin de los procedimientos actuales e indicacin del mejor camino para la accin futura, constituyen el valor fundamental en el uso de diagramas.

Diseo de diagramas de procedimientos Esta fase en el trabajo de sistemas es, quiz, la ms importante y con seguridad el punto crucial de una asignacin de sistemas. Aqu se desarrollarn los mtodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del inicial, entran de nuevo en esta etapa.

Presentacin de Diagramas La fase de presentacin del trabajo, se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o grficas escogidos y ejecutados con el propsito de explicar a la gerencia o administracin cmo trabaja el antiguo sistema y por qu y de qu manera debe mejorarse.

Presentacin de Diagramas En este punto los efectos del anlisis de los sistemas son presentados en su totalidad. La gerencia posterior a la revisin del anlisis presentado, determinara la aceptacin o el rechazo del plan que se propone. La decisin puede basarse en detalles pequeos, por ejemplo,.

Presentacin de Diagramas Si el especialista en sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propsito de la organizacin o su proyeccin en el futuro, dar indicios de falta de conocimiento, y esto podr ser tomado por la administracin como seal de que el estudio ha sido conducido de manera poco seria. Esta conclusin debilitar la confianza en la presentacin total.

Tcnicas para formular Diagramas:

Planeacin y evaluacin

Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de planificacin cuidadosa y de una valoracin continua del proceso.

Tcnicas para formular Diagramas:

Planeacin y evaluacin En lo que respecta a los diagramas, la planeacin es la etapa en la que se decide cules se adaptarn mejor a la asignacin y realizacin de los fines que se desean alcanzar y qu informacin debern contener dichos diagramas. Debe determinarse cul es el enfoque ms expedito y menos costoso, que armonice con la ejecucin de un trabajo comprensible

Tcnicas para formular Diagramas:

Planeacin y evaluacin

La evaluacin es el proceso de adaptacin y esto debe aplicarse continua y conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operacin que se analiza.

Tcnicas para formular Diagramas:

Planeacin y evaluacin El estudio de sistemas, casi sin excepcin, depende en cierto grado de mtodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus tcnicas y sus resultados, comparndolos con los propsitos finales de la organizacin. Este ser afinado poco a poco conforme progresa el trabajo

Tcnicas para formular Diagramas:

Planeacin y evaluacin Durante la fase de investigacin, el analista debe interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamao y el nmero de hojas en las que se acomodarn los diagramas, pero es necesario adems considerar la informacin verbal recabada en su momento.

Tcnicas para formular Diagramas:

Planeacin y evaluacin Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese ms rpidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando smbolos y no palabras;

Tcnicas para formular Diagramas:

Planeacin y evaluacin Segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y lgica; finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos.

Tcnicas para formular Diagramas:

Planeacin y evaluacin

A este respecto, el analista quiz encuentre til asociar cada smbolo de las grficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que l necesita.

Tcnicas para formular Diagramas:

Planeacin y evaluacin

Por ejemplo, el smbolo del archivo podr llevar preguntas como stas: Archivado por quin? Retenido por cunto tiempo? En qu orden? Cuntos al mes? Qu clase de archivero est usando?

Tcnicas para formular Diagramas:

Planeacin y evaluacin

El arte de entrevistar mejora con la prctica y el conocimiento y, con frecuencia, el analista experto usa, o deja de usar la tcnica de diagramaborrador, acomodndose a las circunstancias del momento.

Tcnicas para formular Diagramas:

Simbologa Bsica

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico inconsistente o no convencional trasmitir un mensaje deformado o ser ineficaz para la comprensin del proceso que se pretende estudiar.

Tcnicas para formular Diagramas:

Simbologa Bsica

De ah la necesidad de concebir y admitir determinados smbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir tambin en determinadas reglas en cuanto a su aplicacin.

Tcnicas para formular Diagramas:

Simbologa Bsica La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos convencionales, a pesar de la amplia aceptacin que ha tenido esta simbologa, en el trabajo de diagramacin administrativa es limitada, porque no ha surgido algn smbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.

Tcnicas para formular Diagramas:

Simbologa Bsica

La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbologa para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrnico de datos (EDP) con el propsito de representar los flujos de informacin

Tcnicas para formular Diagramas:

Simbologa Bsica

Se han adoptado ampliamente algunos smbolos para la elaboracin de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacin administrativa.

SMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (DIAGRAMACIN ADMINISTRATIVA

SMBOLO

REPRESENTA

INICIO TRMINO: INDICA EL PRINCIPIO O EL FIN DEL FLUJO: PUEDE SER ACCIN, ADEMS SE USA PARA INDICAR UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA O PERSONA QUE RECIBE O PROPORCIONA INFORMACIN.

ACTIVIDAD: DESCRIBE LAS FUNCIONES QUE DESEMPEAN LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCEDIMIENTO.

DOCUMENTO: REPRESENTA CUALQUIER DOCUEMNTO QUE ENTRE, SE UTILICE, SE GENERE O SALGA DEL PROCEDIMIENTO

DECISIN O ALTERNATIVA: INDICA UN PUNTO DENTRO DEL FLUJO EN DONDE SE DEBE TOMAR UNA DECISIN ENTRE DOS O MS OPCIONES.

ARCHIVO: INDICA QUE SE GUARDE UN DOCUMENTO EN FORMA TEMPORAL O PERMANENTE.

CONECTOR DE PGINA: REPRESENTA UNA CONEXIN O ENLACE CON OTRA FORMA DIFERENTE, EN LA QUE CONTINA EL DIAGRAMA DE FLUJO.

CONECTOR: REPRESENTA UNA CONEXIN DE UNA PARTE EL DIAGRAMA DE FLUJO CON OTRA PARTE DEL MISMO.

SMBOLOS DE LA NORMA ISO- 9000 PARA E LABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO SMBOLO REPRESENTA
OPERACIONES: FASES DEL PROCESO, MTODO O PROCERDIMIENTO.

INSPECCIN Y MEDICIN: REPRESENTA EL HECHO DE VERIFICAR LA NATURALEZA, CALIDAD Y CANTIDAD DE LOS INSUMOS Y PRODUCTOS.

OPERACIN INSPECCIN: INDICA LA VERIOFICACI N O SUPERVISIN DURANTE LAS FASES DEL PROCESO, MTODO O PROCEDIMIENTO DE SUS COMPONENTES. TRANSPORTACIN: INDICA EL MOVIMIENTO DE PERSONAS, MATERIAL O EQUIPO.

DEMORA: INDICA RETRASO EN EL DESARROLLO DEL PROCESO, MTODO, PROCEDIMIENTO. DECISIN: REPRESENTA EL HECHO DE EFECTUAR UNA SELECCIN O DECIDIR UNA ALTERNATIVA ESPECFICA DE ACCIN.

ENTRADA DE BIENES: PRODUCTOS O MATERIAL QUE INGRESA AL PROCESO.

Esta Bueno por hoy

La prxima semana traer ejemplos de procesos cotidianos, claro diagramados