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Catalogo de empresas
En este catalogo se crean los diferentes cdigos de empresas que fueron licenciadas a las cuales se les va llevar la contabilidad por el sistema. Una empresa es el ente econmico, una razn social con una identificacin tributaria nica. Este cdigo ser solicitado por el sistema cada vez que usted vaya a ingresar, consultar o listar informacin de la misma.
1. Conclusiones
Recordemos que los centros de utilidad se definen como los centros de operacin de las empresas, que la gran utilidad que estos poseen consiste en poder generar estados financieros independientemente por cada uno de ellos. Los destinos asociados y sus subdivisiones los destinos van ligados directamente al plan de cuentas evitando la expansin de este, entre los principales usos se puede encontrar el control de centros de costos, flujo de caja, importaciones y de vehculos entre otros.
Actualizacin de vendedores
El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener anlisis, seguimiento, comisiones y registros por vendedor este campo ser solicitado en la creacin de los clientes, proveedores y acreedores en el catalogo de beneficiarios.
Actualizacin de sectores
Una tercera clasificacin de los clientes y proveedores diferente de las zonas/sub-zonas y vendedores, son los sectores los cuales son utilizados como ayuda adicional a la hora de generar un listado de cartera y cuentas por pagar este campo ser solicitado en la creacin de los clientes, proveedores y acreedores en el catalogo de beneficiarios
Catalogo de Beneficiarios
El sistema utiliza el catlogo de beneficiarios para almacenar independientemente la informacin de las diferentes personas jurdicas o naturales que tengan relacin con la empresa, utilizando como cdigo de identificacin la cdula o NIT ya que estos no se repiten y brindan una mayor seguridad con respecto a la duplicidad de la informacin, el cdigo antes mencionado ser solicitado cada vez que una cuenta haya sido activada para manejar tercero y las consultas y listados que el sistema posea a nivel de beneficiario. Este manejo da mayor flexibilidad debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios terceros.
Catalogo de Sucursales
Este catlogo permite al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios (terceros) catalogados como clientes o proveedores, con el objetivo de controlar la cartera o cuentas por pagar para cada tercero y sucursal.
Catalogo de Cuentas
En este catalogo se crea el plan contable del sector econmico de cada empresa. Cada cuenta se define con un cdigo el cual es requerido el ingreso de informacin y en la obtencin de informes (libros auxiliares, estados financieros, entre otros). Estos unidos a los diferentes parmetros que se le pueden activen nos ayudan al almacenamiento de informacin con diferentes caractersticas.
2. Conclusiones
Los catlogos de zonas, zub-zonas, sectores y vendedores sirven para clasificar de diferentes formas la cartera o las cuentas por pagar. El catalogo de beneficiarios representa todo tercero con el cual la empresa tiene relacin sea cliente, empleado, proveedor, etc., evitando con esto que el plan de cuentas se convierta en un catalogo bastante extenso. El catalogo de sucursales en los beneficiarios se usan principalmente para controlar la cartera o cuentas por pagar de cada sucursal de mis clientes, proveedores o acreedores evitando as tener que crear beneficiarios ficticios. Los tipos de documentos creados en el sistema deben ir ligados al comprobante contable correspondiente, ya que el sistema valida su afiliacin a la hora de digitar el movimiento contable.
Para quienes vayan a facturar servicios por la aplicacin es indispensable actualizar el catalogo de resoluciones ya que el sistema valida y controla los consecutivos, significando esto una gran ayuda para el usuario. Los indicadores del plan contable son el enlace entre este y los diferentes mdulos. No todas las cuentas llevan todos los indicadores prendidos. El indicador de beneficiario en cualquiera de sus dos modalidades (1 o 2) operativamente son iguales, la diferencia se manifiesta en el recalculo de saldos iniciales. Las cuentas de bancos siempre deben llevar activo el centro de utilidad por donde se concilian, esto con el objetivo de no tener problemas con la conciliacin mas adelante.
3. Actualizacin de PUC
El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan nico de cuentas para posteriormente, a travs de equivalencias, asociar el plan contable de la empresa con ste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del plan de cuentas oficial.
4. Actualiza Equivalencias
El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas, y la Actualizacin PUC definida en la opcin 1 de este submodulo. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC. Despus de terminar el plan de cuentas se comienza con un taller operativo cuyo objetivo principal es darle al cliente una visin general del efecto de cada uno de los catlogos y los parmetros del plan contable.
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. 6
puede realizar cuantas veces sea necesario, inclusive sin haber realizado el proceso de cierre contable
Captura de transacciones
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer el registro o grabacin de las diferentes transacciones contables resultantes de los documentos de compras, ventas, etc. Es recomendable que el usuario clasifique los documentos a registrar por empresa, centro de utilidad y comprobante para tener concordancia y agilidad en la operacin.
9. Conclusiones
Cada vez que sea ingresada, retirada o modificada (cuenta padre, cuenta anterior) una cuenta se debe ejecutar el chequeo de estructura. Recordemos que el sistema deja crear hasta quince lapsos contables, los tres ltimos con el objetivo de realizar procesos especiales como el cierre contable. Se recomienda que la cantidad de registros grabados en un lote no supere los 400 esto con el objetivo que el proceso de auditoria, recuperacin en caso de perdida no sean tan dispendiosos. El detalle de cada registro grabado debe ir acorde al tipo de cuenta utilizado y teniendo en cuenta los parmetros activados para cada una. En el ingreso de los saldos iniciales es importante respetar la fecha de vencimiento de las facturas de cuentas por cobrar y pagar ya que el sistema se basa sobre este dato para generar los anlisis de vencimientos por edades. En la aplicacin los procesos de saldos iniciales y cierre contable ( cancelacin cuentas de resultado) se pueden retirar y volver a ejecutar sin ningn problema cuantas veces se necesario. El consecutivo de registros es una gua para cualquier modificacin o retiro de informacin que se desee realizar.
fecha, cuenta, cdigo, centro de utilidad y si el valor es dbito o crdito de cada de las transacciones. Si se desea consultar un registro un poco mas en detalle basta con digitar el numero que le correspondi logrando con esto que el sistema despliegue informacin mas detallada como son la cuenta con su cdigo y nombre, beneficiario con su cdigo y nombre, tipo y numero de documento, fecha, detalle del registro, documento cruce, tipo y numero de documento para conciliacin, destino, valor base, tasa de iva o retencin, entre otros dependiendo de los indicadores que la cuenta posea. A parte de esta informacin el sistema despliega una lnea donde se informa que usuario lo grabo y quien lo modifico por ultima vez dando su cdigo, fecha y hora.
Auditoria de documentos
Como complemento a las anteriores consultas el sistema posee una serie de auditorias sobre la informacin ingresada al sistema como son:
Antes de comenzar con la elaboracin de los documentos en especial con los comprobantes de egreso, se debe explicar la bondad que tiene el sistema de controlar el consecutivo de chequeras.
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12. Conclusiones
El programa a pesar de que nos permite dejar un documento descuadrado para facilitar la parte operativa, nos puede mostrar donde esta el error a travs de las auditorias que este posee. En la consulta por numero de registro podemos conocer quien graba o modifica por ultima vez un transaccin, de aqu la importancia de asignarle a cada usuario de la aplicacin un cdigo de usuario y la seguridad. La elaboracin de comprobantes de egreso se puede realizar de varias formas en el modulo de generacin de documentos como: programacin de pagos, ordenes de pago y otros documentos.
Otros documentos.
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar y contabilizar en el sistema los restantes documentos que cotidianamente se generan en el departamento de contabilidad; es el caso de las notas dbito, notas crdito y notas de Internas de contabilidad, notas de ajuste, entre otros.
Modificacin y retiro.
Este programa tiene por objetivo permitir al usuario modificar los documentos capturados en las opciones anteriores tanto en sus datos bsicos como en cualquiera de sus campos de registros. Para ingresar a modificar un documento este debe haber sido previamente habilitado, es decir, haberse borrado su marca o estado de impreso Si la modificacin que se desea realizar es de una cuenta de bancos esta no se permite hacer por las implicaciones de seguridad que esto trae.
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Si la opcin es de retiro, el sistema desaparece el documento y no deja huella de este por lo tanto no es recomendable utilizar este programa para documentos con consecutivos preimpresos o de carcter comercial, preferiblemente usar la opcin de anulacin de documentos.
Anulacin de documentos
El objetivo de este programa es permitir al usuario anular documentos generados en este modulo. El sistema conservara el encabezado del documento con un estado interno de anulado el cual garantiza que el nmero del documento anulado no se vuelva a capturar.
Impresin de documentos
El objetivo de este programa es imprimir documentos que hayan sido generados por este modulo y que a la hora de hacerlos no se haya utilizado opcin de impresin inmediata o de reimprimirlos cuando sea necesario, ante esto el sistema valida que el documento este habilitado para dicho proceso de generacin de documentos.
13. Conclusiones
El trabajar por el modulo de generacin de documentos nos obliga a mantener la contabilidad al da ya que todo lo realizado por este modulo se esta contabilizando de forma automtica. Tengamos en cuenta que la informacin generada o ingresada por este modulo solo ser modificada o modificada por este mismo, ya que el sistema no deja que sea modificado por otros modulo
poder conocer todos los registros de una cuenta o grupo de cuentas (cuenta padre). En esta opcin contamos con una consulta y varios listados entre los cuales encontramos: Auxiliar por Cuenta Por fechas Libro auxiliar por Centro de Utilidad Auxiliar en Orden Cronolgico Por Sector, Cuenta, Beneficiario Saldos en Moneda Extranjera Listado de Movimiento Diario Cada uno de estos brinda diferentes posibilidades de consulta y se generan de acuerdo a las necesidades que el usuario tenga.
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A continuacin el expositor realizara un recorrido por varias de las opciones que el sistema posee en este modulo con el objetivo de que el usuario se familiarice con las preguntas que se le van a presentar.
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Estados financieros
En esta opcin el usuario puede encontrar un gran cantidad de consultas y listados a diferentes niveles entre los cuales encontramos
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Libro diario
Esta modulo nos permite generar el libro diario por cada lapso donde se resume el movimiento dbito y crdito de cada una de las cuentas mayores afectadas discriminndolas por cada tipo de comprobante
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Esta opcin lista el libro diario pero nos da la oportunidad de escoger un centro de utilidad determinado.
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68. Anual
Al igual que la anterior opcin nos permite generar la misma relacin pero por ao.
Certificados
En esta opcin el usuario puede generar los certificados de retencin por renta, iva e ica para las personas naturales o jurdicas a quienes se les ha practicado dichas retenciones.
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74. Anual
Al igual que la anterior opcin nos permite generar la misma relacin pero por ao.
Una vez creados los anexos regresamos al modulo de informacin fiscal y/o tributaria para generar los respectivos informes
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Cambio de cuentas
Esta opcin le permite al usuario trasladar todo los movimientos y acumulados de una cuenta a otra, con la condicin que ambas sean iguales en sus parmetros y que la nueva cuenta este catalogada.
Cambio de beneficiarios
Esta opcin le permite al usuario trasladar todos los movimientos y acumulados de un cdigo de beneficiario a otro.
Cambio de destino
Esta opcin le permite al usuario trasladar todos los movimientos y acumulados de un cdigo de destino a otro.
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79. Conclusiones
El sistema de contabilidad tiene varios libros auxiliares los cuales se pueden generar desde diferentes puntos de vista, dando con esto una mayor alternativa de bsqueda El modulo de informacin contable cuenta con varias consultas y listados que a la parte administrativa le facilitan su gestin como son: Anexos por centros de costos y centros de utilidad, interfaces con hojas electrnicas. El modulo de informacin fiscal y/o tributaria posee los listados y consultas necesarias para la presentacin de informes al gobierno y as cumplir con los requerimientos de este.
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81. Consulta
Esta consulta nos permite visualizar todos los asientos de las cuentas a ajustar y si selecciono uno en particular puedo conocer mas en detalle su composicin.
82. Listado
Igual que la consulta nos permite observar la tabla de cuentas ajustar con mayor facilidad y cada uno de sus parmetros.
Estados complementarios
Este modulo le permite al usuario crear sus propios informes contables basado sobre la estructura de los catlogos de cuentas, destinos y centros de utilidad, apartndose un poco de los informes prediseados que el sistema posee y que hemos visto a lo largo del curso. En el diseo de cualquiera de estos reportes se debe tener en cuenta algunos aspectos como son: Realizar un anlisis de que informe se requiere, su forma y presentacin Las variables a tener en cuenta y De donde se va a extraer la informacin
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Despus de haberlo diseado digmoslo as en papel, se procede a crearlo en el sistema teniendo en cuenta los siguientes pasos: El instructor utilizara el acetato del reporte para dar una gua del diseo del informe a generar, donde se encuentran los ttulos y cada una de las filas que lo componen.
88. Consulta
Aqu se pueden consultar todos los informes creados y si se escoge uno en especial se puede observar su estructura interna.
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89. Listado
Con el mismo objetivo de la consulta se puede generar un listado de los reportes creados y si se escoge uno en particular se puede ver el detalle de su estructura.
pueden evaluar si las inconsistencias presentadas son congruentes que siendo as se puede dejar en firme de lo contrario se deben corregir ya sea en el movimiento o en el extracto segn sea el caso hasta que se pueda dejar en firme.
93. Extractos
En este modulo es donde se crean los encabezados del extracto como son el lapso, empresa, cuenta contable (cuenta bancaria), saldo inicial, saldo final, fecha, elaborado por y las observaciones del caso.
entradas menos las salidas y compararlo contra el saldo final, cuando este campo sea cero significa que el extracto esta cuadrado.
99. Conclusiones
En la creacin de la tabla de cuentas a ajustar se deben tener en cuenta la naturaleza del movimiento a correccin monetaria, la naturaleza de las cuentas base y sobre las que se debita y acredita ya que esto puede invertir el movimiento del ajuste. Tanto para el modulo de ajustes por inflacin e informacin fiscal y/o tributaria no son tenidos en cuenta los beneficiarios cuya clasificacin sea interno. El modulo de generacin de reportes nos permite disear informes que el sistema no posee pudiendo combinar cuentas de balance y resultado, centros de costos y centros de utilidad.
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La conciliacin bancaria es la primera auditoria que se realiza a la contabilidad, el sistema cruza los documentos que estn correctos pero es nuestro deber revisar el listado de inconsistencias y validar que son correctas.
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