崔媽媽與都市改革組織(社區) (tmm)

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發信人: tmm ((崔媽媽)) 看板: tmm

日期: Wed Aug 23 01:34:01 2006
標題: [內容]公寓大廈社區財務制度建立的基本原則(規模)

■公寓大廈社區財務制度建立的基本原則(規模)

主題 ：社區財務管理初探
本專題召集人：陳文智老師

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◆陳文智老師：
曾任桃園縣龜山鄉21世紀迴龍社區 第五屆主委
曾擔任崔媽媽基金會於台北市、台北縣各社區大學
之公寓大廈管理實務課程講師
e-mail: mitac07@yahoo.com.tw
mitac07@nasc.gov.tw
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雖然社區型態形形色色，各社區所建立的財務管理制度，也就各異
其趣，但既是社區財務，就是公共事務的一種，自然需符合公共事務管
理的原則，因此即便社區型態各異，也會有一些基本原則是相通的。

要瞭解有些基本原則，首先要瞭解何謂社區財務：

▲狹義說
社區財務可能單指各種社區現金、存款的帳務管理。

▲廣義說
還包括社區裡各種添購的設施設備，從大型機械到一把管理公共區域的
鑰匙，這些財產的登記及管理，都算社區財務管理的一環，這是以物件
來看。

▲時間說
社區財務還包括社區年度計畫的擬訂，以及對設備設施的維護費用的籌
措運用。
▲補充說明
不論是現金的帳務管理，還是年度計畫的擬訂，也不論因為社區型態不
同所造成的財務管理規模如何的不同，社區財務管理，總有一定的共通
原則，是每一個社區都應該把握，不只是管理委員要遵守的，其實每一
位社區居民，也都應該略知一二，因為社區財務就是社區公共事務，每
位社區居民都該關心，也只有關心瞭解，才可以消極來說至少做到監
督，積極來講可以支持及提供更好的財務運用建議給管委會去執行，為
社區創造更好的財務環境，不是嗎？

這裡簡單列出一些社區財務管理上應該是大多數社區共通的原則，
包括：
1.簡單＆明瞭
2.公開
3.計劃
4.分層授權
5.監督機制
6.多少錢辦多少事
7.就是不能不辦事
8.小處用錢
9.適時增加設備等等原則

■原則項目＆原則的含義

一、〔原則項目〕：簡單明瞭

〔原則的含義〕
有關財務管理可以是一門專業學問，但畢竟社區管理委員不是專業人
士，而且社區公共事務基本上也不是非常複雜，至少在財務上，不用像
公司行號那麼地專業，只要能讓社區住戶瞭解到每件公共事務是否依照
法規，重要的是社區自訂規章所訂財務規定來執行，其所支出及收入也
都有記載，以日記帳方式，就足以應付了，當然如果要能夠做到預算功
能，可能就要進一步地做簡單的科目分類及統計，尤其是社區經費不是
非常龐大的，日記帳加上月報表（有科目分類記載的），已經很夠管理
社區財務了，當然有些社區可能有龐大的資財或特殊的發展背景，而使
用更精密的財務會計作業，也不是不可以的，然而社區財務不只要能讓
社區住戶看得懂，也要讓非專業的委員能一屆一屆接手做下去，當然，
簡單明瞭的原則應是較為適宜的，這點供大家省思參考。

二、〔原則項目〕：公開
〔原則的含義〕
只要是公共事務，公開是讓其獲得支持與信任的不二法門，何況是社區
住戶容易關注的財務，而財務公開也是公寓大廈管理條例對管理委員會
或管理負責人要求的重要義務，所以經營社區，一定要做到財務公開，
公開的內容及時機，也是要注意的。

三、〔原則項目〕：有計劃

〔原則的含義〕
1.社區可以收入的項目，事實上不多，但要做的事可能比收入的項目多
出很多，如果要全部做，是不可能的，因此如何將收入及支出做好規劃
是很重要的，下面有一個原則對從事財務規劃是很重要的基礎，那就是
多少錢辦多少事，也就是說不論您的社區即使社區錢不多，管委會都應
有計劃地運用現有的錢做一些事，在執行規劃時，首先要做的是掌握可
以收入的項目及額度，更進一步是瞭解社區的資源那些可以用來開源，
讓收入增加，而這些收入項目那些是固定的，更要掌握，非固定的可以
暫時排除在規劃外，甚至將它納入固定基金裡，增加未來可運用的額
度。

2.接下來，應看支出面，那些是固定非支出不可的，那些是固定要支出
但可以再節省的，這些先掌握，再來就看那些是可以不用現在支出的
（例如報紙費），那些是未來非得要支出的（例如電梯的更換費用），
而以上這些掌握的重點，就是急需的、日常公共民生的先要列入。

3.將收入項目及支出項目各按固定且必需等順序加以左右列表對照，就
可以大致知道如何管控社區財務的方向及項目，先求最小而必須的財務
運用，次求穩定收支均增加之運用，最後才求大幅建設，原則上社區財
務運用，除非重大必要且攸關全體社區公共需求，否則均以穩定運用、
長期累積、個案建設為三大計劃及執行原則。

四、〔原則項目〕：分層授權

〔原則的含義〕
包括：區分所有權大會的財務授權、管理委員的分工授權及事務人員的
授權三種情形。

1.這個原則，在公寓大廈管理條例也有規定，即區分所有權人大會可以
授權管委會得自行決定的額度及事項，其餘則非經大會決定不可，所以
大多數社區住戶規約都會規定管委會可以決定的額度，多則20萬元以
上，少則數千元，這些應看各社區收支狀況而定，太多固然不好，太少
以至管委會日常事務都不能做也不好，因此可由日常事務固定支出總額
加上其30%～50%比例的應變額度或日常固定收入總額的30%～50%比例當
做管委會平常可以決定的額度，這些只是參考值，還是要看各社區財務
況，有一點就是不要授權後造成固定基金成長受到影響外，平常費用也
一下子就受到大幅影響。

2.接著就是管委會內部分層授部分，一般指主委、副主委及各組召集委
員可以決定的額度，主要根據社區公共事務的內容大小與頻繁度來決
定，如果日常固定事務蠻多且數額不少，相對授權額度較高，反之則較
低，而且也因社區管委會集會次數密度高低與有無小組會議有關，集會
次數多則授權額度不見得要高，同樣地有小組會議，其委員個別授權額
度就不必高，因為可以透過較多的集會及小組會議決定財務運用，不會
產生日常事務無法推動的情形，所以要看各社區管委會組織及其運作情
形來參考決定額度。

3.最後，就是委託樓管公司或自聘處理行政事務的人員可以決定的額
度，這點通常配合零用金的運用，目前大多社區零用金額以每個月給固
定額度為多，金額大多在一萬元以內，而這些人員受委員會授權的日常
額度通常在一千元左右，如果沒有這項授權，通常是社區管委會沒有自
聘人員或委託管理的制度，而由委員自行處理，那麼委員就比較辛苦了
而且易受質疑，所以如果可以，即便社區財務不多，也可以請人獨立辦
理日常事務（工讀或part-time方式），委員只要做好監督就好。

五、〔原則項目〕：監督機制

〔原則的含義〕
有授權就有監督，因為不可能沒有授權，只在授權的對象、項目及大小
不同而已，為了掌握授權後的執行成果，就必須要監督，而最基本的監
督就是定期（如每日看帳），再者就是分工（如印鑑不集中一人管理、
管錢的出納和記帳的盡量分別擔任），其三則為財務委員產生（如不由
主委指定或兼任）。

六、〔原則項目〕：多少錢辦多少事，就是不能不辦事

〔原則的含義〕
不管社區財務多或少，社區存在一天，或許應該說，管委會組織在一
天，社區就必須讓它動，讓社區住戶感受到管委會有在做事，所不要以
為沒錢或錢少就不能社區經營，也就是說，有多少錢做多少事，但就是
不能不做事－編者認為這是社區管理委員應有的基本認知。
七、〔原則項目〕：小處用錢，適時增加設備

〔原則的含義〕
從財務運用上來看，就是要錢從小處容易處做起，錢從由與公眾民生做
起，例如：社區公共管理用物品及設備，不怕買小，就怕不買。這樣，
財務的運用會有起碼的效果，相對地，住戶對管委會在社區經營會有起
碼的信任與支持產生。

最後要說明的是，社區型態及規模大小不同，在財務管理上所用的
流程繁簡及表單或許不一樣，也可能在會計科目上多寡不同，也可能在
分工事務不同，但是基本的公開、互為監督等原則是共通的，所以基本
上，編者認為，即使有不同程度的規劃，也僅是量的差別而已。

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