Riesgos Asociados A Los Inventarios En La Cadena De Suministros En Los Supermercados De La Regin Zuliana RIESGOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS EN LA CADENA

DE SUMINISTROS EN LOS SUPERMERCADOS DE LA REGIN ZULIANA

RESUMEN

Se presenta un punto de vista de un elemento consustancial a la cadena de suministros: los inventarios. Se mencionan conceptos importantes y se identifican algunos de los trabajos relevantes en el desarrollo de este tema. Tambin se discuten los riesgos a los que est sometida la cadena de suministros en economas tanto desarrolladas como subdesarrolladas; referida esta ltima a economas como la venezolana, haciendo nfasis en los riesgos asociados a los inventarios en los supermercados de la regin zuliana. Sobre la base de una muestra de la literatura producida en los ltimos aos, se resean algunos temas de investigacin que han sido discutidos en aos recientes. Para finalizar, se sugiere tomar en cuenta tales riesgos en las operaciones que impliquen la gestin de inventarios dentro de la cadena de suministros en el sector supermercado en el estado Zulia.

Palabras clave: Inventarios, cadenas de suministro, riesgos.

ABSTRACT

1.- Introduccin

El problema de inventarios ha estado presente a lo largo de la historia de la humanidad. El pedido y mantenimiento de bienes para el consumo directo de la poblacin o requeridos como materias primas para la elaboracin de productos terminados, ha rondado la civilizacin desde que se hiciera evidente la capacidad del ser humano de producir en mayor cantidad que lo necesario para su consumo. Esta capacidad productora genera el problema inmediato de la gestin de inventarios, lo cual significa, el qu hacer con el excedente de la produccin. Mientras las formas de produccin se mantuvieron en niveles

artesanales y precarios, las decisiones sobre los inventarios estuvieron signadas por lo inmediato, ms que por una visin de largo alcance que permitiera la planificacin. A partir de la Revolucin Industrial en los albores del siglo XX, y con la deduccin de la frmula del Tamao Econmico... .Leer Ensayo Completo

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Este ensayo y ms de 2.100.000 otros ensayos estn disponibles ahora en BuenasTareas.com. Enviado por: lopaheful Fecha de envo: 28/06/2010 09:00 PM Categora: Temas Variados Palabras: 2689 Pginas: 11 Visitas: 541 Rango de popularidad: 222280 Denunciar este ensayo Guardar Trabajo

Concepto de inventario Definicin de inventario: podemos encontrar muchas definiciones de inventario, pero para entender esto es necesario primero entender la definicin de control: El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan. Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Eckles,Carmichael. Es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. George R. Terry. La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y econmicamente. Robert C. Appleby.

Elementos del concepto: 1. Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. 2. Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. 3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. 4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. Importancia del control. 1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. 3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro. 4. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeacin. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. 7. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Principios Equilibrio. A cada grupo de delegacin conferido debe de proporcionarse el grado de control correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida. De los objetivos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si a travs de l, no se evala el logro de los mismos, por lo tanto, es imprescindible establecer medidas especficas o estndares que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido. De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectu el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

De excepcin. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas, afn de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios. De la funcin controlada. La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Caractersticas del Control Reflejar la naturaleza de estructura organizacional. Un sistema de control deber ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desea controlar. Oportunidad. Un buen control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su aplicacin, las tcnicas muy complicadas en lugar de ser tiles crean confusiones. Ubicacin estratgica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas reas de valor estratgico. Consideraciones para establecer un sistema de control Tipos de medicin. Los tipos de medicin se basan en alguna forma de normas o estndares establecidos, que pueden ser: Estndares histricos. Pueden basarse en registros e informacin concernientes a las experiencias pasadas de una organizacin. Estndares externos. Son los provenientes de otras organizaciones u otras unidades de la misma organizacin. Estndares de ingeniera. Se refiere a la capacidad de las mquinas, suelen venir especificadas por los fabricantes. El nmero de mediciones. El nmero de mediciones puede ser reducido, conforme se eleva la cantidad de controles que se aplican a un trabajo el individuo pierde autonoma y la libertad respecto a como y cuando ejecutarlo. Autoridad para establecer medidas y estndares. Los estndares del desempeo pueden fijarse con o sin la participacin de las personas cuyo desempeo va a ser controlado. Cuando se establecen en forma unilateral por los gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los empleados los juzguen idealistas. Flexibilidad de los estndares. Los gerentes necesitan determinar si los estndares debern ser uniformes en las unidades similares de la organizacin, as como tomar una decisin respecto al sistema de control cuantitativo frente al cualitativo.

Frecuencia de la medicin. La frecuencia y tiempo de la medicin depende de la naturaleza de la tarea que va a ser controlada. El empleo de control de calidad estadstico exige establecer el tamao de la muestra y el intervalo que debe haber entre las pruebas. Direccin de la retroalimentacin. La finalidad del control consiste en asegurar de que los planes actuales se lleven a cabo y de que los planes futuros se realicen con ms eficiencia. Ahora podemos definir inventario: es la contabilizacion todo lo que tenemos en nuestra empresa desde las hojas de papel, lapices, reglas hasta la materia prima y las maquinas, ademas de los productos terminados, para todo lo que hemos dicho y hecho es necesario tener una demanda, es decir lo que se explicava al principio necesitamos abrir el mercado haciendo uno varios lotes de productos y venderlos al costo de produccin, para crear en empresas y gente una nesecidad de nuestro producto, para despus in incrementando poco a poco el presio para sacar nuestros dividendos pero no podemos subir mucho los precios pues entonces los clientes ganados se pierden y con ellos otros mas pues la mejor publicidad es la recomendacin y si el precio de nuestro producto es inferior al precio bruto del producto tambien quebramos por obias razones con esta definicin practica podemos pasar a las definiciones de algunos autores de libros referentes al control de inventarios. En el libro fundamentos de administracin de inventarios nos dice en su segundo capitulo que se puede encontrar a grandes rasgos dos definiciones una dicha por los que estan ligados a los costos y las finanzas que dicen que el dinero, un activo o efectivo en forma de material es lo que encontraremos en el inventario. Mientras la otra definicin la dan los obreros quienes nos diran que los articulos terminados, materia prima, trabajos en proseso o materiales utilizados en los productos. La mayoria de los empresarios solo usan un tipo de inventario el cual esta relacionado con los articulos producidos y los vendidos. Pocos reconocen y aplican otras dos clases de inventarios (materiales que preceden a la produccin y materiales de mantenimiento). Ambos requieren de inversiones significativas (aun cuando algunos cancelan articulos importantes como gasto), ambos son esenciales en la fabricacin y ambos pueden administrarse ms eficazmente utilizando la informacin del sistema formal de planeacion y control as como de tcnicas apropiadas del control de inventarios. Algunos de los comentarios que se escuchan entre las personas de negocios son los siguientes: 1.- no se puede vender de un almacen vacio 2.- los inventarios son el cementerio del negocio 3.- por que no se elaboran muchos de ellos; siempre podemos utilizarlos. Estos comentarios ilustran los problemas involucrados en el logro de decisiones racionales sobre inventarios. Por lo regular, los inventarios representan una porcion considerable del los activos totales de una compaa, pero pocos temas en los negocios estan sujetos a tales actitudes parciales. El departamento de ventas ve los inventarios como fundamentales para el buen servicio a clientes y siente que fabricacin ha fallado si un articulo no esta disoponible cuando se vence el plazo de embarque de un pedido por aquel. La gente de finanzas cree que los inventarios son un mal necesario que atan el capital que podria utilizarse mejor en cualquier otra compra, la gente de la fabrica tiene dificultad en entender los costos asociados con la practica de inventarios y con frecuencia consideran con desgano las medidas del control de inventarios debido a la ineficiencia que se impone en la planta. Deste el punto de vista de la fabrica, los inventarios deberan ser un recurso ilimitado. Obviamente el problema radica en que se ve a los inventarios desde un punto de vista global por parte de la compaia. Tipos de inventario

Con la empreza encarrilada los inventarios nos serviran para evitar los golpes a nuestra produccin devido a las fluctuaciones del mercado tanto el de compras (insumos) como el de ventes (productos). A continuacin se presentan diferentes tipos de clasificacion de inventarios de acuerdo con diferentes puntos de vista o de acuerdo con lo que controlan. En las empresas manufactureras hay cuatro tipos de inventarios: Materias Primas: Comprende todas clases de materiales comprados por el fabricante y que puede someterse a otras operaciones de transformacin o manufactura antes de que puedan vender como producto terminado. Productos en proceso de Manufacturacion: consiste en la produccin parcialmente manufacturada; y su consto comprende materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin (o carga fabril) que les son aplicables. Productos terminados: Lo constituye todos los artculos fabricados que estn aptos y disponibles para su venta. Suministro de fabrica o fabricacin:. Este se distingue del inventario de materiales, porque los materiales pueden asociarse directamente con el producto terminado y llega a convertirse en partes del y son utilizados en cantidades suficientes para que sea practico asignar su costo al producto.

Por su funcion los inventarios se detallan como siguen: inventarios de fluctuacin: Estos inventarios se llevan porque la cantidad y ritmo de las ventas y de produccin no pueden predecirse con exactitud. Los pedidos pueden promediar 100 unidades por semana para un articulo dado. Pero ay semanas en que las ventas sean elevadas como 300 400 unidades el material puede recibirse en stock normalmente tres semanas despus de que fue solicitado a la fabrica, pero ocasionalmente puede llevar 6 semanas despus de que se solicito. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden componerse con los stocks de reserva o stocks de seguridad, nombres usuales para los inventarios de fluctuacin. Los inventarios de fluctuacin existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo en estos centros no puede equilibrarse completamente. Los inventarios de fluctuacin, llamados stocks de estabilizacin pueden incluirse en el plan de produccin de manera que los niveles de produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. inventarios de anticipacin: estos son inventarios hechos con anticipacin a las epocas de mayor venta, a programas de promocion comercial o a un periodo de cierre de la planta. Bsicamente, los inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajo y horas-maquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de produccin. inventario de tamao de lote: con frecuencia es imposible o impractico fabricar o comprar articulos en las mismas cuotas que se venderan. Por lo tanto, los productos se consiguen en mayores cantidades a las que se nesecitan en el momento; El inventario resultante es el inventario de tamao de lote. El tiempo de arreglo es menos importante en la determinacin de dicho inventario . inventarios de transportacin: Estos existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. El inventario depositado en un camion y que se va ha entregar a un almacen puede estar en camino a 10 dias. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcion util para las plantas o los clientes: exclusivamente por el tiempo de transporte.

 inventario de proteccin o especulativo: Las compaias que utilizan grandes cantidades de minerales bsicos (como el carbono mineral, el petroleo o el cemento) o mercaderia (como la lana, los granos o productos animales) que se caracterizan por fluctuar en sus precios pueden obtener ahorros significativos comprando grandes cantidades de producto llamadas inventarios de proteccin, cuando los presios estan bajos. La adquisicin de productos extras a un precio reducido, esto afecta directamente los costos de produccin, estas transacciones son buenas ya que al no subir el precio final del producto cuando los precios suben hacen que tengamos un mayor mercado y esto es algo parecido ha lo que pasa cuando los precios fluctuan. Los inventarios se pueden clasificar por su condicion durante el proseso. Tamao de lote: su funcion es desacoplar las operaciones de fabricacin, sus beneficios son descuentos en la compra; preparacin de equipo y maquinaria, flete, manejo de materiales, gastos de papeleo y de inspeccion, etc. Reducidos Fluctuacin de la demanda: su funcion es como se dijo anterior mente equilibrar la empresa aun cuando la demanda fluctue demasiado, los beneficios son muchos por ejemplo menos fletes, mas ventas, mejor servicio,etc. Fluctuacin de la entrada: ayuda ha no dejar de producir en epocas en que escasea la materia prima, beneficiando en evitar tiempos muertos y tiempos extras, mala caludad por materiales substitutos. Inventario de disipacin: nos ayuda ha estabilizar el producto, nos beneficia en evitar tiempos extras subcontratos , despidos, seguro de despidos, entrenamiento, desperdicio por falta de abilidad en los trabajadores, etc. MODELO BSICO DE INVENTARIOS. EL objetivo del modelo bsico de inventarios consiste en determinar la cantidad ptima a ordenar que minimice los costos incrementales totales relacionados con mantener un inventario y procesar ordenes. Ejemplo: Supngase que los requerimientos anuales de una partida de materias primas especifica son: R=2000X52=104 000 unidades o un promedio de 2000 unidades a la semana. Si se colocan rdenes por lotes de Q=10000 unidades entonces se requerir un nuevo lote cada cinco semanas. Cuando un nuevo lote llega ala bodega, se tienen 10000 unidades de materia prima en existencia. Este inventario ser consumido a una velocidad 2000 unidades por semana. Al final de la quinta semana, se tendr un inventario de cero unidades y el siguiente lote de 10 000 unidades ingresar en al sistema. Si el artculo se ordena con mayor frecuencia pero en menores cantidades, el nivel de inventario asociado disminuir en proporcin al nmero de unidades ordenadas en un cierto momento dado. Dado que los costos incrementales de mantener un inventario depende del nivel promedio del inventario. Los costos de manejo son proporcionales al tamao del lote Q, el nmero da artculos ordenados en un momento dado. MODELOS DE INVENTARIOS CON DEMANDA INCIERTA. En los modelos simples de inventarios se supone que los tiempos de espera de la oferta y la demanda son constantes. En muchas aplicaciones reales, la demanda no puede ser predicha con

certeza y los tiempos de espera con frecuencia varan de una orden a otra. Una consecuencia de esta variacin es que pueden presentarse faltantes si la demanda futura excede el estimado inicial o si una orden llega despus de lo esperado. Es posible reducir los riesgos de faltantes llevando inventarios ms grandes. Llamados existencias de seguridad; sin embargo, se incurre en costos adicionales al comprometer fondos adicionales en el inventario y existe el riesgo de incurrir en obsolescencias. El objetivo es, entonces, desarrollar un modelo para determinar una poltica de inventarios que permita balancear estos riesgos y minimizar los costos incrementales totales esperados. Modelo de un solo periodo Se considera primero un modelo simple en el que se realiza un solo aprovisionamiento durante un solo periodo bien definido de tiempo. Este modelo es aplicable para el almacenamiento de inventarios de tempodara, bienes perecederos, refacciones, y mercancas de moda. Ejemplo: Encargado de un puesto de peridicos que debe comprar los peridicos para su puesto temprano por la maana y no puede volver a comprar peridicos durante el da si llega a necesitarlos. Su costo de compra es de 5 centavos por peridico y su precio de venta es 20 centavos por peridico. Los peridicos que no se venden al final del da se tiran. Si el encargado del puesto conociera la demanda, simplemente comprara una cantidad igual de dicha demanda; Basado en su experiencia anterior y en sus datos de venta, el encargado puede asignar probabilidades a diversos niveles de demanda. Modelo de cantidad de orden-punto de reabastecimiento. Situacin en la que existe una demanda continua de un artculo, las ordenes para el aprovisionamiento del artculo pueden colocarse en cualquier momento, y el horizonte de tiempo es lo suficientemente extenso como para asumir que el sistema de inventarios funcionar para cualquier tiempo futuro. EL problema consiste para determinar el tamao de una orden y el momento que debe colocarse la orden, el punto de reabastecimiento, ROP. Ejemplo: Supongase que la demanda anual esperada para un cierto articulo es de 90 unidades. El costo de colocacin de la orden es de $5 la orden; el costo de mantener la unidad un ao es de $i unidad; el costo de ventas no realizadas es de $5 unidades, y la distribucin de probabilidad para la demanda durante el tiempo de entrega. Cuando el nivel de inventario disminuye a tres unidades, se coloca un orden de 30 unidades. Este modelo toma en cuenta tanto la demanda esperada durante el tiempo de entrega como las existencias de seguridad. CLASIFICACIN ABC DE LAS PARTIDAS DE INVENTARIO Ordinariamente no se justifica un mismo esfuerzo de control para todos los productos o artculos. Primero, el distinto valor de las partidas de inventario sugiere que la atencin debe concentrarse en los artculos de mayor valor y dar una menor consideracin a los artculos de menor valor. Considerando que los costos de inventarios estn directamente asociados con el valor de los inventarios, el potencial de ahorros en costos derivados de un control ms estrecho es mayor para el primer grupo de artculos ya que representa la mayor parte del valor del inventario.

An cuando un artculo pueda tener un valor muy bajo en s mismo, es posible que el costo de un faltante de dicho artculo sea considerable. Por ejemplo; la falta de una materia prima aparentemente de poca importancia puede provocar costos adicionales por mano de obra inactiva y prdida de la produccin de toda una lnea de ensamble: Por tanto la clasificacin de las partidas de inventario de acuerdo al grado de control necesario permite a los administradores concentrar sus esfuerzos en aquellos puntos donde los beneficios sean mayores. Controles para partidas clase A. Se requiere un estrecho control para las partidas de inventario con altos costos por faltantes y para aquellas partidas que presentan una parte importante del valor total del inventario. El control ms estrecho puede quedar reservado a las materias primas que se utilizan en forma constante en volmenes extremadamente elevados. Los agentes de compras pueden celebrar contratos con los proveedores que aseguren un suministro constante de estos materiales en cantidades que equiparen la proporcin de utilizacin. En estas instancias la adquisicin de materias primas no est determinada por cantidades econmicas o por ciclos. Se realizan cambios peridicos en la velocidad de flujo conforme a la demanda y la posicin de inventario sufren cambios. Se mantienen suministros mnimos como proteccin contra las fluctuaciones de la demanda y posibles interrupciones en el suministro. Para el resto de las palabras de la clase A la emisin peridica de rdenes posiblemente sobre una base semanal, provee una supervisin lo suficientemente estrecha sobre los niveles de inventario. Las variaciones en las proporciones de utilizacin son absorbidas rpidamente por el tamao de cada orden semanal, de acuerdo con el sistema peridico o con el sistema opcional que se coment anteriormente Controles para partidas clase B. Estas partidas debern ser seguidas y controladas mediante un sistema computarizado con revisiones peridicas por parte del administrado. Los parmetros del modelo son revisados con menor frecuencia que en el caso de las partidas de las clase A. Los costos de faltantes de existencias para las partidas de la clase B debern ser moderados a bajos y las existencias de seguridad debern brindar un control adecuado de los faltantes, aun cuando la colocacin de rdenes ocurre con menos frecuencia. Controles con partidas clase C. Las partidas de la clase C representan la mayor parte de las partidas de inventario y un sistema de controles diseados pero rutinarios debe ser adecuado para su control. Un sistema de punto de reabastecimiento que no requiera de una evaluacin fsica de las existencias, como en el caso del sistema de las dos charolas, generalmente ser suficiente. Para cada una de estas partidas, las acciones necesarias son activadas cuando los inventarios se reducen hasta el punto de reabastecimiento. Si la utilizacin cambia, las rdenes sern activadas antes o despus del promedio, siempre y cuando se establezca la compensacin necesaria. Debern realizarse revisiones semestrales o anuales de los parmetros del sistema para actualizar las proporciones de utilizacin, los estimados de los tiempos de entrega de los insumos y los costos que pudieran derivarse de cambios en la EOQ. Tambin puede emplearse una revisin peridica con un intervalo mas prolongado.

SISTEMA JAPONS DE INVENTARIOS. En los sistemas japoneses de manufactura los inventarios son considerados como algo perverso y se dedican grandes esfuerzos a reducir los niveles de inventarios. Las compaas japonesas invierten grandes cantidades de tiempo y esfuerzo en la modificacin del equipo y los procedimientos de manera que se reduzcan los tiempos y costos de abastecimiento inicial. De manera similar tratan con proveedores que estn muy cerca de la compaa y tienen establecidos compromisos a largo plazo de manera que los proveedores entreguen pequeas cantidades con mayor frecuencia. Finalmente, en el sistema japons de inventarios se adopta una perspectiva a largo plazo, lo cual significa que los componentes de los costos de mantenimiento de inventarios que parecen fijos, como en algunos tipos de costos de almacenamiento y de oficina, son en realidad variables. Los inventarios se dividen en dos los periodicos y los permanentes, a continuacin su explicacin y sus beneficios. Sistema de Inventario Peridico o Fsico. La base del sistema de inventario peridico es el conteo fsico de las mercancas disponibles al final del periodo. Este procedimiento, llamado inventario fsico, es inconveniente y costoso. Por tanto, un inventario fsico por lo general se toma solo al final del ao. De este modo, el sistema de inventario peridico se ajusta a la preparacin de estados financieros anuales, pero no a la preparacin de estados correspondientes a periodos contables ms cortos, como meses o trimestres. Para determinar el costo de las mercancas vendidas por el sistema de inventario peridico, los registros contables deben mostrar (1) el costo del inventario al comienzo y al final del ao, y (2) el costo de las mercancas compradas a lo largo del ao. A partir de esta informacin, el costo de las mercancas vendidas durante el ao se puede calcular como sigue: Inventario al comienzo del ao RD$ 180,000.00 Compras RD$ 570,000.00 Costo de Mercancas disponibles para venta RD$ 750,000.00 Menos: Inventario, al final del ao RD$ 200,000.00 Costo de las mercancas vendidas RD$ 550,000.00 En este ejemplo, la empresa tenia disponible RD$ 180,000.00 de mercancas para inicio del ao. Durante el ao compro RD$ 570,000.00 adicionales de mercancas. Por tanto el costo total de las mercancas ofrecidas a los clientes para la venta durante el ao ascendi a RD$ 750,000.00. Al final del ao, solo haban disponibles RD$ 200,000.00 en mercancas. En consecuencia, el costo de mercancas vendidas durante el ao, debe haber sido de RD$ 550,000.00. En Resumen, el sistema peridico funciona como sigue: 1.- Se toma un inventario fsico al final del ao para determinar el Inventario Final. Este conteo fsico tambin determina el Inventario Inicial debido a que el inventario final del ao anterior es el inventario inicial del ao en curso.

2.- las compras de mercancas durante el ao se asientan en los registros contables. 3.- El inventario inicial se suma a las compras netas para determinar el costo de las mercancas disponibles para la venta durante el periodo. 4.- El costo del inventario final se resta del costo de mercanca disponible para la venta. La cifra resultante representa el costo de las mercancas vendidas durante el periodo. l calculo de costos de las mercancas vendidas es un concepto muy importante que requiere de una cuidadosa atencin. Para tener un conocimiento completo de este concepto, se requiere considerar la naturaleza de las cuentas y de los procedimientos contables utilizados para determinar el costo de las mercancas vendidas. El conteo de un Inventario: Actualmente se utilizan varios mtodos para determinar las cantidades fsicas de un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilizacin de un equipo de trabajo. En el mtodo ms sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario. A continuacin le presentamos la notacin de un inventario fsico en la Hoja de control de Inventario o Libros de Inventarios que es de donde se registran todos los movimientos de las mercancas de una empresa comercializada, al final de cada periodo deben registrarse en el libro de inventarios las existencias de las mercancas, as como el contenido de los estado financieros de manera resumida. ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO FECHA: 05 de Junio, 2001 Articulo Pantalones Tennis Zapatillas Chancletas Camisas T-Shirt Medias Ref. 118 119 SG-05 S/B 8801 8894 5698 Cantidad 75 16 18 32 19 42 10 Costo Unit. 3,200.00 5,600.00 1,400.00 1,000.00 7,200.00 4,100.00 700.00 Costo Total 240,000.00 89,600.00 25,200.00 32,000.00 136,800.00 172,200.00 7,000.00 702,800.00 ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO Inventario del ______ de _______________ de 2001 Departamento _________________________________________ Seccin: _____________________________________________ Contado por ________ Precio Por ________Revisado Por ______

Anotado por _______________ Calculado Por _______________ Importes Descripcin Cantidad Unidad Precio Unidad Parcial Total

Registros contables para las Operaciones de Venta y Compra: Cuando utilizamos el sistema de inventario fsico o peridico. Ejemplo, Omar Muebles S.A. compr en Fecha 06 de Febrero 2001 mercancas a crdito por un valor de RD$ 4,000.00 a Maderas & Ms. Esta mercanca la vende a crdito a Consuelo S.A el 12 de Febrero del 2001 en RD 8,500.00. Los asientos de Diarios correspondientes, asumiendo que la empresa utiliza el sistema de Inventario Fsico o Peridico. ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A DIARIO GENERAL Fecha Feb.6 Cta. y Detalles Compra Mercanca =A= Cuentas P .Pagar Distrib. LEBYS Para registrar la compra de Mercanca a crdito Feb.12 Cuentas P .Cobrar La Gran va =A= Ventas Para registrar las Ventas a Crdito de Mercancas En la entrada del diario se puede observar que la compra que realizo la empresa el 06 de Febrero, fue registrada en la cuenta Compra de Mercanca, que ser la cuenta control que se utilizara para registrar la compra siempre y cuando s este utilizando el Sistema de Inventario Peridico o Fsico. 2.- Sistema de Inventario Permanente. Este sistema contrasta considerablemente con el sistema de inventario peridico. Bajo el sistema de inventario permanente, la cuenta inventario se mantiene continuamente actualizada; de all el nombre del sistema de inventario permanente. 8,500 8,500 8,500 4,000 4,000 Ref. Auxiliar Dbito 4,000 Crdito

Bajo este sistema tambin se mantiene una cuenta de mayor para mostrar el costo de la mercanca vendida durante el periodo. La cuenta Inventario se debita por cualquier compra de mercanca. Cuando se vende mercanca, se hacen dos asientos: El primero registra el ingreso por ventas ( Dbito a efectivo o cuenteas por cobrar, crdito a Ventas). Y el segundo reduce el saldo de la cuenta de inventario y registra el costo de la mercanca vendida (dbito a la cuenta Costo de mercancas vendidas, crdito a inventario). El sistema de inventario permanente ha sido utilizado tradicionalmente por empresas que venden artculos de valor unitario alto, como automviles, computadoras o muebles, estas empresas realizan relativamente pocas transacciones de ventas en el dial; por tanto, el registro del costo de cada venta es un asunto fcil. En una empresa que vende grandes cantidades de mercanca a bajo costo, el registro del costo de cada transaccin de venta no es factible sin un sistema computarizado. Por tanto, las empresas como almacenes de vveres, almacenes por departamentos y la mayora de comerciantes pequeos han usado tradicionalmente el sistema de inventario peridico. Sin embargo, actualmente los terminales de computadora en el punto de venta hacen posible para la casi totalidad de negocios comerciales mantener un sistema de inventario permanente. VALORACION DEL INVENTARIO Y MEDICION DEL INGRESO El objetivo principal del control de Inventarios, relacionado con la valuacin, es la determinacin de la Utilidad Bruta Ganada, lo que implica la deduccin de los costos aplicables a los ingresos por ventas. Si para determinar la utilidad bruta necesitamos como antecedentes valorizar el inventario de mercancas, con ellos alcanzamos un objetivo: Que el Balance General refleje un valor apropiado para el activo constituido por las mercancas en existencia. Cuando le deducimos a los ingresos por venta el costo de las mercancas vendidas, estamos procediendo a medir el ingreso bruto de las ventas efectuadas en un ciclo comercial. La obra de venta puede s obtenida fcilmente del registro diario de transacciones de ventas, pero en algunas empresas no se lleva el registro diario que muestre el costo de las mercancas vendidas. La cantidad que representa el costo de las mercancas vendidas durante el ciclo comercial, se calcula al final de cada periodo separando los costos de las mercancas disponibles para la venta de dos elementos: El costo de las mercancas vendidas El costo de las mercancas no vendidas el cual, comprender el inventario final. La determinacin del valor del inventario final constituye el paso principal para la determinacin del costo de las mercancas vendidas, el cual puede obtenerse fcilmente con la siguiente ecuacin: Costo de Mercancas - Inventario = Costo de las CISP. Para venta Final Mercancas Vendidas. La Base del Costo: Las materiales o mercancas compradas deben incluir no solo el precio de las compras puro y simple, sino que adems del precio de la compra debe de agregrsele todos los costos adicionales en que se han incurrido para poner esas mercancas en condiciones de venta. Estos estn comprendidos por los derechos aduanales, los fletes, acarreos, almacenamiento, seguros y cualquier otro costo en el que incurra durante el periodo de maduracin.

Sistema de control de inventarios Para controlar in inventario existen muchas formas y metodos puesto que cada fabrica es diferente y cada una adapta los modelos mas conocidos e aqu algunos Cuando se adquieren lotes idnticos de mercancas en diferentes fechas del ao, existe la posibilidad de cada lote tenga un costo diferente, debido a que los precios de las mercancas estn sujetos a fluctuaciones. Para poder explicar los diferentes mtodos que generalmente se utilizan para determinar que precios de compra deben aplicarse a las unidades que quedan en existencia al final del periodo, realizaremos un ejemplo claro de esto: Numero de Costo por Costo Unidades Unidad Total Inventa. Inic. Mercan. 100 600 60,000 Primera compra Enero 1 50 700 35,000 Segunda Compra Mayo 4 50 800 40,000 Tercera Compra Oct. 05 50 900 45,000 Cuarta Compra Dic. 7 50 1,000 50,000 Mercancas Disp. P/Venta 300 230,000 Unidades vendidas 190 Inventario Final 110 Los mtodos a utilizarse son: Mtodos de Identificacin Especifica: Exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los artculos con toda precisin, para poder determinar su costo con toda exactitud. Si los artculos en existencia pueden identificarse como pertenecientes a compras u ordenes de produccin especifica, pueden inventariarse a los costos que muestran las facturas a los Registros de Costos.

Utilizando este mtodo seguiremos nuestro ejemplo anterior: Cantidades de Costo por Costo Unidades Unidad Total Primera compra Enero 1 22 70 15,400 Segunda Compra Mayo 4 30 800 24,400 Tercera Compra Oct. 05 45 900 40,500 Cuarta Compra Dic. 7 13 1,000 13,000 Mercancas Disp. P/Venta 300 92,900

Unidades vendidas 190 Inventario Final 110 Este mtodo es ms ajustable porque puede dar resultados mas significativos de compra y venta de tales artculos de alto precio como botes, autos y joyeras. Mtodo de Costo promedio: Este se calcula dividiendo el total del costo de la mercanca disponible para la venta por el numero de unidades disponibles para la venta. Este calculo nos dar un costo por unidad de promedio ponderado, el cual aplica a las unidades en el inventario final.

Costo de mercancas dispon. Para ventas $30,000.00 # Unidades dispon. Para ventas $ 300.00 Costo unitario promedio $ 100.00 Inventario final al costo promedio $ 12,000.00 Este mtodo no da importancia a los precios corrientes que prevalecieron en el mes anterior. Mtodo PEPS: Primera en entrar, primera en salir. Es conocido como fifo, esta basado en la presuncin de que la primera mercanca adquirida es la primera mercanca que se vende. En otras palabras, cada venta se hace de las mercancas ms antiguas en reserva; por tanto el inventario final contiene todas las mercancas mas recientemente adquiridas.

Puede s adoptado por cualquier empresa, sin importar que las mercancas vendidas realmente correspondan a las ventas de las mercancas ms antiguas en reserva o no. En este mtodo, la valuacin del inventario refleja los costos recientes y es por tanto un valor real a la luz de las condiciones que pertenecen a la fecha del balance general. Costo Mercancas Disponibles p/venta RD$ 230,000.00 Menos : Inventario Final RD$ 103,000.00 Costo de Mercancas Vendidas RD$ 127,000.00 Mtodo PEPS Mtodo UEPS: Ultimo en entrar, primeras en salir. Es uno de los mtodos ms interesantes en la valuacin del inventario. El flujo de costos puede ser ms significativo que el flujo fsico de las mercancas.

Para el calculo de las mercancas vendidas se utiliza la siguiente ecuacin: Costo de mercancas disponibles p/venta RD$ 230,000.00 Menos: Inventario Final RD$ 67,000.00

Costo de Mercancas Vendidas RD$ 163,000.00 MTODO UEPS COMPARACION DE LOS METODOS DE VALUACION DEL INVENTARIO METODOS DE VALUACION Identificacin Especifica VENTAS Costo de las Mercancas vendidas: Inventario Inicial Mas: Compras Netas Mercancas disponibles Para la venta Menos: Inventario Final Costo de Merc. Vendidas Utilidad Bruta en Ventas 230,000.00 92,900.00 137,100.00 137,900.00 230,000.00 230,000.00 145,000.00 127,000.00 84,370.00 103,000.00 230,000.00 163,000.00 67,000.00 60,000.00 170,000.00 60,000.00 60,000.00 60,000.00 170,000.00 275,000.00 Costo Promedio Mtodo PEPS Mtodo UEPS 275,000.00

275,000.00 275,000.00

170,000.00 170,000.00

129,370.00 148,000.00 1,120,000.00

Cul mtodo de valuacin de inventario es el mejor? Todos son buenos y aceptados. La bsqueda del Mejor mtodo de valuacin del inventario presenta dificultades porque la cifra del inventario se usa tanto en el balance general como en el estado de ingresos, y estos dos estados financieros se utilizan para propsitos diferentes. En el estado de ingreso la funcin de la cifra del inventario es permitir una asociacin de los costos y el ingreso. En el balance General el inventario y otros activos corrientes se ven como una medida de habilidad en la empresa para cumplir con sus obligaciones corrientes. Consistencia en la valuacin del inventario El principio de consistencia es uno de los conceptos bsicos que subyacen en la elaboracin de los estados financieros confiables. Este principio significa que una vez una compaa haya adoptado un mtodo contable particular, debe seguir usndolo constantemente mas que cambiarlo ao tras ao. CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificacin automtica que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos.

El rengln de inventarios es generalmente el de mayor significacin dentro del activo corriente, no solo en su cuanta, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ah la importancia que tiene la implantacin de un adecuado sistema de control interno para este rengln, el cual tiene las siguientes ventajas: 1. Mantener el mnimo de capital invertido Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual. METODO DE CONTROL DE INVENTARIOS Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en trminos cuantitativos como cualitativos, de donde es lgico pensar que el control empieza a ejercerse con antelacin a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningn criterio, nunca se podr controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo. El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulacin excesiva. La auditoria, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y seala puntos dbiles que merecen una accin correctiva. No hay que olvidar que los registros y la tcnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo. Algunas tcnicas son las siguientes: 1. Fijacin de existencias mximas y mnimas ndices de Rotacin Aplicacin del criterio especialmente cuando las especulaciones entra en juego Control Presupuestal. Para una compaa comercial, el inventario comprende todas las mercancas de su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial. El Inventario final de un ao es tambin el inventario inicial del prximo ao. Por tanto, un error de inventario de fin de ao afecta el estado de resultados de los dos aos consecutivos. Por ejemplo,

una sobreestimacin del inventario final causara una sobreestimacin del ingreso neto de este ao y una subestimacin compensatoria del ingreso neto del ao siguiente. El inventario es parte importante dentro del proceso de una empresa. El inventario significa la suma de aquellos artculos tangibles de propiedad personal los cuales estn disponibles para la venta en una operacin ordinaria comercial y estn en un proceso de produccin para tales ventas. As como estarn disponibles para el consumo corriente en la produccin de bienes y servicios disponibles para la venta. POLITICAS DE INVENTARIOS Las polticas de inventarios deben tener como objetivo elevar al mximo el rendimiento sobre la inversin, satisfaciendo las necesidades del mercado. La adquisicin de inventarios conlleva un costo de mantenimiento del inventario, un costo por compra y otros costos que sern tratados en las secciones siguientes. Las polticas de inventarios deben ser fijadas para cada uno de los diferentes conceptos, como: materias primas y materiales auxiliares de fabricacin, produccin en proceso, artculos terminados, artculos de compra-venta, etc., por que cada una de estas inversiones de activo presentan condiciones peculiares para su administracin, especficas para su compra, consumo, procesamiento, para su custodia, para su venta, etctera. La administracin de los inventarios tiene que fijas las polticas, siendo las principales: Reducir al mximo la inversin de inventarios en das de inversin sin afectar la demanda del mercado (ventas) y al proceso productivo. Para el anterior es necesario fijar los niveles de inversin para cada concepto de inventarios y tipo de producto, material, etc., con la flexibilidad de cambio que requiera la demanda del mercado. La empresa financia la inversin de los inventarios y el dinero tiene un costo de oportunidad. Por ejemplo, si la inversin promedio en inventarios es al ao de $100 000 y el costo de oportunidad del dinero es de 20% anual, el costo de financiamiento seria de $20 000 al ao adems de los costos inherentes de almacenamiento.

Por lo tanto la empresa debe tratar de reducir la inversin de los inventarios para maximizar los rendimientos. Obtener el mximo financiamiento (sin costo) a travs de proveedores, para la adquisicin de inventarios. El financiamiento no slo incluye el monto del crdito sino tambin el plazo de pago. Sera ideal que las ventas y consumos de los inventarios coincidieran con el pago a proveedores, por que de esta manera no se asignaran recursos del capital de la empresa para inventarios.

En algunas ocasiones se pueden establecer contratos de consignacin, lo que representa de otra forma lo sealado anteriormente. Cuando el crdito de proveedores es mayor que el tiempo en que los inventarios se venden, se produce una utilidad financiera que no se refleja como tal en la informacin financiera. La utilidad se genera por que se tienen recursos a travs del financiamiento de proveedores sin costo de oportunidad.

Se debe determinar el nivel apropiado de los inventarios sin distraer fondos ni afectar en forma importante el servicio de los clientes. Cuando se tiene nicamente un producto para comercializar el nivel aceptable de faltantes deber ser cero, siempre se debe tener existencias. A medida que aumentan los productos, tipos, colores, tamaos, etc., deben fijarse parmetros de aceptacin para no mantener inventarios muy altos y as poder cubrir la demanda variable del mercado con pocos faltantes.

En los productos de alto consumo deben vigilarse las existencias y pronsticos de venta en forma permanente, para que siempre se tengan existencias. Mantener las existencias de inventarios en artculos "A" mediante una administracin personalizada. Vigilar la exposicin de los inventarios ante la inflacin y la devaluacin de la moneda. Los inventarios son activos no monetarios que no estn expuestos a la inflacin y devaluacin de la moneda. Este concepto del activo circulante tiene generalmente una influencia muy importante en el resultado por retencin de activos no monetarios y contrarresta las perdas por exposicin de los activos monetarios.

La productividad se mejora con una produccin o compra con el mnimo de almacenaje, sin retraso y a una gestin de calidad integrada en materia prima, procesos y productos terminados, adems de productos de compra-venta. En cualquier cadena de produccin, a partir de ciertas materias primas se obtiene el producto deseado. Claro est, que para fabricarlo se han realizado distintas actividades, por lo que se distinguen distintos centros de actividad. Hay infinidad de ejemplos, pero aqu, a ttulo ilustrativo, se va a representar esquemticamente el proceso productivo de una empresa que se dedica a la fabricacin y venta de muebles. Planchas de Madera SERRADO Y PLANCHADO ENCOLADO Esqueletos de Madera

Madera

BARNIZADO Muebles

En este caso, los centros de actividad son: el de serrado y planchado, el de encolado y el de barnizado. Atendiendo al proceso productivo de la empresa, se pueden distinguir varias clases de existencias. Este criterio es el que ha seguido el PGC, y es el que se va a exponer y explicar. Hay que advertir que, para una mejor comprensin, se citan ejemplos de todas las existencias referidas al proceso productivo aludido. As, se pueden catalogar los siguientes tipos de existencias: Existencias comerciales, tambin conocidas como mercaderas. Se caracterizan porque la empresa las vende tal y como las adquiri, sin transformacin ni elaboracin alguna. As, si

la empresa indicada compra cmodas inglesas a un anticuario y las vende en la forma originaria en que las adquiri, sin transformacin alguna, stas se catalogaran como mercaderas. Materias primas. Son aquellas que se utilizan en la fabricacin del producto al que se dedica la empresa, por lo que se elaboran o transforman. As, se podra sealar la madera. Otros aprovisionamientos. Son existencias que no tienen la consideracin de materias primas, pero que se emplean sin cesar, al ser imprescindibles, en la realizacin del proceso productivo. Dentro de stas, se pueden citar: los combustibles que se consumen para que funcionen ciertas mquinas, los embalajes que envuelven los muebles al ser transportados, las cerraduras de los armarios, etc. Productos en curso. Al cierre del ejercicio, puede haber productos que se encuentran en fase de formacin o transformacin en un centro de actividad determinado, stos son los productos en curso o en fase de fabricacin. No cabe la posibilidad de venderlos. Se podran sealar: la madera que se est serrando, las planchas de madera no acabadas o los esqueletos de muebles que se estn barnizando. Productos semiterminados. Son productos fabricados por la empresa, pero que an estn pendientes de elaboracin, incorporacin o transformacin para lograr los productos deseados. Habitualmente, stos no se destinan a la venta, pero puede acontecer esta circunstancia. Ejemplos de esta categora de existencias seran: las planchas de madera y los esqueletos de muebles. Productos terminados. Son los fabricados por la empresa, dedicando todos sus esfuerzos a su obtencin, puesto que la venta de stos -a los consumidores o a otras empresasconstituye el objeto de la actividad empresarial. En el caso que nos ocupa, seran los muebles. Subproductos, residuos y materiales recuperados: o Subproductos. Son los productos que revisten un carcter secundario o accesorio en relacin a la fabricacin principal. Un ejemplo podran ser, suponiendo que para la empresa constituya una actividad secundaria, los muebles que dadas sus reducidas dimensiones slo pueden ser utilizados por nios. Residuos. Son existencias que se obtienen, inevitablemente, al fabricar los productos o subproductos, que tienen valor intrnseco y pueden ser utilizados o vendidos. Un claro ejemplo sera el serrn, que posteriormente se puede vender a una empresa de limpieza industrial. Materiales recuperados. Son las existencias que, por tener valor intrnseco, entran nuevamente en almacn despus de haber sido utilizadas en el proceso productivo. Se podran mencionar dentro de este tipo de existencias las virutas de madera que, ms tarde, se prensan en la misma empresa para fabricar conglomerado de madera, que ser empleado en la produccin de nuevos muebles.

Es de notar que las mismas existencias se clasificarn en empresas diferentes, segn la actividad productiva que desarrollen, de distinto modo. As, en el ejemplo visto, la madera se catalogaba como materia prima; en cambio, para un leador sera un producto terminado.

Determinacin de existencias Esta determinacin se puede dar de dos maneras es decir: Practica: esta es atraves de un conteo manual una de sus formas es la de existencias minimas; este sistema la cantidad de tiempo de reposicin (q) es constante, mientras que el tiempo (t) entre los periodos de reposicin es variable, pues las existencias minimas (Em) son las que determinan la emisin de un nuevo pedido (q) unidades Em=ER +dt Donde Em = existencias minimas ER = existencias de reserva D =consumo medio T = tiempo medio de espera en dias entre periodo y la recepcin En este caso, EM = ER + Q/2 Donde: EM = existencias mayores Q = cantidad de pedido de reposicin 2. renovavion periodica en este sistema la constante es el tiempo y la variable es la cantidad de pedido (Q) Q = d +ER - Ee Donde: Q = cantidad de existencia Ee = existencias disponibles el dia del pedido Determinacin por tcnicas matemticas La poca explicacin que se puede dar es que se usan principalmente graficas de todo tipo, ademas de formulas de calculo integral y diferencial que no tiene caso que manejemos. BIBLIOGRAFA: http://www.contabilidad.tk/clasificacion-42.htm

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La auditora de los inventarios (pgina 3)

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Partes: 1, 2, 3

Factores que influyen en el tamao de la muestra

Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaos de las muestras se incluyen los siguientes: 1. 2. 3. Control Interno Importancia Riesgo de Auditoria

El control interno forma parte de la decisin del auditor sobre el tamao de la muestra debido a que la cantidad de evidencia de auditoria necesaria vara dentro de ciertos lmites, inversamente con la efectividad del control interno. Por ejemplo, por lo general se necesitan tamaos de muestra relativamente mayores para las auditorias de compaas con controles internos pobres que para aquellas con un buen control interno. Es necesario tomar en cuenta la importancia cuando se determina el tamao de la muestra debido a que si los dems factores se mantienen sin cambios, mientras ms importante sea el rea que se esta comprobando se necesitar en general ms evidencia. El riesgo de auditoria tiene una influencia directa sobre la cantidad de evidencia a recopilar. Un alto riesgo de errores no detectados en los registros contables del cliente exigir que el auditor obtenga ms evidencia de la que sera necesaria en una auditoria con menos riesgos inherentes. El riesgo e incertidumbre en la auditoria La confianza del auditor en el control interno afecta la extensin de las pruebas en las cuales otros procedimientos de auditoria se veran restringidos; al tratar de cumplir con la norma de obtener suficiente evidencia confiable, bastar que el auditor adquiera una base razonable para poder externar una opinin. Se le permite al auditor que acepte cierta incertidumbre cuando el costo y el tiempo requeridos para realizar un examen al 100% de los datos, es en su opinin, mayor que las consecuencias adversas de expresar un dictamen errneo al examinar tan slo una muestra de los datos. Dado que esto es lo que normalmente sucede, el muestreo se utiliza mucho dentro de la auditoria. En el muestreo, a la combinacin de dos riesgos determinados se le denomina riesgo ltimo. Estos dos riesgos son: (1) el riesgo de que errores materiales se presenten dentro del proceso contable que produce o genera los estados financieros y (2) el riesgo de que estos errores no se detecten dentro del examen del auditor. El riesgo ltimo incluye tanto las incertidumbres atribuibles al muestreo (riesgo de muestreo) e incertidumbres atribuibles a otros factores (riesgo de no muestreo). El riesgo de muestreo

Este riesgo se relaciona a la posibilidad de extraer del universo una muestra que verdaderamente no sea representativa de tal universo. Por lo tanto, la conclusin del auditor respecto a los procedimientos de control interno o los detalles de transacciones y saldos basados en la muestra ser diferente de la conclusin que surgir del examen de todo el universo. Al realizar las pruebas de cumplimiento de control interno y pruebas de auditoria, los siguientes tipos de riesgo de muestreo pueden ocurrir. Pruebas de cumplimiento El riesgo de confiar de ms sobre el control interno contable representa el riesgo que la muestra soporte el nivel de confianza planeado por el auditor sobre el control cuando la tasa verdadera de cumplimiento no justifica que se tenga tal confianza. (A este riego a veces se le conoce como riego beta.) El riesgo de poner poca confianza sobre el control interno contable representa el riesgo que la muestra no apoye el grado de confianza planeado del auditor sobre el control cuando la tasa verdadera de cumplimiento apoya tal confianza. (A este riesgo a veces se le conoce como riesgo alfa.) Pruebas de auditoria El Riesgo de aceptacin incorrecta es el riesgo de que la muestra apoye la conclusin de que los saldos de las cuentas no estn significativamente equivocados cuando en realidad lo estn. (A este riego a veces se le conoce como riego beta.) El riesgo de rechazo incorrecto es el riesgo de que la muestra apoye la conclusin de que los saldos registrados en la cuenta estn significativamente equivocados cuando en realidad no existe error significativo. (A este riesgo a veces se le conoce como riesgo alfa.) Estos riesgos tienen un impacto significativo tanto en eficiencia como en eficacia de la auditoria. El riesgo de confiar de ms y el riesgo de incorrecta aceptacin se relacionan con la eficacia de la auditoria. Cuando un auditor llega a cualquiera de estas conclusiones errneas, su examen ser suficiente para detectar errores e irregularidades materiales, y podr no tener una base razonable para rendir una opinin. En contraste, el riego de confiar de menos y el rechazo incorrecto se relacionan con la eficiencia de la auditoria. Cuando se llegue a cualquiera de estas conclusiones errneas, el auditor incrementar sus pruebas de auditoria innecesariamente. Sin embargo, tales esfuerzos conduciran en ltima instancia a una conclusin correcta y existir eficacia en la auditoria. Riesgo de no muestreo Este riesgo se refiere a la parte del riesgo ltimo que no es atribuible a examinar solo una parte de los datos. Este riesgo surge de (1) errores humanos, tales como dejar de reconocer o localizarlos en documentos muestreados, (2) aplicar procedimientos de auditoria que sean inadecuados con el objetivo de auditoria y (3) malinterpretar los

resultados de una muestra. Los riesgos diferentes a los de muestreo nunca podrn ser medidos de una forma matemtica. Sin embargo, mediante una planeacin as como una supervisin y adhesin adecuadas a las normas de control de calidad, el riesgo cuyo origen es distinto del muestreo podr mantenerse a un nivel bajo. El muestreo estadstico en la auditoria Definicin El muestreo estadstico en la auditoria es la aplicacin de un procedimiento de auditoria a una muestra de una poblacin por revisar, en donde se estiman las caractersticas y/o valores de esa poblacin a partir del diseo, seleccin y evaluacin de la muestra por mtodos matemticos basados en el clculo de probabilidades. Cuando se obtiene una muestra por el mtodo estadstico, es posible afirmar con un determinado grado de confianza, que el resultado de la muestra no se aleja de las condiciones reales de la poblacin (es decir, de las condiciones que pueden determinarse mediante el examen completo de la poblacin) ms all de cierto lmite especificado. Etapas fundamentales De la propia definicin es posible concluir las aplicaciones del muestreo estadstico, que involucran tres etapas fundamentales: A)Diseo de la muestra.- Consiste, bsicamente, en la determinacin del tamao apropiado de la muestra. B) Seleccin de la muestra.- Se refiere a la identificacin de los elementos por examinar. C) Evaluacin de la muestra.- Es la formacin de conclusiones acerca de la informacin, basadas en el examen de los elementos muestreados. Muestreo estadstico y no estadstico. Al realizar las pruebas de auditoria el auditor puede utilizar el muestreo estadstico o el no estadstico, o ambos. Los dos tipos de muestreo requieren del ejercicio de un buen juicio en la planeacin y ejecucin del plan de muestreo y en la evaluacin de los resultados. Ambos tipos de muestreo en la auditoria estn sujetos a los riesgos de muestreo y no muestreo. La diferencia crtica entre los dos tipos de muestreo es que las leyes de probabilidades son utilizadas para controlar el riesgo de muestreo en el estadstico. La decisin de utilizar uno y otro tipo de muestreo se basa primordialmente en consideraciones de costo/beneficio. El muestreo no estadstico ser menos costoso que el estadstico, pero los beneficios del muestreo estadstico pueden resultar superiores a los obtenidos con el no estadstico, conforme se explica a continuacin.

En el muestreo no estadstico, el auditor determina el tamao de la muestra y evala los resultados de esta totalmente sobre las bases de criterio subjetivo y de su propia experiencia. Por lo tanto errneamente proceder a utilizar una muestra muy grande en un rea y una muestra muy pequea en otra rea. Hasta el grado en que lo adecuado de la evidencia de auditoria se base en una muestra, el auditor a su vez, obtendr ms (o menos) evidencia de la que en realidad se necesita para tener una base razonable para poder expresar una opinin. Sin embargo, una muestra no estadstica debidamente diseada ser tan efectiva como una estadstica. En el muestreo estadstico, costos elevadsimos podrn ser requeridos para entrenar a los auditores en el uso de la estadstica y en el diseo e implantacin del plan de muestreo. No obstante, el muestro estadstico deber beneficiar al auditor en (1) disear una muestra eficiente, (2) medir el grado de seguridad que se pueda tener de la evidencia obtenida y (3) evaluar los resultados de las muestras. Lo que es ms importante, el muestreo estadstico permite al auditor cuantificar y controlar el riesgo de muestreo Utilizando el muestreo estadstico se incorporan los factores control interno, importancia y riesgo de auditoria, entre otros, de manera ms explcita, pero de ningn modo se sustituye el juicio del auditor. El muestreo estadstico puede ser considerado como una herramienta que ayuda a los auditores a formar juicios. Los procedimientos de muestreo no estadstico, aunque de uso amplio, se considera con frecuencia que tienen varias desventajas. Por ejemplo, no proporcionan al auditor: Un estimado cuantitativo de la cantidad de riesgo tomado; Un mtodo objetivo, comprobable, sistemtico, para determinar el tamao de la muestra o para probar que el tamao de las muestras era el adecuado; Un mtodo objetivo de evaluar el efecto de los errores que se encuentran; o, Asegurar que las muestras estn libres de prejuicios

La eleccin del muestreo estadstico o no estadstico no afecta directamente la eleccin de los procedimientos de auditoria para aplicar a la muestra. Asimismo, no afecta la calidad de la evidencia recabada alrededor de partidas muestreadas individuales o la respuesta apropiada por el auditor a errores descubiertos en las partidas muestreadas. El muestreo estadstico permite proyectar los resultados de la muestra a todo el universo, as como medir probabilsticamente las conclusiones a que se llegue, es decir, permite hacer afirmaciones en trminos de probabilidad acerca de la exactitud de las estimaciones de la muestra. El xito de las auditorias depender en gran medida en que se siga un mtodo cientfico para seleccionar los elementos a auditar. Condiciones para el uso del muestreo estadstico Deben reunirse tres requisitos para garantizar que las conclusiones a que se llegue con base en el muestreo estadstico sean vlidas:

A) Masividad.- Es requisito propio del clculo de probabilidades, puesto que las leyes de la probabilidad no son aplicables a pequeos cmulos de datos, ya que las probabilidades se autolimitan. B) Homogeneidad.- Para interpretar las caractersticas generales de la poblacin se van a emplear promedios de los resultados de la muestra, por lo que es necesario que estos promedios sean representativos de la poblacin; esto slo se lograr si las caractersticas (atributos) o valores (variables) de la poblacin son homogneas. Cuando las poblaciones no sean homogneas ser necesario estratificar, seccionando en partes homogneas entre s para ser probadas aisladamente. C) Que la muestra sea seleccionada al azar (aleatoria).- Slo as es posible garantizar que todos los elementos que forman la poblacin han tenido la misma oportunidad de ser seleccionados. TIPOS DE MUESTREO Entre los diversos tipos de muestreo se encuentran los siguientes: Muestreo Aleatorio Simple El Muestreo Aleatorio Simple con o sin reemplazo (MAS) o Muestreo Irrestricto Aleatorio (MIA), es un mtodo de seleccin de n unidades en un conjunto de N de tal modo que cada uno de los elementos de la poblacin tienen la misma oportunidad de ser elegidas y por lo tanto muestras de igual tamao tienen la misma probabilidad de ser tomadas. Es el mtodo conceptualmente ms sencillo de muestreo, y ser utilizado en esta investigacin para determinar el tamao de la muestra necesaria, segn este caso, para el conteo peridico de los inventarios. En la prctica un muestreo aleatorio se realiza unidad por unidad. Se enumeran las unidades de 1 a N. Posteriormente se extrae una serie de nmeros aleatorios entre 1 y N, utilizando los diferentes mtodos para la seleccin de la muestra; el procedimiento o sistema utilizado para esta seleccin reviste capital importancia, ya que de dicho mtodo depende bsica y fundamentalmente el carcter representativo de la misma y la validez de la induccin estadstica. La seleccin final de los elementos de la muestra habr de estar basada en un mtodo al azar, sea cual fuere el tipo de muestreo probabilstico que se piense utilizar. Entre las ventajas de este mtodo de muestreo podemos destacar que es sencillo y de fcil comprensin, se pueden calcular de forma rpida las medias y varianzas. Se basa en la teora estadstica y por tanto, existen paquetes informticos para analizar los datos. Como inconvenientes encontramos que, requiere que se posea de antemano un listado completo de toda la poblacin y cuando se trabaja con muestras pequeas es posible que no represente a la poblacin adecuadamente.

Muestreo Sistemtico Este procedimiento exige numerar todos los elementos de la poblacin, pero en lugar de extraer n nmeros aleatorios solo se extrae uno. Se parte de ese nmero aleatorio i, que es un nmero elegido al azar, y los elementos que integran la muestras son los que ocupan los lugares i,i+k,i+2k,i+3k,,i+(n-1)k, es decir se toman los individuos de k en k, siendo k el resultado de dividir el tamao de la poblacin entre el tamao de la muestra: k=N/n. el nmero i que empleamos como punto de partida ser un nmero al azar entre 1 y k. El riesgo de este tipo de muestreo est en los casos en que se dan periodicidad constante (k) podemos introducir una homogeneidad que no se da en la poblacin. Este muestreo tiene la ventaja de que no siempre es necesario tener un listado de toda la poblacin, adems de que es fcil de aplicar. Cuando la poblacin est ordenada siguiendo una tendencia conocida, asegura una cobertura de unidades de todos los tipos. Debemos destacar que tiene la dificultad de que si la constante de muestreo est asociada con el fenmeno de inters, las estimaciones obtenidas a partir de la muestra pueden contener sesgo de seleccin. Muestreo Estratificado En ciertas ocasiones resulta conveniente estratificar la muestra segn ciertas variables de inters. Para ello debemos conocer la composicin estratificada de la poblacin objetivo a muestrear. Una vez calculado el tamao de la muestra apropiado, esta se reparte de manera proporcional entre los distintos estratos definidos en la poblacin usando una simple regla de tres, se divide a la poblacin en estratos ms homogneos y se toma una submuestra aleatoria de cada estrato. El objetivo de este diseo es minimizar la varianza dentro cada estrato y maximizar la varianza entre estratos. Trata de simplificar los procesos y suele reducir el error muestral para un tamao dado de la muestra. Consiste en considerar categoras tpicas diferentes entre s (estratos) que poseen gran homogeneidad respecto a alguna caracterstica (se puede estratificar, por ejemplo, segn la profesin, el municipio de residencia, el sexo, el estado civil, etc.). Lo que se pretende con este tipo de muestreo es asegurarse de que todos los estratos de inters estarn representados adecuadamente en la muestra. Cada estrato funciona independientemente, pudiendo aplicarse dentro de ellos el muestreo aleatorio simple o el estratificado para elegir los elementos concretos que formarn parte de la muestra. En ocasiones las dificultades que plantean son demasiado grandes, pues exige un conocimiento detallado de la poblacin. (Tamao geogrfico, sexos, edades,...). La distribucin de la muestra en funcin de los diferentes estratos se denomina afijacin, y puede ser de diferentes tipos: Afijacin Simple: A cada estrato le corresponde igual nmero de elementos muestrales.

Afijacin Proporcional: La distribucin se hace de acuerdo con el peso (tamao) de la poblacin en cada estrato. Afijacin ptima: Se tiene en cuenta la previsible dispersin de los resultados, de modo que se considera la proporcin y la desviacin tpica. Tiene poca aplicacin ya que no se suele conocer la desviacin. Este muestreo tiende a asegurar que la muestra represente adecuadamente a la poblacin en funcin de unas variables seleccionadas. Se obtienen estimaciones ms precisas. Su objetivo es conseguir una muestra lo mas semejante posible a la poblacin en lo que a la o las variables estratificadotas se refiere. Como inconveniente se puede destacar que se ha de conocer la distribucin en la poblacin de las variables utilizadas para la estratificacin. Muestreo por Conglomerados En algunos casos el muestreo aleatorio simple puede resultar muy costoso (Ejemplo: si se quiere muestrear una gran ciudad), o inaplicable si no se cuenta con el marco muestral. En esta situacin es ms econmico realizar el denominado muestreo por conglomerados. A diferencia de la formacin de estratos, en este caso se trata que los elementos dentro de un conglomerado sean heterogneos, y los conglomerados homogneos entre s. Se divide la poblacin en conglomerados en donde las diferencias entre individuos sean tan grandes como sea posible y luego se toma como muestra a uno o ms conglomerados. En este caso, se busca que la varianza dentro de cada conglomerado sea lo ms grande posible, mientras que la varianza entre conglomerados sea mnima. Este muestreo es muy eficiente cuando la poblacin es muy grande y dispersa, adems no es preciso tener un listado de toda la poblacin, slo de las unidades primarias de muestreo. Como desventajas se aprecia que el error estndar es mayor que en el muestreo aleatorio simple o estratificado y el clculo del error estndar es complejo. Muestreo Polietpico Es el muestreo en el que se procede por etapas: se obtiene una muestra de unidades primarias, ms amplias que las siguientes; de cada unidad primaria se toman, para una submuestra, unidades secundarias, y as sucesivamente hasta llegar a las unidades ltimas o ms elementales. Se le puede considerar como una modificacin del muestreo por conglomerados cuando no forman parte de la muestra elementos o unidades de todos los conglomerados, sino que, una vez seleccionados estos, se efectan submuestras dentro de cada uno de ellos.

Muestreo Polifsico o Mltiple. Muestreo en el que se obtienen varias muestras en varias fases para seleccionar datos de distintas clases. En la primera fase se toma una muestra, generalmente grande, de forma rpida, sencilla y poco costosa, a fin de que su informacin sirva de base para la seleccin de otra mas pequea relativa a la caracterstica que constituye el objeto de estudio propiamente dicho. En la segunda fase se obtiene una submuestra sobre toda la clase de datos, obtenindose as una muestra bifsica. Y as se produce sucesivamente, obtenindose una muestra que se llama polifsica. Muestreo por Submuestras Interpenetrantes Divisin aleatoria de una muestra, en un cierto nmero de grupos del mismo nmero de unidades. Se emplea para medir la concordancia entre los resultados de muestras sucesivas, en la obtencin rpida de resultados provisionales y en la comparacin de los resultados obtenidos por diferentes agentes o entrevistadores. Muestreo Secuencial o Sucesional Muestreo en el que no se fija de antemano el nmero de unidades que han de constituir la muestra, sino que, mediante el examen de las unidades obtenidas sucesivamente, o bien se decide parar el muestreo (y a partir de la muestra as obtenida, realizar inferencias sobre la poblacin), o, por el contrario, se decide hacer una observacin adicional, y as sucesivamente. Planes de muestreo en la Auditoria Entre los planes ms utilizados en las labores de auditoria se encuentran: * Muestreo de atributos * Muestreo de suspensin o continuacin * Muestreo de variables * Muestreo de descubrimiento y * Muestreo dirigido. La determinacin del mtodo por utilizar estar en funcin del objetivo especfico que se pretenda alcanzar con la revisin. Conviene sealar que se pueden efectuar combinaciones de planes cuando as se requiera. Una vez que se cuenta con objetivos de auditoria claros y precisos, y que se ha seleccionado el plan de muestreo, el auditor debe definir la poblacin sujeta a examen. Este es un paso comn que se lleva a cabo al utilizar cualquiera de los planes antes mencionados y que consiste en determinar qu elementos individuales integran la poblacin. Para la utilizacin de cualquier plan de muestreo se debe contar con el objetivo especfico de la revisin y con la definicin de la poblacin sujeta a examen.

Muestreo de atributos Es el plan de muestreo que se utiliza para estimar la frecuencia probable con la que ocurre un evento, el cual puede ser una cierta clase de error o un atributo de la poblacin. En este mtodo, cada elemento de la muestra se examina para determinar si el atributo est o no est presente. El resultado del examen es un porcentaje de la ocurrencia (o no ocurrencia) de estos elementos, usualmente expresado como porcentaje de error. Aplicabilidad El muestreo de atributos se aplica principalmente al realizar pruebas de cumplimiento, ya que permite al auditor conocer con mayor precisin la frecuencia con que se observa un control en el procedimiento o rea revisada. Especficamente, se puede decir que este tipo de muestreo es utilizado en las pruebas de cumplimiento detalladas, que son aqullas que se aplican en controles cuya realizacin consta en documentos. Este tipo de muestreo, de ordinario, no es aplicable a controles que dependen primordialmente en la separacin de funciones o controles que no producen una evidencia documentaria de actuacin. Muestreo de variables Es el plan de muestreo que se utiliza para estimar o probar valores, como pueden ser unidades monetarias, de produccin o de inventarios. Aplicabilidad El muestreo de variables puede ser empleado por el auditor en aquellos casos en los que el objetivo de la revisin se relaciona tanto como la posible subestimacin o sobreestimacin del saldo de una cuenta. A pesar de que estos son los planes de muestreo ms utilizados en auditoria, en esta investigacin no se har uso de ellos, puesto que slo se pretende calcular el tamao de muestra necesario para llevar a cabo las verificaciones fsicas, peridicas, del inventario del Almacn de Divisas de la Universidad Central, y comprobar si el tamao de muestra usado actualmente es el correcto. No se pretende comprobar el saldo de ninguna cuenta, ni verificar el cumplimiento de algn atributo o medida de control interno.

Parte 2: Aplicacin del Muestreo Aleatorio Simple en la Auditora de los Inventarios.

Este captulo incluye la caracterizacin general del Almacn, lugar donde se desarroll esta investigacin. Se incluyen algunos apuntes sobre el desarrollo de la estadstica en Cuba, segn el criterio de Arstides Calero. Adems se trat la disposicin legal sobre el

control peridico de los inventarios en nuestro pas, reflejado en la Resolucin No. 44 del Ministerio de Finanzas y Precios. Se explica el procedimiento del muestreo aleatorio simple que debe utilizarse, as como la aplicacin de ste a la determinacin del tamao de muestra en el Almacn objeto de estudio, adems de hacer un anlisis de los resultados obtenidos. 2.1 Apuntes sobre el desarrollo de la Estadstica en Cuba. Arstides Calero, en uno de sus textos, plantea que la estadstica en nuestro pas no ha tenido gran tradicin; y que una prueba de ello lo constituye el hecho de que en el curso acadmico de 1963-1964 comienza, por primera vez en el pas, la especialidad de estadstica en la Escuela de Matemtica de la Universidad de La Habana. Sealando al doctor Eduardo Dortics, Director Central de Estadstica (en aquel momento) de la Junta Central de Planificacin, como propulsor de esta carrera. Comenta que en cuanto a las tcnicas de muestreo, se puede decir que hasta el ao 1966 prcticamente no se haban aplicado, ya que la mayora de las encuestas muestrales que se realizaban eran opinticas; es decir, no estaban provistas de un modelo matemtico que midiera la confiabilidad y precisin de los resultados. El desarrollo de las tcnicas de muestreo se debi (segn su criterio) a la creacin, en el ao 1966, por parte del doctor Eduardo Dortics, de un grupo de muestreo (constituido por tres compaeros) en la Direccin Central de Estadistica, pues de este grupo o de los alumnos de l, han surgido las aplicaciones ms importantes de dichas tcnicas que se han realizado en el pas. Valero destaca al Candidato a Doctor Joseph Machek, profesor de Estadistica de la Escuela de Matemtica de la Universidad Carolina, en Praga, quien fue el apoyo de intelectual del referido grupo y al que se debe la consolidacin de la especialidad de estadstica en la Escuela de Matemticas. Como ejemplo de aplicaciones de las tcnicas de muestreo, cita algunas encuestas, como: Diseo muestral para medir la densidad y el total de cafetos en produccin, Diseo muestral para medir el porcentaje de omisiones en el registro previo de viviendas, Diseo muestral para anticipar los resultados los Censo de Poblacin y Viviendas, Diseo muestral para medir la calidad del Censo de Poblacin y Viviendas, Diseo muestral para medir el crecimiento y desarrollo del nio cubano, Diseo muestral para determinar la utilizacin del tiempo libre de los estudiantes de la Facultad de Ciencias de la Universidad de La Habana. Despus de realizar la investigacin preliminar, se observa que con el transcurso del tiempo se ha hecho imprescindible el uso de esta materia en todo nuestro pas. La estadstica es una ciencia que forma parte de los planes de estudios de muchas carreras universitarias en Cuba, variando el alcance, profundidad, tipos de mtodos, objetivos y hasta los mtodos de enseanza aplicados en las diferentes carreras. A esta situacin,

de extensin masiva de esta materia en las universidades, se ha llegado producto de la necesidad creciente de su aplicacin en la vida real. Es conocida cada vez ms la aplicabilidad de la estadstica en el mundo actual y la utilidad de su conocimiento en los profesionales, aunque no hayan cursado estudios universitarios. Esta situacin genera la necesidad de establecer estrategias para lograr que todas las personas que tengan que hacer uso de los mtodos estadsticos, cuenten con los medios y recursos para comprenderlos y aplicarlos. 2.2 Disposicin sobre el control peridico de los inventarios en Cuba. En nuestro pas, con respecto a la actividad contable, el conteo peridico de los inventarios, se encuentra regulado por resoluciones del Ministerio de Finanzas y Precios. La que se encuentra en vigor actualmente es la Resolucin No. 44. En la Resolucin No. 44 del Ministerio de Finanzas y Precios, con fecha 27 de agosto de 1997, se plantea la necesidad de establecer nuevas medidas de control y de exigencia sobre los recursos que se encuentran a disposicin de las entidades. Por lo que con esta resolucin se modifican algunas cuestiones reguladas en la Resolucin No. 25, de fecha 7 de junio de 1991, del extinguido Comit Estatal de Finanzas, la que establece para todas las entidades estatales, conteos fsicos obligatorios de bienes materiales y activos fijos tangibles, as como el procedimiento a seguir en el caso de faltantes y sobrantes. Pone en vigor para todas las entidades estatales conteos fsicos de activos fijos tangibles y de bienes materiales en general, procedimiento a seguir en los casos de faltantes o sobrantes, cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar, consumo material no registrado en el ao que corresponda y ajuste como consecuencia de las rebajas de precios minoristas por prdidas de calidad en los productos agropecuarios. La Resolucin 44 plantea que todas las entidades estatales estn en la obligacin de efectuar los conteos fsicos de los activos fijos tangibles, as como de los bienes materiales en general, en forma peridica y sistemtica, acorde con una programacin anual, de forma tal que su ejecucin garantice que se efecte el conteo de todos los bienes en existencia, durante cada ao. Los rganos y organismos del Estado debern exigir la realizacin de inventarios fsicos totales, en el momento en que se estime oportuno, independientemente de los conteos fsicos peridicos efectuados, en aquellas entidades en las que la calidad de stos as lo aconseje. En lo que respecta a los fondos fijos y de cambios, el conteo fsico debe efectuarse, como mnimo, una vez al mes y sin previo aviso. 2.3 Caractersticas del Almacn Objeto de Estudio Los productos del almacn se encuentran organizados en departamentos, de forma que sea ms sencilla su ubicacin o bsqueda segn sea necesario. El orden es el siguiente:

rea de recepcin Productos de aseo Pintura Materiales Elctricos Materiales de oficina Productos de Plomera Productos de Carpintera Mantenimiento Papel Mecnica En este lugar para llevar a cabo el conteo del 10% es utilizado el Modelo Conteo Fsico , que imprime la Especialista en Contabilidad, la cual es encargada adems de verificar que existan los productos escogidos al azar por el sistema de computacin, que dice el modelo. El conteo peridico de los inventarios se realiza una vez al mes y la seleccin aleatoria de los productos que confecciona la computadora, se hace sin reposicin, de manera que, al finalizar el ao, todas las existencias del almacn hayan sido chequeadas peridicamente. La persona ocupada de realizar el conteo peridico de las existencias por parte del departamento de Contabilidad, debe verificar, junto al responsable del almacn, la seccin, estante y casilla en que se encuentren los productos y anotar los datos en el Modelo Conteo Fsico. Al hacer la comprobacin se deber anotar tambin la cantidad real encontrada en el primer y segundo conteo y la fecha de realizacin de stos en caso de que no se hayan podido realizar el mismo da. 2.4 Procedimiento del Muestreo Aleatorio Simple (MAS) o Muestreo Irrestricto Aleatorio (MIA) Para obtener la informacin deseada acerca de la poblacin en estudio, se hace necesaria la eleccin de la muestra adecuada. En el MAS existen frmulas para datos cualitativos y para datos cuantitativos. Para esta investigacin se utilizar una frmula para datos cuantitativos, que es la siguiente:

Se usar esta frmula, pues se cuenta de antemano con un listado de la poblacin objeto de estudio y, como se puede apreciar, esta frmula incluye este dato. Los elementos que conforman la frmula son:

n tamao de la muestra N Nmero total de elementos que conforman la poblacin, en este caso es igual a 1136. Z Valor tabular sobre la base de la confiabilidad de los estimados (95%) que es igual a 1.96. S2 - Varianza muestral d - Error de muestreo que es igual a 0.07. Este se interpreta como el error que puede existir y que no pone en peligro los resultados de la investigacin. El valor de la varianza de esta poblacin se desconoce, pues no haba sido calculada anteriormente. Se decidi determinar varias muestras pilotos (n0) y calcular la varianza de cada muestra. Tomando estos valores de varianza y muestras pilotos como datos, se procedi a calcular los tamaos de muestra que se pretenden en la investigacin. Los resultados obtenidos sern comparados con los que presenta el almacn de Divisas, as como con el mtodo utilizado all para el chequeo peridico de los inventarios. Aplicacin del procedimiento al Almacn Objeto de Estudio Para facilitar el trabajo y los clculos, el primer procedimiento que se llev a cabo fue realizar una base de datos en Microsoft Excel con el total de productos, los precios y los importes, tanto en pesos cubanos convertibles (CUC) como en moneda nacional (MN). El inventario fsico del Almacn de Divisas en la fecha sealada era de 1136 variedades de productos , lo que demuestra la gran diversidad de artculos que existan en el inventario. De igual manera, el nmero de unidades de medida utilizado era bastante diverso:

Como se aprecia, esta es una poblacin bastante diversa, y al no contar con el valor de la varianza de la poblacin, se decidi escoger tres muestras pilotos (n0) y basado en ello determinar los valores de la varianza y el tamao de muestra que se desea obtener. Las muestras pilotos se calcularon en base al 1%, 5% y 10% del total de la poblacin, es decir, 1136, homogenizando las unidades de medida, pues al realizar los clculos con las diferentes unidades, stos resultaron muy elevados para ser utilizados en la investigacin. Los valores obtenidos fueron los siguientes: Para el 1% de 1136, el valor obtenido fue11.36, por lo que n0 11 Para el 5% de 1136, el valor obtenido fue 56.8, por lo que n0 57 Para el 10% de 1136, el valor que se obtuvo fue 113.6, por lo que n0 114 Posteriormente, para cada una de estas muestras, se determin la varianza muestral (s2), calculada a travs de Microsoft Excel, obtenindose los siguientes valores: Para n0 = 11 (1% de 1136), el valor de s2 = 0.4181; para n0 = 57 (5% de 1136), el valor de s2 = 0.5401 y para n0 = 114 (10% de 1136), se obtuvo s2 = 0.5930. Los datos que se sustituyeron dentro de la frmula para datos cuantitativos fueron los siguientes:

donde: N = 1136 Z = 1.96 d = 0.07 s2 = se us la calculada anteriormente en cada caso Anlisis de los resultados Despus de sustituidos los datos se calcularon los tamaos de las muestras para cada uno de los casos. En el primer caso, (1% de 1136)

Por lo que

productos

En el segundo caso, (5% de 1136)

Entonces,

productos

En el tercer caso, (10% de 1136)

Entonces,

productos

Los tamaos de muestras obtenidos, 254, 308 y 330 productos, son superiores que el utilizado por el almacn para realizar su chequeo peridico de los inventarios, que generalmente es de 110 a 115 productos, como evidencia el anexo 2. Con este resultado se demuestra que an utilizando una muestra piloto del 1%, 5% 10% de la poblacin total, se obtiene, a travs del MAS, un tamao de muestra superior que el utilizado por el Almacn para realizar el conteo fsico mensual. 2.5 Comparacin del procedimiento del MAS con el tradicional usado en el Almacn La seleccin de los productos para la verificacin peridica del inventario, en el Almacn , lo hace la computadora de forma aleatoria, y generalmente son entre 110 y 115 productos, puesto que solo se verifica el 10% mensual. Se hace de tal manera que al finalizar el ao econmico se haya comprobado el 100% del inventario. El Almacn cumple con la orientacin tratada en la Resolucin No. 44 del 27 de agosto de 1997 del Ministerio de Finanzas y Precios, que establece el chequeo peridico y anual de los activos fijos y medios materiales en general. Esta resolucin no establece un por ciento determinado de productos a verificar mensualmente, lo que si especifica es que al finalizar el ao econmico deben haber sido chequeados todos los artculos que posea el inventario, por lo que el mtodo establecido en esta investigacin puede ser utilizado para determinar el tamao de la muestra necesario para el chequeo mensual de los productos del almacn de Divisas. Con este nuevo mtodo existirn productos que sern chequeados en ms de una ocasin, pero esto en lugar de perjudicar ser favorable en el mejoramiento del control interno, pues el responsable del almacn no sabr si en un conteo fsico en un mes determinado le volvern a controlar o no un producto que haya sido controlado en meses anteriores.

En el caso de la auditoria, no existe ninguna resolucin que establezca un por ciento especifico para determinar el tamao de las muestras. Generalmente el auditor selecciona segn su experiencia el tamao de la muestra que desea verificar, aunque tambin puede basarse en aspectos como el control interno, la importancia del rea comprobada o el riesgo de cometer errores. Con este mtodo del MAS el auditor puede verificar mayor cantidad de productos que si tomara solamente el 10% del total para realizar los chequeos fsicos. Adems, esta nueva va ofrece una seleccin libre de prejuicios, pues al basarse en clculos estadsticos, el cliente no cuestionar la seleccin como dudosa, y quedar conforme con el resultado obtenido.

Conclusiones
La realizacin de este trabajo permite arribar a las siguientes conclusiones: 1. Se debe utilizar el muestreo estadstico por parte de los auditores en el chequeo fsico de los inventarios permitiendo una valoracin matemtica de la muestra seleccionada. 2. La comprobacin fsica del 10% de los inventarios aplicado mensualmente en el almacn, aunque permite al final del ao haber comprobado el 100% de los inventarios, resulta insuficiente para un control eficiente y efectivo de los mismos. 3. Es necesario estandarizar las unidades de medida para el clculo del tamao de la muestra, pues stas obstaculizan la investigacin por su gran diversidad. 4. Con los tamaos de muestra calculados en el trabajo se comprueba que los por cientos a emplear por el auditor al chequear los inventarios son de 20%, 27% y 29% respectivamente, del total de los productos en el caso del Almacn. 5. Con la aplicacin del muestreo estadstico se lograra comprobar algunos productos que anteriormente ya hayan sido verificados, lo cual fortalece el control de los inventarios del almacn.

Recomendaciones
Con los resultados obtenidos en esta evaluacin preliminar recomendamos: 1. Que se aplique el muestreo estadstico para determinar el tamao de la muestra en el chequeo fsico de los inventarios. 2. Homogenizar las unidades de medidas en el almacn en aras de encontrar menores obstculos en las investigaciones. 3. Aplicar la tcnica del muestreo estadstico para el fortalecimiento del control fsico de los productos en los almacenes, no slo para el caso de la auditoria, sino tambin para la contabilidad. 4. Realizar investigaciones para determinar las varianzas de cada uno de los almacenes en diferentes entidades.

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Autor: MsC. Teresa Glvez Arias TeresaAG[arroba]fce.uclv.edu.cu MsC Lic. Macyuri lvarez Luna Macyuri[arroba]fce.uclv.edu.cu Dip. Ral Yoel la Fe Jimnez Raulfj[arroba]fce.uclv.edu.cu MsC. Jorge Luis Garca Jacomino Jacomino[arroba]uclv.edu.cu Partes: 1, 2, 3

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