PENCATATAN DAN PELAPORAN

Penyusun: Nadia binti Ismail Kamariah binti Mohamed Nizaid Aidil 030.06.324 030.06.306 030.06.327

BAB I

PENDAHULUAN

BAB II

PENGERTIAN 1. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan adalah: melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan diklat dengan menggunakan format yang ditetapkan. 2. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data semua kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi kegiatan diklat triwulanan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan. 3. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan di Bapelkes tiap triwulan dan tiap tahun adalah melakukan pencatatan data semua kegiatan diklat dan non diklat yang diselenggarakan di Bapelkes atau menggunakan fasilitas Bapelkes dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi data kegiatan triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan. 4. Tatacara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan Puskesmas, meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai oleh Puskesmas. Dalam manajemen diperlukan adanya data yang akurat, tepat waktu dan kontinyu serta mutakhir secara periodik

BAB III

TUJUAN 1. UMUM: Dihasilkannya acuan dalam melakukan pencatatan dan pelaporan pelaksanaan kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan untuk tiap jenjang administrasi (tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/ kota).

Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan mutakhir dan cara periodik atau teratur untuk pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui Puskesmas di berbagai tingkat administrasi.

2. KHUSUS

Pelaksanaan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan yang diselenggarakan oleh berbagai unit kerja di lingkungan kesehatan pada tiap tingkat administrasi.

Rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan tiap triwulan yang diselenggarakan oleh berbagai unit kerja di lingkungan kesehatan pada tiap tingkat administrasi.

Rekapitulasi pelaksanaan kegiatan yang diselenggarakan di Balai Pelatihan Kesehatan (Bapelkes) tiap triwulan dan tiap tahun Tersedianya yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan pokok Puskesmas yang akurat, tepat waktu, dan mutakhir secara teratur. Terlaksananya pelaporan data tersebut secara teratur di berbagai jenjang administrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku. Termanfaatkannya data tersebut untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.

BAB IV

KEGIATAN UNTUK MENCAPAI TUJUAN Unit pencatat dan pelapor kegiatan diklat A. Tingkat Kabupaten/ Kota

1. Perangkat Pemerintah Daerah Kabupaten/ Kota a. Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota b. Rumah Sakit Umum daerah (RSUD) dan Rumah Sakit Khusus Daerah (RSKD) c. Puskesmas d. Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan Kab/ Kota seperti: Gudang Farmasi Kab./ Kota, Laboratorium Kesehatan Kabupaten/ Kota, institusi pendidikan kesehatan 2. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya termasuk BUMN, tingkat kabupaten/ kota seperti: Rumah Sakit, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan) yaitu milik TNI, Polri, perusahaan perkebunan dan lain-lain. 3. Organisasi profesi tingkat kab/ kota 4. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta (RS Swasta, Akademi Kesehatan Swasta, Sekolah Kesehatan Swasta) tingkat kab/ kota. B. Tingkat propinsi 1. Perangkat Departemen Kesehatan di provinsi a. Kantor Wilayah Depertemen Kesehatan (Kanwil Departemen Kesehatan) b. Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dan Rumah Sakit Khusus Pusat (RSKP) c. Unit Pelaksanan Teknis (UPT) Pusat/ UPT Kanwil termasuk institusi pendidikan d. Balai Pelatihan Kesehatan (Bapelkes)

2. Perangkat pemerintah daerah a. Dinas kesehatan provinsi b. Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD)/ Rumah Sakit Khusus Daerah (RSKD) c. UPT daerah/ dinas kesehatan provinsi 3. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen dan lembaga pemerintah lain, termasuk BUMN, seperti: Rumah Sakit, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan milik TNI/ Polri, Pertamina dan lain-lain. 4. Organisasi profesi tingkat provinsi Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta seperti: Rumah Sakit swasta, Akademi dan Sekolah di bidang Kesehatan tingkat provinsi C. Tingkat Pusat 1. Perangkat Departemen Kesehatan Pusat a. Unit-unit utama Departemen Kesehatan: Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal-Direktorat Jenderal dan Badan Penelitian dan Pengembangan Kesehatan. b. Pusat-pusat di lingkungan Departemen Kesehatan: Pusat Pegawai Departemen Kesehatan, Pusat Pendidikan Tenagan Kesehatan, Pusat Penyuluhan Kesehatan Masyarakat, Pusat Data Kesehatan, Pusat Laboratorium Kesehatan. c. Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Nasional, Rumah Sakit Khusus Pusat (RSKP) Nasional dan UPT Depkes tingkat pusat/ nasional. 2. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya seperti: Rumah Sakit, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan milik TNI, Polri termasuk BUMN tingkat pusat/ nasional. 3. Organisasi profesi tingkat pusat/ nasional

4. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta seperti: Rumah Sakit Swasta, Akademi dan Sekolah Swastadi bidang kesehatan tingkat pusat/ nasional. Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat adalah seluruh kegiatan meliputi data: 1. Umum dan Geografi wilayah kerja puskesmas 2. Ketenagaan di Puskesmas 3. Sarana yang dimiliki puskesmas 4. Kegiatan pokok puskesmas dalam dan luar gedung ORGANISASI SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS (SP3) TINGKAT PUSKESMAS Penanggung Jawab SP3: Kepala Puskesmas Koordinator SP3: Anggota: Seseorang yang ditunjuk oleh kepala Puskesmas, dengan berpendidikan minimal SMA Pelaksana Program

BAB V PELAKSANAAN KEGIATAN Pada bab ini akan diuraikan tentang mekanisme pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat yang diselenggarakan mulai dari tingkat kabupaten/ kota sampai tingkat pusat. A. TINGKAT KABUPATEN/ KOTA

Pada tingkat kabupaten/ kota, unit kerja yang melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat terdiri atas: Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota, Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota seperti: RSUD/ RSKD, Puskesmas, dan UPT Daerah/ Dinas, Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen dan lembaga pemerintah lainnya seperti: Rumah Sakit, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan di tingkat kabupaten/ kota, Organisasi profesi tingkat kabupaten/ kota, Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta tingkat kabupaten/ kota. Berikut ini akan diuraikan mekanisme pencatatan dan pelaporan di tiap unit kerja. 1. Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota seperti: RSUD/ RSKD, Puskesmas, UPT Dinas Kab/ Kota (GFK, Labkes, institusi pendidikan) a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas.

2)

Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan.

b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, dengan menggunakan form: 1, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2 2. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya yang berada di tingkat kabupaten/ kota a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing institusi, tiap triwulan. b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota, dengan menggunakan form: 1, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan.

2)

Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2

3.

Organisasi profesi kesehatan tingkat Kabupaten/ Kota a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing organisasi profesi, tiap triwulan. b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing organisasi profesi ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, dengan menggunakan form: 1, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing organisasi profesi ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2

4.

Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta yang berada di tingkat kabupaten/ kota a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarkan oleh masingmasing institusi, tiap triwulan. b. Melaporkan:

1)

Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota, dengan menggunakan form: 1 , paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan.

2)

Rekapitulasi kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota dengan tembusan ke Bapelkes, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2

5.

Dinas Kesehatan Kabupaten / kota a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Dinas kesehatan Kabupaten/ Kota 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan di wilayahnya tiap triwulan, yang terdiri dari: a). Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan sendiri oleh Dinas Kesehatan Kab/ Kota, tiap triwulan. b) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Kab./ Kota, tiap triwulan. c) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya, tiap triwulan. c) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh organisasi profesi kesehatan di wilayahnya, tiap triwulan d) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di wilayahnya, tiap triwulan.

b. Menyampaikan informasi tentang: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan Dinas Kesehatan kab/ kota, ke Kantor Wilayah Depkes Provinsi dan Dinas Kesehatan Provinsi paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh wilayahnya: a) b) Dinas Kesehatan kab/ kota, Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, c) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lain di wilayahnya., d) e) Organisasi profesi kesehatan di wilayahnya. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta, di wilayahnya ke Kanwil Depkes Provinsi dan Dinas Kesehatan Provinsi tiap triwulan dengan menggunakan form yang ditetapkan. c. Memberikan umpan balik kepada tiap institusi yang mengirimkan laporan kegiatan diklat kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota. B. TINGKAT PROPINSI Pada tingkat provinsi, unit kerja yang melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat terdiri atas: Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi Perangkat Departemen Kesehatan Pusat di Provinsi yang berada di bawah Kanwil Departemen Kesehatan seperti: termasuk institusi pendidikan, Bapelkes, RSUP dan RSKP, UPT Pusat/ UPT Kanwil

Dinas Kesehatan Provinsi, Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Provinsi seperti: RSUD, RSKD, dan UPT Daerah/ Dinas, Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lain seperti RS, Akademi dan, Sekolah di bidang kesehatan di tingkat provinsi,

Organisasi profesi kesehatan tingkat provinsi, Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di tingkat provinsi.

Berikut ini akan diuraikan mekanisme pencatatan dan pelaporan di tiap unit kerja. 1. Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Provinsi seperti: RSUD, RSKD, dan UPT Daerah/ Dinas. a. Melakukan pencatatan 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan. b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas, ke Dinas Kesehatan Provinsi paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Provinsi, tiap triwulan dengan menggunakan form: 2 2. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya seperti RS, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan di tingkat provinsi.

a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing institusi, tiap triwulan. b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing institusi tersebut di atas ke Kanwil Depkes Provinsi dengan tembusan ke Bapelkes tiap triwulan dengan menggunakan form: 2 3) Organisasi profesi kesehatan tingkat provinsi a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi tersebut. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing organisasi profesi, tiap triwulan. b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing organisasi profesi tersebut di atas diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1. ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat

2)

Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing organisasi profesi tersebut di atas ke Kanwil Depkes Provinsi, dengan tembusan ke Bapelkes tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

4.

Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik

swasta di tingkat provinsi a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing

institusi tersebut di atas. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-

masing institusi, tiap triwulan b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing institusi tersebut di atas dengan menggunakan form: 1. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, dengan tembusan ke Bapelkes, tiap triwulan dengan menggunakan form: 2 5. Dinas Kesehatan Provinsi a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan Provinsi. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh: a) Dinas Kesehatan Propinsi, tiap triwulan ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan,

b)

Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Provinsi, tiap triwulan.

b. Menyampaikan informasi tentang: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh Dinas Kesehatan Provinsi ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi (Bidang Nakes), paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan Provinsi beserta perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Propinsi ke Kanwil Depkes Provinsi dengan tembusan ke Bapelkes, tiap triwulan dengan menggunakan form yang sudah ditentukan. c. Memberikan umpan balik kepada semua institusi yang mengirimkan laporan kegiatan diklat kepada Dinas Kesehatan Provinsi. 6. Perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes Provinsi seperti RSUP, RSKP, UPT Pusat/ UPT Kanwil termasuk institusi pendidikan a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas, 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi , tiap triwulan. b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)

Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan dengan tembusan ke Bapelkes, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

7. Bapelkes a. Melakukan pencatatan: 1) 2) 3) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Bapelkes Data tiap kegiatan diklat dan non diklat yang dilaksanakan di Bapelkes Rekapitulasi data kegiatan diklat dan non diklat yang diselenggarakan oleh: a) b) Bapelkes Institusi lain yang menggunakan fasilitas Bapelkes

ke Kanwil Depkes Provinsi dan Pusdiklat Pegawai Depkes tiap triwulan dan tahun dengan menggunakan form 3 sebagai lampiran laporan tahunan Bapelkes. b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Bapelkes ke Kanwil Departemen Kesehatan dan Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan, paling lambat sebulan setelah kegiatan diselenggarakan dengan menggunakan form:1. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat dan non diklat yang diselenggarakan oleh: a) b) Bapelkes Institusi lain yang menggunakan fasilitas Bapelkes.

ke Kanwil Depkes Provinsi dan ke Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 3

3) Rekapitulasi data kegiatan diklat tiap triwulan yang diselenggarakan oleh: a) b) Dinas Kesehatan Provinsi Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Propinsi. 4) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh: a) b) Perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes Provinsi Dinas Kesehatan Provinsi dan perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinkes Provinsi. c) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan di bidang kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya termasuk BUMN dan swasta di tingkat provinsi. d) Organisasi profesi kesehatan di tingkat provinsi.

Ke Kantor Wilayah Depkes dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai Depkes yang dilakukan tiap triwulan dengan menggunakan form: 3 5) Rekapitulasi data kegiatan diklat tiap triwulan yang diselenggarakan oleh: c) Dinas-dinas Kesehatan Kab./ Kota dan perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas-dinas kesehatan Kab./ Kota di seluruh wilayah provinsi. d) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya dan swasta di semua kabupaten/ kota di seluruh wilayah propinsi. e) Organisasi profesi kesehatan tingkat kabupaten/ kota di seluruh wilayah provinsi. f) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di tingkat propinsi

g) h)

Perangkat pemerintah daerah/ Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya di tingkat kabupaten

i) j)

Organisasi profesi di tingkat propinsi Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di tingkat kabupaten

Ke Kanwil Departemen Kesehatan dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan yang dilakukan tiap triwulan dengan mengunakan form: .. c. Memberikan umpan balik kepada semua institusi yang mengirimkan tembusan laporan kegiatan diklat ke Bapelkes 7. Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh: a) b) Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi Perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes Provinsi seperti: RSUP, RSKP, dan UPT Pusat/ Kanwil termasuk institusi pendidikan c) 3) Bapelkes

Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh perangkat pemerintahan daerah tingkat provinsi

4)

Rekapitulasi data kegiatan diklat tiap triwulan yang diselenggarakan oleh: a) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat provinsi. b) c) Organisasi profesi kesehatan tingkat provinsi, tiap triwulan. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta tingkat provinsi.

5)

Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh perangkat pemerintahan daerah tingkat kabupaten/ kota.

b. Melaporkan: Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Kanwil Departemen Kesehatan ke Unit utama penanggung jawab yang bersangkutan dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1. c. Menyampaikan informasi tentang 1) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Kanwil Departemen Kesehatan beserta perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes seperti: RSUP dan RSKP, UPT Pusat/ UPT Kanwil termasuk institusi pendidikan, dan Bapelkes ke Setjen Departemen Kesehatan c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh: Perangkat pemerintah daerah (Dinas kesehatan provinsi, RSUD, UPT Daerah/ Dinas) ke Setjen Departemen Kesehatan c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form yang sudah ditentukan. 3) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh:

a)

Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya yang ada di tingkat provinsi,

b) c)

Organisasi profesi kesehatan tingkat provinsi, dan Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta yang ada di tingkat provinsi

d)

ke Setjen Departemen Kesehatan c.q. Pusdiklat Pegawai. tiap triwulan, dengan menggunakan form yang sudah ditentukan.

4)

Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh perangkat pemerintah daerah kabupaten/ kota di wilayah provinsi yang bersangkutan, tiap triwulan.

d. Memberikan umpan balik kepada tiap institusi yang mengirim laporan dan informasi kegiatan diklat ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi. C. TINGKAT PUSAT Pada tingkat pusat, unit kerja yang melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat terdiri atas: Unit- unit utama Departemen Kesehatan (Setjen, Itjen, Ditjen-ditjen, Badan Litbangkes) Pusat-pusat (Pusdiklat Pegawai, Pusdiknakes, Pusdakes, Pusat PKM, Puslabkes) RSUP Nasional, RSKP Nasional dan UPT Depkes Tingkat Pusat/ Nasional

Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat pusat / nasional. Organisasi profesi kesehatan tingkat pusat/ nasional Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta tingkat pusat/ nasional

Berikut ini akan diuraikan mekanisme pencatatan dan pelaporan di tiap unit kerja.

1.

Unit-unit utama Departemen Kesehatan (Setjen, Itjen, Ditjen-Ditjen dan Badan Litbangkes), a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing unit utama tersebut di atas 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing unit utama, tiap triwulan. b. Menyampaikan informasi tentang: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing unit utama ke Setjen c.q. Pusdiklat Pegawai, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing unit utama ke Setjen c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

2.

Pusat-pusat

di

lingkungan

Departemen

Kesehatan

(Pusdiklat

Pegawai,

Pusdiknakes, Pusat PKM, Pusdakes, Puslabkes), a. Melakukan pencatatan: 1) 2) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan. b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke Setjen dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)

Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Setjen dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

3. RSUP Nasional, RSKP Nasional dan UPT Depkes tingkat Pusat/ Nasional a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan. b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2 4. Institusi Pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat pusat/ nasional. a. Melakukan pencatatan: 1) 2) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan b. Melaporkan:

1)

Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)

Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

5. Organisasi profesi kesehatan tingkat pusat/ nasional a. Melakukan pencatatan: 1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi tersebut. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi, tiap triwulan b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing organisasi profesi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi ke Setjen c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2 6. Institusi Pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta tingkat pusat/ nasional a. Melakukan pencatatan:

1)

Data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas

2)

Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing institusi, tiap triwulan

b. Melaporkan: 1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1. 2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masingmasing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, tiap triwulan dengan menggunakan form: 2 7. Pusdiklat a. Melakukan pencatatan: 1) Data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh a) b) c) d) e) Pusdiklat UPT Pusdiklat (Bapelkes-bapelkes) Unit-unit utama Departemen Kesehatan dan Badan Litbangkes, Pusat-pusat di lingkungan Departemen Kesehatan Pusat RSUP Nasional, RSKP Nasional, dan UPT Depkes tingkat Pusat/ Nasional f) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat pusat/ nasional

g) h)

Organisasi profesi kesehatan tingkat pusat/ nasional Institusi Pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di tingkat pusat/ nasional

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat dan non diklat yang memanfaatan fasilitas Bapelkes b. Melaporkan: Hasil kegiatan diklat pada tiap tingkat administrasi berupa profil data diklat yang diselenggarakan di lingkungan kesehatan ke Menkes c.q. Setjen Depkes. c. Memberikan umpan balik kepada tiap institusi yang mengirimkan laporan/ tembusan laporan kegiatan diklat kepada Pusdiklat Pegawai Depkes

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan sudah berjalan, walaupun secara kualitas belum optimal karena belum didukung oleh aspek teknis dan non teknis yang berkualitas dan memadai. Laporan tidak lengkap dan kurang valid karena didapatkan:

Konsistensi data yg disajikan kurang/lemah Banyaknya jenis laporan yg kurang terintegrasi Sistem yang ada belum mengakomodir seluruh kebutuhan unit kerja Sumber data dari Community Based yang belum optimal

BAB VII DAFTAR PUSTAKA http://www.lrckesehatan.net/pedoman/pencatatan.htm http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/407/jbptunikompp-gdl-johanwahyu-20311-4-babiv.pdf http://sp3datinkes.blogspot.com/2010/09/pengorganisasian-sistem-pencatatan-dan.html