EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE IN SECTORUL PUBLIC

INVERVIURILE DE EVALUARE n prezent nu exist nici o autoritate sau instituie public care s ofere ndrumare administrativ privind derularea interviurilor de evaluare ntre persoana care evalueaz funcionarul public i funcionarul public evaluat. Prin urmare, informaiile coninute n aceast articol pot fi folosite drept reper. Interviul de evaluare are loc un ntre persoana care realizeaz evaluarea i funcionarul public evaluat. Interviul are urmtoarele funciuni generale: Informarea funcionarului public evaluat cu privire la coninutul raportului de evaluare. Funcionarului public i sunt comunicate notele i comentariile fcute pe marginea evalurii, respectiv notele i comentariile privind atingerea obiectivelor; notele i comentariile aferente aspectelor individuale privind performana; nota i punctajul final al evalurii; alte comentarii introduse n formularul de evaluare de ctre evaluator. La finalizarea acestei pri a interviului, funcionarul evaluat trebuie s fie informat cu privire la ntreg coninutul evalurii. Rezolvarea, prin acord, dac este posibil, a oricror diferene de opinie ntre funcionarul evaluat i evaluator. Aceste diferene se pot referi la notele acordate, la comentarii sau la ambele. Permite funcionarului evaluat s introduc n formularul de evaluare orice comentarii pe care le consider relevante. Permite att funcionarului evaluat, ct i evaluatorului, s semneze i s nscrie data n formularul de evaluare nainte de transmiterea acestuia ctre cel de-al doilea semnatar. Stabilirea unor obiective individuale i a msurilor de performan corespunztoare pentru funcionarul evaluat n perioada de evaluare care urmeaz. Aceste obiective i msuri de performan vor fi introduse de ctre evaluator n raportul de evaluare la momentul la care este elaborat raportul. Definirea necesitilor de pregtire profesional a funcionarului evaluat n perioada de evaluare care urmeaz.

Normele aplicabile Normele care guverneaz derularea interviurilor de evaluare sunt coninute de Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind Organizarea i Dezvoltarea Carierei Funcionarilor Publici. Evaluarea este realizat de: a) funcionarul public de conducere care coordoneaz compartimentul n cadrul cruia i desfoar activitatea funcionarul public de execuie sau care coordoneaz activitatea acestuia; b) funcionarul public de conducere ierarhic superior potrivit structurii organizatorice a autoritii sau instituiei publice, pentru funcionarul public de conducere; c) naltul funcionar public, pentru funcionarii publici de conducere din subordine sau pentru funcionarii publici de execuie, atunci cnd acetia i desfoar activitatea n cadrul unor compartimente care nu sunt coordonate de un funcionar public de conducere, cu excepia cazului n care exist un raport direct de subordonare cu conductorul autoritii sau instituiei publice ori adjunctul acestuia; d) primarul, pe baza propunerii consiliului local, pentru secretarul comunei, oraului i al subdiviziunii administrativ-teritoriale a municipiilor; e) conductorul autoritii sau instituiei publice ori adjunctul acestuia, pentru funcionarii publici care sunt n subordinea direct a acestuia." Perioada evaluat este cuprins ntre 1 ianuarie i 31 decembrie din anul pentru care se face evaluarea. Perioada de evaluare este cuprins ntre 1 i 31 ianuarie din anul urmtor perioadei evaluate. Evaluarea funcionarilor publici are urmtoarele componente: a) evaluarea gradului i modului de atingere a obiectivelor individuale; b) evaluarea gradului de ndeplinire a criteriilor de performan. Obiectivele individuale trebuie s corespund urmtoarelor cerine: a) s fie specifice activitilor care presupun exercitarea prerogativelor de putere public; b) s fie cuantificabile - s aib o form concret de realizare; c) s fie prevzute cu termene de realizare; d) s fie realiste - s poat fi duse la ndeplinire n termenele de realizare prevzute i cu resursele alocate;

e) s fie flexibile - s poat fi revizuite n funcie de modificrile intervenite n prioritile autoritii sau instituiei publice. Obiectivele individuale pot fi revizuite trimestrial. Modificrile se consemneaz ntr-un document datat i semnat de evaluator i de funcionarul public care urmeaz s fie evaluat. Documentul se anexeaz la raportul de evaluare al funcionarului public. Pentru fiecare dintre obiectivele stabilite evaluatorul va stabili i indicatorii de performan. Criteriile de performan ale funcionarilor publici sunt prevzute n anexa nr. 5 la HG 611/2008 n funcie de specificul activitii autoritii sau instituiei publice i de activitile efectiv desfurate de ctre funcionarul public, evaluatorul poate stabili i alte criterii de performan. Criteriile de performan astfel stabilite se aduc la cunotina funcionarului public evaluat la nceputul perioadei evaluate, sub sanciunea nelurii lor n seam. Funcionarii publici care exercit cu caracter temporar o funcie public de conducere vor fi evaluai, pentru perioada exercitrii temporare, pe baza criteriilor de performan stabilite pentru funcia public de conducere respectiv. Notarea obiectivelor individuale i a criteriilor de performan se face parcurgndu-se urmtoarele etape: a) fiecare obiectiv se apreciaz cu note de la 1 la 5, nota exprimnd gradul de ndeplinire a obiectivului respectiv, n raport cu indicatorii de performan; b) fiecare criteriu de performan se noteaz de la 1 la 5, nota exprimnd aprecierea ndeplinirii criteriului de performan n realizarea obiectivelor individuale stabilite. Pentru a obine nota acordat pentru ndeplinirea obiectivelor se face media aritmetic a notelor acordate pentru ndeplinirea fiecrui obiectiv, inclusiv a obiectivelor individuale revizuite, dac s-a impus revizuirea acestora pe parcursul perioadei evaluate. Pentru a obine nota acordat pentru ndeplinirea criteriilor de performan se face media aritmetic a notelor acordate pentru ndeplinirea fiecrui criteriu. Punctajul final al evalurii anuale este media aritmetic a notelor obinute pentru obiectivele individuale i criteriile de performan, potrivit alin. (2) i (3). Semnificaia notelor prevzute la alin. (1) lit. a) i b) este urmtoarea: nota 1 nivel minim i nota 5 - nivel maxim.

Procedura evalurii cuprinde urmtoarele trei etape. (1) ntocmirea raportului de evaluare de ctre evaluator; (2) Interviul; (3) Contrasemnarea raportului de evaluare. Interviul, ca etap a evalurii, reprezint un schimb de informaii, impresii i opinii ntre evaluator i funcionarul public, n cadrul cruia: (a) funcionarul public este evaluat pe baza observaiilor fcute de evaluator n raportul de evaluare; (b) n cazul n care exist diferene de opinie ntre evaluator i persoana evaluat privind observaiile fcute de evaluator n raportul de evaluare, cei doi vor ncerca s gseasc un punct de vedere comun. Evaluatorul poate aduce modificri aspectelor din raportul de evaluare care au fost stabilite mpreun cu funcionarul public; (c) comentariile funcionarului public evaluat sunt menionate n raportul de evaluare; (d) evaluatorul i funcionarul public evaluat semneaz i dateaz raportul de evaluare. Momentul efecturii interviului de evaluare Legea nu prevede nici un moment specific privind efectuarea interviului de evaluare. Cu toate acestea, ar fi indicat ca interviul s aib loc imediat ce acest lucru este rezonabil posibil dup finalizarea raportului de evaluare. Principalul factor determinant l constituie ntiinarea care trebuie transmis funcionarului evaluat. Acesta are nevoie de timp pentru a se pregti, avnd deja la dispoziie nota privind obiectivele stabilite n ultimul raport de evaluare, mpreun cu nota coninnd orice obiective suplimentare stabilite n cursul anului n care are loc evaluarea. Sugerm ca funcionarul public evaluat s beneficieze de trei pn la cinci zile lucrtoare dup primirea ntiinrii cu privire la interviul de evaluare. ntiinarea va fi fcut n scris fiind vorba de un eveniment oficial i va preciza data, ora i locul interviului. Pregtirea interviului Interviul trebuie s aib loc ntr-o ncpere izolat de spaiul obinuit de lucru al persoanei intervievate, exceptnd cazul n care acest spatiu este un birou separat. Interviul poate avea loc n biroul evaluatorului, cu condiia ca acesta s fie o ncpere separat. n caz contrar, va trebui pregtit o ncpere separat. Interviurile de evaluare variaz ca durat, dar durata normal care ar trebui alocat este de nouzeci de minute. Interviul poate avea o durat mai scurt,

fr a fi create probleme. Interviurile mai lungi ar trebui evitate. Probabil c nu este posibil nici pentru evaluator, nici pentru funcionarul public evaluat, s menin atenia la acelai nivel de concentrare pentru o perioad mai lung de nouzeci de minute. Orice telefoane din ncpere vor fi nchise, sau apelurile vor fi deviate pe toat durata interviului. Nu vor fi aduse telefoane mobile n ncperea n care are loc interviul sau, n caz contrar, acestea vor fi nchise. Pe u va fi afiat mesajul nu deranjai. Nu exist recomandri speciale privind amenajarea ncperii. Evident, aceasta va trebui s fie dotat cu scaune. Unii intervievatori prefer s aib un birou la care s stea cu funcionarul public evaluat. Alii nu i exprim aceast preferin. Este o problem de alegere individual. Cei ce prefer interviurile fa n fa i justific preferina prin faptul c acestea reduc distana social. Natura general a interviului Ca orice alt interviu, un interviu de evaluare trebuie s constea ntr-o discuie la obiect. Evaluatorul, cu cteva mici excepii tratate mai jos, va fi coordonatorul discuiei. Acestea sunt principalele aspecte privind interviurile. Cteva dintre ele sunt tratate mai detaliat n paragrafele care urmeaz. Necesitatea de a sparge gheaa. Acesta este un interviu oficial. Prezint importan deosebit pentru funcionarul public, care probabil va fi tensionat, n special dac suspecteaz c va primi veti proaste. De asemenea, evaluatorul va fi ngrijorat ntr-o oarecare msur. Responsabilitatea sa este aceea de a coordona interviul, ceea ce, cel puin parial, poate fi un proces dificil. Prin urmare, trebuie alocat un timp special pentru acomodare. Probabil aproximativ cinci minute sau mai mult, dac va prea necesar. Acest timp poate fi folosit, de exemplu, pentru discutarea lucrrilor n care este implicat funcionarul public la momentul respectiv acesta va confirma atribuiile sale. Ar putea fi fcute cteva remarci generale cu caracter social. Obiectivul ar fi atragerea funcionarului public ntr-o discutie, indiferent ct de scurt i rezonabil superficial ar putea fi aceasta. Explicarea scopului i a structurii interviului. Aceasta este o etap esenial. Intervievatorul va explica atent aspectele care vor fi atinse. Apoi va stabili etapele clare ale interviului. Vor fi avute n vedere formalitile privind trasarea obiectivelor i determinarea necesitilor de pregtire profesional. Ar trebui explicat faptul c vor fi oferite informaii privind comentariile i notele individuale, precum i calificativul general. Vor fi precizate aciunile ce vor fi luate n cazul oricrui dezacord. Vor fi clarificate aciunile n cazul comentariilor exprimate de funcionarul public i semnarea n final a

raportului. n final, va fi indicat timpul total alocat. Aceast procedur trebuie urmat la fiecare interviu de evaluare, indiferent dac funcionarul public a mai fost supus sau nu altor interviuri de evaluare, chiar cu acelai intervievator. Obiectivele sunt diverse. o l desemneaz pe evaluator drept (principal) coordonator al interviului. o Stabilete cu claritate structura interviului i faptul c toate aspectele vor fi acoperite n cursul acestuia. o Plaseaz evenimentele din cadrul interviului n perspectiva general. o Clarific faptul c funcionarul public va fi un participant, nu doar un privitor pasiv. o Traseaz responsabiliti specifice funcionarului public. o Stabilete intervalul de timp alocat interviului. Discutarea obiectivelor trecute, a caracterului acestora, a termenelor de ndeplinire i a indicatorilor de performan relevani i, n final, dar nu n cele din urm, a modului de evaluare i notare a activitii de ndeplinire a fiecruia dintre acestea. (Vezi mai jos.) Tratarea aspectelor individuale ale performanei. Precizarea aspectelor care au fost notate, a modului n care au fost evaluate, comentate i notate. (Vezi mai jos.) Tratarea prii narative a raportului de evaluare. (Vezi mai jos.) Discutarea i tratarea oricror rezerve din partea funcionarului public privind evaluarea. (Vezi mai jos.) Stabilirea i discutarea obiectivelor, a termenelor de ndeplinire i a indicatorilor de performan pentru urmtoarea perioad de evaluare. (Vezi mai jos.) Stabilirea necesitilor de pregtire profesional crora trebuie s li se rspund n urmtoarea perioad de evaluare. (Vezi mai jos.) Analizarea interviului mpreun cu funcionarul public. (Vezi mai jos.) ncheierea interviului printr-o concluzie final. (Vezi mai jos.) Iniierea aciunilor ulterioare interviului. (Vezi mai jos.)

Precizri suplimentare referitoare la interviu, privit ca o discuie controlat Foarte puine persoane pot fi intervievatori talentai. Competena vine o dat cu pregtirea, foarte mult exerciiu i extrem de mult introspecie. Pentru eficien maxim, una dintre principalele abiliti ce trebuie dobndite este cea a derulrii interviurilor ca discuii controlate. Ceea ce nseamn c, de la nceputul unui interviu, persoana intervievat trebuie implicat n calitate de participant. n plus, pe toat durata interviului, trebuie pstrat calitatea de participant a persoanei implicate. Obiectivul este acela ca persoana intervievat s fie un partener controlat, aproape, dar nu pe deplin egal. n acest sens, o parte important a activitii are loc nainte de nceperea interviului. Trebuie alctuite scenarii mentale privind tratarea unor anumite aspecte ale interviului; ndeosebi ale acelor aspecte care par s pun probleme. n special trebuie luat n considerare limbajul care va fi folosit, rspunsul probabil al funcionarului public, precum i modul de tratare a acestui rspuns. Ideal ar fi ca aceste scenarii s prevad trei sau patru pai din cadrul interviului. n practic, este puin probabil ca aceste scenarii s se realizeze, dar terenul a fost pregtit pentru scenariile care vor urma. De asemenea, exist o serie de elemente folosite de intervievatorii cu experien, elemente care pot fi avute n vedere. ntotdeauna va fi folosit un limbaj conversaional, care s atrag un rspuns. De exemplu, n legtur cu acest obiectiv.Dac avei comentarii, v rog s le exprimai. Nu, Ai fost notat cu.pentru. Stabilii tipul de ntrebri pe care dorii s le folosii, anume deschise sau nchise. n unele cazuri se pot folosi ambele tipuri de ntrebri, dar asiguraiv c folosii tipul corect de ntrebare. ntrebrile deschise invit la formularea unui rspuns mai complex, nu doar a unui simplu da sau nu. ntrebrile nchise au rolul contrar. Orientai-v ntrebrile i comentariile ctre coninutul interviului de la momentul respectiv i ctre inteniile dvs. Adaptai stilul interviului de la anumite momente de timp n funcie de necesiti. n anumite momente, vei dori doar s furnizai informaii. n alte momente, vei dori s fii un bun asculttor. Variai ritmul interviului. Acest proces are loc n funcie de gradul de angajare a persoanelor intervievate i n funcie de rezistena acestora de exemplu, dac suport sau sunt copleii de informaii. Acordai atenie atitudinii i gesturilor dvs. Privitul prea intens n ochii celeilalte persoane poate fi la fel de ru ca privitul prea puin. Cu toate acestea, avei grij s privii n ochii persoanei intervievate n momentele

critice ale interviului, de exemplu la anunarea unor veti proaste. Altfel v vei pierde din credibilitate. De asemenea, acordai atenie micrii braelor. Braele ncruciate denot n general o atitudine defensiv i vulnerabil valabil i pentru persoana intervievat. Micrile exagerate ale minii, n special ale braului, sunt considerate n general ca fiind amenintoare. Au fost publicate numeroase cri i ghiduri privind tehnica interviului. Cteva dintre acestea se refer n mod special la interviu n contextul management-ului resurselor umane. Dac efectuai multe interviuri de evaluare, v poate ajuta lectura uneia sau mai multor astfel de cri. Tratarea obiectivelor finalizate Obiectivele pentru perioada de evaluare curent vor fi specificate n raportul de evaluare pentru perioada de evaluare trecut. De asemenea, va trebui s revizuii o copie a oricror obiective noi sau modificate care au fost stabilite de la nceputul perioadei de evaluare. Aceasta trebuie s fie ataat la ultimul raport de evaluare. Pregtirile privind notarea i comentarea diferitelor obiective care au fost stabilite sunt prevzute n alte seciuni din acest Ghid. n aceast seciune sunt discutate numai aciunile care trebuie avute n vedere n timpul interviului de evaluare. Urmtoarele aciuni vor fi ntreprinse n legtur cu fiecare dintre obiective, innd cont, desigur, de ceea ce s-a menionat deja privind desfurarea interviului ca discuie controlat. Revizuii modul n care a fost formulat obiectivul. Este clar i transmite mesajul corect ctre funcionarul public? A fost avut n vedere pe toat perioada de evaluare sau numai pe o perioad scurt din din aceasta? Verificai termenul de ndeplinire a obiectivului. A fost fezabil? Au intervenit orice situaii (de care nu ai avut cunotin la data la care ai scris evaluarea) care au fcut ca termenul de ndeplinire s nu fie fezabil? Au existat orice factori externi (de care nu ai avut cunotin) care au fcut ca termenul de ndeplinire s nu fie fezabil? Verificai indicatorul (indicatorii) de performan. Au fost corect nelei? Sunt exprimai fr echivoc? S-au aplicat pe toat perioada de evaluare, sau numai pe o parte a acesteia? Pe baza punctelor de mai sus (toate sau o parte dintre acestea v pot determina s dorii s schimbai notele acordate i/sau comentariile dvs.) acordai funcionarului public nota dvs. i comunicai acestuia comentariile pe care le-ai fcut. Facei acest lucru astfel nct s oferii funcionarului public posibilitatea unor comentarii i a exprimrii unor rezerve.

Dup ce ai comunicat informaiile, introducei o pauz verbal n interviu i invitai funcionarul public la comentarii, dac dorete acest lucru. Apoi trecei la urmtorul obiectiv. Dup ce ai tratat toate obiectivele, introducei o alt pauz verbal n interviu. Rezumai punctele principale ale interviului. Oferii funcionarului public posibilitatea de a aduce precizri suplimentare privind acest aspect al raportului. Consemnai orice modificri pe care intenionai s le aducei n legtur cu notele acordate sau comentariile exprimate.

Aspecte individuale ale performanei n raportul de evaluare vor fi incluse aspectele individuale ale performanei pe baza crora a fost evaluat funcionarul public. Pentru fiecare element n parte va fi stabilit o pondere a importanei aspectului respectiv al performanei. Sunt valabile aceleai comentarii privind caracterul conversaional al interviului, folosirea ntrebrilor etc. Trebuie s ntreprindei urmtoarele aciuni: Luai n considerare fiecare dintre elementele performanei individuale care au fost evaluate i confirmai relevana acestora. De asemenea, confirmai importana acordat elementelor individuale ale performanei. Consemnai orice puncte care trebuie eliminate sau introduse sau orice ponderi ce trebuie modificate. De asemenea, menionai cazurile n care funcionarul public i-a exprimat dezaprobarea cu privire la orice aspect. Comunicai funcionarului public notele acordate i comentariile exprimate de dvs. Facei acest lucru astfel nct s oferii funcionarului public posibilitatea unor comentarii i a exprimrii rezervelor pe care le-ar putea avea. Rezumai punctele principale ale interviului. Oferii funcionarului public posibilitatea de a face ultimele comentarii i de a exprima rezervele sale. Consemnai orice modificri pe care dorii s le aducei n legtur cu notele acordate i comentariile fcute.

Partea narativ a raportului Partea narativ a raportului este destul de scurt. Are n vedere trei aspecte: rezultatele excepionale care au fost obinute; dificultile obiective ntlnite n cursul perioadei de evaluare; i alte observaii.

Prerile difer n ceea ce privete citirea prii narative a raportului pentru funcionarul public. Argumentele n favoarea citirii acesteia sunt acelea c raportul este corect i c citirea sa rspunde nevoii de deschidere. Contraargumentele sunt n principal acelea c, la momentul respectiv al interviului, funcionarul public va fi primit prea multe informaii, pe care este posibil s nu le mai poat asimila. Cea mai bun abordare este probabil aceea de a trata partea narativ a raportului pe seciuni. Va fi fcut o pauz la sfritul fiecrei seciuni pentru a permite funcionarului public s i exprime acordul sau dezaprobarea fa de coninutul respectivei seciuni. n cazul n care seciunea final, alte observaii, este prea lung, ar fi indicat ca aceasta s fie mprit n seciuni, probabil de cte o propoziie sau maxim dou. Dup citirea ntregii pri narative a raportului, se recomand n general introducerea unei alte pauze verbale n interviu i lansarea unei invitaii la comentarii. Ca i n cazul celorlalte seciuni ale formularului, intervievatorul trebuie s consemneze orice completri sau modificri care trebuie fcute. Comunicarea punctajului final al evalurii n acest stadiu se recomand comunicarea punctajului final al evalurii ctre funcionarul public. Cu toate acestea, n acest stadiu al interviului de evaluare, este posibil ca evaluatorul s doreasc s schimbe semnificativ notele acordate i comentariile fcute. n unele cazuri, este posibil ca aceste schimbri, luate n ansamblu, s fie suficiente pentru a determina schimbarea punctajului final. Normele nu prevd momentul la care trebuie fcute aceste schimbri i nu exist prevederi referitoare la faptul c formularul va fi luat pentru a fi revizuit. Ceea ce implic faptul c modificrile vor fi fcute n timpul interviului de evaluare. Sugerm ca ele s fie fcute n acest stadiu. Trebuie s se aib n vedere ca orice modificri fcute s fie pe deplin justificate. Intervievatorul trebuie s aib grij ca dinamica interviului s nu afecteze judecata obiectiv. Trebuie folosit suficient timp pentru a asigura corectitudinea comentariilor scrise. Schimbrile aduse vor fi citite funcionarului public i vor fi consemnate orice comentarii ulterioare.

Modificarea punctajului final al evalurii trebuie s tratat cu foarte mare atenie. n cazul n care evaluarea a fost corect fcut de la nceput, este foarte puin probabil ca nota s sufere modificri substaniale.

Stabilirea obiectivelor pentru urmtoarea perioad de evaluare Formularul prevede un numr de pn la cinci obiective ce vor fi stabilite pentru perioada care urmeaz, dar intervievatorii nu trebuie s se simt constrni de acest formular. Ei ar putea stabili mai puine scopuri sau, n mod excepional, mai multe. Obiectivele trebuie s se ncadreze n dou mari categorii. n primul rnd, exist obiective care rezult din coninutul formularului de evaluare. Acestea sunt obiective destinate remedierii deficienelor sau punctelor slabe specifice care au fost identificate. n al doilea rnd, exist obiective care nu sunt neaprat legate de evaluare, dar care prezint importan general pentru activitatea funcionarului public din anul care urmeaz. Urmtoarele aspecte trebuie respectate n legtur cu stabilirea obiectivelor. Fiecare scop trebuie s fie specific. Trebuie s necesite aciuni lipsite de echivoc. De exemplu, o Reducerea ratei de eroare n ceea ce privete rezolvarea problemelor identificate, astfel nct aceast rat s nu depeasc X%. o Rspuns la ntreaga coresponden n termen de 7 zile de la primire. o Eficientizarea managementului de personal printr-o mai bun comunicare, un mod mai eficace de stabilire a intelor i de monitorizare zilnic. o Limitarea numrului de proiecte ale aceleiai legislaii secundare la 3. o Reducerea intervalului de ateptare a persoanelor care telefoneaz la 40 de minute. Fiecrui obiectiv trebuie s i corespund o msur de performan. Msura de performan trebuie s fie obiectiv, trebuie s reprezinte o int provocatoare (trebuie s fie realizabil, dar numai de ctre funcionarul public care face acest efort) i, ori de cte ori este posibil, trebuie s fie bazat pe valori numerice. Astfel, n exemplele date, o Rata de eroare trebuie redus pn la Z% la sfritul lunii 1, pn la Y % la sfritul lunii a 2-a i pna la X% la sfritul lunii a 3-a, urmnd a fi meninut ulterior.

o Rata de lucrri nerezolvate trebuie redus cu 30% n fiecare lun. Pn n luna a 4-a trebuie s se obin o perioad de 7 zile pentru obinerea avizelor. o Elaborarea unui plan specific de comunicare pn la sfritul lunii a 2a. Toate obiectivele curente trebuie revzute i, dac este cazul, substituite pn la sfritul celei de-a treia luni. Introducerea imediat i meninerea monitorizrii zilnice. o Revizuirea planificrii legislaiei secundare pn la sfritul lunii 1. Stabilirea i introducerea de noi proceduri de elaborare pn la sfritul lunii 2. Limitarea numrului de elaborri la 3 ncepnd cu luna 3 i meninerea acestui numr. o Revizuirea procedurilor de rspuns la apelurile telefonice n luna 1. Introducerea unor proceduri revizuite pn la sfritul lunii 2. Obinerea i meninerea unor perioade reduse de ateptare pn la sfritul lunii a 2-a. Pentru fiecare obiectiv trebuie s existe un termen limit stabilit. Acest lucru a fost realizat n cadrul exemplelor date. Cu toate acestea, exist unele cazuri, cum ar fi n general cazul proiectelor, n care exist un termen limit definitiv i specific.

Necesiti de pregtire profesional Formularul ar fi trebuit s includ o seciune purtnd denumirea Programe de pregtire profesional ce trebuie urmate. Aceast cerin este extrem de restrictiv i trebuie interpretat ca incluznd toate formele de pregtire specific. Astfel, pregtirea care urmeaz a fi asigurat poate include seminarii i conferine, dac este cazul, precum i cursuri efective de pregtire asigurate de autoritatea sau instituia public sau de alte entitati. De asemenea, pregatirea poate include lecturi de specialitate (i, dac este necesar, supravegheate), n special rezolvarea unor probleme special selectate, sau alte activiti desfurate sub supravegherea unui coleg mai experimentat, i perioade de lucru n alte uniti n scopul lrgirii experienei. Textul formularului nu precizeaz faptul c necesitile de pregtire profesional ar trebui s fie direct legate de deficienele indicate n urma evalurii. Totui, legea prevede acest lucru. Conform legii, pregtirea profesional este direct legat de evaluare. Cu toate acestea, n practic, poate fi folosit aceast oportunitate pentru evaluarea necesitilor generale de pregtire profesional ale individului. Bunele practici impun s fie identificat numai pregtirea profesional care poate fi asigurat n mod realist n perioada de evaluare ce urmeaz. Formularul nu

prevede specificarea costului anticipat al acestei pregtiri, dar acesta ar trebui s fie implicit n orice recomandare fcut. Trecerea n revist a interviului mpreun cu funcionarul public n acest stadiu al interviului se recomand o scurt trecere n revist a tuturor aspectelor discutate. Trebuie discutat modificarea comentariilor sau a notelor. Funcionarului public trebuie s i se mai ofere o dat posibilitatea de a-i exprima comentariile i observaiile. n cazul n care exist n continuare puncte asupra carora nu s-a czut de acord, acestea trebuie discutate dechis ntr-o ncercare final de a ajunge la un acord. Trebuie menionat c nu este obligatoriu ca interviul de evaluare s se finalizeze printr-un acord, dar trebuie fcut un efort real de a se reduce la minim orice nenelegeri. Dac acestea persist, ele vor fi supuse ateniei contrasemnatarului raportului de evaluare, cruia i se vor pune la dispoziie raportul de evaluare (modificat) i raportul privind interviul de evaluare.

Comentariile funcionarului public evaluat n acest stadiu, funcionarul public trebuie invitat s i exprime comentariile privind raportul (modificat) i trebuie s i se acorde suficient timp pentru asta. Formularul de raport i legea implic faptul c aceste comentarii trebuie introduse n timpul interviului. Nu trebuie exercitat nici o presiune sau influen de vreun fel asupra funcionarului public privind coninutul, stilul sau modul n care i exprim comentariile. Acestea sunt lsate la latitudinea funcionarului public, fiind apoi considerate de contrasemnatar ca parte integrant a aciunilor sale privind raportul de evaluare. Semntura funcionarului evaluator Funcionarul evaluator trebuie s semneze i s nscrie data n raportul de evaluare (modificat). Finalizarea interviului Este sarcina intervievatorului s conduc interviul ctre final. n acest stadiu, toate aspectele importante au fost discutate. Nu se recomand acum s se revin asupra oricrei pri a interviului. n special, nu trebuie rediscutate aspectele asupra crora nu s-a czut de acord. Orice interviu de evaluare, chiar dac are loc ntre un excelent intervievator i un funcionar public cu un nivel ridicat de performan, implic un anume grad de

stres. Acesta este cu att mai mare cu ct performana a avut un nivel sczut sau au fost aduse critici. Trebuie luate n considerare aceste aspecte. Intervievatorul trebuie s ncheie n mod invariabil interviul mulumind funcionarului public pentru participare. Nu este necesar s exprime mai mult dect aceste mulumiri, i cu siguran, n acest stadiu, intervievatorul nu trebuie s ncerce s gseasc o justificare pentru oricare dintre dificultile aprute. n final, funcionarul public trebuie informat c raportul de evaluare urmeaz a fi transmis contrasemnatarului (desemnat), mpreun cu o observaie general privind interviul de evaluare. Raportul privind interviul de evaluare Conform practicilor standard, raportul de evaluare este transmis celui de-al doilea semnatar, nsoit de o not scurt i la obiect asupra interviului cnd a avut loc i ct timp a durat. Legea nu prevede ca intervievatorul s includ i o not privind aspectele asupra crora nu s-a czut de acord ntre evaluator i funcionarul public. Dei acest lucru se practic, ne putem dispensa de el. Funcionarul public a avut ocazia de a introduce comentariile sale scrise privind raportul (modificat) i poate folosi aceast ocazie pentru a supune ateniei celui de-al doilea semnatar anumite aspecte.