AY0809 October Semester

IT Project Management

Tutorial 4: Planning Processes – Project Integration Management
                                                             Project Scope Management

Objectives:
1. Understand the importance of planning 
2. Discuss project integration management planning tasks and outputs
3. Explain project scope management planning tasks and outputs

Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help 
them to discuss the questions and answers during the tutorial session.

1. Using the template below, describe the key planning processes and outputs of 
these processes for the project management knowledge areas indicated.

KNOWLEDGE  PLANNING OUTPUT

AREA
Project  • Develop project  • Project management plan
Integration  management plan
Management
Project Scope  • Scope planning • Project scope management plan
Management
• Scope definition • Project scope statement
• Requested changes (after reviews)
• Project scope management plan 
(updates)
• Project scope statement (updates)

• Create WBS • WBS
• WBS dictionary (optional)
• Scope baseline

2. What is purpose of a project management plan? Is there any difference between 
a project management plan and a project charter? If so, what are differences?

Project Management Plan Project Charter
­ a document used to coordinate all  ­ a document to formally recognise 

9821671.doc Page: 1 of 3
AY0809 October Semester

project planning documents and help  the existence of a project and is 
guide a project’s execution and control  signed by key project stakeholders to 
plans created in other knowledge  show their support and concerns 
areas (scope, risk, communications  related to the project
etc) are considered subsidiary parts of 
the overall project management plan
Contains the following information Refer to Tutorial 3

 Overview of the project
 Project organization
 Management and technical 
processes
 Work to be performed schedule 
information
 Budget information
 Reference to other project 
planning documents – scope 
management plan, risk 
management plan, 
communications management 
plan, HR management plan etc
 Is an output of the planning   Is an output of the initiating 
process process

3. Describe different ways to develop a WBS and explain why it is often so 
difficult to do so.

Using guidelines Some organizations have guidelines 
and templates for developing WBS
Analogy approach Use the WBS f a similar project as a 
starting point
Top down approach Start with the largest item of the 
project and break it down into 
subordinate items (repeat the process 
until all the work activities have been 
included)
Bottom up approach Begin by listing detailed tasks that are 
needed for the work required. Group 
and organize the tasks into categories. 

9821671.doc Page: 2 of 3
AY0809 October Semester

Then, group these categories into 
higher­level categories
Mind­mapping Use mind maps to develop the WBS

It is often difficult to create a WBS because the project amanger and the project team 
must

 Understand both the project and its scope and incorporate the needs and 
knowledge of the stakeholders
 Decide as a group how to organize the work and how many levels to include in 
the WBS

 Decide on how to organize the WBS so that it procides the basis for the project 
schedule – must focus on what needs to be done and how it will be done and not 
when it will be done

4. A WBS can be represented in a graphical or tabular format. Create a WBS for 
the project to create a web site for your class. For the purpose of this exercise, 
show only the details of the testing phase for the project. Use both the 
graphical and tabular formats to show the WBS. 

WBS for a project to create a class web site (accept any other relevant answers)

*Refer to lecture slides for examples

9821671.doc Page: 3 of 3