La Bitcora de Obra

Curso de Capacitacin Continua Enero del 2005

Ing. Juan Alberto Snchez Hernndez.

Definicin y Marco Legal

De acuerdo con el Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionadas con las Mimas, publicado el 20 de Agosto del 2001, en el Diario Oficial de la Federacin, La Bitcora se define como:

Articulo 1. Bitcora.- El instrumento tcnico de control de los trabajos, el cual servir como medio de comunicacin convencional entre las partes que firman el contrato y estar vigente durante el desarrollo de los trabajos, y en el que debern referirse los asuntos importantes que se desarrollen durante la ejecucin de las obras y servicios.

Definicin y Marco Legal

Adems la Ley de Obras Pblicas Federal vigente desde Enero del 2000, en su Artculo 46, menciona: Artculo 46. Para los efectos de esta ley, el contrato, sus anexos y la bitcora de los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. Por lo anterior, podemos observar que la Bitcora es uno de los instrumentos reconocido legalmente como parte integrante del contrato capaz de relacionar los hechos ocurridos en obra y sus implicaciones actuales.

Definicin y Marco Legal

Al igual que la Normativa Federal, nuestro estado posee en su Ley de la Obra Pblica, decreto 249 de fecha 4 de Noviembre del 2004, referencia a la Bitcora y su importancia: Artculo 84. Al inicio de la obra obligatoriamente se abrir la bitcora correspondiente, La que deber permanecer en la residencia de supervisin, en ella se anotarn todas las situaciones del proceso constructivo y desarrollo de la obra, y servir de medio de Comunicacin formal entre la dependencia, entidad o municipio, y el contratista. La Bitcora formar parte del contrato de obra correspondiente, tendr validez probatoria Plena dentro de cualquier proceso administrativo y judicial, siempre que est firmada Por los representantes de las partes del contrato en la notas correspondientes o de no Estarlo, exista requerimiento debidamente notificado a la parte que no firm, sobre el Contenido de la nota, sin que exista respuesta que lo desvirtu, en un plazo de cinco Das hbiles siguientes a dicha notificacin.

Definicin y Marco Legal

Como puede observarse en este Artculo de la Legislacin Estatal, la Bitcora es un entidad Legal y un registro formal de obra, que constituye parte inseparable del contrato.

Objetivo
El Objeto de la Bitcora es registrar los cambios de proyecto y adecuaciones que se efecten durante la ejecucin de las obras y que modifiquen las previsiones contenidas en la planeacin original, presupuesto, programa, especificaciones y proyecto ejecutivo, que son los anexos tcnicos del contrato y que tambin forman parte inseparable del mismo (Art. 46, 214 RLOPF).

Requisitos
Por su carcter legal, es importante que el libro de Bitcora y su llenado rena ciertos requisitos que aseguren su buen funcionamiento y respaldo, por lo que debern cumplir de manera bsica con lo establecido en el Art. 94 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal:
Hojas

foliadas y referidas al contrato. Poseer original y dos copias desprendibles, una para la contratista y otra para la supervisin. Las libretas debern ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarn sometidas en las oficinas de las obras, debe estar foliada de forma progresiva respetando el juego de copias requeridos y tener cuidado con el uso del papel copiante, para que se conserve siempre en buen estado que asegure que cada una de las copias sea clara y legible; previniendo su ulterior uso en la aclaracin de situaciones.

Ubicacin de la Bitcora
Como se trata de un instrumento que deber utilizarse como medio de comunicacin y seguimiento formal de la obra, deber permanecer bajo resguardo de la supervisin (Art.84 RLOPF) en la residencia de obras y en un lugar accesible para ambas partes (Art.93 RLOPF).

Artculo 93. El uso de la bitcora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios; debiendo permanecer en la residencia de obra, a fin de que las consultas requeridas se efecten en el sitio, sin que la bitcora pueda ser extrada del lugar de los trabajos.

Llenado de la Bitcora
Con la finalidad de normar el uso de la Bitcora para asegurar su validez legal, el Artculo 95 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal, prevee una serie de indicaciones para el llenado de la misma, sealndola adicionalmente como el nico medio para dar validez oficial a los escritos y dictmenes relacionados con la obra.
Se

deber iniciar con una nota especial relacionando como mnimo la fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y telfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las caractersticas del sitio donde se desarrollarn, as como la inscripcin de los documentos que identifiquen oficialmente al personal tcnico que estar facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilizacin de la bitcora, indicando a quin o a quines se delega esa facultad;

Llenado de la Bitcora
Todas

las notas debern numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando, sin excepcin, el orden establecido; las notas debern numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando, sin excepcin, el orden establecido; notas o asientos debern efectuarse claramente, con tinta indeleble, letra de molde legible y sin abreviaturas; se cometa algn error de escritura, de intencin o redaccin, la nota deber anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el nmero consecutivo que le corresponda y con la descripcin correcta;

Todas

Las

Cuando

Llenado de la Bitcora
La

nota cuyo original y enmendaduras, ser nula;

copias

aparezcan

con

tachaduras

No

se deber sobreponer ni aadir texto alguno a las notas de bitcora, ni entre renglones, mrgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deber abrir otra nota haciendo referencia a la de origen; debern cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas; vez firmadas las notas de la bitcora, los interesados podrn retirar sus respectivas copias;

Se

Una

Llenado de la Bitcora
Cuando

se requiera, se podrn validar oficios, minutas, memoranda y circulares, refirindose al contenido de los mismos, o bien, anexando copias; compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deber utilizarse la bitcora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestin; las notas debern quedar cerradas y resueltas, o especificarse que su solucin ser posterior, debiendo en este ltimo caso, relacionar la nota de resolucin con la que le d origen, y cierre de la bitcora, se consignar en una nota que d por terminados los trabajos.

El

Todas

El

Llenado de la Bitcora
En la bitcora se deber especificar y validar el uso de este instrumento, precisando como mnimo los siguientes aspectos, los cuales debern asentarse inmediatamente despus de la nota de apertura.
Horario

en el que se podr consultar y asentar notas, el que deber coincidir con las jornadas de trabajo de campo; un plazo mximo para la firma de las notas, debiendo acordar las partes que se tendrn por aceptadas vencido el plazo; la modificacin de las notas ya firmadas, as sea por el responsable de la anotacin original, y la autorizacin y revisin de estimaciones, nmeros generadores, cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato, as como lo relativo a las normas de seguridad, higiene y proteccin al ambiente que deban implementarse.

Establecer

Prohibir

Regular

Llenado de la Bitcora
Tambin es conveniente el uso de una hoja de referencias y abreviaturas, con la finalidad de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se podrn utilizar abreviaturas con fines prcticos. Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos extensos. Por lo que se refiere a contratos de servicios, la bitcora deber contener como mnimo las modificaciones autorizadas a los alcances del contrato, las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultados de las revisiones que efecte la dependencia o entidad, as como las solicitudes de informacin que tenga que hacer el contratista, para efectuar las labores encomendadas.

Llenado de la Bitcora
En lo referente a la validacin e incorporacin de documentos para mejor soporte de lo establecido en la bitcora, bastar con abrir un asiento donde se indique que una minuta de junta de obra, un oficio, una especificacin, un instructivo de instalacin de un equipo, una observacin de auditoria, un reporte de laboratorio, etc.; se incorporan ntegramente o sus partes tal cual a la bitcora. A continuacin, se obtiene por triplicado copias del documento de que se trate, firmando cada una de las partes y se engrapa a la hoja correspondiente de la bitcora, de manera que tanto el original como las copias cuenten con un ejemplar adherido. No obstante lo anterior, tambin se podr validar dichos documentos o su contenido parcial, mediante la transcripcin integra de la parte de interes en la libreta de la bitcora.

Notas de Bitcora
Siendo un elemento legal trascendente, es importante establecer una estructura que permita el asiento de datos de forma consistente y precisa. ESTRUCTURA DE LAS NOTAS DE BITACORA

Relacin del asunto o Problema. Ubicacin. Causa. Solucin. Plazo. Prevencin. Croquis explicativo.

Notas de Bitcora
Ejemplo de Nota de Bitcora:
Nota No. 28 Lunes 12:20 2/Septiembre/04

Se ordena a la contratista, retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra de la obra, sobre la banqueta ya que obstruye la va publica, violando lo dispuesto en los artculos 207, 209 y 260 del Reglamento de construccin; de otra forma, deber poseer permiso oficial para poder utilizar la va publica para este efecto, el cual deber solicitarse por escrito al el departamento correspondiente. Por lo que para este particular y al no existir tal documento, deber retirarse el material hoy mismo, de otra manera y de no atenderse la orden manifestada, el departamento de Obras Pblicas podr establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de Construccin de Tapachula cuya multa flucta entre 10 y 100 veces el salario mnimo vigente.

Notas de Bitcora
- I.- clasificacin de la Ejemplo de Nota de Bitcora: nota Nota No. 28 - II.- Descripcin del asunto Lunes 12:20 2/Septiembre/04

Se ordena a la contratista, retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra fuera de la obra, sobre la banqueta ya que obstruye la va publica, violando lo dispuesto en los artculos 207, 209 y 260 del Reglamento de construccin; de otra forma, deber poseer permiso oficial para poder utilizar la - III.- Ubicacin va publica para este efecto, el cual deber Causas delpor escrito al el IV.- solicitarse problema departamento correspondiente. Por lo que para este particular y al no existir tal documento, deber retirarse el material hoy mismo, de otra manera y de no atenderse la orden manifestada, el departamento de Obras Pblicas podr V.- Solucin establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de VI. Plazo de ejecucin Construccin de Tapachula cuya multa flucta entre 10 y 100 veces el salario mnimo vigente. VIII.- responsabilidad de la nota y consecuencias econmicas

Notas de Bitcora
CLASIFICACION DE LA NOTA. Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. En este caso se tratara de una orden. Entonces debe iniciarse diciendo: se ordena, o bien se autoriza, se recomienda, etc. DESCRIPCION DEL ASUNTO. El asunto que motivo la nota, la redaccin seria por ejemplo: Las pruebas de resistencia al concreto, corregir el armado de la obra, se trata en estas partes de expresar el motivo de la orden que se emite.

Notas de Bitcora
UBICACIN. La ubicacin del elemento al que nos referimos. Cuidando de referenciar apropiadamente el elemento que se trate con datos suficientes para que puedan localizarse sin equvocos.

CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuacin de la ubicacin tenemos que mencionar las causas de la nota en forma breve, pero abarcando con precisin al articulo e inciso de la Ley, Norma o Reglamento de que se trate.

Notas de Bitcora
SOLUCION. Es muy importante sealar en esta parte que debemos establecer la solucin al problema, para lo cual nos debemos basar en la misma normatividad aplicable que referimos con anterioridad.

PLAZO PARA LA EJECUCION. Inmediatamente despus de la solucin descriptiva, se establece un plazo mximo para su ejecucin. En plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso. Sealando una fecha fija. No se recomienda anotar cantidades al determinar los plazos.

Notas de Bitcora
PREVENCION. Se trata sin duda de la parte ms trascendente de la nota de bitcora pero la prctica es la parte que menos se acostumbra a considerar al hacer los asientos, debido a que implica razonamientos especiales que toman en consideracin la experiencia y conocimiento de quien la redacta. Asentar la parte preventiva de la bitcora tienen cierto grado de dificultad debido a las implicaciones econmicas que con lleva, por lo que es necesario meditar la forma mas conveniente realizar el trabajo que nos ocupa, requirindose analizar el proceso durante su ejecucin. El constructor ser finalmente responsable de efectuar las medidas preventivas y nada seria mejor que participe en la elaboracin de la solucin que habr de dictarse.

Clasificacin de Notas
Casi sin excepcin, todas las notas de bitcora llevan implcito un costo, a favor o en contra de una de las partes que intervienen en ella; por consiguiente, debe meditarse muy bien lo que se pretende asentar. En otras palabras, la bitcora es un registro muy serio y su manejo es una responsabilidad que asumen los que la operan, por lo que deben tener cabal conciencia de lo que ello significa. LAS NOTAS DE BITACORA SE PUEDEN CLASIFICAR EN:

rdenes Certificaciones Requerimientos y solicitudes Autorizaciones Control e Informes y Recomendaciones

Clasificacin de Notas
ORDENES.

El uso mas frecuente que el supervisor hace de la bitcora de obra es para ordenar al constructor lo que debe realizar.

CERTIFICACIONES.

En el libro de bitcora el supervisor debe certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de rdenes por iniciativa propia del propietario o constructor. Siempre que se certifique algo es por que se tiene la seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitcora, no esta permitido equivocarse cuando se esta actuando prcticamente en calidad de notario, de ser posible, se sugiere se acumulen pruebas que respalden la certificacin. Esto puede hacerse por medio de fotografas.

Clasificacin de Notas
REQUERIMIENTOS

Y SOLICITUDES. En el desarrollo de toda obra y para su correcta ejecucin e incluso supervisin es conveniente contar siempre con la aprobacin de lo que realizamos, por ello la bitcora constituye el mecanismo formal para solicitar la aprobacin de lo ejecutado, de tal forma que se de f o constate que los trabajos fueron realizados de acuerdo a lo establecido en los proyectos. De la misma forma es posible requerir informacin adicional a la supervisin sobre especificaciones no contenidas en el proyecto o bien faltantes detectadas en el desarrollo de la obra. Tambin es posible solicitar por este conducto no solo las certificaciones de trabajos realizados de acuerdo a proyecto, si no tambin de procedimientos alternos para el logro de actividades complejas.

Clasificacin de Notas
AUTORIZACIONES.

Es frecuente que el Supervisor autorice por conducto de la bitcora sobre cuestiones RUTINARIAS de la obra, como son autorizacin de: colados de concreto, compactaciones de relleno, bancos de nivel, trazos para la fijacin de vrtices, tendido de carpetas y todo aspecto comn de los proyectos que se traten. Sin embargo existen otros aspectos que refieren condiciones especiales que podemos denominar NO RUTINARIOS (asuntos que difieren de lo establecido previamente en los anexos tcnicos) y en los cuales tenemos que tener el cuidado suficiente de no estar adquiriendo responsabilidades fuera de nuestro alcance, al trasmitir una orden o modificando un plano o proyecto que no compete a nuestros alcances tcnicos ni administrativos y para los cuales requerimos imprescindiblemente de autorizacin superior para poder hacerlo.

Clasificacin de Notas
RECOMENDACIONES.

Es Posible, basado en la experiencia de la supervisin, realizar recomendaciones a los constructores, a fin de asegurar la calidad de los trabajos. Sin embargo se debe tener el cuidado de no extralimitarse en sus funciones ni realizar recomendaciones que involucren cambios sustanciales a lo reflejado en el catalogo de concepto y sus especificaciones puesto que ello deber previamente ser consensado ante sus superiores.

Clasificacin de Notas
INFORMES.

Esta actividad es quiz una de las mas importantes herramientas que presenta la bitcora, tanto para los supervisores como ara los constructores, ya que representa una recapitulacin cronolgica de los acontecimientos importantes suscitados durante el desarrollo de la obra y que dan paso a las condiciones actuales. Es decir, los informes nos permiten en conjunto con las otras notas de bitcora, reconstruir los antecedentes de la obra y poder deslindar el origen de cualquier controversia futura, por ello todo informe debe redactarse de forma clara y completa referenciando de ser posible fuentes oficiales o reconocidas, como soporte fehaciente de lo que se refleja.

Casos importantes.
Cuando se presentan condiciones extraordinarias que a juicio del constructor puedan afectar las metas econmicas o el periodo de construccin, originalmente pactado en el contrato, es obligacin del contratista referirlo en la bitcora, previo a la formulacin del expediente que justifique el volumen o los tiempos que sern superados de la asignacin presente debido a los trabajos extraordinarios detectados. Artculo 73. Si el contratista se percata de la imposibilidad de cumplir con el
programa de ejecucin convenido, por causas no imputables a l, deber notificarlo a la dependencia o entidad, mediante anotacin en la bitcora, presentando dentro del plazo de ejecucin, su solicitud de ampliacin y la documentacin justificatoria. La dependencia o entidad, dentro de los treinta das naturales siguientes a la presentacin de la solicitud del contratista, emitir el dictamen de resolucin, de no hacerlo, la solicitud se tendr por aceptada. El convenio, en su caso, deber formalizarse dentro de los treinta das naturales siguientes a uno u otro suceso.

Casos importantes.
El constructor en ningn momento podr ejecutar obra adicional que previamente y por escrito no haya sido autorizada por la dependencia, a menos que se trate de una emergencia o sea un caso excepcional que ponga en riesgo a terceros. Artculo 74. Si durante la vigencia del contrato, el contratista se percata de
la necesidad de ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catlogo original del contrato, deber notificarlo a la dependencia o entidad de que se trate, para que sta resuelva lo conducente; el contratista slo podr ejecutarlos una vez que cuente con la autorizacin por escrito o en la bitcora, por parte de la residencia de obra, salvo que se trate de situaciones de emergencia en las que no sea posible esperar su autorizacin. La dependencia o entidad deber asegurarse de contar con los recursos disponibles y suficientes dentro de su presupuesto autorizado. Por su parte, el contratista ampliar la garanta otorgada para el cumplimiento del contrato en la misma proporcin sobre el monto del convenio.

Casos importantes.
De la misma manera, tampoco podr ejecutar conceptos fuera de catalogo sin la debida autorizacin escrita del supervisor, debiendo presentar antes de 30 das un expediente donde se reflejen los analisis de precios unitarios que se autorizaron para su ejecucin. Artculo 77. Si durante la vigencia del contrato surge la necesidad de
ejecutar trabajos por conceptos no previstos en el catlogo original del contrato, el contratista dentro de los treinta das naturales siguientes a que se ordene su ejecucin, deber presentar los anlisis de precios correspondientes con la documentacin que los soporte y apoyos necesarios para su revisin; su conciliacin y autorizacin deber realizarse durante los siguientes treinta das naturales a su presentacin.

En todos los casos, la dependencia o entidad deber emitir por escrito al contratista, independiente de la anotacin en bitcora, la orden de trabajo correspondiente. En tal evento, los conceptos, sus especificaciones y los precios unitarios quedarn incorporados al contrato, en los trminos del documento que para tal efecto se suscriba.

Casos importantes.
En el proceso de revisin de los conceptos fuera de catalogo, es posible mantener el flujo financiero de la empresa, siempre que medie la informacin mnima en bitcora para asegurar el uso de los insumos requeridos.

Artculo 78. - Si por las caractersticas y complejidad de los precios unitarios

no considerados en el catlogo original, no es posible su conciliacin y autorizacin en el trmino sealado en el artculo anterior, las dependencias y entidades, previa justificacin, podrn autorizar hasta por un plazo de cuarenta y cinco das naturales, el pago provisional de los costos directos de los insumos que efectivamente se hayan suministrado o utilizado en las obras, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

Casos importantes.
I.

Que cuente con la autorizacin del residente de obra y del rea encargada de los precios unitarios y, en su caso, del supervisor; Que los pagos cuenten con el soporte documental necesario que justifique que el contratista efectivamente ya realiz su pago, tales como facturas, nminas, costos horarios, entre otros; Que el residente de obra y, en su caso, el supervisor lleven un control diario, con sus respectivas anotaciones en bitcora, de los siguientes conceptos: a. Consumo de material, de acuerdo a lo requerido por los trabajos a ejecutar; b. Cantidad de mano de obra utilizada y las categoras del personal encargado especficamente de los trabajos, la que debe ser proporcionada en forma eficiente, de acuerdo con la experiencia en obras similares; c. Cantidad de maquinaria o equipo de construccin utilizado en horas efectivas, los que deben ser proporcionados en forma eficiente y con rendimientos de mquinas y equipos nuevos, y d. Cantidad o volumen de obra realizado durante la jornada.

II.

III.

Casos importantes.
Los supervisores de acuerdo al Art. 86, del RLOP. Deben de realizar anotaciones de avances y aspectos relevantes, diariamente. En cuanto a la entrega de revisin de las estimaciones, de acuerdo al Art. 103, es una obligacin del supervisor realizar el asiento de la fecha de entrega. Finalmente, Artculo 135.- Para iniciar el procedimiento de recepcin de los trabajos, el contratista a travs de la bitcora o por oficio, deber notificar la terminacin de los trabajos, para lo cual anexar los documentos que lo soporten e incluir una relacin de las estimaciones o de gastos aprobados, monto ejercido y crditos a favor o en contra.

Bibliografa.
Ley de Obra Pblica Federal 2000 Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chiapas 2004 Reglamento de Ley de Obra Publica Federal 2005. Ponencia realizada por en el seminario para Directores Responsables de Obra de Tapachula, Ing. Jos de Jess Rodrguez Lpez; del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula. Ponencia preparada por el Ing. Jos Antonio Toriello Elorza, del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula.