AUXILIAR DE CONTABILIDAD SISTEMATIZADA OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de auxiliar contable.

ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el auxiliar contable. DEPENDENCIA:El cargo de auxiliar contable de acuerdo al organigrama de la empresa, depende de manera directa de la gerencia. Estado civil: No aplica Tener Mnimo 6 meses de experiencia en el manejo de programas contables. Grado de escolaridad: Bachiller Conocimientos bsicos de: Sistemas y contabilidad Conocimientos especiales en: Manejo de paquetes contables Liquidaciones de retencin en la fuente, iva, aportes a la seguridad social y fondos de pensiones Conciliaciones Bancarias Disponibilidad de tiempo: El requerido por el cargo. Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones especiales: Debe ser una persona honesta, responsable y cumplidora de las labores asignadas. Demostrar habilidades en el manejo de software y calculadoras electrnicas. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Elaboracin de ingresos por concepto de pago de crditos. Elaboracin de descuentos y envi de los mismos a Empresas convenios Copia de seguridad diaria y mensual Pago de seguros de vida, cartera, aportes y dems seguros obligatorios Envo de reportes de seguros de vida Elaboracin de ingresos por recaudos de Nmina Empresas convenios Elaboracin de conciliaciones Bancarias. Elaboracin y pago de retefuente Orientacin y entrega de extractos de descuentos detallados a los asociados Notas de ajustes Generales en contabilidad y cartera Entrega de descuentos detallados a los asociados (colillas de descuentos). Notas de ajustes generales. Cuadre de mdulos de cartera con contabilidad Envi en medios magnticos a dian. Colaboracin con la informacin para Revisora, Gerencia y Contador Reglamos de seguros antes ante las entidades aseguradoras Redaccin de correspondencias pertinentes al Departamento de Contabilidad. Recibir visita de Teleinformtica, seguimiento al Software y actualizacin del mismo Recibir visita de Revisora Fiscal Conciliacin con proveedores Colaboracin con la Gerencia para la presentacin de los informes Recopilacin de documentos para solicitud de crdito ante los Bancos. Elaboracin de certificados retefuente Orientacin al cliente sobre los servicios que presta la empresa. Diligenciamiento y pago contribucin de reteica- reteiva- tasa bomberil cmara de comercio Elaboracin de pago a proveedores de servicios y bienes Pago y reembolsos de caja menor Preparacin de auxiliares de bancos para sus respectivas conciliaciones Informes preliminares de Balances Informe de la cartera al comit de Evaluacin de Cartera.

 Diligenciar formularios de declaraciones de renta. Revisin e impresin del libro de cartera. Impresin de libros auxiliares y principales. Informe y requerimientos a la Superintendencia, en medios magnticos. Diligenciamiento de plizas de manejo, vida, aportes y ahorros. Recopilacin de documentos para la solicitud de crditos ante los Bancos. Elaboracin del presupuesto mensual de ingresos y egresos . Flujo de caja. ASISTENTE DE CONTABILIDAD DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la Institucin. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS y Recibe, examina, clasifica, codifica y efecta el registro contable de documentos. y Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas. y Archiva documentos contables para uso y control interno. y Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos. y Transcribe informacin contable en un microcomputador. y Revisa y verifica planillas de retencin de impuestos. y Revisa y realiza la codificacin de las diferentes cuentas bancarias. y Recibe los ingresos, cheques nulos y rdenes de pago asignndole el nmero de comprobante. y Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados. y Participa en la elaboracin de inventarios. y Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. y Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. y Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. y Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. y Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. 1.- AMBITO DE LA ACTUACIN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja peridicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta. DINERO: Es responsable indirecto de ttulos y valores. INFORMACIN CONFIDENCIAL: Ninguna. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores, para la ejecucin normal del trabajo, a nivel operativo. SUPERVISIN: El cargo recibe supervisin especfica de manera directa y constante y no ejerce supervisin. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con personal de la unidad de contabilidad, a fin de ejecutar lo relativo al rea; exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin. RELACIONES EXTERNAS: Clientes y proveedores, asesores bancarios, 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes. RIESGO: El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y caminando peridicamente y requiere de un grado de precisin manual bajo y un grado de precisin visual medio. 3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIN: Bachiller Mercantil, ms curso de contabilidad de por lo menos dos (2) aos de duracin. EXPERIENCIA: Un (1) ao de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de registro de asientos contables. B) EDUCACIN: Bachiller. EXPERIENCIA: Cinco (5) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de registro de asientos contables. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: Tenedura de libros. Aritmtica simple. Sistemas operativos, hojas de clculo. Principios de contabilidad. Transcripcin de datos. Procedimientos de oficina. Procesamiento electrnico de datos. HABILIDAD PARA: Efectuar clculos con rapidez y precisin. Seguir instrucciones orales y escritas. Comunicarse en forma efectiva tanto de manera oral como escrita. DESTREZA EN: El manejo de mquina calculadora. En el manejo de microcomputador. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Entrenamiento en el sistema de su unidad. Contabilidad general computarizada. Tcnicas modernas de oficina. SECRETARIA DE DIRECCIN ADMINISTRATIVA 1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Direccin Administrativa 2. PUESTO: Secretaria de Direccin Administrativa 3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar en el manejo de la documentacin, as como en las coordinaciones delegadas por el Director Administrativo. 4. RELACIONES DE COORDINACION: Director Administrativo. 5. FUNCIONES GENERALES: Recepcionar, Archivar y entregar la documentacin a las Areas de la empresa y de otras instituciones. 6. FUNCIONES ESPECFICAS y Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos de la Direccin Administrativa. y Recepcionar la documentacin de los usuarios de la Direccin Administrativa, y luego derivarlo al Director Administrativo para su evaluacin respectiva. y Preparar la documentacin y los Informes que correspondan a la Direccin Administrativa. y Enviar la documentacin a los usuarios de la Direccin Administrativa y realizar el seguimiento respectivo si lo amerita. y Recepcionar las llamadas telefnicas y correos electrnicos e informar al Director Administrativo; as como realizar las llamadas telefnicas institucionales. y Archivar la documentacin de la Direccin Administrativa.

Orientar al usuario que acude a la Direccin Administrativa, con buen trato y calidez. Tener actualizado la agenda de reuniones, el directorio de usuarios y el cuaderno de cargo de la Direccin Administrativa. y Realizar los pedidos de tiles de oficina y el material para uso necesario. y Realizar las coordinaciones que son delegados por el Director Administrativo. y Tener un Back Up. con toda la informacin actualizada en la computadora. y Realizar otras funciones que se le pueda asignar. y Dar fe de la autenticidad y legalidad de los registros institucionales. y Publicar oportunamente, la informacin referida al funcionamiento del plantel tales como: calendario fechas para entrega y recepcin de documentos, requisitos o exigencias para los procesos institucionales, etc. Misin de la secretaria Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, adems de acompaar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa. y y Perfil de la secretaria Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes caractersticas: Buena presencia. - Desempearse eficientemente en su rea. - Persona de buen trato, amable, corts y seria. - Aptitudes para la Organizacin. - Excelente redaccin y ortografa. - Buenas relaciones interpersonales. - Facilidad de expresin verbal y escrita. - Dinmica entusiasta. - Persona proactiva y organizada. - Habilidades para el planeamiento, motivacin, - Facilidad para interactuar en grupos. liderazgo y toma de decisiones. - Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet - Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin. - Brindar apoyo a todos los departamentos. Funciones de una secretaria - Ser puntual en todas sus actividades de funciones. - Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente. - Hacer una evaluacin peridica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de stos. - Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado. - Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la empresa. - Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa. - Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los jefes de los compromisos y dems asuntos. - Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por t jefe. - Mejora y aprendizaje contino. Imagen de xito La imagen profesional es uno de los factores ms importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinacin balanceada de la salud fsica, emocional y espiritual de los sgtes elementos: Conocimientos. - Valores. - Modales. - Personalidad. - Tacto. - Humildad y Sencillez..