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RECURSOS HUMANOS Retroalimenta a tu equipo

Dar retroalimentacin a los miembros de tu equipo de trabajo les brinda el punto de vista de alguien que los observa (desde afuera) acerca de la forma en que est progresando su desempeo, as como asesora para resolver cualquier problema. Pero para algunas personas el hecho de escuchar la frase puedo hacerte un comentario? les genera miedo y ansiedad. Estas palabras pasan por un filtro en el cerebro que las traduce y lo que se escucha es: puedo hacerte pedazos? Por lo tanto, se corre el riesgo de llegar a percibir que la persona que ofrece la retroalimentacin es, de alguna manera, superior a quien la est recibiendo. En consecuencia, el receptor se pone a la defensiva. Aunque dar y recibir observaciones puede ser un proceso delicado, no hay duda sobre su valor como herramienta de recursos humanos para identificar problemas y solucionarlos. De ah la importancia que los dueos de negocio aprendan a manejar la retroalimentacin de forma correcta, a fin de que se logre el objetivo: ayudar a mejorar a su personal y hacer crecer su empresa. Aqu hay cinco pasos que te llevarn por el buen camino para hacer una crtica constructiva (y productiva) de alguno de tus colaboradores. 1. Crear seguridad. Lo creas o no, la gente que recibe retroalimentacin la pone en prctica slo el 30% del tiempo, de acuerdo con el neurocientfico Kevin Ochsner, de la Universidad de Columbia, EE.UU. Si la persona no se siente cmoda con los comentarios que le hacen, esto puede ocasionar que las observaciones terminen siendo improductivas. Si no tienes una relacin de amigo con un colega o colaborador, lo cual les permita decirse prcticamente cualquier cosa, entonces la recomendacin es agregar cortesa y seguridad a tu forma de abordar la retroalimentacin. El consejo es no ser malicioso. Por lo general, tu crtica no ser productiva si se centra en que la otra persona se sienta mal o si la haces quedar mal frente a sus compaeros. En vez de eso, construye oportunidades. Las situaciones especficas en que la gente sabe que est siendo evaluada son buenas para ofrecer retroalimentacin y, a la vez, desarrollar habilidades. 2. Equilibrar las opiniones. Ofrece por lo menos la misma cantidad de retroalimentacin positiva que de observaciones negativas. Lo positivo estimula los centros de recompensa del cerebro, lo que deja al receptor abierto a tomar una nueva direccin.

Lo negativo indica que se requiere hacer un ajuste; la respuesta amenazante se pone en marcha y se instala la actitud de defensa. Sin embargo, no evites la parte negativa o correctiva. Slo asegrate de darle seguimiento con una solucin que sugieras y midiendo resultados. 3. Ser especfico. La gente por lo regular responde mejor a la orientacin especfica y positiva. Evita decir cosas como necesitas ser ms participativo en las reuniones. Es demasiado ambiguo y se puede interpretar de diferentes maneras. Mejor, di algo especfico y positivo en relacin con la tarea que quieras abordar, como t eres listo, as que me gustara escuchar por lo menos una opinin tuya en cada reunin en que estemos trabajando juntos para progresar. 4. Actuar de inmediato. El cerebro adulto aprende mejor cuando se le sorprende en accin. Si esperas tres meses para decirle a alguien que su trabajo est en el nivel promedio, l o ella no podr captar los cambios que se requieren para modificar el rumbo. Es demasiado ambiguo y depende de la memoria (que puede ser deficiente). Por lo tanto, para que las observaciones se traduzcan en acciones, hay que hacerlas con cierta frecuencia. 5. Ser firme, no malo. Cuando alguien causa un problema en el trabajo y tienes que retroalimentarlo, comienza por preguntarle su perspectiva sobre la situacin. Evita decir cun estpidas fueron sus acciones, incluso si lo fueron. Luego, ofrece una retroalimentacin objetiva, especfica y orientada a progresar. Pregunta si l o ella entiende cules son tus expectativas. Infrmale que est siendo calificado y que tu labor es estar ah para ayudarlo a tener xito. Recuerda este dicho: las personas tienen el hbito de volverse lo que las impulsas a ser, no lo que siempre las ests fastidiando que deben ser.

Facilita los cambios en tu empresa


Los cambios ocurren inevitablemente en las empresas. Ya sea en los empleados, en la tecnologa, el espacio fsico o los clientes. Siempre, de una u otra forma, habr cambios, los cuales son necesarios, pero a veces, lamentablemente, no todos lo entienden as. Cmo lidiar con eso? Primero, debes dar a conocer a todo tu equipo la informacin; hablar sobre la necesidad del cambio, los objetivos, sus efectos y sus alcances. Intercambia opiniones con tu gente, pdeles retroalimentacin, considera el punto de vista de ellos. Adems, trata de que se involucren. Es decir, que participen en el diagnstico de la situacin, en la planeacin y ejecucin del cambio. A continuacin te damos algunos valiosos consejos al momento de implementar cambios en tu empresa:

- Da tiempo para aclarar dudas. - Ten en cuenta las necesidades de tu gente. - Refuerza continuamente los aspectos positivos del cambio. - No niegues los aspectos negativos. Habla lo ms realistamente de las consecuencias del cambio. - Da recompensas o estmulos para favorecer la aceptacin de la nueva situacin. - Si tu gente necesita algn entrenamiento para hacer frente a la nueva situacin, mndalos a tomar algn curso. - Si an no ests decidido a llevar a cabo el cambio, no lo anuncies. - No agredas a la gente que se opone al cambio. S razonable. - Planea cuidadosamente los tiempos para el cambio su proceso de planeacin, los anuncios y la ejecucin tanto como sea posible.

Cmo gestionar a tus teletrabajadores


El trabajo desde casa o teletrabajo se ha insertado entre las distintas regiones del mundo. En pases europeos y asiticos, por ejemplo, se ha transformado en una prctica muy comn, como sucede en la empresa British Telecom donde 40% de los 100 mil empleados trabajan de manera remota. Segn la propia compaa, este alto porcentaje se debe a los beneficios que obtienen de aquella modalidad pues invierte menos en insumos y elimina los gastos de los empleados en desplazamiento. A pesar de estos beneficios, la mayora de los empresarios mexicanos no creen en esta frmula, porque piensan que no tienen el control sobre su empleado. Segn un reciente estudio de Yankee Group, encargado por HP, un 42% de las empresas de Brasil, Mxico y Colombia tiene al menos un 10% de sus empleados trabajando a distancia. Las compaas que lo utilizan dan crdito a la posibilidad de evadir el "tiempo muerto" que representa laborar en grandes ciudades, por los altos ndices de conflictividad vial que se presentan todos los das. Teniendo en cuenta esto, los expertos aseguran que como pequeo o mediano empresario valdra la pena darse la oportunidad de aplicarlo durante un periodo determinado. Sin embargo, el teletrabajo viene tambin acompaado de obligaciones y complejidades que no todos son capaces de superar. Entonces, qu podemos hacer para optimizar esta nueva realidad laboral?

Objetivos
Cuando una buena parte de tu plantilla no trabaja en tus instalaciones, puede resultar complicado que entiendan qu es lo que tienen que hacer en cada momento. Ante ello, eres t quien debe tomar las riendas y gestionar todo el trabajo con herramientas que van desde la clsica listas de tareas, las fechas de entrega programadas, o los gestores de proyectos.

Equipo
Aunque puede que muchos de tus teletrabajadores nunca lleguen a conocerse en persona, es importante que sepan que estn trabajando en un proyecto comn, y por lo tanto deben entender que no son islas, sino parte de un todo. Lo ideal es realizar, de vez en cuando, una videoconferencia o agendar reuniones a las que asista todo el personal.

Herramientas adecuadas
Es primordial, para completar de mejor forma su trabajo, garantizar que todos tus teletrabajadores, cuenten con todas las herramientas necesarias para realizar su trabajo; desde equipos de cmputo, hasta programas, software y dispositivos mviles que faciliten sus tareas.

Comunicacin regular
Uno de las situaciones ms frustrantes para todo teletrabajador es no recibir ningn tipo de feedback o retroalimentacin por parte de la empresa para la que trabaja. Muchas veces puede acabar por tener la sensacin de " no importa la calidad del trabajo" que est desarrollando porque al final cobra puntualmente a fin de mes sin recibir ningn comentario. Una buena poltica de comunicacin implica que el teletrabajador sea parte activa de la empresa.

Relaciones humanas
Aunque parezca mentira que tengamos que recordar estas cosas, no podemos sino en insistir que nuestros teletrabajadores aunque no lo veamos, son personas, no robots que nos entregan trabajo va e-mail. Por lo tanto, siempre hay que tratarlos como tal.

Cmo administra el gerente moderno?


El control del personal se ha convertido en una norma en la administracin de los recursos humanos y en la mayora de las empresas sigue siendo un tema de abuso en el lugar de trabajo, con supervisores y administradores que no han entendido la realidad de la gestin de hoy en da.

Qu es lo que realmente necesita un gerente para desarrollar su labor correctamente en estos tiempos? Tradicionalmente, el papel del gerente siempre ha sido mantener un control ms o menos constante en el personal, para dirigir y supervisar. Al paso del tiempo, como esto no fue siempre prctico, los empleados en muchos lugares de trabajo fueron obligados a llenar las famosas time sheet (hojas de trabajo), como si la simple asistencia fuera garanta de un trabajo productivo. Estas tcnicas de gestin no son del todo una cosa del pasado. En muchas instituciones an existe una cultura jerrquica tradicional, por ejemplo, en algunos negocios, la mejor ruta para el progreso sigue siendo ser el primero y ltimo en salir de la oficina. Tal prueba es tan irrelevante como el "time sheet" y con ello llevan a sus colaboradores a evitar cualquier situacin personal como un embarazo, tener que cuidar a sus nios pequeos e incluso los privan de tener una vida fuera del trabajo y un sentido razonable de prioridades. La clave de la gestin en el lugar de trabajo moderno o couching es olvidarse del control, y pensar ms bien en la motivacin, fomentar el trabajo en equipo, la creatividad y capacidad de respuesta. Entonces, cuando se trata de la organizacin, necesita estar constantemente al acecho de una nueva tecnologa que le permita transferir informacin, comunicar efectivamente las decisiones y activar proyectos ms rpidamente y a buen precio. Tomemos un ejemplo, las reuniones de trabajo, a lo largo del siglo XX fueron necesarias para que los principales responsables, jefes de departamento o altos directivos estuvieran juntos en un lugar y hora, se les convocaba a todos a un lugar determinado y se organizaban viajes por carretera, ferrocarril, mar o aire. Para los ltimos aos, la opcin de videocomunicacin ha sido ampliamente usada para tal fin, pero los viejos hbitos tardan en morir y no todas las consideraciones ambientales podran prevenir que la mayora de las empresas inviten a sus lderes alrededor del mundo a reunirse en una sala de juntas o centro de conferencias. Esto me lleva a citar la situacin que se present el pasado mes de abril de 2010 cuando estall el volcn en Islandia. El envo de las nubes de cenizas ondeando por todo el espacio areo europeo, provoc varias semanas de caos para la aviacin civil; de pronto la demanda de videoconferencia despeg de forma que los aviones no pudieron. Y adivinen qu? La gente descubri que funcionaba tan bien como si estuvieran reunidos cara a cara, por no mencionar el ahorro de tiempo, molestias y dinero.

La tecnologa ha cambiado la gestin


La tecnologa moderna ha cambiado muchos aspectos de la gestin del da a da tambin. La telefona mvil significa que un gerente de ventas puede mantenerse en contacto permanente con sus equipos de ventas muy dispersos, mientras que los sistemas GPS

permiten que los centros de servicios puedan seguir el progreso de los ingenieros y los equipos de mantenimiento, y permiten a los administradores controlar el movimiento de sus empleados mviles y productos. Frente a este imperativo estratgico proporcionar el trabajo a las personas y no al revs- el trabajo del gerente se torna an ms importante. Lo que no ha cambiado es el hecho de que mientras las personas se unan a organizaciones, casi siempre existirn supervisores. La vida diaria como empleado an se rige en gran medida por la persona o personas a las que se les informa. Si esa persona intenta controlarte o intimidarte es slo cuestin de tiempo para empezar a buscar trabajo en otra parte. En cambio, si te tratan con consideracin, te reconocen y recompensan tus xitos, esto te ayudar a ser ms productivo, aumentando as el valor de su propio mercado, y es ms no slo quieres quedarte, sino laborar an mejor. Con demasiada frecuencia en el pasado, la gente fue promovida a puestos de direccin dependiendo de los aos de servicio o la han promovido en virtud de su personalidad asertiva que, en el peor de los casos, stos han sido los ms hbiles aduladores. Estas rutas son ms propensas a expulsar de sus filas al mejor talento. Por el contrario, la cualidad ms necesaria del gerente moderno es la capacidad de empata -gracias a MyersBriggs y otras tcnicas psicomtricas-, esto no es tan difcil de identificar. Una vez identificados, los gerentes adecuados se les debe proporcionar el conocimiento necesario: recibir todo el apoyo y la formacin que necesitan para sacar lo mejor de las personas que dependen de ellos. Por ltimo, deben ser recompensados de acuerdo a los resultados que sus equipos logren. Las empresas modernas realmente dependen de su capital humano, para sacar el mximo partido de ellos, por eso, necesitamos los mejores gestores que podemos encontrar.

Cultura y Clima Organizacional


Las empresas, franquicias o negocios, sin importar el tamao del que sean, tienen una Cultura y un Clima Organizacional propios. Esto se logra cuando se cuenta con una serie de significados comunes, donde la personalidad de cada colaborador les caracteriza y diferencia de otras empresas, determinando cierta influencia que la cultura de la organizacin ejerce en los miembros de la misma. Cuando la empresa consigue consolidar sus patrones culturales, asume una vida propia. La Cultura Organizacional se relaciona con las normas escritas y no escritas de una empresa, las cuales deben seguir los colaboradores para funcionar correctamente dentro de la empresa. sta puede incluir: los planes estratgicos (visin, misin, objetivos entre otros) y aspectos de tipo administrativo y de recursos humanos, por ejemplo procedimientos para capacitacin, tomar vacaciones, ausencias, entre otras.

Algunas personas dicen "todos quieren ser parte de las organizaciones importantes y exitosas". Para ingresar a este tipo de empresas hay miles de solicitudes. Incluso hay personas que esperaron aos, pacientemente, para ingresar a la empresa de su predileccin por el simple hecho de pertenecer a esa cultura. La Cultura de una Organizacin es la consecuencia de las costumbres, tradiciones, procedimientos y sistemas con los cuales opera y funciona. En el caso de una Pyme, es el emprendedor que la crea quien le imprime su carcter a la organizacin desde que inicia actividades. El creador de una Pyme tiene ideas claras de lo que quiere, y seleccionar a las personas que le acompaarn en su aventura, a quienes cree que comulgarn con sus ideas. Por su parte, el Clima Organizacional es la atmsfera dentro de la compaa -lo que se respira en ella- y tiene que ver con el conjunto de sentimientos y emociones favorables y desfavorables que perciben los empleados sobre su lugar de trabajo, la toma de decisiones, las relaciones interpersonales, la comunicacin informal, entre otros. Podemos afirmar que el Clima Organizacional repercute en una mayor calidad en la vida de su personal y, como consecuencia, se reflejar en sus productos y servicios. De all que se diga que las percepciones sobre el clima organizacional son un elemento clave del comportamiento de los individuos en las organizaciones. El reto que enfrentamos al intentar hacer mejoras en una organizacin, es modificar una cultura arraigada, de manera que se ajuste a las nuevas circunstancias comerciales o tecnolgicas. Ya que de lo contrario, esta misma cultura puede ser una carga para la empresa que pretende adaptarse a los cambios del mercado y de ambientes laborales. Por ello, se recomienda innovar constantemente, para mejorar da con da la Cultura Laboral y ser en parte ms sencillo para los colaboradores acoplarse al cambio. Una vez entendido esto, podemos darle los matices necesarios para establecer el Clima Organizacional a nuestra empresa, de manera en la cual todos ganemos si aportamos actitud, respeto y buena voluntad para hacer el ambiente ideal en donde trabajamos.