1. GENERALIDADES 1.- Con que nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones modernas? R.- Sistema nervioso 2.

- Que objeto tiene el trabajo de la oficina? R.- Facilitar el trabajo de una empresa 3.- De que naturaleza son las labores de la oficina? R.- La mayora de las actividades estn precedidas, acompaadas y seguidas de un papel, se relacionan con la recopilacin, registro y transmisin de datos. 4.- Que clase de medidas puede tomar la Direccin, cuando cuenta con la informacin necesaria? Enumere algunas. R.- Antes de tomar cualquier decisin es indispensables contar con la informacin necesaria, y es as como puede la direccin, en el momento oportuno. *Dictar las medidas para incrementar la produccin. *Reducir costos. *Estimular al personal. *Adquirir las materias primas. *Despachar los pedidos. *Conservar el alto nivel las relaciones con terceras o entidades. *Conceder los crditos *Mejorar los servicios Por ejemplo, incrementar la produccin, reducir costos, estimular al personal, adquirir las materias primas, despachar los pedidos, etc. 5.- En donde sern manejados ordenadamente los mltiples documentos que elabora una oficina? R.- En los archivos con la finalidad de proporcionar la informacin 6.- Que funciones tiene la documentacin de los Archivos? R.- Guardar y organizar. Garantizar la conservacin y custodia. Facilitar la documentacin y la informacin. Tiene una funcin histrica de la institucin, informacin sobre sus xitos, fracasos, sus circunstancias y condiciones. En si tiene una mltiple funcin: histrica, analtica, previsora y supervisora. 7.- Que similitud existe entre el "archivo" y la "memoria"? R.- La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para nosotros es, la memoria, esta contiene recuerdos e informacin que nos ayuda. 8.- Que elementos requiere el ordenado manejo de los documentos? R.- Requiere de prcticos, racionales. O de bondad indiscutible, la presencia de personal tcnicamente preparado en distintos grados.

9.- Que finalidades persigue la enseanza de la Archivonomia? R.- Es la adquisicin de los conocimientos sobre ella misma, y la uniformizacin de los sistemas y mtodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos. 10.- De que se ocupa la Archivonomia? R.- A la administracin de los archivos, que comprenden la Planeacin, Integracin, Ejecucin y Control. 11.- Que significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administracin de los archivos? R.- PLANEACION: metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales. ORGANIZACION: representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecucin para la conexin y coordinacin, sistemtica y metdica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente. INTEGRACION: con apoyo a lo anterior pone en armnica cooperacin a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento. CONTROL: como instrumento de medicin y correccin de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido, y de las tareas y su ejecucin. 12.- Como se ha formado el termino Archivonomia? R.- Es un neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nom que significa regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como registro de la informacin. 13.- Que significado tienen los siguientes trminos? R.- ARCHIVAR: Accin de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que sealan los sistemas y los mtodos. ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que, como tcnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos. ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservacin. 14.- Que es un archivo central? R.- son unidades de servicio que, concentrando toda la documentacin de una institucin, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias; es decir existe un solo archivo. 15.- Cuales son las caractersticas del Archivo local? R.- Se localiza en cada dependencia de la institucin y, por consecuencia, se forman tantos expedientes. 16.- Cual es el archivo que contiene toda clase de documentos? R.- Los generales 17.- Cual es el que contiene documentos de una misma especie o similares?

R.- Los archivos parciales. 18.- Cuales son las divisiones de los archivos, por su destino? R.- Son tres, archivos pblicos, privados y secretos. 19.- Que es archivo directo y que, archivo indirecto? R.- ARCHIVO DIRECTO: los que no requieren catlogos en la localizacin y consulta de expedientes. ACHIVO INDIRECTO: estos equierendel auxilio y precisin de los catlogos para la localizacin y consulta de los expedientes. 21.- Cuando se denomina a un archivo cualitativo y cuando cuantitativo? R.- CUALITATIVO: son de gran calidad en su documentacin y por consecuencia requieren de la aplicacin mxima de las tcnicas de archivo. CUANTITATIVOS: son de gran volumen en su documentacin. 22.- Como se divide el archivo, atendiendo a los signos empleados? R.- son dos, archivos numricos y alfabticos. 23.- CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS?
Local, mobiliaria y equipo, documentacin y personal

24.- CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO Y POR QUE?
La documentacin: Es el elemento ms importante entre lo que integran los archivos, la archivonomia y sus tcnicas estn destinados a aquellas. La documentacin porque en se integran todos los archivos

adems de que su contenido es fundamental. 25.- CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO? Las condiciones del local debe n buscarse la funcionalidad o la adaptabilidad del local. Adems del rea ideal en forma rectangular y desechar la anchura. 26.- CUALES SON LAS CARACTERSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS ARCHIVOS CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS: rea suficiente de forma, rectangular y desechar la de escasa anchura y mucha longitud o una serie de pequeas superficies de forma irregular. AREA: determinacin del lugar y superficie con la que cuenta el local. PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS: el incendio y la humedad de tal manera que garantizan a los documentos de correr estos peligros y sus condiciones de instalaciones, construccin y situacin. A) ORIENTACIN: adecuada es hacia el sur, despus al oriente o al poniente y la ms conveniente es al norte. B) ILUMINACIN: la natural es la mejor y en el caso de la artificial esta debe ser suficiente, sin reflejos y sin sombras y con buena difusin de la luz lo que se logra con una buena distribucin simtrica.

C) TEMPERATURA Y VENTILACIN: no es simple cuestin de higiene, pues en la actualidad tienen ntima relacin con el rendimiento eficiencia de los empleados adems de que influyen en la conservacin de los documentos. D) DECORACIN: debe evitar todo aquello que favorezca la acumulacin del polvo para emplear materiales que renen las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza. E) INSTALACIONES ACCESORIAS: debe presentar un taller de encuadernacin y uno de fotografa, adems de los vestuarios tocadores y sanitarios indispensables. MOBILIARIO Y EQUIPOS: MOBILIARIO Y EQUIPOS: Los muebles ms importantes e imprescindibles en el archivo, son 3: el archivero, el
tarjetero y el estante. El personal de los archivos: Tcnico en la materia, o sea en la archivonomia, debe de ser el archivista. Dominio completo de la referente a la clasificacin, catalogacin, formacin de los expedientes, manejo conservacin y control de los documentos. La documentacin: Es el elemento ms importante entre lo que integran los archivos, la archivonomia y sus tcnicas estn destinados a aquellas.

A) ARCHIVERO: es un mueble seccional, metlico, de 1, 2, 3, 4, 5, o 6 gavetas, o cajones. B) GAVETA: es de cartn, plstico o acrlico, similar a la gaveta de un archivero vertical, las hay en

varios tamaos, segn su utilidad: archivo muerto o directorio personal. Tiene en sus paredes
laterales exteriores, la parte del mecanismo de suspensin y deslizamiento correspondiente a la otra parte del propio mecanismo, adosa a la estructura interna el archivero. Es necesario hacer nfasis de este mecanismo. C) ESTANTE: es un mueble de estructura mecnica de longitud y altura variables de conformidad con lo local: est compuesto de pies-derechos y entrepaos; los primeros estn dispuesto verticalmente y los segundos horizontalmente. D) TARJETERO: son clasificadoras de tarjeta de los catlogos es semejante a la gaveta de los archivos pero reducida en su tamao ya que en el interior tiene 127x76mm.que son las dimensiones ms usadas en las tarjetas de cedulas de catalogacin. E) OTROS MUEBLES: las cajas archivadoras y pastas o tobillos archivadoras son indispensables. 27.- CUAL ES EL OBJETO PRIMORDIAL DE LOS ARCHIVOS? Los documentos o documentacin.
De estos elementos es primordial en los archivos la documentacin puesto que el local, los muebles y equipo, y el personal, estn destinados a contener y manejar los citados documentos.

28.- CUALES SON LAS GRANDES RAMAS EN QUE SE DIVIDE LA DOCUMENTACIN? Bibliografa, biblioteconoma, enciclopedia, archivstica y museografa. 29.- COMO SE GENERAN U ORIGINAN LOS DOCUMENTOS? Se origina por una parte llamad correspondencia (segn la academia de la lengua) y por otra parte en multiplicidad de documentos muy diversos que generan las propias oficinas. 30.- CUALES SON LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN ARCHIVISTA? Dominio completo de lo referente a la clasificacin, catalogacin, formacin de expedientes, manejo, conservacin y control de los documentos.

31.- CUALES DEBEN SER LAS PRINCIPALES CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA? Cualidades de integridad, solvencia moral, reconocida honradez y discrecin absoluta 32.- CUALES SON LAS REGLAS DE HIGIENE QUE DEBEN OBSERVARSE EN LOS ARCHIVOS? Los documentos deben ser motivo de constante, limpieza para evitar el polvo y sus consecuencias; hay que someterlas a fumigaciones y abolir; estrictamente, la practica viciosa de humedecer con saliva o esponja.
Los documentos, muebles y locales deben ser motivo de constante limpieza. El archivista debe aplicar todas las normas higinicas que son comunes para toda persona civilizada.

33.- QUE ELEMENTOS SE UTILIZAN COMO AYUDA PARA LA CLASIFICACIN DOCUMENTARIA?

Lo fundamental para su orden documentario es el sistema o mtodo que se adopte para su clasificacin, pero en su ayuda se utilizan principalmente las carpetas, las guas principales y auxiliares o sub-guas los marbetes y los jinetes.

34.- QUE ENTIENDE USTED POR UNA CARPETA?

Son de cartulina, los hay de varios colores y en tamao carta y oficio; cuando contienen documentos y la pestaa est rotulada, recibe el nombre de expediente. Es importante considerar el grosor de ste al archivar los documentos, para ello es preferible elaborar legajos y evitar que los documentos se maltraten.
35.- QUE SON LAS GUAS?

Son de material resistente; las hay en varios colores y tamaos: carta, oficio y algunas ms pequeas para directorios personales. Tienen un borde superior o pestaa para indicar lo que contiene el expediente o el sistema bajo el cual estn archivados, las guas siempre deben anteceder a los expedientes y pueden ser alfabticas o numricas.