DIAGNSTICO: LO HALLADO EN INTERESTUDIOS

LO QUE SUGIERE EL PMBOK

12.1. GESTION DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTOS

1. Lnea Base del Alncance: Enunciado del Alcance, EDT, Diccionario de la EDT. La documentacin de los requisitos se evidencia en las 2. Documentacin de requisitos del proyecto y requisitos con especificaciones tctinas del proyecto. implicaciones contractuales y legales. En algunos proyectos se evidencian acuerdos legales 3. Acuerdos para trabajar en equipos (consorcios y uniones contractuales como son los consorcios y uniones temporales. temporales). Se asume que INTERESTUDIOS toma las plizas y seguros 4. Registro de Riesgos. requeridas por el cliente. 5.Acuerdos contractuales relacionados con los riesgos En algunos casos la identificacin de los riesgos est (seguros, plizas, grantas, etc.). establecida por el cliente en los documentos de las 6. Requisitos de Recursos de la Actividad. especificaciones. 7. Cronograma del Proyecto. Entre los activos de los procesos de la organizacin tienen un 8.Estimaciones de Costos de las Actividades. Plan de Calidad y formatos (compras resumen.xls), 9. Lnea Base del Desempeo de Costos. Procedimiento para las compras ((P-PA-000) y 10. Factores Ambientales de la Empresa (condiciones del ComprasV6.doc). mercado, productos, servicios disponibles en el mercado, Existe un cronograma para cada proyecto proveedores). 11. Activos de los Procesos de la Organizacin. 1. Anlisis de hacer o comprar (hace referencia a subcontratar o no algunos recursos de personal, materiales o equipos). 2. Juicio de Expertos. 3. Tipos de contrato (precios fijos, costos reembolsables, por tiempo y materiales).

12.1.2. HERRAMIENTAS Y TCNICAS

12.1.1. ENTRADAS

Utilizan juicio de expertos del cual se asume que realizan el anlisis de hacer o comprar. No se encontr una tipologa de contratos.

1. Formato de Requisitos (_(F-PA-004_) Requisicin.pdf). 2. Formato de Proveedores (_(F-PA008_)RegistroProveedores V02 modificado 2008.pdf). 3 Formato de Seleccin de Proveedores (_F-PA-009_ IDENTIFICACION Y SELECCION PROVEEDORES V01.pdf). 4. Evaluacion de Proveedores (_F-PA011_EvaluacinProveedores V01.pdf).

1. Plan de Gestin de las Adquisiciones: tipos de contratos a utilizar, mtodos para mitigar o trasladar el riesgo, etc. 2. Enunciado de trabajo relativo a la Adquisicin: Data Sheets. 3.Decisiones de hacer o comprar. 4. Documentos de la Adquisicin. 5. Crierios de Seleccin de Provedores. 6. Solicitudes de Cambio.

12.1.3. SALIDAS 12.2. EFECTUAR LAS ADQUISICIONES 12.2.1. ENTRADAS 12.2.2. HERRAMIENTAS Y TCNICAS

No se evidencia el Plan de la Direccion del Proyecto 1. Plan para la Direccin del Proyecto. INTERESTUDIOS maneja documentos para la adquisicin de 2. Documentos de la Adquisicin. productos y/o servicios tales como (Formato de Compras 3. Criterios de Seleccin de Proveedores. (compras resumen.xls), 2, Procedimiento para las compras ((P4. Lista de Vendedores Calificados. PA-000) ComprasV6.doc). 5. Propuesta de los Vendedores. Cuentan con un listado de vendedores (proveedores de 6. Documentos del Proyecto. servicios) en el documento F-PA-008 "Registro de 7. Decisiones de Hacer o Comprar. Proveedores" y un documenta de identificacin y seleccin 8. Acuerdos para Trabajar en Equipo. de proveedores F-PA-009. 9. Activos de los Procesos de la Organizacin. 1. Conferencia de Oferentes. INTERESTUDIOS no maneja Plan de Direccin de Proyectos. 2. Tcnicas de Evaluacin de Propuestas. Se asume que dejan "soportes" de todas las compras que se 3. Estimaciones Independientes. realizan durante la ejecucin de cada proyecto. 4. Juicio de Expertos. Se presume que aplican las tcnicas de Juicio de Expertos, 5. Publicidad. publicidad y bsqueda en Internet. 6. Bsqueda en Internet. 7. Negociacin de las Adquisiciones. Se asume que INTERESTUDIOS suscribe documentos formales para efectuar las adquisiciones como contratos, rdenes de compra y rdenes de servicio. Tienen un listado de proveedores tipo A y tipo B (F-PA-008). Realizan una evaluacin de sus proveedores mediante el formato F-PA-007. 1. Vendedores Seleccionados. 2. Adjudicacin del Contrato de Adquisicin. 3. Calendarios de Recursos. 4. Solicitudes de Cambio. 5. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto. 6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

12.3.1. ENTRADAS

12.2.3. SALIDAS

SICIONES

Se asume que INTERESTUDIOS tiene documentos formales de las adquisiciones como contratos, rdenes de compra y rdenes de servicio debidamente aprobados. Cuentan con una evaluacin de desempeo de sus proveedores mediante el formato F-PA-007.

1. Documentos de la adquisicin. 2. Plan para la Direccin del Proyecto. 3. Contratos. 4. Informes de Desempeo. 5. Solicitudes de Cambio Aprobadas. 6. Informacin sobre el Desempeo del Trabajo.

12.3. ADMINISTRAR LAS ADQU

12.3.2. HERRAMIENTAS Y TCNICAS

Se presume que tienen un sistema de pagos, que hacen inspecciones y auditora e inspecciones a los proveedores. Tienen informe de desempeo de proveedores. Cuentan con un sistema de gestin de registro (P-PQ005)

1. Sistema de Control de Cambios del Contrato. 2. Revisiones del Desempeo de las Adquisisciones. 3. Inspecciones y Auditoras. 4. Informes de Desempeo. 5. Sistemas de Pago. 6. Administracin de Reclamaciones. 7. Sistema de Gestin de Registros.

12.3.3. SALIDAS 12.4.1. ENTRADAS 12.4.2. HERRAMIENTAS Y TCNICAS 12.4.3. SALIDAS

1. Documentacin de la Adquisiscin. Se asume que INTERESTUDIOS tiene documentos formales de 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la las adquisiciones como contratos, rdenes de compra y Organizacin. rdenes de servicio debidamente aprobados. 3. Solicitudes de Cambio. 4. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto. INTERESTUDIOS no maneja Plan de Direccion de Proyectos Se asume que dejan soportes de todas las compras que se 1. Plan para la Direccin del Proyecto. realizan durante la ejecucin de cada proyecto. 2. Documentos de la Adquiscin.

12.4. CERRAR LAS ADQUISICIONES

Existe un procedimiento para auditoras al proceso de 1. Auditoras de la Adquisicin. compras (F-PG-003). 2. Acuerdos Negociados. Se presume la existencia de acuerdos de negocios. 3. Sistema de Gestin de Registros.

No se evidencia actas de cierre con los proveedores, ni el 1. Adquisiciones Cerradas. archivo de adquisiciones, que incluya tambin la aceptacin 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la de los entregables y la documentacin sobre lecciones organizacin. aprendidas.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES

Hacer la lnea base de costos, la estimacin de costos por cada actividad (segn la EDT). Realizar un anlisis y Registros de Riesgos propios por parte de INTERESTUDIOS.

Documentar el anlisis de hacer o comprar.

Incluir en el F-PT-004 "Planificacin del Servicio" un captulo para documentar el anlisis de la decisin de hacer o comprar. Ajustar el procedimientos de compras P-PA-000 V.6 para aplique a cualquier adquisicin de recursos del proyecto y no slo de compras.

Por parte del Gerente de proyectos la elaboracin del Plan para la Direccin del Proyecto. As mismo elaborar procedimientos y formatos que permitan verificar y legalizar todo las Adquisiciones que se hagan durante la ejecucin del proyecto. Cuando haya compras estratgicas, elaborar documentos para la adquisicin de productos y servicios.

Utilizar tcnicas propuestas por el PMBOK tales como Conferencia de Oferentes y Estimaciones Independientes

Hacer el Plan de Direccin del Proyecto. Elaborar un Calendario de Recursos (de acuerdo a la EDT y al cronograma de actividades). Manejar las solicitudes de cambio. Actualizar todos los documentos del proyecto.

Elaborar el Plan de Direccin de Proyectos. Tener en cuenta las solicitudes de cambio aprobadas.

Establecer un sistema de control de cambios de los contratos. Establecer procedimiento para la administracin de reclamaciones.

Complementar la documentacin de la Adquisicin (el cronograma de adquisiciones, las solicitudes de cambio, los cronogramas de respaldo y los cambios del contrato no aplicado).

Elaborar el Plan de Direccin de Proyectos.

Elaborar el sistema de Gestin de Registros (dossier de compras).

Elaborar acta de cierre (liquidacin) de los contratos con los proveedores cuando los entregables hayan sido recibidos a satisfaccin. Documentar las lecciones aprendidas.