MANUAL DE MEDIOS MAGNTICOS

Existen dos tipos de informes de medios magnticos : 1- Movimiento Ej. Formatos 1001-1002-1003-1005-1006-1007 2- Acumulados Ej: Formatos 1008-1009 Los formatos Acumulados (Ejemplo Cxc, Cxp) se basan en todos los movimientos por terceros (incluyendo los movimientos de saldos originales) Es importante que dichos movimientos se encuentren correctamente digitados con su respectivo nit, de lo contrario los reportes no sern consistentes. Existen test para verificar dicha confiabilidad. Para ello puede ver las opciones de : Contabilidad-Terceros-Balance de Prueba Terceros Respecto a saldos originales por tercero, puede ver los reportes : Configurar-Saldos Originales-Editar Saldos Originales por Terceros

El xito del mdulo de Medios Magnticos consiste primordialmente en una buena parametrizacin contable, desagregando las cuentas segn concepto de impuestos, de movimiento etc.. Tambin es importante una buena codificacin de nits (terceros), para ello tenga en cuenta las siguientes recomendaciones El nombre de las personas naturales debe estar desagregado en Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre. Si no se desagreg el nombre correctamente al momento de crear el nit, puede hacerlo con la opcin Configurar-Nits-Codificar: Edicin Nits; empleando la opcin Desagregar Apellidos y Nombres Tambin puede hacerlo con la opcin Configurar-Nits-Edicin Masiva de NitsDesagregacin de Apellidos y Nombres Al registrar los impuestos ( Especialmente Retefuente e Iva) se debe haber digitado la base gravable. Si efecto asientos sin ste requisito, puede digitar las bases gravables con la opcin :Contabilidad-Impuestos-Editar Bases Gravables Si la empresa tiene saldos originales, no se olvide desagregar el saldo inicial en la opcin Configurar-Saldos Originales-Editar Saldos Originales por Terceros. Si la empresa trabaja los mdulos de cartera y ya entr los saldos originales de Cxc y _CxP por el mdulo, puede pasar dicho movimiento automticamente haciendo clic en el botn Importar Datos de Cxc y en Importar Datos de Cxp Esta opcin es primordial para efectuar los reportes de cuentas por cobrar y por pagar segn saldos.

Tareas previas: - Normalice bases : Configurar-Superutilidades-Normalizacin Haga clic en el botn Normalizar Bases Impuestos y Otros

Recomendaciones : Imprima el Listado de Formatos de Medios Magnticos. Opcin: Configurar-Maestros-Tabla de Listas Precodificadas En el campo Cdigo busque y seleccione el de MEDIOS MAGNTICOS DIAN1 En CLASE DE CATLOGO A IMPRIMIR seleccione 5-Solo Contenido Haga clic en el botn Imprimir Reporte

Imprima el reporte de movimiento mayorizado del periodo o ao que desea reportar. Opcin: Contabilidad-Asientos-Consulta y Reporte de MovimientoEn el campo Ao, seleccione el correspondiente, haga clic en el botn seleccionar todos los meses del ao, haga clic en el botn aceptar Haga clic en el primer botn (Tabla/Reporte de Movimiento Especfico) Active la opcin Reportar Mayorizado Haga clic en el botn Consultar Movimiento Haga clic en el botn Imprimir Haga clic en el botn Cerrar Vista Previa Haga clic en el botn Cancelar (Este reporte no es necesario imprimirlo) Sale un mensaje donde se notifica que comienza el informe Mayorizado. Haga clic en el botn Aceptar En la pantalla aparece el informe mayorizado que debe imprimir. Haga clic en el botn Cerrar Vista Previa e imprima ste reporte. Si una nit (tercero) no tiene codificado el campo de la direccin comercial, se toma la direccin residencial, si sta tampoco existe, aparecer en el campo respectivo el smbolo ? Si un registro de movimiento no tiene nit, aparecer el campo ? Si un Nit no tiene cdigo divipola (codificacin de Departamento, Municipio), se toma el cdigo de la configuracin de la empresa, si no se tiene xito en el registro, se coloca cero (0)

FORMATO 1001 Se supone que de las cuentas del formato 1001 se toma el movimiento db (Db-cr) conformando un saldo a reportar. Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta

FORMATO 1002 Se supone que de las cuentas del formato 1002 se toma el movimiento CR (CR-DB) conformando un saldo a reportar. Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta Para el plan contable comercial, se utiliza normalmente la cuenta 2365

FORMATO 1003 Se supone que de las cuentas del formato 1003 se toma el movimiento DB (DB-CR) conformando un saldo a reportar. Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta Para el plan contable comercial, se utiliza normalmente la cuenta 135515

FORMATO 1004 Se supone que de las cuentas del formato 1004

FORMATO 1005 : IVA DESCONTABLE Se supone que de las cuentas del formato 1005 son de naturaleza DB. El saldo se obtiene de restar (Db-Cr) y si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta Para el plan contable comercial, normalmente se reportan las cuentas 240802

FORMATO 1006: IVA GENERADO Se supone que de las cuentas del formato 1006 son de naturaleza Cr. El saldo se obtiene de restar (Cr-DB) y si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta Para el plan contable comercial, normalmente se reportan las cuentas 240801

FORMATO 1007 Se supone que de las cuentas del formato 1007 Es de naturaleza CR (Cuentas 4) El saldo se obtiene de restar (CR-DB) Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta

FORMATO 1008 SALDO DE CXC FORMATO 1009 SALDO DE CXP

Los socios o accionistas del exterior se deben informar en un solo registro con identificacin 444444000 y Razn Social: OPERACIONES DEL EXTERIOR, tipo documento 43 y direccin del informante. (Cree el nit respectivo) Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444445000 y con tipo de documento 43. En la direccin se diligencia la nomenclatura, la ciudad y el pas del tercero del exterior y en departamento y municipio los del informante. Los asalariados a quienes se les hubiese efectuado pagos por salarios, honorarios, comisiones, servicios y otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a veinte millones de pesos ($20.000.000), se reportaran acumulados en un solo registro con identificacin 222222222, razn social CUANTAS MENORES y tipo documento 43, en el concepto correspondiente, reportando la direccin del informante. (Cree el nit Respectivo)

ANEXO : ERRORES QUE SE DEBEN EVITAR 1. El tipo de nit no puede ser 100 -Otros Si el programa detecta este error, deja el tipo de Nit en cero (0) 11-REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO 12-TARJETA DE IDENTIDAD 13-CDULA DE CIUDADANA 21-TARJETA DE EXTRANJERA 22-CDULA DE EXTRANJERA 31-NIT 41-PASAPORTE 42-TIPO DE DOCUMENTO EXTRANJERO 43-SIN IDENT. EXTERIOR O USO DIAN 3- Si es tipo de identificacin 31-NIT debe tener dgito de verificacin (1 carcter numrico) de lo contrario no se diligencia - Si es un nit, la razn social debe ser diligenciada No debe ser diligenciado primer nombre y apellido y segundo nombre y apellidos - Si es un tipo de ident. 11, 12, 13, 21, 22, 41, la razn social no debe ser diligenciada Pero si el primer apellido y el primer nombre la direccin debe ser de mnimo 8 caracteres Cdigo del dpto 2 caracteres numricos Cdigo del municipio 3 caracteres numricos pas de residencia, 3 caracteres numricos

Si el pas de residencia es diferente a Colombia (169) No debe diligenciarse la razn social No debe diligenciarse el cdigo del dpto No debe ser diligenciado el cdigo el municipio No debe ser diligenciada la direccin

Cuentas Menores Razn Social : CUANTAS MENORES NIT: 222222222 Direccin (la del informante Cdigos de Municipio, Departamento y Pas, los del informante No lleva Primer Apellido, Segundo Apellido,Primer nombre, segundo nombre No lleva dgito de verificacin

NOTAS: - El programa detecta y corrige (si es del caso) los dgitos de verificacin de los nit No olvide antes de pasarlo de Excel al prevalidador, colocar el formato de texto para todos los campos Tampoco olvide diligenciar la priemera linea del prevalidador y despus si pasar el resto

RELACIN DE TTULOS DE CAMPOS REPORTADOS EN EXCL FORMATO 1001 : PAGOS TOTA1 SERIUL CODINT CAMCE1 APELLI1 APELLI2 NOMBRE1 NOMBRE2 NOMBRENT DIRCOM CAMCE2 CAMCE3 CAMCE4 CAMME20 CAMNE21 Concepto Tpo de Identificacin No. De Identificacin Dgito de Verificacin Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre Razn Social Direccin Cdigo Departamento Cdigo Municipio Cdigo de Pis Valor PAGOS O ABONOS EN CUENTA QUE NO CONSTITUYEN COSTOS O DEDUCCIN ******************************************************************* DB CR CARNUM3 Valor Movimiento Dbito Valor Movimiento Crdito NOMBRE DEL NIT

FORMATO 1002 : RETEFUENTE PRACTICADAS TOTA1 Concepto SERIUL Tpo de Identificacin CODINT No. De identificacin CAMCE1 Dgito de Verificacin APELLI1 Primer Apellido APELLI2 Segundo Apellido NOMBRE1 Primer Nombre NOMBRE2 Segundo Nombre NOMBRENT Razn Social DIRCOM Direccin CAMCE2 Cdigo Departamento CAMCE3 Cdigo Municipio CAMCE4 Cdigo de Pis VALBASE1 Valor Base para retencin CAMNE21 Valor Retenido ******************************************************************* DB CR CARNUM3 Valor Movimiento Dbito Valor Movimiento Crdito NOMBRE DEL NIT

FORMATO 1003 : RETEFUENTES QUE LE PRACTICARON TOTA1 Concepto SERIUL Tpo de Identificacin CODINT No. De identificacin CAMCE1 Dgito de Verificacin APELLI1 Primer Apellido APELLI2 Segundo Apellido NOMBRE1 Primer Nombre NOMBRE2 Segundo Nombre NOMBRENT Razn Social CAMNE21 Valor que le retuvieron ******************************************************************* DB CR CARNUM3 Valor Movimiento Dbito Valor Movimiento Crdito NOMBRE DEL NIT

No hay cdigo municipio, departamento, pas, direccin

FORMATO 1005 IVA DESCONTABLE

SERIUL Tpo de Identificacin CODINT No. De Identificacin CAMCE1 Dgito de Verificacin APELLI1 Primer Apellido APELLI2 Segundo Apellido NOMBRE1 Primer Nombre NOMBRE2 Segundo Nombre NOMBRENT Razn Social CAMNE20 Valor Iva Descontable ******************************************************************* DB CR CARNUM3 Valor Movimiento Dbito Valor Movimiento Crdito NOMBRE DEL NIT

No hay cdigo municipio, departamento, pas, direccin, no hay concepto

FORMATO 1006 IVA GENERADO

SERIUL Tpo de Identificacin CODINT No. De Identificacin CAMCE1 Dgito de Verificacin APELLI1 Primer Apellido APELLI2 Segundo Apellido NOMBRE1 Primer Nombre NOMBRE2 Segundo Nombre NOMBRENT Razn Social CAMNE20 Valor Iva Descontable ******************************************************************* DB CR CARNUM3 Valor Movimiento Dbito Valor Movimiento Crdito NOMBRE DEL NIT

No hay cdigo municipio, departamento, pas, direccin, no hay concepto

FORMATO 1007 : INGRESOS TOTA1 Concepto SERIUL Tpo de Identificacin CODINT No. De Identificacin CAMCE1 Dgito de Verificacin APELLI1 Primer Apellido APELLI2 Segundo Apellido NOMBRE1 Primer Nombre NOMBRE2 Segundo Nombre NOMBRENT Razn Social CAMCE4 Cdigo de Pis CAMME20 Valor Ingresos Brutos Recibidos CAMNE21 Devoluciones, rebajas y descuentos ******************************************************************* DB CR CARNUM3 Valor Movimiento Dbito Valor Movimiento Crdito NOMBRE DEL NIT

No hay Cdigo departamento, municipio ni direccin

FORMATO 1008 : CXC TOTA1 SERIUL CODINT CAMCE1 APELLI1 APELLI2 NOMBRE1 NOMBRE2 NOMBRENT DIRCOM CAMCE2 CAMCE3 CAMCE4 CAMME20 Concepto Tpo de Identificacin No. De identificacin Dgito de Verificacin Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre Razn Social Direccin Cdigo Departamento Cdigo Municipio Cdigo de Pas Valor

******************************************************************* DB CR CARNUM3 Valor Movimiento Dbito Valor Movimiento Crdito NOMBRE DEL NIT

FORMATO 1009 : CXP TOTA1 SERIUL CODINT CAMCE1 APELLI1 APELLI2 NOMBRE1 NOMBRE2 NOMBRENT DIRCOM CAMCE2 CAMCE3 CAMCE4 CAMME20 Concepto Tpo de Identificacin No. De identificacin Dgito de Verificacin Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre Razn Social Direccin Cdigo Departamento Cdigo Municipio Cdigo de Pas Valor

******************************************************************* DB CR CARNUM3 Valor Movimiento Dbito Valor Movimiento Crdito NOMBRE DEL NIT

Impuestos asumidos

531520

Impuestos Asumidos