Gambaran umum tentang budget (Penganggaran) Anggaran atau lengkapnya business budget adalah salah satu bentuk dari

berbagai rencana yang mungkin disusun, meskipun tidak setiap rencana dapat disebut sebagai anggaran. Membuat perjalanan jauh membutuhkan perencanaan tetang alat transport, route perjalanan, kartu-kartu pengenal, pemesanan hotel tempat bermalam, dana untuk pembiayaan perjalanan dan sebagainya, agar perjalanan itu menyenangkan murah dan aman. Demikian juga, memilih karir perlu diperhatikan apa dan berapa besar minat, kemampuan fisik, intelektual, dana, waktu yang tersedia, sehingga dapat memilih sekolah-sekolah serta jenis-jenis latihan yang diperlukan untuk mendukung pengembangan karir. Kedua contoh tersebut adalah rencana, atau hasil melakukan perencanaan, tetapi tidak dapat disebut sebagai anggaran. Business budget, orang sering menerjemahkannya menjadi anggaran perusahaan adalah rencana tentang kegiatan perusahaan. Rencana ini mencakup berbagai kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi. Perusahaan bertujuan mencari keuntungan oleh karena itu menggunakan efisiensi sebagai alat pengukurnya untuk mencapai tingkat efisiensi tertentu dan seterusnya menghasilkan keuntungan yang diharapkan. Perusahaan melaksanakan kegiatankegiatan fungsional bidang pemasaran, produksi, tertib keuangan dan tertib administrasi. Masing-masing fungsi merupakan kegiatan yang menuntut spesialisasi tersendiri dengan programnya masing-masing. Bila, masing-masing fungsi membuat dan menentukan programnya sendiri-sendiri terlepas dari program dan kegiatan bidang yang lain, maka besar sekali kemungkinannya program-program itu bukannya saling membantu dalam mencapai sasaran bersama yakni keuntungan, melainkan malah dapat saling bertentangan satu sama lain atau setidaknya tidak saling mendukung. Untuk mencegah hal tersebut diperlukan suatu makanisme sistem prencanaan dan pengendalian yang terpadu (integriated) yang kemudian kita kenal dengan istilah anggaran perusahaan (Business Budget). Menurut Gunawan (1996; hal. 6) Defenisi Anggaran yang banyak dipakai adalah sebagai berikut Business budget adalah suatu pendekatan yang formal dan sistematis dari pada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi dan pengawasan dari defenisi tersebut dapat diambil intinya yakni : - Bahwa Business Budget harus bersifat formal, artinya bahwa Busines Budget disusun dengan sengaja dan bersungguh-sungguh dalam bentuk tertulis - Bahwa Business Budget harus bersifat sistematis, artinya bahwa Busines Budget disusun dengan berurutan dan berdasarkan suatu logika. - Bhawa setiap saat manajer dihadapkan pada suatu tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang berdasar beberapa asumsi tertentu. - Bahwa keputusan yang diambil oleh manajer tersebut merupakan pelaksanaan fungi manajer dari segi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Untuk dapat memenuhi segala aspek yang dikandung oleh defenisi tersebut diatas, maka anggaran harus disusun dalam bentuk tabel-tabel dan bersifat kuantitatif

(dinyatakan dengan angka-angka). Tujuan akhir dari perusahaan pada umumnya adalah keuntungan (Profit) maka anggaran perusahaan sering pula disebut sebagai : - Business Budget - Profit Planning and Contorl - Coprehensive Budgeting - Managerial Budgeting - Business Budgeting and Control Anggaran merupakan kata benda, yakni hasil yang diperoleh setelah menyelesaikan tugas perencanaan. Sedang budgeting menunjukkan suatu proses, sejak dari tahap persiapan yang diperlukan sebelum dimulainya penyusunan rencana, pengumpulan berbagai data dan informasi yang perlu, pembagian tugas perencaan, penyusuan rencananya sendiri, implementasi dari rencana tersbut, samapi pada akhirnya tahap pengawasan dan evaluasi dari hasil melaksanakan rencana itu. Demikianlah perbedaan dari kata anggaran dan penganggaran. Dalam penyusunan anggaran perusahaan perlu diperhatikan beberapa syarat yaitu bahwa anggaran tersebut harus realistis, luwes dan kontinyu. Realistis artinya tidak terlualu optimis dan tidak pula terlalu pesimis. Luwes artinya tidak terlalu kaku, mempunyai peluang untuk disesuaikan dengan keadaan yang mungkin berubah. Sedangkan kontinyu, artinya membutuhkan perhatian secara terus menerus, dan tidak merupakan suatu usaha yang insidentiil. Selain itu perlu pula diperhatikan bahwa perusahaan menyusun anggaran karena perusahaan yakin bahwa dirinya mempunyai kemampuan untuk mengendalikan berbagai relevant variables dalam mencapai tujuan, mempunyai kemampuan untuk melaksanakan sistem manajemen ilmiah, mempunai kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif, mempunmayi kemampuan untuk memberikan motivasi kepada anggota-anggotanya, dan mempunyai kemampuan untuk mendorong adanya partisipasi. Dalam praktek, seringkali perusahaan dapat memilih antara dua alternatif dipandang dari segi ruang lingkup ataupun intensitas penyusunannya. Alternatif pertama menyusun anggaran dengan ruang lingkup yang menyuluruh. Anggaran jenis ini disebut budget konprehensif Karena jenis kegiatan yang dicakupnya meliputi seluruh aktivitas perusahaan bidang marketing, produksi, keuangan, personalia dan tertib administrasi. Anggaran yang baik seharusnya mencakup semua aktivitas ini. Tetapi di dalam kenyataannya seringkali perusahaan dengan sengaja tidak memilih cara ini karena berbagai pertimbangan praktis. Misalnya, perusahaan hanya menyusun perencanaan produksi saja, karena tidak ada masalah baik di dalam memasarkan hasil produksi maupun di dalam pembiayaannya. Ataupun membatasi perencanaan segi keuangang saja, karena perusahaan sedang mengalami kesulitan di bidang ini. Alasan lain yang sering tidak diakui yakni karena memang tidak memiliki kemampuan (teknis dan pembiayaan) untuk menyusun anggaran komprehensif. Anggaran yang ruang lingkupnya terbatas ini dipakai istilah anggaran parsiil atau budget parsiil.

Berdasarkan fleksibilitasnya, budget dapat dikelmopokkan menjadi dua macam yaitu, Fixed Budget (Anggaran fixed) dan Continuous Budget (Anggaran Kontinyu) Anggaran Fixed : Anggaran fixed adalah anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu di mana volumenya sudah tertentu dan berdasarkan volume tersebut direncanakan revenue, cost dan expenses, dalam anggaran fixed tidak diadakan revisi secara periodik. Penyusunan anggaran dengan cara ini sangat jarang dilaksanakan oleh perusahaan. Cara ini baru mungkin dipakai apabila asumsi dasar yang dipakai oleh perusahaan dalam penyusunan anggaran tidak berubah sama sekali. Pada hal, kenyataannya asumsi dasar tersebut sering kali perlu diubah, karena harus disesuaikan dengan kenyataan-kenyataan yang sebenarnya terjadi seperti volume produksi yang harus disesuaikan dengan kemampuan penjualan yang sebenarnya, atau karena berubahnya tingkat harga-harga, baik harga faktor produksi maupun harga jual produk akhir. Anggaran Kontinyu : Penyusunan anggaran dengan cara ini mempunyai karekteristik-karekteristik sebagai berikut : a. Disusun untuk periode tertentu, volume tertentu dan berdasarkan volume tersebut diperkirakan besarnya Revenue, Cost dan Expenses. b. Mengetahui apakah asumsi dasar yang digunakan masih dapat dipakai atau tidak. Oleh karena itu, secara periodik dilakukan penilaian kembali (reviewing ) tentu saja bila sudah tidak cocok, maka asumsi-asumsi dasar harus diubah. Penilaian kembali dalam pelaksanaanya dapat dilakukan setiap kuartal (triwulan). Apabila dalam satu kuartal tertentu ternyata telah terjadi ketidaksesuaian, maka perlu dibuat anggaran baru untuk kuartal yang berikutnya. Penilaian kembali dapat juga dilakukan 6 (enam) bulan sekali, tergantung dari kebijaksanaan masing-masing perusahaan. Perusahaan yang mengalami sering terjadinya perubahan lingkungan, merasa perlu untuk mengadakan penilaian kembali relatif lebih sering, umpamanya setiap kuartal. Sedangkan, perusahaan yang jarang menghadapi perubahan-perubahan lingkungan yang dapat mempengaruhi kegiatannya, menganggap bahwa 6 (enam) bulan sekali adalah jangka waktu yang tepat untuk mengadakan penilaian kembali. c. Ditambahkan anggaran untuk satu triwulan pada periode anggaran berikutnya dengan menggunakan data-data yang paling akhir dimiliki. Pemanfaatan anggaran continuous mempersyaratkan hal-hal berikut ini : a. Memerlukan perekaman data eksteern secara terus menerus. Hal ini, diperlukan untuk mengetahui adanya perubahan lingkungan. b. Memerlukan sistem dan peresonalia akuntansi yang cepat dapat merekam, menganalisa serta melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan.
3

Manager tentu saja dapat menyusun rencana untuk kegiatan perusahaannya begitu saja. Berapa volume output yang aka dijual, berapa rupiah yang akan diterima dari penjualan itu, berapa volume yang harus diproduksi agar sesuai dengan rencana penjualan. Berapa inventory yang harus disisakan, berapa volume bahan mentah yang digunakan dan sebagainya. Tetapi, manager tidak dapat mengakibatkan beberapa faktor yang mempengaruh segala perecanaan yang dilakukannya tersebut. Faktor-faktor tersebut antara lain : 1. Produk Kebijaksanaan manajemen dalam perencanaan, harus memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan barang/jasa yang dihasilkan seperti : 1) Trend penjualan 2) Harga produk 3) Diversifikasi produk 4) Kualitas produk 5) Desain produk 6) Style produk 7) Indentitas produk seperti : brand name, trade mark. 2. Pasar Faktor kedua yang perlu diperhatikan oleh manager adalah pasar, berhasilnya suatu produk dipasarkan tergantung pada sifat produk itu sendiri, harga produk, dan kebijaksanaan dalam pemilihan metode penjualan dan distribusi. Hal-hal yang perlu diperhatikan antaran lain : 1) Data tentang konsumen (siapa pembeli, lokasi) 2) Potensi pasar 3) Kebiasaan membeli konsumen 4) Sifat persaingan yang dihadapi 3. Kebijaksanaan distribusi Setelah memperhitungkan faktor produk dan pasar, manager juga perlu memperhitungkan cara mencapai pasar tersebut seperti : 1) Memilih dan melatih para salesmen 2) Memilih saluran distribusi yang paling tepat dan metode penjualannya
4

3) Memilih media promosi dan advertensi 4) Menentukan kebijaksanaan harga 4. Rencana produksi Manager juga memperhitungkan faktor-faktor yang berhubungan dengan produksi seperti : 1) Bahan mentah dan bahan pembantu 2) Buruh 3) Lokasi pabrik 4) Layout pabrik 5) Kapasitas pabrik 6) Proses produksi 5. Rencana penelitian dan pengembangan Pertumbuhan kehidupan perusahaan tergantung pula pada usaha perusahaan untuk selalu mengadakan penelitian dan pengembangan produk-produknya. Program penelitian dan pengembangan suatu perusahaan ikut mempengaruhi rencana yang disusun oleh business manager seperti : 1) Besarnya biaya yang diperlukan untuk program penelitian dan pengembangan 2) Ada tidaknya korelasi antara kegiatan penelitian dengan tingkat penjualan 3) Manfaat yang akan dipengaruhi dari program tersebut, dan sebagainya. 6. Organisasi Organisasi perusahaan juga mempunyai pengaruh terhadap perencanaan yang disusun oleh business manager. Organiasi dapat didefenisikan sebagai suatu kelompok individu yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Karena itu, suatu rencana kadang-kadang tidak dapat dijalankan karena kesalahan struktur organiasi perusahaan. Hal-hal yang berhubungan dengan organisasi yang prelu diperhatikan antara lain : 1) Oganization chart (struktur organisasi) 2) Penempatan individu-individu yang tepat pada masing-masing jabatan 3) Koordinasi antara masing-masing fungsi dalam organisasi 7. Finansial
5

Finansil merupakan faktor yang paling dominan pengaruhnya terhadap perencanaan yang disusun oleh business manager. Umpamanya : 1) Sumber modal kerja 2) Return yang dikehendaki dari investasi 3) Tingkat perputaran yang dikehendaki Hubungan budget dengan management Fayol, seorang ahli di bidang manajemen mengatakan bahwa peranan Business Manajer pada dasarnya terdiri 6 (enam) bidang, yakni : teknis (berproduksi), komersil (jual, beli dan pertukaran), finansial ( mencari dan menggunakan modal), keamanan (perlindungan terhadap orang dan barang), accounting (catatan administrasi dan keuangan) dan managerial, planning, organization, command, coordination, dan control. Fayol mendasarkan pendapatnya ini pada hubungan manajemen dengan manusia sehingga dasar pokok dari manajemen adalah manusia-nya, bukan tanah atau bahan mentah. Kemudian Harold Koontz dan Cyriil O Donnel membagi peranan business manager yang bersifat managerial menjadi fungsi-fungsi planning, organizing, staffing, directing, dan control. Planning : Bahwa perusahaan hendaknya selalu mencari sumber potensial yang menghasilkan keuntungan dan merencanakan cara bagaimana untuk merealisirnya. Organizing : Bahwa manajer harus menyusun suatu struktur organisasi yang tepat, sesuai dengan tujuan yang dikehendaki dan menunjuk orang-orang yang tepat untuk mengisi masing-masing jabatan dengan mengadakan pembagian kerja. Staffing : Bahwa manajer hendaknya menunjuk orang-orang yang tepat, yang qualified dengan memberikan motivasi berupa insentive yang sesuai Drecting : Bahwa manajer hendaknya dapat memperlihatkan kepemimpinan yang mantap dan dinamis secara tegas dan terbuka Control : Manajer harus selalu mengadakan pengawasan yang bersifat dinamis dan selalu mengusahakan adanya feedback dari bawahan.
6

Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer, pada dasarnya merupakan suatu proses (disebut sebagai decision making process). Masukan lingkungan merupakan kombinasi tentang pengalaman masa lalu dan harapannya di masa mendatang. Sedang masukan faktor produksi merupakan kondisi usaha yang dimiliki saat ini. Keduanya akan menentukan apa yang sebaiknya dikerjakan pada masa berikutnya. Jadi jelaslah bahwa Anggaran itu merupakan alat bagi manajemen untuk memutuskan apa dan bagaimana pekerjaan dimasa yang akan datang dilakukan, juga alat untuk mengukur bagaimana pekerjaan tersebut telah dilaksanakan. Hubungan budget dengan Akuntansi Seorang manajer yang lebih mengetahui akuntansi akan lebih mampu untuk merencanakan dan mengwasi operasi organiasi-organisasinya serta sub-sub bagiannya. Para manajer merasa canggung untuk berurusan dengan pihak dalam maupun dengan pihak luar perusahaan jika pengertian akuntansinya kurang cukup atau campur aduk. Akuntansi sungguh luas cakupannya, pengertian tentang kegunaannya dan keterbatasannya sangat diperlukan untuk seluruh manajer di dalam segenap jenis organisasi. Seorang manajer akan lebih matang untuk menjalankan tugas-tugasnya apabila mereka memiliki pemahaman data akuntansi yang memadai Studi akuntansi sangat bermanfaat, karena menolong para manager untuk melihat melalui pandangan mereka yang prestasinya tergantung pada penilaian dari sudut akuntansi dan sering kali tergantung sepenuhnya pada data akuntansi sebagai pedoman didalam mengambil kuputusan. Tidak ada yang luput dari pertalian akuntansi dan manajemen. Data dari hasil pelaksanaan operasional budget akan dicatat oleh bagian akuntansi, kemudian data tersebut diolah sedemikian rupa, hasil pengolahan data tersebut dibandingkan dengan budget untuk mengadakan tindakan followup. Prosedur Penyusunan budget. Penyusunan anggaran merupakan penjabaran secara lebih terperinci dari masing-masing tujuan menjadi program-program kerja yang akan dilaksanakan, karena luasnya aktivitas adalah mustahil bila program-program kerja ini harus dipikirkan dan disusun oleh seorang petugas saja. Pelaksanaan budget akan melibatkan seluruh bagian dengan personalia dari berbagai jenjang organisasi dan dengan berbagai keahlian yang berbeda. Oleh karena itu, dalam penyusunan anggaran perlu melibatkan berbagai personalia inti dari berbagai fungsi operasional perusahaan. Mekanisme penyusunan anggaran berjalan paralel dengan pembagian wewenang dan tanggung jawab operasional yang tercermin dalam bagan struktur organisasi perusahaan yang biasa disebut komisi Anggaran. Keanggotaan dari komisi anggaran meliputi : 1. Salah seorang anggota Direksi
7

Seorang Direktur keuangan bertugas memberikan pedoman umum yang aka dipakai dalam penyusunan anggaran, baik anggaran jangka panjang maupun anggaran tahunan. Direktur juga menentukan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan, baik tujuan umum maupun tujuan khusus, dan strategi yang seharusnya ditempuh untuk mencapai tujuan-tujuan itu. 2. Manajer Pemasaran Seorang manajer pemasaran bertugas menyusun anggaran penjualan dan anggaran biaya distribusi, termasuk biaya iklan dan promosi. 3. Manajer Produksi Seorang manajer produksi bertugas menyusun anggaran-anggaran berhubungan dengan seluruh kegiatan produksi seperti : a. Jumlah yang akan dihasilkan b. Tenaga kerja yang diperlukan c. Bahan mentah d. Pembelian e. Biaya overhead 4. Manajer Keuangan Seorang manajer keuangan brtugas menyusun anggaran-anggaran yang berhubungan dengan posisi kekuangan perusahaan seperti anggaran kas, anggaran rugi/laba dan neraca. 5. Manajer Bagian Umum, Administrasi dan Personalia, bertugas menyusun anggarananggaran yang berhubungan dengan biaya umum,administrasi dan personalia. yang