TECNICAS PARA LA ELABORACIN DEL ANLISIS DE PUESTOS La informacin acerca de las obligaciones, responsabilidades y actividades de un puesto se puede obtener

de distintas maneras. En la prctica, puede usar alguna de ellas o combinar las tcnicas que sirvan ms para el propsito que persigue. As, tal vez sea adecuada una entrevista para producir la descripcin de un puesto, mientras que el cuestionario para el anlisis del puesto. Por lo general, se requiere del esfuerzo conjunto de un especialista en personal, el trabajador y el supervisor del trabajador para realizar un anlisis del puesto. El especialista en personal podra observar y analizar el puesto y despus preparar una descripcin y una especificacin del mismo. El supervisor y el trabajador participarn contestando cuestionarios que enumeran las actividades del subordinado verificaran las actividades y las obligaciones que el puesto implica. Mtodos para recabar informacin para el anlisis de puestos Las entrevistas Para recabar datos para el anlisis de un puesto se usan tres tipos de entrevistas: y Entrevistas individuales con cada empleado y Entrevistas de grupo (con empleados que tienen el mismo puesto) y Entrevistas a los supervisores que conocen a fondo el puesto que se analiza. La entrevista de grupo es una forma rpida y sencilla de averiguar aspectos del trabajo. Por regla general, el supervisor de los trabajadores estara en la sesin de grupo; en caso contrario, se tendr que entrevistar al supervisor por separado; para conocer la opinin de esa persona acerca de las obligaciones y las responsabilidades del puesto. Ventajas: y Permiten que el trabajador hable de actividades y conductas que, de otra manera, no saldran a la luz. y Permitir que el empleado ventile sus frustraciones o externe opiniones.

Desventajas: y El mayor problema de las entrevistas es la distorsin de la informacin, sea a causa, de una falsificacin franca, o de malos entendidos sinceros. y El anlisis del puesto suele ser preludio para un cambio en el salario pagado para ese puesto. Por tanto, los empleados a veces consideran que son evaluaciones de la eficiencia que podran afectar su salario. Por ello, tal vez tiendan a exagerar ciertas responsabilidades, al mismo tiempo que restan importancia a otras.

Preguntas frecuentes en una entrevista: y y y y y y y y y Qu trabajo desempea? En qu lugares trabaja? Cules son los requisitos de estudios, experiencia, habilidades y (en su caso) certificacin En qu actividades participa? Cules son las responsabilidades y las obligaciones del puesto? Qu condiciones ambientales y laborales entraa? Qu exigencias fsicas requiere el trabajo? Qu exigencias mentales y emocionales? Cules son las condiciones de salubridad y seguridad? Est expuesto a peligros o condiciones laborales extraordinarias?

Lineamientos para la entrevista Cuando se hace una entrevista para el anlisis de un puesto se deben recordar varios puntos. En primer trmino, el analista del puesto y el supervisor deben trabajar juntos, debern identificar a los trabajadores que saben ms acerca del puesto, as como aqullos que pudiera esperarse que fueran los ms objetivos para describir sus obligaciones y responsabilidades. En segundo trmino, establezca enseguida afinidad con el entrevistado, aprendindose el nombre de la persona, hablando con palabras fciles de entender, refirindose brevemente al propsito de la entrevista y explicando por qu se eligi a esta persona para la misma.

En tercer lugar, siga una gua estructurada o una lista de verificacin, que enumere las preguntas y contenga espacio para las respuestas. Esto le permitir identificar las preguntas cruciales con anticipacin y le asegurar que los entrevistados cubren todas las preguntas requeridas. En cuarto lugar, debe pedirle al trabajador que enumere sus obligaciones por orden de importancia y frecuencia con la que se presentan esto impedir pasar por alto actividades que se presentan con poca frecuencia. Por ltimo, una vez terminada la entrevista, repase y verifique los datos con el supervisor inmediato del trabajador y con el entrevistado mismo. Los cuestionarios Pedir a los empleados que contesten cuestionarios para describir sus obligaciones y responsabilidades laborales es otra forma cmoda de obtener informacin para el anlisis de puestos. En este sentido, lo ms importante es decidir qu tan estructurado debe estar el cuestionario y qu preguntas habra que incluir. Algunos cuestionarios son como listas de verificacin muy estructuradas. Se entrega al empleado una relacin de hasta cientos de tareas y obligaciones especficas. Se le pide que marque si desempea cada una de las tareas o no y, si lo hace, cunto tiempo suele dedicar a cada una de ellas. En el otro extremo, el cuestionario puede ser muy abierto y tan slo pedir que el empleado "describa las principales obligaciones de su puesto". Un cuestionario tpico para el anlisis del puesto tiene varias preguntas abiertas como "anote las obligaciones principales de su puesto" y preguntas estructuradas relativas a la experiencia requerida. El cuestionario es una va rpida y eficiente para obtener informacin de muchos empleados; por ejemplo, es menos caro que entrevistar a cientos de trabajadores. No obstante, preparar el cuestionario y comprobarlo puede tomar mucho tiempo y ser muy caro. La observacin La observacin directa es muy til cuando los puestos incluyen mucha actividad fsica observable. Los trabajos como conserje, obrero de la lnea de montaje y oficinista contable, son algunos ejemplos. Por otra parte, la observacin no suele ser aconsejable cuando el puesto entraa gran actividad mental, que no se puede medir (abogado, ingeniero, diseador).

La observacin directa y las entrevistas se usan juntas muchas veces. Una posibilidad sera observar al trabajador haciendo su trabajo durante un ciclo laboral completo. En este caso, tome notas de todas las actividades laborales que observe. Despus, tras acumular tanta informacin como pueda, entreviste a los trabajadores. Pida a la persona que explique los puntos que no estn claros y alguna otra actividad que desempea y que no haya observado. Los diarios o bitcoras de los participantes Otra posibilidad es pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitcora; es decir, una lista de lo que hacen durante el da, El empleado registra cada una de las actividades que realiza (as como el tiempo que tarda en ella). Esto da por resultado un panorama muy completo del trabajo, sobre todo si se complementa ms adelante con entrevistas con el trabajador y su supervisor. Es evidente que el empleado podra exagerar algunas actividades pero no obstante, el carcter cronolgico y detallado de la bitcora suele aligerar el problema. En la actualidad, algunas empresas plantean los diarios o bitcoras usando tecnologa avanzada. Proporcionan a los empleados dictfonos de bolsillo y radio localizadores. Despus, en momentos aleatorios durante el da, envan una seal a los trabajadores y stos dictan lo que estn haciendo en ese momento. Este enfoque evita un inconveniente del mtodo tradicional del diario o bitcora; a saber: depender de que el trabajador sea capaz de recordar lo que hizo cuando llena la bitcora al trmino de su jornada. Las entrevistas, los cuestionarios, las observaciones y los diarios o bitcoras son los mtodos ms populares para reunir datos para el anlisis de puestos. Todos ellos ofrecen informacin relativa de lo que hacen, en realidad, las personas que ocupan los puestos. Por consiguiente, se usan para elaborar descripciones y especificaciones de los mismos.