世界龍岡學校劉皇發中學

中國語文及文化科

實用文格式大全

目錄： (1)書信

(2)公函

(3)專題介紹

(4)會議紀錄

(5)新聞稿

(6)演講詞

(7)建議書

(8)工作報告

(9)調查報告

(10)評論

1
(一)私人書信

稱謂是寫信人對收信人的稱
稱謂(上款)：
呼，要單獨成行，頂格書寫，
後加冒號(：)，一般由稱謂(加
問候語
上敬詞)及提稱用語組成，
如：
家明同學､親愛的張老師[稱
正文
謂(加上敬詞)]､陳老師 [稱
謂(加上敬詞)]+台鑒[提稱用
語]等。
結束段
使用稱謂語需按關係的親疏
決定，剛認識的，就用「先
祝頌語
生」､「小姐」
，寫給朋友一般
單稱其名，如果是同學，就
可在名字後面加上同學相
下款
稱。

日期
向收信人表示問候或解釋
原因，一般獨立成為第一
一般來說，書信應在最後一段另設一段結束
段。
段，用途有：（１）表示問候（問候信）､（２）
問候語應言簡意明，語氣
總結全文（勸說信）､（３）表示歉意（覆投訴
親切，不宜太長。
書）及（４）希望給予機會（求職信）。另外，
可在結束段後直接寫上祝語（如祝），再另行頂
一般要求一事一
格寫上頌語（如安好）
(二)公函 。又或另行空兩格才寫上
段，不宜點列。
祝語，再另行頂格寫上頌語。
最重要的是，針對
情境，考慮寫信者
下款是發信人的名字和稱謂。對尊長和平輩，要加上
和收信人的關係，
自稱（如學生），才寫上名字，名字後面加上啟告語（如
根據題目的要求，
敬上等）。對晚輩或收信人關係密切的，可以不寫姓
運用合適的語氣行
名，只以身份（如母､大哥等）來署名。
文，不可千篇一
最後必須註明發函的年､月､日，缺一不可。
律，草率了事。

書信和公函扣分事項(根據 2001 年試題)，最多只扣 6 分 所扣分數

欠寫上款或稱謂不當，最多扣 2分
欠寫下款或署名不當，最多扣 2分
欠寫日期或列寫不當，最多扣 2分

2
(二)公函

分傳統式和通用式兩種，傳統式公函以及
上款：
發端語「敬啟者」，覆函應用「敬覆者」。
通用式書函的上款包括收書人的所屬單
正文 位､職銜､姓名及尊稱，如「教育統籌局
長李國章先生」。

祝頌語
跟書信不同，可取消問候語，但仍需概括
交代來書的原因，說明來書的意圖。
下款
正文方面，主要是概述收信人要知道的事
情，最後希望收信人接受意見，有所回應
附件：
(或跟進投訴､或接受邀請等)。
一般來說，如果是發出邀請或是有所請求
日期
的一方，應有一些客氣的讚揚話，如素仰
貴校體育隊訓練有素。語氣亦應較禮
貌，多為別人設想，避免說私事或加入個
如上款用「敬啟者」 ，需在正
人情感的形容。
文結束後下一行空兩格書寫
「此致」 ，再於下一行頂格書
須有發信人的所屬單位､職銜､姓名和
寫收書人的所屬單位､職銜､
敬詞。如 杏壇中學校長 李念慈敬上。
姓名及尊稱。在這情況下可
如是投訴信，應以投訴人代替所屬單位
不寫祝頌語。
和職銜。
可在結束段後直接寫上祝語
若函件是代人發出，須加上代行人姓名
（如祝） ，再另行頂格寫上頌
和啟告語，如
語（如安好） 。又或另行空兩
香城公務員事務處處長 趙允行
格才寫上祝語，再另行頂格
(周一心代行)
寫上頌語。如：
祝
安好

若隨函附上參考文件，要清楚
註明附件的名稱和數量，方便
收信人查核。
必須註明發函的年､月､日，
缺一不可。

3
(三)專題介紹

標題 必須置於中央位置。
標題不單要精簡短小，更要具吸
引言 引力。
可用「直述式」或「疑問式」擬
題，如「龍岡大揭祕」或「你知
主體 道獲得高分數的絕招嗎?」

以簡單､概括的文字帶出要介紹
結尾 的事物，並選用某些資料說明事
物的背景，以吸引讀者。

可以以下的方式作結：
(1) 對資料作歸納總結。 必須把資料整理妥善，以點列方式說明，不要雜
(2) 運用名人的說話或金 亂無章，另外每一點應設計小標題，概括該段的
句，發人深省。 內容，方便讀者了解。
(3) 展望未來的情況。 文筆方面，要求用客觀､直接､簡明的語言說明，
(4) 以問句方式，啟發讀 不用議論､描寫､抒情。資料要正確，不可杜撰
者思考，留有餘味。 資料。應實事求是地說明事物的特徵､發展和概
況。
資料可用對比的方式，陳列出對立的意見，通過
比較顯出特徵。(如 2002 年的試題模式)
也可以題目的重心貫穿不同的故事，互相呼應，
以突出主題。(如 1999 年試題模式)

扣分事項(根據 2001 年試題)，最多只扣 6 分 所扣分數

欠寫標題 6
標題欠當，最多扣 4
添加不必要項目，每,項扣 2 分，最多扣 4分

4
(四)會議紀錄 包括召開會議的組織､會議性質､
年度､次數，如「世界龍岡學校劉
標題
皇發中學學生會二零零四年度第一
日期：
次常務會議」，必須置於中央。
時間：
地點：
主席： 召開會議的年､月､日。
出席者：
列席者： 召開會議的確實時間。
缺席者：
記錄者： 舉行會議的地方及主持會議的人。

一 通過本次議程 應列明每個出席者的姓名，不可以
人數或職稱代替。
二 通過上次會議紀錄
不是組織內的固定成員，應邀出席
三 報告事項 會議，沒有投票權。

1
缺席者即沒有出席的人，請假者可
四 討論事項 在姓名後另加說明。

1
負責記錄會議情況的人。
2

兩者都必須註明表決情況，如一
五 其他事項
致通過等，在標題下面一行說明。
1
2
必須清楚寫明會議的散會時間。
下次會議日期及地點
散會時間： 報告事項是指報告一些上次會議的
決議的執行情況，和一些有關會議的
主席：_______(簽名)
資料，不可和討論議程混淆。
紀錄者：________(簽名)
此會議紀錄於___年___月_日正式通過

討論事項必須按議程分點說明，按事項設計小標題，方便讀者掌握每段內容。
按發言的先後次序記錄，並需記下發言者的姓名及其要點。會議討論的過程
為動議-討論-決議。決議部份需列明表決情況､例如：「全體通過」､「x 票贊
成」，「x 票反對」，x 票棄權，並需說明某些事項由誰跟進。
此部份為重心所在，同學需用心模擬討論過程，提議亦需符合討論議題。

5
其他事項
指在會議議程以外臨時提出的動議，加以討論和表決。

主席和紀錄者簽名： 不必立刻簽名，需於下次會議通過本次會議紀錄後，主
席和紀錄者才簽名。

此會議紀錄於___年___月_日正式通過： 不可立刻寫上，需於下次會議通過
本次會議紀錄後才填上當天的日子，不可寫上本次會議紀錄的日子。

附錄： 紀要 在會議具體名稱後加「紀要」二字，或是
用簡單句子概括主要的內容。
標題
包括會議的日期､時間､地點､召開會議
前言 的機關團體，參加者､會議目的､中心議
題和會議成果等。
要寫得簡明､概括，不宜太長。
正文
這是會議紀要中的主體部份，要根據有關
內容，適當地概括和加工整理，如實地反
結語 映會議所討論或研究的問題，與會者的主
要發言內容､觀點､意見､要求和建議。

對會議作整體的評價，然後提出期許､呼籲等。

會議紀錄扣分事項(根據 1999 年試題)，最多只扣 8 分 所扣分數

欠標題 3 分
欠會議次數､年度或會議年度欠準確､欠寫明會議紀錄 各1 分
標題頂格開始而非置中，標題分行書寫而欠當 各1分
欠會議日期､時間及地點，最多扣 3分
欠會議日期､時間及地點任何一項，或會議日期欠完足 各1 分
其他項目，最多扣 8分
欠出席者､列席者､主席､祕書､主席簽核､祕書簽核及簽核日期 各 1 分
出席者只寫人數而欠姓名，或有名無姓，或用甲､乙､丙､「xxx 各1分
者」等代替者
身份不當，如將老師當列席者，食堂負責人當作校工或出席者 各1分
主席簽核若簽上姓名，簽核日期填上日子 各1分
增加不必要的項目，每項扣 2分

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(五)新聞稿 需位於中央。可分為主題､副題､引題。
必須有主題，例如「美石油儲備抗天災」
標題 也可以以副題､引題配合主題，
副題：位於正題之下，作用是說明次要
事實，點明事實結果。例如：
導語 百警掃蕩賊贓市場
封鎖旺角四街 拘三十男女
引題：位於主題之上，用於交代背景､
主體 說明原因､烘托氣氛或引起主題，例
如： 駕法拉利赴上海看 F1 大賽撞車
旺角波鞋王夫婦慘死
結尾 又如： 哀求：只剩十元 妻沒飯吃
水警跪地割腹追胡塗債
主體就是把發表的事件的重 總括而言，標題必須有高度的概括性，
點詳細具體地說明。如介紹 並需有吸引力。
話劇的吸引之處(2000 年試
題模式)又或介紹醫療中心 結尾可以是全文總結､補充資料(如聯絡方法)､
的特色(2004 年試題模式)。 相關呼籲､說明事物的發展方向或意義。

新聞稿一般由標題､導語､主體､結尾組成。但結構模式卻可有不同，包括倒
金字塔､金字塔和綜合式。
倒金字塔： 這是最常見的方式，標題後就是導語，然後是主體和結尾。
金字塔： 就是從事件的發生或背景來寫，把結果､決定等最有新聞價值的東
放在後面。
綜合式： 就是以倒金字塔開頭，再從頭到尾講故事。
導語就是概述最重要的事實(如有關新聞的時､地､人､事)，或最精彩的部份
或讀者最感興趣的問題。可有以下的寫法：
(1) 用敘述的手法，簡明扼要地說明引人關注的事實。
(2) 用生動的描寫為開端，隨後轉入敘述。
(3) 用提問引起讀者思考，再報導事實。
(4) 先作結論，然後再具體陳述。
(5) 引用名人言行等來增強導語的力量。

新聞稿扣分事項(根據 2000 年試題)，最多只扣 8 分 所扣分數

添加不必要的項目，例如上款､下款､日期等，每項扣 2 分，最多 8 分
扣

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(六)演講詞

應按聽眾的身份地位排列，重要的先
稱呼：
排(如校監､校長､各位老師､各位同
學)稱呼後面要加冒號(：)，另行再書
開場白
寫。
特別嘉賓和本機構的高職人員應順
序在最先稱呼，如 2004 年試題中的
正文
政務局局長周志明太平紳士。

可以是對主辦單位的邀請表示感
結束段
謝，也可以是自我介紹，可以是演講
內容的綱要介紹､或說明演講性質，
或是引入正題的故事､資料､笑話
以祝頌､致謝作結。
等。忌長論大論。
結束段有以下五種方式：
(1) 總括全文，點題作結。令
這是題目的重點。
聽眾對全部內容有一完
必須針對場合和聽眾(如 2001 年試題中需針對
整的印象。
在白樹灘中學講述有關白樹灘的事情)，扣緊
(2) 展望未來，鼓舞人心。提
聽眾的需要。
出願望和要求，要求聽眾
需符合聽眾的身份(如 1998 年試題中需針對新
作出積極配合，以達至理
移民面對的困難)
想境界。
不宜長篇大論，文句宜短，盡量運用現代詞
(3) 設問作結，啟發思想，令
語，方便聽眾明白，但在需要聽眾特別留意的
聽眾深入思想。
地方(如 2004 年試題中要求聽眾捐款)，便需別
(4) 引文作結，餘韻不盡，以
出心裁，吸引聽眾。
加強聽眾的印象。
(5) 祝頌鼓勵，簡單作結。，
用簡單的祝頌語或鼓勵
的說話結束全文。

演講詞扣分事項(根據 2001 年試題)，最多只扣 6 分 所扣分數

欠稱謂或稱謂欠當，校長､老師､同學每項扣 各2分
添加不必要的項目，如標題､下款､日期或其他，每項扣 各2分

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(7)建議書
需寫明受文者的機構､單位､職銜､姓
名。如屬內部呈交，可只寫姓名及職
上款：
銜。若不知其姓名及職級，可以「執事
先生」代替。
標題
頂格書寫，後面須加上冒號(：)

須說明事情，概括建議書的主要內容，
引言
需有「建議書」二字。需位於中央。

需介紹事情的來龍去脈或提出建議的
正文
原因，不宜太長。

此部份是全文的重心所在，如何從題目
下款
中選擇適當資料，找出問題，提出恰當

日期 的建議(如 2002 年試題淫褻及不雅條

例)，又或分析資料，提出恰當的建議(如
2003 年試題開設商店的建議)，都需考
必須包括寫成 必須包括發文
生細心分析資料，不可只搬字過紙，意
建議的年､月､ 人的職銜及姓
見必須具體可行，另為內容有條理，宜
日。 名。
點列內容，清楚易明及設置小標題，方
頂格書寫。 如屬團體發
便讀者掌握每段內容。語言必須精簡，
出，亦需寫出
不必賣弄，以突出主題的建議。
團體的名稱。
結束段可加以總結，請求批准､採納或
實施建議。

建議書扣分事項(根據 2002 年試題)，最多只扣 6 分 所扣分數

欠寫標題､或標題欠當，最多扣 4分
欠寫上款､下款或日期，每項扣 2 分 6分
添加不必要項目，每項扣 2 分，最多扣 6分

9
(八)工作報告 需列明接收報告者的機構､單位､職銜､
姓名。如屬內部呈交，可只寫其姓名及
上款： 職銜。若不知其姓名及職級，可以「執
事先生」代替。可用「敬呈」以示尊敬。
標題 頂格書寫，後面須加上冒號(：)

標題需概括報告的主要內容，可以是事
引言 由(例如 2000 年試題的跨越 2000 青年
大使訓練計劃)加上「工作報告」四字。
又或機關､工作階段和「工作報告」四
主體 字。(如世界龍岡學校劉皇發中學學生
會第一學期工作報告)。

結束段 交代工作目的､人物､事物､時間､地
點，也可交代最新的情況(如 2000 年試
題的跨越 2000 青年大使訓練計劃中交
下款 代已頒獎，活動圓滿結束)。

日期 這是工作報告的重心所在。結構可以是
階段性報告(如年度報告)，按工作的順
下款包括提交報告者的職銜及 序，分點陳述各項工作內容､進展和所
姓名，可用「敬上」及「謹上」 遇困難。
以示尊敬。 亦可以是總結性報告(如活動報告)，按
工作的順序，分點陳述各項工作內容､
撰寫報告的年､ 進展和所遇困難外，更需強調匯報工作
月､日。 成果，並檢討得失(如 2000 年試題的跨
越 2000 青年大使訓練計劃)，提出改善
結束段可以總 建議。
結及展望作結。 工作報告的重點應在成果､檢討及改善
建議，因在舉辦活動前，活動內容多在
建議書已詳述，不必花費大量篇幅去
寫。
另為方便閱讀，宜分點說明及有小標
題。
至於如何將資料分類的問題，不能一概
而論，需考生自行細心分析(如年度工
作報告，把性質相同的工作歸納，或參
照題目的指示(如 2000 年試題的跨越
2000 青年大使訓練計劃)
10
(九)調查報告 需列明接收報告者的機構､單位､職銜､
姓名。如屬內部呈交，可只寫其姓名及
上款： 職銜。若不知其姓名及職級，可以「執
事先生」代替。可用「敬呈」以示尊敬。
標題 頂格書寫，後面須加上冒號(：)。

標題需概括報告的主要內容，包括調查
引言 對象､目的和「調查報告」四字。(如
2003 年試題的香城青少年消費行業調
查報告)
主體
交代調查原因､目的､對象､方法､時
間､地點和範圍•
結束段 有時候需自己思考題目資料的來源(如
2003 年試題的資料)。

下款 這是調查報告的重心所在。結構可以是
分項陳述調查概況和結果，並作具體的
日期 分析。(如 2003 年試題中的香城青少年
消費行業調查報告，就需考生根據文中
下款包括提交報告者的職銜 的資料，分析香港青少年消費行業的情
及姓名，可用「敬上」及「謹 況，讓經理參考。
上」以示尊敬。 調查報告的重點應在資料的分析，往往
篇幅不多，卻十分重要。因資料在試題
撰寫報告的年､ 中已有提供，佔分不多，宜精簡。
月､日。 另為方便閱讀，宜分點說明及設置小標
題，方便讀者掌握每段內容。

結束段需就分析提出具體可行的建議或總結，讓讀者自行決定。

工作報告及調查報告扣分事項(根據 2000 年試題)，最多只扣 8 分 所扣分數

欠報告標題，或標題不當，最多扣 4分
欠寫上款或稱謂不當，最多扣 3分
欠寫下款或署名不當，最多扣 3分
欠寫日期，最多扣 2分

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(十)評論

必須說明評論對象和必須有「評」或
標題
「論」字。必須位於中央。

導論 需對評論對象(人或事)，作扼要的說
明和介紹，先交代本文的基本立場。

正論
態度需客觀平實，貫徹立場，針對題
材所提供的資料分析，並加以評論，
語言方面宜分析得當，文句流暢有
結論
力，有具體可行的建議，並能以新角
度分析為佳。

結論可採用以下四種方式：
(6) 重申立場，總結全文。令讀者對本文立場有一完整的印象。
(7) 展望未來，鼓舞人心。提出願望和要求，要求讀者作出積極配合，以達
至理想境界。
(8) 設問作結，啟發思想，令讀者深入思想。
(9) 引文作結，餘韻不盡，以加強讀者的印象。

評論扣分事項(根據 2002 年試題)，最多只扣 6 分 所扣分數

欠寫標題 4分
標題欠當，最多扣 4分
添加不必要的項目，每項扣 2 分，最多扣 6分

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