PROYECTO: FREIGHTW@TCH ONLINE

Automatizacin de Oficinas II

Safety in everything, training in any place.

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En tiempos de cambio, quienes estn abiertos al aprendizaje se aduearan del futuro, mientras que aquellos que creen saberlo todo estarn bien equipados para un mundo que ya no existe
Eric Hoffer (1902-1983)

En FreightWatch OnLine encontraremos una forma prctica de avanzar hacia la importante e imperante necesidad de aprendizaje. Tomando como base la auto capacitacin contina en cada uno de los procedimientos internos y de seguridad hacindolo de una forma prctica, til y econmica. Esto enfatiza la importancia de nuestros protocolos de seguridad en cada uno de los embarques, personal, clientes, oficinas y reas de negocio en las cuales tenemos intereses. Adems de darle la importancia necesaria a la capacitacin constante, los costos de FreightWatch OnLine reducen los gastos operativos y hace ms gil el contacto con cada uno de nuestros clientes y colaboradores.

Autor. Gerardo Alejandro Medina Jimnez Matricula. 00097627

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INDICE I. Marco General a. Resea Histrica b. Definicin del Departamento c. Tareas administrativas del Departamento d. Organigrama general e. Organigrama del departamento II. Anlisis situacional a. En donde estamos b. A donde queremos llegar c. Que podemos hacer d. Como podemos lograrlo III. El problema a. Antecedentes del problema b. Justificacin c. A quien afecta d. Causas del problema e. Importancia de resolver el problema IV. Determinacin de los objetivos, metas y perfil del proyecto. a. Establecer los objetivos y metas que queremos alcanzar al realizar el proyecto. b. Perfil del proyecto V. VI. Plan de implementacin de propuesta de solucin. a. Definicin de actividades Plan de capacitacin

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a. Definicin de las actividades VII. Plan de evaluacin a. Definicin de actividades b. Diagrama de Grant general que incluya los planes de implementacin, capacitacin y evaluacin. VIII. Anexos a. Encuestas b. Diagramas estadsticos c. Presupuestos

I.

Marco General a. Resea Histrica FreightWatch International es el proveedor lder mundial de soluciones de seguridad de la logstica que se han diseado para endurecer la cadena de suministro. Creados inicialmente para brindar seguridad en Europa Occidental en 1980. Hemos extendido nuestras operaciones hacia Norte Amrica, en 2001 inicia operaciones en Mxico. Nuestra preocupacin principal es construir una capa protectora muelle a las existencias. alrededor de la cadena servicio y sus de suministro, lo que le permite tomar el control de su carga desde el Para ello, ofrecemos un adaptarse de la a sus exigencias personalizado a extremo en Logstica y solucin de seguridad sin igual en la industria que est diseada para necesidades ofrecemos la de seguridad cadena de suministro. Tambin carga electrnica de seguimiento), Directores de

seguridad de

(seguimiento encubierto con capacidades

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logstica de

seguridad, logstica

de servicios

de

acompaantes, y

la

consulta cumplimiento con gobiernos.

b. Definicin del Departamento

El departamento de Operaciones, manejo y logstica de es el responsable del funcionamiento, llevar a cabo cada una de las todos los servicios programados y vendidos a sea bajo los estndares de

nuestros clientes. Nuestra funcin es

demandas del cliente siempre y cuando y confiabilidad de las necesidades del cliente.

seguridad que manejamos, nuestro compromiso es garantizar la seguridad

c. Tareas administrativas del Departamento

Asignacin de Recursos o Combustible o Gastos de peaje o Sueldos y extras o Gastos de viaje y traslado Documentacin de servicios Administracin de flotillas Control de gastos Administracin y almacenaje de documentos

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d. Organigrama general

Director General
Gerente General Gerente de Recursos Humanos Compras Contado r General Director de Operaciones Director de Ventas

Director Finanzas

Crdito y Cobranza

Pago s

Gerentes Regional es

Gerente de Proyecto

Gerente de Centro de Control y Comando

Coordinador de Ventas

Coordina dor de C3

e. Organigrama del departamento

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Director de Operaciones

Gerente Regional

Gerente de Proyecto

Supervisor

Coordinador

Oficial de Administracin de Riesgo

Oficial de Administracin de Riesgo

II.

Anlisis situacional

a. En donde estamos (Que somos)

Misin o Atender las necesidades logsticas y de seguridad de cada uno de nuestros clientes, garantizando su lnea de cadena de suministro. Visin o Ser lderes en las reas de negocio en las cuales participamos. Metas o Establecer y mantener una posicin como el principal proveedor de seguridad y logstica en el mercado. Objetivos o Capacitar y adoptar medidas preventivas para evitar hechos que sus puedan afectar la seguridad efectos negativos. o Proteger y resguardar las cadenas de suministro eficiencia en la relacin de costos-resultados. con la mayor de nuestros clientes o reducir

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o Generar

seguridad

y confianza

que favorezca la actividad

productiva, comercial, de servicios o el bienestar de nuestros clientes. o Dar cumplimientos a todas las normas jurdicas, impositivas, laborales y otras que rigen la actividad. Factores y presiones internos o Reduccin de costos operativos al 20% o Cambio de mesa directiva o Reduccin de personal operativo o Automatizar los procesos y procedimientos Organizacin y estructura o Actualmente la empresa est en una transicin de Director General, a su vez todo el gabinete directivo. Recursos disponibles o Se cuenta con plantilla de ms de 200 empleados. o Recursos financieros disponibles a solicitud y designacin de proyectos. o Crecimiento exponencial de ingresos del 50% sobre el ao anterior. Restricciones o Regulados como empresa de seguridad, bajo las normas de la SSP ( Secretaria de Seguridad Publica) o Todos los proyectos nuevos, tienen que ser autorizados por el corporativo en EU.

Fortalezas y debilidades

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o Fortaleza. Crecimiento acelerado en comparacin al ao anterior. Tecnologa de punta. Servicios exclusivos en Mxico. o Debilidades Mala planeacin Reduccin de capacitacin Asignacin de recursos sin previo anlisis. Falta de procesos y procedimientos

b. A donde queremos llegar

Definicin de objetivos y logros o Mejorar la calidad educativa y de capacidad de nuestros colaboradores a travs de la capacitacin continua. o Redefinir el concepto de seguridad logstica y certificacin, a travs de o mtodos prcticos, econmicos, adaptables, medibles y en seguridad y logstica de las cadenas de logrables. Reduccin de costos suministro. Porque es tan importante hacerlo o Debido a la gran competitividad actual en el mercado en el cual tenemos participacin, una de las ventajas y beneficios a ofrecer a nuestros clientes, es la capacitacin actualizada de todos nuestros empleados. o En un mundo de negocios globalizado, la reduccin de costos que ha generado la red global es ms que una forma, es una herramienta de apoyo hacia la pronta comunicacin y contacto y el bajo costo de su adquisicin; la explotacin de esta herramienta ayudara a la reduccin de costos empleados y clientes. Cuando se debe hacer y tiempo en capacitacin y certificacin a

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o Es imprescindible realizar los cambios y ajustes, hacia la mejora continua y siendo pioneros en el mercado de seguridad y logstica. El tiempo estimado de inicio de proyecto es durante el ao en curso. Quien debe hacerlo o Dentro del proyecto de globalizacin cada rea dentro de Freightwatch. o El departamento de Operaciones, aportara toda la tarea de manual y se dividir segn las funciones especificas de cada persona. o El departamento de Sistemas, ser quien fungir como arquitecto de la herramienta a utilizar. o El departamento de Recursos Humanos, desarrollara los manuales para cada usuario y /o colaborador. o De esta forma continua. todo el personal se ver involucrado en la mejora de la marca e informacin hacia nuestros clientes y colaboradores; es un trabajo de conjunto de

c. Que podemos hacer

Creacin de programas de capacitacin y conferencias dirigidas a clientes potenciales. VENTAJAS Herramienta de ventaja de ventas sobre competidores. Ampliacin de presencia de marca FreightWatch Incremento de ingresos DESVENTAJAS Tiempos ciudades. de traslado entre

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Crear

un sitio

web de auto aprendizaje especificando funciones

limitantes de cada puesto o clientes. VENTAJAS Personal capacitado Mejora patrn Mejora calidad de vida del empleado Ahorro de costos en traslado de personal clientes. Al ser creador y certificador, de los cursos, la garantiza operacin y y estandariza para capacitacin de relacin empleadoDESVENTAJAS Posible fuga de informacin de procedimientos. Mal uso de informacin. Falta virtual. Tiempo de inversin de personal operativo y administrativo. de inters en medio

administracin.

d. Como podemos lograrlo

Prioridades URGENTE Investigacin costos Presentacin Realizar interno de proyecto a Direccin para su valorizacin. encuesta de sondeo para evaluar la y propuesta de IMPORTANTE Definicin desarrollar. Estructura Definir de medios o herramientas a utilizar. y evaluar formas de promocin de temas a

aceptacin del proyecto. Evaluar costos de proyectos vs actual. Definicin de alcances

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III.

El problema

a. Antecedentes del problema

La comunicacin con los operadores de los servicios se debe hacer ameritan y se personalmente en cada uno de los servicios, eso provoca que desconozcan todas las reglas de seguridad y solo se explican las que acomodan cada uno. Los clientes desconocen todos nuestros servicios y formas de proceder, eso genera desconfianza en nuestra marca.

b. Justificacin
Las instrucciones se dan conforme a cada persona endiente las normas y reglas de seguridad, la falta de estandarizacin en las capacitaciones pone en riesgo la cadena de suministro del cliente y el personal involucrado en el resguardo. El cliente desconoce los procedimientos y normas de seguridad para sus servicios, proceden suministro. segn su conveniencia y arriesga la cadena de

c. A quien afecta
Esto afecta cliente. La operacin de resguardo de las unidades. Desarrollo del personal la seguridad e integridad de la cadena de suministro del

d. Causas del problema

Crecimiento acelerado del 150% en el ltimo ao.

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Falta de tiempo en campo para detectar reas de oportunidad Enfoque en atender eventos urgentes y no importantes o a largo plazo.

e. Importancia de resolver el problema

El capacitar al personal y clientes, ayudara a estandarizar la forma de actuar, a comprender mejor las normas de seguridad y el porqu se realizan de esa forma. Ahorrara costos y tiempo en cada servicio a realizar. IV. Mejorara considerablemente nuestra imagen hacia el cliente e impulsara el crecimiento de ventas ya que ser una ventaja competitiva en el mercado. Determinacin de los objetivos, metas y perfil del proyecto.

a. Establecer los objetivos y metas que queremos alcanzar al realizar el proyecto.

Capacitacin de toda la flotilla de operadores por cliente en 12 meses. Capacitacin de todo el personal operativo FreightWatch en 6 meses. Consolidacin de marca FreightWatch Creacin de cursos prcticos de cmputo, software, valores, liderazgo, etc. Como suplemento a la capacitacin y opcionales para el personal operativo y administrativo. y administrativo de

b. Perfil del proyecto

Nombre del Proyecto: FreightW@cht OnLine o Sitio web dedicado exclusivamente para la capacitacin de personal operativo y administrativo, as como clientes de la empresa. Este deber contar con los procesos en una forma grafica, prctica y entendible as como material de apoyo en video para la capacitacin

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de todo el personal en medidas de seguridad y logstica. A su vez creara una certificacin aprobada por FreightWatch. o El sitio web estar ubicado Departamento responsable Operaciones Gerardo Medina Project Manager
DEL

dentro de la pagina web principal de

FreightWatch www.freightwatchintl.com

DEPARTAMENTO RESPONSABLE DIRECTO CARGO INFORMACION CONTACTO

Tel. Email. Id. Nextel

+52 81 18060637 Gerardo.medina@freightwatchintl.com 52*15423*173

DEPARTAMENTOS AUXILIARES

Sistemas Recursos Humanos

AUTORIZACION EVALUACION

Direccin General

rea de Cobertura o El tiempo estimado de planeacin y ejecucin del proyecto es de 3 a 6 meses. o El tiempo de uso del proyecto, ser definido conforme a su uso y a criterio de Direccin General. o La cobertura del proyecto ser global, ya que debido a la naturaleza del proyecto se podr tener acceso desde cualquier parte ser administrativo, clientes corporativos y minoristas. y podr traducido al idioma ingles. Aplicara para personal operativo y

Limitantes y restricciones

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o Depender del acceso a servicios de internet. o Se deber restringir la descarga de informacin seguridad. o Los cursos de seguridad ofrecidos, debern ser autorizados por la SSP ( Secretaria de Seguridad Publica) confidencial de

Antecedentes: o La necesidad de crear una capacitacin constante y certificacin en todos los procesos y procedimientos operativos es notable en la gran cantidad de fallas y reportes de anomalas en cada servicio.

Refuse to be on the correct Route Late Departure Militar Stop Carrier Failures cannot leave Other Misconduct of the Driver Operator Mechanical Failure Break fast Exceed Sleep Stop Unauthorized Stop GPS Not verified Route Deviation Late Information of the Service

Servicios

10

20

30

40

50

60

70

80

Anteriormente formato proceder de

el departamento de tecnologas, creo un como es el accin en cada trayecto, lo no practico del

para indicar a todos los operadores

formato y lo tardado en leer para el operador no era factible y termino siendo obsoleto.

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Planteamiento de Problema a solucionar. o La falta de conocimiento de los procedimientos y normas de seguridad en cada accin, generan en cada servicio 20 operadores de custodia realizando las operaciones como han entendido y a su consideracin y conveniencia.

Justificacin o Al contar con 20 compaas transportistas diferentes, las normas y polticas de cada empresa es muy diversificada. Al certificar y validar la capacitacin por parte de FreightWatch podemos confiar en que cada operador conoce y es consciente de las reglas de seguridad que se requiere para poder trabajar con nosotros. o Podremos bajar los ndices de incidentes por servicio, lo cual se reflejara en bajar los costos operativos para reaccin.

Objetivo o Capacitacin y estandarizacin administracin. o Reduccin de costos en procesos e incidentes de reaccin. de accin en operacin y

Presupuesto Insumos Recursos Disponibles Recursos No disponibles

Humanos Materiales REQUERIMIENTOS Y

Personal suficiente $40,000 Adquisicin adecuado capacidad con de la

Equipo electrnico

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necesaria Financieros ( HONORARIOS) $ 50,000 Inversin inicial, el costo MN Totales $90,000 mensual disminuir a $ 600

Indicadores o Los indicadores de medicin o El xito del proyecto depender sern definidos por sistemas dependiendo la cantidad de personas asignadas de inicio al proyecto. de la evaluacin de calificacin y certificaciones vs personas que tomen el curso de capacitacin.

V.

Plan de implementacin de propuesta de solucin.

a. Definicin de actividades.

Tareas 1 Asignar proyecto 2

Meses 3 4 5 6

Responsable

Fecha de Inicio

Departamento de Sistemas

a diseador web Designar desarrollar contenido cursos Autorizacin cursos de y el de

Project Manager

Direccin Operativa General y

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Designar personal como piloto Arranque programa de proyecto

al y

Project Gerente Recursos

Manager, de

proyecto a utilizar

Humanos de piloto Project Manager

VI.

Plan de capacitacin

a. Definicin de las actividades

Tareas 1 Capacitacin operadores proyecto piloto Capacitacin personal administrativo operativo Certificacin Project Gerente Recursos Humanos, Director Operaciones General y Manager, de y de Project Manager, de de 2 Meses 3 4 5 6 Project Manager, Responsable Fecha de Inicio

Jefe de Sistemas

Jefe de Sistemas

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VII.

Plan de evaluacin

a. Definicin de actividades
Tareas 1 Definicin encuestas evaluacin de de 2 Meses 3 4 5 6 Project Director Operaciones, Gerente Recursos Humanos Diseo de grficos estadsticos Presentacin resultados de Project Manager Project Manager de Manager, de Responsable Fecha de Inicio

b. Diagrama de Grant general

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VIII.

Anexos

a. Encuestas b. Diagramas estadsticos c. Presupuestos

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