Professional Documents
Culture Documents
SEJARAH SEKOLAH
Bangunan asal SMK. Elopura 2, Sandakan telah mula dibina pada tahun 2000 dan siap dibina sepenuhnya pada tahun 2002. Bangunan sekolah ini telah digunakan secara rasminya pada 01.01.2003. Namun demikian pihak sekolah telah berbincang dengan pihak kontraktor untuk menggunakan bangunan tersebut bermula 28.09.2002. SMK. Elopura 2, Sandakan telah mula beroperasi pada 01 Januari 2002. Pada mula pembukaannya, SMK. Elopura 2 telah menumpang sementara waktu di SK. Mawar, Jalan Sibuga, Sandakan. (Januari 2002 Oktober 2002)
JAWATANKUASA PELAKSANA
NOOR HAMIZAM SHAH BIN MD. NORDIN Penasihat Pengetua
AJK FAUZIAH BT NUJUM NUR AZLINA AMAI ABDULLAH FAUZAH BT MOHD YUNUS RAZMAN BIN ABD RAOP ANITA BT OMAR MAYA ZULAZLAN BIN SIDEK DG. NORHAYATI PG ABDULLAH MARIANI BT KANDARI SARIMAH BT HAZAHARI MOHD SARLEZAN BIN KEFFLEE
RENUNGKAN
Adakah Sistem Fail Anda Logik? Adakah Sistem Fail Anda Praktikal? Adakah Sistem Fail Anda Mudah? Adakah Sistem Fail Anda Berfungsi? Adakah Sistem Fail Anda Berkait Rapat Dengan Jadual Pemisahan Rekod? Adakah Sistem Fail Anda Fleksibel? Adakah Sistem Fail Anda Mempunyai Standard?
RAMUAN
1.
2.
3.
4.
Memperbaiki kualiti pengurusan rekod dan fail agar lebih kemas dan sistematik. Melaksanakan penyeragaman kod fail seperti yang dikehendaki oleh Arkib Negara. Penerimaan dan penghantaran dokumen kerajaan dapat direkodkan dengan teratur. Rekod mudah dicari apabila diperlukan. Tindakan segera terhadap arahan kerajaan/ Ketua Jabatan dapat dilakukan dengan adanya pengurusan rekod fail yang sistematik.
RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)
KESELAMATAN Orang Awam Pencuri maklumat Musuh-Musuh Negara Bencana Alam Banjir Hujan Cahaya Panas Kebakaran Keperluan Penyimpanan Rekod Terpusat Memudahkan Pencarian Memudahkan Penyelenggaraan Penjimatan Ruang KENAPA REKOD PERLU DI JAGA? Bahan Bukti Bahan Sejarah Bahan Penyelidikan / Rujukan SIAPAKAKAH MUSUH REKOD? Faktor Fizikal Tempat Simpanan Cahaya, Suhu dan Kelembapan Habuk / Bencana Alam Faktor Biologikal Binatang/Serangga Kulat/Cendawan Faktor Kimiawi Rekod diwujudkan mempunyai bahan kimia Pencemaran Alam Sekitar Faktor Manusia Manusia Tidak Perihatin Tentang Penjaga Rekod
RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)
Guna fail sementara (sampul kecil) Maksima 3 bulan sahaja boleh tunggu, jika tidak dapat dikesan buka jilid baru. Semak / tanya pemegang terakhir. Semak kad / catatan/ doket pergerakan Selongkar / siasat
RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)
Pergerakan mesti melalui registri. Pergerakan fail kepada pegawai lain direkodkan. Memaklumkan kepada registri Menggunakan borang transaksi.
RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)
STRATEGI PELAKSANAAN
JADUAL TINDAKAN
Tarikh Febuari 2007 Mac 2007 Jun 2007 Sept 2007 Perkara Taklimat kepada semua AKS Pelaksanaan Pengurusan Rekod dan Fail di Peringkat Sekolah Pemantauan 1 Pembinaan Bilik Fail Baru Tindakan PPG/PPPG/Pengetua Semua AKS PPG/PPPG/Pengetua Pengetua Semua AKS PPG/Pengetua
Oktober 2007 Proses pemindahan ke bilik fail baru Oktober 2007 Pemantauan
SUMBER KEWANGAN
WANG KERAJAAN
PROSES KERJA
BIL 1. PERKARA Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod dan Fail peringkat sekolah Taklimat Pengurusan Rekod dan Fail kepada semua staf Menentukan Kod Fail yang sesuai digunakan oleh sekolah TARIKH/ TEMPOH FEBUARI 07 TINDAKAN
PENGETUA
CATATAN
2. 3. 4. 5. 6.
FEBUARI 07 FEBUARI 07
Menentukan Tempat Penyimpanan FEBUARI 07 Fail Menentukan bilangan fail yang perlu dibeli Membuat pembelian fail FEBUARI 07 FEBUARI 07
7. 8.
Menentukan pengelasan fail Menulis tajuk dan kod fail di kulit fail
FEBUARI 07
PENGETUA/PT
9.
Melengkapkan kandungan fail -Kertas minit -Borang tindakan kerja -Surat yang bercop terima, kandung dan minit surat.
Membuat label bagi menentukan kategori fail Cth: Warna Penyimpanan fail di bilik fail secara berpusat Pengedaran fail Penutupan fail Pelupusan fail
10.
Melengkapkan kandungan fail -Kertas minit - borang tindakan kerja -Surat yang dicop terima, Kandung dan minit surat
Pengedaran fail
Penutupan fail
Pelupusan fail
Selesai
PENGGUNAAN KOD PENGKELASAN PERKARA UMUM KE ATAS FAIL-FAIL HOUSEKEEPING DI SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN
KOD SMKE2. 100 SMKE2. 200 SMKE2. 300 SMKE2. 400 SMKE2. 500 = = = = =
PENJELASAN Pentadbiran Bangunan dan Harta Peralatan dan Bekalan Kewangan Personel
PANDUAN TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN
Nombor Pengkelasan
Perkara Utama
= = = = =
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 100
PENTADBIRAN AM
PENGKELASAN
SMKE2/100-1 SMKE2/100-2 SMKE2/100-3 SMKE2/100-4 SMKE2/100-5 SMKE2/100-6 SMKE2/100-7 SMKE2/100-8 SMKE2/100-9 SMKE2/100-10
PERKARA UTAMA
MESYUARAT / JAWATANKUASA PEKELILING / SURAT PEKELILING LAPORAN DAN PERANGKAAN PERAYAAN PERSATUAN / PERTUBUHAN ARAHAN / PANDUAN / PERATURAN HUBUNGAN AWAM / SERANTA PERSIDANGAN / SEMINAR LOGO,LAGU,BENDERA LAWATAN
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 200
BANGUNAN DAN HARTA PENGKELASAN SMKE2/200-1 SMKE2/200-2 SMKE2/200-3 SMKE2/200-4 SMKE2/200-5 PERKARA UTAMA BANGUNAN DAN HARTA BANGUNAN PEROLEHAN BANGUNAN PENYELENGGARAAN TANAH PEROLEHAN TANAH - PENYELENGGARAAN
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 300
KELENGKAPAN DAN BEKALAN PENGKELASAN SMKE2/300-1 SMKE2/300-2 SMKE2/300-3 SMKE2/300-4 SMKE2/300-5 SMKE2/300-6 PERKARA UTAMA BEKALAN /PESANAN / PEMBELIAN INVENTORI / PERKIRAAN KATALOG / MANUAL / SENARAI HARGA KENDERAAN DAN PENYELENGGARAAN PELUPUSAN PERALATAN / PERABOT PENYELENGGARAAN DAN PEMBAIKAN
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 400
KEWANGAN PENGKELASAN SMKE2/400-1 SMKE2/400-2 SMKE2/400-3 SMKE2/400-4 SMKE2/400-5 PERKARA UTAMA BELANJAWAN / PERUNTUKAN GAJI / ELAUN KUMPULAN WANG AMANAH BAUCAR BAYARAN AUDIT / PERTANYAAN
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 500
PERSONEL PENGKELASAN SMKE2/500-1 SMKE2/500-2 SMKE2/500-3 SMKE2/500-4 SMKE2/500-5 SMKE2/500-6 SMKE2/500-7 PERKARA UTAMA FAIL PERIBADI LAPORAN KEMAJUAN KERJA PERKHIDMATAN / PERSARAAN ANUGERAH / PENGHORMATAN KURSUS CUTI KEMUDAHAN PEGAWAI
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 600
PENGURUSAN KURIKULUM PENGKELASAN SMKE2/600-1 SMKE2/600-2 SMKE2/600-3 SMKE2/600-4 SMKE2/600-5 SMKE2/600-6 PERKARA UTAMA LAPORAN LAWATAN JADUAL WAKTU KURIKULUM PANITIA MATAPELAJARAN PEPERIKSAAN SUMBER PENDIDIKAN
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 700
HAL EHWAL MURID PENGKELASAN SMKE2/700-1 SMKE2/700-2 SMKE2/700-3 SMKE2/700-4 SMKE2/700-5 SMKE2/700-6 PERKARA UTAMA DISIPLIN BAHAGIAN PELAJAR BANTUAN DAN BIASISWA HAL EHWAL MURID AKTIVITI LUAR SKIM PINJAMAN BUKU TEKS
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH PERKARA UTAMA BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 800
KO-KURIKULUM PENGKELASAN SMKE2/800-1 SMKE2/800-2 SMKE2/800-3 SMKE2/800-4 SMKE2/800-5 PERKARA UTAMA GERAK KERJA / LAPORAN PERSATUAN / PERTUBUHAN (BERUNIFORM) KELAB AKADEMIK SUKAN DAN PERMAINAN SUKAN
Mencatat surat-surat yang diterima dari luar jabatan Mencatat salinan surat-surat jabatan Mencatat sebarang nota atau arahan dari seorang pegawai yang mengenai sesuatu tindakan yang perlu diambil.
Penerima Minit Langkah 1 = Terima, baca dan turunkan tandatangan ringkas (initial) di sebelah kanan designation / nomenclature dan catat tarikh dibaca/diterima arahan/minit tersebut. Langkah 2 = Ambil tindakan terhadap arahan dalam minit berkenaan. Langkah 3 = Sila maklumkan semula tindakan yang telah disusuli dengan menggunakan kaedah yang sama.
2.
3.
4.
Setiap fail yang diedarkan kepada pegawai / kakitangan perlu direkodkan dengan teliti dari segi pergerakannya. Setiap fail yang diwujudkan perlu mempunyai Kad Pergerakan Fail yang dikepilkan di sebelah dalam kulit fail. Tujuan Kad Pergerakan Fail 3.1 Mencatat nama peminjam, tarikh fail diserahkan dan tarikh fail dikembalikan. Tanggungjawab Unit Registri :4.1 Mencatat nama peminjam fail dan tarikh diserahkan kepada peminjam di atas Kad Pergerakan Fail. 4.2 Mengeluarkan Kad Pergerakan Fail dari fail asal apabila diedarkan kepada peminjam. 4.3 Memasukkan kembali Kad Pergerakan Fail ke dalam fail asal setelah dipulangkan oleh pegawai meminjam dan mencatatkan tarikh diterima pada ruang Tarikh dikembalikan
SULIT Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri dan maklumat berkenaan disimpan di dalam fail berwarna hijau muda. Di sekolah, urusan berkaitan dengan proses tindakan tatatertib seseorang pegawai / kakitangan adalah dianggap sebagai maklumat sulit. Oleh yang demikian, perlulah diwujudkan fail jenis ini dan ikutlah tatacara pengendalian fail yang berkelas sulit. TERHAD Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandung di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf adalah dianggap sebagai maklumat terhad dan fail-fail jenis ini berwarna Putih. TERBUKA Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail yang berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergolong dalam kategori ini. Fail berkenaan berwarna Putih
SAMPUL KECIL Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Tujuan diwujudkan sampul kecil adalah untuk memudahkan pegawai-pegawai berkenaan membawanya keluar untuk mesyuarat dan urusan-urusan lain yang berkaitan, terutamanya bagi kelas-kelas fail yang tidak boleh dibawa keluar daripada ibu pejabat. Apabila sesuatu urusan itu selesai, hendaklah dimuatkan semula ke dalam fail utama mengikut keutamaan. Sampul kecil juga dibuka untuk menyegerakan sesuatu urusan jika fail utama tidak dapat dikesan cepat. Fail ini berkulit nipis dan berwarna kuning. Di sekolah tidak digalakkan menggunakan sampul kecil kerana bilangan fail yang ada boleh diuruskan dengan segera dan dikhuatiri kekerapan menggunakan sampul kecil akan menjejaskan kelicinan pentadbiran sekolah. FAIL TIMBUL Fail timbul atau subjacket mengandungi bahan-bahan atau maklumat yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai. Maklumat yang sudah diambil tindakan hendaklah dipindahkan ke dalam fail utama bagi kandungan-kandungan yang berkenaan. Maklumat-maklumat untuk edaran dalaman juga boleh dibuatkan fail timbul. Fail ini berwarna putih. Di sekolah, Pengetua / Guru Besar hendaklah mempunyai fail timbul supaya Pengetua / Guru Besar sentiasa dalam pengetahuan mereka surat-surat edaran / pekeliling yang diedarkan kepada guru, pelajar dan ibu bapa. Fail timbul tidak perlu direkodkan dalam indeks fail.
KULIT FAIL
Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 menyebut Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh Arkib Negara. Kulit fail hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut:
1.
Kulit Hadapan: i. Nama Organisasi ii. Kod Fail iii. Perkara iv. Tarikh Kandungan Pertama v. Tarikh Kandungan Terakhir vi. Rekod Pergerakan Fail vii. Arahan-arahan Penutupan Fail
a. Tarikh Tutup b. Tarikh Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Di Tutup c. Cadangan Pindaan d. Tarikh Kajian Kedua
2.
Kulit Tepi Dalam Kulit tepi dalam hendaklah dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib Negara Bil.44/1966 para 8(1), 10(1) dan 12(2). Kulit fail hendaklah dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak serta boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat. Jika menggunakan tali fail (tali hijau), pastikan tali tersebut tahan dan dimasukkan melalui kedua-dua bahagian fail. Bahagian sebelah kanan untuk surat-surat dan bahagian sebelah kiri untuk Kertas Minit dan Borang Tindakan Kerja (PKPA Bil.II/1991). Warna Kulit Fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail. Umumnya di sekolah sekolah kulit fail adalah berwarna putih kerana fail-fail di sekolah lebih mirip kepada pengelasan terhad dan terbuka. Saiz kulit fail dicadangkan supaya seragam, iaitu 36 cm x 24 cm di muka hadapan dan 36 cm x 35 cm di muka belakang (termasuk 8 cm sebagai flap_
PELUPUSAN
Fail-fail tidak boleh dilupuskan tanpa kebenaran Pengarah Arkib Negara. Tatacara melupuskan fail hendaklah mematuhi Akta Arkib Negara Bil.44/1966. semua rekod yang berusia lebih daripada 20 tahun, hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara. Mana-mana rekod yang telah melebihi 5 tahun selepas penutupannya, bolehla dipindahkan ke Arkib Negara dan jika pada pendapat Pengarah Arkib Negara tidak mempunyai nilai, bolehlah dilupuskan atas kebenaran Pengarah Arkib.
BUKA SURAT COP TERIMA (turunkan tandatangan kecil) COP MEMO TINDAKAN DAFTAR SURAT KE DALAM BUKU DAFTAR PENERIMAAN SURAT (pen merah) KANDUNGAN SURAT DIDALAM FAIL CATATKAN / MINITKAN BILANGAN KANDUNGAN DISUDUT KANAN ATAS SURAT DALAM BULATAN (cop kandungan) HANTAR SURAT KEPADA KETUA JABATAN HANTAR SURAT DAN FAIL TERSEBUT KEPADA PEGAWAI YANG BERKENAAN (selepas ketua jabatan minitkan surat-sura tersebut maka bertindaklah mengikut arahan) PEGAWAI YANG BERKENAAN AKAN MENANDATANGANI BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL.
Semua anggota adalah bertanggungjawab bagi mempastikan dokumen jabatan selamat semasa diedar. Oleh itu memerlukan sikap anggota yang bertanggungjawab.
APA YANG PERLU ADA DALAM PENGURUSAN FAIL DAN PENDAFTARAN SURAT-SURAT RASMI KERAJAAN?
BUKU DAFTAR FAIL BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL (Kad Pergerakan Fail) SEDIAKAN KERTAS MINIT (Minitkan semua kandungan yang ada dalam fail) BUKU KOD SISTEM (Kod Sistem) BUKU REKOD SURAT MASUK (Pen merah) BUKU REKOD SURAT KELUAR (Pen biru / hitam) BUKU REKOD PENERIMAAN SURAT MELALUI MESIN FAKS BUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT MELALUI MESIN FAKS BUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT SERAHAN TANGAN
Sistem fail nadi kepada pengurusan harian perlu diberi perhatian dan diuruskan dengan betul.
Pengerusi Majlis Kualiti Kebangsaan( KPM) Juruaudit MS ISO Kebangsaan(KPM) Ketua Juru Audit (JPNS) Pengerusi J/Kuasa Pelaksana MS ISO PPG Sandakan Puan Munah Bt Nasri( Pengetua SMK Batu Sapi,Sandakan) Juru Audit MS ISO Kebangsaan (KPM) Ketua Audit MS ISO PPG Sandakan Encik Noor Hamizam Shah Bin Md Nordin(Pengetua SMK Elopura 2 Sandakan)