PLANIFICACIN DE COMPRAS

Formacin continua

NDICE
I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

II. QU ES PLANIFICAR LAS COMPRAS? 1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN DE COMPRAS 2. EJEMPLO:POR QU PLANIFICAR LAS COMPRAS III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO IV. QU ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS? 1. QU CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS? 2. QU VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? PARA QU LO CREAMOS? V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIN DE COMPRAS

VI. RESUMEN

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

Comprender la importancia de la planificacin en las compras pblicas y entender las ventajas que existen al guiarse por un Plan de Compras

II . QU ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Hacer un Plan o proyecto de una accin. (Fuente: Diccionario de la Lengua Espaola). Significa definir: A) Qu necesita la organizacin
Planificacin de Compras

B) Cunto necesita
Plan de Compras

C) Para cundo lo necesita

D) Con qu recursos. Dentro de un perodo de tiempo determinado.

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN DE COMPRAS

Definicin de requerimiento Seleccin del mecanismo de compra Subida Reunin equipo Validacin Elaboracin Plan del plan a e trabajo Presupuestaria la Web Seguimiento Del Plan

1
ACTIVIDADES:

2
ACTIVIDADES

3
ACTIVIDADES
1. Reunin de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. Se actualiza lista de compras.

4
ACTIVIDADES
1. Se valida la aprobacin presupuestaria para la lista de compras.

5
ACTIVIDADES
1. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificacin de responsables. (Programa de ejecucin de actividades).

6
ACTIVIDADES
1. Subida del Plan de Compras al Sistema ChileCompra.

7
ACTIVIDADES
1. Seguimiento en el ao del Plan Anual de Compras en base a programa.

1. Revisar stocks. 1. Determinar 2. Ver datos tipo de histricos (lo compra y comprado y tiempos que consumido el ao demorar el pasado). proceso. Se 3. Reunin de crea lista y trabajo con detalle con quienes necesitan las compras insumos a realizar. estratgicos (usuarios internos). 4. Revisar cumplimiento Plan anterior.

Plan de Compras

2. EJEMPLO: POR QU PLANIFICAR LAS COMPRAS

Si desde hace varios aos el consumo promedio de papel para impresora tamaocartahaalcanzadolas500resmasanuales,esbastanterazonable suponerquedichoconsumorondarlamismacifraelaosiguiente. Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los cambiosqueseesperaimplementarenelmedianoplazo,yaquealgunos deestospuedengenerarmodificacionessustantivasenlosconsumosdela institucin. Por ejemplo, un proyecto de modernizacin del sistema informtico puede acarrear la eliminacin de ciertos formularios, por lo que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel, debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.

IMPORTANTE

La planificacin no podr realizarse exitosamente si Abastecimiento funcionacomooficinadeemergenciasdedicadaaapagarincendios,loque necesariamente implicar insatisfaccin de los usuarios, estrs y tensiones entreunidadesyfuncionarios. La planificacin de compras slo es posible si existe un compromiso organizacionaldetodaslaspartes. Considerarlosstocksdeproductosquetenemoscuandoplanificamos. En resumen, una buena planificacin nos permite adems controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y as poder tomar mejoresdecisionesafuturo.

INICIO III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

Seleccin del mecanismo de compra Llamado y recepcin de ofertas

Definicin de requerimiento

Evaluacin de ofertas

4
Adjudicacin oferta

5
Recibo de producto o servicio

FIN
Seguimiento y monitoreo de la compra

IV. QU ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?

Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro organismo, el momento en que se comprarn o contratarn y su valor estimado.

1. QU CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se contratarn, detallndose de acuerdo a la ley 19.886 de Compras Pblicas. Este plan como mnimo debiese tener: Descripcin del bien o servicio Cdigo del clasificador de rubro utilizado en Mercadopblico Cantidad del bien o servicio Monto estimado Modalidad de adquisicin (catlogo electrnico, licitacin publica, etc). Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a participar.

SE RECOMIENDA ADEMS DETALLAR EN ESTE PLAN: Usuarios principales Si es una compra simple o estratgica Cronograma del proceso para las compras complejas Fuentes de financiamiento

IMPORTANTE
El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistema ChileCompra, informacin que adems, ser un insumo clave para la confeccin de los Convenios Marco a elaborar por la Direccin ChileCompra.

2. QU VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Precios competitivos para los compradores.

Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra y, por tanto, menos papeleo, rdenes de compra, coordinaciones (ya sea va telefnica, correo electrnico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfaccin.

Adecuada distribucin de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de perodos con grandes sobrecargas de trabajo. Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos para otras actividades. Disminucin del nmero de licitaciones desiertas y de compras urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que realizar importantes compras urgentemente. Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan ser posible definir pedidos con un tamao y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados. Permite ayudar a conseguir los objetivos estratgicos de la institucin. Tener un registro histrico. Controlar y trasparentar los gastos.

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIN DE COMPRAS

Seguimiento del Plan

7 Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando medidas correctivas oportunamente. Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando: Compras planificadas v/s realizadas Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el costo, tiempos, etc.) Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las causas que originan las desviaciones.

RESUMEN
Identificar desviaciones Programacin de las actividades Programacin de las licitaciones Analizar causas Problemas de planificacin Problemas de ejecucin Proponer mejoras y/o medidas correctivas

1.

Ejecutar

2.

Evaluar

3. Ajustar

Modificar el plan de compras

PLANIFICACIN DE COMPRAS
Formacin contInua